企業(yè)集團建立檔案館的必要性

企業(yè)集團建立檔案館的必要性

一、公司集團的檔案放置在我看來，當(dāng)公司集團為收集文件而處理它時，除了具備《公司文件申報和登記辦法》規(guī)定的要素外，還應(yīng)充分考慮以下因素。1.發(fā)展企業(yè)集團企業(yè)集團設(shè)立檔案館必須考察企業(yè)集團下屬企業(yè)的數(shù)量,下屬企業(yè)少的企業(yè)集團可以先不建設(shè),待企業(yè)集團經(jīng)過規(guī)模發(fā)展后再考慮建館問題。從公司數(shù)量這一方面來看,一個企業(yè)不能稱之為集團,目前我國還尚未在法律上對企業(yè)集團中子公司的最低數(shù)量作出明確規(guī)定,根據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計,世界上著名企業(yè)集團的子公司均在幾十家以上?！拔覈募?guī)定國家試點企業(yè)集團的子公司數(shù)量不少于5個,而國外有些國家法律規(guī)定子公司最少5家以上,而集團公司還應(yīng)至少擁有5個以上的控股公司?！币虼?建立檔案館的企業(yè)集團應(yīng)形成一定的下屬企業(yè)數(shù)量規(guī)模。我們建議,可以根據(jù)國家現(xiàn)行文件規(guī)定,要求建立檔案館的企業(yè)集團應(yīng)當(dāng)至少擁有5個全資子公司,控股公司屬于半緊密型的企業(yè)集團下屬企業(yè),可暫不限制控股公司數(shù)量。2.企業(yè)集團檔案館的定位檔案集中和企業(yè)分散的矛盾成為企業(yè)集團檔案館設(shè)置無法回避的一大難題,在這種情況下,企業(yè)集團建立檔案館必須考慮集團內(nèi)企業(yè)地域范圍聯(lián)系,企業(yè)集團檔案館適宜建設(shè)在核心企業(yè)和下屬企業(yè)相對集中程度較高的地區(qū),以便于企業(yè)集團內(nèi)各單位就近銜接檔案工作和利用檔案信息,也便于企業(yè)集團檔案館系統(tǒng)化開展工作。此外,建立企業(yè)檔案館對企業(yè)形成時間(25年以上),以及形成檔案資料數(shù)量的要求,可以作為企業(yè)集團建立檔案館的參考條件予以考慮,而不必做明確限制。因為就形成時間而言,企業(yè)集團在我國發(fā)展歷程較短,但發(fā)展?jié)摿秃髣藕艽?就檔案資料數(shù)量而言,它是隨著企業(yè)集團的發(fā)展擴張而迅速膨脹的。企業(yè)集團在我國經(jīng)濟建設(shè)中日益顯示出其強大的發(fā)展能量,尤其在國有企業(yè)改革中正發(fā)揮著不可替代的重要作用,企業(yè)集團檔案館應(yīng)作長遠發(fā)展考慮建設(shè),而不是只著眼于現(xiàn)狀。所以,企業(yè)集團建館可以對企業(yè)集團形成時間和檔案資料數(shù)量條件適當(dāng)放寬。二、企業(yè)集團檔案的類型1.建立企業(yè)集團內(nèi)檔案監(jiān)控檢查權(quán)限企業(yè)集團檔案館應(yīng)作為集團母公司負責(zé)檔案工作和管理檔案資料的雙重職能機構(gòu),應(yīng)在集團母公司內(nèi)與其他業(yè)務(wù)職能部門處于同級地位,對于下屬企業(yè),企業(yè)集團檔案館應(yīng)具有指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查權(quán)限,協(xié)同檔案行政管理部門開展工作,從而對企業(yè)集團內(nèi)檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、分級管理提供有力的組織保障,來實現(xiàn)企業(yè)集團內(nèi)檔案文件信息的有效調(diào)度,保證企業(yè)集團生產(chǎn)經(jīng)營活動正常進行,提高企業(yè)集團整體經(jīng)濟效益,維護企業(yè)集團所屬企業(yè)的合法權(quán)益。2.企業(yè)集團檔案館是市場競爭機制下的檔案資產(chǎn)處置問題我們認為,企業(yè)集團在我國只有十多年的發(fā)展歷程,企業(yè)集團檔案館如何建設(shè)是認定企業(yè)集團檔案館性質(zhì)的關(guān)鍵,也就是說,把企業(yè)集團檔案館建成終極性檔案館還是中間性檔案館是這一問題的核心所在。一般說來,企業(yè)集團由于其規(guī)模化經(jīng)營、強大的資本基礎(chǔ)、突出的技術(shù)和人才資源優(yōu)勢,可以實現(xiàn)長久經(jīng)營發(fā)展,但同時,市場競爭的規(guī)律也適合企業(yè)集團發(fā)展規(guī)律,即企業(yè)集團的分化、重組、破產(chǎn)都是市場經(jīng)濟中的正?，F(xiàn)象。而企業(yè)集團檔案館作為集團內(nèi)檔案管理部門,由于管理對象和管理內(nèi)容是隨著企業(yè)集團的發(fā)展變化而發(fā)展變化著的,企業(yè)集團的市場化組合必定會涉及檔案資產(chǎn)的處置問題,檔案資產(chǎn)的變動會影響企業(yè)集團檔案館館藏結(jié)構(gòu),也會給企業(yè)集團檔案館工作帶來不少難題,尤其是當(dāng)某一企業(yè)集團整體破產(chǎn)崩潰后,企業(yè)集團檔案處置和檔案館歸屬的問題將會因企業(yè)集團內(nèi)多法人和多全宗的特殊情況而顯得很難處理和解決。因此,將企業(yè)集團檔案館建成終極性檔案館是不符合市場經(jīng)濟規(guī)律和檔案館事業(yè)發(fā)展規(guī)律的。我們傾向于將企業(yè)集團檔案館建成中間性檔案館。這樣,就可以如此認識企業(yè)集團檔案館屬性:企業(yè)集團是我國經(jīng)濟建設(shè)的重要力量,企業(yè)集團檔案館當(dāng)然是我們“黨和國家科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu),是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心”之一;企業(yè)集團一般可以實現(xiàn)長時間的規(guī)模經(jīng)營,因此企業(yè)集團檔案館也是相對長久“保管檔案的基地”。3.企業(yè)集團檔案館的管理根據(jù)企業(yè)集團所屬各種企業(yè)的性質(zhì)特點,我們認為可以如此確定企業(yè)集團檔案館的接收范圍和管理對象。一是必須每年向企業(yè)集團檔案館移交檔案資料的單位,指企業(yè)集團核心企業(yè)母公司,母公司內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在每年年初立卷整理出上一年度的檔案,將組裝好的檔案案卷統(tǒng)一移交給企業(yè)集團檔案館保管,企業(yè)集團母公司所有檔案文件作為一個全宗管理。二是必須定期向企業(yè)集團檔案館移交檔案資料的單位,指企業(yè)集團緊密層企業(yè)各全資子公司,企業(yè)集團下屬各全資子公司相對分散,而且作為獨立的法人擁有各自的自主經(jīng)營權(quán),各子公司必須建立健全檔案工作,定期向企業(yè)集團檔案館移交整理完好的檔案案卷,移交期限可由企業(yè)集團檔案館與子公司根據(jù)實際情況商定,各全資子公司檔案文件應(yīng)作為不同的全宗管理。三是經(jīng)商討決定是否向企業(yè)集團檔案館移交檔案的單位,指企業(yè)集團控股、參股等半緊密層企業(yè)和協(xié)作層企業(yè),這類企業(yè)由于屬企業(yè)集團母公司與合作單位共同投資建設(shè),各自權(quán)益根據(jù)出資額多少而不同,這些企業(yè)檔案移交企業(yè)集團檔案館與否,可由檔案管理部門、企業(yè)集團檔案館和相關(guān)企業(yè)共同商議決定。若進企業(yè)集團檔案館,這類企業(yè)的檔案必須作為不同的全宗進行管理。由于企業(yè)集團核心母公司出資比例在51%以上,本著對出資資金和控股公司發(fā)展負責(zé)的態(tài)度,我們傾向于企業(yè)集團控股公司向企業(yè)集團定期移交檔案,以便企業(yè)集團母公司整體掌握控股公司情況;母公司對參股公司出資較少,各參股公司可向地方綜合性檔案館或控股方移交檔案。至于企業(yè)集團檔案館建館的其他標(biāo)準(zhǔn),我們認為只要符合《企業(yè)檔案館申報登記辦法》的規(guī)定,“館庫建筑基本符合‘GB/T2260-1995’《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》,庫