高效會議管理培訓(xùn)課件

3/4/20243/4/2024會議的意義幫助群體溝通關(guān)鍵詞：我存在，故我開會3/4/2024會議的目的關(guān)鍵詞：萬會朝宗—解決問題3/4/2024會議效率不高的原因及預(yù)防性管理

3/4/20241.會議召開頻率頭兒，我們每天開會，許多實(shí)際工作都沒時(shí)間做

是啊，這樣下去怎么得了，得開個(gè)會研究一下3/4/20241.會議召開頻率①固定的公司會議、部門會議3/4/20241.會議召開頻率②全體會議3/4/20241.會議召開頻率③處理突發(fā)事件的會議3/4/20241.會議召開頻率④一對一會議3/4/20242會議召開時(shí)間①日期3/4/20242會議召開時(shí)間②時(shí)間如果午餐時(shí)間開會？3/4/20242會議召開地點(diǎn)

選擇會議地點(diǎn)對于會議的成功是極為重要的，這不僅是一個(gè)舒適的問題，而且要使與會者感覺到這個(gè)場所是適合于這個(gè)會議的。會議地點(diǎn)應(yīng)與會議目的相適合。若會議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的；同樣的道理，不要在一個(gè)亂糟糟的開放式辦公室召開正式會議。3/4/20242會議召開地點(diǎn)①在辦公室召開會議優(yōu)點(diǎn)：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng)缺點(diǎn)：可能會有電話干擾，或者有人打擾。3/4/20242會議召開地點(diǎn)②在會議室召開會議優(yōu)點(diǎn)：干擾相對較小缺點(diǎn)：會務(wù)準(zhǔn)備負(fù)擔(dān)大3/4/20242會議召開地點(diǎn)③在咖啡屋召開會議優(yōu)點(diǎn)：氣氛輕松，適合于簡單溝通、頭腦風(fēng)暴缺點(diǎn)：不適合于主題嚴(yán)肅、復(fù)雜的會議，不利于形成決議3/4/20242會議召開地點(diǎn)座位安排的藝術(shù)3/4/20243開會對象的選擇3/4/20243開會對象的選擇哪些人必須來開會？3/4/20244主持者的技能

如果會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，就無法達(dá)到會議意圖。主持人3/4/20244主持者的技能①責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會者理清不假思索的想法尊重別人，避免出現(xiàn)會中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保持中立態(tài)度3/4/20244主持者的技能②對參會者的表情準(zhǔn)確辨別3/4/20244主持者的技能②對參會者的表情準(zhǔn)確辨別3/4/2024③應(yīng)對不同風(fēng)格的與會者與蟬相遇蟬的癥狀：講與主題無關(guān)的故事講得模糊而不具體明確拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)主持人對策：采用非語言性暗示探詢、總結(jié)、測試其理解成度善意提醒關(guān)于程序及時(shí)間限制帶入別人發(fā)言3/4/2024③應(yīng)對不同風(fēng)格的與會者與鯊魚相遇鯊魚的癥狀：有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見主持人對策：理解對方的想法或情緒重申會議中無論什么意見都可以提但正面的建議會更受歡迎采用非語言性方式打斷3/4/2024③應(yīng)對不同風(fēng)格的與會者驢的癥狀：過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面“墻”不能站在別人的立場看問題主持人對策：突出他的貢獻(xiàn)重復(fù)問題短暫沉默與驢相遇3/4/2024③應(yīng)對不同風(fēng)格的與會者兔子的癥狀：質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議主持人對策：突出他的貢獻(xiàn)重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則馬上按他的方法實(shí)施與兔子相遇3/4/2024③應(yīng)對不同風(fēng)格的與會者螃蟹的癥狀：開會時(shí)還在做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話打瞌睡，走神主持人對策：對開小會者，主持人停止說話或者示意發(fā)言者暫停，使會議短暫沉默問他們是不是覺得應(yīng)該先分組討論，然后集中討論對打瞌睡者，可中間休息5分鐘，并加快會議議程與螃蟹相遇3/4/2024④會議中還會遇到一些特殊問題

當(dāng)談及一項(xiàng)為完成的工作時(shí)，與會者會找借口，如“我忘了”、“這不是我的責(zé)任”。作為主持人，你可以在這位與會者的同事們面前提醒他，希望他以后完成此項(xiàng)工作，或者將任務(wù)轉(zhuǎn)給其他人做。

借口3/4/2024④會議中還會遇到一些特殊問題

有的與會者會試圖暗中破壞會議，所以會議未能達(dá)到規(guī)定的目標(biāo)。身為主持人，你可以通過揭露她的策略來制止她。如果與會者繼續(xù)試圖阻撓會議，就休會。在極端的情況下，你還可以將發(fā)難者逐出會議。設(shè)伏3/4/2024④會議中還會遇到一些特殊問題

有的與會者對會議中所提出的觀點(diǎn)會采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對態(tài)度，并挑起爭論。作為主持人，你可以以會議目的和達(dá)成一致的需要來提醒反對者。也可以緊扣事實(shí)，鼓勵(lì)與會者以平靜的態(tài)度進(jìn)行討論。或者在不損害反對者的情況下引入幽默，以緩和局面。對抗3/4/2024④會議中還會遇到一些特殊問題

若雙方的討論變的過分激烈，就站起來重新控制局面并使他們鎮(zhèn)靜下來。你站著，高高在上的位置會使你顯出更大的權(quán)威性。同時(shí)，使用一種平靜的、有分寸的語調(diào)。

3/4/2024④會議中還會遇到一些特殊問題

與會者開始罵人，不守規(guī)則，甚至進(jìn)行人身攻擊，將會議搞得混亂不堪。你可以要求大家遵守秩序，或者要求該與會者離開。你也可以休會，而且不確定重新集合的時(shí)間。嚴(yán)重混亂3/4/20245參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，將致使會議失敗。3/4/20245參會者的技能①收集信息，積極準(zhǔn)備閱讀會議議程和相關(guān)資料收集發(fā)言素材，準(zhǔn)備發(fā)言提綱3/4/20245參會者的技能②保持開放心態(tài)，認(rèn)真傾聽3/4/20245參會者的技能③圍繞議題，積極參與

禮貌發(fā)言，尊重他人

3/4/20245參會者的技能④記錄與總結(jié)3/4/20246會議準(zhǔn)備工作會務(wù)條件不充足，將延遲會議召開時(shí)間，降低會議效率；3/4/20246會議準(zhǔn)備工作1.了解會議的目的2.是否一定要開會3.確定會議的形式4.安排會議的議程5.決定會議的時(shí)間6.確定會議的主持人7.決定會議的地點(diǎn)8.研究會場如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準(zhǔn)備會議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會者住宿14.是否發(fā)出了會議通知15.確定視聽材料16.確定輔助教材17.準(zhǔn)備會場周邊位置圖18.是否要求與會者準(zhǔn)備資料19.確定相關(guān)資料20.是否安排會后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知3/4/20247會議記錄的技巧重要會議要錄音，日后不用的錄音等于浪費(fèi)時(shí)間主持人，不要兼任會議記錄者工作。會議記錄盡可能維持在一頁紙內(nèi)會議記錄內(nèi)容應(yīng)包括：標(biāo)題、會議目標(biāo)、主席名字、缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處；列出會議重點(diǎn)；工作分派情況及完成日期盡量當(dāng)天或者最遲第二天將會議記錄發(fā)給與會者3/4/20248主持人會后跟進(jìn)請大家填寫會議評估表針對評估意見采取改進(jìn)措施聯(lián)絡(luò)缺席的同事，詢問缺席的原因跟進(jìn)計(jì)劃，如有需要立刻召集另一次會議會議后檢討得失，如有需要找高層協(xié)助跟跟跟3/4/2024例會容易出現(xiàn)的問題：

1.內(nèi)容不固定，主持人請假時(shí)，代理人主持的會議質(zhì)量更差。9例會召開技巧2.遺留問題逐漸解決，但越來越感覺會議變成形式。3/4/2024對策：

1.參會者事先提交工作報(bào)告到主持人。9例會召開技巧2.工作報(bào)告應(yīng)格式化，關(guān)鍵績效指標(biāo)的完成情況，例行檢查工作的結(jié)果，上次會議決議或計(jì)劃的完成情況為必備內(nèi)容。3.關(guān)注本階段成績，也要關(guān)注各階段的變化趨勢。4.培訓(xùn)等工作是可以長期布置的任務(wù)。3/4/2024①是否形成清晰決議？10會議效果評估3/4/2024達(dá)成決議－彼得德魯克決議法用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并使與會者達(dá)成共識列舉或圖示各提案并開始討論之客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭估計(jì)各提案之獲益率評估有無采集更多資料的需要征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各提案之認(rèn)同單位對提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督3/4/2024②會議時(shí)間是否充分利用時(shí)間成本＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會者的旅行時(shí)間＋會議秘書工作＋會議服務(wù)人員工作時(shí)間）金錢成本＝開會的時(shí)間成本×與會人員平均每小時(shí)的工資直接成本＝會議