公司文件管理制度范本

第頁共頁公司文件管理制度范本第一章總則第一條為規(guī)范公司內部文件的管理，確保文件的安全、合規(guī)和有效運轉，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司內部實際，制定本制度。第二條本制度適用于公司內部所有部門和崗位的文件管理工作。第三條文件管理的基本原則是合規(guī)、安全、便捷、高效。第二章文件的定義和分類第四條文件是指公司內部用于記錄、存儲、傳遞和檢索信息的各種紙質或電子載體。第五條文件按照內容和目的可以分為以下幾類：1.內部文件：指公司內部部門間流轉的文件，包括通知、報告、備忘錄等。2.外部文件：指公司與外部單位或個人之間往來的文件，包括合同、協(xié)議、函件等。3.保密文件：指公司內部涉及商業(yè)機密或其他敏感信息的文件。第六條文件應當按照一定的分類和編碼規(guī)則進行歸檔，以便查找和管理。第三章文件的編制第七條文件的編制應當準確、規(guī)范、清晰，內容應當真實、全面、有效。第八條文件的編制應當符合公司內部的相關規(guī)定和流程，相關部門應當對編制的文件進行審核和簽署。第九條文件的編制應當注明文件的類型、編碼、標題、發(fā)文單位、發(fā)文日期、頁數(shù)、密級等要素，并附帶相關附件和簽章。第四章文件的傳遞和流轉第十條文件的傳遞和流轉應當采用公司統(tǒng)一制定的傳遞單或流轉單，并按照相關流程進行。第十一條文件的傳遞和流轉應當及時、準確，相關人員應當按照規(guī)定的時間和順序進行處理。第十二條文件的傳遞和流轉應當采用正式渠道，禁止使用非正式渠道進行傳遞。第五章文件的存儲和歸檔第十三條文件的存儲和歸檔應當按照一定的規(guī)則和流程進行，相關責任人應當負責文件的存儲和歸檔工作。第十四條文件的存儲和歸檔應當有專門的文件柜和電子檔案庫，根據(jù)文件的密級進行存放。第十五條文件的存儲和歸檔應當注明文件的存放位置、歸檔日期、歸檔人員等信息，并留下相關記錄。第六章文件的檢索和銷毀第十六條文件的檢索應當依據(jù)分類和編碼規(guī)則進行，相關責任人應當負責文件的檢索工作。第十七條文件的檢索應當及時、有效，任何人不得擅自篡改或刪除檢索記錄。第十八條文件的銷毀應當按照公司內部相關規(guī)定和流程進行，相關責任人應當負責文件的銷毀工作。第七章保密和安全管理第十九條保密文件的管理應當符合公司內部相關規(guī)定和國家有關保密法律法規(guī)，相關責任人應當妥善保管和使用保密文件。第二十條文件的安全管理應當加強，任何人不得私自使用、泄漏或丟失文件。第八章工作紀律和責任追究第二十一條文件管理工作應當按照本制度和公司內部相關規(guī)定進行，任何人不得違反本制度的規(guī)定。第二十二條對于違反本制度的行為，公司將給予相應的紀律處分，并依法追究相關責任人的法律責任。第二十三條對于因為文件管理不善造成損失或影響的，相關責任人要承擔相應的賠償責任或其他法律責任。第九章附則第二十四條對于本制度未予規(guī)定的事項，參照公司內部相關規(guī)定和國家有關法律法規(guī)進行處理。第二十五條本制度自頒布之日起生效，并作為公司文件管理的基本依據(jù)。第二十六條本制度的解