學院秘書工作職責模版

第頁共頁學院秘書工作職責模版職位：學院秘書部門：學院行政辦公室報告對象：學院院長職位概述學院秘書作為學院行政辦公室的核心成員，負責協(xié)助學院院長完成各類行政事務和校務管理工作。秘書需要與學院師生、其他部門及外部機構進行密切合作，確保學院工作的順利開展。職責描述一、行政管理1.負責學院行政辦公室的日常運營和管理，保障辦公室的正常秩序；2.組織并協(xié)調學院內部各類會議，負責會議的籌備、通知、記錄、歸檔等；3.監(jiān)督并協(xié)助各部門按時完成任務，確保學院各項工作的高效運行；4.管理和維護學院的文件和檔案，確保信息的完整性和安全性；5.負責學院日常通信工作，包括文件收發(fā)、傳真、郵件等，并及時將重要信息傳達給相關人員；6.協(xié)助院長做好日程安排和會議安排，保障院長正常工作和學術交流。二、人事管理1.負責新教職工的入職手續(xù)、辦理轉正手續(xù)和離職手續(xù)等事宜；2.維護教職工檔案，及時更新人事信息，并確保信息的保密性；3.協(xié)助進行教職工考核，參與編制績效考核報告；4.協(xié)助安排教職工的培訓和進修，確保教職工的專業(yè)能力得到提升；5.與學術委員會和教師工作室合作，組織并協(xié)調教師的學術交流和教學活動；6.協(xié)助處理教職工的糾紛和投訴，維護良好的師生關系。三、學生管理1.參與學生招生工作，協(xié)助籌備招生材料，組織招生宣傳活動；2.協(xié)助學生會組織各類學生活動，包括但不限于校慶、運動會、晚會等；3.負責學生獎助學金的評選和發(fā)放，確保獎助金的公平性和及時性；4.協(xié)助處理學生的問題和投訴，保護學生的權益；5.協(xié)助學生事務管理，包括宿舍管理、導員工作等。四、財務管理1.協(xié)助制定學院的年度預算，并負責預算執(zhí)行的監(jiān)督與控制；2.監(jiān)督和協(xié)助各部門進行經(jīng)費的使用和管理，確保經(jīng)費使用符合規(guī)定；3.負責學院財務報表的編制和匯報，及時向上級機構和相關部門提供財務數(shù)據(jù)；4.協(xié)助進行學院資產(chǎn)管理和設備維護，確保學院資產(chǎn)的安全和正常使用；5.協(xié)助進行學院采購工作，根據(jù)需要選擇供應商、編制采購計劃并進行采購合同管理。五、其他工作1.協(xié)助處理學術委員會的工作，包括但不限于學術會議、學術期刊的編輯和出版等；2.參與學院的內外聯(lián)絡工作，與校內外合作單位保持良好的合作關系；3.完成院長交辦的其他工作任務。職位要求1.大學本科及以上學歷，行政管理、教育學、法律等相關專業(yè)優(yōu)先；2.具備較強的組織與協(xié)調能力，能夠靈活應對各類工作任務；3.較強的溝通與協(xié)調能力，善于與師生、上級機構和外部機構進行溝通合作；4.具備較強的責任心和事業(yè)心，能夠承擔壓力和工作緊張的情況；5.熟練掌握辦公自動化軟件和辦公設