集團公司文書擬寫與處理通用文書的擬寫教材-中級

集團公司文書擬寫與處理通用文書的擬寫[中級]一、決定(一)學(xué)習(xí)目標如何擬寫決定。(二)決定的擬寫1.表彰與處理決定的擬寫表彰與處理決定主要用于表彰對社會或?qū)Ρ締挝蛔龀隽酥匾暙I的先進個人或先進集體；或用于批評處理個人或集體的違法亂紀行為。無論是表彰決定，還是處理決定，都是重大的帶有全局性影響的事項。表彰決定的正文由四部分組成：被表彰者的身份、事跡，對被表彰者的評價，表彰決定，希望與號召。被表彰者的身份、事跡：主要寫明被表彰者的姓名、職業(yè)，以及英雄模范事跡。事跡部分的行文應(yīng)豐滿、具體；評價：是指對被表彰者的評價，應(yīng)中肯而準確；表彰決定：是發(fā)文單位對被表彰者精神或物質(zhì)方面的獎勵措施；希望與號召：即用簡短的語言提出向英雄模范人物學(xué)習(xí)的號召。處理決定正文的開頭寫明針對的事件、當事人的問題；然后分析問題的性質(zhì)、產(chǎn)生的原因、應(yīng)當吸取的教訓(xùn)等；最后寫明處理意見并提出希望。例文：表彰決定××廠關(guān)于授予×××、×××先進工作者稱號的決定×年×月×日××車間技術(shù)員×××、×××在自己的工作崗位上，不怕困難，刻苦鉆研……為全廠的技術(shù)改造工作做出了重大貢獻，是全體職工學(xué)習(xí)的榜樣。為此，經(jīng)研究決定：授予×××、×××先進工作者的稱號，并頒發(fā)證書。希望全廠職工，向×××、×××同志學(xué)習(xí)，為超額完成今年的生產(chǎn)任務(wù)而努力工作。2.知照類決定的擬寫知照類決定多是較簡要地記述決定事項，傳達給有關(guān)范圍，一般沒有執(zhí)行的具體要求。因此，其正文一般由決定根據(jù)、決定內(nèi)容兩部分組成。決定根據(jù)：是指作出決定的會議、機關(guān)、政策根據(jù)或事實依據(jù)。決定內(nèi)容：指決定的事項，往往分條列項寫明。知照類決定的使用范圍較廣，諸如對一件具體事項的決定，機構(gòu)設(shè)置、調(diào)整與撤銷的決定等，都屬于知照類決定。知照類決定的特點是重在宣告、知照，只要求有關(guān)部門或人員知道就行了，沒有執(zhí)行的具體要求。例文：知照類決定七屆全國人大一次會議關(guān)于設(shè)立海南省的決定(一九八八年四月十三日七屆人大一次會議通過)第七屆全國人民代表大會第一次會議審議了國務(wù)院關(guān)于設(shè)立海南省的議案，決定；一、批準建立海南省，撤銷海南行政區(qū)。海南省人民政府駐?？谑?。二、海南省管轄海口市、三亞市、瓊山縣、文昌縣、萬寧縣、屯昌縣、……3.任免決定的擬寫任免決定的正文比較簡短，只寫明任免根據(jù)、日期、被任免人員的姓名與職務(wù)即可。(三)相應(yīng)知識決定是對重要事項或者重大行動做出安排時使用的文種。是一種重要的領(lǐng)導(dǎo)性、規(guī)定性文書。決定按其用法可分為指揮性決定、表彰與處理決定、知照類決定、任免決定。決定在機關(guān)、團體、企事業(yè)單位使用頻率較高。(四)決定的擬寫注意事項1.決定正文的結(jié)構(gòu)安排應(yīng)根據(jù)決定篇幅的長短、事項的復(fù)雜程度等來決定。凡內(nèi)容單純，不需闡述說明的，用一段式的寫法。如：知照類決定、任免決定都可采用一段式的寫法；如果內(nèi)容較多，且需要闡述說明的，可用分條式或分題式寫法，指揮類決定，表彰與處理決定應(yīng)采用此種寫法。2.決定的文字要簡明，語言要準確，詞語不能引起歧義；決定的事項要寫得明白、具體，便于實際操作。二、指示(一)學(xué)習(xí)目標如何擬寫指示。(二)指示的擬寫指示的正文一般包括三個組成部分：指示的緣由、指示事項、執(zhí)行要求。指示緣由：主要寫明為什么發(fā)指示，然后往往用一句過渡語，如："特作如下指示"轉(zhuǎn)入指示事項部分。指示事項：即指示的具體內(nèi)容，一般應(yīng)分條列項敘述。執(zhí)行要求：指示正文的最后用簡明的語言提出貫徹執(zhí)行的具體要求。(三)相應(yīng)知識指示是上級對下級布署工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則時使用的文書。它是上級對下級布置重要工作和指導(dǎo)執(zhí)行政策時發(fā)布的一種領(lǐng)導(dǎo)性文書。指示帶有法規(guī)性，并具有很強的約束力。指示的內(nèi)容一般是根據(jù)法律、法規(guī)以及有關(guān)的決定精神對下級布置工作，是完成某項任務(wù)，解決某項具體問題的依據(jù)。有的指示本身就是政策規(guī)定。指示一般側(cè)重于原則、方法、步驟、措施、策略方面的指導(dǎo)，針對性較強。實際工作中，企事業(yè)單位使用指示的情況較少。(四)擬寫指示注意事項1.指示的內(nèi)容應(yīng)該與上級的有關(guān)方針政策相一致。2.指示的語言要精練，條理要清楚，措施要求要具體。例文：指示中共中央、國務(wù)院關(guān)于深入扎實地開展綠化祖國運動的指示(節(jié)選)(一九八四年三月一日)近幾年來，綠化祖國的群眾運動，正在中華大地上蓬勃展開。隨著中共中央、國務(wù)院《關(guān)于保護森林發(fā)展林業(yè)若干問題的決定》和五屆全國人大第四次會議《關(guān)于全面開展義務(wù)植樹運動的決議》以及有關(guān)政策的貫徹執(zhí)行，全國植樹造林工作取得了一定的成績，積累了不少好的經(jīng)驗。在農(nóng)村，給五千萬農(nóng)戶劃了二億五千萬畝自留地，80%的社隊落實了山權(quán)林權(quán)，建立了林業(yè)生產(chǎn)責(zé)任制，林業(yè)專業(yè)戶、重點戶應(yīng)運而生，新的林業(yè)合作經(jīng)濟開始出現(xiàn)。但是，我國森林覆蓋率低，荒山荒地也很多，而綠化祖國運動的發(fā)展也很不平衡，造林質(zhì)量不夠高，一些地方亂砍濫伐，破壞林草植被的現(xiàn)象還相當嚴重，綠化祖國的任務(wù)仍然十分艱巨。為把這項治理國土、造福子孫的偉大事業(yè)繼續(xù)推向前進，做到一年比一年好，一年比一年扎實，以適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要，特作如下指示：一、進一步提高對綠化祖國重大意義的認識。……二、擴大視野，因地制宜，加速綠化。……三、放寬政策，建立和完善林業(yè)生產(chǎn)責(zé)任制?！?、積極支持林業(yè)專業(yè)戶的發(fā)展?！?、深入開展全民義務(wù)植樹運動?！⑶袑嵶ズ梅N苗，保證綠化需要?！摺⒄J真保護林草植被?！恕⒅v究科學(xué)、注重實效?！?、自力更生為主，廣辟綠化資金渠道。……十、切實加強對綠化工作的領(lǐng)導(dǎo)?！泄仓醒?、國務(wù)院要求各級黨委和人民政府都要十分重視綠化工作，進一步動員各族人民，知難而進，堅持不懈，為加速綠化我們偉大的社會主義祖國，盡快改變山河面貌而奮斗三、批復(fù)(一)學(xué)習(xí)目標如何擬寫批復(fù)。(二)批復(fù)的擬寫1.指示性批復(fù)的擬寫指示性批復(fù)的正文由三部分組成：批復(fù)依據(jù)、批復(fù)內(nèi)容、針對批復(fù)的問題提出原則性指示。批復(fù)依據(jù)：即指明根據(jù)什么來文，一般引用來文的標題或發(fā)文字號，如："你單位×年×月×日關(guān)于××的請示收悉"等；批復(fù)內(nèi)容：是針對來文的內(nèi)容進行答復(fù)，寫明對所請示事項的態(tài)度和意見；針對批復(fù)問題提出原則性指示：這是指示性批復(fù)的特點，一般針對重要請示單位領(lǐng)導(dǎo)要進一步指明來文所述問題的意義和重要性，強調(diào)指出其中需要特別注意的問題或提出補充意見。批復(fù)一般有貫用結(jié)束語，即"特此批復(fù)"或"此復(fù)"，另起，不注標點。例文：指示性批復(fù)國務(wù)院關(guān)于將遼寧蛇島、老鐵山劃歸國家重點自然保護區(qū)給遼寧省人民政府的批復(fù)遼寧省人民政府：省遼政發(fā)〔1980〕190號文收悉。國務(wù)院同意將蛇島、老鐵山候鳥停歇站列為國家重點自然保護區(qū)，由你省環(huán)境保護部門歸口領(lǐng)導(dǎo)。蛇島盛產(chǎn)蝮蛇，是研究海洋島嶼生態(tài)系統(tǒng)和蝮蛇生態(tài)學(xué)的理想基地。蝮蛇及蛇毒有很高的醫(yī)藥和經(jīng)濟價值。老鐵山是候鳥遷徙的重要停歇站，每年有大量的多種珍貴候鳥經(jīng)過這里停歇，認真管理好這個地區(qū)，對于保護候鳥資源有著重要意義。請你省建立必要的管理機構(gòu)，搞好保護區(qū)的規(guī)劃和科學(xué)研究，按自然保護區(qū)的要求，采取有效措施保護候鳥和發(fā)展蝮蛇資源。保護區(qū)所需人員編制、經(jīng)費、物質(zhì)(資)、設(shè)備等應(yīng)納入省的計劃。中華人民共和國國務(wù)院一九八○年八月六日2.表態(tài)性批復(fù)的擬寫表態(tài)性批復(fù)的正文由兩部分組成：批復(fù)依據(jù)和批復(fù)內(nèi)容。這類批復(fù)只對請示事項表明態(tài)度，同意或不同意。實際上是按規(guī)定完成某一事項的法定批準程序。例文：表態(tài)性批復(fù)××總公司關(guān)于××分公司開發(fā)××產(chǎn)品的批復(fù)××分公司：四、通報(一)學(xué)習(xí)目標如何擬寫通報。(二)通報的擬寫1.表彰性通報的擬寫表彰通報主要用于表揚好人好事，從正面樹立榜樣，弘揚其品德與精神，推廣其先進經(jīng)驗和做法，樹新風(fēng)，明道德，互相學(xué)習(xí)與促進，推動或改進各項工作。表彰通報的正文，通常由主要事實、分析評價、表彰決定、希望與號召四個部分組成。主要事實：是指通報事件發(fā)生的背景、經(jīng)過，包括時間、地點、人物、模范事跡；分析評價：主要是分析闡述受表彰者的可貴精神和教育意義，即對受表彰的對象進行評價和肯定；表彰決定：是對先進單位或個人在精神上與物質(zhì)上的獎勵辦法；希望與號召：是發(fā)文單位向有關(guān)單位或人員提出向先進學(xué)習(xí)的號召，以此作為全文的結(jié)束語。例文：表彰性通報××廠關(guān)于表彰×××同志拾金不昧的通報我廠退休職工，共產(chǎn)黨員×××同志，于×月×日拾到人民幣兩萬元，雖然×××同志愛人長期癱瘓在床，家境比較困難，但×××同志不為重金所動，將拾到的錢款如數(shù)交到××派出所?！痢痢镣驹诮疱X面前，體現(xiàn)出的高尚品德，受到了廣泛的稱贊。為表彰×××同志拾金不昧，本廠決定獎勵×××同志500元獎金，并在全廠通報表揚。希望全廠職工，尤其是共產(chǎn)黨員，向×××同志學(xué)習(xí)，樹立良好的道德風(fēng)尚，為兩個文明建設(shè)做出貢獻?！痢痢翉S×年×月×日2.批評性通報的擬寫批評通報用于在一定范圍內(nèi)批評不良的人和事，歸納教訓(xùn)，引以為戒。批評性通報的正文由四部分組成：主要錯誤事實、對錯誤和事故的分析、處理決定、希望與號召。主要錯誤事實：即寫明事故發(fā)生的前因后果，包括時間、地點、人物、錯誤事實，主要過程。對錯誤和事故的分析：即找出產(chǎn)生原因，指出其性質(zhì)、危害及造成的惡劣影響。處理決定：即對當事人的處罰辦法。希望與號召：向有關(guān)單位或人員提出警戒，避免類似情況的發(fā)生。例文：批評性通報××市食品釀造工業(yè)公司關(guān)于××食品廠司機×××私自開車去北戴河游玩的通報公司所屬各單位：今年×月×日晚，××食品廠司機×××以磨合汽車為借口，私自做主開"630"食品防塵車帶著五人從××分廠去北戴河游玩。于××日早八點左右到達北戴河，第二天夜間十二點多鐘返回。往返行程六百多公里?！痢痢链舜嗡阶蚤_車去北戴河游玩，目無組織紀律，錯誤實屬嚴重。車隊負責(zé)人在問題發(fā)生后未及時向公司匯報，這種做法也是錯誤的。為了嚴肅紀律，維護公司利益，教育本人和廣大職工，經(jīng)公司研究決定：對司機×××予以通報批評，扣發(fā)三個月獎金，并補交去北戴河全程所用汽油費。望各廠接此通知后，組織車隊同志學(xué)習(xí)、討論，從中吸取教訓(xùn)。各廠必須加強對車輛的管理，建立健全各項規(guī)章制度。今后磨合車，要指定時間、路線、人員，同時可以結(jié)合送貨進行磨合；車輛存放要指定地點，嚴格限制去外省市。努力使車輛管理工作提高一步?！痢潦惺称丰勗旃I(yè)公司×年×月×日3.情況通報的擬寫情況通報用于傳達上級的重要精神或某一方面工作的重要情況，指出工作的重點或必須關(guān)注的問題。這類通報的特點是具有強烈的時間性，對于統(tǒng)一認識，推動當前工作，具有重要作用。情況通報的正文包括兩部分：情況介紹、情況分析。情況介紹：即把通報的情況、信息、事實、材料等如實反映出來。情況分析：即對通報的情況做必要的闡述、評價，有時還可針對具體問題提出一些指導(dǎo)性的看法。(三)相應(yīng)知識通報是表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或者情況時使用的文書。通報按其用法有表彰性通報、批評性通報、情況通報。通報一般用于具有普遍意義的典型事例、成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)，借以對人們起到示范、教育和警戒作用。通報還可以起到溝通消息、互通情報的作用。通報的使用范圍：上級對所屬下級可發(fā)通報，本單位也可對各內(nèi)部組織機構(gòu)和有關(guān)人員發(fā)通報。(四)通報擬寫注意事項1.選材要典型，要具有普遍意義。表彰先進要有感召力，批評錯誤要有警誡作用，確保行文的積極效果。2.事實準確、具體，評述恰當。通報的事實部分行文要豐滿，成績講夠，事跡擺足，問題不隱瞞，不縮小。評價部分要進行科學(xué)分析，不妄加推論。3.通報具有強烈的時間性，起草、印制通報要及時迅速，以起到宣傳教育、推動工作的作用。五、擬寫通用文書的一般注意事項(一)要懂得文書的分類文書的使用范圍十分廣泛，各種性質(zhì)、各種類型的機關(guān)單位在工作活動中都會產(chǎn)生和使用文書，適應(yīng)各行各業(yè)進行各種業(yè)務(wù)活動的需要，文書的種類也很多。為了保證文書工作的順利進行，有必要對各單位常用的文書進行分類。常見的、基本的文書分類，主要是從文書的來源、作用、行文關(guān)系、處理要求等方面來劃分。1.從文書的來源上分，一個單位的文書可以分為對外文書、收來文書、內(nèi)部文書。對外文書：簡稱發(fā)文。是指本單位擬制的向外單位發(fā)出的、作為傳達本單位意圖時使用的文書。如：本單位向下屬單位發(fā)出的指示、通知等。收來文書：簡稱收文。是指由外單位擬制的、作為傳達其單位意圖發(fā)送到本單位的文書。如：上級發(fā)送來的指示、批復(fù)，下級發(fā)來的請示、報告等。內(nèi)部文書：是指本單位制作的供本單位使用的文書。如：單位內(nèi)部的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)以及內(nèi)部的通知、通報等。需要說明的是，發(fā)文、收文、內(nèi)部文書的劃分不是絕對的，有時內(nèi)部文書如計劃、總結(jié)等也需向上級報送或與其它單位交流，有時收來文書又需向外轉(zhuǎn)發(fā)。2.從文書的作用上分，有指揮性文書、規(guī)范性文書、報請性文書、知照性文書、記錄性文書。指揮性文書：它是上級制發(fā)的，作為領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)下級工作的文書，需要下級認真貫徹執(zhí)行。如：命令、指示、決定、批復(fù)等。規(guī)范性文書：是指由機關(guān)、團體、企事業(yè)單位制定的，要求其成員在活動、工作等方面嚴格遵守的行為規(guī)范，它是一種兼有政策性和法規(guī)性的文書，有較強的規(guī)范性和強制性。如：章程、條例、規(guī)定、辦法、細則等。報請性文書：是下級向上級報告工作、反映情況、請示問題的文書。如：請示、報告等。知照性文書：是機關(guān)單位發(fā)出的需要周知或遵守，以及各單位之間通報情況、聯(lián)系工作時使用的文書。如：公告、通告、函等。記錄性文書：是指各單位用以記載、歸納公務(wù)活動以備查考的文書。如：會議記錄、大事記等。3.從文書的行文關(guān)系上分，有上行文、平行文、下行文。上行文：是指下級向所屬上級發(fā)送的文書。如：請示、報告等。平行文：是指平級或不相隸屬的機關(guān)單位之間的行文。如：公函、通知等。下行文：是指上級對所屬下級的行文。如：命令、指示、批復(fù)等。4.從文書的處理要求來看，可作多種劃分。如：從內(nèi)容處理要求分，有需辦件、參閱件；從時間處理要求分，有急件、平件；從保密處理要求分，有秘密以上件、普通件等。(二)要了解主題詞及主題詞標引1.主題詞根據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第十條第十款的規(guī)定：法定公文應(yīng)當標注主題詞。其它文書亦應(yīng)參照執(zhí)行。主題詞(正式主題詞)又稱敘詞，它是將自然語言中的名詞術(shù)語經(jīng)過規(guī)范化得出的詞或詞組，在標引中用以表達文獻的主題概念，在檢索中用它組成提問式，以表達檢索的要求。除正式主題詞外，還有非正式主題詞。非正式主題詞又稱非敘詞，是正式主題詞的同義詞或準同義詞，不能用于文獻的標引和檢索，只起指導(dǎo)作用。文書標注主題詞的作用是：提高檢索、查詢速度，有利于文書管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。2.主題詞表主題詞表又稱敘詞表，它是將文獻、標引人員、利用者的自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索語言的一種詞匯控制工具；它是概括各行各業(yè)或某一學(xué)科領(lǐng)域由語義相關(guān)、族性相關(guān)的術(shù)語組成的規(guī)范化的動態(tài)詞典。一般由說明、字順主表及附表組成。主題詞表按性質(zhì)可分為綜合性主題詞表和專業(yè)性主題詞表兩大類，如《漢語主題詞表》屬綜合類?！秶鴦?wù)院公文主題詞表》等屬于專業(yè)類。文秘人員在撰寫文稿時，應(yīng)使用主題詞表中的規(guī)范化的詞。3.主題詞標引(1)標引及主題詞標引概念標引，是將文稿進行主題分析，將分析結(jié)果，用一定的檢索標識記錄下來，作為存儲和檢索的依據(jù)，這一處理過程，稱為標引。主題詞標引是對文稿的主題內(nèi)容賦予主題檢索標識--主題詞的過程。(2)標引工作的要求①按照有關(guān)規(guī)定進行標引。文稿標引必須遵循標引的規(guī)定與規(guī)則，才能確保各單位在標引工作上的一致性，克服各自為政的現(xiàn)象，提高標引工作的質(zhì)量。文稿主題標引應(yīng)以國家標準GB3860-83《文獻主題標引規(guī)則》為準繩，按照《國務(wù)院公文主題詞表》并參照《漢語主題詞表》進行標引，使標引工作標準化、規(guī)范化。②標引工作應(yīng)當做到：對文稿內(nèi)容的分析要全面、深入，判斷主題要準確，不遺漏文稿中有查考利用價值的信息；在標引上要正確運用檢索標識，提高專指性，恰當?shù)乇磉_對文稿分析結(jié)果形成的主題概念，既要有一定的深度，又要有所選擇和取舍；對同一概念的標引，賦予的標識要前后一致。(3)標引人員的素質(zhì)文稿標引的質(zhì)量不僅與標引規(guī)則、標引方法、主題詞表本身的質(zhì)量有關(guān)，而且受標引人員素質(zhì)的影響。標引是標引人員賦予文稿以檢索標識的過程，也是從文稿中獲取有價值信息的過程，因此，提高標引質(zhì)量的措施之一，就是要提高標引人員的素質(zhì)。首先，標引人員要有一定的檢索知識，要懂得檢索語言和檢索理論，熟悉所使用的主題詞表、標引規(guī)則、標引步驟和方法，掌握標引工作技巧。其次，標引人員應(yīng)具備本專業(yè)的知識，標引時能恰當?shù)剡x取表達本專業(yè)的主題標識。再次，標引人員要有一定程度的漢語水平。(4)標引規(guī)則①一般標引規(guī)則以《國務(wù)院公文主題詞表》為例，主要有以下四點：第一，數(shù)量規(guī)則。一份文書的標引，除類別詞外，最多不超過5個主題詞。第二，格式規(guī)則。主題詞在文書的抄送欄之上，頂格寫。主題詞后用冒號，各主題詞之間空一格，不用標點。第三，排列規(guī)則。標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文書內(nèi)容的詞，最后標反映文書形式的詞。如《××縣人民政府關(guān)于開展春耕生產(chǎn)工作的指示》，先標類別詞"農(nóng)業(yè)"，再標類屬詞"春耕生產(chǎn)"，最后標上反映公文形式的詞"指示"。第四，選詞規(guī)則。選定的詞一般應(yīng)是主題詞表中規(guī)定使用的正式主題詞，且能直接地、客觀地反映出文書所論述的主題，其書寫形式要與詞表中的詞形一致。除上述之外，標引時還應(yīng)遵循下列要求：第一，標引的主題詞必須選用主題詞表中相對應(yīng)的、最專指的能夠準確反映文稿主題概念的主題詞進行標引，一般不得用上位主題詞或下位主題詞標引。第二，文稿主題概念能用單個主題詞表達時，則必須使用單個的主題詞標引，不得使用組配形式。反之，當沒有相對應(yīng)的、專指的單個主題詞時，則可以選用兩個以上的主題詞進行組配標引。第三，如果組配仍無法達到要求時，應(yīng)選用最直接的上位主題詞或近義主題詞進行上位標引或靠詞標引。必要時也可以選擇適合的自由詞標引。第四，如果上位主題詞或近義主題詞仍不適用時，標引人員不必囿于詞表，應(yīng)根據(jù)揭示文稿主題內(nèi)容的實際需要，增補新的主題詞。新增補的主題詞必須是：在本專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)經(jīng)常出現(xiàn)的，具有較大的檢索意義的基本名詞或詞組；具有較高的使用頻率，或今后有可能大量出現(xiàn)的名詞或詞組；具有相當?shù)难芯績r值，表達文稿主題內(nèi)容組配能力較強的詞匯；詞義明確。②組配標引規(guī)則所謂組配，是指在標引時，通過兩個以上的主題詞的合理組