采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)課件

第四章采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)

本章從采購(gòu)與應(yīng)付賬款循環(huán)的業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)流程入手，闡述該系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出等日常業(yè)務(wù)處理，以及該系統(tǒng)的其他與管理有關(guān)的模塊功能。學(xué)習(xí)目的描述采購(gòu)業(yè)務(wù)流程說(shuō)明采購(gòu)業(yè)務(wù)中采用的控制措施掌握系統(tǒng)初始化的流程了解采購(gòu)子系統(tǒng)內(nèi)部單據(jù)業(yè)務(wù)的關(guān)系及與總賬的聯(lián)系掌握采購(gòu)子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)操作的流程參考教材及資料?會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)?薛祖云主編，廈門大學(xué)出版社，2024年7月?電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)?胡仁昱、嵇俊康、郭宗文編著，清華大學(xué)出版社，2024年1月?會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)?[美]GeorgeH.Bodnar著，清華大學(xué)出版社，2024年4月?金喋K/3標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)培訓(xùn)教材?金喋公司有限公司編，2024年1月?會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)?楊周南主編，首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社，2024年1月第一節(jié)采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)概述一、采購(gòu)管理采購(gòu)管理的目的：☆減少資金的占用☆減少經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)和存儲(chǔ)的本錢，把庫(kù)存減少到最低可接受程度采購(gòu)管理的內(nèi)容：★實(shí)際采購(gòu)量的控制★采購(gòu)本錢的控制★貨款結(jié)算的控制二、采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn)和目標(biāo)〔一〕特點(diǎn)1、數(shù)據(jù)處理量大2、數(shù)據(jù)變化頻繁3、核算方法較復(fù)雜4、與存貨子系統(tǒng)和賬務(wù)處理子系統(tǒng)存在頻繁的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系〔二〕目標(biāo)1、采購(gòu)核算與管理2、應(yīng)付賬款的核算與管理3、提供各種管理信息第二節(jié)采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)流程分析一、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程采購(gòu)是指選擇貨源、發(fā)出訂單、取得貨物或者獲得效勞的業(yè)務(wù)過(guò)程。其一般步驟如下：※決定需求※選擇貨源※請(qǐng)求報(bào)價(jià)※選擇供給商※發(fā)出購(gòu)置訂單※驗(yàn)收貨物※確認(rèn)發(fā)票※付款ERP信息系統(tǒng)可以存儲(chǔ)和處理大量有關(guān)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的信息。SAPR/3利用其材料管理模塊來(lái)支持采購(gòu)業(yè)務(wù)，它為采購(gòu)業(yè)務(wù)流程內(nèi)所需文件信息的建立和交換提供了一種在線且完全集成的系統(tǒng)。1、確定需求請(qǐng)購(gòu)單是企業(yè)內(nèi)部建立的一種請(qǐng)求采購(gòu)某種商品的文件記錄，其目的是為了保證企業(yè)在某一特定時(shí)點(diǎn)能夠及時(shí)使用?？梢允止ぞ幹普?qǐng)購(gòu)單，也可以由MRP〔物料需求方案〕系統(tǒng)自動(dòng)編制請(qǐng)購(gòu)單。MRP系統(tǒng)可以自動(dòng)進(jìn)行相當(dāng)復(fù)雜的分析，根據(jù)客戶對(duì)貨物的需求以及客戶本身的生產(chǎn)進(jìn)程來(lái)決定是否有采購(gòu)的必要。請(qǐng)購(gòu)單一旦編制完成，就自動(dòng)傳遞給有關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行審批。2、選擇貨源系統(tǒng)自動(dòng)檢查與供給商的供貨合同是否已經(jīng)簽訂。如果已簽訂了相關(guān)的合同，系統(tǒng)將核實(shí)所需的數(shù)量。如果還沒(méi)有簽訂相關(guān)的合同，那么編制一份報(bào)價(jià)請(qǐng)求文件。系統(tǒng)采用了許多技術(shù)方法來(lái)支持貨源選擇過(guò)程。它會(huì)自動(dòng)監(jiān)測(cè)與供給商簽訂的綱要性協(xié)議書。系統(tǒng)保存了有關(guān)供給商、合同有效期以及限額數(shù)量等相關(guān)信息。系統(tǒng)會(huì)將已獲得批準(zhǔn)和未獲得批準(zhǔn)的貨源列表保存下來(lái)。根據(jù)以前保存下來(lái)的某項(xiàng)貨物的供給情況，選擇假設(shè)干個(gè)供給商，邀請(qǐng)其就所需貨物投標(biāo)。3、報(bào)價(jià)請(qǐng)求在選擇好假設(shè)干個(gè)供給商后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一份報(bào)價(jià)請(qǐng)求文件。報(bào)價(jià)請(qǐng)求編完后傳遞給供給商，請(qǐng)其對(duì)所需貨物及勞務(wù)的價(jià)格及付款條件給予確認(rèn)。報(bào)價(jià)請(qǐng)求既可以采用紙質(zhì)文件的形式傳送，如傳真，也可以采用電子形式傳遞，如EDI。報(bào)價(jià)請(qǐng)求上還必須詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)的截止日期以及投標(biāo)的指導(dǎo)說(shuō)明。問(wèn)題：報(bào)價(jià)請(qǐng)求與請(qǐng)購(gòu)單包含的信息是否相同？4、選擇供給商系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將企業(yè)的采購(gòu)要求與報(bào)價(jià)單中記錄的供給商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，挑選出最適宜的供給商，然后向其他參與競(jìng)標(biāo)但競(jìng)標(biāo)失敗的供給商發(fā)出拒絕信。經(jīng)常要用專門的技術(shù)或經(jīng)驗(yàn)評(píng)估供給商。系統(tǒng)可以提供一種自動(dòng)對(duì)供給商進(jìn)行評(píng)估的方法，可在采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中協(xié)助企業(yè)完成評(píng)估。報(bào)價(jià)信息會(huì)儲(chǔ)存在采購(gòu)信息記錄中，以備將來(lái)參考。5、發(fā)出購(gòu)置訂單購(gòu)置訂單用來(lái)確定供給商，確認(rèn)訂購(gòu)貨物名稱、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨方式和付款方式。企業(yè)經(jīng)常會(huì)建立自己特定的系統(tǒng)，以便針對(duì)特定的請(qǐng)購(gòu)單自動(dòng)簽發(fā)購(gòu)置訂單。如，系統(tǒng)可以在不超過(guò)規(guī)定的價(jià)格或者數(shù)量的標(biāo)準(zhǔn)下，自動(dòng)簽發(fā)一張購(gòu)置訂單。購(gòu)置訂單的種類：﹡針對(duì)某一商品或勞務(wù)的購(gòu)置訂單﹡有轉(zhuǎn)包合同性質(zhì)的購(gòu)置訂單﹡有寄售性質(zhì)的購(gòu)置訂單﹡有第三方購(gòu)置訂單﹡存貨運(yùn)輸購(gòu)置訂單綱要性協(xié)議書是企業(yè)與供給商簽訂的長(zhǎng)期供貨的契約性意向書。其通常由信息要點(diǎn)和具體工程兩局部組成。〔1〕合同〔2〕進(jìn)度協(xié)議。一份進(jìn)度協(xié)議可以分假設(shè)干行工程分別列示，約定由企業(yè)制定一系列的進(jìn)度表，然后報(bào)送供給商，這樣對(duì)于進(jìn)度協(xié)議的每行工程都會(huì)建立一個(gè)滾動(dòng)交貨進(jìn)度?！病皽?zhǔn)時(shí)制〞方式〕6、驗(yàn)收貨物收貨文件的編制方式：〔1〕當(dāng)貨物入庫(kù)時(shí)，由存貨管理系統(tǒng)編制〔2〕參考購(gòu)置訂單編制收貨文件〔3〕先過(guò)賬到質(zhì)量檢測(cè)賬戶下，如果通過(guò)檢測(cè)，一個(gè)轉(zhuǎn)移性的過(guò)賬操作會(huì)將貨物從質(zhì)量檢測(cè)賬戶轉(zhuǎn)入存貨

在登記收貨文件后，系統(tǒng)會(huì)編制一份存貨文件，以反映實(shí)際可以使用的存貨究竟有多少。同時(shí)會(huì)形成相應(yīng)的會(huì)計(jì)記錄以反映總分類賬的處理。7、確認(rèn)發(fā)票在支付貨款前，必須根據(jù)收貨文件和原始的購(gòu)置訂單文件對(duì)發(fā)票進(jìn)行檢查。對(duì)發(fā)票進(jìn)行確認(rèn)可以將材料管理和采購(gòu)與系統(tǒng)的其他組成模塊〔賬務(wù)處理模塊和本錢控制模塊〕銜接在一起。當(dāng)發(fā)票確認(rèn)工作完成后，系統(tǒng)還可以自動(dòng)將購(gòu)置訂單、收貨文件與發(fā)票3份文件進(jìn)行核對(duì)。8、付款付款是按照購(gòu)置訂單或者供給商控制記錄中詳細(xì)規(guī)定的方式和條件來(lái)執(zhí)行的。9、控制記錄系統(tǒng)中建立控制記錄，必須有其特定的目標(biāo)，能反映企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程。這些目標(biāo)通常以代碼來(lái)表示，為目標(biāo)設(shè)定的代碼包括假設(shè)干區(qū)域，分別確定公司、工廠、倉(cāng)庫(kù)位置、購(gòu)置機(jī)構(gòu)以及采購(gòu)小組?！艄敬a確定了一個(gè)具有資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的會(huì)計(jì)實(shí)體?！艄S代碼用來(lái)確定某個(gè)獨(dú)立的場(chǎng)所?！魝}(cāng)庫(kù)代碼用來(lái)確定貨物存放的具體位置?！糍?gòu)置機(jī)構(gòu)代碼用來(lái)確定負(fù)責(zé)為某個(gè)或某幾個(gè)工廠協(xié)商購(gòu)置事宜的單位。◆采購(gòu)小組代碼用來(lái)確認(rèn)對(duì)材料的具體采購(gòu)或者材料的等級(jí)負(fù)責(zé)的個(gè)人和團(tuán)隊(duì)，采購(gòu)小組是企業(yè)與供給商的主要聯(lián)系人。二、采購(gòu)交易循環(huán)控制圖4-1〔a〕--〔c〕是一份采購(gòu)業(yè)務(wù)流程圖中涉及的所有文件構(gòu)成的分析流程圖。在該流程中，最為突出的循環(huán)控制有：請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、應(yīng)付賬款、現(xiàn)金支出、總分類賬。〔一〕請(qǐng)購(gòu)〔倉(cāng)儲(chǔ)〕請(qǐng)購(gòu)單一定要經(jīng)過(guò)最初提出申請(qǐng)的部門的審核準(zhǔn)備請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)單處理請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)查核貨物收貨的處理收貨報(bào)告應(yīng)付賬款收貨報(bào)告交付單收貨采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)圖4-1〔a〕采購(gòu)業(yè)務(wù)流程〔二〕采購(gòu)采購(gòu)過(guò)程如何完成取決于公司采購(gòu)職能的集中化程度。采購(gòu)部門選擇好供給商后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單編制一份購(gòu)置訂單，并把其副本送交供給商。應(yīng)付賬款、請(qǐng)購(gòu)以及收貨部門在接下來(lái)的訂單處理過(guò)程中將會(huì)分別接觸并處理購(gòu)置訂單。請(qǐng)購(gòu)單準(zhǔn)備訂單選擇供給商訂單的處理采購(gòu)訂單供給商采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)供給商發(fā)票發(fā)票的查核發(fā)票應(yīng)收賬款圖4-1〔b〕采購(gòu)〔三〕收貨收貨部門可以直接處理購(gòu)置訂單，并將其與從供給商處運(yùn)來(lái)的貨物進(jìn)行核對(duì)。收貨程序要求對(duì)運(yùn)到的貨物進(jìn)行獨(dú)立清點(diǎn)，并編制收貨報(bào)告。清點(diǎn)過(guò)程可以使用獨(dú)立盤點(diǎn)或盲點(diǎn)。供給商交付單盲點(diǎn)交付單倉(cāng)庫(kù)與采購(gòu)訂單匹配輸入收貨信息采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)訂單處理收貨報(bào)告?zhèn)}庫(kù)圖4-1〔c〕收貨〔四〕倉(cāng)儲(chǔ)倉(cāng)儲(chǔ)部門在收貨部門之后再次確認(rèn)貨物已經(jīng)收到，具體做法是簽收收貨報(bào)告，并傳遞給應(yīng)付賬款部門。對(duì)所購(gòu)貨物的接收進(jìn)行獨(dú)立的檢查確認(rèn)，是采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的一個(gè)重要控制點(diǎn)?！参濉硲?yīng)付賬款記錄一次采購(gòu)業(yè)務(wù)必須具備4種相關(guān)的文件記錄〔原始憑證〕：請(qǐng)購(gòu)單、購(gòu)置訂單、收貨報(bào)告、發(fā)票。付款活動(dòng)中使用憑單系統(tǒng)是對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)采取的一種必要的控制措施。憑單系統(tǒng)控制外的控制措施：1、收貨職能要與貨物的保管職能別離。在授權(quán)付款之前，必須要收到收貨職能和保管職能兩方面確實(shí)認(rèn)。2、負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的職員只能處理與其有關(guān)的文件，不能單獨(dú)接觸貨物或現(xiàn)金。3、請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)當(dāng)由采購(gòu)部門以外的部門單獨(dú)進(jìn)行復(fù)查。4、發(fā)票在送交應(yīng)付賬款部門之前，要交采購(gòu)部門進(jìn)行必要的復(fù)查和核準(zhǔn)5、采購(gòu)條件一般應(yīng)由采購(gòu)部門以外的其他部門來(lái)評(píng)價(jià)是否恰當(dāng)6、存貨記錄應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新，以便能客觀反映實(shí)際收到的存貨數(shù)量〔六〕采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中的誠(chéng)信問(wèn)題購(gòu)置訂單和收貨報(bào)告可以控制個(gè)別的采購(gòu)活動(dòng)，但不能對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面的控制。整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的控制焦點(diǎn)集中在采購(gòu)方和供給商關(guān)系的老實(shí)性上。大多數(shù)企業(yè)都認(rèn)為，通過(guò)書面的政策和程序手冊(cè)來(lái)控制采購(gòu)業(yè)務(wù)流程是可行的，也是必需的。采購(gòu)政策中要求公平競(jìng)價(jià)，可以通過(guò)使用報(bào)價(jià)請(qǐng)求文件來(lái)保證公平競(jìng)價(jià)。采購(gòu)方必須通過(guò)簽發(fā)報(bào)價(jià)請(qǐng)求來(lái)要求供給商競(jìng)價(jià)。采購(gòu)方收到供給商提供的報(bào)價(jià)后，將有關(guān)文件進(jìn)行整理歸檔，由采購(gòu)經(jīng)理進(jìn)行檢查。評(píng)價(jià)和選擇供給商報(bào)價(jià)的方法一般是基于供給商本身的特征，這被稱為供給商評(píng)分方案?！财摺彻┙o商評(píng)分方案當(dāng)需要對(duì)假設(shè)干個(gè)獨(dú)立評(píng)價(jià)者的意見做出一個(gè)客觀的評(píng)價(jià)時(shí)，也就是說(shuō)，同一系統(tǒng)內(nèi)多種評(píng)價(jià)混合在一起時(shí)，使用選擇供給商的特征評(píng)分法是可行的。特征評(píng)分法的步驟：確認(rèn)并列示評(píng)價(jià)中所包含的供給商的各種特征根據(jù)重要性和客觀性原那么，為每個(gè)特征設(shè)定一個(gè)權(quán)數(shù)每個(gè)評(píng)估者對(duì)每個(gè)供給商的各項(xiàng)特征進(jìn)行排序，在1~10分內(nèi)打分將每項(xiàng)特征的分?jǐn)?shù)乘以其預(yù)先設(shè)定的權(quán)數(shù)，然后加總得到每個(gè)供給商的最終分?jǐn)?shù)三、現(xiàn)金支出〔貨款支付〕業(yè)務(wù)流程通常情況下，支票用于大額現(xiàn)金支出，而貨幣支出那么僅限于從定額備用金中的小額提取?，F(xiàn)金支出業(yè)務(wù)流程中的主要控制特征包括：使用憑單系統(tǒng)來(lái)支持支票的提取，批準(zhǔn)支付與實(shí)際付款的職能別離，獨(dú)立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表?！惨弧硲?yīng)付賬款應(yīng)付賬款部門會(huì)接觸到現(xiàn)金支出所涉及的文件。這些文件經(jīng)過(guò)檢查和完整性確認(rèn)，進(jìn)一步編制成付款憑單。請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)訂單收貨報(bào)告發(fā)票恢復(fù)文檔采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)準(zhǔn)備憑單憑單處理憑單支票憑單日記賬憑單總賬現(xiàn)金支出在到期日憑單登記簿應(yīng)付賬款〔二〕現(xiàn)金支出〔貨款支付〕現(xiàn)金支出部門從應(yīng)付賬款部門取得有關(guān)的支票和憑單，在對(duì)支票和憑單進(jìn)行必要的檢查后，在支票上簽字蓋章，將相關(guān)憑單注銷并按號(hào)碼整理歸檔。憑單支票憑單在支票上簽字憑單支票憑單支票簽字后取消憑單過(guò)賬支票登記簿憑單支票控制匯總總賬直接付款應(yīng)付賬款貨款支付〔三〕總分類賬總分類賬部門從應(yīng)付賬款部門接到日記賬憑證，從現(xiàn)金支出部門接到控制總額。將兩個(gè)金額比較核對(duì)，確定一致后記入總分類賬?？刂茀R總?cè)沼涃~憑證出納應(yīng)付賬款比較過(guò)賬總賬處理控制匯總?cè)沼涃~憑證總賬總賬登記四、采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件〔一〕根底數(shù)據(jù)文件供給商檔案文件、部門檔案文件、結(jié)算方式文件、付款條件文件、存貨檔案文件等〔二〕業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件1、采購(gòu)訂單文件2、入庫(kù)單文件3、采購(gòu)發(fā)票文件4、付款單文件5、應(yīng)付賬款文件第三節(jié)采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)代碼

及其主要功能模塊一、數(shù)據(jù)代碼設(shè)計(jì)采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)代碼有存貨代碼、存貨類別代碼、倉(cāng)庫(kù)代碼、部門代碼、供給商代碼等。采購(gòu)及存貨子系統(tǒng)中有關(guān)采購(gòu)、應(yīng)付賬款的所有數(shù)據(jù)處理都是圍繞供給商這個(gè)中心環(huán)節(jié)而設(shè)計(jì)的。必須為每一個(gè)供給商進(jìn)行編碼。供給商代碼一般也采用群碼方式進(jìn)行設(shè)計(jì)，以便根據(jù)采購(gòu)管理、往來(lái)賬管理和提供各種采購(gòu)信息的需要進(jìn)行分類、匯總。供給商編碼一般應(yīng)包括供給商所屬國(guó)家、地區(qū)以及供給商單位性質(zhì)等信息。××××××××××供給商序號(hào)城市或地區(qū)區(qū)號(hào)區(qū)域編碼用10位代碼表示供給商代碼的編碼規(guī)那么二、系統(tǒng)主要功能模塊系統(tǒng)主要功能模塊應(yīng)包括：◆初始化模塊◆業(yè)務(wù)單據(jù)輸入◆業(yè)務(wù)處理◆賬表輸出◆自動(dòng)轉(zhuǎn)賬◆系統(tǒng)維護(hù)第四節(jié)采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)初始化設(shè)置初始化設(shè)置是為用戶在計(jì)算機(jī)上處理自己企業(yè)的采購(gòu)與應(yīng)付業(yè)務(wù)提供一個(gè)適宜的運(yùn)行環(huán)境而設(shè)計(jì)的模塊，其目的是使通用的采購(gòu)與應(yīng)付業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)能夠適應(yīng)本企業(yè)采購(gòu)與應(yīng)付業(yè)務(wù)的管理需要，同時(shí)，也提供了企業(yè)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理發(fā)生時(shí)對(duì)已有的設(shè)置進(jìn)行修改的平臺(tái)。初始化設(shè)置主要內(nèi)容包括：供給商檔案設(shè)置、部門檔案設(shè)置、職員檔案設(shè)置、結(jié)算方式設(shè)置、付款條件設(shè)置、采購(gòu)類型設(shè)置、單據(jù)設(shè)計(jì)以及年初建賬等。第五節(jié)采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理一、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入〔一〕數(shù)據(jù)輸入的類型1、初始數(shù)據(jù)的輸入2、和其他子系統(tǒng)集成時(shí)自動(dòng)調(diào)入數(shù)據(jù)3、日常交易數(shù)據(jù)的輸入〔二〕采購(gòu)訂單的輸入----P129圖4-7〔三〕入庫(kù)單與退貨單的輸入----P131圖4-8〔四〕采購(gòu)發(fā)票的輸入----P140圖4-9〔五〕付款單的輸入----P131圖4-10〔六〕日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入的控制二、數(shù)據(jù)處理〔一〕自動(dòng)轉(zhuǎn)賬系統(tǒng)根據(jù)日常業(yè)務(wù)處理輸入數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成相應(yīng)的憑證，通過(guò)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能傳遞到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中?！捕巢少?gòu)結(jié)算1、自動(dòng)采購(gòu)結(jié)算2、手工采購(gòu)結(jié)算〔三〕往來(lái)核銷1、自動(dòng)核銷業(yè)務(wù)號(hào)勾對(duì)、逐筆勾對(duì)、總額勾對(duì)2、手工勾對(duì)三、賬表輸出與系統(tǒng)維護(hù)〔一〕賬表輸出1、統(tǒng)計(jì)類報(bào)表采購(gòu)訂貨明細(xì)與統(tǒng)計(jì)表、采購(gòu)明細(xì)與統(tǒng)計(jì)表、增值稅抵扣表、費(fèi)用明細(xì)表等2、分析類報(bào)表訂單執(zhí)行情況表、結(jié)算明細(xì)與統(tǒng)計(jì)表、貨到票未到明細(xì)與統(tǒng)計(jì)表、在途存貨余額表、暫估入庫(kù)余額表等〔二〕系統(tǒng)維護(hù)▲數(shù)據(jù)備份▲數(shù)據(jù)恢復(fù)▲口令修改▲獲取外部數(shù)據(jù)案例：你受雇于ABC有限公司，審核其采購(gòu)、接收、庫(kù)存以及原材料發(fā)放的內(nèi)部控制。你對(duì)ABC有限公司流程的描述如下：主要由昂貴的電子元件組成的原材料存放在一個(gè)上鎖的庫(kù)房里。庫(kù)房人員包括一名監(jiān)督員和四名職員。他們都經(jīng)過(guò)訓(xùn)練、很有能力，并且購(gòu)置了保險(xiǎn)。只有經(jīng)過(guò)生產(chǎn)部門某個(gè)領(lǐng)班書面的或口頭的授權(quán)，才可以從庫(kù)房轉(zhuǎn)移原材料。由于沒(méi)有采用永續(xù)盤存制，庫(kù)房職員沒(méi)有記錄貨物的接收與發(fā)放。為了彌補(bǔ)永續(xù)盤存記錄的短缺，庫(kù)房職員在很好的監(jiān)督下，每月進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，并且在進(jìn)行存貨盤點(diǎn)的時(shí)候采取了適當(dāng)?shù)某绦?。在?shí)物盤點(diǎn)之后，庫(kù)房監(jiān)督員把盤點(diǎn)的數(shù)目與預(yù)先定好的追加訂購(gòu)水平相匹配。如果給定部件的數(shù)目小于追加訂購(gòu)水平，監(jiān)督員將在材料請(qǐng)求單上輸入部件編號(hào)，然后將其發(fā)送給應(yīng)付賬款職員。應(yīng)付賬款職員為每個(gè)預(yù)先定好的追加訂購(gòu)量準(zhǔn)備采購(gòu)訂單，然后把采購(gòu)訂單寄給最近一次采購(gòu)部件的供給商。當(dāng)訂購(gòu)的材料到達(dá)ABC公司時(shí)，庫(kù)存部門職員進(jìn)行接收。職員盤點(diǎn)貨物，并對(duì)照提貨單上的貨物進(jìn)行核實(shí)。將所有供給商的提貨單簽名、標(biāo)注日期，然后歸檔，作為收貨報(bào)告保存在倉(cāng)儲(chǔ)部門。要求：〔1〕編制一個(gè)邏輯業(yè)務(wù)流程圖〔2〕編制一個(gè)分析流程圖〔3〕描述內(nèi)部控制的缺陷，并為ABC有限公司的采購(gòu)、收貨、庫(kù)存以及原材料發(fā)放流程推薦一些改進(jìn)措施。庫(kù)房應(yīng)付賬款記賬員供給商生產(chǎn)領(lǐng)班存貨再訂購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)收貨提貨單書面或口頭授權(quán)清點(diǎn)收貨報(bào)告材料需求清單購(gòu)置訂單生產(chǎn)部門倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)付賬款供給商領(lǐng)料單領(lǐng)料單批準(zhǔn)發(fā)料定期盤點(diǎn)盤點(diǎn)報(bào)告確定再訂購(gòu)點(diǎn)物料需求清單物料需求清單確定購(gòu)置單購(gòu)置訂單選擇供給商購(gòu)置訂單發(fā)貨提貨單提貨單驗(yàn)貨缺陷改進(jìn)措施1、有某個(gè)生產(chǎn)部門領(lǐng)班的口頭授權(quán)，原材料就可以從庫(kù)房轉(zhuǎn)移。2、ABC公司每月進(jìn)行實(shí)物的手工盤點(diǎn)并不能彌補(bǔ)永續(xù)盤存系統(tǒng)的缺陷。月底庫(kù)存的數(shù)量并不能用到下個(gè)月盤點(diǎn)的時(shí)候。如果公司將盤點(diǎn)考慮到追加訂購(gòu)水平的設(shè)定上，將意味著一筆較大的存貨投資。1、只有經(jīng)過(guò)被授權(quán)