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文檔簡介
物資采供管理信息化平臺項目PAGE物資集團(tuán)&天大天科1/48物資采供管理信息化系列培訓(xùn)教材合同文本管理(CLM)用戶操作手冊編輯王力寧審核李鋒貴魯愛華崔婧楠校對李彩鳳劉凱封面設(shè)計李德亮1 引言 11.1 編寫目的 11.2 讀者范圍 11.3 約束條件 11.4 流程圖中的流程說明 11.5 合同文本管理 31.5.1 業(yè)務(wù)流程概述 31.5.2 實(shí)際業(yè)務(wù)范例 31.5.3 SRM合同單據(jù)維護(hù) 41.5.4 CLM合同文本維護(hù) 71.5.5 SRM查看并下載合同文本 191.6 常見問題處理 201.7 附錄 20物資采供管理信息化平臺項目物資集團(tuán)&天大天科1/48引言編寫目的本文檔編寫目的是幫助系統(tǒng)用戶理解業(yè)務(wù)與系統(tǒng)的對接,為系統(tǒng)用戶進(jìn)入系統(tǒng)操作提供操作指引。讀者范圍本文檔的讀者范圍是物資采供管理信息化平臺項目組項目領(lǐng)導(dǎo)層、項目管理層相關(guān)人員、以及項目執(zhí)行層關(guān)鍵用戶、內(nèi)外部顧問;陜煤化物資集團(tuán)及煤業(yè)物資本部及各分子公司領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員、最終用戶。也可供本系統(tǒng)實(shí)施推廣時參考。約束條件本操作手冊的編寫是基于經(jīng)物資集團(tuán)本部及各分子公司確認(rèn)的系統(tǒng)組織架構(gòu)設(shè)計思路和業(yè)務(wù)藍(lán)圖編寫的,所以任何對系統(tǒng)組織架構(gòu)的設(shè)計思路或業(yè)務(wù)流程的修改都將引起本操作手冊的調(diào)整。流程圖中的流程說明圖例節(jié)點(diǎn)名稱使用要求開始/結(jié)束每個流程只能有一開始節(jié)點(diǎn)。判斷通過判斷點(diǎn),可以根據(jù)不同的判斷結(jié)果,引導(dǎo)至多個不同的后續(xù)節(jié)點(diǎn)。系統(tǒng)外的重要工作系統(tǒng)外的重要工作。并非是所有系統(tǒng)外的工作都要在本項目的流程圖中描繪,只有重要的才會描繪。系統(tǒng)外單據(jù)系統(tǒng)外的單據(jù),在系統(tǒng)外產(chǎn)生的單據(jù)SAP系統(tǒng)內(nèi)的所有工作在SAP系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行的操作。SAP系統(tǒng)內(nèi)判斷在SAP系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行的判斷。SAP系統(tǒng)打印出的單據(jù)由SAP系統(tǒng)打印出的單據(jù)。單據(jù)不能單獨(dú)使用,即單據(jù)必須和節(jié)點(diǎn)結(jié)合出現(xiàn)。鏈接下一頁鏈接下一頁流程圖引用其他流程其他系統(tǒng)的引用標(biāo)志。合同文本管理業(yè)務(wù)流程概述本流程為物資集團(tuán)合同簽訂流程中合同文本生成步驟,主要描述物資集團(tuán)(煤業(yè)物資)本部及各區(qū)域分子公司的業(yè)務(wù)員在SRM中維護(hù)完成合同后,進(jìn)入CLM系統(tǒng)生成WORD版合同文本,并回傳到SRM系統(tǒng)的合同單據(jù)中進(jìn)行關(guān)聯(lián),詳細(xì)流程見物資集團(tuán)合同簽訂流程。實(shí)際業(yè)務(wù)范例業(yè)務(wù)員在SRM系統(tǒng)維護(hù)好合同單據(jù)后保存數(shù)據(jù),點(diǎn)擊“創(chuàng)建CLM合同”按鈕,將合同單據(jù)信息傳輸?shù)紺LM系統(tǒng),生成CLM系統(tǒng)的合同單據(jù)并回傳SRM系統(tǒng)。SRM合同單據(jù)維護(hù)本操作相關(guān)說明物資集團(tuán)各分(子)公司物資采購部人員在SRM系統(tǒng)中維護(hù)合同單據(jù)。SAP系統(tǒng)操作說明登錄供應(yīng)商關(guān)系管理(SRM)門戶系統(tǒng)1)物資集團(tuán)各分(子)公司物資采購部人員的登錄賬戶;2)輸入用戶密碼。SRM合同單據(jù)維護(hù)432143211)根據(jù)RFX回應(yīng)或者手工創(chuàng)建合同;2)維護(hù)完成供應(yīng)商、合同名稱、合同有效期等信息;3)維護(hù)完成物料、數(shù)量、合同價格等信息;4)檢查無誤后,點(diǎn)擊“保存”按鈕,完成SRM合同單據(jù)創(chuàng)建(只有保存狀態(tài)下的合同單據(jù)才能傳遞CLM系統(tǒng))1SRM合同單據(jù)傳輸CLM系統(tǒng)1點(diǎn)擊“創(chuàng)建CLM合同”按鈕,將合同抬頭及行項目數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)紺LM系統(tǒng)中,并單點(diǎn)跳轉(zhuǎn)到CLM系統(tǒng)頁面。11若用戶是首次登錄使用合同文本管理模塊,則需要修改密碼,舊密碼統(tǒng)一是“a123456”。CLM合同文本維護(hù)本操作相關(guān)說明物資集團(tuán)各分(子)公司物資采購部人員在CLM系統(tǒng)中維護(hù)完整合同單據(jù)并生成合同文本。SAP系統(tǒng)操作說明搜索CLM合同單據(jù)132132從SRM系統(tǒng)跳轉(zhuǎn)到CLM系統(tǒng)后,選擇合同管理->子協(xié)議->搜索我的主協(xié)議2312311)選擇主協(xié)議標(biāo)識等于SRM系統(tǒng)的合同單據(jù)編號;2)點(diǎn)擊“執(zhí)行”按鈕,搜索出已傳輸成功的CLM合同單據(jù)信息。(合同單據(jù)數(shù)據(jù)從SRM系統(tǒng)傳到到CLM系統(tǒng),需等待1~2分鐘);3)點(diǎn)擊合同單據(jù)編號,展開合同詳細(xì)信息。合同文本生成11對CLM合同單據(jù)抬頭和行項目數(shù)據(jù)信息檢查無誤后,點(diǎn)擊“編輯”按鈕,編輯合同單據(jù)信息。(若數(shù)據(jù)存在差異或者需要修改,則對SRM系統(tǒng)的合同單據(jù)進(jìn)行修改后重新上傳CLM)。1212選擇操作->創(chuàng)建合同,進(jìn)入合同模版選擇界面。11點(diǎn)擊合同模版搜索條,彈出合同模版列表顯示界面。2121選擇需要的合同模版,點(diǎn)擊“確定”按鈕。11點(diǎn)擊“下一步”按鈕。12121)若存在空的數(shù)據(jù),系統(tǒng)未抓取到,可直接在文本框中輸入;2)輸入完成后,點(diǎn)擊“下一步”按鈕。1212當(dāng)進(jìn)度狀態(tài)條到100%后,點(diǎn)擊“完成”按鈕,完成合同文本生成。2121可在合同文檔中查看到生成的WORD版合同文本點(diǎn)擊合同文件名稱,可打開或者保存下載合同文本到本地(比如D盤)。合同文本修改2121若對生成的WORD版本合同文本,想進(jìn)行修改。點(diǎn)擊“”按鈕,選擇“檢出”項。12121)可對本次修改的內(nèi)容進(jìn)行注釋;2)點(diǎn)擊“確定”按鈕。11點(diǎn)擊“完成”按鈕,完成檢出,可對前面已下載到本地(如D盤)的合同文本進(jìn)行修改。本地WORD合同修改完成后保存,用于后續(xù)上載。2121點(diǎn)擊“”按鈕,選擇“檢入”項(即導(dǎo)入修改后的本地WORD合同文本)。132132選擇導(dǎo)入修改后的本地WORD合同文本。3213211)可對本次修改的內(nèi)容進(jìn)行注釋;2)無須打勾“保留檢出文件”,直接用修改后的版本替換原來合同文件3)點(diǎn)擊“下一步”按鈕。11狀態(tài)進(jìn)度條完成100%后,點(diǎn)擊“確定”按鈕。11點(diǎn)擊“確定”按鈕,完成合同文本修改操作。合同文本刪除2121點(diǎn)擊“”按鈕,再點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕,完成合同文本修改操作。合同文本傳輸SRM系統(tǒng)11點(diǎn)擊腳本->傳遞合同文本到SRM,將CLM生成的合同文本傳輸?shù)絊RM系統(tǒng)。系統(tǒng)提示合同文本傳輸成功。SRM查看并下載合同文本物資集團(tuán)各分(子)公司物資采購部人員在SRM系統(tǒng)中查看并下載合同文本。SAP系統(tǒng)操作說明查詢SRM合同單據(jù)11進(jìn)入SRM系統(tǒng)合同查詢界面,搜索到對應(yīng)的合同單據(jù),點(diǎn)擊合同編號顯示合同單據(jù)詳細(xì)信息。11在合同概覽界面,系統(tǒng)自動顯示“合同下載”項,點(diǎn)擊“合同文本”項,可下載從CLM傳輸過來的合同文本。完成合同文本維護(hù)操作,可將SRM合同單據(jù)下達(dá)進(jìn)行后續(xù)審批等相關(guān)操作。常見問題處理詳細(xì)見項目文檔“SRM系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作過程中的注意事項和常見問題處理”附錄附錄一:采購組織&工廠采購組織采購組織描述工廠工廠描述2700煤業(yè)物資采購組織2700煤業(yè)物資本部物流中心工廠2701煤業(yè)物資本部物流中心代保管工廠2710煤業(yè)物資集中采購中心2710煤業(yè)物資西安物流中心工廠2711煤業(yè)物資西安物流中心代保管工廠2720煤業(yè)物資銅川采購組織2720煤業(yè)物資銅川物流中心工廠2721煤業(yè)物資銅川物流中心代保管工廠2730煤業(yè)物資韓城采購組織2730煤業(yè)物資韓城物流中心工廠2731煤業(yè)物資韓城物流中心代保管工廠2732煤業(yè)物資韓城南區(qū)倉庫工廠2733煤業(yè)物資韓城南區(qū)倉庫代保管工廠2734煤業(yè)物資韓城桑樹礦供應(yīng)組工廠2735煤業(yè)物資韓城桑樹礦供應(yīng)組代保管工廠2736煤業(yè)物資韓城象山供應(yīng)組工廠2737煤業(yè)物資韓城象山供應(yīng)組代保管工廠2738煤業(yè)物資韓城下礦供應(yīng)組工廠2739煤業(yè)物資韓城下礦供應(yīng)組代保管工廠2740煤業(yè)物資澄合采購組織2740煤業(yè)物資澄合物流中心工廠2741煤業(yè)物資澄合物流中心代保管工廠2750煤業(yè)物資蒲白采購組織2750煤業(yè)物資蒲白物流中心工廠2751煤業(yè)物資蒲白物流中心代保管工廠2780煤業(yè)物資神南采購組織2780煤業(yè)物資神南物流中心工廠2781煤業(yè)物資神南物流中心代保管工廠2782煤業(yè)物資神南紅柳林供應(yīng)站工廠2783煤業(yè)物資神南紅柳林供應(yīng)站代保管工廠2784煤業(yè)物資神南檸條塔供應(yīng)站工廠2785煤業(yè)物資神南檸條塔供應(yīng)站代保管工廠2786煤業(yè)物資神南張家卯供應(yīng)站工廠2787煤業(yè)物資神南張家卯供應(yīng)站代保管工廠2788煤業(yè)物資神南紅檸鐵路供應(yīng)站工廠2789煤業(yè)物資神南紅檸鐵路供應(yīng)站代保管工廠7020物資集團(tuán)集中采購中心7020物資供應(yīng)物流中心工廠7021物資供應(yīng)物流中心代保管工廠7090物資集團(tuán)銅川采購組織7090物資集團(tuán)銅川物流中心工廠7091物資集團(tuán)銅川物流中心代保管工廠7100物資集團(tuán)韓城采購組織7100物資集團(tuán)韓城物流中心工廠7101物資集團(tuán)韓城物流中心代保管工廠7110物資集團(tuán)澄合采購組織7110物資集團(tuán)澄合物流中心工廠7111物資集團(tuán)澄合物流中心代保管工廠7120物資集團(tuán)蒲白采購組織7120物資集團(tuán)蒲白物流中心工廠7121物資集團(tuán)蒲白物流中心代保管工廠7122物資集團(tuán)蒲白油庫工廠7160物資集團(tuán)神南采購組織7160物資集團(tuán)神南物流中心工廠7161物資集團(tuán)神南物流中心代保管工廠附錄二:采購組采購組采購組描述100物資集團(tuán)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