試論秘書的協(xié)調(diào)工作

緒論1.1研究背景隨著科技進步、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，特別是中國加入世界貿(mào)易組織后，各種新興產(chǎn)業(yè)不斷涌現(xiàn)，其中“秘書”發(fā)展迅速。秘書工作的開展,主要是通過人與人之間的接觸和聯(lián)系來實現(xiàn)的。其中秘書的協(xié)調(diào)工作是秘書工作中的重要組成部分。近年來，秘書在歷代國家的政治生活中占據(jù)了特殊的地位。雖然他們沒有決策權(quán)和執(zhí)行責任，但他們位于領(lǐng)導(dǎo)者和被領(lǐng)導(dǎo)者之間，起著橋梁和紐帶的作用。同時，隨著時代的發(fā)展，秘書的工作范圍也在擴大。秘書不僅要協(xié)調(diào)上下級關(guān)系，還要處理好與同事和客戶的關(guān)系，了解秘書的協(xié)調(diào)工作有助于建立和維持良好的制度發(fā)展。其中本文以對秘書中協(xié)調(diào)工作中的秘書人員作為研究對象，結(jié)合現(xiàn)實，對秘書工作中的協(xié)調(diào)工作背景和現(xiàn)狀以及發(fā)現(xiàn)問題和掌握秘書中秘書如何協(xié)調(diào)工作的方法和建議做了深入地分析，從而明確地提出了作為一名秘書中出色的秘書人員應(yīng)該如何正確協(xié)調(diào)秘書中的工作。1.2研究目的秘書工作具有普遍性、從屬性、復(fù)雜性和雙重性。秘書應(yīng)與社會各方面進行溝通調(diào)節(jié)和維系。秘書人員的聯(lián)系涉及面廣，內(nèi)容復(fù)雜不一，這也基本直接的形成了秘書的人際關(guān)系圈的形態(tài)。同時，秘書人員最重要的還需要協(xié)調(diào)上級領(lǐng)導(dǎo)、同級同事、下級部門，以及與客戶的關(guān)系，這樣就產(chǎn)生了秘書處在這樣一種廣而復(fù)雜的多層次人際關(guān)系當中。他們?yōu)榱诵纬珊椭C，團結(jié)，良好的人際關(guān)系以及環(huán)境，秘書就需注意人與人協(xié)調(diào)工作的原則和方法。由此而知，秘書中就是需處理好人際關(guān)系。又因為人際關(guān)系是社會心理學的一個范疇，主要是指個體在社會實踐中形成的人與人之間的相互作用和互相影響的作用。所以他也涵蓋了人與人之間的各種關(guān)系，包括個人在生活、生產(chǎn)以及其他社會活動中的關(guān)系。從而秘書工作的性質(zhì)就決定了有廣泛的接觸和處理事務(wù)復(fù)雜性。因此秘書在不同的工作中，協(xié)調(diào)工作的方法也與之不同。1.3研究意義秘書在秘書中的職能是輔助管理和綜合服務(wù)，即支持上級，確保領(lǐng)導(dǎo)層決策和管理的順利實施。為了確保領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)決策和管理的順利實施，我們不僅要做好“辦文”、“辦會”、“辦事”的工作，更需要調(diào)節(jié)好調(diào)節(jié)好與與與上級的關(guān)系、同事之間關(guān)系、部門機構(gòu)的關(guān)系以及內(nèi)部外部各式各類的之間的關(guān)系。秘書中秘書人員是是否是否能協(xié)調(diào)好各方面的工作,是是是否能發(fā)揮好為好好好領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的宗旨、為基層人員服務(wù)的工作理念，有著重要的影響，這些都會直接影響秘書工作的成敗。同時作為秘書人員，應(yīng)當能聯(lián)系上下左右，廣交朋友，以便更出色的完成上級交代的工作。秘書部門是單位的樞紐部門。因此，提高工作的協(xié)調(diào)能力，是擺在現(xiàn)代秘書面前的一項重要課題。2秘書中協(xié)調(diào)工作的概述2.1協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)是單位單位其中的一個重要點，它定義了相互合作的關(guān)系，在單位單位單位管理過程中，提高提高部門和員工之間的關(guān)系相互協(xié)作，充分利用單位的單位各種資源，從而達到公司向更高水平發(fā)展的目的。顯而易見，良好的溝通和協(xié)調(diào)不管在任何情況下都不管在任何不管在的發(fā)揮著重要作用。單位單位一方面會通過與他人溝通了解的觀點和意見，另一方面通過協(xié)調(diào)團隊內(nèi)部關(guān)系使團隊更加融洽融洽融洽和團結(jié)。。秘書是溝通和協(xié)調(diào)整個公司的關(guān)鍵。秘書中秘書秘書人員職能廣泛而復(fù)雜，并且工作協(xié)調(diào)的能力需要極特別高。他們。是單位單位各部門之間聯(lián)系和溝通的橋梁橋梁。他們的工作復(fù)雜和詳細，例如對外接待相關(guān)合作，做好文件接收和處理工作，定期開展公司內(nèi)部各項活動等。這就要求單位的秘書的人員不僅要會說話，還要具備一定的溝通協(xié)調(diào)能力，同時掌握相關(guān)工作技能，更好地完成工作。秘書是單位單位的綜合服務(wù)部門。他的工作直接影響到公司的順利發(fā)展和工作效率的提高。因此，辦公室秘書做好公司之間的溝通和協(xié)調(diào)工作非常重要。一個好的單位辦公室秘書是日常運營中強有力的助手，甚至是管理層的重要員工。它是公司上下運行、左右聯(lián)系、將公司不和諧轉(zhuǎn)化為協(xié)調(diào)的有力工幫手，使整個公司的運營在繁忙的過程中顯得有序、規(guī)范。2.2協(xié)調(diào)工作(1)協(xié)調(diào)工作是秘書的主要職責。從某種意義上來說，秘書就是協(xié)調(diào)部。能否有效的協(xié)調(diào)直接關(guān)系到部門整體部門工作的有效性和單位單位的長遠發(fā)展。如果協(xié)調(diào)不及時、不全面，產(chǎn)生全面，一個小小的錯誤就就會會間接的引導(dǎo)導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)失誤，有時甚至會導(dǎo)致和破壞會管理者之間以及管理者與部門之間的默契和信任度；此外，一旦協(xié)調(diào)連接出現(xiàn)問題，就導(dǎo)致會導(dǎo)致以往的工作成效共同做的。因此，秘書應(yīng)該把協(xié)調(diào)工作作為首要任務(wù)任務(wù)，時刻想著協(xié)調(diào)工作，盡最大努力做好協(xié)調(diào)工作。(2)協(xié)調(diào)是管理工作的延伸延伸。工作中的一些特殊特殊特殊問題只有經(jīng)理親自報告才能及時妥善解決。但任何人都是精力都是有限的。然而，在日常工作中，管理者無法親自完成所有工作，許多協(xié)調(diào)工作仍需要秘書完成。只有當秘書們有意識地、積極地協(xié)調(diào)好工作時，他們才能分擔憂慮，使使管理者的注意力全權(quán)處理特殊的問題。(3)協(xié)調(diào)是秘書的基本能力。寫作材料和錄音業(yè)務(wù)是秘書的基本技能；協(xié)調(diào)和處理事務(wù)也是秘書的基本職責之一。秘書只有具備一定的協(xié)調(diào)技能，具備一定的協(xié)調(diào)方法和能力，才能建立上下左右的關(guān)系，保證每一項任務(wù)的順利完成。2.3協(xié)調(diào)工作的特點(1)角色的特殊。秘書是公司的下屬機構(gòu)，是公司的內(nèi)部人員，代表公司開展日常工作。在工作方法上，你們接受領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，處理相關(guān)的政務(wù)和事務(wù)。在批準前，秘書可以主動反映情況并提出合理建議。明確批準后，明確批準后，秘書將嚴格按照上級指示開展工作，并主動向工作負責人匯報工作的進展情況、協(xié)調(diào)過程中存在的問題，則須向領(lǐng)導(dǎo)請示，從而從上級獲得新的指示和要求。秘書的地位決定了他們的性質(zhì)，具有一定的被動性。但是，如果我們不能一味的被動，從而出現(xiàn)不作為的失職行為，所以我們必須主動協(xié)調(diào)做好每一項工作。提前研究新問題，把握新趨勢，為領(lǐng)導(dǎo)提出前瞻的可行性的建議和對策，把矛盾化解在萌芽當中，提前做好服務(wù)領(lǐng)域的工作。思考領(lǐng)導(dǎo)者的想法，關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)心的事情，努力主動成為一名優(yōu)秀的秘書人員。(2)基本利益的一致性。秘書承擔協(xié)調(diào)各級各類的工作，領(lǐng)導(dǎo)員工或部門解決問題、解決矛盾。秘書做好協(xié)調(diào)工作可以提高單位的精神動力和團結(jié)協(xié)作的能力。從而提高也提高了廣大員工的福利等，秘書沒有私利。(3)協(xié)調(diào)內(nèi)容的多樣性。秘書的服務(wù)主要體現(xiàn)在兩個方面：政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)。政府服務(wù)是行政人員的建議。秘書不僅要協(xié)調(diào)個人之間的關(guān)系還要協(xié)調(diào)部門之間的關(guān)系，形成具體的協(xié)調(diào)方式，確保管理決策的科學性。一個領(lǐng)導(dǎo)者一旦做出決定，就應(yīng)該協(xié)調(diào)各方力量，付諸實踐，并及時跟蹤情況，以改進決策，促進工作。(4)協(xié)調(diào)的困難性。秘書的工作是基礎(chǔ)工作。在幕后付出更多的努力，在舞臺前出現(xiàn)的次數(shù)就會減少。協(xié)調(diào)有賴于耐心和細致的溝通，沒有硬手段。在具體實踐中，協(xié)調(diào)必須始終能夠“一針見血”。這往往是最困難的，可能會導(dǎo)致大家的不理解，還將導(dǎo)致誤解和抱怨，甚至導(dǎo)致上級領(lǐng)導(dǎo)的不信任，從而導(dǎo)致進退兩難。這就要求秘書的每一位成員要有好的心態(tài)積極進取的工作態(tài)度。真誠、認真、勤勉、甘于默默奉獻，做一個無懈可擊的英雄。2.4協(xié)調(diào)工作的重要性工作協(xié)調(diào)對人們的工作、學習和健康有重要影響。秘書的協(xié)調(diào)工作需要和諧、放松、和諧的人際關(guān)系，這樣能夠激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率。相反，人們彼此疏遠和對立，這會降低工作效率，影響工作。因此，尋求良好的工作協(xié)調(diào)技巧是秘書的重要環(huán)節(jié)。第一，良好形象的塑造是秘書協(xié)調(diào)工作的關(guān)鍵，體現(xiàn)機關(guān)和公司良好形象的“窗口”。在機關(guān)中，秘書為高層管理人員服務(wù)，為底層基層服務(wù)。它與人民群眾息息相關(guān)，是黨和政府聯(lián)系人民群眾的橋梁。在一個公司里，秘書應(yīng)該在內(nèi)部保持公司的穩(wěn)定，在外部呈現(xiàn)公司的形象。秘書是公司內(nèi)外聯(lián)系的中心，是公司形象的“代言人”。第二，它促進了凝聚力。在秘書的日常工作中，如果他只是為了執(zhí)行職務(wù)而發(fā)號施令，便難以奏效。無疑會事半功倍，相反，如果秘書中的人員會協(xié)調(diào)人際關(guān)系，那么在同事心中就會有一個很好的“印象”，他們就可以贏得同事的信賴，如此使秘書的工作更順利地進行和開展。第三，消除溝通障礙是有益的。在秘書和公司的公務(wù)和商務(wù)活動中，當涉及到協(xié)調(diào)工作和相關(guān)細節(jié)時，由于有經(jīng)理或領(lǐng)導(dǎo)在場，會顯得非常壓抑和嚴苛，會導(dǎo)致效果不一定非常理想。然而，如果雙方的秘書能夠私下協(xié)調(diào)，這些問題可能就會得到事倍功半的效果。在協(xié)調(diào)工作相關(guān)細節(jié)等方面，秘書通常比領(lǐng)導(dǎo)更有經(jīng)驗。所以一些情況下雙方秘書洽談，可以縮小心理鴻溝，減輕雙方交流活動中的壓力，消除雙方的交流障礙。因此，它鼓勵積極開展官方和商業(yè)活動。最后，它促進了企業(yè)與外部世界之間的密切關(guān)系。為了確保政府工作的順利進行，以及企業(yè)的生存和發(fā)展，我們需要依靠秘書的協(xié)調(diào)工作。秘書應(yīng)廣泛接觸人民和外部世界，并有良好的聯(lián)系，以形成一個相對廣泛的信息來源。它可以更好地幫助領(lǐng)導(dǎo)人了解人民的痛苦和真相，聽取人民的批評和建議。在公司的經(jīng)營活動中，秘書與其他公司保持友好交流，始終關(guān)注外部世界的發(fā)展和市場的發(fā)展。它可以更好地幫助企業(yè)獲取重要信息，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息。2.5秘書的協(xié)調(diào)工作(1)協(xié)調(diào)決策。秘書在領(lǐng)導(dǎo)決策中起支持和協(xié)調(diào)決策的作用，無論是決策前，決策中還是決策后的協(xié)調(diào)工作都需要秘書來進行。(2)單位協(xié)調(diào)。它主要是基于領(lǐng)導(dǎo)的決策來統(tǒng)一協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)單位的人力和財力以及其他各方面的資源調(diào)配。(3)事務(wù)協(xié)調(diào)。他是他是根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖，來上級領(lǐng)導(dǎo)的指示和平衡各部門日常事務(wù)的協(xié)調(diào)。(4)協(xié)調(diào)臨時工作。主要是協(xié)調(diào)上級領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作任務(wù)，或者協(xié)調(diào)突發(fā)工作中的矛盾。2.6秘書協(xié)調(diào)工作的要素在現(xiàn)實生活和工作中，影響秘書協(xié)調(diào)工作的的因素很多，其中最重要的是：(1)認識的相似性。在協(xié)調(diào)工作中，當秘書與員工都有共同的愛好或興趣，對事物一致的理解時，就更容易形成共識，甚至可以成為朋友。秘書中協(xié)調(diào)工作也是如此。與觀點相近的人協(xié)調(diào)容易，也更容易相互理解和支持，促進良好的合作關(guān)系，促進事情的最終解決。相反，很容易產(chǎn)生分歧，拖延工作。(2)利益分配的合理性。不是因為貧窮，而是因為不平等。不公平的服務(wù)分配最有可能導(dǎo)致人們之間的不信任、不滿和嫉妒。因此，為了建立統(tǒng)一和諧的工作關(guān)系，我們需要做好利益分配。我們不能吃大鍋飯來挫敗優(yōu)秀員工的積極性，也不能毫無原則地偏袒，要做到客觀公正的評判。 (3)交往的親密關(guān)系。研究表明，接觸的人越多，人際關(guān)系就會越密切。人際關(guān)系越密切，兩者之間的心理距離越短，就越容易產(chǎn)生共同的想法，形成相同的態(tài)度，工作氣氛也就越和諧。(4)員工結(jié)構(gòu)的合理性?，F(xiàn)在是一個非常強調(diào)團隊合作的時代。每個人的能力和精力都是有限的。如果秘書所在單位的工作人員在年齡、知識、專業(yè)、能力和個性方面結(jié)構(gòu)合理，他們將在很大程度上發(fā)揮自己的優(yōu)勢，形成和諧一致的工作關(guān)系。3秘書協(xié)調(diào)工作中存在的問題及分析3.1秘書與上級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)工作中易出現(xiàn)的問題及分析3.1.1越權(quán)處理事情秘書有他們自己特有的特點。他們不是領(lǐng)導(dǎo)者，卻是貼近領(lǐng)導(dǎo)者，輔助領(lǐng)導(dǎo)者的工作，不在其位而謀其政，沒有領(lǐng)導(dǎo)權(quán)，但又發(fā)號領(lǐng)導(dǎo)者的命令，按照領(lǐng)導(dǎo)者的意圖行事。正是由于它的特殊性，一些秘書人員冒充領(lǐng)導(dǎo)人、發(fā)號施令、檢查文件等。代表領(lǐng)導(dǎo)，甚至尋求私人利益。這樣會導(dǎo)致許多決策的錯誤執(zhí)行，損害公司的利益。3.1.2工作上的輔助性秘書為他們的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，因此他們的工作是被動的和輔助性的。在此基礎(chǔ)上，秘書不能以自我為中心，他們要聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見。當然，工作的被動性并不妨礙秘書積極開展工作，甚至未雨綢繆。想領(lǐng)導(dǎo)之未想，先領(lǐng)導(dǎo)之憂而憂。秘書工作的輔助性反映了秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)的助手，是秘書社會關(guān)系中最重要的定位，并且準確定位是處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的直接前提。每一位秘書人員都能給自己做出準確清晰的定位。如果秘書能夠很好地完成角色安排，他將能夠避免與上級領(lǐng)導(dǎo)打交道時的少走許多彎路。3.1.3與異性領(lǐng)導(dǎo)間距離不當在選擇秘書選擇秘書人員時，有些領(lǐng)導(dǎo)會選擇異性秘書人員，使他們在能力或思維上互補，更有利于工作的協(xié)調(diào)和開展。然而，當談到異性戀領(lǐng)導(dǎo)者時，避免過于親密，不要試圖在工作之外成為親密的朋友，以免造成不必要的問題。3.2秘書與同事協(xié)調(diào)工作中易出現(xiàn)的問題及分析3.2.1封閉型的工作方式這種工作方式，容易引起人們的心存懷疑。秘書的工作協(xié)調(diào)與大家的切身利益密切相關(guān)。員工們對秘書非常關(guān)注，他們害怕如果秘書不按照政策行事，將損害自己的利益。有些秘書習慣于閉門造車，或者只在少數(shù)人中間工作，把事情搞混。人們沒有能力接觸內(nèi)幕信息，也不了解事情的真相。這就使他們懷疑、猜測甚至散布謠言和虛假信息的原因。因此，盡管事情變得公平合理，但人們的評價不是很好，甚至有很大的意見。即使在解釋之后，他們?nèi)匀怀謶岩蓱B(tài)度。3.2.2自我中心意識較強秘書和其他機構(gòu)一樣，有一個不斷社會化的過程，也有一個不斷認識理解自己職業(yè)的過程。而有些秘書不這么看，經(jīng)常高估了自己。他們總是覺得領(lǐng)導(dǎo)者信任他們，他們的權(quán)力是巨大的，導(dǎo)致他們傲慢，欽佩自己，并且以各人為中心，到處展示自己；不聽取他人的意見，更不接受他人的批評；不設(shè)身處地的為他人著想，不考慮他人的感受，一意孤行，在協(xié)調(diào)工作中，高者的態(tài)度，盛世凌人，而不是用理性說服人，用情感動人。對于自我中心意識強的秘書的秘書，員工便會遠離這樣的秘書。最終導(dǎo)致工作不能得良好的協(xié)調(diào)，甚至工作不能得到的開展，給公司帶來巨大的損失。3.2.3小團體的出現(xiàn)隨著一家公司的成長，經(jīng)常容易出現(xiàn)小團體，拉幫結(jié)派的情況出現(xiàn)。換言之，人們不再與他人分享經(jīng)驗，而是花時間保護自己的“領(lǐng)土”或羨慕他人的成就。其結(jié)果是重復(fù)工作、缺乏透明度、企業(yè)文化的消失和政治斗爭的蔓延，嚴重削弱了企業(yè)的核心競爭力。辦公室里總是有一些小團體。同樣地，在秘書中，秘書與秘書負責人之間，有些秘書不認真的工作，而是專注于他們的人際關(guān)系。他們致力于對于他們有幫助的領(lǐng)導(dǎo)等送禮物，和有著深厚的背景和廣泛的關(guān)系的人，建立關(guān)系，卻忽視了他們的職業(yè)成就。這不僅關(guān)系到上下級工作問題的協(xié)調(diào)，也關(guān)系到秘書團隊的團結(jié)。所以秘書中秘書應(yīng)該對自己的工作充滿熱情，并給予同事細心的支持。接受他人的觀點和想法，取長補短。不能一味盲目的支持，取其精華去其糟粕，如果盲目的服從，會引起拉幫結(jié)派的懷疑，并影響公司決策層的信任。3.3秘書與下級部門協(xié)調(diào)工作中易出現(xiàn)的問題及分析3.3.1高高在上秘書是領(lǐng)導(dǎo)與下屬部門的橋梁。秘書的特殊地位使其難以處理與下屬部門的關(guān)系。秘書在發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)和下屬部門之間的協(xié)調(diào)和溝通作用時，應(yīng)注意語言技巧，講究分寸。秘書不僅為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也為下屬服務(wù)。從某種意義上說，秘書的協(xié)調(diào)工作的有效性取決于秘書與下屬之間的和諧關(guān)系，這就是為什么秘書應(yīng)該尋求獲得下屬的信任、理解、合作和支持，而不是成為上級。如果你不能忠于自己的職責，就要遵循標準，多為他人著想，可靠地辦事。如果不能贏得下屬的信任，調(diào)動下屬的積極性，就會導(dǎo)致不利于秘書的工作協(xié)調(diào)，間接不能很好地落實領(lǐng)導(dǎo)的決策。4秘書協(xié)調(diào)工作時的建議秘書協(xié)調(diào)工作的方法有其他所遵循的原則，秘書應(yīng)用這些原則，協(xié)調(diào)工作時也就非常明確。秘書在協(xié)調(diào)工作中必須處理的人與人之前的關(guān)系，尤其包括與上司的關(guān)系、與同事的關(guān)系、與下屬的關(guān)系等。方法因人而異，具體問題具體處理。4.1秘書與上級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)工作的建議4.1.1強化角色意識秘書是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖要求而進行的，與領(lǐng)導(dǎo)工作相契合，使其工作具有輔助的特點。作為一名秘書,我們要認清自己的從屬地位,以服從為基礎(chǔ),積極協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)的工作,以領(lǐng)導(dǎo)工作為核心,而不是以自我為中心。秘書應(yīng)正確認識自己的地位和作用，找準位置，安定下來，加強秘書服務(wù)，有理解的進行執(zhí)行；明確自己的任務(wù)和目標，良好完成工作任務(wù)；明確職責和權(quán)限，妥善處理各方面關(guān)系。秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，無權(quán)代表領(lǐng)導(dǎo)履行職責。秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的有力助手。同時秘書要牢固樹立服務(wù)意識，始終站在助手的位置上，有效的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。要按照黨的領(lǐng)導(dǎo)人的意圖和黨的政治主張行事，不能單獨行事或越權(quán)行事；要有紀律感，記住做事和服務(wù)是你的責任。此外，不允許歪曲領(lǐng)導(dǎo)人，代表領(lǐng)導(dǎo)人行事或濫用權(quán)力謀取私利或濫用權(quán)力的意圖。4.1.2注重換位思考換位思考，即與人與人之間關(guān)系的相互理解，相互交換立場，從對方立場思考，是理解他人、全面而深刻解決問題的方法之一，也是秘書協(xié)調(diào)好工作的好方法之一。在協(xié)調(diào)工作都是人與人之間協(xié)調(diào)，由于每個人的個性以及社會角色的差異，不可避免地要單方面處理問題。如果秘書和客戶沒有看到同樣的問題，或者因為角色或思想水平的不同而大吵一架，他們不應(yīng)該急于否定對方，而應(yīng)該站在不同的立場思考，從對方的立場思考問題，找到溝通的最佳方式。這樣，就更容易相互理解，從而解決矛盾，改善關(guān)系。莫單位小徐畢業(yè)后就從事秘書工作，由于他功底深厚，工作態(tài)度熱情飽滿，辦公室的絕大部分工作都是他一人承擔。小徐便有點以自我為中心，辦事開始我行我素，聽不進他人的勸告。辦公室主任是一個四十多歲的中年人，對他要求非常嚴格，小徐寫好的文章，她經(jīng)常都是全文修改，還常常對小徐工作進行指導(dǎo)。小徐便覺得主任能力不如他，對主任的這種作法感到十分不滿。并多次與主任發(fā)生爭吵,向上級反映要求調(diào)離辦公室工作。漸漸地，小徐發(fā)現(xiàn)主任雖然沒上過正規(guī)院校，但經(jīng)驗豐富，經(jīng)她修改過的文章，更貼近實際，作為上司，對下屬要求嚴格，也是理所應(yīng)當?shù)摹Ｍㄟ^這樣換位思考，小徐漸漸就心平氣和了。經(jīng)常向主任匯報自己的想法，虛心聽取主任的意見。沒過多久，主任便放心的把工作交給小徐了。4.1.3保持距離感秘書在與異性領(lǐng)導(dǎo)，打交道時應(yīng)保持尊重，并保持距離感。尊重和服從異性領(lǐng)導(dǎo)，堅決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決定和決議，迅速做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情。在工作中，我們應(yīng)該把是非作為一種標準。作為一名秘書，我們首先要有常識，有得體的作風，待人友善，樂于助人。從“公心”提出建議，從“誠心”幫助他人。面對異性領(lǐng)導(dǎo)，我們應(yīng)該嚴格保持，距離的溝通，建立平等良好的關(guān)系。不要與異性領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)生私人關(guān)系，不亂傳播信息，嚴格區(qū)分公共事務(wù)和私人事務(wù)。4.2秘書與同事協(xié)調(diào)工作的建議4.2.1相容原則在秘書協(xié)調(diào)工作中，由于性別、性格、年齡和愛好的差異，同事之間會因為一些小細節(jié)而產(chǎn)生一些小的誤解、分歧甚至爭執(zhí)，這是正常的。如果他們競爭激烈，處理不當，就會導(dǎo)致爭端、沖突和受傷，結(jié)果必然是失敗和受傷。在協(xié)調(diào)工作中，秘書有義務(wù)嚴格要求自己，寬大待人，不放縱自己或要求他人。協(xié)調(diào)好工作的質(zhì)量首先取決于你自己的態(tài)度。如果你想與他人建立良好的人際關(guān)系，你必須首先注意你的言行。在說話之前，你必須三思而后行，想好后路。通過這種方式，言行可以確保在工作中發(fā)揮積極作用。給別人留下好印象。此外，我們應(yīng)該深刻理解自己的優(yōu)勢和劣勢，接受他人的意見。為自己設(shè)定高標準，以便更好地與他人打交道。4.2.2善于傾聽在協(xié)調(diào)工作時，要耐心地傾聽他人，尊重說話者的感受和態(tài)度，不僅體現(xiàn)了你的儀態(tài)，也反映了你對他的關(guān)心。當人們生氣、悲傷、或憤怒時，他們都希望有人與自己多溝通，傾聽他們的心聲。在與客戶以及下級部門交溝通時，秘書會應(yīng)當認真傾聽他們的建議，并根據(jù)情況及時處理問題。善于傾聽是秘書工作能力的一個重要方面。作為支持決策的秘書，聽取其他員工的反饋是輔助決策的重要體現(xiàn)。李秘書是一家大公司的經(jīng)理秘書。他的工作最重要一個方面是支持經(jīng)理處理一些重大問題。有天，一位剛與公司建立穩(wěn)定合作關(guān)系的客戶抱怨提供的一臺設(shè)備存在質(zhì)量問題。李秘書便接待了客戶，在與客戶溝通的過程中，他沒有向公司解釋，而是耐心聽取客戶的投訴并認真處理，期間要求技術(shù)工程師耐心回答客戶的問題。最后，發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障是由于客戶在使用設(shè)備時出現(xiàn)故障造成的。李秘書安排技術(shù)人員跟蹤和參觀客戶的公司，并進行進一步的操作培訓。最后，他完美地進一步穩(wěn)定了與客戶的合作關(guān)系。4.2.3互利原則秘書與同事之間的友誼不復(fù)雜，熱情而真誠，開放，不謙虛，但不傲慢地對待同事，這樣同事之間談?wù)撁恳患?，秘書人員可以成為每個人的朋友，并得到同事的支持。秘書應(yīng)與同事保持同等距離。當與同事離得很近時，他們會受到同事的歡迎，反之，會被認為是“小團體”的成員。秘書和各小組也應(yīng)保持同樣的距離溝通，建立同樣良好的關(guān)系。不要散布言論或只是干預(yù)。當你聽到同事對于某一方面發(fā)聲時，不要倉促發(fā)表聲明，也不要用身份將主題帶離，保持所有群體之間的團結(jié)。就人際交往而言，大多數(shù)交流都是互利的，為了保證協(xié)調(diào)工作的順利進行，溝通雙方需要在溝通中取得一定的滿意度?；ダ瓌t還體現(xiàn)在三個方面：第一個方面是物質(zhì)上的互利，即在協(xié)調(diào)工作時，雙方的溝通關(guān)系是以物質(zhì)利益為基礎(chǔ)。因此，主要采用物質(zhì)交換的方式。第二個方面，協(xié)調(diào)工作主要涉及人與人之間的心理關(guān)系即人際關(guān)系，因此精神上的相互幫助是非常重要的，即雙方在交流中相互尊重和理解，以獲得心理上的愉悅和滿足。第三個方面，物質(zhì)和精神上的雙重互利，即在雙方的關(guān)系中，既有物質(zhì)上的互換，也有精神上的交換。4.3秘書與下級部門協(xié)調(diào)工作的建議4.3.1平等原則秘書在與下級部門員工協(xié)調(diào)時，秘書人員應(yīng)明確自己的位置，平易近人。平等對待他人是協(xié)調(diào)好工作先決條件。盡管秘書人員與管理者、同事和群眾的地位不同，但他們的政治地位是平等的，在交流溝通中應(yīng)該平等對待他人。