上海財經大學檔案實體分類方案

上海財經大學檔案實體分類方案本方案由編制說明和主表兩部分組成。一、編制說明（一）編制目的為適應學校檔案工作發(fā)展，實現學校檔案分類、編號、排架、檢索的標準化和規(guī)范化管理，提高我校檔案工作整體水平，根據《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令）、《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規(guī)范》，結合我校實際情況，制定本方案。（二）編制原則1．科學性。實體分類應遵循檔案形成規(guī)律，按照檔案形成領域，結合檔案內容進行科學分類和設置。2．穩(wěn)定性。實體分類類目設置應相對穩(wěn)定，具有在較長時間內的實用性，不能因偶然因素或短期行為輕易改變。3．標準性。實體分類類目設置（一級類目、二級類目）的原則和標準應合理、清晰，結構嚴密，不交叉不錯位，內容完整，不重復不遺漏。4．擴展性。實體分類類目設置應具有一定的擴展性，能根據學校檔案工作的發(fā)展進行適當補充和修訂。（三）類目設置與標識根據我校檔案實際情況，各類檔案共設兩級類目。1.一級類目的設置與標識一級類目是檔案實體分類的最高層次，根據學校檔案產生的領域，結合檔案記述的內容，確定十三個一級類目，其標識采用一級類目名稱表征漢字的第一個拼音字母。例如:行政(XingZheng)標識為“XZ”。一級類目名稱、標識符號和主要內容如下:黨群DQ主要包括學校黨群部門在工作中形成的文件材料行政XZ主要包括學校行政職能部門(教學、科研、校產、基建、設備、外事、財會等部門除外)在工作中形成的文件材料教學JX主要包括教學管理和教學實踐活動中形成的文件材料科研KY主要包括科研管理和科研實踐活動中形成的文件材料校產CP校產的一級類目標識仍采用了《高等學校實體分類法》中使用的“校產的一級類目標識仍采用了《高等學校實體分類法》中使用的“CP”?；窘ㄔOJJ主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料儀器設備SB主要包括設備管理和設備購置、使用中形成的文件材料出版CB主要包括出版工作管理和出版活動中形成的文件材料外事WS主要包括外事工作管理和外事活動中形成的文件材料財會CK主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料聲像SX主要包括學校各項工作和重要活動中形成的聲像材料實物SW主要包括市級以上領導、知名人士為我校的題詞、印章、字畫、紀念品等實物人物RW主要包括上海財經大學名人及在教學、科研、管理工作中作出突出貢獻或有重大影響的人物檔案材料2．二級類目的設置與標識二級類目是對一級類目的細分，細分的標準是該類檔案的形成規(guī)律和內容特點。根據各一級類目檔案的特點，二級類目的設置標準分為以下七類。類別、包括的一級類目名稱和設置標準如下：A類．黨群、行政：主要按工作職能設置B類．教學：主要按學歷層次設置C類．科研、基本建設、儀器設備、校產：主要按成套性特點設置D類．外事：主要按工作內容設置E類．財會、出版：主要按類別、類型設置F類．實物、聲像：主要按載體、實體類型設置G類．人物：主要按人物對象設置二級類目的標識，一般采用阿拉伯數字“雙位制”。如：“綜合”為“11”，其余二級類目依次層累為12、13……99，但10、20……等帶“0”的數字不用。人物檔案二級類目的標識，直接采用建檔人物的姓名。（四）檔號的編制檔號是檔案的代號，是排架的依據，反映檔案的分類體系和物理位置。1.檔號編制的原則（1）科學性。檔號應結構清晰、簡潔、明確。（2）唯一性。同一全宗的檔號不得重號。（3）穩(wěn)定性。檔號一經確定不能隨意改變。（4）擴展性。檔號應便于插卷與擴展。（5）實用性。檔號能滿足信息化管理需要，發(fā)揮排架、檢索等功能。2.檔號的結構檔號一般由五部分組成，即：（全宗號+）年度號+實體分類號+部門號+案卷號，根據我校新產生檔案均為同一全宗這一實際情況，為簡化工作，略去全宗號。年度號由四位阿拉伯數字組成。實體分類號是檔號的主體，由實體分類的一級二級類目代號組成。部門號是學校各院系、部門的代碼，依據《上海財經大學自定義編碼規(guī)范》確定。案卷號是順序編碼，用阿拉伯數字標識（1～n）。3.檔號的標識檔號采用英文字母和阿拉伯數字相結合的混合號碼制，全宗號、年度號、實體分類號、部門號、案卷號之間用連接符號“－”連接。人物檔案因其特殊性，二級類目可采用中文字符。4.檔號的模式（全宗號-）年度號-實體分類號（一級類目+二級類目）-部門號-案卷號例：（2-）2013-DQ11-201-1～n注：關于人物檔案的說明，第一、其年度號是人物檔案歸檔時間；第二，其二級類目為人物姓名，同一人物二級類目必須保證唯一性和一致性。例：2013-RW張三-201-1(五)檔案的實體排架檔案實體一般采用“先實體分類號，再年度”的方式橫向排架。二、主表DQ黨群ll綜合l2紀檢13組織l4宣傳教育l5統(tǒng)戰(zhàn)(民主黨派材料入此)l6工會、婦聯(lián)l7團委(學生社團材料入此)XZ行政l1綜合l2人事l3監(jiān)察、審計14武裝、保衛(wèi)l5后勤（保健科材料入此）l6檔案、圖書、文博17離退休18教育技術及網絡19信息化JX教學11綜合l2研究生教育l3全日制本、專科教育14繼續(xù)教育15高職高專教育16其他教育培訓KY科研11綜合12科研項目CP校產11綜合12校辦產業(yè)、公司JJ基本建設11綜合12基建項目SB儀器設備11綜合12儀器設備CB出版11綜合12報紙（校報）13刊物14書籍WS外事11綜合12出國（境）13來訪14國際合作與會議15外國留學生工作16留學預科工作CK財會11綜合12會計報表13會計帳簿14會計憑證15工資清冊SX聲像11綜合12照片13光盤14錄像帶15磁盤16影視膠片17錄音帶1