招標(biāo)文件制作的注意事項(xiàng)

招標(biāo)文件制作的注意事項(xiàng)編制出完整、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、客觀公正，集針對性、合理性與保護(hù)性一體的招標(biāo)文件，是招標(biāo)成敗的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。招標(biāo)文件制作不科學(xué)，往往是糾紛、投訴增多，影響政府采購效率等的原因。為此，本文試就招標(biāo)文件制作中應(yīng)注意的事項(xiàng)，發(fā)表一些淺見。編制原則要知曉制作招標(biāo)文件的原則有四條：全面反映采購人需求原則，科學(xué)合理原則，公平競爭原則，維護(hù)國家利益和供應(yīng)商商業(yè)秘密原則。倘若招標(biāo)文件的制作人不知道上述編制原則，就會(huì)“盲人摸象”，在制作過程中不是走錯(cuò)了方向，就是進(jìn)入了誤區(qū)。編制方法要恰當(dāng)也許有人說，編制方法最簡單不過了，只要委托專門機(jī)構(gòu)編制，沒什么需要注意的。這種觀點(diǎn)是不對的，所謂編制方法要恰當(dāng)，就是選擇的編制方法要能體現(xiàn)出合法合規(guī)、提高效率、降低費(fèi)用、保證質(zhì)量等特點(diǎn)。具體講，即一要依法編制，招標(biāo)文件的編制方法要符合政府采購有關(guān)法律法規(guī)；二要量力而行，盡管在分散采購模式下，采購人可自行編制招標(biāo)文件，但如果自身沒有編制能力，應(yīng)委托經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)取得法定資格的采購代理機(jī)構(gòu)、或編制招標(biāo)文件的中介機(jī)構(gòu)代理編制；三要掌握技巧，無論自行編制，還是委托編制，都要掌握一定的技巧。自行編制時(shí)，應(yīng)注意采用“組合法”，按招標(biāo)文件的結(jié)構(gòu)組成，分別由不同的專業(yè)人員編制。委托編制時(shí)，一方面，要注意委托前認(rèn)真調(diào)研，在掌握數(shù)家有真正資質(zhì)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)者；另一方面，也要注意將采購需求告訴委托方，并認(rèn)真協(xié)商委托事宜，以書面形式確定，減少糾紛可能。“實(shí)質(zhì)要求”要合理招標(biāo)文件中對投標(biāo)人提出的實(shí)質(zhì)性要求要合理。太高了，會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)商不敢投標(biāo)，或無法評標(biāo)；太低了，會(huì)導(dǎo)致投標(biāo)人太多太濫，拉長了開、評標(biāo)時(shí)間，降低采購效率。招標(biāo)文件對投標(biāo)人的實(shí)質(zhì)性要求主要指：對供應(yīng)商的資質(zhì)要求，所采購物品的技術(shù)、價(jià)格、實(shí)施、評標(biāo)、驗(yàn)收要求這6個(gè)方面。防止上述這些“實(shí)質(zhì)要求”不合理的措施主要有：分析自身需求首先，要認(rèn)真分析采購人所要采購物品的實(shí)際情況，只有依照實(shí)際需要確定“實(shí)質(zhì)要求”，才能根據(jù)采購人需求“量體裁衣”提出合理建議。摸清市場信息就是要摸清市場上的供應(yīng)商信息、商品信息。其中商品信息又分為商品的技術(shù)信息和銷售行情信息。而供應(yīng)商信息則是指招標(biāo)采購所涉及的供應(yīng)商行業(yè)的基本情況，包括分布、資質(zhì)管理、信譽(yù)管理情況等；只有摸清上述這些市場信息，才能恰如其分地抓住采購人要求的需求要點(diǎn)。征詢各方意見就是制作人在編制招標(biāo)文件時(shí)，要充分聽取各方對涉及招標(biāo)文件各相關(guān)事項(xiàng)的意見。如有必要，可以向工商管理部門征詢招標(biāo)文件中有關(guān)合同格式的意見，向質(zhì)量監(jiān)督管理部門征詢招標(biāo)文件中有關(guān)標(biāo)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收的意見等。這樣做既能解決招標(biāo)文件制作人知識(shí)面不足的問題，又能減少調(diào)查時(shí)間，提高編制效率，避免“實(shí)質(zhì)要求”的不合理。編制內(nèi)容要完整這是編制招標(biāo)文件的又一基本要求。由于《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)和投標(biāo)管理辦法》等規(guī)定，未對招標(biāo)文件的內(nèi)容進(jìn)行具體明確，因而至今仍有不少人包括部分采購代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)招標(biāo)文件制作的工作人員，不清楚招標(biāo)文件究競包括哪些內(nèi)容，以致于因招標(biāo)文件內(nèi)容不完整，使投標(biāo)人看不懂，如此非常容易使招投標(biāo)雙方發(fā)生糾紛。招標(biāo)文件的主要內(nèi)容應(yīng)主要包括以下六個(gè)方面：招標(biāo)邀請函部分；投標(biāo)人須知部分；采購項(xiàng)目的技術(shù)要求部分；采購項(xiàng)目的合同要求部分；投標(biāo)書格式部分和分包要求部分。編制完畢要審核所謂審核，就是要求標(biāo)書制作人員在招標(biāo)文件初稿完成后一定要“回頭看”，這是避免招標(biāo)文件出差錯(cuò)的最后一道關(guān)口。首先，審核被委托設(shè)計(jì)的“技術(shù)標(biāo)”部分的設(shè)計(jì)人是否不按規(guī)范設(shè)計(jì)、超資質(zhì)范圍進(jìn)行設(shè)計(jì)、個(gè)人掛靠公司設(shè)計(jì)等行為。這種冒名頂替設(shè)計(jì)在工程招標(biāo)采購項(xiàng)目中尤為突出，也是最容易出差錯(cuò)的地方。其次，審核有無漏項(xiàng)。主要看：該由投標(biāo)人提供附件的有否明確；該由投標(biāo)人提供配件的是否明確；應(yīng)明確的具體品種和數(shù)量有無漏項(xiàng)；屬于工程招標(biāo)項(xiàng)目的還要看工程量清單或材料清單上明確的品種和數(shù)量是否齊全，有無漏項(xiàng)。再次，審查有無錯(cuò)誤。一查有無違