圖檔借閱系統(tǒng)專項方案都市環(huán)保

機密文件機密文件圖檔借閱系統(tǒng)處理方案編號：版本：3發(fā)行日期：6編寫者：李媛錢偉庚編寫日期：6月17日質量會簽：會簽日期：年月日審核者：審核日期：年月日批準者：同意日期：年月日

目錄TOC\o"1-4"\h\z\u序言 3一、系統(tǒng)結構 3二、系統(tǒng)功效 41.建立檔案 42.定義檔案結構 43.檔案界面管理 44.編輯檔案 5檔案錄入 5借閱 5數(shù)據(jù)檢索 6報表生成 75.檔案銷毀 76.權限管理 77.數(shù)據(jù)維護 8三、系統(tǒng)效益分析 81.規(guī)范了管理 82.提升了效率 83.節(jié)省了費用 94.有利于檔案資料保護 9四、系統(tǒng)特點 91.標準、規(guī)范 92.智能化程度高 93.安全可靠 94.易于操作 10

序言設計院最關鍵產品就是圖，伴隨科技進步和CAD技術逐步成熟，設計院普遍全部存放了大量底圖藍圖和電子圖檔，而且伴隨信息化進步，各類圖檔在數(shù)量上往往會呈指數(shù)級地增加。在這么情況下，怎樣有效地管理圖檔并不停挖掘其中價值，理順設計產品和生產（施工）數(shù)據(jù)關系，是設計院目前面臨問題。加強電子圖檔借閱管理，就是加強設計院產品數(shù)據(jù)管理。我們企業(yè)專門針對設計院圖檔借閱管理這一問題，提出了加強設計管理和知識管理處理方案。系統(tǒng)結構圖檔借閱系統(tǒng)提供靈活知識管理工具，用戶能夠依據(jù)行業(yè)和設計專業(yè)特點，建立屬于本企業(yè)本身特點知識庫，讓設計人員快速、有效、正確找到所需設計參考信息，讓檔案管理愈加好為工程設計服務，提升設計效率。以下圖所表示：二、系統(tǒng)功效1.建立檔案●建立檔案類型：用戶能夠根據(jù)所在單位對檔案管理需求不一樣，建立符合需求檔案類型。本系統(tǒng)根據(jù)國家電子檔案要求，把檔案根據(jù)項目、卷和文件進行分類，同時增加了便于查詢分類表。用戶能夠根據(jù)本單位需求來決定檔案所包含項。●基礎操作功效：添加：添加檔案類型并定義部分基礎屬性（是否包含項目、卷和分類表等屬性）。刪除：刪除一個檔案類型（刪除后，該類型下檔案將由用戶重新歸類）。修改：修改檔案屬性，包含對檔案類型名稱及是否包含項目、卷和分類表等。2.定義檔案結構用戶需要對檔案項目、卷及文件結構給出定義。系統(tǒng)給用戶提供了豐富數(shù)據(jù)類型、字段屬性，方便用戶對工作多種數(shù)據(jù)全部能給出正確定義。●定義檔案結構基礎操作功效：用戶創(chuàng)建檔案字段結構后，還能夠對其進行編輯、修改或刪除。3.檔案界面管理因為各個行業(yè)工作方法和工作習慣不一樣，用戶對于系統(tǒng)操作界面也有各自要求，本系統(tǒng)就此提供了功效強大界面管理功效，用戶能夠依據(jù)自己需要制訂自己檔案管理操作界面?！裼脩艚缑孢€能夠存成模板方便隨時調用用戶能夠對已經(jīng)有操作界面進行修改，能夠對界面中元素進行添加、更改、刪除。此功效極大方便了用戶，使用戶不再面對千篇一律界面，也擺脫了界面由軟件開發(fā)方制訂被動局面，能夠充足發(fā)揮自己想象力，使工作變得愈加愜意。4.編輯檔案編輯檔案關鍵是對檔案錄入、借閱、檢索和生成報表，下面分別對其進行介紹：檔案錄入本系統(tǒng)提供了兩種錄入方法——手工數(shù)據(jù)錄入和批量數(shù)據(jù)導入。手工數(shù)據(jù)錄入關鍵是針對檔案所包含項目、卷及文件內容錄入和掛接電子文件，其結構和操作界面是由用戶自己定義。批量數(shù)據(jù)導入是把用戶所在單位已經(jīng)有電子數(shù)據(jù)（如存放在Excel中數(shù)據(jù)）成批導入到本系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，這么不僅節(jié)省了大量錄入數(shù)據(jù)所需要人力和時間，又提升了數(shù)據(jù)正確性和工作連續(xù)性。數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫Excel格式Access格式Word格式等其它格式批量導入歷史數(shù)據(jù)借閱借閱管理關鍵是對實物檔案管理。其功效關鍵有：借出登記、歸還登記、檔案催還、借閱統(tǒng)計、瀏覽統(tǒng)計五項。●借出登記：關鍵完成對紙介質檔案借閱登記，方便于對用戶借閱情況進行管理。系統(tǒng)能夠統(tǒng)計用戶借出檔案份數(shù)，并統(tǒng)計庫存份數(shù)，方便她人借閱?！駳w還登記：歸還登記是對所借檔案進行歸檔統(tǒng)計，同時修改系統(tǒng)中所統(tǒng)計庫存份數(shù)。●檔案催還：依據(jù)檔案在借出時統(tǒng)計借出日期和歸還日期，系統(tǒng)能夠經(jīng)過本功效來對過期未還檔案進行催還，能夠根據(jù)借閱人來催還、根據(jù)部門來催還、根據(jù)日期來催還和根據(jù)檔案來催還?！窠栝喗y(tǒng)計：系統(tǒng)對紙介質檔案借閱情況提供了豐富統(tǒng)計功效：按借閱人統(tǒng)計、按部門統(tǒng)計、按日期統(tǒng)計、按檔案統(tǒng)計和按操作員統(tǒng)計?！駷g覽統(tǒng)計：系統(tǒng)提供了對電子檔案瀏覽情況統(tǒng)計功效：按檢索人統(tǒng)計、按時間統(tǒng)計、按文件統(tǒng)計和按瀏覽頻率來統(tǒng)計。數(shù)據(jù)檢索本系統(tǒng)提供了豐富檢索方法：快速檢索、分類檢索和組合檢索。方便用戶能夠方便快捷找到自己所需要檔案?！窨焖贆z索：能夠根據(jù)給定檢索目標、檢索項目、檢索關系和給定檢索內容，進行檢索。●分類檢索：設定了分類表而且和檔案進行了綁定以后，能夠用這種檢索方法。●組合檢索：有一定模糊條件能夠用此種檢索方法。不一樣檔案組合檢索所顯示檢索內容有所不一樣。報表生成系統(tǒng)對報表使用分成三部分：模板維護、報表維護和查看報表。●模板維護：在使用報表以前要先建立報表模板，模板決定了報表表單樣式。經(jīng)過對模板設置能夠使用戶完全自定義表單風格和樣式，極大地提升了統(tǒng)計報表靈活性，滿足了不一樣用戶對報表表格不一樣要求。在模板完成后，用戶能夠把它存放起來，以備以后使用。同時系統(tǒng)提供了對模板添加、修改和刪除操作，使用戶方便維護?！駡蟊砭S護：系統(tǒng)為了滿足不一樣用戶對報表不一樣要求，能夠經(jīng)過報表維護來給出所生成報表具體內容，同時結合報表模板，就能夠生成滿足用戶要求報表。在完成報表內容模板后，用戶能夠把它存放起來，以備以后使用。同時系統(tǒng)提供了對報表內容模板添加、修改和刪除操作，用戶能夠隨時對其維護?！癫榭磮蟊恚涸谟脩舳x了模板內容和樣式后，用戶就能夠生成自己所需要報表了。5.檔案銷毀針對要銷毀檔案，首先需要用戶向主管領導提出銷毀申請，在得到領導同意后才能夠進行檔案銷毀。本系統(tǒng)也把檔案銷毀分成四個部分：●銷毀申請；●銷毀申請查看；●銷毀申請審批；●銷毀。6.權限管理對于一個多用戶應用系統(tǒng)，不一樣用戶擁有不一樣使用權限是對系統(tǒng)基礎要求，故此本系統(tǒng)采取了最優(yōu)異角色分配方案，不一樣人員歸屬于不一樣部門，每個部門人又擁有不一樣角色，不一樣角色含有不一樣系統(tǒng)使用權限，經(jīng)過這一整套處理方案，不一樣用戶在使用系統(tǒng)時能夠很清楚地域分其權限角色。■部門管理：添加、修改和刪除部門?！鲇脩艄芾恚禾砑印⑿薷暮蛣h除人員基礎信息。■角色管理：用戶角色決定了用戶使用權限，此處能夠添加、修改和刪除角色信息?！鰴嘞薰芾恚焊鱾€角色使用權限在此處給出?！鲑x權申請管理：由管理員完成人員角色權限變更。7.數(shù)據(jù)維護為了處理用戶對電子檔案備份和恢復問題，系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)維護功效，使用戶能夠在用戶機上完成對數(shù)據(jù)備份和恢復，而不需要直接對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)做任何操作，這使檔案數(shù)據(jù)庫安全性得到很好保障。 對于用戶現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，本系統(tǒng)還提供了一個數(shù)據(jù)轉換功效，能夠把其它數(shù)據(jù)庫里數(shù)據(jù)導入到本數(shù)據(jù)庫中，這么避免了大量反復錄入工作，又使工作連續(xù)性得到了保障。三、系統(tǒng)效益分析1.規(guī)范了管理庫存檔案和圖紙資料實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，是企業(yè)（設計院）進行檔案圖紙資料規(guī)范管理關鍵舉措，也是實際工作需要。檔案資料尤其是工程圖紙資料和對應電子文件是設計單位寶貴財富，是企業(yè)智力結果和知識產權。假如不進行集中有效管理，就可能泄密、丟失、被盜。所以，建設圖檔借閱系統(tǒng)，符合企業(yè)各項工作科學化、規(guī)范化、網(wǎng)絡化、信息化整體發(fā)展要求。2.提升了效率伴隨計算機普及，網(wǎng)絡技術發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方法已不能適應檔案信息化要求，檔案管理網(wǎng)絡化、電子化成為發(fā)展肯定趨勢。圖檔借閱系統(tǒng)著眼于設計院下各部門之間信息互聯(lián)互通，提供了檔案圖紙資料遠程服務和信息共享，改變了散亂管理方法，如網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上借閱、網(wǎng)上查詢，網(wǎng)上瀏覽等，方便快捷，大大提升工作效率。3.節(jié)省了費用實現(xiàn)對文件尤其是電子文件搜集、整理、歸檔、借閱、打印，避免頻繁原件借閱和復印，不僅降低了人力、物力浪費，而且大幅度節(jié)省了費用，提升了設計院經(jīng)濟效益。4.有利于檔案資料保護原始檔案圖紙反復借閱或復印，輕易造成原件破損、老化，不利于檔案資料保護保留。實現(xiàn)檔案圖紙資料電子化、網(wǎng)絡化管理，避免圖紙資料原件頻繁借閱和復印而造成破損、老化，有利于做好檔案圖紙資料保留保護工作。四、系統(tǒng)特點1.標準、規(guī)范系統(tǒng)符合最新國家檔案、圖紙管理標準和電子文件存放、歸檔和紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范。優(yōu)異多層結構設計，易于功效擴充；多個數(shù)據(jù)導入導出格式確保了系統(tǒng)兼容性；經(jīng)過系統(tǒng)設置還可進行電子文件元數(shù)據(jù)提取和背景信息描述保留。2.智能化程度高系統(tǒng)從方便用戶操作和提升系統(tǒng)運行效率著眼，實現(xiàn)借閱到期文件自動催還、權限自動收回；錄入實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動備份；系統(tǒng)多線程檢索，而且能夠用IE瀏覽器進行在線瀏覽多種格式文件，很方便實用。3.安全可靠嚴密權限管理要求了對相關人員使用系統(tǒng)權限分配及檔案利用人員