試論秘書(shū)的協(xié)調(diào)工作

緒論1.1研究背景隨著科技進(jìn)步、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，特別是中國(guó)加入世界貿(mào)易組織后，各種新興產(chǎn)業(yè)不斷涌現(xiàn)，其中“秘書(shū)”發(fā)展迅速。秘書(shū)工作的開(kāi)展,主要是通過(guò)人與人之間的接觸和聯(lián)系來(lái)實(shí)現(xiàn)的。其中秘書(shū)的協(xié)調(diào)工作是秘書(shū)工作中的重要組成部分。近年來(lái)，秘書(shū)在歷代國(guó)家的政治生活中占據(jù)了特殊的地位。雖然他們沒(méi)有決策權(quán)和執(zhí)行責(zé)任，但他們位于領(lǐng)導(dǎo)者和被領(lǐng)導(dǎo)者之間，起著橋梁和紐帶的作用。同時(shí)，隨著時(shí)代的發(fā)展，秘書(shū)的工作范圍也在擴(kuò)大。秘書(shū)不僅要協(xié)調(diào)上下級(jí)關(guān)系，還要處理好與同事和客戶的關(guān)系，了解秘書(shū)的協(xié)調(diào)工作有助于建立和維持良好的制度發(fā)展。其中本文以對(duì)秘書(shū)中協(xié)調(diào)工作中的秘書(shū)人員作為研究對(duì)象，結(jié)合現(xiàn)實(shí)，對(duì)秘書(shū)工作中的協(xié)調(diào)工作背景和現(xiàn)狀以及發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和掌握秘書(shū)中秘書(shū)如何協(xié)調(diào)工作的方法和建議做了深入地分析，從而明確地提出了作為一名秘書(shū)中出色的秘書(shū)人員應(yīng)該如何正確協(xié)調(diào)秘書(shū)中的工作。1.2研究目的秘書(shū)工作具有普遍性、從屬性、復(fù)雜性和雙重性。秘書(shū)應(yīng)與社會(huì)各方面進(jìn)行溝通調(diào)節(jié)和維系。秘書(shū)人員的聯(lián)系涉及面廣，內(nèi)容復(fù)雜不一，這也基本直接的形成了秘書(shū)的人際關(guān)系圈的形態(tài)。同時(shí)，秘書(shū)人員最重要的還需要協(xié)調(diào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、同級(jí)同事、下級(jí)部門(mén)，以及與客戶的關(guān)系，這樣就產(chǎn)生了秘書(shū)處在這樣一種廣而復(fù)雜的多層次人際關(guān)系當(dāng)中。他們?yōu)榱诵纬珊椭C，團(tuán)結(jié)，良好的人際關(guān)系以及環(huán)境，秘書(shū)就需注意人與人協(xié)調(diào)工作的原則和方法。由此而知，秘書(shū)中就是需處理好人際關(guān)系。又因?yàn)槿穗H關(guān)系是社會(huì)心理學(xué)的一個(gè)范疇，主要是指?jìng)€(gè)體在社會(huì)實(shí)踐中形成的人與人之間的相互作用和互相影響的作用。所以他也涵蓋了人與人之間的各種關(guān)系，包括個(gè)人在生活、生產(chǎn)以及其他社會(huì)活動(dòng)中的關(guān)系。從而秘書(shū)工作的性質(zhì)就決定了有廣泛的接觸和處理事務(wù)復(fù)雜性。因此秘書(shū)在不同的工作中，協(xié)調(diào)工作的方法也與之不同。1.3研究意義秘書(shū)在秘書(shū)中的職能是輔助管理和綜合服務(wù)，即支持上級(jí)，確保領(lǐng)導(dǎo)層決策和管理的順利實(shí)施。為了確保領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)決策和管理的順利實(shí)施，我們不僅要做好“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”的工作，更需要調(diào)節(jié)好調(diào)節(jié)好與與與上級(jí)的關(guān)系、同事之間關(guān)系、部門(mén)機(jī)構(gòu)的關(guān)系以及內(nèi)部外部各式各類(lèi)的之間的關(guān)系。秘書(shū)中秘書(shū)人員是是否是否能協(xié)調(diào)好各方面的工作,是是是否能發(fā)揮好為好好好領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的宗旨、為基層人員服務(wù)的工作理念，有著重要的影響，這些都會(huì)直接影響秘書(shū)工作的成敗。同時(shí)作為秘書(shū)人員，應(yīng)當(dāng)能聯(lián)系上下左右，廣交朋友，以便更出色的完成上級(jí)交代的工作。秘書(shū)部門(mén)是單位的樞紐部門(mén)。因此，提高工作的協(xié)調(diào)能力，是擺在現(xiàn)代秘書(shū)面前的一項(xiàng)重要課題。2秘書(shū)中協(xié)調(diào)工作的概述2.1協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)是單位單位其中的一個(gè)重要點(diǎn)，它定義了相互合作的關(guān)系，在單位單位單位管理過(guò)程中，提高提高部門(mén)和員工之間的關(guān)系相互協(xié)作，充分利用單位的單位各種資源，從而達(dá)到公司向更高水平發(fā)展的目的。顯而易見(jiàn)，良好的溝通和協(xié)調(diào)不管在任何情況下都不管在任何不管在的發(fā)揮著重要作用。單位單位一方面會(huì)通過(guò)與他人溝通了解的觀點(diǎn)和意見(jiàn)，另一方面通過(guò)協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部關(guān)系使團(tuán)隊(duì)更加融洽融洽融洽和團(tuán)結(jié)。。秘書(shū)是溝通和協(xié)調(diào)整個(gè)公司的關(guān)鍵。秘書(shū)中秘書(shū)秘書(shū)人員職能廣泛而復(fù)雜，并且工作協(xié)調(diào)的能力需要極特別高。他們。是單位單位各部門(mén)之間聯(lián)系和溝通的橋梁橋梁。他們的工作復(fù)雜和詳細(xì)，例如對(duì)外接待相關(guān)合作，做好文件接收和處理工作，定期開(kāi)展公司內(nèi)部各項(xiàng)活動(dòng)等。這就要求單位的秘書(shū)的人員不僅要會(huì)說(shuō)話，還要具備一定的溝通協(xié)調(diào)能力，同時(shí)掌握相關(guān)工作技能，更好地完成工作。秘書(shū)是單位單位的綜合服務(wù)部門(mén)。他的工作直接影響到公司的順利發(fā)展和工作效率的提高。因此，辦公室秘書(shū)做好公司之間的溝通和協(xié)調(diào)工作非常重要。一個(gè)好的單位辦公室秘書(shū)是日常運(yùn)營(yíng)中強(qiáng)有力的助手，甚至是管理層的重要員工。它是公司上下運(yùn)行、左右聯(lián)系、將公司不和諧轉(zhuǎn)化為協(xié)調(diào)的有力工幫手，使整個(gè)公司的運(yùn)營(yíng)在繁忙的過(guò)程中顯得有序、規(guī)范。2.2協(xié)調(diào)工作(1)協(xié)調(diào)工作是秘書(shū)的主要職責(zé)。從某種意義上來(lái)說(shuō)，秘書(shū)就是協(xié)調(diào)部。能否有效的協(xié)調(diào)直接關(guān)系到部門(mén)整體部門(mén)工作的有效性和單位單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。如果協(xié)調(diào)不及時(shí)、不全面，產(chǎn)生全面，一個(gè)小小的錯(cuò)誤就就會(huì)會(huì)間接的引導(dǎo)導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)失誤，有時(shí)甚至?xí)?dǎo)致和破壞會(huì)管理者之間以及管理者與部門(mén)之間的默契和信任度；此外，一旦協(xié)調(diào)連接出現(xiàn)問(wèn)題，就導(dǎo)致會(huì)導(dǎo)致以往的工作成效共同做的。因此，秘書(shū)應(yīng)該把協(xié)調(diào)工作作為首要任務(wù)任務(wù)，時(shí)刻想著協(xié)調(diào)工作，盡最大努力做好協(xié)調(diào)工作。(2)協(xié)調(diào)是管理工作的延伸延伸。工作中的一些特殊特殊特殊問(wèn)題只有經(jīng)理親自報(bào)告才能及時(shí)妥善解決。但任何人都是精力都是有限的。然而，在日常工作中，管理者無(wú)法親自完成所有工作，許多協(xié)調(diào)工作仍需要秘書(shū)完成。只有當(dāng)秘書(shū)們有意識(shí)地、積極地協(xié)調(diào)好工作時(shí)，他們才能分擔(dān)憂慮，使使管理者的注意力全權(quán)處理特殊的問(wèn)題。(3)協(xié)調(diào)是秘書(shū)的基本能力。寫(xiě)作材料和錄音業(yè)務(wù)是秘書(shū)的基本技能；協(xié)調(diào)和處理事務(wù)也是秘書(shū)的基本職責(zé)之一。秘書(shū)只有具備一定的協(xié)調(diào)技能，具備一定的協(xié)調(diào)方法和能力，才能建立上下左右的關(guān)系，保證每一項(xiàng)任務(wù)的順利完成。2.3協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)(1)角色的特殊。秘書(shū)是公司的下屬機(jī)構(gòu)，是公司的內(nèi)部人員，代表公司開(kāi)展日常工作。在工作方法上，你們接受領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，處理相關(guān)的政務(wù)和事務(wù)。在批準(zhǔn)前，秘書(shū)可以主動(dòng)反映情況并提出合理建議。明確批準(zhǔn)后，明確批準(zhǔn)后，秘書(shū)將嚴(yán)格按照上級(jí)指示開(kāi)展工作，并主動(dòng)向工作負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作的進(jìn)展情況、協(xié)調(diào)過(guò)程中存在的問(wèn)題，則須向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，從而從上級(jí)獲得新的指示和要求。秘書(shū)的地位決定了他們的性質(zhì)，具有一定的被動(dòng)性。但是，如果我們不能一味的被動(dòng)，從而出現(xiàn)不作為的失職行為，所以我們必須主動(dòng)協(xié)調(diào)做好每一項(xiàng)工作。提前研究新問(wèn)題，把握新趨勢(shì)，為領(lǐng)導(dǎo)提出前瞻的可行性的建議和對(duì)策，把矛盾化解在萌芽當(dāng)中，提前做好服務(wù)領(lǐng)域的工作。思考領(lǐng)導(dǎo)者的想法，關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)心的事情，努力主動(dòng)成為一名優(yōu)秀的秘書(shū)人員。(2)基本利益的一致性。秘書(shū)承擔(dān)協(xié)調(diào)各級(jí)各類(lèi)的工作，領(lǐng)導(dǎo)員工或部門(mén)解決問(wèn)題、解決矛盾。秘書(shū)做好協(xié)調(diào)工作可以提高單位的精神動(dòng)力和團(tuán)結(jié)協(xié)作的能力。從而提高也提高了廣大員工的福利等，秘書(shū)沒(méi)有私利。(3)協(xié)調(diào)內(nèi)容的多樣性。秘書(shū)的服務(wù)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)。政府服務(wù)是行政人員的建議。秘書(shū)不僅要協(xié)調(diào)個(gè)人之間的關(guān)系還要協(xié)調(diào)部門(mén)之間的關(guān)系，形成具體的協(xié)調(diào)方式，確保管理決策的科學(xué)性。一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者一旦做出決定，就應(yīng)該協(xié)調(diào)各方力量，付諸實(shí)踐，并及時(shí)跟蹤情況，以改進(jìn)決策，促進(jìn)工作。(4)協(xié)調(diào)的困難性。秘書(shū)的工作是基礎(chǔ)工作。在幕后付出更多的努力，在舞臺(tái)前出現(xiàn)的次數(shù)就會(huì)減少。協(xié)調(diào)有賴(lài)于耐心和細(xì)致的溝通，沒(méi)有硬手段。在具體實(shí)踐中，協(xié)調(diào)必須始終能夠“一針見(jiàn)血”。這往往是最困難的，可能會(huì)導(dǎo)致大家的不理解，還將導(dǎo)致誤解和抱怨，甚至導(dǎo)致上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的不信任，從而導(dǎo)致進(jìn)退兩難。這就要求秘書(shū)的每一位成員要有好的心態(tài)積極進(jìn)取的工作態(tài)度。真誠(chéng)、認(rèn)真、勤勉、甘于默默奉獻(xiàn)，做一個(gè)無(wú)懈可擊的英雄。2.4協(xié)調(diào)工作的重要性工作協(xié)調(diào)對(duì)人們的工作、學(xué)習(xí)和健康有重要影響。秘書(shū)的協(xié)調(diào)工作需要和諧、放松、和諧的人際關(guān)系，這樣能夠激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率。相反，人們彼此疏遠(yuǎn)和對(duì)立，這會(huì)降低工作效率，影響工作。因此，尋求良好的工作協(xié)調(diào)技巧是秘書(shū)的重要環(huán)節(jié)。第一，良好形象的塑造是秘書(shū)協(xié)調(diào)工作的關(guān)鍵，體現(xiàn)機(jī)關(guān)和公司良好形象的“窗口”。在機(jī)關(guān)中，秘書(shū)為高層管理人員服務(wù)，為底層基層服務(wù)。它與人民群眾息息相關(guān)，是黨和政府聯(lián)系人民群眾的橋梁。在一個(gè)公司里，秘書(shū)應(yīng)該在內(nèi)部保持公司的穩(wěn)定，在外部呈現(xiàn)公司的形象。秘書(shū)是公司內(nèi)外聯(lián)系的中心，是公司形象的“代言人”。第二，它促進(jìn)了凝聚力。在秘書(shū)的日常工作中，如果他只是為了執(zhí)行職務(wù)而發(fā)號(hào)施令，便難以奏效。無(wú)疑會(huì)事半功倍，相反，如果秘書(shū)中的人員會(huì)協(xié)調(diào)人際關(guān)系，那么在同事心中就會(huì)有一個(gè)很好的“印象”，他們就可以贏得同事的信賴(lài)，如此使秘書(shū)的工作更順利地進(jìn)行和開(kāi)展。第三，消除溝通障礙是有益的。在秘書(shū)和公司的公務(wù)和商務(wù)活動(dòng)中，當(dāng)涉及到協(xié)調(diào)工作和相關(guān)細(xì)節(jié)時(shí)，由于有經(jīng)理或領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)，會(huì)顯得非常壓抑和嚴(yán)苛，會(huì)導(dǎo)致效果不一定非常理想。然而，如果雙方的秘書(shū)能夠私下協(xié)調(diào)，這些問(wèn)題可能就會(huì)得到事倍功半的效果。在協(xié)調(diào)工作相關(guān)細(xì)節(jié)等方面，秘書(shū)通常比領(lǐng)導(dǎo)更有經(jīng)驗(yàn)。所以一些情況下雙方秘書(shū)洽談，可以縮小心理鴻溝，減輕雙方交流活動(dòng)中的壓力，消除雙方的交流障礙。因此，它鼓勵(lì)積極開(kāi)展官方和商業(yè)活動(dòng)。最后，它促進(jìn)了企業(yè)與外部世界之間的密切關(guān)系。為了確保政府工作的順利進(jìn)行，以及企業(yè)的生存和發(fā)展，我們需要依靠秘書(shū)的協(xié)調(diào)工作。秘書(shū)應(yīng)廣泛接觸人民和外部世界，并有良好的聯(lián)系，以形成一個(gè)相對(duì)廣泛的信息來(lái)源。它可以更好地幫助領(lǐng)導(dǎo)人了解人民的痛苦和真相，聽(tīng)取人民的批評(píng)和建議。在公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，秘書(shū)與其他公司保持友好交流，始終關(guān)注外部世界的發(fā)展和市場(chǎng)的發(fā)展。它可以更好地幫助企業(yè)獲取重要信息，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息。2.5秘書(shū)的協(xié)調(diào)工作(1)協(xié)調(diào)決策。秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)決策中起支持和協(xié)調(diào)決策的作用，無(wú)論是決策前，決策中還是決策后的協(xié)調(diào)工作都需要秘書(shū)來(lái)進(jìn)行。(2)單位協(xié)調(diào)。它主要是基于領(lǐng)導(dǎo)的決策來(lái)統(tǒng)一協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)單位的人力和財(cái)力以及其他各方面的資源調(diào)配。(3)事務(wù)協(xié)調(diào)。他是他是根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖，來(lái)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示和平衡各部門(mén)日常事務(wù)的協(xié)調(diào)。(4)協(xié)調(diào)臨時(shí)工作。主要是協(xié)調(diào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作任務(wù)，或者協(xié)調(diào)突發(fā)工作中的矛盾。2.6秘書(shū)協(xié)調(diào)工作的要素在現(xiàn)實(shí)生活和工作中，影響秘書(shū)協(xié)調(diào)工作的的因素很多，其中最重要的是：(1)認(rèn)識(shí)的相似性。在協(xié)調(diào)工作中，當(dāng)秘書(shū)與員工都有共同的愛(ài)好或興趣，對(duì)事物一致的理解時(shí)，就更容易形成共識(shí)，甚至可以成為朋友。秘書(shū)中協(xié)調(diào)工作也是如此。與觀點(diǎn)相近的人協(xié)調(diào)容易，也更容易相互理解和支持，促進(jìn)良好的合作關(guān)系，促進(jìn)事情的最終解決。相反，很容易產(chǎn)生分歧，拖延工作。(2)利益分配的合理性。不是因?yàn)樨毟F，而是因?yàn)椴黄降?。不公平的服?wù)分配最有可能導(dǎo)致人們之間的不信任、不滿和嫉妒。因此，為了建立統(tǒng)一和諧的工作關(guān)系，我們需要做好利益分配。我們不能吃大鍋飯來(lái)挫敗優(yōu)秀員工的積極性，也不能毫無(wú)原則地偏袒，要做到客觀公正的評(píng)判。 (3)交往的親密關(guān)系。研究表明，接觸的人越多，人際關(guān)系就會(huì)越密切。人際關(guān)系越密切，兩者之間的心理距離越短，就越容易產(chǎn)生共同的想法，形成相同的態(tài)度，工作氣氛也就越和諧。(4)員工結(jié)構(gòu)的合理性?，F(xiàn)在是一個(gè)非常強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作的時(shí)代。每個(gè)人的能力和精力都是有限的。如果秘書(shū)所在單位的工作人員在年齡、知識(shí)、專(zhuān)業(yè)、能力和個(gè)性方面結(jié)構(gòu)合理，他們將在很大程度上發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，形成和諧一致的工作關(guān)系。3秘書(shū)協(xié)調(diào)工作中存在的問(wèn)題及分析3.1秘書(shū)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)工作中易出現(xiàn)的問(wèn)題及分析3.1.1越權(quán)處理事情秘書(shū)有他們自己特有的特點(diǎn)。他們不是領(lǐng)導(dǎo)者，卻是貼近領(lǐng)導(dǎo)者，輔助領(lǐng)導(dǎo)者的工作，不在其位而謀其政，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)權(quán)，但又發(fā)號(hào)領(lǐng)導(dǎo)者的命令，按照領(lǐng)導(dǎo)者的意圖行事。正是由于它的特殊性，一些秘書(shū)人員冒充領(lǐng)導(dǎo)人、發(fā)號(hào)施令、檢查文件等。代表領(lǐng)導(dǎo)，甚至尋求私人利益。這樣會(huì)導(dǎo)致許多決策的錯(cuò)誤執(zhí)行，損害公司的利益。3.1.2工作上的輔助性秘書(shū)為他們的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，因此他們的工作是被動(dòng)的和輔助性的。在此基礎(chǔ)上，秘書(shū)不能以自我為中心，他們要聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)。當(dāng)然，工作的被動(dòng)性并不妨礙秘書(shū)積極開(kāi)展工作，甚至未雨綢繆。想領(lǐng)導(dǎo)之未想，先領(lǐng)導(dǎo)之憂而憂。秘書(shū)工作的輔助性反映了秘書(shū)人員是領(lǐng)導(dǎo)的助手，是秘書(shū)社會(huì)關(guān)系中最重要的定位，并且準(zhǔn)確定位是處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的直接前提。每一位秘書(shū)人員都能給自己做出準(zhǔn)確清晰的定位。如果秘書(shū)能夠很好地完成角色安排，他將能夠避免與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)打交道時(shí)的少走許多彎路。3.1.3與異性領(lǐng)導(dǎo)間距離不當(dāng)在選擇秘書(shū)選擇秘書(shū)人員時(shí)，有些領(lǐng)導(dǎo)會(huì)選擇異性秘書(shū)人員，使他們?cè)谀芰蛩季S上互補(bǔ)，更有利于工作的協(xié)調(diào)和開(kāi)展。然而，當(dāng)談到異性戀領(lǐng)導(dǎo)者時(shí)，避免過(guò)于親密，不要試圖在工作之外成為親密的朋友，以免造成不必要的問(wèn)題。3.2秘書(shū)與同事協(xié)調(diào)工作中易出現(xiàn)的問(wèn)題及分析3.2.1封閉型的工作方式這種工作方式，容易引起人們的心存懷疑。秘書(shū)的工作協(xié)調(diào)與大家的切身利益密切相關(guān)。員工們對(duì)秘書(shū)非常關(guān)注，他們害怕如果秘書(shū)不按照政策行事，將損害自己的利益。有些秘書(shū)習(xí)慣于閉門(mén)造車(chē)，或者只在少數(shù)人中間工作，把事情搞混。人們沒(méi)有能力接觸內(nèi)幕信息，也不了解事情的真相。這就使他們懷疑、猜測(cè)甚至散布謠言和虛假信息的原因。因此，盡管事情變得公平合理，但人們的評(píng)價(jià)不是很好，甚至有很大的意見(jiàn)。即使在解釋之后，他們?nèi)匀怀謶岩蓱B(tài)度。3.2.2自我中心意識(shí)較強(qiáng)秘書(shū)和其他機(jī)構(gòu)一樣，有一個(gè)不斷社會(huì)化的過(guò)程，也有一個(gè)不斷認(rèn)識(shí)理解自己職業(yè)的過(guò)程。而有些秘書(shū)不這么看，經(jīng)常高估了自己。他們總是覺(jué)得領(lǐng)導(dǎo)者信任他們，他們的權(quán)力是巨大的，導(dǎo)致他們傲慢，欽佩自己，并且以各人為中心，到處展示自己；不聽(tīng)取他人的意見(jiàn)，更不接受他人的批評(píng)；不設(shè)身處地的為他人著想，不考慮他人的感受，一意孤行，在協(xié)調(diào)工作中，高者的態(tài)度，盛世凌人，而不是用理性說(shuō)服人，用情感動(dòng)人。對(duì)于自我中心意識(shí)強(qiáng)的秘書(shū)的秘書(shū)，員工便會(huì)遠(yuǎn)離這樣的秘書(shū)。最終導(dǎo)致工作不能得良好的協(xié)調(diào)，甚至工作不能得到的開(kāi)展，給公司帶來(lái)巨大的損失。3.2.3小團(tuán)體的出現(xiàn)隨著一家公司的成長(zhǎng)，經(jīng)常容易出現(xiàn)小團(tuán)體，拉幫結(jié)派的情況出現(xiàn)。換言之，人們不再與他人分享經(jīng)驗(yàn)，而是花時(shí)間保護(hù)自己的“領(lǐng)土”或羨慕他人的成就。其結(jié)果是重復(fù)工作、缺乏透明度、企業(yè)文化的消失和政治斗爭(zhēng)的蔓延，嚴(yán)重削弱了企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。辦公室里總是有一些小團(tuán)體。同樣地，在秘書(shū)中，秘書(shū)與秘書(shū)負(fù)責(zé)人之間，有些秘書(shū)不認(rèn)真的工作，而是專(zhuān)注于他們的人際關(guān)系。他們致力于對(duì)于他們有幫助的領(lǐng)導(dǎo)等送禮物，和有著深厚的背景和廣泛的關(guān)系的人，建立關(guān)系，卻忽視了他們的職業(yè)成就。這不僅關(guān)系到上下級(jí)工作問(wèn)題的協(xié)調(diào)，也關(guān)系到秘書(shū)團(tuán)隊(duì)的團(tuán)結(jié)。所以秘書(shū)中秘書(shū)應(yīng)該對(duì)自己的工作充滿熱情，并給予同事細(xì)心的支持。接受他人的觀點(diǎn)和想法，取長(zhǎng)補(bǔ)短。不能一味盲目的支持，取其精華去其糟粕，如果盲目的服從，會(huì)引起拉幫結(jié)派的懷疑，并影響公司決策層的信任。3.3秘書(shū)與下級(jí)部門(mén)協(xié)調(diào)工作中易出現(xiàn)的問(wèn)題及分析3.3.1高高在上秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)與下屬部門(mén)的橋梁。秘書(shū)的特殊地位使其難以處理與下屬部門(mén)的關(guān)系。秘書(shū)在發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)和下屬部門(mén)之間的協(xié)調(diào)和溝通作用時(shí)，應(yīng)注意語(yǔ)言技巧，講究分寸。秘書(shū)不僅為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也為下屬服務(wù)。從某種意義上說(shuō)，秘書(shū)的協(xié)調(diào)工作的有效性取決于秘書(shū)與下屬之間的和諧關(guān)系，這就是為什么秘書(shū)應(yīng)該尋求獲得下屬的信任、理解、合作和支持，而不是成為上級(jí)。如果你不能忠于自己的職責(zé)，就要遵循標(biāo)準(zhǔn)，多為他人著想，可靠地辦事。如果不能贏得下屬的信任，調(diào)動(dòng)下屬的積極性，就會(huì)導(dǎo)致不利于秘書(shū)的工作協(xié)調(diào)，間接不能很好地落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的決策。4秘書(shū)協(xié)調(diào)工作時(shí)的建議秘書(shū)協(xié)調(diào)工作的方法有其他所遵循的原則，秘書(shū)應(yīng)用這些原則，協(xié)調(diào)工作時(shí)也就非常明確。秘書(shū)在協(xié)調(diào)工作中必須處理的人與人之前的關(guān)系，尤其包括與上司的關(guān)系、與同事的關(guān)系、與下屬的關(guān)系等。方法因人而異，具體問(wèn)題具體處理。4.1秘書(shū)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)工作的建議4.1.1強(qiáng)化角色意識(shí)秘書(shū)是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖要求而進(jìn)行的，與領(lǐng)導(dǎo)工作相契合，使其工作具有輔助的特點(diǎn)。作為一名秘書(shū),我們要認(rèn)清自己的從屬地位,以服從為基礎(chǔ),積極協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)的工作,以領(lǐng)導(dǎo)工作為核心,而不是以自我為中心。秘書(shū)應(yīng)正確認(rèn)識(shí)自己的地位和作用，找準(zhǔn)位置，安定下來(lái)，加強(qiáng)秘書(shū)服務(wù)，有理解的進(jìn)行執(zhí)行；明確自己的任務(wù)和目標(biāo)，良好完成工作任務(wù)；明確職責(zé)和權(quán)限，妥善處理各方面關(guān)系。秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，無(wú)權(quán)代表領(lǐng)導(dǎo)履行職責(zé)。秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的有力助手。同時(shí)秘書(shū)要牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，始終站在助手的位置上，有效的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。要按照黨的領(lǐng)導(dǎo)人的意圖和黨的政治主張行事，不能單獨(dú)行事或越權(quán)行事；要有紀(jì)律感，記住做事和服務(wù)是你的責(zé)任。此外，不允許歪曲領(lǐng)導(dǎo)人，代表領(lǐng)導(dǎo)人行事或?yàn)E用權(quán)力謀取私利或?yàn)E用權(quán)力的意圖。4.1.2注重?fù)Q位思考換位思考，即與人與人之間關(guān)系的相互理解，相互交換立場(chǎng)，從對(duì)方立場(chǎng)思考，是理解他人、全面而深刻解決問(wèn)題的方法之一，也是秘書(shū)協(xié)調(diào)好工作的好方法之一。在協(xié)調(diào)工作都是人與人之間協(xié)調(diào)，由于每個(gè)人的個(gè)性以及社會(huì)角色的差異，不可避免地要單方面處理問(wèn)題。如果秘書(shū)和客戶沒(méi)有看到同樣的問(wèn)題，或者因?yàn)榻巧蛩枷胨降牟煌蟪骋患?，他們不?yīng)該急于否定對(duì)方，而應(yīng)該站在不同的立場(chǎng)思考，從對(duì)方的立場(chǎng)思考問(wèn)題，找到溝通的最佳方式。這樣，就更容易相互理解，從而解決矛盾，改善關(guān)系。莫單位小徐畢業(yè)后就從事秘書(shū)工作，由于他功底深厚，工作態(tài)度熱情飽滿，辦公室的絕大部分工作都是他一人承擔(dān)。小徐便有點(diǎn)以自我為中心，辦事開(kāi)始我行我素，聽(tīng)不進(jìn)他人的勸告。辦公室主任是一個(gè)四十多歲的中年人，對(duì)他要求非常嚴(yán)格，小徐寫(xiě)好的文章，她經(jīng)常都是全文修改，還常常對(duì)小徐工作進(jìn)行指導(dǎo)。小徐便覺(jué)得主任能力不如他，對(duì)主任的這種作法感到十分不滿。并多次與主任發(fā)生爭(zhēng)吵,向上級(jí)反映要求調(diào)離辦公室工作。漸漸地，小徐發(fā)現(xiàn)主任雖然沒(méi)上過(guò)正規(guī)院校，但經(jīng)驗(yàn)豐富，經(jīng)她修改過(guò)的文章，更貼近實(shí)際，作為上司，對(duì)下屬要求嚴(yán)格，也是理所應(yīng)當(dāng)?shù)?。通過(guò)這樣換位思考，小徐漸漸就心平氣和了。經(jīng)常向主任匯報(bào)自己的想法，虛心聽(tīng)取主任的意見(jiàn)。沒(méi)過(guò)多久，主任便放心的把工作交給小徐了。4.1.3保持距離感秘書(shū)在與異性領(lǐng)導(dǎo)，打交道時(shí)應(yīng)保持尊重，并保持距離感。尊重和服從異性領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決定和決議，迅速做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情。在工作中，我們應(yīng)該把是非作為一種標(biāo)準(zhǔn)。作為一名秘書(shū)，我們首先要有常識(shí)，有得體的作風(fēng)，待人友善，樂(lè)于助人。從“公心”提出建議，從“誠(chéng)心”幫助他人。面對(duì)異性領(lǐng)導(dǎo)，我們應(yīng)該嚴(yán)格保持，距離的溝通，建立平等良好的關(guān)系。不要與異性領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)生私人關(guān)系，不亂傳播信息，嚴(yán)格區(qū)分公共事務(wù)和私人事務(wù)。4.2秘書(shū)與同事協(xié)調(diào)工作的建議4.2.1相容原則在秘書(shū)協(xié)調(diào)工作中，由于性別、性格、年齡和愛(ài)好的差異，同事之間會(huì)因?yàn)橐恍┬〖?xì)節(jié)而產(chǎn)生一些小的誤解、分歧甚至爭(zhēng)執(zhí)，這是正常的。如果他們競(jìng)爭(zhēng)激烈，處理不當(dāng)，就會(huì)導(dǎo)致?tīng)?zhēng)端、沖突和受傷，結(jié)果必然是失敗和受傷。在協(xié)調(diào)工作中，秘書(shū)有義務(wù)嚴(yán)格要求自己，寬大待人，不放縱自己或要求他人。協(xié)調(diào)好工作的質(zhì)量首先取決于你自己的態(tài)度。如果你想與他人建立良好的人際關(guān)系，你必須首先注意你的言行。在說(shuō)話之前，你必須三思而后行，想好后路。通過(guò)這種方式，言行可以確保在工作中發(fā)揮積極作用。給別人留下好印象。此外，我們應(yīng)該深刻理解自己的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，接受他人的意見(jiàn)。為自己設(shè)定高標(biāo)準(zhǔn)，以便更好地與他人打交道。4.2.2善于傾聽(tīng)在協(xié)調(diào)工作時(shí)，要耐心地傾聽(tīng)他人，尊重說(shuō)話者的感受和態(tài)度，不僅體現(xiàn)了你的儀態(tài)，也反映了你對(duì)他的關(guān)心。當(dāng)人們生氣、悲傷、或憤怒時(shí)，他們都希望有人與自己多溝通，傾聽(tīng)他們的心聲。在與客戶以及下級(jí)部門(mén)交溝通時(shí)，秘書(shū)會(huì)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真傾聽(tīng)他們的建議，并根據(jù)情況及時(shí)處理問(wèn)題。善于傾聽(tīng)是秘書(shū)工作能力的一個(gè)重要方面。作為支持決策的秘書(shū)，聽(tīng)取其他員工的反饋是輔助決策的重要體現(xiàn)。李秘書(shū)是一家大公司的經(jīng)理秘書(shū)。他的工作最重要一個(gè)方面是支持經(jīng)理處理一些重大問(wèn)題。有天，一位剛與公司建立穩(wěn)定合作關(guān)系的客戶抱怨提供的一臺(tái)設(shè)備存在質(zhì)量問(wèn)題。李秘書(shū)便接待了客戶，在與客戶溝通的過(guò)程中，他沒(méi)有向公司解釋?zhuān)悄托穆?tīng)取客戶的投訴并認(rèn)真處理，期間要求技術(shù)工程師耐心回答客戶的問(wèn)題。最后，發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障是由于客戶在使用設(shè)備時(shí)出現(xiàn)故障造成的。李秘書(shū)安排技術(shù)人員跟蹤和參觀客戶的公司，并進(jìn)行進(jìn)一步的操作培訓(xùn)。最后，他完美地進(jìn)一步穩(wěn)定了與客戶的合作關(guān)系。4.2.3互利原則秘書(shū)與同事之間的友誼不復(fù)雜，熱情而真誠(chéng)，開(kāi)放，不謙虛，但不傲慢地對(duì)待同事，這樣同事之間談?wù)撁恳患?，秘?shū)人員可以成為每個(gè)人的朋友，并得到同事的支持。秘書(shū)應(yīng)與同事保持同等距離。當(dāng)與同事離得很近時(shí)，他們會(huì)受到同事的歡迎，反之，會(huì)被認(rèn)為是“小團(tuán)體”的成員。秘書(shū)和各小組也應(yīng)保持同樣的距離溝通，建立同樣良好的關(guān)系。不要散布言論或只是干預(yù)。當(dāng)你聽(tīng)到同事對(duì)于某一方面發(fā)聲時(shí)，不要倉(cāng)促發(fā)表聲明，也不要用身份將主題帶離，保持所有群體之間的團(tuán)結(jié)。就人際交往而言，大多數(shù)交流都是互利的，為了保證協(xié)調(diào)工作的順利進(jìn)行，溝通雙方需要在溝通中取得一定的滿意度?；ダ瓌t還體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一個(gè)方面是物質(zhì)上的互利，即在協(xié)調(diào)工作時(shí)，雙方的溝通關(guān)系是以物質(zhì)利益為基礎(chǔ)。因此，主要采用物質(zhì)交換的方式。第二個(gè)方面，協(xié)調(diào)工作主要涉及人與人之間的心理關(guān)系即人際關(guān)系，因此精神上的相互幫助是非常重要的，即雙方在交流中相互尊重和理解，以獲得心理上的愉悅和滿足。第三個(gè)方面，物質(zhì)和精神上的雙重互利，即在雙方的關(guān)系中，既有物質(zhì)上的互換，也有精神上的交換。4.3秘書(shū)與下級(jí)部門(mén)協(xié)調(diào)工作的建議4.3.1平等原則秘書(shū)在與下級(jí)部門(mén)員工協(xié)調(diào)時(shí)，秘書(shū)人員應(yīng)明確自己的位置，平易近人。平等對(duì)待他人是協(xié)調(diào)好工作先決條件。盡管秘書(shū)人員與管理者、同事和群眾的地位不同，但他們的政治地位是平等的，在交流溝通中應(yīng)該平等對(duì)待他人。