行政管理統(tǒng)籌藝術(shù)

行政助理素質(zhì)提升系列課程之

行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)

1精選課件一丑話說在前頭（15條罪狀）二行政的定義及人員的素質(zhì)要求三行政工作的內(nèi)容和特點(diǎn)四行政工作常見分析方法行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)注：行政統(tǒng)籌除以上內(nèi)容外，還包括行政禮儀、時間管理、溝通技巧、壓力與情緒管理等內(nèi)容，這些將在后續(xù)課程中呈現(xiàn)2精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)8.不懂得日常行政工作禮儀〔注：后續(xù)課程必修〕9.不懂得如何溝通協(xié)調(diào)〔注：后續(xù)課程必修〕10.不懂得時間管理，分不清輕重緩急〔注：后續(xù)課程必修〕11.不懂得處理人際關(guān)系12.不懂現(xiàn)行國家勞動法律〔勞動合同法、社保等〕12.喜歡推諉和推卸責(zé)任13.不能獨(dú)立思考分析，不能獨(dú)立解決問題14.工作被動，僅作部門的“傳話筒〞15.依賴或藐視人力資源及行政部〔廠務(wù)部〕1.知識廣度和深度不夠

學(xué)歷普遍偏低2.口頭表達(dá)和寫作能力弱

個別還不會講普通話3.思想殭化

不愿意接受新事物

不學(xué)習(xí)不上進(jìn)4.越權(quán)，擅作主張5.愛打小報(bào)告：唯恐天下不亂6.越級上報(bào)：雞毛蒜皮的小事直接捅到公司高層7.不清楚自己的角色定位

不清楚自己工作職掌部門行政工作的十五條“罪狀3精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)行政的定義廣義的行政：指的是一定的社會組織，在其活動過程中所進(jìn)行的各種組織的方案、組織、控制、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等活動的總稱

狹義的行政：

以國家而言，是指國家機(jī)能中立法和司法以外的全部機(jī)能的總稱。如工商局、物價局、稅務(wù)局等部門。這些行政管理部門依法行使國家權(quán)力，叫做依法行政

以企業(yè)單位或機(jī)關(guān)組織而言，就是指一般的行政事務(wù)的職能管理，包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理，具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、檔案管理、會議管理、涉外事務(wù)管理、總務(wù)采購管理、生活福利、車輛管理、平安衛(wèi)生、訪客接待、活動組織等

以嘉輝各部門行政助理而言，就是集行政、人事、秘書工作于一身4精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)儀表形象：整潔端莊大方禮貌性格特質(zhì)：責(zé)任心親和力感染力情緒穩(wěn)定創(chuàng)新意識

能力特質(zhì)：執(zhí)行力表達(dá)能力〔口頭與書面〕組織協(xié)調(diào)能力領(lǐng)悟應(yīng)變能力工作特質(zhì)：細(xì)心耐心合作大局觀本錢意識技能要求：辦公軟件〔PPT/Excel/Word〕操作熟練文筆良好具有一定統(tǒng)計(jì)分析能力熟悉公文寫作和檔案管理行政人員的素質(zhì)要求5精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)行政工作的主要內(nèi)容辦公管理會議管理政策制度執(zhí)行員工行為規(guī)范輔助高管文書檔案管理突發(fā)應(yīng)急指揮6精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)具體日常行政事務(wù)1.文書檔案管理2.會議管理3.辦公管理4.車輛管理5.考勤管理6.獎懲管理7.接待招待8.活動組織9.信件管理10.印章管理11.通訊管理12.平安保衛(wèi)13.財(cái)務(wù)報(bào)銷14.應(yīng)急事件的指揮與安排7精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)文書檔案管理1.文書管理：公文：報(bào)告、請示〔申請〕、通知、通告、備忘、聯(lián)絡(luò)、介紹等——收文管理；登記、分發(fā)、擬辦、催辦、歸檔──發(fā)文管理：擬稿〔起草〕、審稿、校對、用印、簽發(fā)、歸檔2.檔案管理：對檔案文件的收集、整理、鑒定、登記、保密、檢索、利用等，包括外收文、內(nèi)發(fā)文、會議記錄、報(bào)告總結(jié)、圖表、影像資料、個人檔案等等要求：1.每位行政助理能夠按照公司統(tǒng)一格式獨(dú)立撰寫各式公文2.每位行政助理應(yīng)該有能力進(jìn)行本部門的檔案管理，方便保存、檢索、利用附件：嘉輝公司常見的一些公文8精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)如何歸檔歸檔原那么：一、是在本企業(yè)活動中直接形成的二、是在當(dāng)前或一定時期內(nèi)具有依據(jù)憑證作用的三、是對企業(yè)具有長遠(yuǎn)的歷史查考價值的歸檔方法：1、按問題組卷2、按名稱組卷3、按時間組卷4、按地區(qū)組卷5、按收發(fā)文機(jī)關(guān)組卷6、按作者組卷7、按結(jié)構(gòu)組卷8、按工作階段組卷9、按專業(yè)組卷歸檔案卷內(nèi)的根本排列方法：一、上級機(jī)關(guān)文件在前，本企業(yè)和下屬單位形成的文件后二、來文和復(fù)文，復(fù)文在前，來文在后三、正文和附件，正文在前，附件在后四、正本和原稿，正文在前，原稿在后五、成果性、結(jié)論性文件在前，原始性、過程性文件在后9精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)會議管理1.會前準(zhǔn)備※明確參會人數(shù)※選擇開會地點(diǎn)※選擇會議時間※擬運(yùn)議事日程※申請會議經(jīng)費(fèi)※預(yù)約會議※發(fā)布會議通知※會場布置※材料/設(shè)備準(zhǔn)備2.會中事務(wù)管理※會議簽到※會議本卷須知※會場效勞※會議記錄※會場應(yīng)急處理3.會后工作管理※會議現(xiàn)場清理※編寫會議簡報(bào)※開展會務(wù)總結(jié)※撰寫會議紀(jì)要※會后檢查督辦4.會議控制※會議數(shù)量控制※會議時間控制※會場環(huán)境控制※會議質(zhì)量控制10精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)辦公管理1.辦公室布局〔Layout〕2.辦公用品管理3.辦公5S管理4.辦公保密管理5.平安消防管理6.辦公室搬遷11精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)辦公室布局舒適美觀和諧便利實(shí)用、方便環(huán)保健康氣派個性良好辦公環(huán)境五大標(biāo)準(zhǔn)辦公室布置的環(huán)境要求12精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)四項(xiàng)原那么1.采光足(自然光/燈光)2.常用設(shè)備應(yīng)放在靠近使用者位置3.同一辦公室員工應(yīng)朝同一方向辦公4.領(lǐng)導(dǎo)座位盡量在后排辦公室室內(nèi)布置原那么附件：某家居公司新廠辦公室布局圖13精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)辦公室搬遷管理附件：某家居公司的搬遷安排表搬家公司選定各部門搬遷時間安排公司總協(xié)調(diào)人和搬家公司現(xiàn)場總協(xié)調(diào)人確定部門負(fù)責(zé)人與行政部負(fù)責(zé)人確定具體工作工程的責(zé)任人所有責(zé)任人聯(lián)絡(luò)打包用具準(zhǔn)備：紙箱，膠帶，白板筆封箱記錄與物件標(biāo)明物品裝車和卸車先后順序安排貴重物品封車、跟車安排甲地啟運(yùn)通知，乙地接應(yīng)人員就位新辦公地點(diǎn)布局圖張貼解說14精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)練習(xí)〔15分鐘〕馬上就是中秋節(jié)了，請以嘉輝公司人力資源部的名義給全廠發(fā)一個中秋節(jié)放假通知。

要求：按照嘉輝公司現(xiàn)有的通知格式提示：今年的中秋節(jié)是9月8日，星期一15精選課件罵聲怨聲指責(zé)聲聲聲入耳急事難事窩囊事事事纏身行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)行政工作特點(diǎn)行政管理工作具以下六大特點(diǎn)：一、綜合性強(qiáng)二、政策性強(qiáng)三、時間性強(qiáng)四、工作內(nèi)容繁雜五、聯(lián)系廣泛六、被動性和突破性強(qiáng)做得好沒人看得見，一點(diǎn)瑕疵誰都盯著你16精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)職責(zé)1.承辦職責(zé)專項(xiàng)工作2.參謀職責(zé)對上級3.管理職責(zé)日常事務(wù)4.協(xié)調(diào)職責(zé)上下級/平行級/內(nèi)外部5.指揮職責(zé)工作分配布置/突發(fā)事件處理6.效能職責(zé)績效評估/提高效率行政職責(zé)17精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)行政工作的監(jiān)測指標(biāo)血壓心率失血呼吸麻醉……部門滿意度客戶滿意度員工投訴率人員流失率領(lǐng)導(dǎo)美譽(yù)度新標(biāo)準(zhǔn)新手段專業(yè)同行水平--手術(shù)中----工作中--18精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)行政工作本卷須知十個注意：1想人所想急人所急2承擔(dān)責(zé)任絕不推脫3多言好事化解矛盾4了解領(lǐng)導(dǎo)善解人意5點(diǎn)到為止互留余地6大事謹(jǐn)慎小事認(rèn)真7謹(jǐn)言慎行保守秘密8甘當(dāng)人后不耍聰明9熱情隨和周到細(xì)致10聯(lián)系內(nèi)外暢通渠道十個杜絕：1忽略上下級關(guān)系2只與領(lǐng)導(dǎo)搞好關(guān)系3炫耀與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系4蔑視領(lǐng)導(dǎo)5只服從自己欽佩或認(rèn)為對的領(lǐng)導(dǎo)6隨便在領(lǐng)導(dǎo)面前和外界發(fā)牢騷7自夸8耍小聰明9越權(quán)10不按自身能力應(yīng)承事物19精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)──成為企業(yè)最有價值的行政助理※與公司一起成長───———----『忠誠度』※全身心投入────────----『敬業(yè)精神』※擔(dān)當(dāng)時要挺身而出──----------『承擔(dān)責(zé)任』※你在為自己工作──────----『自發(fā)主動』※工作中無小事────----------『注重細(xì)節(jié)』※與同事相互配合────--------『團(tuán)隊(duì)合作』※一分鐘也不拖延─────------『輕重緩急』※贏在有效執(zhí)行─────--------『狠抓落實(shí)』※展示個人魅力─────--------『人際關(guān)系』※面對問題和難題─────------『尋求方法』※超越他人，你準(zhǔn)備好了嗎─------『不斷學(xué)習(xí)』※快樂工作，工作快樂──--------『身心健康』20精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)行政工作常用的一些分析方法◆5W2H◆PDCA◆頭腦風(fēng)暴〔Brain-Storming)◆魚骨圖〔見附件〕◆甘特圖〔見附件〕(注：SMART/SWOT/USED等〕Analysis21精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)5W2H〔1〕

WHAT————是什么？目的是什么？做什么事情？〔2〕

HOW

————怎么做？如何提高效率？如何實(shí)施？方法怎樣？〔3〕

WHY————為什么？理由何在？原因是什么？結(jié)果為什么？〔4〕WHEN————何時？什么時間開始和完成？什么時機(jī)最適宜？〔5〕

WHERE---——何處？在哪里做？從哪里入手？〔6〕

WHO—------—誰？由誰來承擔(dān)？誰來完成？誰負(fù)責(zé)？〔7〕

HOWMUCH—多少？數(shù)量如何？費(fèi)用本錢如何？5W2HWhyWhenWhoWhereHowtoDoHowMuchWhat七何分析法，主要作用：發(fā)現(xiàn)線索、設(shè)計(jì)構(gòu)思、思維導(dǎo)出、彌補(bǔ)疏漏22精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)PDCA也叫戴明循環(huán)，是能使任何一項(xiàng)活動有效進(jìn)行的一種符合邏輯的工作程序，有效控制管理過程和工作質(zhì)量的工具PlanDoCheckAction·P(方案PLAN)---設(shè)定目標(biāo)及行動方案·D(實(shí)施DO)----執(zhí)行和實(shí)施方案·C(檢查CHECK)--過程檢查和結(jié)果評估·A(處理ACT)---行動改善或標(biāo)準(zhǔn)化推廣23精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)定義：又稱智力鼓勵法,可以理解為一群人圍繞一個特定的興趣領(lǐng)域產(chǎn)生新觀點(diǎn)，是一種集體研討行為，集思廣益，依靠團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造力，最終通過評判分析，找到最正確解決問題的方法。操作：一般8-12人為組開會，委派一位主持人和一個記錄員〔秘書〕。每位參會人員必須獨(dú)創(chuàng)性的提出自己的方案，并陳述理由。方案數(shù)量越多越好，主持人或記錄員收集到各種有創(chuàng)意的方案后，在會后進(jìn)行評判處理要求：自由暢談延遲評判禁止批評追求數(shù)量作用：集思廣益提高工作效率激發(fā)靈感鍛煉個人和團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造力團(tuán)隊(duì)合作增強(qiáng)凝聚力◆PDCA◆頭腦風(fēng)◆魚骨圖〔見附件〕◆甘特圖〔見附件〕(注：SMART/SWOT/USED等〕頭腦風(fēng)暴

Brain-Storming24精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)魚骨圖繪圖方法：A、填寫魚頭〔主要問題點(diǎn)〕，畫出主骨B、畫出大骨，填寫大要因C、畫出中骨、小骨，填寫中小要因D、用特殊符號標(biāo)識重要因素要點(diǎn)：初學(xué)者繪圖時，應(yīng)保證大骨與主骨成60度夾角，中骨與主骨平行也叫因果圖、特征圖、石川圖，顯示導(dǎo)致或影響給定情況從大到小的所有因素，即：導(dǎo)致一個特定結(jié)果的所有原因?！駨闹鞔痰叫〈痰乃季S。先找出最主要的問題，分析導(dǎo)致此問題的因素，逐層遞推，分析導(dǎo)致各個小問題的因素，對最小的問題提出解決方案，從而使主要的問題得到解決?！駨男〈痰街鞔痰乃季S。與從主刺到小刺的思維相反，從各小問題推到主要的問題。25精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)魚骨圖例如一26精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)魚骨圖27精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)甘特圖也叫條狀圖，或方案進(jìn)度表。甘特圖內(nèi)在思想簡單，即以圖示的方式通過活動列表和時間刻度形象地表示出任何特定工程的活動順序與持續(xù)時間。根本是一條線條圖，橫軸表示時間，縱軸表示活動〔工程〕，線條表示在整個期間上方案和實(shí)際的活動完成情況。它直觀地說明任務(wù)方案在什么時候進(jìn)行，及實(shí)際進(jìn)展與方案要求的比照。管理者由此可便利地弄清一項(xiàng)任務(wù)〔工程〕還剩下哪些工作要做，并可評估工作進(jìn)度。按反映的內(nèi)容不同，實(shí)際可分為方案圖表、負(fù)荷圖表、機(jī)器閑置圖表、人員閑置圖表和進(jìn)度表等五種形式A車間7月份沖床設(shè)備使用安排表沖床編號操作員計(jì)劃時間（單位：天）7月

12345678910111213141516171819202122232425262728293031KA-01劉二20

KA-02張三15

KA-03李四13

KA-04王五25

28精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)甘特圖汪峰新房裝修進(jìn)度表(截止7月28日）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人計(jì)劃時間（單位：天）7月8月12345678910111213141516171819202122232425262728293031123456789101.水電工程何旯7

2.粉刷工程謝娜13

3.木工工程李湘10

4.驗(yàn)收工程汪涵5

計(jì)劃完成情況

7月28日實(shí)際完成情況

未完成情況

例如一例如二李峰培訓(xùn)進(jìn)度表〔附件〕29精選課件行政統(tǒng)籌管理藝術(shù)案例模擬〔15分鐘〕一天，某廠生產(chǎn)車間A線組長大劉發(fā)現(xiàn)兩個月前從倉庫領(lǐng)的一小袋貴重金屬小零件不翼而飛，現(xiàn)在產(chǎn)線又等著急用。于是他通過行政助理詢問其他拉線的組長有沒有拿。B線組長小王〔注：女性〕得知后，表示是她上周拿了這小袋零件，為了B生產(chǎn)線急用。但她同時表示，她從A線拿走這袋零件時，是得到A線組長大劉口頭允許的。于是，小王拿著沒有用完的小袋零件，直接還給A線組長大劉。大劉這時火冒三丈，大聲嚷嚷道：“我什么時候允許你拿走的，你是不是想偷這個零件去賣錢〞。小王覺得自己受到侮辱，十分氣憤，隨即將零件用力往地一摔，零件散落一地，便與大劉