中小企業(yè)會計檔案管理工作中存在的問題與對策

隨著社會經濟環(huán)境的快速發(fā)展，我國的中小企業(yè)在繁榮的市場中脫穎而出，在創(chuàng)造企業(yè)價值的過程中也產生了各種各樣的原始會計檔案，這些會計檔案也將為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供參考價值。會計檔案的管理工作是財務會計部門工作的一項重要內容，國家對會計檔案管理工作的要求也做出了明確規(guī)定，讓各類企業(yè)意識到會計檔案的重要性，而中小企業(yè)限于自身條件，對會計檔案管理還只是停留在保存階段，沒有發(fā)揮其經濟效益。因此有必要結合自身實踐工作經驗，對會計檔案管理中存在的問題及對策進行探討。一、中小企業(yè)加強會計檔案管理的重要性（一）會計檔案記錄能夠為管理層決策提供依據會計檔案中的會計憑證及會計賬簿可以全面、連續(xù)、準確的記錄企業(yè)發(fā)生的各項經濟業(yè)務軌跡，根據記錄的信息加工整理生成財務會計報告，給企業(yè)管理層提供當前的財務信息與歷史財務信息進行對比，分析企業(yè)經營活動的變化規(guī)律，給企業(yè)的經營決策提供分析數據，為企業(yè)未來發(fā)展指明道路，也有利于社會監(jiān)督部門（工商、稅務、外部審計機構）檢查企業(yè)是否遵守國家法律、法規(guī)、財務會計制度等提供證據。（二）通過對會計檔案的管理，可以加強企業(yè)財務人員的責任心專業(yè)的會計人員應遵守國家法律、法規(guī)、財務會計制度和會計人員職業(yè)道德，根據財務會計制度進行賬務處理，依法照章納稅，避免企業(yè)違法經營。而會計人員是否遵守國家法律、法規(guī)、財務會計制度的相關規(guī)定可以從以下兩個方面的檢查中發(fā)現：一是在日常的財務工作中檢查；二是通過檢查、復核歷史財務會計檔案資料。通過以上兩條路徑檢查會計人員的工作是否盡職盡責，揭露隱藏的問題，對會計人員的違規(guī)行為進行責任追究，迫使會計人員在日常工作中隨時保持責任心。（三）可以為企業(yè)經濟活動中發(fā)生的違約事件向仲裁機構提供重要證據企業(yè)在正常的經營活動中與交易對方難免會發(fā)生不同程度的經濟糾紛，當糾紛發(fā)生時雙方不能協商解決，只能通過仲裁或法院判決時，企業(yè)就必須向相關機構提供必要的資料以證明自己的合法權益，會計檔案資料就是維護正常權益的證據之一。（四）會計檔案是明確責任、分析判斷事故原因的重要證據一項經濟活動從發(fā)生到完結是一系列的活動過程，會計檔案記錄了全部過程，經專業(yè)的會計人員收集、記錄、加工整理成一套完整的會計檔案。保存完整的會計檔案信息，能對以前發(fā)生的各項經濟事項提供精確的數據，事后對經濟事項有任何問題都可以通過查找會計檔案來加以綜合分析，確定相關經濟責任主體，對其進行追責提供佐證資料。同時，也給社會監(jiān)督機構在監(jiān)督檢查過程中提供原始證據，為企業(yè)預測未來經濟活動奠定基礎。二、會計檔案管理的具體內容及表現形式會計檔案的內容繁多，具體內容有會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、納稅申報表、銀行賬戶開立和變更等信息資料、銀行流水、對賬單、余額調節(jié)表、專用發(fā)票抵扣聯以及與財務相關的合同等其他資料。具體來說，包括以下幾個大類。（一）會計憑證會計憑證是企業(yè)記錄經濟業(yè)務發(fā)生、明確經濟責任的最基礎的會計檔案，包括反映業(yè)務發(fā)生的原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。（二）會計賬簿會計賬簿是指由統(tǒng)一格式、相互關聯的賬頁組成，以會計憑證為依據，進行全面、連續(xù)、系統(tǒng)的記錄企業(yè)生產經營活動的各項業(yè)務，企業(yè)會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片等其他輔助性簿等。（三）財務會計報告財務會計報告是指企業(yè)向財務報告使用者提供地反映企業(yè)某一特定日期的財務狀況的資產負債表；某一會計期間的經營成果的利潤表；反映現金流走向的現金流量表；對股東分配企業(yè)經營成果的所有者權益變動表；以及在報表中未能反映，但對財務報表使用者有輔助說明的報表附注等總結性文件。（四）納稅申報表納稅申報表是企業(yè)向國家稅務局申報并繳納其所處行業(yè)按規(guī)定應繳納稅種的會計資料，企業(yè)納稅申報表按企業(yè)類型分為一般納稅人和小規(guī)模納稅人，各自申報和保存的資料也不相同，本次探討的會計資料均以一般納稅人企業(yè)為依據。（五）其他會計資料其他會計資料是指與會計核算、會計監(jiān)督緊密相連的，由財務部門負責辦理的有關會計核算資料，包括銀行流水、對賬單、余額調節(jié)表、銀行稅務工商辦理及變更資料、與財務相關的合同和審計報告、專用發(fā)票抵扣聯及其他具有保存價值的會計資料。三、中小企業(yè)會計檔案管理工作中存在的問題（一）中小企業(yè)管理層及財務人員對會計檔案管理意識淡薄中小企業(yè)的目的是追求利益最大化，管理者往往認為會計檔案管理不能給企業(yè)帶來經濟利益，只會造成成本的增加，對會計檔案的意識都停留在業(yè)務發(fā)生后將原始憑證作為記賬依據，匯總形成財務報告，就完成了使命，對后期的文件整理、歸檔工作完全忽視。很多中小企業(yè)沒有將會計檔案管理納入企業(yè)日常活動，造成文件隨意堆放，會計檔案資料不全，給企業(yè)后續(xù)發(fā)展道路埋下了隱患。（二）企業(yè)對會計檔案管理工作沒有制度約束中小企業(yè)由于其自身規(guī)模的制約以及管理者思想意識的不足，一般都沒有根據國家對檔案管理的要求制定一套與企業(yè)相適應的財務檔案管理制度，更缺乏對現代電算化會計檔案資料管理的相關規(guī)定和具體操作流程，造成企業(yè)在檔案管理工作中沒有明確的指導方向，對檔案管理工作內容不明確，會計檔案信息化管理更是一無所知，也沒有專人進對檔案進行整理和管理，現存會計檔案存放地點環(huán)境不利于資料的長期存放，容易造成自然毀損。（三）保存的會計檔案資料不完整、不連續(xù)、不規(guī)范中小企業(yè)的會計檔案管理工作一般都由會計人員兼職，而會計人員也只對自己工作范圍內的會計憑證、賬簿、財務報告和納稅申報資料整理歸檔，對其他會計檔案資料沒有納入會計檔案范圍內，對這些資料都是置之不理的。財務人員自行保管的會計檔案封面或檔案盒信息填寫不完整，沒有會計人員簽章，會計報告和納稅申報資料沒有按月打印歸檔，年度資料不齊全。（四）對納稅申報表及會計報表等資料僅保存電子版，無紙質存檔資料由于會計人員日?；A工作比較繁重，且在現階段的實際工作中絕大部分的會計工作都為電子化操作，故對有電子版的會計檔案都不再整理留存紙質資料。特別是會計賬簿、財務報告、納稅申報表等。會計賬簿、財務報告都只保存在財務核算系統(tǒng)中，一旦系統(tǒng)崩盤所有歷史資料都將無從查找，將給企業(yè)造成很大的麻煩。對于納稅申報資料大家都覺得反正國家稅務局系統(tǒng)中隨時可以查看，但企業(yè)不知道的是，如果企業(yè)注銷后國家稅務局的系統(tǒng)企業(yè)是進不去的。（五）缺乏專業(yè)的會計檔案管理人員會計檔案管理也是一項專業(yè)性較強的工作，鑒于中小企業(yè)管理層對會計檔案管理意識不清，出于成本效益的考慮原則，在檔案管理方面很少投入，所用檔案保管人員多為綜合管理部門人員兼職，他們都沒有檔案管理基本知識，在實踐工作中沒有方法和規(guī)章可指導，更不會運用科學合理的方法，造成企業(yè)會計檔案歸檔不規(guī)范，與財務部門交接檔案時只是照單點數，給企業(yè)未來發(fā)展帶來隱患。會計工作電算化的普及促進著會計檔案信息化管理工作的進程，會計檔案信息化管理也是中小企業(yè)未來的發(fā)展趨勢，急需中小企業(yè)培養(yǎng)專業(yè)化會計檔案信息化管理人才。四、中小企業(yè)會計檔案管理工作存在問題的解決措施（一）加強公司領導和財務人員對會計檔案管理工作的認知鑒于中小企業(yè)全體人員對會計檔案管理缺乏認知，企業(yè)管理層應帶頭在企業(yè)內部宣傳、普及會計檔案管理工作的相關知識及在企業(yè)發(fā)展道路中的作用，使全體員工明白會計檔案不只是記錄經濟業(yè)務活動的發(fā)生，列舉會計檔案在企業(yè)的發(fā)展中起到的作用。如：為企業(yè)日后活動數據分析，預測未來發(fā)展機遇，制定企業(yè)總體發(fā)展戰(zhàn)略，總結經驗提供參考依據等。通過這些舉措使企業(yè)全體人員意識到檔案管理工作的重要性，從而加強檔案管理工作。（二）制定會計檔案管理辦法，設立會計檔案信息化管理操作規(guī)則為了規(guī)范會計檔案的管理工作，企業(yè)應根據財政部和國家檔案管理局共同發(fā)布的《會計檔案管理辦法》《會計電算化工作規(guī)范》的有關規(guī)定，結合企業(yè)自身條件，建立一套完善的符合企業(yè)目前經營狀況的會計檔案管理制度和具體操作規(guī)則。首先，要明確會計檔案的具體內容，分類歸檔、按年裝訂成冊的會計檔案可以由會計人員保管一年，一年期限屆滿后在紀委或其他監(jiān)察部門的監(jiān)督下及時將會計檔案移交至公司綜合檔案管理部門。其次，對已交接的會計檔案需要調閱的，都應該制定調閱流程，說明調閱原因，明確規(guī)定調閱手續(xù)及審批權限，企業(yè)外部人員調閱會計檔案需提供其身份證明后經公司領導審批后方可調閱，會計檔案原則上不能外借，特殊原因必須外借的應嚴格執(zhí)行審批手續(xù)，外借人員應妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入檔案的安全完整，并在規(guī)定的時間內歸還。再次，隨著會計電算化的全面普及，會計檔案紙質保存已過渡到信息化管理，中小企業(yè)應根據其自身條件，建立相應的計算機網絡和數據化系統(tǒng)，配備計算機、復印機、掃描儀、服務器等先進的硬件設施，配備電算化專業(yè)人才，對會計電算化信息及時備份，確保電算化會計檔案信息的安全。最后，對會計檔案的管理人員必須明確指定，出納人員不得兼管會計檔案管理工作，保管人員應遵守保密制度，不得擅自出借和隨意透露檔案內容，更不得擅自涂改有關檔案，并對其管理權限和責任具體要求，以確保企業(yè)會計檔案工作能夠有序進行。（三）完善會計檔案內容，規(guī)范檔案管理工作具體事項中小企業(yè)應根據會計檔案管理辦法的相關規(guī)定收集真實、合法的會計檔案資料，進行分類歸集，對電子報銷憑證要同時收集紙質和電子憑證，同時對已報銷的憑證單獨建立臺賬，避免出現一張憑證多次報銷的情況。會計憑證按照編號順序按月裝訂成冊，封面上填寫公司名稱、年度、月份、起止號碼、會計主管和裝訂（經辦）人簽章等內容。在年度賬務處理完畢后應及時編制財務會計報告，并打印會計賬簿歸檔；裝訂成冊的財務報告封面上應填寫公司名稱、報告名稱、所屬年月以及計劃財務部負責人、會計主管和裝訂（經辦）人簽章等內容。在月度、季度、半年度賬務處理完畢后，及時編制財務會計報告并按要求歸檔。按規(guī)定在電子稅務局系統(tǒng)申報的各類申報資料也應在每期申報成功后打印紙質資料裝訂成冊。對其他會計資料也應按年月，分類單獨裝訂成冊，為企業(yè)保存全面、連續(xù)、系統(tǒng)的財務會計檔案資料。（四）對電子會計檔案及時備份并打印紙質資料存檔會計電算化已全面普及，會計人員也從繁瑣的手工賬務處理中解脫，只需簡單地將基礎數據錄入電算化系統(tǒng)中，再由系統(tǒng)輸出最終結果。會計人員應及時對最終結果完成紙質資料的整理裝訂。對所有整理歸檔的會計檔案按年、按檔案內容分類建立一套完整的會計檔案臺賬，以備隨時查看。（五）加強會計檔案管理人員的專業(yè)知識培訓，提高其素質在經濟飛速發(fā)展的過程中，企業(yè)會計檔案管理人員不僅要提高檔案管理的專業(yè)知識，還需培養(yǎng)與時俱進的會計檔案信息化管理人才。企業(yè)應為會計檔案管理人員定期提供學習專業(yè)知識和提高職業(yè)道德素養(yǎng)的機會，增強保密意識，對在檔案管理過程中獲悉的商業(yè)秘密守口如瓶；關注會計檔案存放環(huán)境的安全性，對檔案存放的地點、文件柜等都要做到防火、防潮、防盜，安裝災害發(fā)生時的提前預報系統(tǒng)；提高檔案管理的業(yè)務能力，給企業(yè)的檔案管理工作營造一個良性的運行環(huán)境。對于通過培訓還不能勝任工作要求的人員應及時更換，為企業(yè)組建一支高效的檔案管理團隊，為企業(yè)檔案信息化建設服務。五、結束語隨著社會信息化的發(fā)展，會計電算化的普及，會計檔案也在向電