公司各類檔案管理制度

10公司各類檔案治理制度案法和檔案治理規(guī)定，特制定以下制度：一、公司及治理處專(兼)職檔案治理員負責公司及治理處全部文件〔質(zhì)量文件和記錄、通知、規(guī)定、總結(jié)、報告、會議紀要等〕及資料〔技術(shù)圖紙、說明書、手冊、聲像制品、法規(guī)、車輛檔案照片等〕的存檔、收集和保管，做到完整、系統(tǒng)、準確。二、任何人員借閱上述文件資料，須經(jīng)公司相關(guān)領導批準，登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還時間。閱，不準復印，不準帶離辦公室。擅自給他人翻閱。論是按字母挨次還是按內(nèi)容、按時間等形式分類，其目的都是為了查找快速便利，因此都必需在檔案夾里清楚地標明。經(jīng)有關(guān)領導批準后按程序銷毀。要留意對其的保密。八、對重要設備資料，應檢查驗收，并準時歸檔。理好，注明時間、地點、來賓姓名、活動內(nèi)容，交文檔治理員準時歸檔。文件檔案的歸檔及治理一、部門應按總經(jīng)辦檔案治理的要求做好文件材料的立卷歸檔工作，案卷應依據(jù)文件材料自然形成的規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，分類立卷一般按“年度+時間”或“年度+作者”分類立卷。檔案的歸檔時間一般要求檔案治理部門在其次年上半年內(nèi)〔最遲不得超過第三季度〕將上一年應歸檔的文件材料歸整立卷。職人員立卷。各立卷單位在工作中形成的文件材料，承辦人在辦理完畢后，應準時、全部交本單位立卷人員整理、立卷和歸檔。房合同、公證書、審計、驗資、審核報告、年報、黨、團、人事花名冊及各種會議活動和重要記錄、照片、錄音、錄像等用完后應主動交到檔案室，并辦理交接手續(xù)，以防歸檔材料的流失。位業(yè)務工作擬訂案卷類目，設置臨時卷夾，對具有保存價值的文件進展收集、歸卷。四、歸檔文件應當符合以下要求：1、應歸檔的文件材料要齊全完整，使立成的案卷能正確的反映本單位各項工作活動的真實面貌，并便于查找、利用和保管。2、鑒定歸檔文件資料的保存價值和確定保管期限。立卷時應依據(jù)規(guī)定將永久、長期、短期保管的文件分類整理立卷。3、案卷標題〔名目〕要簡明、準確的概括卷內(nèi)文件的主要制發(fā)機關(guān)、問題、文50〔不得籠統(tǒng)的使用上級、有關(guān)部門等模糊字眼。須填寫卷內(nèi)文件名目和備考表，并打印各年度的檔案名目、編寫名目表。使用統(tǒng)一卷皮〔可訂做或購置，應以市檔案局規(guī)格為標準。4、全部本單位發(fā)出文件的原稿，文件處理手續(xù)必需完備，在原稿上應公司領導人簽發(fā)，蓋有公司公章和寫明年、月、日。破損的文件應裱糊。6、卷內(nèi)文件要逐張編號，使用黑色〔或藍黑色〕號碼機油的號碼機在文件正面〔指有內(nèi)容的，空白紙除外〕邊緣一公分按挨次打號。同一案文件號。五、組卷要留意區(qū)分年份，一般不要不同年月的文件立在一個卷內(nèi)，即：1、年度打算、總結(jié)、報表、預決算等放在針對的一年；2、長遠打算放在針對年度的第一年；3、跨年度的總結(jié)放在文件內(nèi)容針對的最終一個年度；4、法規(guī)性文件放在公布或批準的一年；5、運動的文件放在完畢的一年；6、跨年度的案件材料放在結(jié)案的一年；7、回憶性、紀念性的文件放在寫成的一年；8、當年未辦理完的文件，如要在其次年第一季度以后才能辦完則連同當年的文件放在翌年立卷；9、跨年度的請示與批復，來文與復文放在復文年度。2公分，如超過時，則可視狀況分開立卷。文件數(shù)量少不能單獨立卷的，可與其他類似性質(zhì)的文件組成一卷。案卷最終“備考表”中加以說明。親熱關(guān)系、文件形成時間的先后次序、文件編號次序〔主要用于按作者特征組合的案卷、特地年度和便于利用的要求，進展系統(tǒng)的排列。1、一個問題、一個案件或按作者組成的案卷，卷內(nèi)文件應按重要程度進展排列。2、幾共性質(zhì)一樣或相近的問題、案件組成的案卷，卷內(nèi)文件先分問題、案件，再按時間挨次排列。3、會議文件組成的案卷，按重要程度進展排列。4、幾個作者的文件先分作者，再按時間挨次排列。5、來往文件組成的案卷，一般是：轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)件在后；正件、存本在前，附件、底稿在后；短期為十五年以下〔含十五年。經(jīng)濟文化建筑和物業(yè)治理具有長遠利用價值的材料的文件材料。主要包括：1、公司工作中形成的重要文件。如：條例、細則、指示、決議、打算、董事會會議、年度工作打算、總結(jié)、重要的請示及其批復、報告、機構(gòu)演化、人員編制、人〔照片、錄音、錄像〕和圖片材料。2、報送的有關(guān)方針政策和重要問題的請示、報告、總結(jié)等文書材料及聲像圖片材料。要查考利用價值的文件材料。主要包括：1、公司工作中形成的、在相當長時間內(nèi)需要查考利用的文書材料以及聲像圖片2、上級機關(guān)頒發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務并需要貫徹執(zhí)行的重要文書材料。如對公司工作的指示、規(guī)定、頒發(fā)、批復等；3、公司各部門報送的重要文件材料；件材料，包括：一般業(yè)務來往文書、通知、規(guī)定和批復文件。協(xié)議、合同〔正本〕等有關(guān)文件的保管期限按其有效期滿后的一年一月一日起計算。聲像檔案的治理一、聲像檔案的歸檔范圍1、照片〔底片〕會議類：本公司召開或參與的會議。視察接待類：上級領導視察、來賓接待、外事活動等。施工典禮、重要談判等。文體類：各項競賽、競賽、慶祝聯(lián)歡活動、文藝表演、培訓學習等。領導照片類：本公司成立以來各界領導照片。2、錄音帶〔盒〕3、錄像帶4、磁盤光碟二、聲像檔案的制作及歸檔要求1、各類歸檔的聲像資料，均應附有簡明扼要的文字說明，文字說明應包括內(nèi)容映大事、事物的具體內(nèi)容，以及制作者等六要素。2、全部的歸檔照片都應附有底片，底片與相片的影像相符，歸檔時相片、底片同時編號分別存放。3、公司領導人歸檔的照片要包括兩張彩色工作照和兩張二寸黑白免冠照。4、會議類聲像材料要有完整的會議名稱橫標的主席臺全景，領導人講話，代表發(fā)言，會議爭論及頒獎儀式，代表席或觀眾席等場面的內(nèi)容。5、錄像帶圖像要清楚、內(nèi)容要完整，能夠概要反映事物的全貌。6、錄音帶的聲音要去除，一盒磁帶一般不得錄制兩項內(nèi)容。7、錄音帶資料一般為三分鐘，重要的可適當延長時間。8、依據(jù)職責分工，負責錄制、拍照、收集人員應按歸檔要求整理后交檔案室，檔案室負責歸檔保管。9、歸檔時間及手續(xù)：各類聲像資料一般于形成后半個月內(nèi)，由制作者按歸檔要續(xù)后，移交表由雙方各持一份。會計類檔案的立卷歸檔及治理保管，有序存放，便利查閱，嚴防毀損、散失和泄密，依據(jù)財政部、國家檔案局頒的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司特點和實際，制定本制度。記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括：1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證；賬簿；3說明、財務分析報告等；〔復印件、審計報告、稅務核查報告、銀行存款余額調(diào)整表、銀行對賬單、工資發(fā)放表〔復印件、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、財務人員移交清冊以及與財務相關(guān)的其他書面財務資料和磁介質(zhì)財務資料等。負責整理立卷、裝訂成冊、編號、加具封面并注明記錄人、記錄期間、保管人員等。每卷冊須編制明細清冊，以便查找。電腦資料須準時備份兩份并統(tǒng)一妥當保管。備份的磁盤、光盤須填寫標簽，明確保管責任人；書面會計檔案的填制須使用黑色鋼筆填制并在填制錯誤時承受橫線更正法更正并簽章。五、會計檔案的治理及借用2、會計檔案要保持清潔、枯燥，做好防霉、防潮、防蛀工作。會計檔案治理人員要定期對會計檔案進展除蟲殺菌，以保證會計檔案的完好無損；留意防火，制止在檔并通知有關(guān)部門和有關(guān)人員；3、公司財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必需按規(guī)定準時歸復原處；須填寫查閱登記表并經(jīng)財務經(jīng)理〔或分公司經(jīng)理或副經(jīng)理〕簽字前方可查閱，并在規(guī)定時間內(nèi)準時歸還。個別重要檔案須經(jīng)公司總經(jīng)理〔或總公司財務經(jīng)理〕批準前方可查閱；其職責是：對會計檔案保管人員的工作進展不定期的檢查，并對其檔案治理的標準化程度進展指導、實行監(jiān)視。案資料準時歸還，嚴防毀損、遺失和泄密。覺察喪失、毀損的會計檔案資料，應馬上檢查近期的檔案查閱登記表，找出相關(guān)責任人并向其索?。粚Υ_已無法追回的〔已喪失或毀損的〕會計檔案資料，應告之責任人寫出遺失或毀損狀況說明，并會計檔案兼管人、公司財務經(jīng)理直至總經(jīng)理懇求處理并追究相關(guān)人員責任。請示結(jié)果連同遺失說明保存會計檔案相關(guān)卷宗中以便備查。對于無法查明緣由的遺失或毀損的會計檔案資料，應馬上報公司會計檔案兼管人、財務經(jīng)理直至總經(jīng)理予以處理并追究相關(guān)人員責任。八、會計檔案的保存和銷毀1、會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為3510銷毀：和檔案編號，應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容；公司財務經(jīng)理、總經(jīng)理須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見；銷毀會計檔案時，由檔案治理人員執(zhí)行，由會計檔案兼管員監(jiān)銷；要銷毀的會計檔案。銷毀后，在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷狀況報告公司財務經(jīng)理；銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。十、未盡事宜，可按公司相關(guān)制度執(zhí)行，或請示公司財務經(jīng)理后按要求進展。制度有關(guān)條款執(zhí)行。附表：會計檔案分類及保管期限表一、會計憑證

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分類保管方式按月以標準方式及封皮裝訂成冊并存入憑證盒上有關(guān)工程填寫清楚、完整;每月有N本的按年度分柜存放保管。二、會計賬簿類日記賬、固定資產(chǎn)卡片、關(guān)心賬簿等

現(xiàn)金、銀行存款日記賬保管 賬簿按年度分盒存放保25年；固定資產(chǎn)報廢清理后管；固定資產(chǎn)卡片等另515三、財務報告類 月季度財務報告保管3年；按月季度、年度財務報月季度財務報告、年度財務報年度財務報〔決算永久保告分類、分盒存放保管告〔決算〕 管四、其他類銀行存款余額調(diào)整表銀行對帳單

余額調(diào)整表和銀行對帳單保5件柜編號名冊”以便查找。業(yè)務檔案的歸檔及治理戶〔業(yè)主〕資料、消防、設備運行等檔案、文字資料等技術(shù)文件材料?！步邮铡澈笠粋€月內(nèi)由工程部、治理處業(yè)務部門收集兩套，一套移交品質(zhì)部，另一套部門自留；二、組卷方法及要求：1、檔案按《根本建設工程文件材料歸檔范圍保管期限表》及本公司依據(jù)業(yè)務需包括幾個工程的文件材料，為便于區(qū)分和查閱，最好有彩色紙隔開。2、竣工圖紙依據(jù)數(shù)量的大小〔多少，組成一卷或按建筑、構(gòu)造、給排水、電氣等分別組成假設干卷。4.5厘米厚，以便裝訂和閱讀。、文字材料尺寸大小符合標準要求，修補整齊，去掉金屬物，加封面用線繩裝訂成冊。5A4〔不裝訂〕和手風琴折疊法〔適用裝訂，一般承受正面折疊法，并把圖紙標題欄露在右下角?！矆D紙〕編上一個固定的挨次號，填寫卷內(nèi)名目、備考表及編寫案卷封面。卷內(nèi)材料如有文字和圖表散失或不明狀況的應在備考表中加以說明。檔案的庫房治理及供給利用防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施或措施。庫房技術(shù)治理條件參照國檔發(fā)[1987]19號對所接收的案卷，要進展審查，分類，加工整理，并入庫妥當保存。二、檔案治理員應不斷提高檔案的科學治理水平，加強檔案隊伍建設，依據(jù)工作重要文件匯編、專題文件匯編等，并依據(jù)需要編制重要文件名目、專題卡片等。四、檔案治理員應樂觀開展檔案編寫爭論和供給利用工作，并依據(jù)實際需要編制嚴格審批權(quán)限和借閱手續(xù)。進展統(tǒng)計，定期向上級和同級檔案部門報告。隨時檢查，覺察問題準時解決，以保證檔案的完整與安全。檔案治理、鑒定及銷毀辦保管，財務檔案由財務保管，其他資料，如合同、協(xié)議、行政人事檔案等應在整理歸檔后，集中總經(jīng)辦檔案治理室統(tǒng)一保管?！灿谰?、長期、短期〕檔案，要分開名目、編號、排列保管，各類檔案要有檔案名目，名目要去除標明檔案的年月、保管