·1秘書的組織管理

第四章秘書的組織管理

第一節(jié)

秘書招聘應(yīng)聘第二節(jié)考核晉升等組織管理和鼓勵機(jī)制第一節(jié)

秘書招聘應(yīng)聘與考核晉升一、求職途徑1．學(xué)校推薦2．結(jié)合實習(xí)，尋找契機(jī)3．借助于人才市場有形人才市場，無形〔網(wǎng)上〕人才市場4．親友介紹5．留意招聘啟事行動必須迅速，爭取第一印象深刻6．直接求職將自己的求職信、簡歷復(fù)印多份，分寄或分送相關(guān)單位，主動推銷自己。二、寫應(yīng)聘信應(yīng)聘信如實介紹自己的知識、技能、品行、優(yōu)點，目的是讓招聘單位對應(yīng)聘者產(chǎn)生興趣，認(rèn)為應(yīng)聘者能勝任秘書工作，列為候選對象。第一印象非常重要。手寫應(yīng)聘信必須字跡端正、切忌錯別字。投遞涉外單位的應(yīng)聘信一般要求以英文寫，多用電腦或打字機(jī)打印，信箋紙質(zhì)要好，切忌用公用信箋。如果招聘單位要求附上照片，那么應(yīng)選擇形象樸素自然，頭部大些的免冠照，不要寄藝術(shù)照。應(yīng)聘信的內(nèi)容要坦誠充實、語言得體、文字通順、格式符合要求。以下是一份應(yīng)聘信參考樣本，李小姐是啟事的聯(lián)系人。應(yīng)聘信尊敬的李小姐：讀了貴公司2023年3月5日刊登于《XX日報》上的招聘秘書的啟事，我十分感興趣，特來應(yīng)聘。

我今年即將由xx大學(xué)涉外秘書專業(yè)畢業(yè)，通曉英語和日語，英語到達(dá)專業(yè)６級水平，日語到達(dá)普通中級水平，都能順利地運(yùn)用它們與外國人對話和閱讀、書寫，并能用中文寫作各種文書信函。我掌握辦公室工作的技能，計算機(jī)操作到達(dá)中級水平，英文打字到達(dá)B級。我曾在XX公司實習(xí)6個月，該公司對我的評價良好。在學(xué)校的推薦書上，您會看到我學(xué)習(xí)成績優(yōu)良，組織、協(xié)調(diào)能力較強(qiáng)，曾任校學(xué)生會副主席兩年。我愿意并適合于從事秘書工作，能勝任此項工作，并將勤奮工作，努力進(jìn)取。期待您的回復(fù)。我的通訊地址：XXXX，XX，XXXX。敬祝健康×××除了稱呼、問候和結(jié)尾語、署名、日期外，應(yīng)聘信正文一般包括四局部：第一局部，寫明得悉招聘啟事的時間、途徑，表達(dá)愿為該公司效勞的愿望。這局部要開門見山，要言不煩。第二局部，介紹自己勝任涉外秘書職位的技能〔如通中英文，會操作電電腦，到達(dá)什么程度等〕。第三局部，介紹其他方面能力，如活動能力、組織能力、交際能力、刻苦勤奮等，最好能摘錄學(xué)?；騿挝坏耐扑]信中的要點，以示有證據(jù)。這局部尤其要注意實事求是、突出重點。第四局部，寫清自己的、和，以便對方回復(fù)。三、寫簡歷

簡歷指個人修學(xué)、工作經(jīng)歷的簡單概況。要求能表現(xiàn)出求職者的全部資歷，并突出自己的長處。簡歷要求簡潔，是一張表格，不能寫成整段。反映求職者意愿的文字寫在應(yīng)聘信內(nèi)，而不應(yīng)寫在簡歷內(nèi)。簡歷顯示出是是實際情況的客觀反映，防止使用“我〞字。簡歷一般包括以下局部：第一局部，標(biāo)題。一般是《XXX簡歷》。應(yīng)善于創(chuàng)新，如《王英應(yīng)聘ABC公司秘書的資歷》。第二局部，性別、年齡、籍貫、通訊地址、、郵政編碼。〔在until后面標(biāo)明有效日期〕第三局部，學(xué)歷。中學(xué)起始的學(xué)校、系科、專業(yè)及期限，最后學(xué)歷及所獲學(xué)位，附上成績表。為了突出所受教育，應(yīng)先列出所取得的最高學(xué)歷、學(xué)位及畢業(yè)學(xué)校的名稱，然后由近至遠(yuǎn)追溯列出就讀過的其他學(xué)校。〔第四局部，工作經(jīng)歷。〕四、面試〔一〕招聘者的面試重點面試是企業(yè)代表對應(yīng)聘者作出評估，是決定是否錄用的重要環(huán)節(jié)。包括初試、復(fù)試，有時附加技能測試、筆試。初試一般由為人事部〔人力資源部〕職員負(fù)責(zé)，對應(yīng)聘者作出初步評估。復(fù)試由將來的上司當(dāng)面與應(yīng)聘者交談，以作出最后決定。附加技能測試，檢驗工作技能，如打字、英文書寫函電、電腦操作等能力。筆試測驗專業(yè)知識和行業(yè)知識。整個面試所關(guān)注的無非是：能力、形象、人品〔二〕應(yīng)聘者的適宜表現(xiàn)１。面試前的準(zhǔn)備〔1〕了解招聘單位的情況〔2〕梳理自己的情況〔3〕修飾儀表儀容2。面試中常見提問〔１〕“你為什么選擇當(dāng)秘書?〞〔２〕“你了解本公司嗎?〞〔３〕“你知道秘書該干些什么嗎?〞〔４〕“你有什么弱點?〞〔５〕“你喜歡哪樣的上司?〞〔６〕“你期望的薪水是多少?〞針對教材444頁例二進(jìn)行應(yīng)聘面試情境模擬3。面試注意要點：〔１〕單獨前往〔２〕帶一本你感興趣的讀物〔３〕步人試場，點頭微笑，問好、就座?！玻础衬抗馊岷偷刈⒁暱脊??！玻怠趁嬖囈话阋宰晕医榻B開始，5分鐘左右的時間。〔６〕考官提出問題……尊重每一位考官；迅速、清楚、準(zhǔn)確地答復(fù)；不能猶豫不決、目瞪口呆；沉著、坦然；婉轉(zhuǎn)陳述，不作反駁。４。面試后的查詢面試后未得到任何答復(fù)，可以采用寫感謝信的方法查詢。引起再度注意，有助于被錄用。比方，……“上周三下午，與您談?wù)摿速F公司辦公室秘書職位之事后，我感到那正是我在尋求的職位。感謝您同我的面談。我覺得我符合貴公司這一職位的要求，并且期待著您也認(rèn)為我是適宜人選的消息。〞感謝信要簡短，首段表示感謝，下面表示這一職位的興趣，結(jié)尾讓對方知道你在盼待答復(fù)。第二節(jié)秘書的組織管理和鼓勵參考教材１１５-１２７一、秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)是任何機(jī)關(guān)或單位不可缺少的。狹義的秘書機(jī)構(gòu)，僅指各級辦公廳〔室〕中的秘書部門。廣義的秘書機(jī)構(gòu)：一般來說，秘書機(jī)構(gòu)指各級各類機(jī)關(guān)、單位中的辦公廳〔室〕或秘書廳、處、科、股等，有些在名稱上雖不叫秘書機(jī)構(gòu)但實際從事秘書工作的，也屬秘書機(jī)構(gòu)。所以，廣義的秘書機(jī)構(gòu)不僅指各級負(fù)責(zé)綜合性工作的辦公廳〔室〕，而且包括其下屬的秘書、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、警衛(wèi)等部門。１．秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)機(jī)構(gòu)部門，按擔(dān)負(fù)任務(wù)的性質(zhì)分：職能性機(jī)構(gòu)〔或稱職能部門、業(yè)務(wù)部門〕；綜合性機(jī)構(gòu)。職能性機(jī)構(gòu)，分工專管某項業(yè)務(wù)。每一職能部門擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)職能的一局部，如組織、人事、宣傳、保衛(wèi)、財務(wù)等。秘書機(jī)構(gòu)是一種綜合性機(jī)構(gòu)：〔1〕不承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，但有些無法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作，如在全局范圍內(nèi)給領(lǐng)導(dǎo)提供幫助和效勞、人事溝通、綜合協(xié)調(diào)、掌管事務(wù)等，都要由秘書機(jī)構(gòu)承擔(dān)?！?〕它處于樞紐地位，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)之外唯一了解全面情況的機(jī)構(gòu)?！?〕它能從組織系統(tǒng)的整體利益出發(fā)，對各職能部門的行動進(jìn)行調(diào)節(jié)，把各部門的工作有機(jī)地聯(lián)系在一起，從而提高組織系統(tǒng)的整體效能。２．秘書機(jī)構(gòu)所處的機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)分類系統(tǒng)針對職責(zé)、任務(wù)及工作需要，可分別采用分理制與綜理制的形式設(shè)置下屬機(jī)構(gòu)。所謂分理制，就是采用分部門辦公的形式。這樣，秘書機(jī)構(gòu)就是整個機(jī)關(guān)中的一個部門。中共中央、國務(wù)院實行的是分理制，辦公廳是相當(dāng)于部委一級的機(jī)構(gòu)，下設(shè)局級機(jī)構(gòu)，如秘書局、機(jī)要局、信訪局、警衛(wèi)局、機(jī)關(guān)事務(wù)管理局等。局以下還設(shè)處、室或科等。國家檔案局是同屬于黨中央、國務(wù)院的機(jī)構(gòu)。國務(wù)院機(jī)構(gòu)設(shè)置通知如下：

一、國務(wù)院辦公廳

二、國務(wù)院組成部門

外交部

國防部教育部商務(wù)部文化部衛(wèi)生部……

三、國務(wù)院直屬特設(shè)機(jī)構(gòu)

國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會

四、國務(wù)院直屬機(jī)構(gòu)

海關(guān)總署稅務(wù)總局……

五、國務(wù)院辦事機(jī)構(gòu)

僑辦港澳事務(wù)辦

法制辦……

六、國務(wù)院直屬事業(yè)單位

新華通訊社中國科學(xué)院中國氣象局……所謂綜理制，就是采用不分部門辦公的形式，由秘書機(jī)構(gòu)綜合管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一切日常工作。全國人大常委會、中央軍委、全國政協(xié)常委會實行的是綜理制，由秘書長領(lǐng)導(dǎo)辦公廳負(fù)責(zé)綜合承辦日常工作，辦公廳下設(shè)假設(shè)干局、處、室等。二、秘書的組織管理１．評價秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)秘書工作是管理工作的一局部，有效性是評價秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)。它包括效益與效率〔或效力〕兩局部。秘書工作本身并不直接反映出效益，對其效益性，不可能直接從其活動結(jié)果上加以衡量或計算，而只能通過秘書部門所處的組織的整體目標(biāo)的實現(xiàn)程度來衡量。秘書工作主要是辦事，秘書工作的效率主要表達(dá)在辦事效率上。時間的控制那么是提高效率的必要途徑。國家計委機(jī)電局在端正黨風(fēng)中自己檢查，1995年審批的機(jī)械工業(yè)13個大中型工程，從國家計委機(jī)電局領(lǐng)導(dǎo)簽字之日到文件批復(fù)發(fā)出，平均每個工程88天，其中技術(shù)改造工程94天。遼寧軸承工業(yè)公司工程用了181天，四川儀表廠工程是一位參加講師團(tuán)的同志出發(fā)前〔1985年8月〕辦的，到這個同志即將完成講師團(tuán)任任務(wù)〔時間一年〕，批文還沒有結(jié)果。２．秘書的管理與鼓勵秘書工作管理包括兩個方面，一是對秘書人員的管理，二是對秘書工作的管理，兩者密不可分。指導(dǎo)原那么：四個轉(zhuǎn)變〔教材９４頁〕三效勞〔教材８６頁〕具體方法：微觀管理〔教材１２１頁〕人的心理活動及行為的規(guī)律是從需要引發(fā)動機(jī)，由動機(jī)發(fā)動行為。此過程中，須有源源不絕的鼓勵力量，主要的是來源于心理的鼓勵。馬斯洛的需要層次理論把人的需要分成五種類型：生理、平安、社交、尊重、自我實現(xiàn)，結(jié)構(gòu)如層級塔，是由低到高，有層次的組合，是由低到高的滿足過程，分析了多種需要之間相互依賴的關(guān)系。秘書工作動機(jī)的特點1、以就業(yè)為目的2、以職業(yè)興趣為目的3、以成就需要為目的秘書工作鼓勵的幾種有效方式1、目標(biāo)鼓勵2、參與鼓勵3、獎勵鼓勵4、關(guān)心鼓勵5、支持鼓勵考評與晉升涉外秘書在受聘后3-6個月內(nèi)，一般屬考察期，期滿的考評，決定著是否正式錄用。此后，至少每年要經(jīng)歷一次考評，決定是否有資格加薪或晉級?？荚u是企業(yè)評定員工工作優(yōu)劣、決定是否繼續(xù)聘用和晉級的途徑，在“三資企業(yè)〞中常稱為“工作表現(xiàn)評估〞?！惨弧碁榭荚u、晉升積極準(zhǔn)備１．任職的第一個星期，了解工作職責(zé)，設(shè)計開展目標(biāo)。２．提高業(yè)務(wù)技能---計算機(jī)操作、打字等辦公自動化技術(shù)；中英文商務(wù)函電寫作；商務(wù)貿(mào)易操作程序；辦公室業(yè)務(wù)和信息處理方法；處理人際關(guān)系的技巧；組織協(xié)調(diào)的能力３．充實自己本單位所需的專業(yè)知識，如化工、海運(yùn)等。短期、非學(xué)歷的培訓(xùn)班，高校進(jìn)修。國際通用的秘書專業(yè)資格證書。英語劍橋證書考試〔BEC〕，是“三資企業(yè)〞，尤其是外資企業(yè)招聘雇員，特別是招聘高、中級秘書時普遍成認(rèn)的資格證書。教材４５５頁〔二〕考評的