企業(yè)檔案工作規(guī)范2.介紹

企業(yè)檔案工作標準

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第五章檔案工作組織一是建立企業(yè)檔案工作組織體系。

二是明確檔案工作職責。

5.1組織系統(tǒng)建設包括四個方面：領導、機構、人員、工作網絡

2檔案工作領導應在三個層次確定檔案工作負責人：企業(yè)分管領導各職能或承辦部門、工程工作部門負責人檔案部門的負責人35.1.2檔案機構設置規(guī)模較小的企業(yè)或有些專業(yè)需要的企業(yè)，可指定相應機構擔當檔案治理的職能；企業(yè)應設置獨立的檔案機構：檔案室〔處、科〕或檔案資料信息中心；有條件的特大型企業(yè)集團應建立企業(yè)檔案館。要有治理〔監(jiān)視指導〕職能的機構，不能是效勞機構45.1.3檔案人員配備

企業(yè)應配備專職檔案人員；企業(yè)各部門、各工程應配備專職或兼職檔案人員；企業(yè)應保持檔案人員相對穩(wěn)定。檔案工作網絡體系5５.2企業(yè)治理職責

《文件〔檔案〕治理國際標準》ISO15489第6章方針與職責：“機構應當制訂并記錄其文件治理方針，文件治理方針的目標是形成并保存真實、牢靠和可用的文件，以便在整個文件保存時間內能對業(yè)務職能和活動供給支持。同時，要確保文件治理方針在機構內的全部層次上都得到貫徹和執(zhí)行”?！拔募卫矸结槕?shù)玫阶罡邲Q策層的承受和批準并在機構上下進展公布。相關責任應有明確分工和承諾”。“機構應當對文件治理職責和權力進展明確劃分，并在整個機構內公布”。6企業(yè)治理職責五個方面：為檔案工作持續(xù)進展供給保障；將檔案治理的有關工作納入崗位責任制進展考核；實行必要的措施確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全；在產權發(fā)生變動時做好檔案的處置；對檔案治理獎成績、懲損失。7５.3企業(yè)部門職責四個方面：部門或工程負責人的責任；文件形成者的責任；專兼職檔案員的責任；職能或承辦部門的責任。

5.4企業(yè)檔案部門的職責P2015.5企業(yè)檔案工作人員要求P2018第六章檔案工作制度工作規(guī)章治理制度業(yè)務標準三個不同層次、不同重點內容的制度，構成企業(yè)檔案工作的制度體系。96.1企業(yè)檔案工作規(guī)章的制訂明確文件形成、歸檔責任；制訂規(guī)章應當包括的主要內容；P201要建立責任追究制度；要制訂應急預案。10國際標準：機構應當明確各類員工參與文件治理的權力和責任。文件治理職責應由機構內全部員工分擔，不僅包括文件治理人員，還包括相應的信息專業(yè)人員、行政人員、業(yè)務部門負責人、系統(tǒng)治理員及形成文件的其他人員，還應當在崗位職責描述和同類說明中對其文件治理責任做出明確規(guī)定。11國際標準：不同崗位的文件治理職責：高級治理層應當擔當最高層次的責任，以確保文件治理規(guī)劃的成功實施。文件治理專業(yè)人員對文件治理的方方面面負責。企業(yè)各部門的治理者為文件的治理供給所必需的資源，負責確保員工在工作過程中依據(jù)規(guī)定和標準形成并保管文件，同時與專業(yè)文件治理人員在規(guī)定的職責方面保持聯(lián)絡。系統(tǒng)治理員負責確保全部記錄的準確性、可獵取性和可讀性。形成、接收和保管文件是全部人員日常工作的一局部，全部員工有責任和義務確保其活動中形成文件的準確性和完整性。126.2企業(yè)檔案治理制度的制訂共有八個方面的制度：文件歸檔制度檔案保管制度鑒定銷毀制度檔案統(tǒng)計制度檔案利用制度檔案保密制度電子檔案治理檔案治理系統(tǒng)操作制度。136.3企業(yè)檔案業(yè)務標準的制訂文件、檔案整理標準；檔案分類方案；文件歸檔范圍和保管期限表；特殊載體檔案治理標準。14第七章檔案業(yè)務工作7.1企業(yè)檔案工作與業(yè)務活動完整的檔案治理包含三個階段：文件〔馬上來的檔案〕形成階段、檔案室保存階段、檔案館保存階段。“文件的檔案化治理”15在企業(yè)檔案治理中需要明確的概念：1〕企業(yè)文件形成及治理是企業(yè)科技和生產等治理部門本職工作的組成局部。2〕做好文件形成及其治理是企業(yè)科技和生產及其治理人員的職責。3〕檢查、指導文件的形成及治理是檔案部門和檔案人員的職責。

16企業(yè)檔案在不同時段的治理職責分工：文件形成部門要依據(jù)檔案治理的要求擔當文件形成階段的治理；檔案人員主要擔當檔案室保存階段和檔案館保存階段的治理；信息技術人員擔當電子環(huán)境中檔案的技術維護。17企業(yè)各層級對檔案工作的責任：在企業(yè)的領導層：將檔案工作納入企業(yè)領導的議事日程;對企業(yè)檔案工作的進展做出整體規(guī)劃;對企業(yè)檔案治理制度的建立、完善和嵌入企業(yè)各有關制度進展整體協(xié)調;將文件治理納入有關人員乃至全體員工崗位責任制進展考核和獎懲，確保檔案治理有關制度在企業(yè)各層級、各崗位得到貫徹落實。18在企業(yè)治理的中層：將文件治理工作納入分管領導和各業(yè)務部門負責人的工作打算中，以保證在安排和下達科技、生產打算及工程打算的同時，將文件治理工作同時安排和下達；將檔案治理的具體要求落實到企業(yè)各項業(yè)務和活動的規(guī)章制度及工作流程中；催促員工做好文件工作。19在企業(yè)的基層：將文件治理落實企業(yè)各部門和有關人員乃至全部人員的崗位或經濟責任制，明確各有關人員及全體人員在文件檔案化治理中的職責任務；做好文件治理的具體工作；把完成職責任務的狀況作為考核和嘉獎的指標和條件。20“三參與”：企業(yè)檔案部門或檔案人員應參與產品鑒定、科研課題成果審定和根本建設工程驗收、設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件的完整、系統(tǒng)?！八耐瑫r”：企業(yè)下達工程打算任務應同時提出工程文件的歸檔要求；檢查工程打算進度應同時檢查工程文件積存狀況；驗收、鑒定工程成果應同時驗收、鑒定工程文件歸檔狀況；工程總結應同時作好工程文件歸檔交接。217.2文件的形成、積存從檔案治理的角度對文件在形成階段就提出“檔案化”的治理要求。兩方面的要求：文件記錄載體和記錄方式的要求；文件內容的要求。22

7.3文件整理與歸檔四個方面的要求文件的整理文件的歸檔范圍文件的歸檔時間文件的歸檔要求23文件整理治理類文件的整理應當符合《文書檔案案卷格式》GB/T9705和《歸檔文件整理規(guī)章》DA/T22的要求；科技文件的整理應當符合《科技檔案案卷構成一般要求》GB/T11822的要求；根本建設工程文件的整理應當符合或可以參照《國家重大建設工程文件歸檔要求與檔案整理標準》DA/T28的要求；24會計文件的整理應當符合《會計檔案治理方法》財會字[1998]32號文件的要求；職工文件的整理應當符合《企業(yè)職工檔案治理工作規(guī)定》勞力字[１９９２]３３號文件的要求；照片文件的整理應當符合《照片檔案治理標準》GB/T11821的要求；25錄音、錄像、軟磁盤等磁性載體文件的整理應當符合《磁性載體檔案治理與愛護標準》DA/T15的要求；電子文件的整理應當符合《電子文件歸檔與治理標準》GB/T18894和《公務電子郵件歸檔與治理規(guī)章》DA/T32的要求；計算機幫助設計文件的整理應當符合《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案治理要求》GB/T17678.1的要求。26

7.3.2文件歸檔范圍

歸檔范圍要包括從企業(yè)籌建、運營生產、產權發(fā)生變動、直至注銷，各個階段的文件都應在檔案中有所記錄和保存，要能夠真實記錄和準確反映企業(yè)的進展歷程；歸檔文件的主要來源；P204歸檔范圍要突出反映企業(yè)的特點和主要活動。27關于附錄A的說明：1、附錄A給出的是資料性附錄?！矅衅髽I(yè)還是執(zhí)行《國有企業(yè)文件材料歸檔方法》〕2、附錄A不作為企業(yè)檔案的分類標準。3、附錄A增加了可操作性。4、附錄A首次給出了企業(yè)檔案保管期限的建議。28制訂歸檔范圍的根本方法：依據(jù)工作職能和流程制定歸檔范圍——把握依據(jù)，調查爭論——擬定初稿——廣泛征求意見——各立檔部門負責人審核——修改完善后報批——主管部門審批，公布執(zhí)行——納入相關制度29各類企業(yè)應當在制訂歸檔范圍時，重點列出能夠反映本企業(yè)特點的文件材料：1、制造業(yè)企業(yè)：各類科技文件特殊是產品檔案的數(shù)量占有相當大的比例。2、交通運輸企業(yè)：基建和設備文件材料對于正常運營和安全生產具有重要的保障作用。3、建筑安裝企業(yè):以工程工程為單位的成套性特點較為突出；由于建筑物、構筑物等主要產品的使用時間較長，合同類文件材料一般都需要較長的保存期限。304、金融企業(yè):內容相對專一；作用具有多功能性；數(shù)量增長速度快，會計和信貸文件量大。5、流通企業(yè):經營治理性文件材料是主體，擁有肯定規(guī)模的基建和設備文件材料，文件材料呈現(xiàn)出較強的時間性和工程性等特征。6、郵電通訊企業(yè):業(yè)務文件材料的日生產量較大，設備文件材料內容簡單而且存址分散；相當一局部文件材料是由多個企業(yè)共同形成。7、農業(yè)企業(yè):經營性文件材料為主，具有綜合性、情報性特點。31需要留意的問題：1、在確定歸檔范圍時，對簡潔無視或不易收全的文件材料應予以特殊留意。2、企業(yè)應依據(jù)新變化的需求對文件材料歸檔的范圍進展調整和完善。3、在確定科技檔案的歸檔范圍時，也應留意表達“以人為本”的原則。327.3.3文件歸檔時間文件材料的歸檔時間主要有兩種：定期歸檔隨時歸檔應當隨時歸檔的其它文件：1、需要嚴加掌握的核心文件；2、機密性強的、特殊的科技文件；3、應清退的文件；4、非紙質載體文件；5、外來文件。33企業(yè)對會計檔案的歸檔和移交要求，一般應當包括以下幾個方面：1〕會計部門和經辦人必需按期將應歸檔的會計檔案，全部移交檔案部門，不得擅自封包保存；2〕歸檔的會計文件和記錄必需依據(jù)國家的有關要求認真整理好；3〕會計部門應當編制歸檔的會計文件與記錄的移交清冊；需要拆封重新整理的會計檔案，檔案部門會同會計部門和經辦人員共同拆封整理；4〕檔案部門必需認真清點檢查接收的會計檔案；345〕與紙質會計文件、記錄有關聯(lián)的其他載體形式或介質的會計數(shù)據(jù)和會計信息的記錄，也應一并移交；6〕必需常常對計算機硬盤上的數(shù)據(jù)建立備份，并定期進展轉存；７〕不得對硬盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式會計檔案的備份磁盤或磁帶上的會計數(shù)據(jù)進展任何非法操作，不得隨便刪除硬盤和軟盤上的會計數(shù)據(jù)；如果恢復計算機系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，必需使用最新的備份文件。35電算化會計核算材料在歸檔內容和歸檔要求上有別于傳統(tǒng)的紙質會計核算材料，主要表達在：1、“雙軌制”要求2、特殊要求電算化會計檔案在進展接收鑒定時，主要做好以下工作：1〕在電算化會計文件形成階段，要進展準確性方面的鑒定和監(jiān)管；2〕會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的命令文檔資料及軟件程序備份交檔案員保管；3〕承受單一的磁盤或光盤存儲會計數(shù)據(jù)，應征得財政主管部門同意，并要定期復制、檢查和監(jiān)控。367.3.4文件歸檔要求

七個方面的要求：P205第一，應實行部門立卷；其次，歸檔文件的質量；第三，歸檔原件；第四，非紙質文件和外文材料；第五，歸檔文件的份數(shù)；第六，合作工程文件；第七，填寫《檔案交接登記表》。377.4檔案收集工作兩個要求：認真做好文件歸檔的交接工作；企業(yè)應當接收檔案與收集資料的范圍。收集工作有兩種形式：一是對內收集。即按企業(yè)歸檔制度的要求接收企業(yè)內各部門形成的文件材料；二是對外收集。即企業(yè)依據(jù)國家有關政策和規(guī)定，對外單位保存的有關檔案材料進展征集、購置或接收。387.5檔案整理工作(系統(tǒng)化分類排列編目)企業(yè)變動與全宗劃分的幾種狀況：1、一個企業(yè)分成兩個或兩個以上企業(yè)的狀況。〔一分為二〕2、兩個或兩個以上的企業(yè)合并為一個企業(yè)的狀況?！埠隙橐弧?、由企業(yè)內部的一個組織機構轉變成為一個獨立的企業(yè)的狀況?！灿蓛茸兺狻?94、由一個獨立的企業(yè)轉變?yōu)槟骋黄髽I(yè)內部的一個組織機構的狀況?！灿赏庾儍取?、由于某種特殊緣由，中斷了一段時間的工作，以后又恢復了正常的活動的狀況。〔中斷〕6、僅僅是企業(yè)職能擴大或縮小、企業(yè)名稱發(fā)生轉變、企業(yè)隸屬關系發(fā)生轉變等等狀況。〔更名〕407.6檔案保管工作三個方面的要求：檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求；檔案入庫前的修護要求；庫房治理要求。磁性載體文件的保管：防磁;磁帶要平放;定期檢查；長期不用的磁帶要防止相鄰磁帶相互磁化；要準時對磁性載體文件進展轉換。41

7.7檔案鑒定工作按鑒定時段包括

歸檔鑒定到期鑒定按鑒定內容包括價值鑒定質量鑒定利用范圍鑒定42企業(yè)檔案部門對于歸檔鑒定要做的根本工作：區(qū)分檔案與非檔案區(qū)分“永久”與“非永久”區(qū)分重要檔案和一般檔案區(qū)分要掌握使用的和可以公開使用的文件與檔案區(qū)分歸檔后會有動態(tài)變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩(wěn)定的檔案區(qū)分電子文件歸檔中哪些文件要同時保存一份紙質檔案〔永久核心證據(jù)〕

43《標準》對鑒定工作提出六條要求：企業(yè)應成立鑒定組織；依據(jù)文件內容價值確定企業(yè)檔案的保管期限；對企業(yè)檔案保管期限的劃分；對永久檔案的界定；對定期檔案的界定；對到期檔案的鑒定。44

科技檔案保管期限確實定：第一，科技檔案所屬工程的特征〔技術因素〕其次，科技檔案所屬工程的科技水平〔技術因素〕第三，科技檔案所屬工程投入產出狀況〔效益因素〕第四，科技檔案形成的時間〔時間因素、典型因素〕第五，科技檔案的形成者〔作者因素〕第六，科技檔案的狀況〔名稱因素、效益因素〕45企業(yè)編制檔案保管期限表應留意以下幾點：1、編制企業(yè)檔案保管期限表要以國家和上級已頒發(fā)的有關檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，結合企業(yè)的職能特性和專業(yè)特點，將其細化為本企業(yè)的規(guī)章制度。2、國有企業(yè)檔案保管期限表應當經過批準，報有關部門備案。3、檔案保管期限表應當由企業(yè)正式行文公布或通過其他形式公布周知。4、檔案保管期限表應當準時進展修訂。467.7.6企業(yè)應定期對已到保管期限的檔案進展鑒定

1、定性分析的方法需要留意的問題：1〕科技檔案的價值鑒定以“套”為根底2〕直接批閱科技檔案的內容是直接鑒定法的關鍵3〕科技檔案保管期限確實定以“案卷”為單位47

2、定性與定量分析相結合的方法某項科技檔案價值綜合評判：價值因素:技術因素時間因素作者因素典型因素

得分:80807060

權數(shù):40%30%20%10%加權平均數(shù):80*40%+80*30%+70*20%+60*10＝76分48對到期科技檔案進展鑒定時，需要留意把握好以下幾個方面的狀況：1、關于產品檔案的鑒定〔用戶修理專利借鑒開創(chuàng)性的史料性的技術總結和名目總圖參數(shù)表留下〕2、關于科研檔案的鑒定〔實效領先填補空白根底性的永久應用性的長期整體淘汰的簡介總結留下〕3、關于基建檔案的鑒定〔典型史料性的勘測管網資產手續(xù)有關的〕4、關于設備檔案的鑒定〔技術性文件與設備共存固定資產治理性、涉外的延長自制的有代表意義的設備〕5、關于會計檔案的鑒定〔債權債務固定資產明細表12月6月工資憑證因公補償涉及法律事務的等要長期保存〕497.8檔案統(tǒng)計工作

三個要求：準時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關統(tǒng)計報表；要建立檔案工作統(tǒng)計臺賬；要保持統(tǒng)計工作的連續(xù)性。50檔案統(tǒng)計工作的根本任務：1〕組織各種形式的檔案統(tǒng)計調查2〕對收集來的統(tǒng)計資料進展統(tǒng)計分析3〕為檔案專業(yè)主管部門和國家統(tǒng)計部門供給統(tǒng)計資料4〕依據(jù)統(tǒng)計資料對檔案工作的進展進展預測，并供給猜測材料。51檔案統(tǒng)計工作的要求：確保準確性保持連續(xù)性保證準時性加強分析爭論527.9檔案利用工作共８款要求：加強檢索系統(tǒng)的建設；要設定利用者權限；要進展利用登記；應實行多種方式；編制各種有