《外貿(mào)參展實務(wù)》模塊二參展決策

模塊二參展決策目錄CONTENTS010203了解參展工作流程與步驟設(shè)定參展目標(biāo)調(diào)查并選擇展會04了解參展方案書任務(wù)一了解參展工作

流程與步驟企業(yè)參展的一般程序國內(nèi)參展的程序和步驟出國參展的相關(guān)事項

小王是某玩具廠的銷售總監(jiān)，出于開拓國外市場銷售業(yè)務(wù)的考慮，他打算去展會上碰碰運氣。可是他在網(wǎng)上一查，發(fā)現(xiàn)與玩具相關(guān)的展會大大小小有很多。小王既不知道怎么選，也不知道在參展前該做哪些準(zhǔn)備，一時間犯了難。

問題：參展的一般程序是怎樣的？企業(yè)決定參展之后需要做哪些準(zhǔn)備工作？任務(wù)導(dǎo)入一、企業(yè)參展的一般程序從總體上看，企業(yè)參展的程序可以分為展前、展中、展后三個階段，每個階段的工作內(nèi)容和工作重點都不一樣。一、企業(yè)參展的一般程序展前階段展中階段需要完成的工作主要包括確定參展目標(biāo)、調(diào)查和選擇展會、制訂參展方案，并按照參展方案完成展位申請、展品準(zhǔn)備、展位設(shè)計、參展團隊組建等一系列與參展活動相關(guān)的準(zhǔn)備工作。主要涵蓋了從展會開始前1～2天進場布展至展會撤展結(jié)束期間整個現(xiàn)場工作階段，具體工作內(nèi)容包括參展登記、展位搭建、展品進場等布展工作，以及展位營銷、客戶接待、業(yè)務(wù)洽談等展期工作，最后還需做好撤展管理。展后階段是參展工作的最后一個工作階段，該階段的工作包括展后致謝、評估總結(jié)、客戶跟進。展后階段二、國內(nèi)參展的程序和步驟展位預(yù)訂和開展時間都有明確的時間節(jié)點，參展企業(yè)應(yīng)按照時間順序嚴(yán)格把控工作進度，特別是籌備工作的進度，這是參展工作得以順利進行的前提。我國企業(yè)參加國內(nèi)展會的籌備工作如表所示?！惨弧痴骨盎I備工作時間事項說明展前12個月確定參展目標(biāo)和期望參展決策階段從展會的規(guī)模、時間、地點、專業(yè)程度、目標(biāo)市場、參展成本等方面綜合評價參展目標(biāo)和期望實現(xiàn)的可能性，從而確定參加哪個展會與主辦方或代理公司取得聯(lián)系，獲取資料展前9個月確定展位面積和位置參展信息搜集及參展申請?zhí)峤浑A段了解付款方式，提交參展申請展前7個月選擇展位設(shè)計、搭建公司開始進入?yún)⒄够I備工作的具體實施階段。參展企業(yè)應(yīng)盡早選定展位設(shè)計、搭建公司，這樣做有利于雙方進行充分的溝通，確保有充裕的時間進行展位的修改和完善選擇并準(zhǔn)備展品制作展覽宣傳冊展前6個月支付展位及其他服務(wù)所需預(yù)付款項與展位設(shè)計、搭建公司確定各項細(xì)節(jié)，簽訂合同確定參展產(chǎn)品制訂參展宣傳推廣計劃，向主辦方及各類服務(wù)承包商訂購廣告促銷服務(wù)，進行展前宣傳工作二、國內(nèi)參展的程序和步驟〔一〕展前籌備工作時間事項說明展前3～4個月確定展位設(shè)計方案展位現(xiàn)場工作的具體準(zhǔn)備階段。參展企業(yè)需確定展期現(xiàn)場工作的全部安排和細(xì)節(jié)確定展位工作人員并進行培訓(xùn)追蹤展前宣傳推廣活動準(zhǔn)備參展資料展前客戶邀請準(zhǔn)備展示樣品及贈品確定差旅計劃展前3～4天主要人員抵達(dá)展會舉辦地展前準(zhǔn)備工作倒計時階段。參展企業(yè)需確認(rèn)前期所有準(zhǔn)備工作的落實情況到場登記檢查場地，搭建展位向承運商確認(rèn)展品抵達(dá)時間及進館路線確認(rèn)現(xiàn)場服務(wù)預(yù)定事項展前2天確認(rèn)全部物品運抵展位布置及設(shè)備確認(rèn)現(xiàn)場推廣活動確認(rèn)展前1天對展位、設(shè)備等事項進行最終確認(rèn)展前最后檢查并召開動員大會確認(rèn)促銷用品召開工作人員動員大會二、國內(nèi)參展的程序和步驟〔二〕展中和展后工作展會的結(jié)束并不代表參展工作的結(jié)束。參展企業(yè)除了應(yīng)嚴(yán)格按照主辦方的規(guī)定進行撤展工作，為保證參展效果，參展團隊還應(yīng)合理地安排現(xiàn)場撤展和展品回運、展后客戶拜訪和致謝、展后信息整理及跟進、參展評估等工作。

展位工作人員應(yīng)按主辦方規(guī)定的時間盡早到場，對光臨展位的觀眾提供熱情、周到的效勞，詳細(xì)記錄并整理每一天接待觀眾及與之溝通的信息，以便展后對展期內(nèi)獲得的潛在客戶進一步跟進。三、出國參展的相關(guān)事項〔一〕選擇出國參展的方式根據(jù)我國出國參展的管理規(guī)定，擁有進出口經(jīng)營權(quán)的企業(yè)才能出國參展。目前，我國企業(yè)出國參展主要有兩種方式：這種方式適合人員數(shù)量少或初次參展的企業(yè)。〔1〕參加由各大展會代理機構(gòu)組織的展團。這種方式適合屢次參展、參展經(jīng)驗豐富、出口商品比較特別、工作人員素質(zhì)較高的企業(yè)?！?〕參展企業(yè)自行聯(lián)系展會主辦方組織參展工作。三、出國參展的相關(guān)事項〔二〕出國參展的籌備工作

表

我國企業(yè)隨團出國參展的籌備工作時間具體內(nèi)容展前9～10個月與組織出國展覽的代理機構(gòu)取得聯(lián)系，索取展會概況、費用表及參展申請表（代理合同）等資料填好參展申請表（代理合同）并加蓋公章后交給代理機構(gòu)，接著在網(wǎng)上報名將展位費匯至代理機構(gòu)賬戶，由其代為預(yù)訂展位展前3～4個月領(lǐng)取《參展程序介紹》確認(rèn)展位數(shù)和參展單位的詳細(xì)資料，包括單位名稱、單位地址、出國參展人數(shù)及個人詳細(xì)資料等確認(rèn)展品，主辦方下發(fā)“展品箱號”及《運輸指南》展前2個月確定展位裝修方案及器材、展具的租賃需求展品集中發(fā)運主辦方下發(fā)展覽批文、參展邀請函、出國任務(wù)通知書等文件，參展企業(yè)辦理護照、簽證等出國手續(xù)展前1個月付清代理費、運費等全部參展費用確認(rèn)具體行程展前15天確認(rèn)出發(fā)的地點及時間展前1周到達(dá)展會舉辦地，安排展品接運及布展事宜三、出國參展的相關(guān)事項〔三〕辦理出國參展簽證的本卷須知1．注意所持護照的類型出國參展人員所持護照的類型不同，辦理簽證的手續(xù)也有所不同。持因公護照辦理簽證時，可由展會代理機構(gòu)統(tǒng)一辦理簽證，也可由參展人員持中國貿(mào)促會的展覽批文〔復(fù)印件〕、出國任務(wù)通知書〔原件〕在當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門辦理出國任務(wù)確認(rèn)件及出國人員政審批準(zhǔn)件手續(xù)，并于規(guī)定時間將材料正本提交展會代理機構(gòu)。持因私護照辦理簽證時，參展人員需持相關(guān)簽證材料到使領(lǐng)館自行申辦簽證。三、出國參展的相關(guān)事項〔三〕辦理出國參展簽證的本卷須知2．保證簽證材料的真實有效國際大型展會的舉辦地一般在歐美國家，這些國家的入境管理措施十分嚴(yán)密。簽證官會對申請人提供的簽證材料進行非常詳細(xì)的核實與甄別，絕不會“走過場〞，只要發(fā)現(xiàn)有任何作假的痕跡，申請人就會被拒簽。三、出國參展的相關(guān)事項〔三〕辦理出國參展簽證的本卷須知3．細(xì)致合理地準(zhǔn)備申請材料

在保證簽證材料真實的前提下，材料準(zhǔn)備的充分程度便成為影響簽證成功與否的重要因素。〔1〕盡量保證所提供材料中的團隊信息與個人信息一致?！?〕準(zhǔn)備好能證明其參展的相關(guān)材料，如展位費收據(jù)、邀請函等?！?〕將參展目的表述清楚，確保簽證官能夠接受并理解。參展企業(yè)在辦理因私商務(wù)簽證時，應(yīng)注意以下事項：三、出國參展的相關(guān)事項〔三〕辦理出國參展簽證的本卷須知4．注意面簽細(xì)節(jié)不問不給只提供簽證官要求的材料，不要主動提供簽證官沒有要求的任何材料，即使自己帶的材料都用不上，也不要主動出示。不問不說只答復(fù)簽證官提出的問題，答復(fù)得清晰、簡明即可，不要主動答復(fù)簽證官沒有提到的問題。據(jù)實答復(fù)絕不要猜測簽證官希望聽到什么樣的答案，據(jù)實答復(fù)即可。問誰誰答遇到簽證官有選擇地詢問簽證團隊里某個成員問題時，應(yīng)由被提問者答復(fù)，其他人不要代答，被提問者也不要征詢旁人意見。01020304三、出國參展的相關(guān)事項〔三〕辦理出國參展簽證的本卷須知5．早做準(zhǔn)備雖然上述方法能幫助企業(yè)減少不必要的麻煩，但現(xiàn)實情況難以預(yù)料，被拒簽的可能性依然存在。因此，參展企業(yè)應(yīng)盡可能早做簽證準(zhǔn)備，這樣即便被拒簽，也還有時間準(zhǔn)備二次簽證。

國內(nèi)某企業(yè)申請去東歐某國參展，由于參展負(fù)責(zé)人忘了讓參展人員在遞送的簽證材料上簽名，所以讓公司內(nèi)的一個老業(yè)務(wù)員代簽；另有一家企業(yè)在申請赴加拿大參加一個五金展時，隨附的宣傳資料上夸大了企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模。

你認(rèn)為這兩個參展企業(yè)能否順利拿到簽證？三、出國參展的相關(guān)事項〔四〕出國參展的外事紀(jì)律出國參展人員須遵守外事紀(jì)律及外事授權(quán)規(guī)定，不做任何有損國家形象和公司信譽的事情。在商務(wù)交往中，應(yīng)注意言談、舉止、禮儀，對客戶和觀眾的詢問應(yīng)熱情答復(fù)。隨團參展人員在外的一切活動應(yīng)服從展團的統(tǒng)一安排，不要擅自離團活動，更不能到展團安排之外的他國活動。中小企業(yè)境外參展的補貼申請中小企業(yè)參加境外展覽可以申請政府補貼?！爸行∑髽I(yè)國際市場開拓資金〞是中央財政用于支持中小企業(yè)開拓國際市場各項活動的政府性基金，目的在于鼓勵我國中小企業(yè)積極開拓國際市場。“中小企業(yè)國際市場開拓資金〞以中小企業(yè)為使用對象，原則上重點用于支持具有獨立企業(yè)法人資格和進出口經(jīng)營權(quán)、海關(guān)統(tǒng)計年出口額在6500萬美元以下〔局部省份要求為4500萬美元以下〕、具有健全的財務(wù)管理制度和良好的財務(wù)管理記錄的中小企業(yè)。展會補貼比例原則上不超過支持工程所需資金的50%，但是對西部地區(qū)的中小企業(yè)及政府優(yōu)先支持的市場開拓活動，支持比例可適當(dāng)提高至70%。凡參加境外展覽并擬獲得開拓資金支持的中小企業(yè)，均需按國家規(guī)定程序登錄商務(wù)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)一平臺〔〕進行企業(yè)資質(zhì)認(rèn)定，具體操作可參考《外貿(mào)開展專項資金〔中小〕網(wǎng)絡(luò)管理用戶注冊/登錄操作指引》。任務(wù)二

設(shè)定參展目標(biāo)企業(yè)的參展目標(biāo)參展目標(biāo)的常見問題如何設(shè)定有效的參展目標(biāo)由于缺少參展經(jīng)驗，玩具廠銷售總監(jiān)小王在決定以參展的方式為企業(yè)開拓國外市場后，就一直向身邊參加過展會的朋友、同行，以及一些展會的代理中介咨詢參展的具體細(xì)節(jié)和相關(guān)事項，甚至去了幾個展會現(xiàn)場參觀，并向一些參展企業(yè)“取經(jīng)〞。小王了解到，參展之前得先明確自己的參展目標(biāo)，有了參展目標(biāo)，選展就有了方向?？墒牵?dāng)小王向展會上的展位人員詢問他們企業(yè)的參展目的時，卻得到以下答復(fù)：“不清楚，我們都是打工的，老板讓我們來的。〞“我們每年都參加這個展會，這是全行業(yè)最大的。〞“我們的競爭對手來了，所以我們也來了。〞“研究目標(biāo)市場，了解市場趨勢和競爭信息。〞“物色代理商、批發(fā)商和合作伙伴。〞“開發(fā)市場，尋找客戶。〞問題：企業(yè)設(shè)立參展目標(biāo)的依據(jù)是什么？如何設(shè)定有效的參展目標(biāo)？任務(wù)導(dǎo)入一、企業(yè)的參展目標(biāo)參加展會是企業(yè)進行市場調(diào)研、了解市場信息的好時機。〔一〕進行市場調(diào)研并了解市場展會期間，市場上幾乎全部的主要買家和賣家都會聚集在一起，企業(yè)可以借此收集到關(guān)于技術(shù)、生產(chǎn)、產(chǎn)品、客戶需求、營銷渠道等各方面的信息。新進入市場或者想擴大市場規(guī)模的參展企業(yè)可以把收集信息、了解市場作為參展目標(biāo)，但應(yīng)盡量選擇規(guī)模大、專業(yè)性強、能覆蓋企業(yè)目標(biāo)市場的展會參展。一、企業(yè)的參展目標(biāo)展示與宣傳產(chǎn)品是眾多企業(yè)參加展會的根本目標(biāo)之一。展會在產(chǎn)品的展示和宣傳上有獨特的優(yōu)勢?！捕痴故九c宣傳產(chǎn)品企業(yè)可以通過展會對產(chǎn)品實物進行充分展示，使觀眾從聽覺、視覺、觸覺、嗅覺上來感知產(chǎn)品。此外，很多企業(yè)把展會作為將新產(chǎn)品、新效勞大批量、大規(guī)模推向市場前探測市場反響、進行產(chǎn)品測試的平臺。一、企業(yè)的參展目標(biāo)據(jù)德國展覽業(yè)協(xié)會調(diào)查顯示，越來越多的企業(yè)將擴大知名度和樹立品牌形象作為參展的主要目標(biāo)，而將銷售產(chǎn)品和獲取訂單合同作為企業(yè)參展的次要目標(biāo)?！踩硺淞⒑途S護企業(yè)形象在展會現(xiàn)場，通過產(chǎn)品展示、展會會刊和媒體廣告的使用，以及參展人員的積極表現(xiàn)，新企業(yè)可以在短時間內(nèi)樹立形象，進入市場；老企業(yè)可以進一步穩(wěn)固、維護和提升自己的形象。一、企業(yè)的參展目標(biāo)展會是公認(rèn)的最迅速、本錢效益最正確的市場開拓手段之一，因此建立和穩(wěn)固客戶關(guān)系被當(dāng)作企業(yè)參展的重要目標(biāo)?！菜摹辰⒑头€(wěn)固客戶關(guān)系新進入市場或想要擴大市場規(guī)模的企業(yè)可以在展會上借助展位接待效勞建立起與觀眾的聯(lián)系，或參加與展會相關(guān)的會議、活動等，接觸更多的潛在客戶和行業(yè)人士，為以后的營銷和公關(guān)工作做好鋪墊。已經(jīng)進入市場的企業(yè)，同樣可以通過展會穩(wěn)固與老客戶之間的關(guān)系。一、企業(yè)的參展目標(biāo)通過展會進行產(chǎn)品展示、了解市場情況、建立和維護客戶關(guān)系、樹立公司形象，都是企業(yè)實現(xiàn)銷售的手段，企業(yè)的最終目標(biāo)是實現(xiàn)產(chǎn)品的銷售和成交。展會在產(chǎn)品銷售和成交方面有獨特優(yōu)勢。〔五〕銷售和成交即使展會上的觀眾未在展會現(xiàn)場與參展企業(yè)簽訂合同，他們也有可能成為參展企業(yè)的意向客戶，雙方在展會結(jié)束后可以繼續(xù)洽談成交細(xì)節(jié)，最終達(dá)成交易。表《企業(yè)的參展目標(biāo)》〔見上頁〕列舉的目標(biāo)可以直接作為參展目標(biāo)使用嗎？如果直接使用，會產(chǎn)生什么后果？二、參展目標(biāo)的常見問題參展目標(biāo)應(yīng)當(dāng)具體化并具有可操作性。例如：〔一〕目標(biāo)不明確〔1〕如果企業(yè)的參展目標(biāo)是穩(wěn)固與老客戶之間的關(guān)系應(yīng)明確要見哪些老客戶、發(fā)多少邀請函，預(yù)測有多少客戶會到現(xiàn)場，安排客戶的具體接待工作等?！?〕如果企業(yè)的參展目標(biāo)是結(jié)識新客戶、獲取銷售線索應(yīng)對重點要結(jié)識的客戶的數(shù)量、形式、目標(biāo)區(qū)域、性質(zhì)〔如是分銷商、零售商、OEM

還是貿(mào)易公司〕等做出說明和規(guī)定?！?〕如果企業(yè)的參展目標(biāo)是展示和宣傳新產(chǎn)品應(yīng)明確主要推廣哪些新產(chǎn)品、如何展示、怎樣測試新產(chǎn)品、如何獲得目標(biāo)客戶的反響等。二、參展目標(biāo)的常見問題如果參展目標(biāo)定得過高，展期內(nèi)所有員工不管如何努力也無法完成，那么該目標(biāo)就失去了指導(dǎo)實際工作的意義。如果參展目標(biāo)定得過低，員工可以輕松完成，則在展會期間員工可能會表現(xiàn)出懈怠、懶散的工作狀態(tài)。可見，參展目標(biāo)既不能脫離實際，又要具有一定的挑戰(zhàn)性，能激發(fā)員工的工作積極性，這樣的目標(biāo)才是恰當(dāng)?shù)?、實際的?！捕衬繕?biāo)過高或過低二、參展目標(biāo)的常見問題任何大目標(biāo)都是由許多小目標(biāo)構(gòu)成的，小目標(biāo)是大目標(biāo)的前提和條件。因此，在設(shè)定參展目標(biāo)時，一定要有主次、大小之分，以便參展企業(yè)根據(jù)目標(biāo)的主次和大小，計算各項費用并細(xì)化工作安排。〔三〕目標(biāo)沒有主次、大小之分此外，在人力、物力、財力等條件缺乏或展中遇到其他困難時，參展團隊通過目標(biāo)的主次關(guān)系能夠明確各項工作的輕重緩急，從而妥善安排工作的重點和重心，以實現(xiàn)企業(yè)參展利益的最大化。二、參展目標(biāo)的常見問題不少參展企業(yè)在展中經(jīng)常隨意更換參展目標(biāo)，這不僅使參展人員無法掌握工作重點，也容易造成費用和資源的浪費。而且每一次目標(biāo)的更改，都會使預(yù)算分配、人員安排和工作部署產(chǎn)生變動，從而影響展出的質(zhì)量、效率和效果?！菜摹衬繕?biāo)隨意更換參展目標(biāo)一經(jīng)確定，就盡量不要因為出現(xiàn)了問題或更換了負(fù)責(zé)人而隨意更換，應(yīng)嘗試通過調(diào)整和變換工作方法或工作內(nèi)容等方式來解決問題。三、如何設(shè)定有效的參展目標(biāo)參展企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的開展方案和營銷方案來確定參展目標(biāo)，并且在進行參展目標(biāo)決策時，列出應(yīng)考慮的要點〔見下表〕，然后針對每個要點，將具體思考的結(jié)果寫出來，為參展目標(biāo)決策提供依據(jù)?！惨弧硡⒄鼓繕?biāo)決策的考慮要點序號考慮的要點序號考慮的要點1是否能滿足企業(yè)的銷售策略4是否能增加產(chǎn)品的銷售量2是否能配合企業(yè)的營銷計劃5是否能推廣換代產(chǎn)品3展出的時間是否合適6是否能開拓新的銷售市場進行參展目標(biāo)決策時應(yīng)考慮的要點三、如何設(shè)定有效的參展目標(biāo)有效的參展目標(biāo)應(yīng)該是具體的、可評估的、可實現(xiàn)的、有時間限制的目標(biāo)，這就要求：〔二〕設(shè)定有效參展目標(biāo)的要求〔1〕參展目標(biāo)應(yīng)盡可能量化?！?〕參展目標(biāo)的內(nèi)容應(yīng)以任務(wù)要求的形式具體、明確地表述出來?！?〕參展目標(biāo)中還應(yīng)包括完成參展目標(biāo)的期限和具體負(fù)責(zé)的部門或人員。任務(wù)三調(diào)查并選擇展會調(diào)查展會選擇展會某電子產(chǎn)品制造商為了拓展國外市場，準(zhǔn)備通過代理商申請參加美國久負(fù)盛名的國際消費類電子產(chǎn)品展覽會〔CES〕。通過與參加過該展會的企業(yè)交流，該制造商了解到CES是按照參展企業(yè)參加本展會的年資進行積分并按照積分階梯選位的，參展時間越長，積分就越高。這意味著只有常年參展的企業(yè)才有可能拿到好的展位。此外，CES還會審查參展企業(yè)的網(wǎng)站，以限制疑似代工企業(yè)進入主會場。盡管CES在中國有限定的招展代理商，但為了順利售出展位，這些代理商有時未必會向參展企業(yè)告知全部細(xì)節(jié)。因此參展企業(yè)還需要通過更多渠道去了解展會，做足功課才能正確判斷是否參展，以及如何使自己的展位和展品從眾多參展企業(yè)中脫穎而出。問題：為了保證展出效果，完成參展目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)了解展會的哪些信息？該如何選擇展會？任務(wù)導(dǎo)入一、調(diào)查展會〔一〕展會調(diào)查應(yīng)了解的信息又稱專業(yè)性展會，參展商一般是出口商、制造商及相關(guān)的中介機構(gòu)；展品只限于本行業(yè)；貿(mào)易性展會專業(yè)性強、觀眾對路、成交概率高、影響力大、營銷本錢低、市場契合度好，是外貿(mào)企業(yè)參展的首選。一般面向群眾型終端消費者和銷售商，因此展品多為最終消費品，展館內(nèi)允許展品出售。又稱混合性展會，既面向?qū)I(yè)買家，又對普通消費者開放，既可以做生意簽合同，又可以出售各種展品，展覽范圍較廣。

優(yōu)勢是宣傳效果好，劣勢是難以吸引足夠多的專業(yè)觀眾。1．展會的性質(zhì)〔1〕貿(mào)易性展會〔2〕消費性展會〔3〕綜合性展會一、調(diào)查展會〔一〕展會調(diào)查應(yīng)了解的信息了解展會舉辦的時間及展期長短，可以幫助企業(yè)判斷參展工作是否會與其他方案產(chǎn)生沖突，是否符合產(chǎn)品訂貨規(guī)律的要求。對于季節(jié)性或時間性強的產(chǎn)品，展出的時間應(yīng)該比其銷售季節(jié)或流行時間稍有提前，以便采購商有足夠的時間安排銷售工作。展會的舉辦地點會直接影響觀眾的數(shù)量及企業(yè)參展的物流費用和差旅費用的預(yù)算，因此參展企業(yè)需要提前了解展會舉辦地點是否便于人員和物品的流動，是否為展出產(chǎn)品所涉及行業(yè)的產(chǎn)業(yè)集群區(qū)，是否能夠輻射到企業(yè)的目標(biāo)市場，等等。2．展會的舉辦時間和地點展會企業(yè)應(yīng)如何選擇展會的舉辦時間？一、調(diào)查展會〔一〕展會調(diào)查應(yīng)了解的信息展會的效益和知名度是互相依賴和促進的關(guān)系，企業(yè)假設(shè)想了解展會的效益和知名度，可調(diào)查和收集的信息包括：3．展會的效益和知名度〔1〕展會組織者的實力和信譽?！?〕專業(yè)觀眾的數(shù)量和結(jié)構(gòu)。〔2〕展會的成交量?！?〕參展企業(yè)的數(shù)量和質(zhì)量?？烧{(diào)查和收集的信息包括：同步案例未做調(diào)查，參展商們損失沉重2016年6月16日，中國〔上?！尘G色交通工具展覽會在上海東亞展覽館舉辦。組展方〔由主辦方確定的負(fù)責(zé)整個展會具體實施業(yè)務(wù)的單位〕宣傳稱，此次展會有近

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個展位，95%以上已被參展商預(yù)訂一空。然而展會開幕當(dāng)天，只有58家企業(yè)參展，展廳內(nèi)幾乎沒有觀眾。參展商們深感受騙，便向承辦方提出退款要求，隨后雙方發(fā)生沖突，個別參展商的頭部與胸部被打傷。有記者搜集到此次展會的4張門票，除了時間、地點一致外，每一張上印的展會名稱都不一樣，有綠色交通展、現(xiàn)代化鐵路展、智能交通展等。除此之外，為了增加參展商對展會的信任感，組展方還將上海東亞展覽館、上海市交巡警總隊等列為主辦單位。專家分析認(rèn)為，除了事先預(yù)謀“騙展〞的，出現(xiàn)更多的是展會主辦方抓住參展商急于尋找買家的心理，在展會宣傳上夸大其詞，編造展會規(guī)模大、水平高、專業(yè)觀眾多等言論的情況。專家建議參展商要提高警惕，盡量選擇不是首次舉辦的展會，同時還要做好多方面的調(diào)查了解。一、調(diào)查展會〔一〕展會調(diào)查應(yīng)了解的信息展會費用包括展位租賃費用、人員費用、展會效勞公司的效勞費等。如果費用過高，企業(yè)的展出效益就會減少；如果費用過低，則需要謹(jǐn)慎考慮展會是否存在騙局或者效果不好的可能。因此，參展之前，企業(yè)需要了解展會的費用，量力而行。此外，歷史背景越深厚的展會，其名聲往往越大，優(yōu)質(zhì)的參展商和專業(yè)觀眾會慕名而來。假設(shè)是新興展會，企業(yè)就應(yīng)該著重了解展會組織者的信息，以確保參展效果。4．展會的費用和歷史背景同步案例

廣交會進口展參展條件和參展申請流程1．參展條件廣交會進口展參展條件如下：〔1〕參展商必須為根據(jù)適用法律在中國大陸以外的國家或地區(qū)合法注冊3年及以上的公司，且須提供公司注冊證書復(fù)印件〔須加蓋公司印章〕或其他有效證明文件。〔2〕參展展品須屬于《中國進出口商品交易會參展展品目錄〔進口展區(qū)〕》范圍?！?〕參展展品須在中國大陸以外地區(qū)生產(chǎn)，且須提供原產(chǎn)地證明書復(fù)印件。凡符合上述參展條件的境外企業(yè)，均可申請參展，并遵循專業(yè)產(chǎn)品對口優(yōu)先、節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品優(yōu)先、高科技產(chǎn)品優(yōu)先、行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)優(yōu)先、貿(mào)易逆差大的地區(qū)企業(yè)優(yōu)先、特裝展位優(yōu)先的招展原則。同步案例

廣交會進口展參展條件和參展申請流程2．參展申請流程廣交會進口展參展申請流程如下：〔1〕聯(lián)系主辦方或在線填寫“參展咨詢〞?！?〕在線注冊并選擇展位。登錄參展易捷通系統(tǒng)〔新企業(yè)需注冊賬戶〕填寫公司資料，申請展位，并在線打印參展申請表和參展條款。參展申請表簽字蓋章后將掃描版連同公司營業(yè)執(zhí)照、主要展品的原產(chǎn)地證明〔英文版本為佳〕發(fā)送至主辦方相關(guān)負(fù)責(zé)人的郵箱?！?〕付款。提交的材料經(jīng)主辦方終審?fù)ㄟ^后，主辦方將開具付款通知書。參展商需按照付款通知書的要求，用以參展公司為名義的賬戶于5個工作日內(nèi)繳付相關(guān)款項。主辦方收到款項即為確定參展?！?〕登陸參展易捷通系統(tǒng)，完善公司資料、產(chǎn)品信息、展位申請信息，并在線申請參展商證件〔每9m2展位可辦理3張參展商證件〕。〔5〕辦理邀請函，準(zhǔn)備貨物運輸?shù)仁乱恕＜僭O(shè)展位為光地，則接洽通過廣交會特裝布展資質(zhì)認(rèn)證的布展施工單位，確定展位設(shè)計方案。〔6〕取證，布展。亞洲信息電子展〔CeBITAsia〕是德國漢諾威展覽CeBIT展覽品牌移植中國的第一個展覽會。2001年，該展覽會首次在上海的光大展覽中心舉辦，眾多亞洲乃至國際電子生產(chǎn)企業(yè)踴躍參展，包括日本的SONY、韓國的三星和LG等。后來由于種種原因，這些業(yè)內(nèi)龍頭企業(yè)紛紛退出該展會，參加該展會的企業(yè)幾乎都是一些不知名的中小企業(yè)，展會在業(yè)內(nèi)的口碑越來越差。最后，該展會在2008年被漢諾威展覽取消。上述案例說明了什么？一、調(diào)查展會〔二〕獲得展會信息的途徑〔1〕訂閱傳統(tǒng)媒體?！?〕使用互聯(lián)網(wǎng)查詢?！?〕與同行交流。〔4〕留意戶外廣告欄和公告欄?！?〕向知名展會公司或組織國外展會的展覽公司咨詢。知識鏈接1．展會的官方網(wǎng)站實力雄厚的專業(yè)展會都設(shè)有自己的網(wǎng)站，如漢諾威工業(yè)博覽會網(wǎng)站〔〕、科隆國際家具展網(wǎng)站〔〕等。這些網(wǎng)站不僅會及時告知新一屆展會舉辦的時間及本卷須知，還有往屆展會回憶、展會背景介紹等，訪問者可以全面了解展會內(nèi)容。2．商展協(xié)會網(wǎng)站商展協(xié)會包括展會行業(yè)協(xié)會和各行業(yè)的展會協(xié)會，其職責(zé)為舉辦展會、宣傳展會和監(jiān)督展會。商展協(xié)會也有相對應(yīng)的網(wǎng)站，如德國展覽業(yè)協(xié)會〔AUMA〕網(wǎng)站〔〕、國際展覽會年度目錄網(wǎng)站〔〕等。AUMA的網(wǎng)站提供了大量歐洲展覽會介紹，而在國際展覽會年度目錄中，可以查到AUMA網(wǎng)站中未錄入的每個展覽會的報名截止日期、同期舉辦的會議活動，以及主辦方是哪些國際會展業(yè)協(xié)會的成員等信息。3．會展綜合咨詢網(wǎng)站會展綜合咨詢網(wǎng)站提供會展業(yè)的最新信息，常用的有中國會展網(wǎng)〔〕、中國會展經(jīng)濟研究會網(wǎng)、中國商務(wù)會展網(wǎng)、中國展覽信息網(wǎng)等綜合咨詢網(wǎng)站。在中國會展網(wǎng)上，訪問者可以查詢到未來一年在國內(nèi)外舉辦的各種行業(yè)展會的信息。利用網(wǎng)絡(luò)收集展會信息的途徑二、選擇展會〔一〕從不同角度選擇展會1．產(chǎn)品角度

從產(chǎn)品角度選擇展會時，應(yīng)衡量展會主題與所推銷產(chǎn)品的類別是否吻合。在選擇展會時，企業(yè)要仔細(xì)了解展會及展會各展館的主題，然后選擇與本企業(yè)產(chǎn)品及所屬行業(yè)一致的展會參加，確保所推銷的產(chǎn)品能夠適銷對路。二、選擇展會〔一〕從不同角度選擇展會2．目標(biāo)角度〔1〕如果企業(yè)的目標(biāo)是接觸客戶、展示產(chǎn)品、銷售成交，且產(chǎn)品的專業(yè)技術(shù)很強，應(yīng)用行業(yè)比較單一，則應(yīng)該盡量選擇參加貿(mào)易性展會?！?〕如果企業(yè)的目標(biāo)是樹立形象、了解終端消費者的反響和需求，且產(chǎn)品以群眾消費品為主，專業(yè)性不強，則應(yīng)該盡量選擇參加消費性展會?！?〕如果企業(yè)的目標(biāo)是展示和推介新產(chǎn)品，探測新產(chǎn)品的市場反響，則適合參加國際性展會，以便“大面積撒網(wǎng)、重點撈魚〞。〔4〕如果企業(yè)的出口產(chǎn)品有重點銷售區(qū)域，則適合參加更加有針對性的區(qū)域性展會。二、選擇展會〔一〕從不同角度選擇展會3．市場角度

從市場角度選擇展會時，應(yīng)衡量展會舉辦地與產(chǎn)品銷售的目標(biāo)市場是否一致。企業(yè)應(yīng)盡可能選擇在目標(biāo)市場地區(qū)或靠近目標(biāo)市場的地區(qū)舉辦展會。例如，德國的工業(yè)展、意大利的家具展、日本的汽車展、新加坡的酒店展等，這些辦展國家不是擁有與展會主題相關(guān)的成熟產(chǎn)業(yè)，就是擁有龐大的消費市場，這些對企業(yè)開拓目標(biāo)市場非常有利。二、選擇展會〔一〕從不同角度選擇展會4．時間角度從時間角度選擇展會時，應(yīng)衡量展會的開幕時間與企業(yè)的產(chǎn)品銷售方案是否匹配。企業(yè)在參展前要考慮客戶訂貨和銷售的習(xí)慣，盡量選擇在產(chǎn)品熱銷季節(jié)之前舉辦的展會參加。二、選擇展會〔一〕從不同角度選擇展會5．價格角度從價格角度選擇展時會，應(yīng)衡量展會收費能否承受，與企業(yè)整體的促銷目標(biāo)是否匹配。企業(yè)應(yīng)該在滿足參展需求的前提下，選擇效益費用比高的展會。企業(yè)在選擇展會前，應(yīng)對參展活動所要支出的費用有清晰的了解，然后衡量自己的承受能力，切勿“打腫臉充胖子〞，使參展費用成為額外的負(fù)擔(dān)。

如果你是參展商，你在挑選展會時會優(yōu)先考慮哪些問題？二、選擇展會〔二〕選擇展會時易走入的誤區(qū)參展費用是很多企業(yè)在選擇展會和參展時考慮的主要因素之一。每個企業(yè)都追求物美價廉、低投入、高產(chǎn)出的展會，然而在競爭市場中，展會的收費與其規(guī)模、質(zhì)量和效果往往成正比。費用高的展會往往知名度、效勞水平也相對較高，費用低的展會往往在效勞等方面有所欠缺。1．因費用低廉而選擇知識鏈接一些展會費用低，可能是以下原因所致：〔1〕為新興展會，知名度不高，需要通過價格優(yōu)勢吸引企業(yè)前來參展。雖然新興展會未必沒有開展?jié)摿?，但由于知名度不高，必然存在難以吸引專業(yè)觀眾的問題。參展企業(yè)很有可能因?qū)I(yè)觀眾數(shù)量較少或觀眾質(zhì)量不高而無法到達(dá)預(yù)期目標(biāo)?！?〕展會舉辦地的市場潛力不大，缺少區(qū)位優(yōu)勢。由于展覽業(yè)對經(jīng)濟有拉動作用，因此很多經(jīng)濟根底薄弱的城市為了開展會展經(jīng)濟會舉辦一些會展工程，但是其產(chǎn)業(yè)和市場條件可能都無法到達(dá)要求。參加這樣的展會，參展企業(yè)不僅會面臨差旅不便等諸多問題，還會因為該地缺少市場潛力而無法取得良好的參展效果?！?〕展會的定位可能不符合局部企業(yè)的需要。為了到達(dá)贏利的目的，有些會展主辦方會降低局部非重點場館的展位費，以此吸引更多企業(yè)前來參展。由于這種展會的專業(yè)觀眾較少，企業(yè)參加這樣的展會通常很難取得良好的參展效果。展會費用低的原因二、選擇展會〔二〕選擇展會時易走入的誤區(qū)一方面，展會的名氣大可能是展會組織者公關(guān)工作做得到位；另一方面，對展會做出評價的主體大多是按照自身標(biāo)準(zhǔn)進行評價的，其評價標(biāo)準(zhǔn)與參展企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)可能并不吻合，有些做出評價的主體甚至并非行業(yè)內(nèi)人士。因此，這些評價不適宜作為選擇展會的主要參考依據(jù)。此外，通常情況下，名氣大的展會收費較高，對參展企業(yè)的要求也相對較高，競爭比較劇烈。2．因名氣大而選擇二、選擇展會〔二〕選擇展會時易走入的誤區(qū)

我國展會的主辦方中，有些有很強的政府背景和行政色彩，這為展會的公信力提供了保障。但是企業(yè)在選擇展會時，不可只看重主辦方的實力或背景，否則參展效益難以保證。3．因主辦方而選擇二、選擇展會〔二〕選擇展會時易走入的誤區(qū)

有些企業(yè)在選擇展會時，會將競爭對手的選擇作為重要的參考指標(biāo)。參加有競爭對手的展會，企業(yè)可以了解競爭對手的新產(chǎn)品開發(fā)情況、營銷手段、定價區(qū)間等。但是，這種選擇方式會讓企業(yè)陷于被動，從而參加了不適合自己的展會。4．因競爭對手而選擇知識鏈接在選擇展會時，企業(yè)應(yīng)考慮以下問題：〔1〕展會的主題和展品范圍是什么？是否與本企業(yè)產(chǎn)品所屬行業(yè)相吻合？〔2〕有哪些類型的產(chǎn)品一同展覽，即展會是綜合性的還是專業(yè)性的？〔3〕展覽能否滿足企業(yè)拓展市場的需求？〔4〕展會的日期是否適宜？是否有同期舉辦的其他展會？〔5〕展會費用如何？〔6〕產(chǎn)品假設(shè)銷往該展會舉辦地區(qū)或國家，需交什么稅？稅費會不會太高？價格能否被接受？〔7〕如果收到當(dāng)?shù)氐挠唵?，履約有無困難？企業(yè)在選擇展會時應(yīng)考慮的問題知識鏈接〔8〕展會覆蓋的地區(qū)有多大？〔9〕企業(yè)如何參加展會？展會地點對于企業(yè)來說是否便利？〔10〕企業(yè)的目標(biāo)觀眾有哪些？展會當(dāng)天會有多少觀眾來自目標(biāo)市場？會有多少來自企業(yè)的主要效勞地區(qū)？〔11〕組展機構(gòu)怎樣推廣展會？〔12〕展會過往的業(yè)績?nèi)绾?？?3〕展會主辦方是否提供以往參展商的聯(lián)系方式？〔14〕展會主辦方對參展商提供哪些幫助？〔15〕專業(yè)觀眾的數(shù)量和質(zhì)量如何？〔16〕哪些競爭對手將會參展？企業(yè)在選擇展會時應(yīng)考慮的問題很多企業(yè)參加同一個展會，其中一些企業(yè)抱怨參展效果差、開銷大，而其他企業(yè)卻反映參展效果很好。請分析這種現(xiàn)象產(chǎn)生的原因。任務(wù)四了解參展方案書什么是參展計劃參展計劃書的主要內(nèi)容選定了要參加的展會之后，小王又遇到了難題，他需要將全部的參展設(shè)想和工作推進安排形成一份書面的方案書，這樣既方便走公司的審批流程，也利于后期組織工作人員分工合作，按照方案進度合理推進各項參展工作的籌備和實施。那么這個方案書應(yīng)該怎么寫才能清晰又全面呢？問題：什么是參展方案？參展方案書中應(yīng)包括哪些內(nèi)容？任務(wù)導(dǎo)入一、什么是參展方案參展方案也稱參展籌劃、參展方案，是參展企業(yè)在展前對參展情況做出的預(yù)想、籌劃和工作安排。制訂參展方案，就是對展前、展中和展后各個環(huán)節(jié)的工作任務(wù)進行梳理和方案的過程。參展方案是參展工作實施的指引，因此一定要準(zhǔn)確、全面。二、參展方案書的主要內(nèi)容展會介紹及分析是對擬參加展會情況的介紹和分析，包括：〔1〕介紹展會舉辦的時間、地點和展出范圍?！?〕從展會的專業(yè)性、國際性、權(quán)威性、品牌性等方面，介紹展會的根本情況?！?〕分析參展商的構(gòu)成情況，以便了解同行及競爭對手的參展情況。〔4〕介紹展會媒體合作伙伴，以確保企業(yè)及產(chǎn)品的曝光量?！?〕介紹展會的觀眾構(gòu)成。〔一〕展會介紹及分析二、參展方案書的主要內(nèi)容參展目標(biāo)是參展工作的根底。因此，企業(yè)在參展方案