高校圖書館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的研究與實(shí)踐

高校圖書館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的研究與實(shí)踐

大學(xué)是一所年輕的綜合性大學(xué)。自1997年學(xué)校通過(guò)北京師范大學(xué)的研究生教育通過(guò)認(rèn)證以來(lái)，它已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)發(fā)展迅速的道路。而學(xué)校教學(xué)設(shè)備條件中圖書資料的指標(biāo)差距很大。各學(xué)院資料室的圖書資料建設(shè)規(guī)模小,全部是傳統(tǒng)的手工操作與管理,完全沒有納入到學(xué)校的文獻(xiàn)信息報(bào)道體系,13個(gè)學(xué)院2個(gè)公共教學(xué)單位共15個(gè)資料室藏書總量10萬(wàn)余冊(cè),總體面積不足800平方米,半數(shù)以上資料室面積不足30平方米,許多圖書堆積在紙箱中,根本就無(wú)法利用。近2年各學(xué)院已經(jīng)申報(bào)待評(píng)估和正計(jì)劃申報(bào)的碩士點(diǎn)近30個(gè),對(duì)院系資料室的專業(yè)文獻(xiàn)信息資源建設(shè)要求越來(lái)越高。所以無(wú)論是學(xué)校圖書館還是院系資料室,全校文獻(xiàn)信息資源建設(shè)形勢(shì)嚴(yán)峻,如何迎接這一挑戰(zhàn),化挑戰(zhàn)為機(jī)遇,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視,在《海南大學(xué)2004年行政工作計(jì)劃》中作出了“加強(qiáng)二級(jí)館建設(shè)”的指示,要在2004年全面啟動(dòng)二級(jí)館建設(shè),把各學(xué)院資料室以二級(jí)分館的模式聯(lián)入學(xué)校圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)中,建成藏書特色化、管理現(xiàn)代化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的二級(jí)圖書館(以下簡(jiǎn)稱“二級(jí)館”)網(wǎng),并指定由學(xué)校圖書館負(fù)責(zé)二級(jí)圖書館建設(shè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、規(guī)劃和組織實(shí)施。1系統(tǒng)運(yùn)行平臺(tái)我們知道,國(guó)內(nèi)許多一流大學(xué)的圖書館,如北京大學(xué)、清華大學(xué)圖書館等,利用國(guó)外先進(jìn)的自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了眾多分館和總館運(yùn)行在同一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)中。海南大學(xué)圖書館采用的是ILASII集成自動(dòng)化系統(tǒng),為了利用現(xiàn)有的ILASII集成系統(tǒng)軟件,實(shí)現(xiàn)將散布在近2000畝教學(xué)區(qū)的各學(xué)院資料室聯(lián)入自動(dòng)化系統(tǒng)并借助校園網(wǎng)共同開展工作,2004年4月,學(xué)校圖書館組建了二級(jí)館建設(shè)課題組,開始對(duì)二級(jí)館課題進(jìn)行項(xiàng)目研究與可行性分析論證。1.1調(diào)查與研究為級(jí)館發(fā)展服務(wù)的構(gòu)成二級(jí)館課題組對(duì)各學(xué)院資料室展開了全面的實(shí)地調(diào)查,即對(duì)各二級(jí)館的人員隊(duì)伍建設(shè)、館舍與設(shè)備硬件建設(shè)、館藏建設(shè)、業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)與學(xué)院概況進(jìn)行了詳實(shí)的調(diào)查與了解。發(fā)現(xiàn)館舍面積嚴(yán)重短缺、學(xué)院投入不足、從業(yè)人員專職化和素質(zhì)急待提高成為突出問(wèn)題。1.2級(jí)館、總館的網(wǎng)絡(luò)及技術(shù)保障經(jīng)過(guò)咨詢ILASII系統(tǒng)軟件提供商深圳市圖書館,我們得知目前尚沒有用本軟件把10余個(gè)分館聯(lián)入一起運(yùn)作的先例。能否及如何利用ILASII系統(tǒng)把15個(gè)二級(jí)館聯(lián)入總館協(xié)同工作,成為二級(jí)館建設(shè)的首要挑戰(zhàn)。首先,我們走訪了學(xué)校校園網(wǎng)絡(luò)中心爭(zhēng)取網(wǎng)絡(luò)與技術(shù)支持。校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)在最近2年已得到全面改造,圖書館及各學(xué)院通過(guò)校內(nèi)主干網(wǎng)100M光纖連通到網(wǎng)絡(luò)中心主交換機(jī)上,校園網(wǎng)內(nèi)沒有網(wǎng)關(guān)及防火墻設(shè)置的阻礙,將保障各二級(jí)館與總館網(wǎng)絡(luò)連通的快速與穩(wěn)定。然后,二級(jí)館建設(shè)課題組聯(lián)合館內(nèi)系統(tǒng)部、技術(shù)部與編目部組成聯(lián)合工作組,對(duì)二級(jí)館展開了ILAS系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)測(cè)試,論證各分館與總館ILAS系統(tǒng)聯(lián)通的可行性、穩(wěn)定性與安全性。經(jīng)過(guò)一個(gè)月詳細(xì)的調(diào)查與測(cè)試,盡管只對(duì)電腦設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)連通兩項(xiàng)條件皆具備的6個(gè)學(xué)院二級(jí)館進(jìn)行了測(cè)試,但我們根據(jù)測(cè)試情況和結(jié)果進(jìn)行了認(rèn)真的分析與比較,得出了結(jié)論:從離圖書館最近的到最遠(yuǎn)的二級(jí)館,基本都能與總館ILAS系統(tǒng)連通,連通的速度和穩(wěn)定性與各二級(jí)館電腦設(shè)備配置的高低密切相關(guān),這就說(shuō)明利用現(xiàn)有的ILASII系統(tǒng)軟件進(jìn)行二級(jí)館建設(shè)是可行的。2第二，大學(xué)圖書館自動(dòng)化建設(shè)的目標(biāo)、原則和實(shí)現(xiàn)順序2.1書館管理模式的轉(zhuǎn)變海南大學(xué)圖書館提出了二級(jí)館建設(shè)的具體目標(biāo):以建設(shè)書目數(shù)據(jù)庫(kù)為突破口、以實(shí)現(xiàn)圖書資料資源共享為主線,帶動(dòng)各院系二級(jí)圖書館由傳統(tǒng)手工操作的管理模式到自動(dòng)化管理模式的轉(zhuǎn)變;由獨(dú)立的分散管理向統(tǒng)一的規(guī)范管理轉(zhuǎn)變,把15個(gè)院系資料室建成管理現(xiàn)代化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、館藏特色化的小型二級(jí)圖書館,建立二級(jí)圖書館后,實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)采購(gòu)、聯(lián)機(jī)編目、聯(lián)機(jī)互借,并在全校范圍內(nèi)實(shí)行一卡通、借閱合一的讀者服務(wù)模式,從而擴(kuò)大原院系資料室藏書的使用范圍,使原有圖書資料得到充分利用。2.2舊歸位高校所在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行學(xué)校、學(xué)院兩級(jí)管理模式,即各二級(jí)館在業(yè)務(wù)上接受學(xué)校圖書館的指導(dǎo),在行政上仍舊歸屬所在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo);學(xué)校圖書館負(fù)責(zé)二級(jí)館自動(dòng)化建設(shè)的規(guī)劃、組織實(shí)施和業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化管理與維護(hù),各二級(jí)館積極配合參與,并由學(xué)校及學(xué)院提供配套資金解決自動(dòng)化設(shè)備等問(wèn)題,校院兩級(jí)努力實(shí)現(xiàn)資源共建、分散收藏、規(guī)范管理、資源共享。2.3建立數(shù)據(jù)庫(kù),規(guī)范文獻(xiàn)組織系統(tǒng)首先全面開展各學(xué)院二級(jí)圖書館現(xiàn)有書刊的編目加工。由于原院系二級(jí)圖書館發(fā)展水平參差不齊,由學(xué)校圖書館對(duì)各學(xué)院資料室的藏書進(jìn)行復(fù)選后進(jìn)行統(tǒng)一編目,建立書目數(shù)據(jù)庫(kù)和館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù),以保證分類、主題標(biāo)引以及機(jī)讀目錄格式的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,使各學(xué)院資料室的文獻(xiàn)納入全校的文獻(xiàn)報(bào)道體系。在書目數(shù)據(jù)庫(kù)和館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)完成的基礎(chǔ)上,開通流通與典藏服務(wù)。各學(xué)院二級(jí)館最終實(shí)現(xiàn)以面向本院教師和學(xué)生借閱服務(wù)為主,同時(shí)面向全校教師開放服務(wù)的大一統(tǒng)資源共享。同時(shí)啟動(dòng)文獻(xiàn)采訪子系統(tǒng),使文獻(xiàn)采購(gòu)、驗(yàn)收實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化,達(dá)到全校聯(lián)機(jī)采訪和聯(lián)機(jī)檢索,真正實(shí)現(xiàn)校內(nèi)資源的整合。3依托系統(tǒng),組織實(shí)施二級(jí)館從2004年7月起,分管圖書館工作的副校長(zhǎng)三次主持召開全校圖書情報(bào)工作會(huì)議,發(fā)動(dòng)、部署和推動(dòng)二級(jí)館建設(shè),有力地促進(jìn)了校、院兩級(jí)共同協(xié)作與二級(jí)館的全面建設(shè)。同時(shí),為了更好地完成學(xué)校部署的二級(jí)館建設(shè)任務(wù),學(xué)校圖書館進(jìn)行了內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整,把原來(lái)合在技術(shù)部的自動(dòng)化系統(tǒng)管理人員分離出來(lái),增加人手,成立了專門的系統(tǒng)部;同時(shí)依托系統(tǒng)部,成立了二級(jí)館建設(shè)辦公室,負(fù)責(zé)二級(jí)館建設(shè)的技術(shù)研究、業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及規(guī)劃和組織實(shí)施。此外館內(nèi)還成立了二級(jí)館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)溝通與協(xié)調(diào)館內(nèi)外各部門配合二級(jí)館建設(shè)。3.1級(jí)館建設(shè)工作部署會(huì)議2004年7月2日第1次全校圖書情報(bào)工作會(huì)議召開,各學(xué)院分管圖書資料工作的院長(zhǎng)或副院長(zhǎng),以及教務(wù)處、科研處、學(xué)生處、校園網(wǎng)絡(luò)中心等部門負(fù)責(zé)人,圖書館領(lǐng)導(dǎo)及二級(jí)館建設(shè)負(fù)責(zé)人出席了會(huì)議,這是在全校范圍內(nèi)召開的第一次二級(jí)館建設(shè)動(dòng)員會(huì)議,標(biāo)志著海南大學(xué)二級(jí)館建設(shè)從工作計(jì)劃步入了實(shí)質(zhì)性實(shí)施階段。7月下旬學(xué)校圖書館即組織二級(jí)館人員集中進(jìn)行了ILAS系統(tǒng)操作與采編業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。9月1日二級(jí)館建設(shè)啟動(dòng)第一期工程,共有6個(gè)學(xué)院二級(jí)館聯(lián)入到學(xué)校圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)備用服務(wù)器上,開通了編目子系統(tǒng)試運(yùn)行。同時(shí)學(xué)校圖書館制定了《海南大學(xué)二級(jí)圖書館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)(試行)》及其補(bǔ)充說(shuō)明,以促進(jìn)各學(xué)院及資料室參照標(biāo)準(zhǔn)完善自身的建設(shè)與配備必要的條件。為了確保自動(dòng)化系統(tǒng)在更多用戶、更為復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全、正常運(yùn)行,系統(tǒng)部制定了《海南大學(xué)ILAS集成圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)管理?xiàng)l例》,以規(guī)范ILAS系統(tǒng)全體用戶包括二級(jí)館用戶嚴(yán)格遵循。與此同時(shí),對(duì)集成自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行了軟、硬件的全面升級(jí)與改造。3.2設(shè)備配套費(fèi)用2004年12月第2次全校圖書情報(bào)工作會(huì)議上,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提出了校院共建、共同投入,加大人力、物力與財(cái)力夯實(shí)基礎(chǔ)、全面鋪墊二級(jí)館建設(shè)的新思路。新思路提出了由學(xué)校圖書館調(diào)配圖書并配送書架支持各學(xué)院二級(jí)館,并統(tǒng)一組織人員協(xié)助二級(jí)館舊有圖書的分類編目等舉措;由各學(xué)院負(fù)責(zé)電腦、打印機(jī)、圖書監(jiān)測(cè)儀、條碼掃描儀、充磁消磁儀等設(shè)備配套費(fèi)用以及統(tǒng)一編目人工費(fèi)用的投入;所有書架及電腦設(shè)備等由各學(xué)院報(bào)到學(xué)校圖書館統(tǒng)一作出計(jì)劃并匯總(主要作技術(shù)參數(shù)的把關(guān)),交學(xué)校設(shè)備處統(tǒng)一購(gòu)買;圖書的調(diào)撥不論新書與舊書由各學(xué)院自由挑選、各盡所需(在確?？傪^至少保留2個(gè)復(fù)本的前提下,二級(jí)館最多可選復(fù)本不超過(guò)3本)。配送圖書與書架這一富有建設(shè)性的舉措,迅速調(diào)動(dòng)了各學(xué)院支持二級(jí)館建設(shè)的熱情,各學(xué)院紛紛發(fā)動(dòng)教師到圖書館挑選圖書并擴(kuò)充資料室面積。學(xué)校圖書館二級(jí)館建設(shè)辦公室協(xié)助各學(xué)院二級(jí)館制定了詳細(xì)的建設(shè)方案,包括設(shè)備購(gòu)置、人員配備、資金調(diào)撥、圖書編目、人員培訓(xùn)等。3個(gè)月內(nèi),各學(xué)院總計(jì)配套設(shè)備投入12萬(wàn)余元,擴(kuò)充二級(jí)館面積總計(jì)近1000平方米;學(xué)校圖書館向二級(jí)館配送書架269個(gè),先后4次共調(diào)撥圖書4.2萬(wàn)余冊(cè),組織二級(jí)館流通與典藏業(yè)務(wù)及系統(tǒng)操作培訓(xùn)24人近300小時(shí)。3.3校圖書館二級(jí)館建設(shè)的困難利用ILASII完成各二級(jí)館現(xiàn)有圖書的編目加工,是二級(jí)館真正實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)手工操作到現(xiàn)代化管理的必經(jīng)之路。最先完成從資料室到二級(jí)館轉(zhuǎn)變的是海南大學(xué)政治與公共管理學(xué)院(以下簡(jiǎn)稱政管學(xué)院)。2004年11月政管學(xué)院正在申報(bào)的MPA碩士點(diǎn),即將迎接2005年2月份專家組來(lái)學(xué)校評(píng)估,圖書資料建設(shè)是其中重點(diǎn)評(píng)估內(nèi)容之一。由于學(xué)院資料室的圖書建設(shè)積累不多,學(xué)校黨委會(huì)研究決定由學(xué)校圖書館協(xié)助解決其圖書資料建設(shè)的不足。當(dāng)時(shí),政管學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)了校黨委會(huì)決定,并提議由圖書館把學(xué)院申報(bào)MPA所需專業(yè)的全部圖書連書帶架調(diào)撥到學(xué)院資料室,評(píng)估完后再調(diào)回;同時(shí)在評(píng)估期間,由圖書館提供人員到學(xué)院資料室開展圖書的借閱流通服務(wù)。學(xué)校圖書館把這一任務(wù)交給了二級(jí)館建設(shè)辦公室來(lái)研究解決。其時(shí),政管學(xué)院25平方米的資料室,只有圖書6169冊(cè),期刊1088冊(cè)(合訂本過(guò)刊),現(xiàn)刊60余種,剛剛新增1個(gè)藏閱合一、100余平方米的書庫(kù),需要圖書館增援書架、期刊架與圖書。而學(xué)院MPA覆蓋專業(yè)圖書散布在近10個(gè)大類中,按照政管學(xué)院的提議從學(xué)校圖書館連書帶架調(diào)撥,顯然是不符合圖書館管理規(guī)律的。盡管政管學(xué)院資料室沒有納入到二級(jí)圖書館建設(shè)第一期工程中,此時(shí),二級(jí)館建設(shè)辦公室果斷建議學(xué)院趁此機(jī)會(huì),提前全面啟動(dòng)二級(jí)館建設(shè),并提出了《圖書館協(xié)助政管學(xué)院二級(jí)館建設(shè)工作方案》,得到了校圖書館與政管學(xué)院的贊同和支持。隨后,根據(jù)工作方案,學(xué)校圖書館緊急動(dòng)員、多方協(xié)調(diào),在不到3個(gè)月內(nèi),為政管學(xué)院資料室采購(gòu)與安裝了25個(gè)書架、7批次調(diào)撥圖書8000余冊(cè);把資料室原有圖書搬到圖書館,組織編目人員加班加點(diǎn)完成了編目加工計(jì)4707種5599冊(cè);派出流通部技術(shù)骨干到學(xué)院資料室協(xié)助、指導(dǎo)1.4萬(wàn)余冊(cè)圖書的上架排架;同時(shí)系統(tǒng)人員也加緊完成ILAS自動(dòng)化系統(tǒng)軟硬件設(shè)備的安裝、調(diào)試及操作培訓(xùn),很快為資料室開通了ILAS系統(tǒng)、開展圖書的自動(dòng)化流通與管理。政管學(xué)院也積極組織人力、物力與財(cái)力負(fù)責(zé)圖書的挑選、搬遷、上架以及電腦設(shè)備的配備等等。2005年2月政管學(xué)院在迎接MPA專家組評(píng)估時(shí),一個(gè)原先只有25平米的小資料室已建成具有現(xiàn)代管理手段的小型二級(jí)圖書館,圖書資料建設(shè)以學(xué)校圖書館為依托,共擁有相關(guān)的圖書資料約28萬(wàn)冊(cè),有關(guān)政治學(xué)、管理學(xué)、行政學(xué)、法學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、信息學(xué)的專業(yè)雜志122種,其他雜志706種,順利地通過(guò)了評(píng)估。2005年3月3日,在第3次二級(jí)館建設(shè)的全校圖書情報(bào)工作會(huì)議上,政管學(xué)院這個(gè)沒有列入第一期建設(shè)工程的資料室率先完成二級(jí)館建設(shè),成為各學(xué)院觀摩的樣榜。學(xué)校圖書館為政管學(xué)院二級(jí)館建設(shè)提供的一攬子工作方案也成為其后各二級(jí)館效仿的建設(shè)模式。但是在隨后的穩(wěn)步推進(jìn)中,我們并沒有完全照搬政管學(xué)院二級(jí)館建設(shè)的模式,而是具體情況具體分析,在接下來(lái)的人文傳播學(xué)院、法學(xué)院、外國(guó)語(yǔ)學(xué)院3個(gè)學(xué)院的二級(jí)館建設(shè)中提出了創(chuàng)新的舉措。人文、法學(xué)、外國(guó)語(yǔ)學(xué)院集中在一個(gè)四方形院內(nèi)辦公,所藏圖書總量合計(jì)達(dá)3萬(wàn)余冊(cè),如果沿用政管學(xué)院二級(jí)館建設(shè)時(shí)把圖書搬到圖書館集中編目的辦法,僅搬運(yùn)一項(xiàng),3個(gè)學(xué)院將動(dòng)用大量的人力、物力及財(cái)力,費(fèi)時(shí)費(fèi)力。為了節(jié)約經(jīng)費(fèi),提高效率,二級(jí)館建設(shè)辦公室制定了一個(gè)多方協(xié)作的工作方案,即學(xué)校圖書館負(fù)責(zé)組織人員到各學(xué)院資料室進(jìn)行編目加工及系統(tǒng)維護(hù)和管理;3個(gè)學(xué)院每個(gè)學(xué)院各出2臺(tái),以及1臺(tái)打印機(jī)設(shè)備集中在一起,在一個(gè)學(xué)院完成編目后,馬上轉(zhuǎn)移到另一個(gè)學(xué)院,待3個(gè)學(xué)院都完成后再各自調(diào)回;另外,校園網(wǎng)絡(luò)中心協(xié)助網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備安裝。方案一出,立即得到3個(gè)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)、資料室及校園網(wǎng)絡(luò)中心的認(rèn)同,同時(shí)順利地實(shí)施3個(gè)二級(jí)館建設(shè)。從此,在一攬子方案中,學(xué)校圖書館改變了把圖書搬到總館集中編目的舉措,而是把編目人員派到了各二級(jí)館就地集中編目,以平