公司文秘檔案管理制度及公司員工勞務(wù)合同

公司文秘檔案管理制度公司文秘檔案管理制度1.目的作用公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。2.管理職責(zé)2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強(qiáng)對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。2.2各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機(jī)構(gòu)，在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下，其管理的主要職責(zé)為：2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。2.3.2協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。2.3.3負(fù)責(zé)對永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。2.3.4總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容3.1計(jì)劃性文件資料包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。3.2批示性文件材料包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。3.3法規(guī)性文件包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件；公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。3.4公司的重大決議包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。3.5總結(jié)性文件包括公司經(jīng)營活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié)；下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。3.6憑證性材料包括公司各職能部門在經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類原始記錄、憑證、臺(tái)帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。3.7匯報(bào)性材料包括公司向各上級主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等；公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等3.8勞資人事資料包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識(shí)考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。3.9調(diào)研性資料包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。3.10聲像制品資料包括經(jīng)營活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。3.11證件性文書資料包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。3.12饋贈(zèng)行資料包括上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。4.文件資料的立卷歸檔4.1檔案的收集4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會(huì)計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)部門編造清冊，每兩年歸檔一次。4.1.2銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存；各類報(bào)表（應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等）報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財(cái)務(wù)部立卷留存。4.1.3業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存；內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。4.1.5公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料，并及時(shí)匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)各種會(huì)議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。4.2立卷歸檔的時(shí)間4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。4.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。4.3立卷歸檔的要求4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。4.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。4.3.6立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。4.3.7立卷應(yīng)以同類問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。4.3.8立卷應(yīng)把上級文件于本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。4.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。4.3.10文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。4.3.11各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。5.文秘檔案的借閱5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級檔案。5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。5.3文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。5.4對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會(huì)有誤。5.5必要時(shí)，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。6.文秘檔案保密要求6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。6.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。7.超期檔案的銷毀7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。7.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。7.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。公司員工勞務(wù)合同甲方(用人單位)：乙方(勞務(wù)者)：身份證號：甲乙雙方根據(jù)《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)定，按照自愿、平等、協(xié)商一致的原則，簽訂本勞務(wù)合同。第一條合同期限本勞務(wù)合同為有固定期限的勞務(wù)合同，合同有效期自年月日至年月日止，共一年。第二條乙方享有的工作條件與辦公設(shè)施1.甲方為乙方提供符合國家規(guī)定的安全衛(wèi)生的工作環(huán)境，保證乙方在人身不受侵害、人體健康不受損傷的環(huán)境條件下工作。2.甲方根據(jù)乙方工作崗位的實(shí)際情況，向乙方提供必要的辦公用品與設(shè)施條件。3.甲方將根據(jù)工作需要組織乙方參加必要的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，包括參加各種行業(yè)研討和培訓(xùn)會(huì)。第三條乙方工作崗位、工作報(bào)酬和福利1.甲方根據(jù)工作需要，聘請乙方。崗位的工作內(nèi)容和崗位職責(zé)由甲方員工規(guī)章制度等內(nèi)部管理制度予以規(guī)定。2.甲方根據(jù)工作需要及乙方的專業(yè)特點(diǎn)、業(yè)務(wù)能力和工作表現(xiàn)，可隨時(shí)調(diào)整乙方的工作崗位。3.甲方根據(jù)合同簽署時(shí)乙方的工作崗位和職位，保證乙方的月均工作報(bào)酬不低于元人民幣，并向乙方提供各種保險(xiǎn)，包括但不限于養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)和住房公積金。若合同簽署后，遇甲方工作需要，需要調(diào)整乙方的工作崗位，則乙方具體的薪酬待遇由甲乙雙方協(xié)商一致確定。4.職工有權(quán)享受國家規(guī)定的法定假節(jié)日、婚嫁等假期，具體標(biāo)準(zhǔn)見《公司考勤管理規(guī)定》。第四條工作紀(jì)律1.乙方應(yīng)遵守中華人民共和國法律、法規(guī)和甲方規(guī)定的各項(xiàng)規(guī)章制度和勞務(wù)紀(jì)律，自覺服從甲方的管理與人事調(diào)度。2.乙方實(shí)行坐班制，正常工作時(shí)間必須在崗。遲到、早退、病假、事假等不在崗狀況按照《公司考勤管理規(guī)定》計(jì)扣薪酬。第五條勞務(wù)合同的履行和變更1.甲方與乙方嚴(yán)格按照本勞動(dòng)合同，全面履行各自的義務(wù)。2.甲方與乙方協(xié)商一致，可以變更勞動(dòng)合同。變更勞動(dòng)合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。3.甲方變更名稱、法定代表人、主要負(fù)責(zé)人或投資人等事項(xiàng)，不影響勞動(dòng)合同的履行。4甲方發(fā)生合并或分立等情況，勞務(wù)合同繼續(xù)有效，勞務(wù)合同由承繼其權(quán)利和義務(wù)的用人單位繼續(xù)履行。第六條勞務(wù)合同的解除和終止1.甲方與乙方協(xié)商一致，可以解除勞務(wù)合同。2.乙方提前三十日以書面形式通知甲方，可以解除勞務(wù)合同。具體程序見《員工辭職管理辦法》。3.乙方有下列情形之一的，甲方可以隨時(shí)可以解除聘用合同。(1)嚴(yán)重違反工作紀(jì)律或甲方規(guī)章制度，經(jīng)甲方警告后在合理期間內(nèi)仍未改正或由此給甲方造成重大損失;(2)營私舞弊，侵占甲方財(cái)產(chǎn)或串通第三方，惡意泄露、出賣甲方機(jī)密等以主觀故意或重大過失對甲方利益造成重大損害的;(3)未經(jīng)甲方許可，乙方同時(shí)與其他用人單位建立勞務(wù)關(guān)系，對完成甲方的工作造成嚴(yán)重影響，或經(jīng)甲方提出，乙方拒不改正;(4)被依法追究刑事責(zé)任的。4.有下列情形之一的，甲方提前三十日以書面形式通知乙方或者額外支付乙方一個(gè)月工資后，可以解除聘用合同：(1)乙方患病或非因工負(fù)傷，醫(yī)療期滿后，不能從事原工作，也不愿從事甲方另行安排的其他工作的;(2)乙方不能勝任工作，經(jīng)過培訓(xùn)或調(diào)整工作崗位后，仍不能勝任工作;(3)聘用合同訂立時(shí)所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化，致使已簽訂的聘用合同無法履行，經(jīng)當(dāng)事人協(xié)商不能就變更聘用合同達(dá)成協(xié)議的;(4)甲方頻臨破產(chǎn)進(jìn)行法定整頓期間或生產(chǎn)經(jīng)營狀況發(fā)生嚴(yán)重困難，確需裁減人員的。5.有下列情形之一的，甲方不能終止或解除聘用合同：(1)乙方因工患病或負(fù)傷在規(guī)定的醫(yī)療期內(nèi)的;(2)女職員在孕期、產(chǎn)期、哺乳期內(nèi)的;(3)法律、法規(guī)規(guī)定的其他情形。6.甲方未按照勞務(wù)合同約定支付工作報(bào)酬，或?yàn)橐曳嚼U納各種保險(xiǎn)和公積金，乙方可以通知甲方解除聘用合同。7.有下列情形之一的，勞動(dòng)合同終止：(1)勞務(wù)合同期滿的;(2)勞務(wù)者開始依法享受基本養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇的;(3)勞務(wù)者死亡，或者被人民法院宣告死亡或者宣告失蹤的;(4)用人單位被依法解散、前算或宣告破產(chǎn)的;(5)用人單位被吊銷營業(yè)執(zhí)照、責(zé)令關(guān)閉、撤銷或者用人單位決定提前解散的;(6)法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他情形5.勞務(wù)合同期滿或者合同規(guī)定的終止條件出現(xiàn)時(shí)，勞務(wù)合同即自行終止。在勞務(wù)合同期滿一個(gè)月前，經(jīng)雙方協(xié)商同意，可以續(xù)訂勞務(wù)合同。第七條經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償1.有下列情形之一的，甲方應(yīng)向乙方支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償：(1)甲方依據(jù)條款解除勞務(wù)合同或終止勞務(wù)合同;(2)乙方依據(jù)條款解除勞務(wù)合同的;2.經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償按乙方在甲方的工作年限，按每滿一年向勞動(dòng)者支付一個(gè)月工資的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。六個(gè)月以上不滿一年的，按一年計(jì)算;不滿六個(gè)月的，向勞動(dòng)者支付半個(gè)月工資的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。3.乙方因“用人單位未按照聘用合同的約定支付工作報(bào)酬”而通知甲方解除聘用合同的，甲方在解除聘用合同的同時(shí)，必須按合同約定標(biāo)準(zhǔn)結(jié)算欠發(fā)乙方的工作報(bào)酬。4.若由于甲方崗位需要，甲方認(rèn)為有必要對乙方提供專項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用，對其進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)的，可以與勞動(dòng)者訂立針對此次培訓(xùn)的服務(wù)協(xié)議，并約定服務(wù)期限。若乙方違反約定，應(yīng)按約定向甲方支付違約金。參見《員工學(xué)習(xí)培訓(xùn)管理辦法》。5.在乙方履行合同期間，乙方不按合同規(guī)定辭職