Word辦公軟件高級應用教程 課件 時恩早 第2章 文檔格式

WORD辦公軟件第2章文檔格式剪貼板剪貼板剪貼板是Windows系統(tǒng)內置的一個非常有用的工具，當我們進行剪切或復制操作時，會把信息臨時保存在剪貼板上，根據(jù)需要進行一次或多次粘貼操作。在進行文本移動或復制時，會將信息保存在剪貼板上，可以進行默認方式進行粘貼操作，也可以根據(jù)需要，選擇粘貼方式，主要有保留源格式、合并格式和只保留文本三種粘貼方式，如圖2-1所示。圖2-1粘貼選項1.剪貼板各粘貼選項說明：保留源格式：是保留需要移動或復制文本的字體、大小等格式。合并格式：是忽略復制文本的原有格式，與現(xiàn)在文件格式一致進行粘貼。只保留文本：忽略復制文本與現(xiàn)有文本的所有格式，只粘貼文本信息。三種不同粘貼方式效果圖如圖2-2。剪貼板圖2-2三種粘貼方式的效果圖2.“剪貼板”任務窗格剪貼板“剪貼板”任務窗格是對剪貼板里面的內容進行管理，并對“剪貼板”的顯示進行設置。（1）打開方式：在“開始”選項卡中，單擊“剪貼板”分組右下角的“剪貼板”單擊“剪貼板”分組右下角的“剪貼板”按鈕，打開“剪貼板”任務窗格，如圖2-3所示。圖2-3“剪貼板”任務窗格剪貼板（2）在“剪貼板”任務窗格中，可以顯示臨時保存在剪貼板中的信息，最多可以保存24個需要移動或復制的信息，根據(jù)需要單擊選擇需要粘貼的項目，也可以進行刪除操作。（3）在打開的“剪貼板任務窗格”中，單擊任務窗格底部的“選項”右側的下拉按鈕。在打開的“選項”下拉菜單中，可以設置“剪貼板”的顯示選項。如選中“在任務欄中顯示Office剪貼板的圖標”選項，如圖2-4所示。

圖2-4“剪貼板”的選項設置各選項說明：自動顯示Office剪貼板：

當Office剪貼板中暫存有內容時，自動打開“Office剪貼板”任務窗格；按〈Ctrl+C〉鍵兩次后顯示Office剪貼板：

連續(xù)兩次按〈Ctrl+C〉組合鍵打開“Office剪貼板”任務窗格；收集而不顯示Office剪貼板：

當Office剪貼板中暫存有內容時，不打開“Office剪貼板”任務窗格；在任務欄上顯示office剪貼板的圖標：

當剪貼板處于活動狀態(tài)時，Windows任務欄的通知區(qū)域中顯示剪貼板圖標。此選項默認為打開狀態(tài)。復制時在任務欄附近顯示狀態(tài)：

當有新的粘貼內容時，自動彈出提示信息。剪貼板格式刷

格式刷的操作步驟如下。1）選定已設置好格式的文本。2）單擊“剪貼板”功能組中的“格式刷”按鈕，鼠標指針變成一個小刷子的形狀3）拖動鼠標刷過需要設置格式的所有文本即可。提示：雙擊“格式刷”按鈕，可多次復制格式到拖動過的文本上，再次單擊“格式刷”按鈕或按〈Esc〉鍵，可取消格式刷上的格式。按〈F4〉功能鍵也可以進行格式的多次復制。3.格式刷格式刷：快速復制格式到其他文本中Word辦公軟件謝謝第2章文檔格式WORD辦公軟件字體第2章文檔格式字體

字體格式包括字體、字形、字號、顏色、下劃線、上標、下標等。

字體格式設置方法有兩種：一種是使用“開始”選項卡中的“字體”功能組中命令按鈕進行設置；另一種是利用“字體”對話框進行設置。1.字體格式第一種方法：利用“字體”功能組中的命令按鈕1）打開文檔，選定需要設置的文本對象。2）選擇“開始”選項卡下面的“字體”功能組中相應命令按鈕進行設置，“字體”功能組命令按鈕，如圖2-5所示。圖2-5“字體”功能組按鈕字體3）字體設置：

設置字體形狀。單擊“字體”按鈕右側下拉列表按鈕，選擇所需的字體類型，如“仿宋”字體。4）字號設置：設置字體大小。單擊“字號”按鈕右側下拉列表按鈕，選擇所需的字號，如“小四號”。5）字體大小

：增大或縮小字體，單擊相應按鈕，可將選中的文字增大或縮小1個號。6）設置、、、

：可以對選定的文本進行加粗、傾斜、加下劃線、加刪除線設置，增強顯示效果。7）設置、

：可以分別實現(xiàn)對文本的上標和下標效果設置。

字體8）設置字體顏色：設置現(xiàn)有顏色或單擊右邊的向下按鈕，彈出圖2-6所示下拉列表，則可以對字體進行主題顏色、標準色、其他顏色、漸變的設置。

圖2-6“字體顏色”設置圖2-7“標準顏色”設置如果列表中沒有需要的顏色，則可以單擊“其他顏色”按鈕，出現(xiàn)如圖2-7所示對話框，在“標準”選項卡下選擇需要的顏色。字體若需要指定的字體顏色是RGB值進行自定義設置，如設為（RGB：250，155，150），則選擇“自定義”選項卡，在出現(xiàn)的對話框中輸入指定的值，如圖2-8所示。

圖2-8“自定義顏色”設置字體9）文本效果設置：對所選文字使用外觀效果，如陰影、映像、發(fā)光、連字效果，增強文字吸引力，如圖2-9所示。

圖2-9“文本效果”設置圖2-10“更改大小寫”設置10）更改大小寫

：根據(jù)需要對英文文本進行大小寫格式設置，單擊右側的按鈕，彈出大小寫設置選項，如圖2-10所示。11）文本“邊框和底紋”設置、：可以對選定的文本添加默認的邊框和底紋效果。字體第二種方法：利用“字體”對話框設置圖2-11“字體”對話框設置單擊“開始”選項卡下面的“字體”功能組右下角的

按鈕，打開“字體”對話框，或右擊選定文字，在快捷菜單中選擇“字體”命令，也會彈出“字體”對話框，如圖2-11所示，可以快速對字體、字號、字體顏色、下劃線線型、下劃線顏色、著重號等進行綜合的設置。1.字符間距字符間距與縮放字符間距是指相鄰字符間的距離。操作步驟：1）選中需要設置間距的文本。2）打開“字體”對話框中，選擇“高級”選項卡。3）在打開的“高級”對話框中，選擇“字符間距”選項，在“間距”下拉列表中可以選擇“標準”“加寬”“緊縮”選項，如選擇“加寬”，并在后面的“磅值”數(shù)值框中輸入加寬的數(shù)值，如“2磅”，如圖2-12所示。圖2-12“字符間距”對話框設置字符間距與縮放2.字符縮放字符縮放是指字符的寬高比例，在“縮放”下拉列表中，單擊“縮放”設置文本的縮放比例，單擊“位置”設置文本之間的位置關系。單擊圖2-12中“文字效果”，彈出“設置文本效果格式”對話框，可以設置文本填充、文本邊框、陰影、映像等文字效果，如“純色填充”設置，如圖2-13所示。3.文字效果圖2-13“文本效果”設置字符特殊效果1.

拼音指南拼音指南是用來添加拼音標識的文檔操作步驟：1）選定需要添加拼音的文本

2）選擇“開始”選項卡，單擊“字體”功能組中“拼音指南”命令，打開“拼音指南”對話框。3）設置添加拼音相關數(shù)值，如對齊方式為“居中”，偏移量為“2磅”，字體為“華文中宋”，字號為“6磅”，在下方預覽窗口就能看到設置的效果，如圖2-19所示。圖2-19“拼音指南設置對話框”字符特殊效果2.帶圈字符帶圈的字符:在字符的外圍加上圈號，起到強調、醒目的作用操作步驟：1）選中所需設置的字符，如“黃”或“河”字。2）選擇“開始”選項卡，單擊“字體”功能組中“帶圈字符”命令，打開“帶圈字符”對話框，如圖2-21所示。3）設置樣式、圈號圖2-21“帶圈字符”對話框清除格式1.清除格式格式的設置可以讓我們的文檔整齊美觀，不過過多的格式限制會讓人感覺不爽。這時候可以根據(jù)需要對不喜歡的格式進行清除，操作方法如下。1）打開文檔，選定需要清除格式的文本。2）選擇“開始”選項卡，單擊“字體”功能組中“清除格式”按鈕。3）則會清除選定文本的所有格式，只剩下純文本內容。Word辦公軟件謝謝第2章文檔格式WORD辦公軟件段落第2章文檔格式段落

段落格式包括項目符號和編號的添加、對齊方式和邊框與底紋設置等等。

段落格式設置方法有兩種：一種是使用“開始”選項卡中的“段落”功能組中命令按鈕進行設置；另一種是利用“段落”對話框進行設置。1.段落格式第一種方法：利用“段落”功能組中的命令按鈕1）打開文檔，選定需要設置的文本對象。2）選擇“開始”選項卡下面的“段落”功能組中相應命令按鈕進行設置，“段落”功能組命令按鈕，如圖2-5所示。圖2-5“段落”功能組按鈕段落項目符號：在段落前面編輯符號標志，沒有順序是并列關系操作步驟：1）選擇需要設置項目符號的段落。2）單擊“段落”功能組中的項目符號按鈕，或右擊選定文本，在快捷菜單里選擇“項目符號”，打開“項目符號庫”，選擇所需項目符號。

3）或打開“定義新項目符號”對話框，如圖2-29所示，定義新的項目符號或圖片進行設置。

1.項目符號圖2-29定義新項目符號段落項目編號：編號是為選中的段落添加序號，是有先后順序的，如1.2.3等。操作步驟：1）選擇需要設置編號段落。2）單擊“段落”組的編號按鈕，或右擊選定文本，在快捷菜單里選擇“編號”，打開“編號庫”，選擇所需編號格式直接進行應用。3）或打開“定義新編號格式”對話框，選擇編號樣式、編號格式以及編號的對齊方式，單擊“確定”按鈕，即完成新編號設置。2.項目編號圖2-38“定義新編號格式”對話框段落3.多級列表多級列表：在長文檔中，要用不同形式的編號來表現(xiàn)標題或段落的層次。這時，就要用到多級符號列表功能（1）添加多級列表在添加多級列表這前，一定要先設置文檔的縮進方式。單擊“開始”選項卡下面的“段落”功能組中“多級列表”命令，打開“多級列表”庫，如圖2-39所示，選擇一種多級列表的樣式即可插入到列表中。圖2-39“多級列表”設置段落(2).自定義多級列表操作步驟。1）在“多級列表”集中單擊“定義新的多級列表”，打開“定義新多級列表”對話框，如圖2-37所示。2）在“定義新多級列表”對話框中選擇需要修改的級別，然后設置其“編號格式”、“編號樣式”和“位置”，最后單擊“確定”即可，如圖2-40所示。圖2-40“定義新多級列表”對話框3.多級列表段落4.

段落對齊方式（1）段落對齊方式：左對齊、居中對齊、右對齊、兩端對齊和分散對齊共五種。（2）對齊方式的設置利用“段落”功能組中命令進行設置打開文檔，選定需要設置對齊方式的段落。單擊“開始”選項卡下面的“段落”功能組中對齊命令按鈕，設置不同的對齊方式，如圖2-46所示。圖2-46“段落”組命令按鈕段落4.

段落對齊方式利用“段落”對話框進行設置1）選定需要設置對齊方式的段落。2）單擊“段落”功能組右下角的

按鈕，打開“段落”對話框，或右擊選定文字，在快捷菜單中選擇“段落”命令。3）在彈出“段落”對話框中選擇“縮進和間距”選項，單擊“常規(guī)”項里對齊方式下拉按鈕，選擇需要的對齊方式，如圖2-47所示。圖2-47“段落”對話框（3）大綱級別主要用于為文檔中的段落指定等級，顯示標題的層級結構，用戶可以應用大綱級別快速查看文檔內容，也可以幫助用戶自動生成目錄。操作步驟:1）選定需要設置級別的段落。2）打開“段落”對話框，單擊“縮進與間距”選項卡。3）單擊“常規(guī)”選項“大綱級別”右側下拉按鈕，設置所需要的級別即可。大綱級別的設置除了可以應用“段落”對話框來設置，也可以應用后面將要學習的“樣式”進行設置。段落4.

段落對齊方式段落5.段落縮進段落縮進：是指段落左右兩邊文字與頁邊距之間的距離，一般每個段落都采用首行縮進兩個字符的方式來顯示。(1)段落縮進段落縮進包括4種方式：左縮進、右縮進、首行縮進和懸掛縮進。1）左縮進：設置段落與左頁邊距之間的距離。2）右縮進：設置段落與右頁邊距之間的距離。3）首行縮進：可以設置段落首行第一個字的位置，在中文段落中一般采用這種縮進方式，默認縮進兩個字符。4）懸掛縮進：可以設置段落中除第一行以外的其他行左邊的開始位置。段落5.段落縮進(2)段落縮進的設置1）利用水平標尺水平標尺上有多種標記，通過調整標記的位置可設置光標所在段落的各種縮進。設置左縮進時，首行縮進標記和懸掛縮進標記會同時移動，左縮進可以設置整個段落左邊的起始位置，拖動右縮進標記，可以設置段落右邊的縮進位置。在設置的同時按著鍵盤上的〈Alt〉鍵不放，可以更精確的在水平標尺上設置段落縮進，如圖2-49所示。圖2-49利用“水平標尺”設置段落縮進段落5.段落縮進2）利用“段落”對話框選定要設置縮進的段落選擇“開始”選項卡下面的“段落”功能組中單擊

按鈕，或右擊選定文本，在快捷菜單中單擊“段落”命令彈出“段落”對話框，選擇“縮進和間距”選項卡在“縮進”欄中設置左縮進、右縮進、懸掛縮進和首行縮進，在文本區(qū)域輸入縮進的數(shù)值，圖2-50“段落”縮進設置段落6.段落間距段落間距是指段落與段落之間的距離，包括段前間距和段后間距。行距是指行和行之間的距離，而行距一般系統(tǒng)默認是1.0，也可以根據(jù)需求對行距進行調整。設置方法：1）利用“段落”功能區(qū)上按鈕設置，如圖2-51所示。

圖2-51“行與段落間距”設置段落6.段落間距2）利用“段落”對話框進行設置，如圖2-52所示。圖2-52段落間距和行間距設置提示：單倍行距、1.5倍行距及2倍行距可以直接選中，單擊“確定”即可。如果要設置成其他倍數(shù)的行距（如3、4、5倍等），可以選擇多倍行距，然后在設置值中輸入相應的值，單擊“確定”完成設置。最小值及固定值的設置方法與多倍行距類似。段落7.換行和分頁根據(jù)需要，可以設置段落之間在頁面中的位置，如與下段同頁、段中不分頁、段前分頁等，還可以對“格式設置例外項”進行設置，如對設置了行號的文本取消行號、取消斷字等，圖2-57“換行和分頁”設置段落8.中文版式中文版式提供了幾個比較特殊的功能，包括縱橫混排、合并字符、雙行合一和字符縮放等功能。我們可以通過選擇“開始”選項卡中的“段落”功能組中的“中文版式”中相關命令進行設置，如圖2-58所示。圖2-58中文版式設置圖2-58中文版式設置效果段落9.邊框和底紋為選中的文本、段落或整個頁面邊框和底紋設置，以突出顯示某個部分1）“邊框和底紋”對話框選取要添加邊框的段落，單擊“開始”選項卡中的“段落”組中“邊框”按鈕，在彈出的下拉菜單中可以選擇所需要的邊框的類型，或選擇“邊框和底紋”命令，彈出的“邊框和底紋”對話框，如圖2-62所示。設置邊框和底紋屬性。圖2-62“邊框和底紋”對話框段落10.制表位制表位是一種占位的符號，可以快速對一行內的內容進行多次對齊排列，以實現(xiàn)文本在垂直方向的對齊方式，可以用來制作列表或名單等。（1）利用“標尺”設置制表位圖2-67標尺上設置制表符單擊左上角選擇制表符切換，選擇所需制表符并在標尺位置適當位置上單擊添加段落10.制表位（2）利用“制表位”對話框進行設置1）打開文檔，單擊“段落”對話框里的“制表位”命令（圖2-69），打開“制表位”對話框。圖2-69“制表位”命令段落10.制表位2）在“制表位位置”編輯框中輸入制表位的位置數(shù)值，設置制表位間隔，設置制表符的位置、對齊方式、前導符符號，單擊“設置”按鈕，完成制表位的添加，如圖2-70所示。圖2-70“制表位”對話框Word辦公軟件謝謝第2章文檔格式WORD辦公軟件樣式第2章文檔格式樣式

在編輯長文檔或者要求具有統(tǒng)一格式風格的文檔時，可以使用樣式對多個段落設置相同的文本格式，可以減少工作量，提高工作效率。樣式是多種格式的集合，一個樣式中可包括字體、段落等多種格式效果，為文本應用了樣式后，就等于為文本設置了多種格式。1.樣式（1)快速應用樣式:Word提供許多內置的樣式，用戶可直接使用。2.應用樣式操作步驟：1）選擇需要自動套用樣式的文本。2）在“樣式”功能組中“樣式”列表框中選擇所需樣式名稱，如“正文”樣式，即可自動套用“正文”樣式。3）可以對所有應用樣式文檔進行統(tǒng)一設置，如“級別”設置。樣式

3.更改樣式根據(jù)需求，可以對內置樣式進行更改，主要有以下三種方法。（1）直接修改樣式在樣式下拉列表中，右擊需要更改的樣式名稱，在彈出的快捷菜單中選擇“修改”命令，打開“修改樣式”對話框。對樣式的屬性和格式進行修改設置，如更改字體、字號、字體形狀等設置，如圖2-84所示。（2）快速修改樣式圖2-84“修改樣式”對話框樣式3.更改樣式（3）利用“更改樣式”命令1）單擊“樣式”功能組右下角按鈕，可以打開“樣式”列表，如圖2-87所示。2）選擇需要修改的樣式名稱，右擊或單擊右側向下按鈕，在彈出的菜單中選擇“修改”命令進行設置，即可以完成樣式修改操作。圖2-87“樣式”工作窗口

圖2-87“樣式”工作窗口樣式4.新建樣式新建樣式：基于現(xiàn)有樣式設計新樣式，以便制作獨特風格的Word文檔，創(chuàng)建好的樣式會保存在“樣式”列表中。第一種方法：根據(jù)格式設置創(chuàng)建新樣式操作步驟：1） 選中已創(chuàng)建好格式的文本或段落，單擊“樣式”功能區(qū)中的按鈕，并在打開的下拉列表中選擇“創(chuàng)建樣式”命令，打開“根據(jù)格式設置創(chuàng)建新樣式”對話框，如圖2-106所示。新建樣式方法：圖2-106根據(jù)格式設置創(chuàng)建新樣式樣式4.新建樣式2）在打開的“根據(jù)格式設置創(chuàng)建新樣式”對話框，在名稱編輯框中輸入新樣式的名稱，如“樣式5”，單擊“確定”按鈕，將設置好的格式創(chuàng)建了新樣式，并將該樣式保存到快速樣式列表庫中。3）如果用戶對當前的格式設置不夠滿意，可以單擊“修改”按鈕，會打開的“根據(jù)格式創(chuàng)建新樣式”對話框，對新創(chuàng)建的樣式進行字體、段落、邊框等格式進行設置。4）返回“根據(jù)格式設置創(chuàng)建樣式”對話框，單擊“確定”按鈕。5）即可在快速樣式庫中查看到新建的“樣式5”樣式。樣式第二種方法：自定義創(chuàng)建新樣式4.新建樣式1）單擊“開始”菜單下面的“樣式”功能區(qū)右下角

按鈕，打開“樣式”列表。2）單擊“樣式”列表下方“新建樣式”按鈕，如圖2-107所示。圖2-107“新建樣式”按鈕3）打開“根據(jù)格式設置創(chuàng)建新樣式”對話框，在“名稱”欄中輸入新樣式的名稱，如“重點”，在“樣式類型”欄中選擇“段落”選項，在“樣式基準”欄中選擇“正文”選項，在“后續(xù)段落樣式”欄中選擇“樣式”選項。4）單擊“格式”按鈕，選擇“字體”、“段落”、“邊框”等命令，進行所需格式屬性的設置，完成新樣式的創(chuàng)建。樣式5.刪除樣式刪除樣式：方法一：在“樣式”列表中，選擇需要刪除的樣式名上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“從快速樣式庫中刪除”命令方法二：利用“管理樣式”對話框。樣式5.管理樣式管理樣式：進行新建樣式、修改樣式和刪除樣式等樣式管理操作。步驟：單擊“樣式”列表下方的“管理樣式”按鈕，如圖2-115所示，打開“管理樣式”對話框，以對樣式進行管理設置，如圖2-116所示。圖2-115“管理樣式”按鈕圖2-116“管理樣式”對話框Word辦公軟件謝謝第2章文檔格式WORD辦公軟件編輯第2章文檔格式編輯

（1）文本的查找：要在一份長篇的文章中查找需要的文字。

操作步驟： 1）把光標定位在文檔中任意一個位置，單擊“開始”功能區(qū)中“編輯”功