九、會議組織技能訓(xùn)練

九、會議組織技能訓(xùn)練目的確認(rèn)哪些因素使會議有效或無效

二、確認(rèn)有效組織會議的行為類型和觀念

三、把握如何使會議更有效的技能

會議工作調(diào)查表在這部分，要求你回憶你及組織的其他人如何組織會議，并把結(jié)果記錄在下面兩個項目下：

一、你是如何組織會議的。二、其他人是如何組織會議的。什么緣故致使會議無效一、沒有搞清會議的真正目的

二、使簡單的咨詢題復(fù)雜化

三、連續(xù)時刻太長

四、發(fā)言者過于健談

五、拖延決定和行動]使會議成為有效的因素一、預(yù)先清晰會議的目的

二、與會者做好會議預(yù)備

三、咨詢題、議程和時刻不因情形而變

四、限制集思廣議的范疇是必要的

五、按照要討論的咨詢題限制出席的人數(shù)

六、手頭要把握全部有關(guān)信息

七、把握會議的精髓

八、決策的制定和行動方案的制定要恰如其分有效的會議需要一、群體的溝通

二、提升討論的質(zhì)量

三、為討論提供一個結(jié)構(gòu)性清單

四、建立團(tuán)隊意識組織會議的工作

在許多組織中，會議受挫是件專門一般的事。通常，人們花費許多時刻空談，而不是討論應(yīng)如何做。在會議中，你的角色是變化的。有時你是作為會議的組織者、召集人或會議主席；也有時你作為一個不人主持會議的參加者。然而，不管是哪種情形，你對會議的有效性都負(fù)有責(zé)任，而不應(yīng)白費自己和不人的時刻。治理者經(jīng)常如此指責(zé)會議：1．沒有真正的目標(biāo)。2．使簡單的咨詢題復(fù)雜化。3．連續(xù)的時刻過長。4．發(fā)言者過于健談。5．拖延決定和行動。這些指責(zé)并非沒有道理。如果我們能考慮以下幾個方面，會議是能取得成功的。1．預(yù)先弄清會議的目的。2．與會者事先作好會議預(yù)備。3．議題、議程和時刻不因情形而變。4．有必要對"集思廣議"給予一定的限制。5．按照要討論的咨詢題對與會人員做一定的限制。6．與會者手上要把握全部有關(guān)信息。7．把握會議的精髓。8．決策和行動方案的制定要恰如其分。要使會議變得有效，應(yīng)注意：1．群體的溝通。2．提升討論的質(zhì)量。3．為討論提供一個結(jié)構(gòu)性的清單。4．建立團(tuán)隊意識。會議工作評判表

這部分訓(xùn)練的目的在于給你一個評判的機會，即依據(jù)你所參加有效會議的體會，考慮哪些因素致使會議有效，而又有哪些因素致使會議無效。同時，你還要按照你作為一個會議的組織者、主持者或會議主席時，對會議所起的作用，或是僅僅作為一個參加者時對會議所做的奉獻(xiàn)。在這張表的第一部分，你需要評判兩個會議，一個是你認(rèn)為有效的，一個是無效的。你要考慮兩類咨詢題，一類是什么因素阻礙了這兩個會議有效或無效，第二類是在這兩次會議中，你和其他的人對會議的有效或無效扮演了什么樣的角色。在這張表的第二部分，你要與小組的其他成員分享你在會議工作中的體會和感受。第一部分獨立地考慮并完成表中的每個項目，并寫下你的分析結(jié)果。你所寫的應(yīng)當(dāng)是真實可信的，而且也是在第二部分討論中期望與你同伴所分享的。1．回憶你最近所參加的會議，選擇一個你認(rèn)為是有效的會議。在評判表中第一欄，簡要描述該會議的目的。2．在評判表的第二欄中，你要列出你覺得致使會議成功的因素。3．在評判表的第三欄中，你簡要描述為使該會議成功，你和你的同事做了哪些奉獻(xiàn)。4．在評判表的第四欄中，描述該會議的結(jié)果。這一結(jié)果可能是一項決策、解決爭議或開始一個行動等。

5．現(xiàn)在你回憶一個專門不成功的會議。在評判表第一欄中簡要描述你或其他人所確認(rèn)的會議目的。6．在評判表的第二欄中，列舉出你認(rèn)為致使會議無效的因素。7．在評判表的第三欄中，講講你和你的同事在這一不成功的會議中所做的奉獻(xiàn)。8．在評判的最后一欄里，記述會議的結(jié)果（如果有的話）。有效會議評判表

會議的目的：

致使會議成功的因素：

你和你的同事在使會議成功中所做的奉獻(xiàn)：

會議的要緊結(jié)果：

其他想講明的咨詢題：無效會議評判表

會議的目的：

致使會議成功的因素：你和你的同事在使會議成功中所做的奉獻(xiàn)：

會議的要緊結(jié)果：其他想講明的咨詢題：第二部分按照下面的要求進(jìn)行小組討論，與你的同伴分享你認(rèn)為有確實按照的信息。翻閱評判表第二欄，看看所列出的阻礙因素，關(guān)于有效會議和無效會議哪些因素是相同的。把它們寫下來，并按照你的體會補充你認(rèn)為應(yīng)包括而在評判表中沒有列出的因素。二、翻閱評判表第三欄，列出在有效會議和無效會議中有奉獻(xiàn)的行為和態(tài)度類型。并按照你的體會補充你認(rèn)為致使會議有效或無效的行為和態(tài)度。三、考慮第四欄（會議的結(jié)果），哪些結(jié)果象預(yù)期的那樣獲得成功，或者用其他的方法更好些？如何組織會議工作

下面這些要點會關(guān)心你主持的會議更為有效。一、會前預(yù)備1．確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議預(yù)備解決的咨詢題更有效地獲得解決？2．確定會議的目的。你試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會議預(yù)備做出什么樣的決定？預(yù)備取得什么的行動方案？3．預(yù)備議事日程。列出與會議目的有關(guān)的項目。依重要程度進(jìn)行項目排序。把有關(guān)項目歸并為一組。限定每個項目的商量時刻。4．收集所有與會議所議項目有關(guān)的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。5．會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。6．按照要討論的咨詢題限定與會人員。7．在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大伙兒。二、會議期間操縱1．?dāng)⑹鰰h的目的。2．核對并記錄與會者。3．按照議事日程順序提出每個項目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會者的意見。4．給每一個人表述自己意見的機會。5．操縱討論過程。如果發(fā)生與論題無關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時引導(dǎo)到議題本身。6．如果討論變得復(fù)雜，顯現(xiàn)各種不同的見解時，你要按照自己的明白得將各種觀點加以概括。7．堅持預(yù)定的時刻，不要拖延。8．在每個項目討論終止后加以概括，以便決策或達(dá)成結(jié)論。9．在會議終止時，對已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論，能夠推遲到下一次會議。10．確定下次會議的議題和時刻。三、會后工作1．在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動的責(zé)任人姓名、時刻及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會議的日期和時刻。2．按照會議，對執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。如何參加會議

下面這些要點能關(guān)心你更有效地參加他人主持的會議。一、會前預(yù)備1．閱讀議事日程和有關(guān)材料，確切把握會議的目的，確認(rèn)所列項目中哪些項目與自己有關(guān)。2．按照確認(rèn)的項目考慮自己應(yīng)持什么觀點，態(tài)度和如何表達(dá)。3．?dāng)y帶所有有關(guān)材料參加會議。二、會議期間1．注意傾聽，保持安靜。僅當(dāng)需要發(fā)表自己見解或被征詢意見的時候，進(jìn)行簡潔明確的發(fā)言。不要隨意參加與自己無關(guān)項目的討論。2．對涉及你工作的決策、行動打算做記錄。四、會后1．閱讀備忘錄或會議記錄，注意那些與你有關(guān)的決策和行動打算。2．記下與你