博覽會(huì)活動(dòng)策劃書

博覽會(huì)活動(dòng)策劃書博覽會(huì)活動(dòng)籌劃書范例1

第一局部展覽會(huì)前的預(yù)備工作

展覽會(huì)的籌劃過(guò)程是一個(gè)綜合而又簡(jiǎn)單的過(guò)程,并不是簡(jiǎn)潔的等價(jià)交換。它是為賣家和買家供應(yīng)肯定的環(huán)境和場(chǎng)所，促使交易達(dá)成的過(guò)程。評(píng)價(jià)一場(chǎng)展覽會(huì)的籌劃，而是要涉及到眾多行業(yè)和部門的，因此我們?cè)诨I劃展覽會(huì)的時(shí)候要充分考慮到各方面的因素。

一、首先要了解展覽要涉及到哪些部門，并怎樣更好而又合理的協(xié)調(diào)組織好這些部門，為展覽會(huì)的勝利舉辦而鋪路

從上述圖中我們可以看到展覽業(yè)促進(jìn)了相關(guān)行業(yè)的進(jìn)展，同時(shí)主動(dòng)權(quán)又完全把握在展覽的組織策劃者手中。作為一名有著豐富展覽閱歷的組織者來(lái)說(shuō)，必需要充分的考慮到這些因素，才能使展覽會(huì)到達(dá)圓滿的目的。否則其中一環(huán)沒有考慮到，都要付出很大的代價(jià)。因此要求籌劃者本著以上實(shí)際動(dòng)身，真正意義上籌劃一場(chǎng)全面而又深度的展會(huì)。

二、工程經(jīng)理制

目前大多數(shù)展覽公司實(shí)行的是工程經(jīng)理制，即工程經(jīng)理從展覽會(huì)的組織確定到招展，及最終展出期間所遇到的問題的負(fù)責(zé)制。它要求（如圖1）所示一樣必需要全面的把握工作才能作為一個(gè)合格的舵手。

工程經(jīng)理籌劃會(huì)議的前期工作

市場(chǎng)調(diào)研:市場(chǎng)調(diào)研對(duì)于籌劃者來(lái)說(shuō)，尤其第一屆展覽會(huì)的籌劃特殊重要。對(duì)于首屆展覽會(huì)的開展具有以下缺陷：

1、沒有勝利召開的閱歷和現(xiàn)有模式。

2、沒有制造出品牌

3、沒有與顧客建立穩(wěn)定的關(guān)系及沒有穩(wěn)定的顧客群

4、不了解行業(yè)市場(chǎng)的進(jìn)展動(dòng)態(tài)

要求工程經(jīng)理

1、具有敏銳的市場(chǎng)調(diào)查力量和超前的市場(chǎng)學(xué)問，曾經(jīng)有一個(gè)會(huì)展界同行說(shuō)：“當(dāng)別人已經(jīng)占據(jù)了山頭，我們沒有必要去搶這個(gè)山頭，我們可以另開拓路。占據(jù)別人沒有發(fā)覺的山頭”。這是一個(gè)最直接的形象比方?；I劃者在籌劃展覽本身要有這種創(chuàng)新意識(shí)，即對(duì)四周和將來(lái)的事業(yè)的關(guān)懷與思索。京某展覽中心，在籌劃中國(guó)第一屆零售業(yè)的展會(huì)成為我們的展會(huì)的勝利典型，我們可以作為思索。工程經(jīng)理在預(yù)備籌劃這個(gè)展會(huì)時(shí)，不僅提前到實(shí)地考察,而且收集了大量的相關(guān)信息,確定未幾年中國(guó)進(jìn)展趨勢(shì),而勝利的籌劃了這屆展覽,并取得了展會(huì)的連續(xù)性。

2、可行性分析報(bào)告。展覽會(huì)的實(shí)地考察、企業(yè)的反響，相關(guān)資料的整理，通過(guò)這些信息的觀看和自身的閱歷，確立展覽會(huì)的“可行性”或“不行行性”做出最終的推斷展會(huì)的召開與否。再匯報(bào)給上級(jí)主管，最終依據(jù)報(bào)告制定整體展覽會(huì)方案，因此書寫報(bào)告也是工程經(jīng)理特別主要的環(huán)。由于決策者在支持展覽會(huì)的召開是依據(jù)會(huì)議可行性報(bào)告和工程經(jīng)理對(duì)整個(gè)行業(yè)的了解程度來(lái)打算的。

工程場(chǎng)地確實(shí)定、規(guī)模準(zhǔn)時(shí)間

工程經(jīng)理依據(jù)市場(chǎng)調(diào)查，最終確定展會(huì)召開，必需充分考慮到展會(huì)的場(chǎng)地、規(guī)模準(zhǔn)時(shí)間確實(shí)定依據(jù)國(guó)際慣例，一個(gè)成品版和規(guī)模的展會(huì)，并不是首次舉辦就規(guī)模很大的，是經(jīng)受一個(gè)過(guò)程而進(jìn)展壯大的。固然展會(huì)規(guī)模和起點(diǎn)高其影響力度也就更高，但這對(duì)于展會(huì)籌劃者來(lái)說(shuō)風(fēng)險(xiǎn)和投資太大，造成很大的壓力，日前我國(guó)依據(jù)場(chǎng)館規(guī)模及相應(yīng)配套設(shè)施以及展覽學(xué)問還遠(yuǎn)不及歐美等展覽業(yè)興旺的國(guó)家（以國(guó)家際展覽會(huì)籌劃為例）必需要充分考慮到國(guó)際展的要求：⑴國(guó)外參展商必需要到達(dá)整體參展對(duì)象的20%

⑵展會(huì)召開期間，邀請(qǐng)的國(guó)外參觀者要到達(dá)整個(gè)參觀人數(shù)的20%

在國(guó)內(nèi)許多研展會(huì)，號(hào)稱國(guó)際但大多數(shù)達(dá)不到這個(gè)要求，因此并不算是一個(gè)真正的國(guó)際展會(huì)，而只能是區(qū)域性的。因此必需考慮拓展力度和力量等因素，要考慮多方面的因素。

場(chǎng)館整體的因素：

1、硬環(huán)境的考慮：

Α、場(chǎng)館的交通是否便利；

Β、場(chǎng)館四周的酒店、消遣設(shè)施是否齊全

C、場(chǎng)館的交通運(yùn)輸方式是怎樣安排的

①是否有貨運(yùn)電梯

②場(chǎng)館倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)容量有多大

D、場(chǎng)館的面積及場(chǎng)地的合理化安排（制定展位圖做考察）與相關(guān)租用配套設(shè)備。

E、研討會(huì)的場(chǎng)地安排

2、軟環(huán)境的考慮

①場(chǎng)館內(nèi)部保衛(wèi)設(shè)施是否到位

②場(chǎng)館的停車場(chǎng)及休息場(chǎng)所是否合理

③場(chǎng)館的水電供給狀況

④場(chǎng)館的衛(wèi)生清理工作

⑤會(huì)議期間場(chǎng)館供應(yīng)的相應(yīng)效勞

租賃方式一般分兩種狀況：

1、以場(chǎng)館實(shí)際建筑面積計(jì)算，按平方米/元/天來(lái)整體計(jì)算場(chǎng)地租金，國(guó)際上專業(yè)會(huì)展的召開期為六天。布展為兩天，開展期為四天，也有安排五天或七天的。

2、按場(chǎng)地實(shí)際搭建展位（標(biāo)準(zhǔn)3*3）即每個(gè)展位/天/元計(jì)算總體租金，依據(jù)詳細(xì)的租賃方式，在確定場(chǎng)地后，場(chǎng)館一般要求租用方支付定金，該定金支付依據(jù)場(chǎng)館租賃的規(guī)模來(lái)算大約為整個(gè)租金的30%，也就是說(shuō)整個(gè)場(chǎng)館的費(fèi)用為一百萬(wàn)，確定場(chǎng)地租賃合同后要求支付30萬(wàn)的租金，因此這是籌劃展覽的一項(xiàng)很大的費(fèi)用投入。

建議：①首次展覽會(huì)場(chǎng)地不要太大。依據(jù)自己的實(shí)力做出預(yù)算。掌握在一萬(wàn)平方米以內(nèi)為宜，南方某展覽公開發(fā)中心在籌劃展會(huì)時(shí)估量失誤，過(guò)于樂觀，預(yù)定了兩萬(wàn)平方米，但最終只招了4000平米的場(chǎng)地，結(jié)果損失了將近1.6平方米定金。

②建議要充分考慮舉辦展覽會(huì)的時(shí)間，假如同期在同一個(gè)地方一個(gè)日期內(nèi)有2到3個(gè)展覽與其

發(fā)生沖突，這將勢(shì)必影響招展的力度，這樣很簡(jiǎn)單分散參展的留意力。

三、工程招展

展覽會(huì)議的招展工作中與展銷會(huì)有很大的不同：

A、展覽的展即展現(xiàn)——參展者構(gòu)成，覽即看——觀眾構(gòu)構(gòu)成的。假如是專業(yè)的展覽會(huì)，還需要邀請(qǐng)專業(yè)人士或同行業(yè)內(nèi)人士參與，一般群眾不是展覽會(huì)的邀請(qǐng)對(duì)象。一般這種招展對(duì)象具有以下特點(diǎn)：

①實(shí)力比擬雄厚，重視產(chǎn)品和品牌的宣傳；

②技術(shù)力氣雄厚，一般為技術(shù)領(lǐng)域領(lǐng)頭羊或是生產(chǎn)者本身；

③規(guī)模和檔次都要比擬高；

④注意參觀對(duì)象

⑤留意展覽會(huì)議期間的相關(guān)行業(yè)研討會(huì)

⑹留意參展的同行

例如：在我國(guó)每?jī)赡昱e辦的汽車展，全球汽車廠商為搶占中國(guó)市場(chǎng)，在展覽會(huì)期間把上述6點(diǎn)展現(xiàn)得淋漓盡致，做到完善無(wú)缺的地步，因此籌劃者在進(jìn)展招商籌劃時(shí)，要充分考慮到參展商即我們的客戶的心態(tài)，進(jìn)展認(rèn)真而又深入的討論，才能做好招商工作的過(guò)程。

B、建議

①重點(diǎn)突破幾個(gè)知名的大型企業(yè)，以知名的大型企業(yè)帶動(dòng)小型企業(yè)的參展。要求特裝修，把整個(gè)展覽會(huì)場(chǎng)裝飾起來(lái)。

②以先期參展的優(yōu)待方式吸引參展商參展，并盡快落實(shí)參展商的展位，費(fèi)用。

③取得國(guó)內(nèi)外行業(yè)協(xié)會(huì)的支持，通過(guò)行業(yè)協(xié)會(huì)邀請(qǐng)參展對(duì)象做招商工作。（由于在國(guó)外許多行業(yè)協(xié)會(huì)是因各個(gè)行業(yè)自身組成的，本身就是多行業(yè)領(lǐng)頭羊的綜合表達(dá)）

④“以會(huì)帶展，以展帶會(huì)”突破傳統(tǒng)的思維模式。展覽會(huì)特殊是專業(yè)性很強(qiáng)的展覽會(huì)，相應(yīng)召開的研討會(huì)將是展覽會(huì)的實(shí)質(zhì)性的東西，招展者在招商時(shí)可以利用自身的優(yōu)勢(shì)來(lái)通過(guò)會(huì)議的重要性來(lái)帶動(dòng)企業(yè)參與展覽會(huì)。把會(huì)議研討與展覽結(jié)合，是企業(yè)參展的積極性所在。

C、詳細(xì)操作

①工程經(jīng)理依據(jù)展會(huì)狀況制定好招展規(guī)劃（由于這樣有利于安排展會(huì)進(jìn)程，合理安排時(shí)間。）②安排詳細(xì)招展對(duì)象公關(guān)工作（根據(jù)業(yè)務(wù)員的各個(gè)優(yōu)勢(shì)，充分的發(fā)揮其潛能，挖掘客戶）。③資金運(yùn)作的到位（展覽是以展位租賃的形式進(jìn)展交易的。確定展位不肯定確定的費(fèi)用到位，因此在招展中最終確定的企業(yè)參展還是在于資金到位。）

④廣告宣傳：廣告宣傳是特別重要的，一般分兩階段

a.前期招商宣傳

b.后期的品牌宣傳，即觀眾的宣傳

Ⅰ、一般群眾的宣傳Ⅱ?qū)I(yè)觀眾的宣傳

c.會(huì)期會(huì)場(chǎng)廣告宣傳

⑤展覽會(huì)的效勞：企業(yè)參展作為組織方必需為企業(yè)供應(yīng)一個(gè)參展指南，介紹大會(huì)的詳細(xì)安排即相關(guān)的運(yùn)輸、酒店住宿等相關(guān)的效勞。這樣促使參展商更加全面的了解展覽會(huì)的行程以使更加

合理的安排時(shí)間。

其次局部展會(huì)期間的組織協(xié)調(diào)工作

一、展覽會(huì)布展期的工作安排

1、設(shè)立場(chǎng)地前臺(tái)接待

⑴負(fù)責(zé)參展企業(yè)報(bào)到登記

⑵依據(jù)參展報(bào)名狀況落實(shí)參展證的派發(fā)和展品進(jìn)入場(chǎng)地確認(rèn)

⑶派發(fā)參展企業(yè)在參會(huì)期間的參會(huì)指南

⑷進(jìn)展一些相關(guān)企業(yè)的詢問活動(dòng)，介紹展場(chǎng)的大體安排狀況

2、酒店接待處

⑴設(shè)立前臺(tái)接待處

⑵進(jìn)展參展展商住宿登記

⑶住宿表要求:a.企業(yè)名稱b.房間號(hào)碼c.酒店聯(lián)系電話d.房主姓名

⒊場(chǎng)館現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)工作

⑴負(fù)責(zé)監(jiān)視現(xiàn)場(chǎng)施工，即依據(jù)參展企業(yè)要求進(jìn)展裝修的展位施工

⑵對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作中留意防火、防電、防盜等工作

⑶為企業(yè)協(xié)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)租賃業(yè)務(wù)

⑷依據(jù)企業(yè)報(bào)名表，布置安排會(huì)場(chǎng)場(chǎng)外的廣告宣傳（一般為參展企業(yè)依據(jù)要求而設(shè)立的）⒋交通運(yùn)輸安排及搬運(yùn)工作

⑴企業(yè)運(yùn)輸展品的接待及裝卸

⑵搬運(yùn)工作協(xié)調(diào)

二、展覽會(huì)的開幕式組織工作

在開幕式前要求全部的室內(nèi)、室外的布展工作完成，預(yù)備迎接參觀者的參觀，如何做好開幕式也是工程經(jīng)理的協(xié)調(diào)表達(dá)。

1、確定邀請(qǐng)參與展覽會(huì)開幕式貴賓名單

2、確定邀請(qǐng)參展企業(yè)的記者名錄

3、開幕式的場(chǎng)地搭建要求

⑴選擇突出的位置；一般設(shè)為展廳大門正前方

⑵要求布展的莊重大方

⑶要求放音設(shè)備到位

⑷相關(guān)的禮儀及場(chǎng)地氣氛設(shè)計(jì)要求

⒋開幕式主持人講話內(nèi)容的審定，及參與嘉賓講話內(nèi)容的審定要求：簡(jiǎn)潔明白，突出主題，在最短的時(shí)間內(nèi)表達(dá)中心

⒌開幕式時(shí)間建議為10-15分鐘

⒍開幕式完畢后，帶著嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會(huì)后的安排工作

三、展覽會(huì)召開期間的組織工作

展覽會(huì)召開期間的全部工作進(jìn)入最終完畢的倒計(jì)時(shí)工作，前期大量的組織工作得到表達(dá)在

于幾閏的展覽會(huì)效果，參展商滿足，參觀者滿足，才能說(shuō)明展會(huì)的勝利。

要求：

⒈做好大會(huì)的參觀人數(shù)的統(tǒng)計(jì)、分類。

⒉發(fā)放大會(huì)的展覽會(huì)刊（每天定時(shí)發(fā)放，要依據(jù)參觀對(duì)象的身份發(fā)放）

⒊協(xié)調(diào)展會(huì)期限研討會(huì)會(huì)議組織安排工作，做好研討會(huì)與展覽會(huì)有機(jī)結(jié)合

⒋做好最終的中間人形象，積極為企業(yè)牽線搭橋，為企業(yè)效勞

⑴為企業(yè)供應(yīng)洽談間（休息室）

⑵為企業(yè)供應(yīng)簽訂合同場(chǎng)所

⑶準(zhǔn)時(shí)將參觀者的信息反應(yīng)給企業(yè)

⑷積極與企業(yè)溝通，了解企業(yè)的想法及要求

⒌統(tǒng)計(jì)大會(huì)的成交額做好記錄

⒍積極聽取參會(huì)代表對(duì)大會(huì)的意見和建議

⒎依據(jù)參會(huì)信息，再次邀請(qǐng)參會(huì)企業(yè)參與其次年的展會(huì)

四、撤展

展會(huì)的撤展工作一般為大會(huì)的最終一天下午提前一個(gè)小時(shí)，進(jìn)展會(huì)場(chǎng)登記狀況工作和出訪工作。

派送撤館通知要求：

1、保持館內(nèi)秩序

2、要求每個(gè)參展商清理自己的展品，并保管好

3、根據(jù)先后有序的組織出館工作

4、進(jìn)展最終的清理工作

五、會(huì)后總結(jié)

展覽會(huì)的會(huì)后總結(jié)，是以后展覽會(huì)的連續(xù)，也是勝利案例的表現(xiàn)，因此工程經(jīng)理在完畢整個(gè)展會(huì)后，要求對(duì)整個(gè)展覽會(huì)工作及整體狀況進(jìn)展一個(gè)整體分析，以便今后工作的合理開展。第三局部展覽會(huì)的籌劃

會(huì)議，無(wú)論是國(guó)際性會(huì)議還是國(guó)內(nèi)會(huì)議，包括兩種狀況：

1、以技術(shù)溝通為主的學(xué)術(shù)會(huì)議（內(nèi)容主要是從技術(shù)的角度探討，溝通某一領(lǐng)域的最新技術(shù)）

2、以產(chǎn)業(yè)進(jìn)展動(dòng)態(tài)為主題的會(huì)議（政府的導(dǎo)向性比擬深厚，以政府對(duì)產(chǎn)業(yè)政策的進(jìn)展動(dòng)向進(jìn)展溝通探討，以什么樣的宏觀形式促進(jìn)某領(lǐng)域的進(jìn)展）

博覽會(huì)活動(dòng)籌劃書范例2

一、展會(huì)名稱：鷹睿同學(xué)會(huì)

二、展會(huì)地點(diǎn)：友情賓館

三、展會(huì)時(shí)間：3月28日

四、參展目的：

（一）、拓寬銷售渠道

（二）、打造公司品牌及知名度

五、參展安排

（一）、展前預(yù)備

1、工作環(huán)節(jié)分工

2、預(yù)備參展用品

（二）、展位預(yù)備

1、參展產(chǎn)品：

①種類：

②規(guī)格：

③數(shù)量：

2、展位的布置；

①背景

②桌面

③展品擺放

3、宣傳資料：

①宣傳單

②宣傳冊(cè)

③名片

4、參展人員：

①布展、撤展

②展覽資料發(fā)放

③參與展覽后勤

④物品的分類，保管，領(lǐng)取

（三）、展中：

1、結(jié)合本月產(chǎn)品促銷活動(dòng)：

①促銷政策的實(shí)施，當(dāng)場(chǎng)簽訂簽訂購(gòu)合同的客戶賜予肯定的優(yōu)待（待確定）。②當(dāng)場(chǎng)簽訂合同的客戶可以按條件獲得一份精致禮品譬如：茶具、U盤

2、調(diào)動(dòng)展位現(xiàn)場(chǎng)人氣的“掃碼送幸運(yùn)”活動(dòng)籌劃：

①活動(dòng)目的：

Ⅰ、提高展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)與觀展商的互動(dòng)時(shí)機(jī)；

Ⅱ、擴(kuò)大公司微信公眾平臺(tái)的知名度；

Ⅲ、為觀展商供應(yīng)免費(fèi)空調(diào)系統(tǒng)詢問效勞；

Ⅳ、開掘潛在客戶。

②活動(dòng)的操作方案：

Ⅰ、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)分工：

宣講、接待人員：1名，負(fù)責(zé)活動(dòng)的宣講、觀展商的接待、詢問、資料派發(fā)、

名片交換，如沒出名片，需進(jìn)展聯(lián)系方式登記

驗(yàn)證人員：1名，負(fù)責(zé)驗(yàn)證是否勝利添加微信，發(fā)放刮刮樂

兌獎(jiǎng)人員：1名，負(fù)責(zé)觀展商中獎(jiǎng)后讓其用手機(jī)拍照并發(fā)送至微信平臺(tái)即刻兌獎(jiǎng)

市場(chǎng)銷售人員：1名，對(duì)上門觀展商做產(chǎn)品講解和空調(diào)安裝的詢問

人偶引領(lǐng)員：1名，負(fù)責(zé)身著人偶裝舉牌求掃碼

機(jī)動(dòng)人員：1名，哪里需要哪里搬

Ⅱ、活動(dòng)操作流程：

①觀展商與宣講接待人員進(jìn)展溝通溝通，并交換名片予以登記；

②觀展商被引導(dǎo)到登記臺(tái)工作人員處掃微信二維碼并添加微信公眾賬號(hào)并得到

刮刮樂一張；

③觀展商確認(rèn)是否中獎(jiǎng)，如中獎(jiǎng)則工作人員指導(dǎo)其拍照并發(fā)送至微信公眾平臺(tái)，

賜予兌獎(jiǎng)；

④銷售人員伺機(jī)與觀展商進(jìn)展親切接觸。

Ⅲ、留意事項(xiàng)：

①接待人員要收集客戶名片等資料以備會(huì)后跟蹤客戶，同時(shí)，對(duì)全部觀展商都應(yīng)盡量有迎有送；

②工作人員應(yīng)依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)人數(shù)敏捷安排。

（四）、展后：

1、準(zhǔn)客戶追蹤跟進(jìn)；

2、把在展會(huì)上的照片存檔；

3、微信公眾平臺(tái)的后續(xù)報(bào)