電子檔案的信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

精品文檔-下載后可編輯電子檔案的信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工必須要對此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。

１電子檔案的優(yōu)越性

１.１直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的，便于檢索利用。

１.２微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺

傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔。可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時(shí)，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平

１.３微機(jī)管理更有利于文檔的保密

過去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

２電子檔案的開發(fā)利用管理離不開數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺(tái)，同時(shí)在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。

３當(dāng)前檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的關(guān)鍵問題

３.１明確數(shù)據(jù)庫建設(shè)目的

對于檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，主要用于檔案目錄、全文、多媒體等實(shí)體信息，明確建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫是為了檢索、建立檔案信息管理系統(tǒng)的需要。

３.２實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是數(shù)據(jù)庫建設(shè)的第一個(gè)目標(biāo)。信息化建設(shè)的切入點(diǎn)和工作重心，首先是抓好目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。目錄數(shù)據(jù)庫可以比較全面地反映檔案信息，有助于實(shí)現(xiàn)全方位的、動(dòng)態(tài)的、完整的檔案信息服務(wù)。

在檔案目錄數(shù)據(jù)庫建立的基礎(chǔ)上，可以考慮建立檔案目錄中心，實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)檔案內(nèi)容互補(bǔ)和檔案信息資源整合，更大限度地發(fā)揮檔案效益。

４檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)步驟

４.１檔案信息的收集

檔案信息的主要來源是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化和電子文件。除此之外，檔案機(jī)構(gòu)和管理部門也是數(shù)值數(shù)據(jù)和事實(shí)數(shù)據(jù)的重要來源。在建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫時(shí)，必須確定檔案信息的收集范圍和來源，按要求進(jìn)行全面地收集。

檔案信息主要來源于兩個(gè)方面：一是對各種以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理后形成的數(shù)字副本，二是直接通過計(jì)算機(jī)生成和處理的、并由檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行收信歸檔的電子文件。

４.２檔案信息前期處理

這是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，為數(shù)據(jù)庫提供經(jīng)過加工處理的數(shù)據(jù)。主要是將檔案的內(nèi)容特征和形式特征著錄、標(biāo)引出來。著錄標(biāo)引必須達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。這是建立數(shù)據(jù)庫的必要過程，也是保證檢索質(zhì)量的前提條件。

４.２.１檔案信息數(shù)字化

數(shù)字化是指把一切信息都變成只用O和1這兩個(gè)數(shù)字組成的、用不連續(xù)的數(shù)位表示的二進(jìn)制代碼。檔案信息數(shù)字化是指為了使紙質(zhì)檔案、音像檔案等以傳統(tǒng)載體形式承載的檔案信息能夠通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的提供利用，而利用高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等信息處理手段，將其進(jìn)行轉(zhuǎn)換處理，形成數(shù)字信息，并以數(shù)字代碼方式存儲(chǔ)起來。這些數(shù)字信息可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作處理，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。紙質(zhì)檔案、音像檔案等各種載體的檔案都可以以文本文件格式、圖像文件格式，音頻文件格式或視頻文件格式轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息。

４.２.２電子文件的收集歸檔

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公自動(dòng)化技術(shù)的結(jié)合，誕生了一個(gè)新生兒一電子文件。電子文件一經(jīng)產(chǎn)生其信息就是以數(shù)字代碼形式表達(dá)。所以在功能上電子文件等同于經(jīng)過數(shù)字化處理的文件。由此，直接在計(jì)算機(jī)中生成和處理的電子文件是重要的檔案信息來源。

４.３數(shù)據(jù)錄入

將檔案信息前處理的結(jié)果轉(zhuǎn)化成機(jī)讀數(shù)據(jù)。錄入過程需要較嚴(yán)格的校對審核。如審查字段的數(shù)據(jù)形式是否正確;字段長度與確定的結(jié)構(gòu)長度是否符合;各種標(biāo)識(shí)符號(hào)是否有誤等。這其中可能包括對不同格式的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

４.４數(shù)據(jù)庫的完善

由于計(jì)算機(jī)硬件能力奇跡般地不斷更新，計(jì)算機(jī)技術(shù)爆炸般地迅猛發(fā)展，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)發(fā)生著劇烈的變化。雖然它的基本組成部分仍然是數(shù)據(jù)、軟件和硬件，但