2023年辦公室管理形成性考核冊

2023年電大（清昕版）辦公室管理形成性考核冊答案

—小雨

作業(yè)1A1.一、將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填

在一行中。

辦公室實務工作一覽表

序國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)公司（含外企）

1［文書撰寫］按上司的口頭或書面指示完畢信函。記錄上司指令

及會談、會議內(nèi)容

2［文書制作］復印資料。打印文稿及表格3A［文書解

決］在權限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的解決。A

4［檔案管理］檔案管理。5A［會議組織］安排會議事

務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。幺［調查

研究］協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。

7［信息資料］準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息A

8［信訪工作］替上司接洽外界人士。例如記者、工會職工等。

接待來賓和員工的來訪。外［接待工作］接待來訪來賓；接待來賓和員工

的來訪。

10［協(xié)調工作］以電話往來維持和外界的良好公共關系。（空）1A1［督

查工作］督導一般職工或速記員。（空）412［日程安排］替

上司定約會并做好記錄；（空）

13［平常事務〃］閱讀并分類信件通訊事務、電話；

14［辦公室管理］（空）辦公室環(huán)境的布置和整理，保管辦公室設備及用品

15［其他臨時交辦的事項T以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交

辦事項（空）替上司申報交納所得稅及辦理退稅。（空）17A（空）（空）外

出辦事，如銀行、郵局等。

2公用易耗品重要涉及哪些？

辦公用易耗品重要有：

（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字

筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂

書機（涉及訂書針）、打孔機、裝訂機（涉及裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算

機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標簽紙、直

尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

A3簡要闡述文員工作的三個環(huán)節(jié)，互相關系如何？

文員工作分為三個環(huán)節(jié)：計劃、實行和檢查。A（1）計劃的環(huán)節(jié)，要充足了解

即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。A（2）實行的環(huán)

節(jié)，要注意:同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的

工作無論是哪一種渚B要對的地實行；配合上司預期的期限。

（3）檢查的環(huán)節(jié)，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過

的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。A另一方面，說明三個

環(huán)節(jié)之間的關系。

三者的關系為：

先作計劃，付諸實行,然后檢查結果，圍繞“計劃——實行——檢查”這樣一個滾動

的A過程開展。三者互相聯(lián)系形成一個循環(huán)。

文員一方面要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實行，并嚴格檢查其結果，使

得這個結A果對下一次的計劃有所幫助和啟示。務A、按照“優(yōu)先順序”解決工作

原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。

5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作

方法的結識。

1.請示方法和報告方法；

2.計劃方法和總結方法；A3.受意方法;A4.傳達方法;5A.進言方法;

6.變通方法和擋駕方法；A7.分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領略上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤?即領略上司在會議

發(fā)言、文獻批示、工作部署或與文員談話時,直接就某一問題或某項工作所發(fā)表

的意見和想法等，易于文員判斷和領略)和間接受意(即上司在平時隨便交談的情

況下,或與其別人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和見解等)。

受意方法要注意:A(1)善于領略上司意圖,不要曲解上司意圖；A(2)備好記錄

本，記錄下指示要點；A(3)注意傾聽，專心判斷指示的用意;4(A)必要時可以

提問,直至明了意圖為止，但不要打斷談話;5(A)如有不批準見，可以公開提出，但

要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；

(6)接受指示后，要不失時機地貫徹實行。A結合實際談體會。A我曾經(jīng)經(jīng)

歷過一件事情，使我充足結識到，在受意時，充足做好記錄的重要性。

才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓

我寫一

份公司的簡介，內(nèi)容要涉及四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件

和軟件配備、A公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下

指示的要點;事后,又怕顯A得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大

腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根A本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備

好了記錄本做好了記錄,根據(jù)總經(jīng)理的授意,A才寫出了各方滿意的公司簡介。

從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。

注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是

要注意按照以上的思緒作答；并且要注意結合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說

明教材中的相關知識點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的因素大多是

不結合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以注意。

作業(yè)21A、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

(1)都應先問好,再傳達自己的信息；

(2)都應保持耐性、熱情的態(tài)度；

(3)通話結束,應讓對方感受到自己快樂的心情；A(4)都應簡明扼要表達

自己的意思。A異：1(切打電話應一方面查清楚對方的電話號碼；接電話

應等電話鈴響2—4聲就接聽。A(2)打電話應將重點部分在掛電話之前再確

認一遍；接電話則沒有這一步。A

2.如何做好為領導篩選電話的工作,重要做法有那些？

需要掌握四個情況:一是了解領導的工作。二是了解領導的性格。三是了解

領導的意圖。四是了解領導的作息時間。

平常做好來電目錄,對特殊的人，特殊的號碼進行登記。

最佳有一本各單位的，和其它單位領導人的電話號碼本。假如領導不在，需要

傳話的話，記錄下來，以防忘掉。

3、簡要回答郵件分揀的一般標準。

(1)按照收件人的姓名分揀；2(A)按照郵件的重要性分揀；

(3)按照收件部門的名稱分揀。

4、如何解決上司不在時的郵件？

領導不在秘書解決信件或郵件時，應當將公司和外來的信件或郵件分開，并

把內(nèi)容大體記錄下來。積極與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自解決的郵件或信件。

把信件或郵件交給公司有權解決的人回復。把寄給上司的信件或郵件連續(xù)編

號。A(1)將公司和外來的信件或郵件分開，并把內(nèi)容大體記錄下來。(2)

積極與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自解決的郵件或信件。(3)把信件或郵件交

給公司有權解決的人回復。(4)把寄給上司的信件或郵件連續(xù)編號。(5)把需

要上司親自解決的信件或郵件保存下來，并在告知發(fā)件人已收到的信中告訴

對方何時可以得到回復。（6）把積壓的信件或郵件分別裝入紙袋中，標上“需

要xx解決”的字樣。

5、如何妥善解決上司拒絕接見的來訪者的來訪？

（1）上司正在開會時；“讓您久等，抱歉。他正在緊急會議中，無法離開,可不可

以讓代理人與你先談？”（2）上司繁忙時；——“真對不起，某某（上司）現(xiàn)在

正忙，放不下手邊的事。您看這樣好不好，改日再與您聯(lián)系，實在麻煩您，很抱

歉?！保?）上司即將外出時;——“對不起，某某先生（上司），已經(jīng)安排好有

事外出，現(xiàn)在正忙著，沒法與您見面。我們上司說讓您白跑一趟，真是不好意思,

能否由我轉達留言。我叫xx,是他的文員?！比缓髮⒘粞杂涗浵聛?。（4）遠道

來訪或有重要事情的來訪時?！雀嬖V來訪者“他（上司）即將外出……”再去

通報上司。若上司指示代理人，便向來訪者傳達“抱歉，讓您久等，某某急著外出，

但他請代理人與您見面。請往這邊走……”使對方能充足了解情況。

作業(yè)、提高會議效率，文秘人員應注意那些方面，請列出相關要點。

工作會議注意事項

（1卜會議告知:會議告知的發(fā)放時間一般是會前一周發(fā)放，以便于參與會

議的人員做工作計劃（緊急會議可以電話告知）。

會議告知的內(nèi)容應涉及如下幾項：

會議標題：標題要簡潔、明了，要突出會議內(nèi)容。

會議時間:具體開會時間，會議地點:具體開會地點（假如是在外部開會要具

體具體，最佳附帶行車路線，在會議地點擺放指示牌）

會議內(nèi)容：具體工作會議的內(nèi)容。

參會人員：具體參與會議的人員。

署名：發(fā)文單位/部門的署名、日期（在告知的右下角）（2）、會議

材料的準備:會議材料最佳要提前一天準備好。3、會議會場布置:①、會議條幅:

要提前一天制作好并認真仔細檢查條幅的內(nèi)容的對的性（特別是要注意詞義的具

體情境），最佳在會議的前一天下午掛好（會議在第二天上午召開）或上午掛好

（會議在當天的下午召開）；②、音響、話筒:會議前一天要把音響、話筒調試

好（注意話筒的電池有無充足的電量，最佳換未經(jīng)使用的電池）；③、投影設備:會

議前一天要調試好；④、桌椅位置的擺放：位置的擺放要講究順序，特別是領導

的座次（具體情況具體分析，一般情況下領導是很在乎的，一定要小心哦）,領導出

席牌的排放位置。⑤、茶水：安排工作后勤人員的倒茶工作，領導到茶水到，工

作后勤人員要具有基本的禮儀常識。⑥、簽到表:一般的會議要準備簽到表，規(guī)定

到會的各位簽到，一邊留底登記。⑦、會議紀要：一般會以結束后有會議記錄人

員撰寫會議紀要，紀要會議的重要內(nèi)容，留底

存檔，作為歷史資料。

社會化大生產(chǎn)和快節(jié)奏生活規(guī)定節(jié)約會議成本,提高會議效率,這也是企事業(yè)單

位提高經(jīng)濟和社會效率最本質的規(guī)定。要提高會議效率，文秘人員必須注意以下

幾點：

1、遵循法律法規(guī)

2、合理擬定會議目的

3、擬定必要的與會者

4、減少會議數(shù)量

5、縮小會議規(guī)模

6、簡化會議程序

7、縮短會議時間

8、控制會議經(jīng)費

9、分析會議成本

2、日程安排計劃表的種類大體有幾種?試以其中一種為例，編制一份義義預定

表。A日程安排計劃表的種類3（1）年預定表。是公司在每年度例行的重要業(yè)

務活動,及有關公司的活動事項一覽表,A所記載的活動事項有股東大會、董事會、

公司創(chuàng)建紀念日、年休假等。一般于年初將整個的度的活動事項整理成表，再

告知各部門。

(2)月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月

要進行的

會議、面談、出差、訪問等預定計劃。A周預定表是一個月預定計劃中的一周

計劃，此預定計劃比月預定表更具體。

日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位,具體

地預定從

早到晚的業(yè)務活動。A各種預定表的編制請同學們參照教材P.166-P.170±

的例子，編寫。

3.文秘人員應為上司的商務旅行做好哪些準備工作？請列出工作要點。

(1)準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛

機還是汽車、火車或輪船,出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。

旅行計劃要準備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存

檔。假如辦公室其別人想要并有權利要，應再額外準備一份。

(2)制定約會計劃。約會計劃表應當涉及：城市名和省(州)名(假如是國外

旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址,

電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。

假如上司與某位洽談業(yè)務的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給

上司。

(3)為商務洽談收集資料。把上司旅行中將要解決的每一個問題的文獻準

備好，如與某項要探討的問題有關的信件、備忘錄及其他相關資料。你可以用橡

皮筋或大號回形針把所有相關的文獻扎在一起,每一扎都要標得清清楚楚。

⑷決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列

出清單。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。

旅行用品一覽表

?信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票

?筆記本

?地址目錄：電話、傳真等號碼

?日歷卡

?世界各地時間表

?國際電話號碼表

?文獻夾

?商業(yè)名片

?聲像材料

?手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等

?鈔票、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡

?相關檔案

?旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風土人情介紹

?日程表、約會安排表、時間表和計劃表

?護照、簽證等

?鋼筆、鉛筆

?回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子

?圖章和印泥盒

?急救藥盒

(5)行李問題。上司也許想知道在飛機上可以免費帶多重和多大的行李。

文秘人員通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人可了解這些信息。并

且經(jīng)常旅行的人總是增長他們的個人保險金以獲得毀壞、損失的補償。要準備隨

身攜帶的行李，有些。主管人員短途旅行時隨身帶一只小提箱和一只公事包,或者

一只從旁邊打開有兩格的公文包。可以把衣服放在下格，這樣下飛機可直接去約

會，而不必先去旅館放行李。

4、文秘人員對上司重要工作的輔佐重要涉及哪些方面？

提神醒腦的服務。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或

準備濕毛

巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情,使上司能精神煥發(fā)地工作。△私事方面的

協(xié)助。A協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關的部分，此外是上司身邊

的純粹私事：

(1)特別指示事項的時候一一雖然是上司的私事,但認為關系到上司的形象問

題,所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事,使上司得到充足的便

利。2(A)純私人性請求時一一碰到這種情形，就把它當作上司運用文秘人員

是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。A財物管理。涉及：(1)薪

金收入管理一一薪金收入達成一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪A金

以外有超額的收入,都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入

多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。

(2)支票往來的管理一一最重要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應

將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并

做紀念保管。

5.舉辦一般規(guī)模的宴會，需要做哪些準備工作，請列出相關要點，并選擇其中

某一項工作,做出較為具體的說明。

舉辦一般規(guī)模的宴會，需要做如下工作：

1、客人的選擇

2、擬定期間

3、會場的選擇

4、擬訂菜單

5、寄發(fā)請柬

6、席次的排列

以會場的選擇為例：

決定舉行宴會后，要及早選定會場。會場的選擇應配合宴會的性質、客人的數(shù)目

以及預算費用等，假如是新建筑物落成，多半在自己公司舉行。應注意下列幾點：

1)宴會的形式與氣氛

2)交通是否方便

3)場地大小是否合適

4)菜式

有無停車場

作業(yè)4

1、簡要闡述社交話題的選擇。

合適的話題涉及：

(1)談話雙方都感愛好的、有共同利益的話題，如合作意向等；

(2)一般人喜聞樂見的話題,如天氣、時事新聞、體育報道等；

(3)顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、

風土人A情等；

(4)比較高雅的話題,如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞

任務等；

(5)積極、健康的生活體驗的話題；

(6)風趣、風趣的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。

不合適的話題涉及：A(1)應當忌諱的話題。如個人私生活等。

(2)令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

(3)過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分

歧等。

(4)自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。

(5)夸耀自己的話題。4(6)庸俗的、色情的話題。

(7)不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。A

2、印章的使用重要有哪幾種形式,其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如

何?A印章的使用的重要形式為：

(1)落款章；(2)更正章；(3)證見章；(4)騎縫章；(5)騎邊章；(6)密封

章；(7)謝存章。

落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：1(A)落款章加蓋于文書作者的落款

處，用來表白作者的法定性和文獻的有效性。A(2)騎縫章用于帶有存根的公

函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。A(3)更正章用于文書

書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。

3、簡要闡述收文解決的程序及分送的基本原則。

收文解決的程序:簽收和拆封---登記----分送----擬辦----批辦----承辦

---催辦一4一注辦。

分送的基本原則：

(1)屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文獻或重大問題的

請示、報告△之類的文獻，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或解

決;A(2)屬于機關平常事務性的已有明確分工的文獻,或早有批示規(guī)定和有規(guī)

可循的例行A公文,按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；

(3)分送給機關領導閱批的文獻，要先填好“公文解決單”，連同文獻一并送

批；A(4)便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負

責人辦理;5(A)在文獻份數(shù)少時，閱辦閱知部門(或領導)多的情況下,應按先

辦理、后閱知,A先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的順序分別審閱解決，并以秘書

為軸心，進行輪輻式傳閱。

4、按照文書立卷特性立卷，重要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特性立卷的

基本含義。A類型：1(A)按問題特性立卷；(2)按作者特性立卷；(3)按

文種特性立卷；(4)準時間特性

立卷；⑸按地區(qū)特性立卷；(6)按通訊者特性立卷。a按問題特性立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問

題的互相聯(lián)

系和解決情況，運用最廣泛。A

5.簡要說明電子文獻歸檔的基本方法。

(1)將應歸檔的最終版本的電子文獻存入磁、光介質上，脫機后可存放在別處；

(2)采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網(wǎng)絡上應歸檔的電子文獻進行壓縮，然后刻入磁、

光介質上，但采用壓縮工具