Access數(shù)據(jù)庫技術(shù)與應(yīng)用教程課件第2章 Access概述與數(shù)據(jù)庫的基本操作

第2章Access概述與數(shù)據(jù)庫的基本操作2.1Access2003使用基礎(chǔ)2.1.1Access的特點Access是一種強健的桌面數(shù)據(jù)庫程序，用戶能夠用它來存儲和管理大量數(shù)據(jù)。從家庭賬目、客戶數(shù)據(jù)庫到大型產(chǎn)品倉庫的管理，Access都能勝任。Access能夠幫助用戶把信息組織成表的形式，使用窗體加速數(shù)據(jù)的錄入，運用篩選、排序和查詢完成強大的數(shù)據(jù)分析，生成多種多樣的數(shù)據(jù)報表。Access，就像Microsoft公司的其它產(chǎn)品一樣，使用向?qū)Ь涂梢院唵?、快速地完成常見任?wù)。向?qū)且环N很好的方法，能夠讓用戶學(xué)會如何完成一項新任務(wù)而不只是僅僅幫助初學(xué)者。專業(yè)的開發(fā)人員也常常在適當(dāng)?shù)臅r候使用向?qū)В@是獲得一個基本的最終結(jié)果的最快速方法。例如，可以使用窗體向?qū)?chuàng)建窗體，該向?qū)瓿闪舜蠖鄶?shù)基礎(chǔ)工作，然后，再用設(shè)計視圖進行修改，做些變化。Access還提供了數(shù)據(jù)庫向?qū)В捎糜谏蓮?fù)雜的、可運行的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序。使用Access可以創(chuàng)建一個或多個數(shù)據(jù)庫（應(yīng)用程序）。一旦開始使用Access創(chuàng)建讓人們與數(shù)據(jù)進行交互的用戶界面，這就是在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序。實際上，在Access中，數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序是一起創(chuàng)建的。Access在很多方面都有創(chuàng)新。在表、窗體等對象中可使用長名稱，且名稱中可包含空格。這對給表起有意義的名稱時很有幫助。Access創(chuàng)建的應(yīng)用程序從一開始就是與SQLServer兼容的，因此，人們很容易把應(yīng)用程序升遷到SQLServer（版本7.0及以上）這樣的客戶機-服務(wù)器數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)。2.1.2Access的啟動及退出啟動Access有如下幾種方法：1.單擊位于屏幕左下角的“開始”菜單按鈕，并且選擇：“程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeAccess2003”。2.雙擊桌面上或文件夾內(nèi)任何現(xiàn)有的Access數(shù)據(jù)庫文件，Access也會自動打開。3.首先把Access圖標(biāo)（看上去像一把粉紅色鑰匙）加入到位于Windows任務(wù)欄上的快速啟動工具欄部分，然后單擊該圖標(biāo)即可打開它。正確退出數(shù)據(jù)庫和Access的方法是：1.單擊位于數(shù)據(jù)庫窗口標(biāo)題欄右角上的關(guān)閉按鈕（X）以關(guān)閉當(dāng)前數(shù)據(jù)庫；或者選擇“文件”，“關(guān)閉”。2.單擊位于應(yīng)用程序窗口標(biāo)題欄右角上的關(guān)閉按鈕以關(guān)閉Access；或者選擇“文件”，“退出”。采用這種方法，Access將關(guān)閉打開的數(shù)據(jù)庫及它自己。不正確地關(guān)閉數(shù)據(jù)庫（和Access）就關(guān)掉系統(tǒng)將導(dǎo)致文件毀壞以及數(shù)據(jù)不可恢復(fù)。2.1.3Access的用戶界面和幫助系統(tǒng)1.Access的用戶界面在默認情況下，用戶啟動Access程序時，Access會顯示數(shù)據(jù)庫工具欄、菜單欄和任務(wù)窗格。（1）數(shù)據(jù)庫工具欄：數(shù)據(jù)庫打開前以及當(dāng)前為數(shù)據(jù)庫窗口時，數(shù)據(jù)庫工具欄就處于活動狀態(tài)。即使是打開的數(shù)據(jù)庫，許多這樣的工具仍被禁用。另外，當(dāng)對象變更時，該工具欄會自動更新其可用工具。通過拖動該工具欄左邊的移動空點，可以把該工具欄從左上方固定位置上移出來，雙擊其標(biāo)題區(qū)域時還原。通過該工具欄，還可以做到顯示其它工具欄、自定義工具欄、重新設(shè)置工具欄、增加或刪除工具以及改變圖標(biāo)的大小，等等。（2）菜單欄：通過菜單命令，可以完成數(shù)據(jù)庫文件的操縱，數(shù)據(jù)庫對象的創(chuàng)建和修改，與其它Office應(yīng)用程序共享數(shù)據(jù)以及定制Access環(huán)境等任務(wù)。2.Access的幫助系統(tǒng)為了獲得幫助功能，按下“F1”鍵或從“幫助”菜單選擇“MicrosoftOfficeAccess幫助”，就可打開Access幫助窗格，如圖2-8所示。用戶可以搜索特定單詞或短語，查看幫助功能目錄，通過互聯(lián)網(wǎng)連接到MicrosoftOfficeOnline支持站點獲取協(xié)助、培訓(xùn)以及下載Office更新。要關(guān)閉幫助窗格，單擊該窗格標(biāo)題欄右上角的關(guān)閉按鈕（X）。幫助功能是上下文敏感的。即，它會打開與所選對象、項目、屬性或文本最佳相關(guān)的文件。幫助主題已成為Access幫助文件的一部分，還有更多在線信息，單擊數(shù)據(jù)庫工具欄上的“MicrosoftOfficeAccess幫助”命令按鈕打開幫助窗格，然后單擊“MicorsoftOfficeOnline”區(qū)域內(nèi)任何選項訪問這些站點?；蛘邚摹皫椭辈藛芜x擇“MicrosoftOfficeOnline”命令選項。2.1.4Access的數(shù)據(jù)庫對象Northwind（羅斯文）示例數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)庫窗口顯示了該數(shù)據(jù)庫的所有不同組件。該窗口左側(cè)有兩個灰底標(biāo)題按鈕---對象和組按鈕。對象按鈕已被單擊，七種選項在左側(cè)顯示出來---表、查詢、窗體、報表、頁、宏和模塊。每種選項涉及到Access中的一個對象類型。前4種對象類型---表、查詢、窗體和報表是數(shù)據(jù)庫的主要組件。表是數(shù)據(jù)庫用于存儲數(shù)據(jù)的基本容器，是數(shù)據(jù)庫中最基礎(chǔ)的“積木”，成為了Access提供的所有其它組件和所有功能的基礎(chǔ)。我們能用各種方法展示表中數(shù)據(jù)，對表可以進行更新和查詢。查詢?nèi)〕鰯?shù)據(jù)庫中的原始數(shù)據(jù)并把它變成確鑿的信息。當(dāng)人們需要查詢時，Access搜索所需數(shù)據(jù)并在結(jié)果表中展示出來。查詢不僅可以在數(shù)據(jù)庫中找出信息，還可以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)變化趨勢。

窗體提供了有用的數(shù)據(jù)視圖，是數(shù)據(jù)庫用戶與數(shù)據(jù)進行交互的主要方法。與表視圖相比，窗體展示數(shù)據(jù)的風(fēng)格更加體現(xiàn)出用戶友好特性，能夠按使用者的需要量身定制多種窗體。窗體還可以是基于查詢的。報表整理出匯總信息供打印輸出。報表能夠包括數(shù)據(jù)庫中每條記錄的全部或部分內(nèi)容。報表也可以是基于查詢的。報表還能夠包含合計、小計以及由數(shù)據(jù)生成的其它值。報表還可以按要求把信息歸類。頁是數(shù)據(jù)訪問頁的簡稱，它是一種特別設(shè)計的網(wǎng)頁類型，通過web瀏覽器這一媒介使用Access數(shù)據(jù)庫，以擴展名為.HTM的HTML文件存儲。宏用于預(yù)定義動作的自動執(zhí)行，每項動作完成特殊的操作。這些動作可重復(fù)執(zhí)行。實際上，創(chuàng)建宏的過程與使用向?qū)ё龀雒畎粹o非常類似。宏常與按鈕聯(lián)用，當(dāng)單擊按鈕時，使得宏執(zhí)行其動作。模塊是用VisualBasic（VB）程序設(shè)計語言編寫的代碼集合。這些代碼與某個報表或窗體有關(guān)，或者用于整個Access應(yīng)用程序。2.2創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫2.2.1創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫單擊菜單欄左邊的“文件”，再單擊“新建”，由此打開了新建文件任務(wù)窗格。單擊“空數(shù)據(jù)庫…”，由此打開了文件新建數(shù)據(jù)庫對話框。在對話框頂部的“保存位置”選定文件夾，在對話框底部輸入文件名。默認文件類型是MicrosoftOfficeAccess數(shù)據(jù)庫(*.mdb)。單擊“創(chuàng)建”按鈕繼續(xù)進行。此時，數(shù)據(jù)庫窗口打開，在對象列表選擇表。在右邊的內(nèi)容窗格中是可能的動作列表。雙擊中間的選項“使用向?qū)?chuàng)建表”，接著選定表中所有字段，示例字段可多次選擇，還可以重命名新表中的字段。單擊“下一步”。確定表的名稱，單擊“是，幫我設(shè)置一個主鍵”。主鍵在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中非常重要，每張表都應(yīng)該有主鍵，因為它是確保表中數(shù)據(jù)正確以及快速、準(zhǔn)確地回答以后問題的主要方法。單擊“下一步”。單擊中間選項“直接向表中輸入數(shù)據(jù)”，單擊“完成”。單擊“關(guān)閉”按鈕，退回到數(shù)據(jù)庫窗口，用戶會看到列表中有新建的表。2.2.2使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫Access使用數(shù)據(jù)庫向?qū)б阅０逦募榛A(chǔ)創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫，已有數(shù)個模板可供選擇。模板包含了與數(shù)據(jù)庫連結(jié)在一起的表、窗體、報表以及其它對象。模板以成熟的數(shù)據(jù)庫作為起點，為用戶提供了便利。從模板創(chuàng)建文件有以下步驟：1.打開任務(wù)窗格（按下Ctrl+N組合鍵），單擊任務(wù)窗格中“本機上的模板…”。2.單擊模板對話框中的“數(shù)據(jù)庫”選項卡，顯示出可用的模板。3.雙擊任何一個模板或者單擊一個文件、單擊“確定”。4.在彈出的文件新建數(shù)據(jù)庫對話框中，文件名組合框內(nèi)已有新文件的默認名稱，也可以輸入新文件名。5.在上圖中單擊“創(chuàng)建”，啟動數(shù)據(jù)庫向?qū)?，添加對象到新?shù)據(jù)庫中。2.2.3數(shù)據(jù)庫的基本操作1.創(chuàng)建基于模板的數(shù)據(jù)庫2.創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫3.