采購制度和流程

PAGEPAGE4采購管理制度及流程第一章總則第一條為加強(qiáng)采購工作的規(guī)范化管理，提高采購工作效率，特制定本制度。第二條本制度適用于集團(tuán)總部及所有控股子公司的對外采購事項(xiàng)（不含廚房設(shè)備、零星辦公用品）。第三條本制度責(zé)任管理部門為集團(tuán)采購部。第二章工作職責(zé)第四條采購部及人員職責(zé)1、鉆研本職工作，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，了解新產(chǎn)品，注意對市場信息的收集。2、廉潔高效，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德，不徇私舞弊，努力降低采購成本。3、負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)與經(jīng)營所需的工程類、物資類、服務(wù)類采購計(jì)劃擬訂、報(bào)批與執(zhí)行；4、負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、管理及維護(hù)工作。5、對各類采購實(shí)施過程進(jìn)行跟進(jìn)落實(shí)。6、協(xié)助財(cái)務(wù)部對采購款項(xiàng)進(jìn)行處理。7、負(fù)責(zé)采購事項(xiàng)及供應(yīng)商相關(guān)信息的保密工作。第三章采購工作管理規(guī)范第五條采購原則1、競爭比價(jià)原則。凡以非招標(biāo)形式采購的，均需詢價(jià)、比價(jià)3家以上供應(yīng)商。將相關(guān)信息詳細(xì)收集（含商家名稱、聯(lián)系方式、具體報(bào)價(jià)信息等）并對質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等綜合評估后，填寫《詢價(jià)、比價(jià)信息表》，選擇意向供應(yīng)商并報(bào)批。詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)的結(jié)果需不超過市場平均價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)。2、適時(shí)適量原則。采購部根據(jù)整體采購需求計(jì)劃、供貨周期和市場整體行情走向等，編制分項(xiàng)采購實(shí)施計(jì)劃。確保采購執(zhí)行中在時(shí)間上適時(shí)到位，不因采購延遲到位影響相關(guān)流程，在采購量上供需平衡，不造成積壓浪費(fèi)。3、全程監(jiān)督原則。采購部的重大采購合同需經(jīng)相關(guān)部門采購合同會審。采購部不得單獨(dú)完成合同談判、簽訂及采購驗(yàn)收。督審部對采購過程進(jìn)行全程審計(jì)監(jiān)督。4、“舍遠(yuǎn)求近原則”。凡各項(xiàng)目均應(yīng)就近采購，能在本地市場建立良好供應(yīng)商的，價(jià)格相差不大的，均在本地市場采購。5、“直供原則”。減少采購環(huán)節(jié)，一步到位，直接與廠商、一級代理商建立供求關(guān)系。第六條采購計(jì)劃1、項(xiàng)目工程部的采購，由工程部根據(jù)現(xiàn)場和設(shè)計(jì)圖紙以及預(yù)算合同，編制并向采購部提交《項(xiàng)目整體物資需求計(jì)劃表》，和《項(xiàng)目整體施工進(jìn)度計(jì)劃表》，明確合適到貨期以及詳細(xì)物資需求等信息；2、《項(xiàng)目整體物資需求計(jì)劃表》之外的各類采購，由物資需求部門填寫《物資采購申請單》報(bào)采購部審核。3、各類采購申請需明確采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價(jià)格、使用日期等；對所申購物資的規(guī)格、型號、材質(zhì)、性能標(biāo)準(zhǔn)等必須描述清晰，不得模糊，否則，采購部可拒絕受理執(zhí)行。申購單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、子公司總經(jīng)理審批后交給采購部門執(zhí)行。（申購單原件及電子檔要分別提交一份給倉庫和財(cái)務(wù)備案）4、采購部接到采購申請表后，對工程項(xiàng)目物資需求的采購，要根據(jù)項(xiàng)目總體施工進(jìn)度計(jì)劃于三天內(nèi)完成整體采購計(jì)劃審核并填寫《整體物資采購計(jì)劃表》。在采購執(zhí)行中，根據(jù)《整體物資采購計(jì)劃表》按月度進(jìn)行分解并填寫《月度物資采購計(jì)劃表》。對非工程項(xiàng)目類物資采購計(jì)劃于接受采購申請后在當(dāng)月度的月度采購計(jì)劃是分解執(zhí)行。5、各類采購申請需給采購部預(yù)留足夠的采購執(zhí)行時(shí)間。各部門于每月28日前向采購部報(bào)次月的月度采購計(jì)劃。整體采購計(jì)劃外的常規(guī)采購、零星采購需提前一周申請，設(shè)備采購需提前半個(gè)月申請，若非應(yīng)急情況，不得要求采購部門限時(shí)采購。因采購計(jì)劃申報(bào)過晚導(dǎo)致物資采購未能保障及時(shí)，責(zé)任由采購計(jì)劃申報(bào)部門承擔(dān)。6、各子公司負(fù)責(zé)人對所屬公司的采購申請進(jìn)行審核，集團(tuán)分管采購工作的領(lǐng)導(dǎo)對月度采購計(jì)劃進(jìn)行審核。第七條采購實(shí)施與供應(yīng)商選擇2、采購員粘貼好報(bào)銷票據(jù)（必須含入庫單、購貨發(fā)票、采購申請單），財(cái)務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，然后到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷沖借款手續(xù)。3、原則上，采購借款執(zhí)行“一事一借”，較頻繁的可保留一定數(shù)額的備用金，備用金每半年清理一次。

（三）后付款采購1、后付款采購分貨到付款和定期結(jié)算。2、貨到付款的按一般程序辦理，要點(diǎn)是貨物收訖，憑發(fā)票、入庫單等簽批到財(cái)務(wù)辦理付款。3、定期結(jié)算。公司提倡對長期合作、信譽(yù)良好的供貨商實(shí)行定期結(jié)算辦法，以一個(gè)固定的時(shí)間跨度作為計(jì)算付款的界限，定期辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算，付款手續(xù)同上。

第十二條供應(yīng)商管理1、采購部負(fù)責(zé)供應(yīng)商的拓展、選擇、過程管理、履約評估和結(jié)果應(yīng)用。根據(jù)供應(yīng)商的合作情況，對供應(yīng)商庫進(jìn)行不斷調(diào)整完善。2、任何類供方在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)以下嚴(yán)重問題之一，須降為不合格供方，并且兩年內(nèi)不得參與或?yàn)楣咎峁┤魏萎a(chǎn)品或服務(wù)。嚴(yán)重問題是指：■在其事先知情的情況下，仍提供不合格產(chǎn)品或服務(wù)；■因質(zhì)量問題被政府或行業(yè)機(jī)構(gòu)通報(bào)或媒體曝光；■不履行合同；■有欺騙或欺詐行為；■破產(chǎn)或有經(jīng)濟(jì)問題；第十三條審計(jì)監(jiān)督督審部負(fù)責(zé)對采購全過程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。第四章管理流程第十四條物資采購管理流程1、物資采購管理流程圖：見附件1；2、物資采購管理流程說明物資采購流程說明活動編號活動名稱執(zhí)行角色活動內(nèi)容1編報(bào)物資需求計(jì)劃物資需求部門1、項(xiàng)目工程部的采購，由工程部根據(jù)現(xiàn)場和設(shè)計(jì)圖紙以及預(yù)算合同，編制并向采購部提交《項(xiàng)目整體物資需求計(jì)劃表》，和《項(xiàng)目整體施工進(jìn)度計(jì)劃表》，明確合適到貨期以及詳細(xì)物資需求信息；2、《項(xiàng)目整體物資需求計(jì)劃表》之外的各類采購，由物資需求部門填寫《物資采購申請單》報(bào)采購部審核。2編制物資采購計(jì)劃采購員1、向設(shè)計(jì)、預(yù)算部門提供相應(yīng)物資信息與價(jià)格咨詢；2、根據(jù)工程部提報(bào)的《項(xiàng)目整體施工進(jìn)度計(jì)劃表》和《項(xiàng)目整體物資需求計(jì)劃表》編制《月度物資采購計(jì)劃表》。3采購方式與供應(yīng)商選擇采購員1、根據(jù)采購物資的類別、數(shù)量、金額等因素決定采購以招標(biāo)或非招標(biāo)的形式實(shí)施；2、根據(jù)采購方式的不同，從供應(yīng)商庫中進(jìn)行供貨商的初步范圍選擇。4招標(biāo)采購采購員通過招標(biāo)的方式進(jìn)行物資采購實(shí)施。4.1投標(biāo)邀請書（信息）發(fā)布采購員1、擬訂招標(biāo)要求，討論落實(shí)招標(biāo)實(shí)施計(jì)劃（含招標(biāo)方式、資格審查要求、招標(biāo)過程組織程序等信息）、關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)及相關(guān)需協(xié)調(diào)配合事宜。成果：會議紀(jì)要；2、向外發(fā)布投標(biāo)邀請書（信息）。成果：發(fā)布載體留存或簽收單。4.2招標(biāo)文件編制與審查采購員1、對招標(biāo)文件的內(nèi)容（含物資類、工程類、服務(wù)類的技術(shù)與商務(wù)標(biāo)內(nèi)容與要求）進(jìn)行明確，包括招標(biāo)采購的范圍、名稱、量、價(jià)、結(jié)算方式、投標(biāo)說明、開標(biāo)規(guī)則等，形成招標(biāo)文件。2、對入圍投標(biāo)單位進(jìn)行審查，優(yōu)先選擇具有良好合作記錄的合格供方參加投標(biāo)。審查內(nèi)容包括：合作記錄評價(jià)、項(xiàng)目案例、資質(zhì)證件等；總包工程招標(biāo)必須保證每次招標(biāo)均有新入圍的投票單位參與；分包工程力求每次招標(biāo)均有新入圍的投票單位參與。如采用邀請招標(biāo)的方式，必須有5家以上的投標(biāo)單位參與競標(biāo)。4.3招標(biāo)實(shí)施采購員1、對招標(biāo)文件進(jìn)行發(fā)放，填寫《招標(biāo)文件發(fā)售登記表》，對投標(biāo)單位的咨詢進(jìn)行集中式答疑；2、收取投票保證金；3、預(yù)算部（員）配合采購部編制標(biāo)底并嚴(yán)格保密；4、完善履約擔(dān)保（如有必要）并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)開標(biāo)；5、評標(biāo)小組必須本著平等競爭，公開、公正、公平、科學(xué)、擇優(yōu)的原則，經(jīng)過評審，提交經(jīng)全體評標(biāo)小組成員簽定認(rèn)可的《招標(biāo)評審報(bào)告》，確定中標(biāo)候選人一至三名，并排列順序；6、與中標(biāo)候選人進(jìn)行澄清與競爭性談判。與承包商的約談應(yīng)有兩個(gè)部門以上的人員參與，并需記錄約談結(jié)果。7、形成中標(biāo)單位推薦意見，填報(bào)《定標(biāo)審批表》。4.4中標(biāo)通知書發(fā)放采購員中標(biāo)單位審定后，向中標(biāo)單位發(fā)出《中標(biāo)通知書》，同時(shí)將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)單位，并按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)限，成本合約部協(xié)調(diào)退還交納的投標(biāo)保證金或保函及各類押金。5非招標(biāo)采購采購員根據(jù)采購量、額度及其他因素綜合確定以非招標(biāo)的方式完成采購實(shí)施。5.1商務(wù)談判與結(jié)果報(bào)批采購員1、采購部與備選供應(yīng)商就采購內(nèi)容、價(jià)格及實(shí)施方式等進(jìn)行商務(wù)談判。根據(jù)市場行情進(jìn)行綜合分析后，同一宗采購，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)的供應(yīng)商不得低于3家；2、采購部將商務(wù)談判的結(jié)果整理后以書面形式報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批并確認(rèn)合作供應(yīng)商。6簽訂采購合同采購員1、屬于招標(biāo)采購的，采購部和中標(biāo)單位應(yīng)在招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，按照招標(biāo)文件和中標(biāo)單位的投標(biāo)文件訂立書面合同，中標(biāo)單位應(yīng)在合同簽訂前，按不超過中標(biāo)標(biāo)的額的10%繳納履約保證金；投標(biāo)保證金或保函可轉(zhuǎn)作履約保證，但不足部分需補(bǔ)足，履約保證金（或保函）的退還按照合同相關(guān)條款執(zhí)行；2、屬于非招標(biāo)采購的，雙方按照商務(wù)談判的初步協(xié)議簽訂正式的書面合同，必要時(shí)可要求供方交納履約保證金；3、采購合同簽訂后七個(gè)工作日內(nèi)，采購責(zé)任人應(yīng)將招標(biāo)備案資料或商務(wù)談判資料整理、裝訂成冊，存檔管理。具體按人和集團(tuán)《合同管理制度》規(guī)定執(zhí)行。7物資選型與封樣采購員1、采購部根據(jù)采購協(xié)議對采購物資（指非常規(guī)物資）進(jìn)行選型并封樣，封樣物資專庫保存（材料采購后入集團(tuán)倉庫的，樣品在集團(tuán)倉庫保存，材料采購后直接在施工現(xiàn)場驗(yàn)收入庫的，樣品在施工現(xiàn)場倉庫保存；2、封樣物資必須專冊登記保管，在項(xiàng)目竣工交付前不得遺失或擅自處理。8驗(yàn)收入庫采購員工程項(xiàng)目經(jīng)理倉管員1、采購員對采購進(jìn)度進(jìn)行全程跟進(jìn)。工程進(jìn)場前7天，確保開工的第一批物資必須進(jìn)場；開工后各階段的相關(guān)物資要確保在施工進(jìn)度需要前5天到場。必要時(shí)，物資進(jìn)場時(shí)間根據(jù)現(xiàn)場施工要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，但以物資進(jìn)場不得晚于需求時(shí)間點(diǎn)有前提。2、物資到貨后，在集團(tuán)倉庫保管的，由采購員根據(jù)封樣標(biāo)準(zhǔn)（或合同約定標(biāo)準(zhǔn)）當(dāng)天完成驗(yàn)收及入庫手續(xù)辦理。有問題有及時(shí)退換貨；3、物資直接在項(xiàng)目部入庫的，由項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)封樣標(biāo)準(zhǔn)（或合同約定標(biāo)準(zhǔn)）當(dāng)天進(jìn)行驗(yàn)收并簽收，有問題的及時(shí)退換貨。驗(yàn)收（簽收）單于2日內(nèi)以書面或照片形式傳遞給采購部；4、倉管員根據(jù)申購單、采購員或項(xiàng)目經(jīng)理簽字的物資驗(yàn)收單辦理物資入庫；5、采購部向申購部門發(fā)放到貨通知。9賬務(wù)處理采購員財(cái)務(wù)部1、采購部采購員根據(jù)入庫單、發(fā)票等憑證進(jìn)行內(nèi)部臺賬登記；2、現(xiàn)金采購的財(cái)務(wù)處理按借款與報(bào)銷流程執(zhí)行；3、后付款采購的由采購員將入庫單、發(fā)票、申購單等整理后按財(cái)務(wù)報(bào)銷流程執(zhí)行；4、定期付款采購的，由采購員將入庫單、發(fā)票等憑證整理后報(bào)財(cái)務(wù)掛賬。采購跟進(jìn)付款時(shí)間點(diǎn)并定期與供應(yīng)商對賬。10物資出庫倉管員申購部門1、在集團(tuán)入庫的采購物資，申購部門根據(jù)采購員的到貨通知至倉庫辦理出庫手續(xù)；2、在工地直接入庫的采購物資，由項(xiàng)目經(jīng)理或其指定人員于驗(yàn)收入庫后直接辦理出庫手續(xù)，相關(guān)出庫手續(xù)資料2日內(nèi)傳遞至集團(tuán)倉管員；3、倉管員對出入庫臺賬分別進(jìn)行登記存檔。11供應(yīng)商管理采購部見供應(yīng)商管理流程12運(yùn)營支持分管領(lǐng)導(dǎo)1、運(yùn)營工作分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)整體運(yùn)營資源支持，對運(yùn)營流程中的重大計(jì)劃進(jìn)行審核、進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)管、工作進(jìn)行統(tǒng)籌、質(zhì)量進(jìn)行檢查、組織績效進(jìn)行考核；2、接受內(nèi)外部客戶的投訴建議。第十五條供應(yīng)商管理流程1、供應(yīng)商管理流程圖：見附件22、供應(yīng)商管理流程說明供應(yīng)商管理流程說明活動編號活動名稱執(zhí)行角色活動內(nèi)容1供應(yīng)商拓展采購員1、進(jìn)行供方考察，包括資料審查與實(shí)地考察；2、符合資質(zhì)要求的列入供方名錄并建立供方檔案《供方資料庫》；3、暫不符合要求的供方列入供方名錄并備注。2供應(yīng)商選擇采購員1、根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，選擇具體業(yè)務(wù)供方；2、招標(biāo)類采購的，確定供方后，按合同管理程序進(jìn)行合同審批；3、其他類業(yè)務(wù)的供方選擇與合同審批可同時(shí)進(jìn)行（議標(biāo)和直接委托）3過程管理采購部相關(guān)部門1、各管理部門對供方就公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作流程進(jìn)行交底、培訓(xùn)；2、針對各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)的操作明確標(biāo)準(zhǔn)、合同培訓(xùn)，還可通過其他適宜方式進(jìn)行宣導(dǎo)。4履約評估采購部合同期滿，須組織對供方的履約評估，作為供方分級管理及下年選擇的依據(jù)之一。5結(jié)果應(yīng)用采購部1、按照評估結(jié)果對供方分級；2、按照不同的等級采用不同的采購策略和政策。6運(yùn)營支持分管領(lǐng)導(dǎo)1、運(yùn)營工作分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)整體運(yùn)營資源支持，對運(yùn)營流程中的重大計(jì)劃進(jìn)行審核、進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)管、工作進(jìn)行統(tǒng)籌、質(zhì)量進(jìn)行檢查、組織績效進(jìn)行考核；2、接受內(nèi)外部客戶的投訴建議。第五章獎(jiǎng)懲第十六條對本制度貫徹落實(shí)較好的部門及個(gè)人的獎(jiǎng)勵(lì)與表彰，公司通過績效管理及會議研究的方式另行決定。第十七條公司員工在采購執(zhí)行中有涉及索取錢物、不當(dāng)?shù)美蚪璨少徶畽C(jī)為自己或他人謀取各種方便的，沒收不當(dāng)所得，罰款1000元/次并解除勞動關(guān)系。給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)及法律責(zé)任