EBS采購功能點(diǎn)操作手冊(cè)

浙大軟件學(xué)院學(xué)生操作手冊(cè) PAGEivFILENAME附件：操作手冊(cè)-模板.doc PAGEiv漢得公司版權(quán)所有PO模塊功能點(diǎn)操作手冊(cè)作者： 韓業(yè)邦李亞軍創(chuàng)立日期： 2012更新日期： 2012版本： 1.0文檔控制更新記錄版本日期姓名說明1.02012韓業(yè)邦根據(jù)po的知識(shí)點(diǎn)目錄做的審閱序號(hào)姓名角色說明123分發(fā)序號(hào)姓名角色說明123

目錄文檔控制 i更新記錄 i審閱 i分發(fā) ii一、采購設(shè)置 51.1財(cái)務(wù)選項(xiàng) 51.2采購選項(xiàng)： 81.3訂單類型 111.4行類型 12二、供應(yīng)商管理 142.1供應(yīng)商信息錄入及維護(hù) 142.2供應(yīng)商合并 192.3合并供應(yīng)商列表 20三、請(qǐng)購 203.1采購請(qǐng)購 203.2內(nèi)部請(qǐng)購 22四、詢價(jià) 224.1詢價(jià)單 224.2自動(dòng)創(chuàng)立 24五、報(bào)價(jià) 265.1報(bào)價(jià)單 265.2報(bào)價(jià)分析 28六、采購 296.1標(biāo)準(zhǔn)采購訂單 296.2方案采購訂單 336.3合同采購訂單 346.4一攬子采購協(xié)議 376.5自動(dòng)創(chuàng)立 396.6采購發(fā)放 41七、審批與平安控制 437.1職務(wù)、職位彈性域設(shè)置 437.2職務(wù)、職位設(shè)置 467.3人員設(shè)置、人員分配職務(wù)和職位 527.4審批職位層次 587.5平安性結(jié)構(gòu) 607.6平安性控制 627.7審批組 627.8審批分配 657.9審批通知 687.10授權(quán)規(guī)那么 71八、采購接收 738.1三種接收途徑 738.2接收更正 788.3采購?fù)素?798.4內(nèi)部請(qǐng)購內(nèi)部銷售時(shí)請(qǐng)購單的接收 81九、采購期間 819.1采購期間控制 81十、采購事務(wù)查詢 8310.1采購訂單查詢 8310.2請(qǐng)購單查詢 8410.3審批歷史記錄查詢 8510.4接收事務(wù)處理查詢 87十一、采購與應(yīng)付 8811.1二、三、四維匹配 8811.2應(yīng)付發(fā)票匹配接收或者采購 88一、采購設(shè)置1.1財(cái)務(wù)選項(xiàng)概念系統(tǒng)的財(cái)務(wù)選項(xiàng)設(shè)置主要為EBS系統(tǒng)的應(yīng)付模塊、采購模塊、資產(chǎn)模塊提供控制和協(xié)調(diào)機(jī)制及相關(guān)默認(rèn)值。由于采購模塊所必需的供應(yīng)商定義是在應(yīng)付模塊中完成的原因，為了保證采購系統(tǒng)具有可用的定義的供應(yīng)商，并能夠順利向應(yīng)付模塊傳送會(huì)計(jì)信息，必須在啟用采購模塊系統(tǒng)前對(duì)財(cái)務(wù)選項(xiàng)做正確的設(shè)置。設(shè)置：路徑：采購>設(shè)置>組織>財(cái)務(wù)選項(xiàng)負(fù)債：對(duì)于輸入的所有新供應(yīng)商，系統(tǒng)會(huì)將此帳戶作為默認(rèn)負(fù)債帳戶分配給他們。預(yù)付款：供應(yīng)商地點(diǎn)發(fā)票的對(duì)應(yīng)預(yù)付款帳戶和說明。應(yīng)得折扣：如果選擇將折扣分配到系統(tǒng)的應(yīng)得折扣帳戶，系統(tǒng)會(huì)使用此帳戶來記錄付款的應(yīng)得折扣。費(fèi)用結(jié)算：系統(tǒng)將此帳戶用作臨時(shí)帳戶，記錄有關(guān)使用發(fā)票導(dǎo)入程序從自助費(fèi)用管理系統(tǒng)導(dǎo)入的信用卡事務(wù)處理信息。設(shè)置“會(huì)計(jì)〞頁簽主要是為供應(yīng)商、應(yīng)付發(fā)票提供相關(guān)默認(rèn)總賬賬戶及應(yīng)付系統(tǒng)需使用的某些特定賬戶。將來期間：僅表示應(yīng)付系統(tǒng)可自動(dòng)翻開的將來期間，一經(jīng)設(shè)定便不可更改。收貨/收單地點(diǎn)：對(duì)應(yīng)于系統(tǒng)默認(rèn)值的收貨/收單地點(diǎn)的名稱。庫存組織：輸入庫存組織，該組織中定義的物料可用于采購管理系統(tǒng)。發(fā)運(yùn)方式：與供應(yīng)商一起使用的承運(yùn)人。運(yùn)費(fèi)條款：供應(yīng)商的運(yùn)費(fèi)條款可以標(biāo)識(shí)是我們支付收到貨物的運(yùn)費(fèi)，還是供應(yīng)商支付。財(cái)務(wù)選項(xiàng)的設(shè)置是按業(yè)務(wù)實(shí)體OU隔離的，采購系統(tǒng)也是按業(yè)務(wù)實(shí)體OU進(jìn)行隔離的?！肮?yīng)商——采購〞頁簽中，庫存組織為必填字段，它為“采購系統(tǒng)〞的可用物料限定了物料“主組織〞。采購系統(tǒng)只能為這里輸入的庫存組織的“主組織〞定義的物料執(zhí)行采購，即“采購系統(tǒng)會(huì)以這里輸入的庫存組織的主組織驗(yàn)證物料的可用性〞。發(fā)運(yùn)方式：發(fā)運(yùn)方式字段可用的值取決于已選定“庫存組織〞的已分配“發(fā)運(yùn)方式〞；由于Oracle的“發(fā)運(yùn)方式〞定義是捆綁“承運(yùn)人〞定義進(jìn)行的，故指定了“發(fā)運(yùn)方式〞實(shí)際就是指定了承運(yùn)人。發(fā)運(yùn)方式、FOB、運(yùn)費(fèi)條款將為相關(guān)采購單據(jù)提供默認(rèn)值。費(fèi)用報(bào)銷地址：為員工費(fèi)用報(bào)表選擇用于付款的默認(rèn)地址：住宅或辦公室。系統(tǒng)會(huì)為輸入的每個(gè)新員工使用此默認(rèn)值。使用審批層次結(jié)構(gòu)：要使用職位和職位層次結(jié)構(gòu)來確定采購管理系統(tǒng)中的單據(jù)審批路徑，請(qǐng)啟用此選項(xiàng)。如果要根據(jù)主管結(jié)構(gòu)來確定審批路徑，請(qǐng)禁用此選項(xiàng)。方法：我們可以人工輸入員工編號(hào)，或讓系統(tǒng)生成連續(xù)員工編號(hào)。自動(dòng)：在輸入新員工時(shí)系，統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為每個(gè)員工分配唯一連續(xù)編號(hào)；人工：在輸入員工時(shí)親自輸入員工編號(hào)；使用國家標(biāo)識(shí)號(hào)：系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)輸入員工的國家標(biāo)識(shí)號(hào)作為員工編號(hào)。下一自動(dòng)編號(hào)：如果選擇“自發(fā)開工編號(hào)〞方法，請(qǐng)輸入起始值〔需要系統(tǒng)將其用于生成唯一連續(xù)員工編號(hào)〕。在輸入編號(hào)并保存所做的更改之后，系統(tǒng)會(huì)顯示下一個(gè)編號(hào)使用請(qǐng)購單保存款：要為申請(qǐng)保存資金，啟需用此選項(xiàng)。如果啟用了此選項(xiàng)，采購管理系統(tǒng)會(huì)創(chuàng)立日記帳分錄并將其傳送至總帳管理系統(tǒng)，以便為采購申請(qǐng)保存資金。完成時(shí)保存：如果啟用了“使用申請(qǐng)保存款〞，請(qǐng)指明是否需要申請(qǐng)編制人可以選擇保留資金。如果未啟用此選項(xiàng)，那么只有申請(qǐng)審批人才可以選擇保存資金。使用PO保存款：要為采購訂單、與發(fā)票匹配的采購訂單和接收，以及根本發(fā)票〔不與采購訂單匹配〕保存資金，請(qǐng)啟用此選項(xiàng)。如果啟用了此選項(xiàng)，那么在審批與發(fā)票匹配的采購訂單和接收期間，采購管理系統(tǒng)會(huì)為采購訂單保存資金，而應(yīng)付款管理系統(tǒng)會(huì)為差異保存資金。如果啟用了此選項(xiàng)，但輸入的某個(gè)采購訂單不與發(fā)票匹配，那么應(yīng)付款管理系統(tǒng)仍將在審批期間為該采購訂單保存資金。在創(chuàng)立會(huì)計(jì)分錄時(shí)，系統(tǒng)將沖銷應(yīng)付款管理系統(tǒng)的所有保存款。如果啟用了“使用申請(qǐng)保存款〞，那么還必須啟用此選項(xiàng)。單擊“稅〞標(biāo)簽，輸入成員國、增值稅登記編號(hào)等參數(shù)值，其中成員國是指公司或組織所在地，增值稅登記號(hào)是指組織的增值稅登記號(hào)。“人力資源〞頁簽可以設(shè)置是否“使用審批層次結(jié)構(gòu)〞來決定采購單據(jù)的審批路徑。如不選定，那么表示采購單據(jù)將使用員工的“主管〞結(jié)構(gòu)來進(jìn)行審批?！皢T工編號(hào)〞方法默認(rèn)自業(yè)務(wù)組定義時(shí)的“員工編號(hào)生成〞方法設(shè)置。1.2采購選項(xiàng)：概念“采購選項(xiàng)〞是采購系統(tǒng)的一項(xiàng)重要的根底設(shè)置工作，其中大局部選項(xiàng)在系統(tǒng)安裝時(shí)均有默認(rèn)置。它包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：單據(jù)控制、單據(jù)默認(rèn)值、接收會(huì)計(jì)、單據(jù)編號(hào)等內(nèi)容。設(shè)置：路徑：采購>設(shè)置>組織>采購選項(xiàng)由于“采購選項(xiàng)〞是按業(yè)務(wù)實(shí)體來隔離的，它允許選擇不同的OU，切換上下文環(huán)境以完成不同OU的相關(guān)采購設(shè)置?！皟r(jià)格允差百分比〞或“價(jià)格允差金額〞，檢查采購訂單行價(jià)格或金額不應(yīng)高于采購申請(qǐng)PR行價(jià)格的比率或金額差值，否那么系統(tǒng)將發(fā)出警告。如果同時(shí)選定“強(qiáng)制價(jià)格允差〞或“強(qiáng)制價(jià)允差金額〞，那么將只能創(chuàng)立而不能審批超出此允差的采購訂單，“價(jià)格允差〞與“金額允差〞兩者之中，只要有一個(gè)允差控制被違反，那么控制條件即滿足。“強(qiáng)制全部批量〞用于控制“內(nèi)部申購〞行的物料，由于采購系統(tǒng)的內(nèi)部申購行默認(rèn)使用物料的“發(fā)放單位〞，當(dāng)以非“發(fā)放單位〞輸入需求數(shù)量。選項(xiàng)有三：“無〞表示不轉(zhuǎn)換單位及舍入取整；“自動(dòng)〞表示強(qiáng)制轉(zhuǎn)換單位及舍入取整；“建議〞表示系統(tǒng)將發(fā)出是否轉(zhuǎn)換單位及“舍入〞的詢問信息，由用戶決定?！敖邮贞P(guān)閉點(diǎn)〞表示采購的發(fā)運(yùn)行接收功能被關(guān)閉的流程環(huán)節(jié)點(diǎn)，可選“已接受、已入庫、已接收〞。在“接收關(guān)閉點(diǎn)〞到達(dá)“接收關(guān)閉允差〞的數(shù)量要求，PO行采購任務(wù)已經(jīng)完成。“取消申請(qǐng)〞的選項(xiàng)有三：“始終〞表示在取消采購訂單的同時(shí)一并取消采購申請(qǐng)；“決不〞表示在取消采購訂單時(shí)，不取消采購申請(qǐng)，并可用之重新Autocreate采購訂單；“可選〞表示在取消采購訂單時(shí)，系統(tǒng)將發(fā)出信息，由用戶自行決定。通知一攬子PO是否存在：如果希望系統(tǒng)在我們創(chuàng)立申請(qǐng)、采購訂單或一攬子采購協(xié)議行時(shí)通知現(xiàn)有的一攬子采購協(xié)議，請(qǐng)選定“存在一攬子PO時(shí)通知〞。允許更新產(chǎn)品說明：對(duì)于每個(gè)物料，可以定義是否允許在創(chuàng)立申請(qǐng)、RFQ、報(bào)價(jià)單或采購訂單行期間更新其說明。此更新僅影響正在創(chuàng)立的行。要求詢價(jià)：指定在采購訂單上為物料自動(dòng)創(chuàng)立相應(yīng)的申請(qǐng)行之前，是否必須要求詢價(jià)。我們可以為每個(gè)物料或申請(qǐng)行改寫此值?！吧暾?qǐng)導(dǎo)入分組依據(jù)〞表示每次在運(yùn)行采購系統(tǒng)的“PR導(dǎo)入流程〞，從“PR開放接口表〞向正式導(dǎo)入數(shù)據(jù)時(shí)，按何種依據(jù)對(duì)PR數(shù)據(jù)進(jìn)行分組，每組PR數(shù)據(jù)將分配一個(gè)PR編號(hào)，可用選項(xiàng)為“全部、采購員、類別、物料、地點(diǎn)或供應(yīng)商〞。系統(tǒng)的默認(rèn)值是物料?！捌ヅ鋵徟鷮莹暱蛇x值有三：“雙向〞表示在對(duì)相應(yīng)發(fā)票付款前，采購訂單和發(fā)票數(shù)量必須在允差范圍內(nèi)相互匹配；“三維〞在對(duì)相應(yīng)發(fā)票付款前，采購訂單、接收和發(fā)票數(shù)量必須在允差范圍內(nèi)進(jìn)行匹配；“四維〞在對(duì)相應(yīng)發(fā)票付款前，采購訂單、接收、檢驗(yàn)和發(fā)票數(shù)量必須在允差范圍內(nèi)進(jìn)行匹配。“分段價(jià)格類型〞表示將默認(rèn)到一攬子采購協(xié)議的分段價(jià)格類型，可選值有：“累計(jì)〞表示價(jià)格分段適用于物料的所有發(fā)放的發(fā)運(yùn)累計(jì)數(shù)量；“非累計(jì)〞價(jià)格分段適用于物料的單一發(fā)放的發(fā)運(yùn)數(shù)量。“開票結(jié)算允差〞表示供應(yīng)商開來的發(fā)票物料行數(shù)理與采購訂單發(fā)運(yùn)行數(shù)量比較的允差比例，即如果采購訂單發(fā)運(yùn)行的已開單數(shù)量已在“開票結(jié)算允差〞之內(nèi)，系統(tǒng)將自動(dòng)關(guān)閉發(fā)運(yùn)行。報(bào)價(jià)警告延遲：輸入報(bào)價(jià)警告延遲，即在報(bào)價(jià)單到期之前提前接收到期警告的天數(shù)。在報(bào)價(jià)單距離到期日尚余此處提供的天數(shù)時(shí)，我們將在“通知〞窗口中收到以下消息：報(bào)價(jià)單有效期或距離到期日尚余：[數(shù)字]。接收關(guān)閉允差：輸入發(fā)運(yùn)的接收關(guān)閉允差百分比。如果在接收關(guān)閉點(diǎn)時(shí)發(fā)運(yùn)處于接收關(guān)閉允差范圍內(nèi)，采購管理系統(tǒng)將自動(dòng)關(guān)閉發(fā)運(yùn)以便接收貨物。行類型：選擇申請(qǐng)、詢價(jià)、報(bào)價(jià)單和采購訂單行的默認(rèn)行類型?！皯?yīng)計(jì)費(fèi)用物料〞字段可選值：“接收時(shí)〞表示立即產(chǎn)生會(huì)計(jì)分配〔在“查看接收事務(wù)處理〞界面可通過工具欄“查看會(huì)計(jì)科目〞查看到會(huì)計(jì)分配〕，“期末〞那么表示系統(tǒng)不會(huì)在接收時(shí)產(chǎn)生會(huì)計(jì)分配〔無法通過“查看會(huì)計(jì)科目〞進(jìn)行查看〕，只能在期末運(yùn)行“接收應(yīng)計(jì)——期末〞流程時(shí)才產(chǎn)生會(huì)計(jì)分配?！皯?yīng)計(jì)庫存物料〞字段可選值只有“接收時(shí)〞一個(gè)，表示立即為接收產(chǎn)生會(huì)計(jì)分配?！白詣?dòng)抵銷方法〞是指系統(tǒng)的接收會(huì)計(jì)功能自動(dòng)創(chuàng)立并使用“接收檢驗(yàn)賬戶〞的具體方式?？蛇x值有：“無〞表示直接使用“接收選項(xiàng)〞中定義的“接收庫存賬戶〞作為接收檢驗(yàn)賬戶，系統(tǒng)無需另行創(chuàng)立；“平衡〞表示系統(tǒng)需自動(dòng)創(chuàng)立一個(gè)“接收檢驗(yàn)賬戶〞，該賬戶以“接收庫存賬戶〞為根底，使用“PO費(fèi)用賬戶〞的平衡段來取代原“接收庫存賬戶〞的平衡段；“賬戶〞表示系統(tǒng)以“PO費(fèi)用賬戶〞為根底，使用“接收庫存賬戶〞的賬戶科目段取代原“費(fèi)用賬戶〞中的賬戶科目段?！皢螕?jù)編號(hào)〞頁簽可以為詢價(jià)單RFO、報(bào)價(jià)單、采購訂單、采購申請(qǐng)單設(shè)置單據(jù)的編號(hào)方式。錄入：為詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、采購訂單和申請(qǐng)編號(hào)選擇單據(jù)編號(hào)錄入方法，自動(dòng)：每次創(chuàng)立單據(jù)時(shí)，將由采購管理系統(tǒng)自動(dòng)為每個(gè)單據(jù)分配唯一的序號(hào)；人工：在輸入單據(jù)時(shí)，人工錄入單據(jù)編號(hào)；〔注意：單據(jù)編號(hào)錄入方法可以隨時(shí)更改。但如果原先啟用的是人工錄入，那么在切換至自動(dòng)錄入時(shí)請(qǐng)確保所輸入的“下一個(gè)編號(hào)〞大于人工分配的最大編號(hào)?！愁愋停哼x擇用于詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、采購訂單和申請(qǐng)編號(hào)的單據(jù)編號(hào)類型：數(shù)字或字母數(shù)字?！沧⒁猓喝绻x擇“自動(dòng)〞錄入單據(jù)編號(hào)，那么只能生成數(shù)字單據(jù)編號(hào)，但仍可以從另一采購系統(tǒng)中導(dǎo)入數(shù)字或字母數(shù)字值?！诚乱粋€(gè)編號(hào)：如果選擇“自動(dòng)〞錄入單據(jù)編號(hào)，那么采購管理系統(tǒng)將在生成唯一的連續(xù)單據(jù)編號(hào)時(shí)，使用此值作為起始值。1.3訂單類型概念ORACLEEBS采購系統(tǒng)的采購訂單有四種類型：標(biāo)準(zhǔn)采購訂單〔SPO〕、方案采購訂單〔PPO〕、一攬子采購協(xié)議〔BPA〕、合同采購協(xié)議〔CPA〕。盡管它們被設(shè)計(jì)成共享同一個(gè)表單窗口，但從系統(tǒng)流程處理及其功能應(yīng)用角度來看，它們具有不同的本質(zhì)。以下以標(biāo)準(zhǔn)訂單類型的設(shè)置為例來說明如果設(shè)置一訂單類型。設(shè)置：路徑：采購>設(shè)置>采購>單據(jù)類型點(diǎn)擊“采購訂單標(biāo)準(zhǔn)〞后面的更新按鈕。如以下列圖：“責(zé)任人可以審批〞表示單據(jù)編制人可以審批其自己創(chuàng)立的單據(jù)。“審批人可以修改〞表示當(dāng)前審批人可以修改單據(jù)?！翱梢愿膶徟鷮哟谓Y(jié)構(gòu)〞表示當(dāng)前單據(jù)提交人或?qū)徟丝梢愿摹皩徟鷨螕?jù)〞窗口中定義的審批“職位層次結(jié)構(gòu)〞。“平安級(jí)別〞可選項(xiàng)包括：“公用〞表示所有系統(tǒng)用戶均可以訪問該類型單據(jù)；“私有〞表示只有訂單責(zé)任人及后續(xù)審批人可以訪問該類型單據(jù)；“采購〞表示只有單據(jù)責(zé)任人，后續(xù)審批人和定義為采購員的員工可以訪問該類型單據(jù)；“層次結(jié)構(gòu)〞表示只有單據(jù)責(zé)任人，后續(xù)審批人和平安性層次結(jié)構(gòu)中的員工可以訪問該類型單據(jù)?！霸L問級(jí)別〞包括：“全部〞表示訪問員工可以查看、修改、凍結(jié)、關(guān)閉、取消和最終關(guān)閉該類型中的單據(jù)；“修改〞表示訪問員工可以查看、修改和凍結(jié)該類型單據(jù)；“僅查看〞表示訪問員工只能查看該類型單據(jù)。存檔：請(qǐng)選擇以下選項(xiàng)之一，審批：單據(jù)在審批后存檔，此選項(xiàng)為默認(rèn)值，只在選定了此選項(xiàng)后，“更改單〞工作流才會(huì)開始；打?。簡螕?jù)在打印之后存檔?？梢愿霓D(zhuǎn)發(fā)接收人：指明用戶可以更改接收單據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)的人員?？梢愿膶徟鷮哟谓Y(jié)構(gòu)：指明審批人可以更改“審批單據(jù)〞窗口中的審批層次結(jié)構(gòu)。轉(zhuǎn)發(fā)方法：請(qǐng)選擇以下選項(xiàng)之一，直接：默認(rèn)審批人是編制人審批路徑中第一個(gè)有足夠?qū)徟鷻?quán)限的審批人；層次結(jié)構(gòu)：默認(rèn)審批人是編制人審批路徑中的下一個(gè)審批人，而不管其有無權(quán)限。采購訂單的類型比較如下：標(biāo)準(zhǔn)采購訂單方案采購訂單一攬子采購協(xié)議合同采購協(xié)議條款和條件是是是是貨物或效勞是是是否定價(jià)是是不確定否數(shù)量是是否否賬戶分配是是否否交貨方案是不確定否否可保存是是否否可保存發(fā)放不適用是是不適用1.4行類型概念在采購申請(qǐng)及采購訂單行上，系統(tǒng)通過“行類型〞所具有的某些功能內(nèi)在屬性來控制采購流程及其相關(guān)功能。對(duì)于每一個(gè)“行類型〞來說，其最關(guān)鍵的內(nèi)在屬性是“值基準(zhǔn)、采購基準(zhǔn)、可否是外協(xié)加工〞屬性之間的組合。設(shè)置：路徑：采購>設(shè)置>采購>行類型步驟1：在翻開的如以下列圖所示的界面中單擊“創(chuàng)立〞按鈕，創(chuàng)立新的行類型。截圖：步驟2：在如以下列圖所示的對(duì)話框中輸入行名稱、說明、類別、值基準(zhǔn)、采購基準(zhǔn)、單位、價(jià)格等參數(shù)值，重要參數(shù)作如下說明：截圖：“值基準(zhǔn)〞可可選值為“數(shù)量〞時(shí)表示數(shù)量接收物料，此時(shí)“采購基準(zhǔn)〞只能是“貨物〞，并且只有“數(shù)量——貨物〞組合，才可以同時(shí)也是“可外協(xié)加工〞。當(dāng)“值基準(zhǔn)〞是“金額〞時(shí)，表示只能按金額接收物料，并且采購訂單上的單位與單價(jià)不能更改，此是“采購基準(zhǔn)〞只能是“效勞〞。當(dāng)“值基準(zhǔn)〞是“l(fā)固定價(jià)格〞時(shí)，適用于與“EBS效勞采購系統(tǒng)〞連用的場合，表示只能按金額接收，并且采購訂單行上的單位與單價(jià)不能更改，此時(shí)“采購基準(zhǔn)〞只能是“效勞〞或“臨時(shí)人工〞。當(dāng)“基準(zhǔn)值〞是“費(fèi)率〞時(shí)，適用于與“EBS效勞采購〞連用的場合，表示只能按金額接收，此時(shí)“采購基準(zhǔn)〞只能是“臨時(shí)人工〞。通過情況下，“數(shù)量——貨物〔外協(xié)加工〕〞組合，以及“金額——效勞〞組合已經(jīng)能夠滿足大局部業(yè)務(wù)場合的應(yīng)用需求。外協(xié)加工：選擇“外協(xié)加工〞，以將此行類型限制為采購?fù)鈪f(xié)加工。此外，如果對(duì)采購單據(jù)使用外協(xié)加工行類型，那么只能選擇外協(xié)加工物料。只有在使用在制品管理系統(tǒng)，并且使用的值基準(zhǔn)為“數(shù)量〞時(shí)，才可以選擇此復(fù)選框。要求接收：如果要將此采購類別作為此行類型的采購單據(jù)發(fā)運(yùn)的默認(rèn)值，請(qǐng)選擇“要求接收〞。二、供應(yīng)商管理2.1供應(yīng)商信息錄入及維護(hù)概念在企業(yè)的管理實(shí)踐過程中，涉及“供應(yīng)商〞的管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)主要有兩方面內(nèi)容，一是與供應(yīng)商在日常業(yè)務(wù)過程的商務(wù)協(xié)同，包括供應(yīng)商門戶、訂單協(xié)同、方案協(xié)同、詢報(bào)價(jià)、招投標(biāo)等內(nèi)容；另一方面是供應(yīng)商的生命周期與關(guān)系管理，包括供應(yīng)商準(zhǔn)入管理、資格認(rèn)證、協(xié)議與合同管理、績效考評(píng)等內(nèi)容。這兩局部內(nèi)容的主要連接點(diǎn)是“供應(yīng)商主數(shù)據(jù)〞，前者涉及供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的使用，后者那么涉及供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的創(chuàng)立與維護(hù)。設(shè)置：路徑：采購>供應(yīng)來源>供應(yīng)商系統(tǒng)要求“供應(yīng)商名稱〞具有唯一性，但已經(jīng)存在的供應(yīng)商名稱可以更改，且并不影響系統(tǒng)已經(jīng)的相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，供應(yīng)商一旦定義就無法刪除，但可以通過“無效日期〞設(shè)置使其不能輸入發(fā)票或采購訂單。供應(yīng)商編號(hào)具有唯一性，且不可更新，可以手工輸入，也可以由系統(tǒng)自動(dòng)生成。供應(yīng)商的編號(hào)設(shè)置與OU無關(guān)，是跨OU定義的。供應(yīng)商的接收屬性〔僅在供應(yīng)商層可以設(shè)置，為地點(diǎn)層所共用〕允許替代接收：接收者可以接收替代物料〔以替代已訂購物料〕。但我們必須先前已在“外購物料關(guān)系〞窗口中為已訂貨項(xiàng)定義了可接受替代物料。允許未訂購接收：接收者可以接收未訂購項(xiàng)。我們可以為特定項(xiàng)改寫此選項(xiàng)。如果啟用了此選項(xiàng)，那么稍后可以將未訂購接收與采購訂單匹配。允許提前/延遲接收的天數(shù)：提前/延遲接收的最大可接受天數(shù)。強(qiáng)制收貨地點(diǎn)：在此字段中輸入的值可確定接收地點(diǎn)是否必須與收貨地點(diǎn)相同，無：接收地點(diǎn)可以不同于收貨地點(diǎn)；拒收：如果接收地點(diǎn)不同于收貨地點(diǎn)，采購管理系統(tǒng)將不允許接收；警告：如果接收地點(diǎn)不同于收貨地點(diǎn)，那么采購管理系統(tǒng)將顯示一那么警告消息，但仍允許接收。接收數(shù)量允差：可接受的最大超量接收允差百分比。接收方式：分配貨物的默認(rèn)接收程序：直接交貨、要求檢驗(yàn)或標(biāo)準(zhǔn)接收。供應(yīng)商的聯(lián)系人屬性〔僅在地點(diǎn)層可以設(shè)置，為某些單據(jù)的聯(lián)系人字段提供值〕供應(yīng)商及地點(diǎn)層的采購屬性〔可以在供應(yīng)商層及地點(diǎn)層進(jìn)行維護(hù)〕“采購〞頁簽收貨地點(diǎn)：供應(yīng)商發(fā)送貨物/效勞發(fā)運(yùn)的目的地地點(diǎn)。此字段的默認(rèn)值是為收貨地點(diǎn)定義的財(cái)務(wù)系統(tǒng)選項(xiàng)。收單地點(diǎn)：供應(yīng)商為貨物或效勞發(fā)送發(fā)票的目的地地點(diǎn)。此字段的默認(rèn)值是為收單地點(diǎn)定義的財(cái)務(wù)系統(tǒng)選項(xiàng)。發(fā)票匯總層：選擇一下選項(xiàng)，支付地點(diǎn)：為此供應(yīng)商支付地點(diǎn)創(chuàng)立一張發(fā)票；裝箱單：為此供應(yīng)商支付地點(diǎn)的每張裝箱單創(chuàng)立一張發(fā)票；接收：為此供應(yīng)商支付地點(diǎn)的每個(gè)接收創(chuàng)立一張發(fā)票?！白詣?dòng)開票〞頁簽“付款方式〞如果設(shè)為空值，表示供應(yīng)商不允許使用自動(dòng)開票功能；如果選擇其它值，表示該供應(yīng)商允許啟用“自動(dòng)開票〞功能?！疤娲Ц兜攸c(diǎn)〞表示“自動(dòng)開票〞不使用當(dāng)前供應(yīng)商地點(diǎn)，而是使用另一個(gè)可開票的供應(yīng)商地點(diǎn)作為發(fā)票字段值。如果當(dāng)前地點(diǎn)是非開票地點(diǎn)，那么必須為之設(shè)定“替代支付地點(diǎn)〞，如果要使用當(dāng)前地點(diǎn)作為自動(dòng)開票，且當(dāng)前地點(diǎn)是可開票地點(diǎn)，那么將此字段留空?！鞍l(fā)票匯總層〞的選項(xiàng)包括“付款地點(diǎn)、接收、裝箱單〞，如果為“付款地點(diǎn)〞，表示為具有相同日期的事務(wù)處理的此供應(yīng)商支付地點(diǎn)創(chuàng)立一張發(fā)票；如果為“裝箱單〞表示為具有相同日期的事務(wù)處理的供應(yīng)商支付地點(diǎn)的每張裝箱單創(chuàng)立一張發(fā)票；“接收〞表示為此供應(yīng)商支付地點(diǎn)的每個(gè)接收創(chuàng)立一張發(fā)票?！斑\(yùn)費(fèi)〞頁簽供應(yīng)商的會(huì)計(jì)屬性〔可以在供應(yīng)商層和地點(diǎn)層進(jìn)行維護(hù)〕“負(fù)債〞頁簽負(fù)債賬戶：供應(yīng)商地點(diǎn)發(fā)票的負(fù)債帳戶，供應(yīng)商的負(fù)債帳戶默認(rèn)自財(cái)務(wù)系統(tǒng)選項(xiàng)。如果我們創(chuàng)立默認(rèn)負(fù)債帳戶，系統(tǒng)會(huì)為輸入的每個(gè)供應(yīng)商默認(rèn)此負(fù)債帳戶。預(yù)付款賬戶：供應(yīng)商的預(yù)付款帳戶，，供應(yīng)商的預(yù)付款帳戶默認(rèn)自財(cái)務(wù)系統(tǒng)選項(xiàng)，如果使用多組織支持功能，那么只能在供應(yīng)商地點(diǎn)層將值輸入此字段。分配集：為供應(yīng)商地點(diǎn)輸入的所有發(fā)票的默認(rèn)分配集。“預(yù)付款〞頁簽“應(yīng)付票據(jù)〞頁簽供應(yīng)商及地點(diǎn)的發(fā)票管理屬性〔可以在供應(yīng)商層和地點(diǎn)層進(jìn)行維護(hù)〕“發(fā)票匹配選項(xiàng)〞有兩個(gè)值“采購訂單〞和“收據(jù)〞。前者即為“二重匹配〞，后者即為“三重匹配〞或“四種匹配〞。“允許利息發(fā)票〞字段只在供應(yīng)層才有，如果啟用此選項(xiàng)，那么AP系統(tǒng)將為供應(yīng)商的逾期發(fā)票計(jì)算利息，并在支付逾期發(fā)票時(shí)創(chuàng)立相應(yīng)的利息發(fā)票，系統(tǒng)將對(duì)供應(yīng)商的所有地點(diǎn)自動(dòng)執(zhí)行此選項(xiàng)。供應(yīng)商的銀行帳戶屬性 創(chuàng)立供應(yīng)商賬戶設(shè)置2.2供應(yīng)商合并操作路徑：采購>供應(yīng)來源>供應(yīng)商合并選擇要轉(zhuǎn)賬到新供應(yīng)商和地點(diǎn)的發(fā)票，有以下三種選項(xiàng)：全部、未付、無。如果要為相同供應(yīng)商合并供應(yīng)商地點(diǎn)，那么要在“原供應(yīng)商名稱〞和“目標(biāo)供應(yīng)商〞中輸入相同的供應(yīng)商。如果需要合并兩個(gè)供應(yīng)商至目標(biāo)供應(yīng)商地點(diǎn)，那么不勾選“復(fù)制地點(diǎn)〞；如果以原供應(yīng)商地點(diǎn)作為合并后的地點(diǎn)，那么勾選“復(fù)制地點(diǎn)〞，此時(shí)目標(biāo)供應(yīng)商的地點(diǎn)那么不可填。如果選擇PO，那么所有采購訂單信息將傳送至新供應(yīng)商。單擊“合并〞按鈕，采購系統(tǒng)會(huì)提交請(qǐng)求以便運(yùn)行供應(yīng)商合并程序2.3合并供應(yīng)商列表概念通過合并供應(yīng)商列表，可以指導(dǎo)企業(yè)采購物料或商品時(shí)有針對(duì)性地進(jìn)行采購，以到達(dá)降低采購本錢的作用三、請(qǐng)購3.1采購請(qǐng)購操作路徑：采購>申請(qǐng)>申請(qǐng)步驟1：在如以下列圖所示的對(duì)話框中輸入編號(hào)〔假設(shè)為自動(dòng)生成那么不用輸入〕、類型〔為采購申請(qǐng)〕、申請(qǐng)行的類型、物料、單位、數(shù)量、價(jià)格、需要日期等相關(guān)信息。步驟2：輸入目的地類型，費(fèi)用：貨物被送達(dá)費(fèi)用地點(diǎn)的申請(qǐng)人，目標(biāo)子庫存不適用此選項(xiàng)；庫存：貨到入庫；車間：貨物被送達(dá)由在制品管理系統(tǒng)定義的外協(xié)加工工序。對(duì)于外協(xié)加工物料，采購管理系統(tǒng)將使用此選項(xiàng)。步驟3：分配賬戶，單擊“分配〞按鈕，出現(xiàn)如以下列圖所示的對(duì)話框。輸入分配數(shù)量，多項(xiàng)分配數(shù)量之和必須等于申請(qǐng)行數(shù)量?！澳夸洦暟粹o的作用截圖：采購申請(qǐng)按采購物料供應(yīng)來源的不同可以分兩大類：“采購申請(qǐng)〞〔外購〕，指從外部供應(yīng)商處獲取物料；“內(nèi)部申請(qǐng)〞指內(nèi)部存在組織處獲取物料。每一種采購大類的采購申請(qǐng)行按“接收目的地類型〞可分為“庫存、費(fèi)用、車間〞三小類，具體取決于“行類型〞定義的內(nèi)在屬性。來源的可選項(xiàng)有庫存或供應(yīng)商，庫存對(duì)應(yīng)于“內(nèi)部申請(qǐng)〞，外購對(duì)應(yīng)于“采購申請(qǐng)〞。完成后點(diǎn)擊“審批〞按鈕。查看申請(qǐng)路徑：進(jìn)入申請(qǐng)匯總，查找申請(qǐng)編號(hào)為hyb005的申請(qǐng)單。查看得申請(qǐng)單狀態(tài)。3.2內(nèi)部請(qǐng)購操作四、詢價(jià)4.1詢價(jià)單概念：詢價(jià)單〔RFQ，requestforquotation〕是買方用來向賣方要求提供報(bào)價(jià)的單據(jù)，實(shí)際工作中，通常先由買方制作詢價(jià)單并通過書面或電子方式傳輸給相關(guān)供應(yīng)商，然后由供應(yīng)商直接在已收到的詢價(jià)單上填寫價(jià)格信息后反響回買方。操作：路徑：采購>詢價(jià)和報(bào)價(jià)單>詢價(jià)詢價(jià)單類型可以分為以下三種：投標(biāo)、目錄、標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)詢價(jià)單是最常用的詢價(jià)單類型。狀態(tài)可選值為處理中、有效、已關(guān)閉?！疤幚碇楔暈樵儍r(jià)單創(chuàng)立時(shí)的初始狀態(tài)；“有效〞表示詢價(jià)單已完成且準(zhǔn)備向供應(yīng)商發(fā)送，系統(tǒng)僅能打印“有效〞狀態(tài)的詢價(jià)單；“已關(guān)閉〞表示所有供應(yīng)商已作來回應(yīng)或該詢價(jià)單已不再需要回應(yīng)?！暗狡谌炸暸c“關(guān)閉日期〞分別表示要求供應(yīng)商反響的詢價(jià)單的截止日期，以及該詢價(jià)單的擬關(guān)閉日期?！耙髮徟鷪?bào)價(jià)〞如果選定，那么所有由此詢價(jià)單生成〔或引用〕的報(bào)價(jià)題頭的“要求審批〞會(huì)自動(dòng)選定。點(diǎn)擊保存后，“供應(yīng)商〞按鈕可以啟用。實(shí)際工作中，通常針對(duì)某些物料做詢價(jià)單時(shí)，需要使用的詢價(jià)供應(yīng)商范圍根本是固定的。為了提高工作效率，可以將常用的供應(yīng)商范圍分別做成一個(gè)個(gè)“供應(yīng)商列表〞，然后點(diǎn)選“添加到列表〞。4.2自動(dòng)創(chuàng)立操作路徑：采購>采購訂單>自動(dòng)創(chuàng)立查找以前批準(zhǔn)的請(qǐng)購單活動(dòng)選擇“創(chuàng)立〞，單據(jù)類型選擇“詢價(jià)單〞。點(diǎn)擊“自動(dòng)〞按鈕。點(diǎn)擊創(chuàng)立。即創(chuàng)立一張標(biāo)準(zhǔn)詢價(jià)單，單據(jù)號(hào)為00002.上面的字段中只保存一些通用的內(nèi)容，個(gè)性化的內(nèi)容自己可以選填。然后把狀態(tài)由“處理中〞改為“有效〞。處理中：采購申請(qǐng)創(chuàng)立時(shí)的初始狀態(tài)；

有效：表示申請(qǐng)已完成且準(zhǔn)備向供應(yīng)商發(fā)送，系統(tǒng)僅能打印“有效〞狀態(tài)的采購申請(qǐng)；

已關(guān)閉：表示所有供應(yīng)商已作出回應(yīng)或該采購申請(qǐng)不再需要回應(yīng)，一旦選擇關(guān)閉采購申請(qǐng)，系統(tǒng)將刪除與其相關(guān)的所有跟催信息?？梢栽谠儍r(jià)和報(bào)價(jià)>詢價(jià)界面中，輸入編號(hào)“HYB007〞，可查到所做詢價(jià)單。五、報(bào)價(jià)5.1報(bào)價(jià)單概念買方制作詢價(jià)單并通過書面或電子方式傳輸給相關(guān)供應(yīng)商，然后由供應(yīng)商直接在已收到的詢價(jià)單上填寫價(jià)格信息后反響回買方。但有時(shí)候，供應(yīng)商在收到買方的詢價(jià)單據(jù)后，可以也會(huì)使用己方的銷售報(bào)價(jià)單單據(jù)格式反響價(jià)格信息。甚至供應(yīng)商即使在沒有收到買方的正式的詢價(jià)單時(shí)，也可能直接使用己方的銷售報(bào)價(jià)單向乙方提供價(jià)格信息。實(shí)際工作中，詢價(jià)單和報(bào)價(jià)單只是一個(gè)事物的兩種表現(xiàn)形式，取決于從買方還是賣方的角度來看。操作：路徑：采購>詢價(jià)和報(bào)價(jià)單>報(bào)價(jià)“詢價(jià)〞：如果該報(bào)價(jià)單是間接從某些詢價(jià)單通過系統(tǒng)轉(zhuǎn)換生成而來的，那么相應(yīng)詢價(jià)單的編號(hào)會(huì)顯示在這里，如果是直接手工錄入生成報(bào)價(jià)單，也可以手工關(guān)聯(lián)當(dāng)前供應(yīng)商的系統(tǒng)已存在詢價(jià)單?！盃顟B(tài)〞字段的可選值處理中、有效、已關(guān)閉。只有報(bào)價(jià)單“有效〞時(shí)才被相關(guān)的采購單據(jù)所引用?！耙髮徟曔x項(xiàng)如果選定，如果沒有使用“審批〞功能按鈕改變報(bào)價(jià)單上的“批準(zhǔn)〞標(biāo)記為“選定〞，那么該報(bào)價(jià)單行仍不能被有關(guān)采購單據(jù)所引用，實(shí)際等于“尚未有效〞，盡管“狀態(tài)〞可能為“有效〞。點(diǎn)擊“審批〞按鈕報(bào)價(jià)單一般要通過“審批〞以控制其“可用性〞，但工作流審批方式存在只能針對(duì)題頭全單審批。只有在報(bào)價(jià)單的狀態(tài)為有效的情況下，才可以使用報(bào)價(jià)單的審批功能，否那么，報(bào)價(jià)單的“審批〞按鈕呈灰色顯示。假設(shè)報(bào)價(jià)單題頭的“要求審批〞被選定，那么必需經(jīng)過“審批〞，該報(bào)價(jià)單才能被采購訂單所引用。操作5.2報(bào)價(jià)分析操作路徑：采購>詢價(jià)和報(bào)價(jià)單>報(bào)價(jià)分析報(bào)價(jià)單的審批方式有兩種，一是在報(bào)價(jià)單題頭或報(bào)價(jià)行，使用審批按鈕功能；二是在“報(bào)價(jià)分析〞窗口，使用相關(guān)審批功能。如上圖所示，右下角“審批全部報(bào)價(jià)單〞。如以下列圖所示：六、采購6.1標(biāo)準(zhǔn)采購訂單概念通?？梢詣?chuàng)立標(biāo)準(zhǔn)采購訂單以便于采購各種一次性物料。在明確所要求物料或效勞的詳細(xì)資料〔如估計(jì)本錢、數(shù)量、交貨方案和會(huì)計(jì)分配〕之后，可以為物料或效勞創(chuàng)立標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。如果使用保存會(huì)計(jì)，那么在必需信息的情況下，可以為采購訂單保存資金。操作：路徑：采購>采購訂單>采購訂單標(biāo)準(zhǔn)采購訂單可以直接手工錄入。如以下列圖所示，大數(shù)數(shù)據(jù)都需要手工錄入。下面將介紹從請(qǐng)購單自動(dòng)創(chuàng)立標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。首先查看已經(jīng)創(chuàng)立的“請(qǐng)購單〞。點(diǎn)擊“自動(dòng)創(chuàng)立〞按鈕，由請(qǐng)購單自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。單據(jù)類型有標(biāo)準(zhǔn)采購訂單、方案采購訂單、一攬子發(fā)放、詢價(jià)、招標(biāo)、來源補(bǔ)充詢價(jià)。這里選擇標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。點(diǎn)擊“創(chuàng)立〞按鈕，系統(tǒng)開始創(chuàng)立標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。點(diǎn)擊“發(fā)運(yùn)〞按鈕。“發(fā)運(yùn)〞頁簽：對(duì)于每個(gè)訂單行，可以為之輸入多個(gè)發(fā)運(yùn)行，但所有發(fā)運(yùn)行數(shù)量之和必須等于采購訂單行數(shù)量?！捌渌曧摵灒骸敖邮贞P(guān)閉允差、發(fā)票結(jié)算允差、匹配審批層、發(fā)票匹配選項(xiàng)〞均默認(rèn)自系統(tǒng)相關(guān)設(shè)置，可以手工修改?！敖邮諘r(shí)應(yīng)計(jì)〞標(biāo)記默認(rèn)自“采購選項(xiàng)〞相關(guān)設(shè)置，對(duì)于庫存采購，總是被選定且不能修改；對(duì)于“費(fèi)用采購〞，如果采購選項(xiàng)設(shè)置是“接收時(shí)應(yīng)計(jì)〞，那么可以修改標(biāo)記為“期末應(yīng)計(jì)〞，如果采購選項(xiàng)是“期末應(yīng)計(jì)〞，那么不能修改至“接收時(shí)應(yīng)計(jì)〞。這一頁根本上是默認(rèn)前面的設(shè)置。用于控制物料的接收日期允差，接收量允差以及是否允許替代接收，是否強(qiáng)制收貨點(diǎn)等。完成后點(diǎn)擊“審批〞，審批后可以看到采購訂單的狀態(tài)變?yōu)椤芭鷾?zhǔn)〞。然后從“采購訂單匯總〞進(jìn)入查看。6.2方案采購訂單概念在實(shí)際采購業(yè)務(wù)中，企業(yè)可能需要存在一種雖然已經(jīng)給出發(fā)運(yùn)行的“需求日期〞，但該需要日期僅作供應(yīng)商參考，供應(yīng)商需按買方的具體通知才能發(fā)貨，且其它內(nèi)部與標(biāo)準(zhǔn)采購訂單完全相同的采購訂單。它與標(biāo)準(zhǔn)采購訂單相比區(qū)別僅在于訂單行或發(fā)運(yùn)行“需要日期〞等定，它實(shí)際可以看著是由標(biāo)準(zhǔn)采購訂單轉(zhuǎn)化而來。實(shí)際工作中即使使用SPO，要求供應(yīng)商推遲或提前發(fā)貨也是可以經(jīng)常存在的情況，但此時(shí)給供應(yīng)商的發(fā)貨“推遲或提前〞通知，只能在系統(tǒng)之外進(jìn)行，并且可能由于標(biāo)準(zhǔn)采購訂單接收日期允差設(shè)置的限制，買方需要頻繁修改標(biāo)準(zhǔn)采購訂單的需要日期。這種方式不僅操作過程不標(biāo)準(zhǔn)，容易產(chǎn)生管理疏漏，耏至于買賣雙方都會(huì)帶來諸多管理不便。在將標(biāo)準(zhǔn)采購訂單變換成方案采購訂單后，實(shí)際發(fā)貨通知那么可以通過系統(tǒng)的方案采購訂單發(fā)放來進(jìn)行。操作：路徑：采購>自動(dòng)創(chuàng)立首先查看已經(jīng)創(chuàng)立的“請(qǐng)購單〞。請(qǐng)購單號(hào)為0013。訂單活動(dòng)選擇“創(chuàng)立〞，單據(jù)類型選擇“方案采購訂單〞。點(diǎn)擊“自動(dòng)〞按鈕，生成方案采購訂單，訂單號(hào)為00013。剩余操作同標(biāo)準(zhǔn)采購訂單.6.3合同采購訂單概念實(shí)際采購工作中，可能存在一種在一個(gè)確定的時(shí)間范圍內(nèi)，無法與供應(yīng)商確定具體的擬采購物料，但需要與供應(yīng)商協(xié)商一個(gè)擬采購總金額，以便供應(yīng)商根據(jù)采購總金額，給出相關(guān)價(jià)格政策的采購管理方式。例如低值易耗品、辦公文具的采購，由于品類繁多且經(jīng)常變化，價(jià)格隨行就市，精確管理的本錢很高，幫有時(shí)也采取買方向賣方承諾一個(gè)總采購金額，專訪根據(jù)給買方一個(gè)價(jià)目表折扣，具體的價(jià)目表可由賣方管理的采購管理方式。操作：路徑：采購>采購訂單>采購訂單合同采購協(xié)議的題頭有“議定金額〞，如果留空，那么表示無限制?！耙寻l(fā)放〞金額最初為0。它表示所有與該合同采購協(xié)議的標(biāo)準(zhǔn)采購訂單或發(fā)放行的累計(jì)已采購金額之和。做完以上幾步后，點(diǎn)擊審批按鈕，完成對(duì)合同采購協(xié)議的審核。在條款中，可以為該合同采購協(xié)議規(guī)定適用的“有效期〞范圍，“限制〞字段表示關(guān)聯(lián)此合同采購訂單的已累計(jì)采購金額的最高值。它只能大于議定金額〔表達(dá)買方的內(nèi)部管理控制〕，不能小于議定金額〔否那么就違反了與供應(yīng)商的協(xié)議〕。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)采購訂單或發(fā)放行關(guān)聯(lián)的合同采購協(xié)議執(zhí)行采購導(dǎo)致出現(xiàn)超出最高限額時(shí)，可保存但不能提交審批，此時(shí)必須切斷與該合同采購協(xié)議的關(guān)聯(lián)。新建一標(biāo)準(zhǔn)采購訂單00015.在參考文檔中選擇剛剛建立的合同采購協(xié)議單據(jù)00014。點(diǎn)擊“審批〞后，返回合同采購協(xié)議，可以看到標(biāo)準(zhǔn)采購訂單上的合計(jì)價(jià)格3000元轉(zhuǎn)入到合同采購協(xié)議的單據(jù)上，“已發(fā)放〞字段表示所有與該合同采購協(xié)議的標(biāo)準(zhǔn)采購訂單或發(fā)放行的累計(jì)已采購金額之和。如以下列圖所示：6.4一攬子采購協(xié)議概念一攬子采購協(xié)議雖然也是采購訂單類型的一種，但其本質(zhì)上并不具有一般采購訂單的可執(zhí)行的功能，即它不能直接用于采購接收，它只能用于為“可接收〞的標(biāo)準(zhǔn)采購訂單提供價(jià)格信息來源，或者需要通過“發(fā)放〞功能來生成可接收的采購執(zhí)行單據(jù)。操作：路徑：采購>采購訂單>采購訂單手工創(chuàng)立一攬子采購協(xié)議時(shí)，其創(chuàng)立方法與標(biāo)準(zhǔn)采購訂單根本相似。使用“幣種、條款〞為題頭層完成相關(guān)設(shè)置；使用“價(jià)格分段〞按鈕為訂單行完成分段價(jià)格設(shè)置。與SPO不同的是，它不包括“發(fā)運(yùn)信息〞，但是它包括表達(dá)某種采購業(yè)務(wù)管理要求或與供應(yīng)商真實(shí)簽訂的“協(xié)議〞信息。題頭的“擬定金額〞表示與供應(yīng)商之間確定的協(xié)議總金額，系統(tǒng)并不以題頭“議定金額〞作為一攬子采購協(xié)議采購限制總金額。題頭層的“已發(fā)放〞金額累計(jì)所有采購發(fā)放金額之和，它可以大于“議定金額〞?！白钚“l(fā)放額〞表示使用“發(fā)放〞執(zhí)行采購時(shí)，與供應(yīng)商議定的該行物料的每次最小發(fā)放金額。“發(fā)放數(shù)量〞表示使用“發(fā)放〞方式已累計(jì)的采購數(shù)量。“發(fā)放金額〞表示使用“發(fā)放〞方式已經(jīng)累計(jì)的采購金額。議定數(shù)量表示與供應(yīng)商協(xié)議確定的該行物料的最大訂購數(shù)量；“議定金額〞表示與供應(yīng)商協(xié)議確定的該行物料最大訂購金額。系統(tǒng)不會(huì)根據(jù)議定數(shù)量與行價(jià)格累計(jì)議定金額，也不會(huì)以行的“議定數(shù)量〞與“議定金額〞限制行的發(fā)放，因?yàn)閷?shí)際“發(fā)放〞行價(jià)格與數(shù)量均可更改；“到期日〞表示與供應(yīng)商協(xié)議確定的該行物料最后可訂單日期。20一攬子采購“參考價(jià)格〞顯示與標(biāo)準(zhǔn)采購訂單根本相同，另外有兩個(gè)專用字段“允許改寫價(jià)格〞如果被選定，表示一攬子采購協(xié)議被“發(fā)放〞時(shí)，發(fā)放行上的價(jià)格可以改寫?！皟r(jià)格限制〞字段表示可以改寫的最大價(jià)格，如果留空，表示沒有限制。使用表單界面工具菜單“通知控制〞功能，可以為一攬子采購協(xié)議建立到期和發(fā)放控制通知條件。如上通知控制包括，“到期〞表示距該一攬子的有效期末的提前天數(shù)時(shí)發(fā)送通知；“已發(fā)放金額〞表示當(dāng)累計(jì)發(fā)放額到達(dá)議定金額的規(guī)定百分比或某具體值時(shí)發(fā)送通知；“未發(fā)放額〞表示當(dāng)剩余未發(fā)放額到達(dá)規(guī)定議定金額的規(guī)定百分比或某具體值時(shí)發(fā)送通知。6.5自動(dòng)創(chuàng)立概念自動(dòng)創(chuàng)立是從申請(qǐng)行直接生成相應(yīng)的單據(jù)類型，可以防止手工創(chuàng)立單據(jù)的麻煩。采用自動(dòng)創(chuàng)立方式可以創(chuàng)立以下幾個(gè)類型的單據(jù)：標(biāo)準(zhǔn)采購訂單、方案采購訂單、一攬子發(fā)放、詢價(jià)、招標(biāo)、來源補(bǔ)充詢價(jià)。操作：路徑：采購>采購訂單>自動(dòng)創(chuàng)立首先選擇已經(jīng)創(chuàng)立好的請(qǐng)購單0012。將活動(dòng)改為“創(chuàng)立〞，將單據(jù)類型選擇為想要?jiǎng)?chuàng)立的單據(jù)類型，然后點(diǎn)擊“自動(dòng)〞按鈕。來源：有默認(rèn)的，有第一個(gè)申請(qǐng)行。如果本位幣與發(fā)票的幣種一致，那就使用默認(rèn)，如果不一致，那么選擇第一個(gè)申請(qǐng)行，它會(huì)自動(dòng)調(diào)整為與外幣一致的幣種。

點(diǎn)擊創(chuàng)立“按鈕〞，會(huì)出現(xiàn)如下采購訂單錄入界面。如以下列圖所示po。版本與原先自動(dòng)創(chuàng)立時(shí)所輸入的一樣，但是不能修改的〔為灰色〕。其余內(nèi)容根據(jù)需要再做修改。同樣，錄入分配行信息。如以下列圖所示。6.6采購發(fā)放概念標(biāo)準(zhǔn)采購訂單SPO：欲采購的物料、價(jià)格、數(shù)量、時(shí)間、供應(yīng)商均確定的一次性物品或效勞采購。比方輪胎制造商采購緊俏天然膠。一攬子采購協(xié)議BPA：欲采購的物料、供應(yīng)商均確定、價(jià)格可能確定的采購協(xié)議，協(xié)議本身是個(gè)有效“合作合同〞，實(shí)際采購時(shí)須通過“發(fā)放〞以確定采購的數(shù)量、時(shí)間。比方汽車制造商向輪胎供應(yīng)商的采購。協(xié)議可以是全局的——跨OU。合同采購協(xié)議CPA：僅采購總金額、供應(yīng)商確定的采購協(xié)議，協(xié)議本身是個(gè)“合作意向〞，不能直接進(jìn)行采購接收，實(shí)際采購時(shí)需下引用該合同的標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。比方超市向各供應(yīng)商的采購。合同可以是全局的——跨OU。方案采購合同PPO：欲采購的物料、價(jià)格、數(shù)量、時(shí)間、供應(yīng)商均確定，但不急于下標(biāo)準(zhǔn)采購訂單，而是先做好長期“方案〞，實(shí)際采購時(shí)須通過“發(fā)放〞完成。操作路徑：采購超級(jí)用戶——采購訂單——發(fā)放輸入相關(guān)信息，點(diǎn)擊分配，再點(diǎn)擊“審批“那么狀態(tài)變?yōu)椤芭鷾?zhǔn)“七、審批與平安控制7.1職務(wù)、職位彈性域設(shè)置設(shè)置步驟1：定義職務(wù)彈性域。在翻開的如以下列圖所示的對(duì)話框中，單擊工具欄上的“查找〞按鈕，在出現(xiàn)的“查找鍵彈性域〞對(duì)話框中找到“人力資源管理系統(tǒng)JobFlexfidld〞，然后單擊下面的“確定〞按鈕。路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->彈性域->鍵->段截圖：步驟2：在出現(xiàn)的如以下列圖所示的對(duì)話框中單擊工具欄上的“新建〞按鈕，此時(shí)會(huì)插入新的一行，在此行中輸入彈性域結(jié)構(gòu)的代碼、標(biāo)題、說明等信息，然后單擊“段〞按鈕，定義此彈性域結(jié)構(gòu)的段。截圖：步驟3：在翻開的如以下列圖所示的對(duì)話框中定義段，并為每個(gè)段定義一個(gè)值集。截圖：步驟4：為值集添加值。在翻開的如以下列圖所示的對(duì)話框中在“查找數(shù)據(jù)依據(jù)〞標(biāo)簽下選中“值集〞，在名稱中輸入值集名稱，然后單擊“查找〞按鈕，路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->彈性域->鍵->值截圖：步驟5：在翻開的如以下列圖所示的對(duì)話框中單擊“值：有效〞標(biāo)簽，然后填入值并在相應(yīng)的之后面選中“啟用〞標(biāo)簽。步驟6：定義職位彈性域。重復(fù)以上五個(gè)步驟，為職位定義彈性域結(jié)構(gòu)，但在第一步驟中應(yīng)該在出現(xiàn)的“查找鍵彈性域〞對(duì)話框中找到“人力資源管理系統(tǒng)positionFlexfidld〞。7.2職務(wù)、職位設(shè)置設(shè)置步驟1：建立HR組織。在翻開的如以下列圖所示的對(duì)話框中單擊“新建〞按鈕，用于新建HR組織。路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->組織->組織截圖：步驟2：在如以下列圖所示的對(duì)話框中輸入組織名稱、有效日期、地點(diǎn)等信息，在“組織分類〞標(biāo)簽中選擇“HR〞組織并保證選中后面的“啟用〞選項(xiàng)。保存以上工作。截圖：點(diǎn)擊“其它〞按鈕，將所新建的職位彈性域、職務(wù)彈性域等輸入業(yè)務(wù)組信息。步驟3：定義職務(wù)。在翻開的如以下列圖所示的對(duì)話框中單擊“新建〞按鈕。路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->人員->職務(wù)截圖：步驟4：在如以下列圖所示的對(duì)話框中輸入職務(wù)組名稱、職務(wù)名稱、有效日期等信息，保存以上工作。截圖：步驟5：重復(fù)以上步驟，建立另外兩個(gè)職務(wù)。如下兩圖所示：截圖：設(shè)置〔職位〕路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->人員->職位步驟1：在翻開的如以下列圖所示的對(duì)話框中輸入有效日期、職位名稱、組織、職務(wù)等相關(guān)信息，然后單擊“保存〞按鈕即可。截圖：步驟2：重復(fù)步驟1的工作，在另外建立兩個(gè)職位，如以下列圖所示：截圖：7.3人員設(shè)置、人員分配職務(wù)和職位設(shè)置路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->人員->員工步驟1：在翻開的如以下列圖所示的對(duì)話框中輸入姓氏或名字、性別、任職日期等相關(guān)信息，然后單擊“其他〞按鈕，進(jìn)行職務(wù)和職位的分配。截圖：步驟2：在如以下列圖所示的對(duì)話框中單擊“分配〞標(biāo)簽，輸入分配編號(hào)、職務(wù)、職位、組織或主管等信息。保存以上工作。截圖：步驟3：重復(fù)步驟1的工作，建立第二個(gè)員工并為其分配職務(wù)和職位。截圖：步驟4：重復(fù)步驟1的工作，建立第三個(gè)新員工并為其分配職務(wù)和職位。截圖：7.4審批職位層次設(shè)置路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->人員->職位層次結(jié)構(gòu)步驟1：在如以下列圖所示的對(duì)話框中輸入職位層次結(jié)構(gòu)的姓名，起始日期等信息。截圖：步驟2：在“職位〞標(biāo)簽下選擇職位01的直接下屬02，然后單擊其后面的“向下〞按鈕，此時(shí)職位02出現(xiàn)在上面職位名稱中，再在下屬標(biāo)簽中輸入職位02的下屬職位03，如以下列圖所示，保存以上工作。截圖：7.5平安性結(jié)構(gòu)概念：平安性層次結(jié)構(gòu)允許我們控制有權(quán)訪問特定單據(jù)的人員。平安性層次結(jié)構(gòu)不能代替審批層次結(jié)構(gòu)，它們是完全不同的兩種結(jié)構(gòu)。對(duì)平安性層次結(jié)構(gòu)所做的更改不會(huì)影響審批層次結(jié)構(gòu)，反之亦然。如果要指定任何單據(jù)類型的平安等級(jí)，必須首先定義有權(quán)訪問單據(jù)的所有職位，以求通過這種方式控制對(duì)單據(jù)的訪問。即使是使用職務(wù)將單據(jù)提交審批，也必須在啟用此平安級(jí)別之前定義職位。設(shè)置路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->采購->單據(jù)類型步驟1：在翻開的如以下列圖所示的界面中選擇“平安級(jí)別〞，假設(shè)選擇“層次結(jié)構(gòu)〞那么說明只有單據(jù)責(zé)任人和高于所定義采購平安性層次結(jié)構(gòu)的責(zé)任人的用戶才可以訪問這些單據(jù)，其中平安性層次結(jié)構(gòu)也就是步驟23所定義的審批職位層次；假設(shè)選擇“專用〞那么說明只有單據(jù)責(zé)任人可以訪問這些單據(jù)；假設(shè)選擇“公用〞那么說明所有用戶均可以訪問這些單據(jù)；假設(shè)選擇“采購〞那么說明只有定義為采購員的單據(jù)責(zé)任人和用戶才可以訪問這些單據(jù)。截圖：7.6平安性控制概念設(shè)置路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->采購->單據(jù)類型步驟1：在翻開的如以下列圖所示的界面中選擇“訪問級(jí)別〞，假設(shè)選擇“完全〞那么說明用戶可以查看、修改、取消和最終關(guān)閉單據(jù)；假設(shè)選擇“修改〞那么說明用戶只可以查看和修改單據(jù)；假設(shè)選擇“僅查看〞那么說明用戶只可以查看單據(jù)。截圖： 7.7審批組設(shè)置路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->審批->審批組步驟1：在翻開的如以下列圖所示的對(duì)話框中輸入審批組的名稱，然后在“審批規(guī)那么〞標(biāo)簽下選擇其審批權(quán)限。截圖：步驟2：重復(fù)步驟1的工作，在建立另外兩個(gè)審批組，如以下列圖所示：截圖：7.8審批分配設(shè)置路徑：采購管理職責(zé)->設(shè)置->審批->審批分配步驟1：在翻開的如以下列圖所示的對(duì)話框中選擇任務(wù)選項(xiàng)04，然后在“審批分配〞標(biāo)簽下選擇單據(jù)類型、審批組及有效日期等信息。保存以上工作。截圖：步驟2：重復(fù)步驟1的工作，為任務(wù)03分配審批組。保存以上工作。步驟3：重復(fù)步驟1的工作，為任務(wù)01分配審批組。保存以上工作。7.9審批通知概念操作測試采購申請(qǐng)是否可以按照職位審批層次結(jié)構(gòu)正常轉(zhuǎn)發(fā)審批操作：路徑：采購超級(jí)用戶——申請(qǐng)——申請(qǐng)〔四種單據(jù)之一都可〕翻開一個(gè)請(qǐng)購單，點(diǎn)擊審批：在“轉(zhuǎn)發(fā)〞打勾，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)帶出轉(zhuǎn)發(fā)人和收件人。以上級(jí)管理員的身份登錄系統(tǒng)。如上圖所示，第一份紅框內(nèi)所示，為李二三所提交李二二〔系統(tǒng)當(dāng)前用戶〕審批，而下面的紅框內(nèi)所示為李二二提交的審批，已經(jīng)被他的上級(jí)〔李四一〕審批的通知。下面是翻開李二三，所提交審批的通知界面。點(diǎn)擊審批按鈕，就可實(shí)現(xiàn)審批。如果核查信息無誤，點(diǎn)擊“審批〞按鈕，此物料審批成功。如果李二二審批權(quán)限不夠，那么可以按“重新分配〞按鈕，此通知單會(huì)向另一個(gè)重新分配的人員傳遞。7.10授權(quán)規(guī)那么概念要給員工授權(quán)使用責(zé)任，這樣員工才能夠?qū)徟鷨螕?jù)設(shè)置：路徑：系統(tǒng)管理員——平安性——用戶——定義設(shè)置八、采購接收8.1三種接收途徑概念采購的三種接收路徑有標(biāo)準(zhǔn)接收、檢查接收和直接接收?！皹?biāo)準(zhǔn)接收