《高效會(huì)議管理》

.課程綱要主持會(huì)議技巧一個(gè)中心兩個(gè)基本點(diǎn)會(huì)議概述會(huì)議致命傷.會(huì)議的類(lèi)型和目的制定決策

解決問(wèn)題交流匯報(bào).會(huì)議是有必要的嗎？會(huì)議成本時(shí)間本錢(qián)會(huì)議直接本錢(qián)時(shí)機(jī)本錢(qián).會(huì)議的本錢(qián)計(jì)算時(shí)間本錢(qián)＝參加會(huì)議的人數(shù)×〔與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會(huì)者的旅行時(shí)間＋會(huì)議秘書(shū)工作＋會(huì)議效勞人員工作時(shí)間〕×與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資會(huì)議直接本錢(qián)＝會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)＋會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)＋旅費(fèi)、食宿費(fèi)＋文件準(zhǔn)備費(fèi)時(shí)機(jī)本錢(qián)會(huì)議必須成功以回收本錢(qián).會(huì)議是有必要的嗎？什么時(shí)候需要召開(kāi)會(huì)議什么時(shí)候沒(méi)必要開(kāi)會(huì)？.“必要〞的會(huì)議

會(huì)議目的單純化

會(huì)議資料有準(zhǔn)備

會(huì)前先行溝通

書(shū)面解決無(wú)法當(dāng)場(chǎng)決定的事項(xiàng)

報(bào)告內(nèi)容有摘要

有負(fù)責(zé)會(huì)后考核工作的部門(mén)

案例討論：最失敗的一次會(huì)議，會(huì)議成功的關(guān)鍵.一個(gè)中心、兩個(gè)根本點(diǎn)會(huì)議議程會(huì)議的準(zhǔn)備會(huì)后的跟蹤兩個(gè)根本點(diǎn)一個(gè)中心.會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)流程開(kāi)始?xì)g送會(huì)議目的議程時(shí)間安排規(guī)章制度議程一：分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生主意/做決定/確認(rèn)行動(dòng)小結(jié)議程二議程三結(jié)束會(huì)議總結(jié)

安排下次會(huì)議跟進(jìn)會(huì)議紀(jì)要跟進(jìn)方案.準(zhǔn)備會(huì)議哪些人參加？相關(guān)問(wèn)題的主要決策人能夠提供相關(guān)意見(jiàn)的人員為完成工作需要了解相關(guān)信息的人員將要負(fù)責(zé)執(zhí)行會(huì)議做出的決定的人員對(duì)問(wèn)題負(fù)有義務(wù)，或存在利害關(guān)系，或起作用的人員.會(huì)議議程由重要到不重要會(huì)議開(kāi)始時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到后面重要議題。由不鋒利到鋒利將鋒利議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸鋒利議題,使氣氛不為難。由容易到困難讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開(kāi)始就接觸未熟悉的會(huì)議造成挫折感。.會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)清單高效會(huì)議在開(kāi)始之前就開(kāi)始了1.了解會(huì)議的目的2.是否一定要開(kāi)會(huì)3.確定會(huì)議的形式4.安排會(huì)議的議程5.決定會(huì)議的時(shí)間6.確定會(huì)議的主持人7.決定會(huì)議的地點(diǎn)8.研究會(huì)場(chǎng)如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會(huì)者住宿14.是否發(fā)出了會(huì)議通知15.確定視聽(tīng)材料16.確定輔助教材17.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料19.確定相關(guān)資料20.是否安排會(huì)后娛樂(lè)項(xiàng)目并做好事先通知.會(huì)議的四個(gè)階段執(zhí)行：產(chǎn)生結(jié)果階段正常化：積極工作階段爭(zhēng)論：摸底階段形成：安撫階段.會(huì)議結(jié)束總結(jié)會(huì)議討論結(jié)果落實(shí)行動(dòng)責(zé)任人感謝與會(huì)者會(huì)議評(píng)估.會(huì)議評(píng)估這次會(huì)議對(duì)你有用嗎？是或否你暢所欲言了嗎？是或否你對(duì)會(huì)議的主持方式滿意嗎？是或否作為這次會(huì)議的結(jié)果，你知道自己將做什么嗎？是或否你有何其他意見(jiàn)嗎？是或否.會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)技巧會(huì)議記錄者應(yīng)具有的技能與會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)主持人的會(huì)后跟進(jìn)跟跟跟.主持會(huì)議與參與會(huì)議.主持人的守那么與責(zé)任營(yíng)造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，防止出現(xiàn)會(huì)中意見(jiàn)一邊倒的情況減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯和討論保持中立態(tài)度.如何開(kāi)場(chǎng)背景：除了會(huì)議召開(kāi)的背景，也可讓與會(huì)人員自我介紹，并說(shuō)明對(duì)會(huì)議的期待，以促進(jìn)與會(huì)人員及會(huì)議氣氛的融洽會(huì)議目的議程會(huì)議期待.與會(huì)者的守那么與責(zé)任會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，奉獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見(jiàn)以解決問(wèn)題為己任保持開(kāi)放的心態(tài)，摒除部門(mén)之見(jiàn)盡可能多地獲取信息耐心聆聽(tīng)，尊重他人的意見(jiàn)勇于發(fā)言，言之有物不進(jìn)行人身攻擊防止出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言會(huì)后總結(jié).積極傾聽(tīng)的技巧什么是傾聽(tīng)？?jī)A聽(tīng)與你是否同意其他人的講話是毫無(wú)關(guān)系的。傾聽(tīng)就是接收到其他人所講的一切。傾聽(tīng)就是理解其他人的想法。理解并不意味著接受。傾聽(tīng)中的障礙聽(tīng)的速度＞說(shuō)的速度聽(tīng)力測(cè)試1：商店打烊時(shí).學(xué)會(huì)聽(tīng)要學(xué)會(huì)聽(tīng)，首先要學(xué)會(huì)沉默把所有個(gè)人見(jiàn)解放在一邊聚精會(huì)神，不要走神注意一些非言語(yǔ)的示意動(dòng)作(沉默、手勢(shì)模仿、表示贊同、反對(duì)、思考、疑心、有興趣或厭倦、以及身體疲乏等等的形體姿勢(shì)或動(dòng)作。)不加篩選地收集所有的觀點(diǎn)。.采用適宜的態(tài)度傾聽(tīng)能力測(cè)試2.你是哪種態(tài)度？重新組合判斷決定支持演繹了解傾聽(tīng).積極傾聽(tīng)重新組合是用另一種表達(dá)方式重復(fù)對(duì)方剛說(shuō)的話或者直接引用他的話或者用自己的語(yǔ)言重組對(duì)方的話把對(duì)方的原意保持完整.積極傾聽(tīng)重新組合是有利于溝通的重要技巧它可以檢驗(yàn)本人是否聽(tīng)懂了對(duì)方的意思可以證實(shí)本人聽(tīng)懂了對(duì)方的意思…(檢驗(yàn)服從個(gè)人動(dòng)機(jī)。證實(shí)那么是關(guān)系到剛剛說(shuō)話的人，這樣他便確信自己的話對(duì)方已經(jīng)明白)可以使討論繼續(xù)下去：當(dāng)信息已經(jīng)被正確接受，我們可使對(duì)方繼續(xù)說(shuō)下去、進(jìn)一步表達(dá)。在曲解了本意的情況下，或是解釋得過(guò)了分，對(duì)方會(huì)立刻糾正，詳細(xì)解釋?zhuān)恼e(cuò)處。.重新組合重新組合可以在會(huì)面中制造一種氣氛；某些重新組合可能會(huì)幫助那些最不熟練的交談?wù)咴诠妶?chǎng)合下發(fā)言，使他們的話更好被人們聽(tīng)進(jìn)去；使那些原本沒(méi)有理解的或是沒(méi)有聽(tīng)見(jiàn)的人重新跟上發(fā)言者的話。.積極傾聽(tīng)就是告訴對(duì)方你對(duì)他的信息的理解！積極傾聽(tīng)在這兩種情況下尤其有用當(dāng)你不確定對(duì)方的意思時(shí)當(dāng)對(duì)方給予的是重要的，或感情上的信息時(shí).避免中途打斷復(fù)述避免分心的舉動(dòng)和手勢(shì)提問(wèn)贊賞性的點(diǎn)頭及恰當(dāng)?shù)谋砬槟抗饨佑|共情不要多說(shuō)積極傾聽(tīng).聽(tīng)用口去聽(tīng)用耳朵聽(tīng)；用眼睛看

用心聆聽(tīng)聽(tīng).提問(wèn)題的技巧封閉式問(wèn)題你是哪里人？你多大啦？結(jié)婚了嗎？

……開(kāi)放式問(wèn)題這種問(wèn)題需要解釋和說(shuō)明，同時(shí)向?qū)Ψ奖硎灸銓?duì)他們說(shuō)的話很感興趣，還想了解更多的內(nèi)容.提問(wèn)題提問(wèn)題增強(qiáng)你的控制能力，牢記：空投指定站在對(duì)方的角度思考問(wèn)題.提問(wèn)題時(shí)常見(jiàn)的問(wèn)題問(wèn)題過(guò)于寬泛開(kāi)始的問(wèn)題太難問(wèn)引導(dǎo)性問(wèn)題可能是最封閉的問(wèn)題提問(wèn)之前已經(jīng)表示不贊同找不到提問(wèn)的內(nèi)容.高效會(huì)議的八大特征1.只有在必要時(shí)才召集2.仔細(xì)籌劃過(guò)3.擬定和分發(fā)了議程表4.遵守時(shí)間5.一切按方案進(jìn)行6.邀請(qǐng)了有經(jīng)驗(yàn)的人士和決策人7.作出了結(jié)論和歸納8.記錄了所有決定、建議和負(fù)責(zé)人.決策方式一致通過(guò)法多數(shù)票通過(guò)法領(lǐng)導(dǎo)決定法決定阿羅悖論.影響群體決策的因素心理定勢(shì)自尊、自信從眾行為合理化動(dòng)機(jī)權(quán)威效應(yīng)責(zé)任擴(kuò)散、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移.會(huì)議成功的小竅門(mén)在頭腦風(fēng)暴會(huì)議上，絕不允許對(duì)別人的建議進(jìn)行評(píng)判

竅門(mén)一視頻案例：頭腦風(fēng)暴.學(xué)員演練德?tīng)柗品?DelphiMethod).決策制定會(huì)議，一定要把方案的提出與方案的評(píng)價(jià)分開(kāi)

竅門(mén)二奧美廣告─大人閉嘴請(qǐng)吃棒棒糖.讓每個(gè)人都有發(fā)言的時(shí)機(jī)竅門(mén)三.會(huì)議室放置一個(gè)活頁(yè)板/白報(bào)紙架/白板

竅門(mén)四郭三條麥肯錫思維導(dǎo)圖.制造幽默的會(huì)議氣氛竅門(mén)五奧美廣告的文字接龍游戲.適時(shí)應(yīng)用切臘腸策略：對(duì)取得的成果進(jìn)行歸納總結(jié)竅門(mén)六.會(huì)議達(dá)成目的的七大技巧注意人際關(guān)系選擇最正確時(shí)機(jī)鼓勵(lì)積極的發(fā)言正面發(fā)言提出并強(qiáng)調(diào)問(wèn)題克服脾氣假想對(duì)方的反對(duì)意見(jiàn)目的.說(shuō)服方式切身利誘煽情說(shuō)服型Persuasive.Facts無(wú)可爭(zhēng)辯的事實(shí)ImplicationResultingfromFacts事實(shí)導(dǎo)出的影響、結(jié)果CounterPosition/YourPosition對(duì)方位置/我方位置.Feature特點(diǎn)Advantage優(yōu)勢(shì)Benefit好處123.

四種說(shuō)服型方式1)AnalyticalApproach: Presentfacts,Logic&SoundReasoning曉之以理2)ConsequenceApproach: PresentReward/Punishments誘之以利 唬之以害.

四種說(shuō)服型方式3)Management-By-ObjectiveApproach:PresentYourPositioninEnthusiastic,Goal-OrientedTerms 目標(biāo)管理4)EmotionalApproach: PresentYourPositioninDramaticTermsThatwillAppealtoListener’sHearts&Minds動(dòng)之以情.會(huì)議的四大惡習(xí)會(huì)而不議議而不決決而不行行而不實(shí).七種會(huì)議陷阱員工會(huì)議太頻繁會(huì)議時(shí)間太長(zhǎng)會(huì)前缺乏準(zhǔn)備主持人話說(shuō)得太多討論結(jié)構(gòu)松散發(fā)言內(nèi)容重復(fù)會(huì)議常流于形式.會(huì)議的十大致命傷沒(méi)有議程

跑題，偏離討論主題

主持人不能拍板決定

少數(shù)人壟斷發(fā)言，意見(jiàn)無(wú)法流暢地溝通

一言堂，與者迎合附會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的想法

.會(huì)議的十大致命傷6.沒(méi)有設(shè)法先了解別人的觀點(diǎn)而經(jīng)常打斷別人的談話，強(qiáng)行、迫切表達(dá)自己的觀點(diǎn)，造成爭(zhēng)辯，或彼此爭(zhēng)奪資源，或邀功討好，將會(huì)議作為明爭(zhēng)暗斗