公司各類(lèi)檔案管理制度

10公司各類(lèi)檔案治理制度案法和檔案治理規(guī)定，特制定以下制度：一、公司及治理處專(zhuān)(兼)職檔案治理員負(fù)責(zé)公司及治理處全部文件〔質(zhì)量文件和記錄、通知、規(guī)定、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等〕及資料〔技術(shù)圖紙、說(shuō)明書(shū)、手冊(cè)、聲像制品、法規(guī)、車(chē)輛檔案照片等〕的存檔、收集和保管，做到完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。二、任何人員借閱上述文件資料，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還時(shí)間。閱，不準(zhǔn)復(fù)印，不準(zhǔn)帶離辦公室。擅自給他人翻閱。論是按字母挨次還是按內(nèi)容、按時(shí)間等形式分類(lèi)，其目的都是為了查找快速便利，因此都必需在檔案夾里清楚地標(biāo)明。經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按程序銷(xiāo)毀。要留意對(duì)其的保密。八、對(duì)重要設(shè)備資料，應(yīng)檢查驗(yàn)收，并準(zhǔn)時(shí)歸檔。理好，注明時(shí)間、地點(diǎn)、來(lái)賓姓名、活動(dòng)內(nèi)容，交文檔治理員準(zhǔn)時(shí)歸檔。文件檔案的歸檔及治理一、部門(mén)應(yīng)按總經(jīng)辦檔案治理的要求做好文件材料的立卷歸檔工作，案卷應(yīng)依據(jù)文件材料自然形成的規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，分類(lèi)立卷一般按“年度+時(shí)間”或“年度+作者”分類(lèi)立卷。檔案的歸檔時(shí)間一般要求檔案治理部門(mén)在其次年上半年內(nèi)〔最遲不得超過(guò)第三季度〕將上一年應(yīng)歸檔的文件材料歸整立卷。職人員立卷。各立卷單位在工作中形成的文件材料，承辦人在辦理完畢后，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)、全部交本單位立卷人員整理、立卷和歸檔。房合同、公證書(shū)、審計(jì)、驗(yàn)資、審核報(bào)告、年報(bào)、黨、團(tuán)、人事花名冊(cè)及各種會(huì)議活動(dòng)和重要記錄、照片、錄音、錄像等用完后應(yīng)主動(dòng)交到檔案室，并辦理交接手續(xù)，以防歸檔材料的流失。位業(yè)務(wù)工作擬訂案卷類(lèi)目，設(shè)置臨時(shí)卷夾，對(duì)具有保存價(jià)值的文件進(jìn)展收集、歸卷。四、歸檔文件應(yīng)當(dāng)符合以下要求：1、應(yīng)歸檔的文件材料要齊全完整，使立成的案卷能正確的反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)面貌，并便于查找、利用和保管。2、鑒定歸檔文件資料的保存價(jià)值和確定保管期限。立卷時(shí)應(yīng)依據(jù)規(guī)定將永久、長(zhǎng)期、短期保管的文件分類(lèi)整理立卷。3、案卷標(biāo)題〔名目〕要簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確的概括卷內(nèi)文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、問(wèn)題、文50〔不得籠統(tǒng)的使用上級(jí)、有關(guān)部門(mén)等模糊字眼。須填寫(xiě)卷內(nèi)文件名目和備考表，并打印各年度的檔案名目、編寫(xiě)名目表。使用統(tǒng)一卷皮〔可訂做或購(gòu)置，應(yīng)以市檔案局規(guī)格為標(biāo)準(zhǔn)。4、全部本單位發(fā)出文件的原稿，文件處理手續(xù)必需完備，在原稿上應(yīng)公司領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，蓋有公司公章和寫(xiě)明年、月、日。破損的文件應(yīng)裱糊。6、卷內(nèi)文件要逐張編號(hào)，使用黑色〔或藍(lán)黑色〕號(hào)碼機(jī)油的號(hào)碼機(jī)在文件正面〔指有內(nèi)容的，空白紙除外〕邊緣一公分按挨次打號(hào)。同一案文件號(hào)。五、組卷要留意區(qū)分年份，一般不要不同年月的文件立在一個(gè)卷內(nèi)，即：1、年度打算、總結(jié)、報(bào)表、預(yù)決算等放在針對(duì)的一年；2、長(zhǎng)遠(yuǎn)打算放在針對(duì)年度的第一年；3、跨年度的總結(jié)放在文件內(nèi)容針對(duì)的最終一個(gè)年度；4、法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的一年；5、運(yùn)動(dòng)的文件放在完畢的一年；6、跨年度的案件材料放在結(jié)案的一年；7、回憶性、紀(jì)念性的文件放在寫(xiě)成的一年；8、當(dāng)年未辦理完的文件，如要在其次年第一季度以后才能辦完則連同當(dāng)年的文件放在翌年立卷；9、跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，來(lái)文與復(fù)文放在復(fù)文年度。2公分，如超過(guò)時(shí)，則可視狀況分開(kāi)立卷。文件數(shù)量少不能單獨(dú)立卷的，可與其他類(lèi)似性質(zhì)的文件組成一卷。案卷最終“備考表”中加以說(shuō)明。親熱關(guān)系、文件形成時(shí)間的先后次序、文件編號(hào)次序〔主要用于按作者特征組合的案卷、特地年度和便于利用的要求，進(jìn)展系統(tǒng)的排列。1、一個(gè)問(wèn)題、一個(gè)案件或按作者組成的案卷，卷內(nèi)文件應(yīng)按重要程度進(jìn)展排列。2、幾共性質(zhì)一樣或相近的問(wèn)題、案件組成的案卷，卷內(nèi)文件先分問(wèn)題、案件，再按時(shí)間挨次排列。3、會(huì)議文件組成的案卷，按重要程度進(jìn)展排列。4、幾個(gè)作者的文件先分作者，再按時(shí)間挨次排列。5、來(lái)往文件組成的案卷，一般是：轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)件在后；正件、存本在前，附件、底稿在后；短期為十五年以下〔含十五年。經(jīng)濟(jì)文化建筑和物業(yè)治理具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的材料的文件材料。主要包括：1、公司工作中形成的重要文件。如：條例、細(xì)則、指示、決議、打算、董事會(huì)會(huì)議、年度工作打算、總結(jié)、重要的請(qǐng)示及其批復(fù)、報(bào)告、機(jī)構(gòu)演化、人員編制、人〔照片、錄音、錄像〕和圖片材料。2、報(bào)送的有關(guān)方針政策和重要問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)等文書(shū)材料及聲像圖片材料。要查考利用價(jià)值的文件材料。主要包括：1、公司工作中形成的、在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)需要查考利用的文書(shū)材料以及聲像圖片2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的重要文書(shū)材料。如對(duì)公司工作的指示、規(guī)定、頒發(fā)、批復(fù)等；3、公司各部門(mén)報(bào)送的重要文件材料；件材料，包括：一般業(yè)務(wù)來(lái)往文書(shū)、通知、規(guī)定和批復(fù)文件。協(xié)議、合同〔正本〕等有關(guān)文件的保管期限按其有效期滿(mǎn)后的一年一月一日起計(jì)算。聲像檔案的治理一、聲像檔案的歸檔范圍1、照片〔底片〕會(huì)議類(lèi)：本公司召開(kāi)或參與的會(huì)議。視察接待類(lèi)：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、來(lái)賓接待、外事活動(dòng)等。施工典禮、重要談判等。文體類(lèi)：各項(xiàng)競(jìng)賽、競(jìng)賽、慶祝聯(lián)歡活動(dòng)、文藝表演、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等。領(lǐng)導(dǎo)照片類(lèi)：本公司成立以來(lái)各界領(lǐng)導(dǎo)照片。2、錄音帶〔盒〕3、錄像帶4、磁盤(pán)光碟二、聲像檔案的制作及歸檔要求1、各類(lèi)歸檔的聲像資料，均應(yīng)附有簡(jiǎn)明扼要的文字說(shuō)明，文字說(shuō)明應(yīng)包括內(nèi)容映大事、事物的具體內(nèi)容，以及制作者等六要素。2、全部的歸檔照片都應(yīng)附有底片，底片與相片的影像相符，歸檔時(shí)相片、底片同時(shí)編號(hào)分別存放。3、公司領(lǐng)導(dǎo)人歸檔的照片要包括兩張彩色工作照和兩張二寸黑白免冠照。4、會(huì)議類(lèi)聲像材料要有完整的會(huì)議名稱(chēng)橫標(biāo)的主席臺(tái)全景，領(lǐng)導(dǎo)人講話，代表發(fā)言，會(huì)議爭(zhēng)論及頒獎(jiǎng)儀式，代表席或觀眾席等場(chǎng)面的內(nèi)容。5、錄像帶圖像要清楚、內(nèi)容要完整，能夠概要反映事物的全貌。6、錄音帶的聲音要去除，一盒磁帶一般不得錄制兩項(xiàng)內(nèi)容。7、錄音帶資料一般為三分鐘，重要的可適當(dāng)延長(zhǎng)時(shí)間。8、依據(jù)職責(zé)分工，負(fù)責(zé)錄制、拍照、收集人員應(yīng)按歸檔要求整理后交檔案室，檔案室負(fù)責(zé)歸檔保管。9、歸檔時(shí)間及手續(xù)：各類(lèi)聲像資料一般于形成后半個(gè)月內(nèi)，由制作者按歸檔要續(xù)后，移交表由雙方各持一份。會(huì)計(jì)類(lèi)檔案的立卷歸檔及治理保管，有序存放，便利查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，依據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司特點(diǎn)和實(shí)際，制定本制度。記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：1、會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證；賬簿；3說(shuō)明、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等；〔復(fù)印件、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)核查報(bào)告、銀行存款余額調(diào)整表、銀行對(duì)賬單、工資發(fā)放表〔復(fù)印件、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、財(cái)務(wù)人員移交清冊(cè)以及與財(cái)務(wù)相關(guān)的其他書(shū)面財(cái)務(wù)資料和磁介質(zhì)財(cái)務(wù)資料等。負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)、編號(hào)、加具封面并注明記錄人、記錄期間、保管人員等。每卷冊(cè)須編制明細(xì)清冊(cè)，以便查找。電腦資料須準(zhǔn)時(shí)備份兩份并統(tǒng)一妥當(dāng)保管。備份的磁盤(pán)、光盤(pán)須填寫(xiě)標(biāo)簽，明確保管責(zé)任人；書(shū)面會(huì)計(jì)檔案的填制須使用黑色鋼筆填制并在填制錯(cuò)誤時(shí)承受橫線更正法更正并簽章。五、會(huì)計(jì)檔案的治理及借用2、會(huì)計(jì)檔案要保持清潔、枯燥，做好防霉、防潮、防蛀工作。會(huì)計(jì)檔案治理人員要定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)展除蟲(chóng)殺菌，以保證會(huì)計(jì)檔案的完好無(wú)損；留意防火，制止在檔并通知有關(guān)部門(mén)和有關(guān)人員；3、公司財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必需按規(guī)定準(zhǔn)時(shí)歸復(fù)原處；須填寫(xiě)查閱登記表并經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理〔或分公司經(jīng)理或副經(jīng)理〕簽字前方可查閱，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)時(shí)歸還。個(gè)別重要檔案須經(jīng)公司總經(jīng)理〔或總公司財(cái)務(wù)經(jīng)理〕批準(zhǔn)前方可查閱；其職責(zé)是：對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管人員的工作進(jìn)展不定期的檢查，并對(duì)其檔案治理的標(biāo)準(zhǔn)化程度進(jìn)展指導(dǎo)、實(shí)行監(jiān)視。案資料準(zhǔn)時(shí)歸還，嚴(yán)防毀損、遺失和泄密。覺(jué)察喪失、毀損的會(huì)計(jì)檔案資料，應(yīng)馬上檢查近期的檔案查閱登記表，找出相關(guān)責(zé)任人并向其索?。粚?duì)確已無(wú)法追回的〔已喪失或毀損的〕會(huì)計(jì)檔案資料，應(yīng)告之責(zé)任人寫(xiě)出遺失或毀損狀況說(shuō)明，并會(huì)計(jì)檔案兼管人、公司財(cái)務(wù)經(jīng)理直至總經(jīng)理懇求處理并追究相關(guān)人員責(zé)任。請(qǐng)示結(jié)果連同遺失說(shuō)明保存會(huì)計(jì)檔案相關(guān)卷宗中以便備查。對(duì)于無(wú)法查明緣由的遺失或毀損的會(huì)計(jì)檔案資料，應(yīng)馬上報(bào)公司會(huì)計(jì)檔案兼管人、財(cái)務(wù)經(jīng)理直至總經(jīng)理予以處理并追究相關(guān)人員責(zé)任。八、會(huì)計(jì)檔案的保存和銷(xiāo)毀1、會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3510銷(xiāo)毀：和檔案編號(hào)，應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容；公司財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理須在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)；銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，由檔案治理人員執(zhí)行，由會(huì)計(jì)檔案兼管員監(jiān)銷(xiāo)；要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案。銷(xiāo)毀后，在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)狀況報(bào)告公司財(cái)務(wù)經(jīng)理；銷(xiāo)毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。十、未盡事宜，可按公司相關(guān)制度執(zhí)行，或請(qǐng)示公司財(cái)務(wù)經(jīng)理后按要求進(jìn)展。制度有關(guān)條款執(zhí)行。附表：會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)及保管期限表一、會(huì)計(jì)憑證

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分類(lèi)保管方式按月以標(biāo)準(zhǔn)方式及封皮裝訂成冊(cè)并存入憑證盒上有關(guān)工程填寫(xiě)清楚、完整;每月有N本的按年度分柜存放保管。二、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)日記賬、固定資產(chǎn)卡片、關(guān)心賬簿等

現(xiàn)金、銀行存款日記賬保管 賬簿按年度分盒存放保25年；固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后管；固定資產(chǎn)卡片等另515三、財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi) 月季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管3年；按月季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)月季度財(cái)務(wù)報(bào)告、年度財(cái)務(wù)報(bào)年度財(cái)務(wù)報(bào)〔決算永久保告分類(lèi)、分盒存放保管告〔決算〕 管四、其他類(lèi)銀行存款余額調(diào)整表銀行對(duì)帳單

余額調(diào)整表和銀行對(duì)帳單保5件柜編號(hào)名冊(cè)”以便查找。業(yè)務(wù)檔案的歸檔及治理戶(hù)〔業(yè)主〕資料、消防、設(shè)備運(yùn)行等檔案、文字資料等技術(shù)文件材料?！步邮铡澈笠粋€(gè)月內(nèi)由工程部、治理處業(yè)務(wù)部門(mén)收集兩套，一套移交品質(zhì)部，另一套部門(mén)自留；二、組卷方法及要求：1、檔案按《根本建設(shè)工程文件材料歸檔范圍保管期限表》及本公司依據(jù)業(yè)務(wù)需包括幾個(gè)工程的文件材料，為便于區(qū)分和查閱，最好有彩色紙隔開(kāi)。2、竣工圖紙依據(jù)數(shù)量的大小〔多少，組成一卷或按建筑、構(gòu)造、給排水、電氣等分別組成假設(shè)干卷。4.5厘米厚，以便裝訂和閱讀。、文字材料尺寸大小符合標(biāo)準(zhǔn)要求，修補(bǔ)整齊，去掉金屬物，加封面用線繩裝訂成冊(cè)。5A4〔不裝訂〕和手風(fēng)琴折疊法〔適用裝訂，一般承受正面折疊法，并把圖紙標(biāo)題欄露在右下角?！矆D紙〕編上一個(gè)固定的挨次號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)名目、備考表及編寫(xiě)案卷封面。卷內(nèi)材料如有文字和圖表散失或不明狀況的應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明。檔案的庫(kù)房治理及供給利用防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施或措施。庫(kù)房技術(shù)治理?xiàng)l件參照國(guó)檔發(fā)[1987]19號(hào)對(duì)所接收的案卷，要進(jìn)展審查，分類(lèi)，加工整理，并入庫(kù)妥當(dāng)保存。二、檔案治理員應(yīng)不斷提高檔案的科學(xué)治理水平，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，依據(jù)工作重要文件匯編、專(zhuān)題文件匯編等，并依據(jù)需要編制重要文件名目、專(zhuān)題卡片等。四、檔案治理員應(yīng)樂(lè)觀開(kāi)展檔案編寫(xiě)爭(zhēng)論和供給利用工作，并依據(jù)實(shí)際需要編制嚴(yán)格審批權(quán)限和借閱手續(xù)。進(jìn)展統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)和同級(jí)檔案部門(mén)報(bào)告。隨時(shí)檢查，覺(jué)察問(wèn)題準(zhǔn)時(shí)解決，以保證檔案的完整與安全。檔案治理、鑒定及銷(xiāo)毀辦保管，財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)保管，其他資料，如合同、協(xié)議、行政人事檔案等應(yīng)在整理歸檔后，集中總經(jīng)辦檔案治理室統(tǒng)一保管?！灿谰?、長(zhǎng)期、短期〕檔案，要分開(kāi)名目、編號(hào)、排列保管，各類(lèi)檔案要有檔案名目，名目要去除標(biāo)明檔案的年月、保管