XXX年某某企業(yè)秘書(shū)手冊(cè)

XXX年某某企業(yè)秘書(shū)手冊(cè)秘書(shū)手冊(cè)（試講稿）聯(lián)想電腦公司企劃部秘書(shū)處目錄前言…………………3秘書(shū)必備的素養(yǎng)……………4秘書(shū)的重要職業(yè)技能………5第一部分日常事務(wù)處理…………………5、、郵件、文件治理、名片第二部分日程安排………7總體日程安排…………………7出差日程安排…………………8會(huì)議安排………13媒體采訪(fǎng)………18大型活動(dòng)………21突發(fā)來(lái)訪(fǎng)接待…………………24第三部分溝通與和諧……25內(nèi)部溝通………25外部溝通………25秘書(shū)應(yīng)具備的禮儀……………26秘書(shū)禮儀素養(yǎng)的培養(yǎng)…………27第四部分文字支持………27第五部分會(huì)議支持………30前言在許多人眼里，秘書(shū)仍是一種即讓人熟悉又不被人了解的職業(yè)。秘書(shū)的輔助和參謀作用在該職業(yè)特點(diǎn)中最具代表性，他們是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，是領(lǐng)導(dǎo)與公司上下保持溝通的橋梁，為此，他們必須全心全意并準(zhǔn)確無(wú)誤地提供支持與服務(wù)，從而表達(dá)出其自身價(jià)值。優(yōu)秀的秘書(shū)會(huì)使人想到干練、精明、繁忙的處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時(shí)彬彬有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的模樣……不管如何，秘書(shū)那個(gè)詞會(huì)讓許多正預(yù)備從事那個(gè)職業(yè)的人們有著太多的想像。然而,秘書(shū)的工作到包括哪些，在秘書(shū)的工作背后還有些什么，這是被專(zhuān)門(mén)多人忽略的。在聯(lián)想，秘書(shū)及行政助理、部門(mén)文員是一只龐大的隊(duì)伍，在聯(lián)想的大環(huán)境下，大伙兒各就各位地支撐著許多日常紛雜事項(xiàng)的處理。在領(lǐng)導(dǎo)處理每一項(xiàng)工作的時(shí)侯，我們會(huì)隨時(shí)身處其中，自然而然成為此件情況的某一環(huán)節(jié)，而不可或缺，有時(shí)我們需要扮演更多角色，，以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)需要。別看差不多上秘書(shū)，但由于所服務(wù)的對(duì)象不同,各部門(mén)性質(zhì)不同,其所進(jìn)行的工作任務(wù)也必定存在著專(zhuān)門(mén)大差異，但由于秘書(shū)工作是以服務(wù)為其全然性質(zhì)，這在共性的查找上為我們提供了依據(jù)。事實(shí)上有專(zhuān)門(mén)多相似的工作不同之處只是因?yàn)槭录喞系牟顒e，本質(zhì)上差不多上能夠歸于一類(lèi)的。不管什么時(shí)候，慎重認(rèn)確實(shí)工作態(tài)度是秘書(shū)們不遺不棄的職業(yè)操守，而現(xiàn)代秘書(shū)的職業(yè)要求在尊奉這一理念的基礎(chǔ)上更要加強(qiáng)這一能力的綜合運(yùn)用和發(fā)揮。因此，什么是一個(gè)杰出地秘書(shū)的該具備的職業(yè)素養(yǎng)，什么樣的秘書(shū)會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，在聯(lián)想,不同崗位的秘書(shū)在提高工作效率的呼聲下又該做什么呢？這些是我們一直以來(lái)需要探究的問(wèn)題，也確實(shí)是這此些思想火花碰撞出我們最初編寫(xiě)本手冊(cè)的方法。我們--作為企劃部秘書(shū)處的秘書(shū)，在長(zhǎng)期的工作之中，在領(lǐng)導(dǎo)日常所給的關(guān)心中以及自身在各項(xiàng)工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨聿檎业搅艘恍┻m用的工作方法，積存了一些工作體會(huì)和技巧，在處理許多類(lèi)似情形時(shí)形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點(diǎn)滴一一收集，在通過(guò)了反復(fù)總結(jié)和提練、否定和借鑒的過(guò)程后，已將其做成了本部門(mén)工作的一種標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)成了在方法和流程上的統(tǒng)一。我們相信，在我們自己的不懈努力和對(duì)秘書(shū)工作的熱愛(ài)之下;為聯(lián)想,為我們的事業(yè)以后的進(jìn)展進(jìn)行一番奮斗后,我們定會(huì)做出成績(jī).我們迫切地相想早日讓這本小冊(cè)子與大伙兒見(jiàn)面，期望它能為同行們的工作中提供方便快捷的參考之用，同時(shí)我們專(zhuān)門(mén)情愿將這些體會(huì)和技巧共享出來(lái)和大伙兒一起探討，也期望能利用如此一個(gè)機(jī)會(huì)使我們的工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家的指點(diǎn)，以發(fā)覺(jué)問(wèn)題，補(bǔ)已之短。秘書(shū)手冊(cè)適用于公司各部秘書(shū)及行政人員，致力于給予任何一個(gè)聯(lián)想人關(guān)于行政方面的指導(dǎo)。手冊(cè)編寫(xiě)工作是由企劃部秘書(shū)處完成的，在此其間我們得到了來(lái)自部門(mén)同仁及上下各部門(mén)的相關(guān)人員的大力支持，在此，我們深表謝意，關(guān)于本手冊(cè)所收集的內(nèi)容，由于水平有限，不妥之處請(qǐng)及時(shí)向我們提出，我們熱忱希望著您的意見(jiàn)。這本手冊(cè)隨著工作需要我們還將不斷補(bǔ)充完善，使手冊(cè)真正能夠成為一部聯(lián)想秘書(shū)的行為指南，為您服務(wù)，為你所用。第一章秘書(shū)必備的素養(yǎng)一、職業(yè)化秘書(shū)的標(biāo)準(zhǔn):敬業(yè)精神 正直--公平，堅(jiān)持既定政策和原則表率作用 誠(chéng)實(shí)--實(shí)事求是領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范 敬業(yè)--以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn)業(yè)務(wù)能力 守信--不失約、不違約、不食言、不泄密指揮與操縱能力 勤奮--努力工作，不斷學(xué)習(xí)合作精神 有序--利落，有條不齋學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力 高效--追求效率和效益知人善任的能力 可靠--按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時(shí)對(duì)待意見(jiàn)與批判 大局觀(guān) 二、秘書(shū)的職業(yè)態(tài)度主動(dòng)性（Initiative)適應(yīng)性(Flexibility)團(tuán)隊(duì)精神(Teamwork)尊重他人(RespectforPeople)創(chuàng)新精神(Creativity)堅(jiān)持原則(UncompromisingIntegrity)服務(wù)與奉獻(xiàn)(Service&Contribution)認(rèn)同與分享(Sharing)雙贏(yíng)與相互依存(Win-win&Interdependence)溫柔的心和自省第二章秘書(shū)的重要職業(yè)技能第一部分：日常事務(wù)處理一、撥打/接聽(tīng)的程序和技巧打前的預(yù)備預(yù)備好記錄本和筆把要與對(duì)方說(shuō)明的情況、內(nèi)容的順序簡(jiǎn)單列在記事本上，并逐一核對(duì)無(wú)遺漏。預(yù)備好通話(huà)時(shí)需要的文件資料。查閱對(duì)方號(hào)碼，確認(rèn)無(wú)誤，開(kāi)始撥打。正式撥打：撥通后，確認(rèn)對(duì)方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說(shuō)：“你好！我是聯(lián)想電腦公司**部**?！比缧枧c有關(guān)人員通話(huà)，應(yīng)有禮貌地請(qǐng)對(duì)方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。如告知對(duì)方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動(dòng)提醒對(duì)方做好記錄逐一將情況說(shuō)明，注意語(yǔ)言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確；通話(huà)終止后，確認(rèn)對(duì)方已放下話(huà)筒，然后放。3、接聽(tīng)3聲鈴響內(nèi)將接起，平和有禮貌的：“你好！我是**部**?！迸卸╓HO，分以下幾種情形：來(lái)電人員總經(jīng)理可接時(shí)總經(jīng)理不在時(shí)內(nèi)部直截了當(dāng)上級(jí)及平級(jí)直截了當(dāng)轉(zhuǎn)入記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級(jí)，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。直截了當(dāng)下屬問(wèn)清情況梗概，轉(zhuǎn)接時(shí)向總經(jīng)理說(shuō)明梗概后轉(zhuǎn)入問(wèn)清梗概，如不緊急，記錄下來(lái)轉(zhuǎn)告總經(jīng)理如情況緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系方法。一般職員問(wèn)清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其他可視情形處理外部重要且緊密問(wèn)清概要，向總經(jīng)理說(shuō)明后，然后轉(zhuǎn)入記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級(jí)，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。重要但不緊密問(wèn)清概要，向總經(jīng)理說(shuō)明后，依總經(jīng)理指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入記錄留言，向總經(jīng)理匯報(bào)。不重要且不緊密問(wèn)清概要，酌情處理若通話(huà)內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清晰的地點(diǎn)，最后應(yīng)當(dāng)將要點(diǎn)重復(fù)一便，以免遺漏或有偏差。通話(huà)終止后，確認(rèn)對(duì)方已放下話(huà)筒，然后放。通話(huà)技巧：日常禮貌用語(yǔ)：詢(xún)問(wèn)對(duì)方時(shí)，可用：“請(qǐng)問(wèn)您哪里？”、“請(qǐng)問(wèn)您如何稱(chēng)呼？”“請(qǐng)問(wèn)有什么事？”等對(duì)總經(jīng)理直截了當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達(dá)到聞其聲知其人，并及時(shí)予以轉(zhuǎn)接。如對(duì)方有事需要你傳達(dá)，必要時(shí)需將對(duì)方姓名、單位、號(hào)碼以及需要傳達(dá)的事再重復(fù)一遍，以便必要時(shí)再與對(duì)方聯(lián)系。如不能把握總經(jīng)理是否要和對(duì)方通話(huà)的情形下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”，可說(shuō)“請(qǐng)您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請(qǐng)示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。如遇總經(jīng)理不愿接聽(tīng)對(duì)方，則可用委婉的語(yǔ)氣：“實(shí)在抱歉，**總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見(jiàn)到他時(shí)再給您回個(gè)；假如您方便的話(huà)，能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您的情況？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。在明白身份但不告知事由的情形下，如方便可詢(xún)問(wèn)總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接；也可詢(xún)問(wèn)對(duì)方是公事依舊私事，如是公事可讓對(duì)方知曉，將事由告知自己也可達(dá)到目的。在對(duì)方不肯告知身份及事由的情形下，經(jīng)反復(fù)詢(xún)問(wèn)后未果，可委婉終止通話(huà)。假如對(duì)方喋喋不休，廢話(huà)連篇，能夠說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)您還有別的事嗎？”或“對(duì)不起，我還有急事要辦”等終止通話(huà)。如一個(gè)未完又來(lái)一個(gè)，應(yīng)視內(nèi)容和對(duì)方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時(shí)禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對(duì)方，稍侯打過(guò)去。整理留言，在總經(jīng)理回來(lái)后匯報(bào)相關(guān)信息。二、將分類(lèi)：需要總經(jīng)理本人批閱的，依照總經(jīng)理授意處理由秘書(shū)來(lái)待為處理的：A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人由秘書(shū)本人回復(fù)使用電腦公司標(biāo)準(zhǔn)CI格式遵守公文寫(xiě)作規(guī)范保密文件需要時(shí)，應(yīng)先與對(duì)方聯(lián)系，發(fā)送到指定機(jī)上，發(fā)送后再與對(duì)方確認(rèn)。需請(qǐng)對(duì)方協(xié)助抄送時(shí)，務(wù)必在文件正文前加以說(shuō)明，列明抄送范疇務(wù)必在件首頁(yè)上標(biāo)明總頁(yè)碼，并在每一頁(yè)文件上標(biāo)注頁(yè)碼。必要的分類(lèi)存檔三、郵件依照郵件類(lèi)型（如急閱件、待處理件、須知通知、一樣通知、報(bào)表、報(bào)告/總結(jié)、新聞/通報(bào)、私人郵件等等）或按具體項(xiàng)目設(shè)置子文件夾。將收件箱中的郵件過(guò)濾，刪除不必要的郵件，然后分如下：需要總經(jīng)理本人批閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分依照總經(jīng)理授意回復(fù)郵件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時(shí)刻內(nèi)處理相關(guān)事宜。以總經(jīng)理名義回復(fù)時(shí)，要在語(yǔ)氣上予以注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出；以秘書(shū)名義發(fā)送時(shí)，要說(shuō)明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。由秘書(shū)來(lái)待為處理的：A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人;B、由秘書(shū)本人回復(fù)如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對(duì)方未能及時(shí)查看，需說(shuō)明。需要總經(jīng)理批閱、批改的郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá)；重要郵件及時(shí)進(jìn)行存檔四、文件治理（參看集團(tuán)《秘書(shū)手冊(cè)》第33-36頁(yè)）（附文件處理流程）閱讀文件，判定是否應(yīng)由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清晰、完整。對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫(xiě)明文件摘要（必要背景資料、審批原由），便于總經(jīng)理按總經(jīng)理批改意見(jiàn)復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件治理規(guī)定），必要的情況進(jìn)行追蹤，反饋結(jié)果。必要文件進(jìn)行存檔。注：、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)及時(shí)譯出五、名片分類(lèi)：可依照總經(jīng)理業(yè)務(wù)情形分類(lèi)，如公司類(lèi)型、客戶(hù)類(lèi)型、地域等；存放：名片盒錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時(shí)刻）應(yīng)預(yù)備一名片夾，存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時(shí)方便快捷。第二部分日程安排操縱日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作?！叭粘贪才拧笔侵笗r(shí)刻排定的領(lǐng)導(dǎo)工作打算，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時(shí)刻治理藝術(shù)的集中表達(dá)。秘書(shū)的職責(zé)是當(dāng)好“總管”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的預(yù)備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會(huì)議安排、媒體采訪(fǎng)、大型活動(dòng)和突發(fā)來(lái)訪(fǎng)六部分加以詳細(xì)說(shuō)明并提供文字模版，期望能給大伙兒的工作提供參考。日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種表達(dá)，而規(guī)劃、安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書(shū)的一項(xiàng)差不多工作。這項(xiàng)工作看似簡(jiǎn)單，但卻十分重要，它是秘書(shū)輔助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理的日程，意味著秘書(shū)將和總經(jīng)理一起進(jìn)行有序的工作。作為秘書(shū)一定要細(xì)心觀(guān)看領(lǐng)導(dǎo)的工作適應(yīng)和做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法，主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。在沒(méi)有達(dá)成默契的情形下，最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通，準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求，并對(duì)可能會(huì)遇到的一些情形的處理原則達(dá)成共識(shí)，為日后工作的順利開(kāi)展做鋪墊。此外，勤于摸索，多做總結(jié)關(guān)于秘書(shū)日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的體會(huì)、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，經(jīng)常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長(zhǎng)這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn)，同時(shí)也對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用?？傮w日程安排領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作，即事先有打算的相對(duì)固定的工作（如會(huì)議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時(shí)安排的情況）兩類(lèi)。而秘書(shū)的通常做法是將有打算的情況預(yù)先填入擬好的日程表中，同時(shí)細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。（一）總體原則：了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息適應(yīng)、軀體狀況，-優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀(guān)看總經(jīng)理的工作適應(yīng)與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍；-了解公司業(yè)務(wù)進(jìn)展情形，專(zhuān)門(mén)是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進(jìn)展情形，留意近期的工作興奮點(diǎn)；對(duì)打算內(nèi)情況預(yù)先寫(xiě)入日程；及時(shí)整理日程表，以免安排沖突；明確情況的優(yōu)先級(jí)，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情形的處理原則達(dá)成共識(shí)，以利工作開(kāi)展；注意日程安排的時(shí)刻松緊，適當(dāng)安排；（二）體會(huì)與技巧周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過(guò)多的事務(wù)；在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)刻，防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)刻沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時(shí)刻；同時(shí)預(yù)留時(shí)刻處理日常事務(wù)；依照總經(jīng)理適應(yīng)留出適當(dāng)固定時(shí)刻閱讀報(bào)刊資料及其他信息；關(guān)于總經(jīng)理的各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提醒已定下來(lái)的安排，防止沖突；每日安排相對(duì)固定時(shí)刻與總經(jīng)理核對(duì)日程，保證秘書(shū)與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理的同意下針對(duì)其工作適應(yīng)和時(shí)刻對(duì)各種預(yù)約酌情處理；操縱約會(huì)時(shí)刻，適時(shí)打斷，防止拖延，以免阻礙下面的日程；把握近期要回避的人物；月/周打算安排模版可使用NOTES日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可；也可按照總經(jīng)理適應(yīng)，自行制作日程表；二、出差日程安排做為秘書(shū)，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項(xiàng)工作，同時(shí)也是需要更加細(xì)致的一項(xiàng)工作。通過(guò)秘書(shū)的打算，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿(mǎn)，這是秘書(shū)工作的目標(biāo)，也是工作價(jià)值的一個(gè)表達(dá)。（一）國(guó)內(nèi)出差出差前：確定出差目的和日期；確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時(shí)刻、接待人員等信息。）確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選擇總經(jīng)理適應(yīng)的酒店、熟悉酒店的、等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式）；完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)刻、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等）（見(jiàn)范例）。依照總經(jīng)理的適應(yīng)，預(yù)備出差用物品（見(jiàn)物品攜帶表）。擬寫(xiě)授權(quán)書(shū)并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門(mén)及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）。（見(jiàn)范例）出差中在第一時(shí)刻把握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。依照總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及GM關(guān)懷的業(yè)務(wù)進(jìn)展情形；配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時(shí)把握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。依照情形及時(shí)與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時(shí)調(diào)整日程安排；出差后及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘），依照需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)；跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二）國(guó)外出差出差國(guó)外與國(guó)內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要專(zhuān)門(mén)提醒您注意以下幾點(diǎn)：依照公司最新業(yè)務(wù)情形預(yù)備PRESETATION（中/英文），與對(duì)方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時(shí)預(yù)備彩色打印膠片和打印稿。機(jī)票購(gòu)買(mǎi)時(shí)注意幸免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長(zhǎng)途飛行選擇好的機(jī)型；注意預(yù)備好各種證件及邀請(qǐng)函，并提醒總經(jīng)理攜帶；依照客人的級(jí)別和國(guó)家風(fēng)俗適應(yīng)預(yù)備禮物；預(yù)備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國(guó)家風(fēng)情資料；確認(rèn)對(duì)方依舊我方提供翻譯服務(wù)；回國(guó)后向邀請(qǐng)方致謝。（三）陪同出差陪同總經(jīng)理出差無(wú)疑對(duì)秘書(shū)的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項(xiàng)外，在出差過(guò)程中，要求秘書(shū)注意以下事項(xiàng)：登機(jī)前，為總經(jīng)理辦理機(jī)場(chǎng)建設(shè)費(fèi)購(gòu)買(mǎi)、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確認(rèn)接車(chē)人；到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號(hào)碼及，并將秘書(shū)房號(hào)及時(shí)告知總經(jīng)理；每日及時(shí)核對(duì)本日及翌日的日程安排；提早設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐；依照當(dāng)天的日程安排落實(shí)車(chē)輛；及時(shí)提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)安排；攜帶總經(jīng)理名片、必要的會(huì)議資料（報(bào)告稿件、會(huì)面?zhèn)渫?、采訪(fǎng)提綱）；注意建立各種客戶(hù)關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；出差返回后將總經(jīng)理與客戶(hù)溝通的事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟蹤，并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、資料整理。附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt（儲(chǔ)存在桌面）、ppt備份軟盤(pán)2張往返機(jī)票（將保險(xiǎn)費(fèi)保留在秘書(shū)手中）書(shū)面講話(huà)稿及素材2份活動(dòng)或會(huì)議等背景材料出訪(fǎng)地聯(lián)系人通訊錄預(yù)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*預(yù)備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品附件二：授權(quán)書(shū)模版文件編號(hào)OURREF.：LCS-DTB·60023-99發(fā)文日期DATE：2000.6.14文件類(lèi)別CATEGORY:通知擬文人FROM:審核VERIFIED://批準(zhǔn)APPROVED:收文人TO：全體人員收文部門(mén)TO(DEPT.):臺(tái)式電腦事業(yè)部、筆記本領(lǐng)業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送CC:總裁室、企劃部秘書(shū)處、財(cái)務(wù)附件ATTACHMENT://FORMCHECKBOX傳閱FORMCHECKBOX閱后存檔FORMCHECKBOX保密保密期限CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERMFORMCHECKBOX其他OTHERS//FORMCHECKBOX頁(yè)數(shù)NO.OFPAGES1授權(quán)通知電腦公司副總裁在2000年6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺(tái)式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營(yíng)治理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理，臺(tái)式電腦事業(yè)部其他相關(guān)財(cái)務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理，除臺(tái)式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財(cái)務(wù)簽字及文件審批托付副總裁處理。特此通知2000.6.14附件三：國(guó)內(nèi)出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（4月25-27日）時(shí)刻日程地點(diǎn)備注4月25日17：25北京—深圳CA1305機(jī)場(chǎng)接機(jī)人：1360―――入住新世紀(jì)酒店該車(chē)在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利會(huì)面及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、鄧秉覺(jué)聯(lián)想：、議題：嘉利最新情形通報(bào)對(duì)方聯(lián)系人：鄧秉覺(jué)1390299751413：20動(dòng)身前往EMCoffice、陪同前往14：00EMC會(huì)面深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍骸?、、、EMC參加人：總經(jīng)理余昭信 副總經(jīng)理陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊 技術(shù)處協(xié)理郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理張濱會(huì)面安排：14:00~15:00 雙方公司介紹交流15:00~16:00 參觀(guān)工廠(chǎng)16:00~17:00產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及以后業(yè)務(wù)合作磋商17：20返回新世紀(jì)，梁青陪同18：00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國(guó)國(guó)家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員聯(lián)想：、4月27日14：00東莞金和涂料會(huì)面深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經(jīng)理董合枝生產(chǎn)經(jīng)理董博霖嘉利廠(chǎng)參加人：采購(gòu)部主管黃寶球工程總監(jiān)鄧秉覺(jué)聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、、議程安排：14：00-14：05雙方介紹14：05-14：25金和介紹（工廠(chǎng)歷史、油漆種類(lèi)、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、進(jìn)展趨勢(shì)等）14：25-14：55雙方討論14：55-15：25參觀(guān)金和新廠(chǎng)15：35瑞和塑膠五金電子廠(chǎng)深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：35-15：40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹15：40-16：10參觀(guān)瑞和工廠(chǎng)16：10-16：25機(jī)動(dòng)16：25前往機(jī)場(chǎng)，車(chē)程約30分鐘17：40CA1303深圳—北京安排接機(jī)隨行及重要聯(lián)系：附件四：國(guó)外出差日程安排表執(zhí)行副總經(jīng)理訪(fǎng)問(wèn)漢城行程表（99年7月14日至17日）訪(fǎng)問(wèn)時(shí)刻要緊活動(dòng)地點(diǎn)備注7月14日17：50——20：4021：00——21：30北京——漢城到達(dá)酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐悖琇G商事提供一部手機(jī)在漢城期間使用，號(hào)碼為：0192335098KIMPOAirportHolidayinnSeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在機(jī)場(chǎng)左邊出口舉牌接(Tel:0193367896)下榻處:HolidayinSeoul(佳樂(lè))Tel:82—02—7179441Fax:82—02—71594417月15日8：00——9：009：00——12：3012：30——13：2013：20——14：4014：40——16：4016：40——18：00與LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park共進(jìn)早餐及會(huì)談前往LG位于龜尾的LCD廠(chǎng)與LGLCD負(fù)責(zé)人午餐參觀(guān)及會(huì)談（陪同及參加者:LGLCD廠(chǎng)總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、J.S.Park）前往LG電子位于平澤的CDROM廠(chǎng)參觀(guān)及會(huì)談（陪同及參加者：LG電子Mr.M.H.Park/Sr.DirectorMr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park）HolidayinnSeoulorLGTwinTowers龜尾路程：3小時(shí)中餐主持人:Mr.K.S.Park路程：3小時(shí)主持人:Mr.M.H.Park訪(fǎng)問(wèn)時(shí)刻要緊活動(dòng)地點(diǎn)備注7月15日18：00——19：3019：30——21：00與LG電子人員共進(jìn)晚餐回酒店平澤7月16日8：00——9：209：30——10：0010：30——10：5010：50——11：2011：20——11：5011：50——13：0013：00——14：00自酒店前往三星電子LCD工廠(chǎng)所在地高層領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)面（LCDMarketingW.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹針對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行會(huì)談參觀(guān)與會(huì)者共進(jìn)午餐乘車(chē)前往LG總部七星（Kiheung）聯(lián)絡(luò)人：Mr.J.Y.ParkTel:82—02—750731314：30——17：0017：00——17：3019：00——21：00會(huì)談（參加者：LG商事D.H.Kang/V.PresidentLG電子M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息與LG商事人員共進(jìn)晚餐（D.H.Kang/V.President、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG總部HolidayinnSeoul聯(lián)絡(luò)人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr.D.H.Kang訪(fǎng)問(wèn)時(shí)刻要緊活動(dòng)地點(diǎn)備注7月17日10：00——18：0018：00——19：0021：40——22：40參觀(guān)韓國(guó)電子市場(chǎng)/漢都市區(qū)及近郊觀(guān)光游玩酒店結(jié)帳、乘車(chē)前往金浦機(jī)場(chǎng)漢城——北京漢都市區(qū)及近郊陪同人：導(dǎo)游、LG商事Mr.J.S.Park（17日為韓國(guó)國(guó)慶日）自酒店到機(jī)場(chǎng)約40分鐘路程三、會(huì)議安排召開(kāi)和參加會(huì)議是總經(jīng)理的要緊工作方式之一。組織會(huì)議和處理與會(huì)議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為秘書(shū)的經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。會(huì)務(wù)工作是秘書(shū)組織工作能力的綜合表達(dá)，它將多種紛雜事務(wù)聚攏一身。保證會(huì)議順利的舉行，需要多方面的預(yù)備工作。這就需要秘書(shū)是八面玲瓏的天才，同時(shí)善用平常培養(yǎng)出的細(xì)心與責(zé)任心，沉著應(yīng)對(duì)，以不變應(yīng)萬(wàn)變！以下分內(nèi)部會(huì)議與外部會(huì)議分別介紹。（一）內(nèi)部會(huì)議安排總經(jīng)理主持的會(huì)議終止修改下發(fā)整理會(huì)議記錄/紀(jì)要會(huì)中服務(wù)會(huì)前預(yù)備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會(huì)議室、落實(shí)參會(huì)人員擬訂會(huì)議通知（注意文件格式）確定會(huì)議目的、參會(huì)人員、時(shí)刻、議程終止修改下發(fā)整理會(huì)議記錄/紀(jì)要會(huì)中服務(wù)會(huì)前預(yù)備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會(huì)議室、落實(shí)參會(huì)人員擬訂會(huì)議通知（注意文件格式）確定會(huì)議目的、參會(huì)人員、時(shí)刻、議程開(kāi)始審批審批審批N審批NYYNY注意事項(xiàng)：會(huì)前與GM及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參加人；綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)刻；下發(fā)會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人是否已收到通知，對(duì)專(zhuān)門(mén)重要的參會(huì)人，可通過(guò)確認(rèn)；會(huì)中協(xié)助放映PPT，并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情形，隨機(jī)應(yīng)變；對(duì)會(huì)中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤，并反饋給GM；總經(jīng)理參加的會(huì)議開(kāi)始接收通知回復(fù)或改請(qǐng)終止會(huì)后材料整理工作跟進(jìn)反饋總經(jīng)理參會(huì)會(huì)前提醒會(huì)前協(xié)助預(yù)備回復(fù)邀請(qǐng)部門(mén)并預(yù)備材料確認(rèn)時(shí)刻開(kāi)始接收通知回復(fù)或改請(qǐng)終止會(huì)后材料整理工作跟進(jìn)反饋總經(jīng)理參會(huì)會(huì)前提醒會(huì)前協(xié)助預(yù)備回復(fù)邀請(qǐng)部門(mén)并預(yù)備材料確認(rèn)時(shí)刻判定與總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否有關(guān)判定與總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否有關(guān)NY與對(duì)方確認(rèn)后另行安排與對(duì)方確認(rèn)后另行安排時(shí)刻沖突請(qǐng)示總經(jīng)理請(qǐng)示總經(jīng)理是否參加NY注意：把握前往會(huì)議地點(diǎn)動(dòng)身時(shí)刻的安排。（二）外部會(huì)面安排總經(jīng)理主持的外部會(huì)面同意會(huì)面要求 NO 婉拒或該請(qǐng)他人注意：講明緣故，以免對(duì)方誤解注意：在收到會(huì)面要求時(shí)，經(jīng)與部門(mén)相關(guān)負(fù)責(zé)人及GM商討決定，同時(shí)提供背景材料以供GM做出判定Y與對(duì)方確認(rèn)時(shí)刻、地點(diǎn)、人員、議程，并落實(shí)我方人員、地點(diǎn)擬定meetingagenda,ppt 修改（中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)回憶）發(fā)會(huì)議通知，并落實(shí)參會(huì)人員會(huì)前預(yù)備工作 會(huì)中服務(wù)會(huì)中達(dá)成共識(shí)的跟蹤反饋終止注意事項(xiàng)：綜合考慮各種因素，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室；注意預(yù)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；會(huì)前與對(duì)方溝通是否需預(yù)備翻譯，如需要，提早確認(rèn)；依照來(lái)訪(fǎng)公司的適應(yīng)及來(lái)訪(fǎng)者的級(jí)別預(yù)備禮物；在與來(lái)訪(fǎng)公司溝通中確認(rèn)是否需安排車(chē)輛接送，如需要注意把握接送時(shí)刻，并通知對(duì)方確切的會(huì)面時(shí)刻及地點(diǎn)；考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提早預(yù)備；如需安排參觀(guān)，提早與行政后勤部聯(lián)系，填寫(xiě)參觀(guān)申請(qǐng)，安排參觀(guān)陪同人；會(huì)前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜；在會(huì)前擬制meetingagenda（見(jiàn)模版）在制作PPT時(shí)依照各部門(mén)情形、來(lái)訪(fǎng)者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容的及時(shí)更新，并依照來(lái)訪(fǎng)者需求制作中/英文；--初次會(huì)面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情形及業(yè)務(wù)情形介紹；--再次會(huì)面應(yīng)注意：有針對(duì)性的業(yè)務(wù)回憶（可請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提供資料）。幫總經(jīng)理預(yù)備名片，并提醒會(huì)面時(shí)攜帶；提早30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對(duì)待客人謙和有禮的態(tài)度；提醒總經(jīng)理參會(huì)，在GM同意后陪同參會(huì)，參會(huì)中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情形，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理各種情形；會(huì)面終止后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備；總經(jīng)理參加的外部會(huì)面總經(jīng)理參加其他部門(mén)組織、主持的會(huì)面，秘書(shū)的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專(zhuān)業(yè)的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點(diǎn)：開(kāi)始開(kāi)始征詢(xún)GM是否參會(huì)征詢(xún)GM是否參會(huì)婉拒并請(qǐng)對(duì)方改請(qǐng)接到參會(huì)邀請(qǐng)婉拒并請(qǐng)對(duì)方改請(qǐng)接到參會(huì)邀請(qǐng)NY回復(fù)對(duì)方參會(huì)，并回復(fù)對(duì)方參會(huì)，并寫(xiě)入日程表關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織情形，并適時(shí)提出關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織情形，并適時(shí)提出建議在會(huì)面前給GM提供背景材料在會(huì)面前給GM提供背景材料提醒GM參會(huì)提醒GM參會(huì)總經(jīng)理參會(huì)總經(jīng)理參會(huì)終止終止注意事項(xiàng)：會(huì)前為總經(jīng)理預(yù)備詳細(xì)的背景材料；會(huì)前了解會(huì)議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請(qǐng)注意把握動(dòng)身參會(huì)時(shí)刻；對(duì)會(huì)中決議，總經(jīng)理期望詳細(xì)了解的，及時(shí)跟進(jìn)并反饋；外部會(huì)面會(huì)議備忘模版GuestMeetingTableGuest’sCompany:AMDGuest’sNameandPositionLegend’sParticipantandPositionMr.HectordeJ.RuizCOOMr.RaymondLeeV.PofAsiaSales&MarketingMr.KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr.ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManagerMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr.―――GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.―――ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr.―――InterpreterAppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,2000Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:15:00-15:05Introduction15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)15:30-15:45Legendupdate(Mr.――)15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend四、媒體采訪(fǎng)時(shí)序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書(shū)品牌市場(chǎng)部Y開(kāi)始接到采訪(fǎng)申請(qǐng)品推安排?整理品推提供的采訪(fǎng)提綱NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪(fǎng)？征求總經(jīng)理意見(jiàn)同意采訪(fǎng)Y開(kāi)始接到采訪(fǎng)申請(qǐng)品推安排?整理品推提供的采訪(fǎng)提綱NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪(fǎng)？征求總經(jīng)理意見(jiàn)同意采訪(fǎng)終止同意采訪(fǎng)？終止采訪(fǎng)前一天采訪(fǎng)前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料Y修改批閱配合品推整理采訪(fǎng)問(wèn)題答案N依照日程進(jìn)行安排落實(shí)品推陪同人員及記者的聯(lián)系方式NY終止同意采訪(fǎng)？終止采訪(fǎng)前一天采訪(fǎng)前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料Y修改批閱配合品推整理采訪(fǎng)問(wèn)題答案N依照日程進(jìn)行安排落實(shí)品推陪同人員及記者的聯(lián)系方式NY終止通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，落實(shí)播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)刻總經(jīng)理同意采訪(fǎng)檢查設(shè)備預(yù)備設(shè)備采訪(fǎng)終止采訪(fǎng)前20分鐘提醒總經(jīng)理動(dòng)身與品推陪同人聯(lián)系，再次落實(shí)時(shí)刻檢查采訪(fǎng)場(chǎng)地Y定車(chē)接待記者預(yù)定會(huì)議室NY采訪(fǎng)？采訪(fǎng)在公司？N終止通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，落實(shí)播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)刻總經(jīng)理同意采訪(fǎng)檢查設(shè)備預(yù)備設(shè)備采訪(fǎng)終止采訪(fǎng)前20分鐘提醒總經(jīng)理動(dòng)身與品推陪同人聯(lián)系，再次落實(shí)時(shí)刻檢查采訪(fǎng)場(chǎng)地Y定車(chē)接待記者預(yù)定會(huì)議室NY采訪(fǎng)？采訪(fǎng)在公司？N媒體采訪(fǎng)流程說(shuō)明：1、同意采訪(fǎng)聯(lián)想電腦公司的采訪(fǎng)由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪(fǎng)由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外的采訪(fǎng)需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理；對(duì)直截了當(dāng)聯(lián)系的記者要專(zhuān)門(mén)禮貌，要向?qū)Ψ秸f(shuō)明公司采訪(fǎng)規(guī)定，請(qǐng)對(duì)方明白得；應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，必要時(shí)可關(guān)心對(duì)方聯(lián)系品推接口人；從品推得到采訪(fǎng)提綱；將整理好的采訪(fǎng)提綱和背景資料呈送總經(jīng)理批閱，征求總經(jīng)理意見(jiàn)；對(duì)總經(jīng)理同意的采訪(fǎng)可依照日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪(fǎng)盡量安排在一起；對(duì)總經(jīng)理不同意的采訪(fǎng)經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推舉薦其他人同意采訪(fǎng)，必要時(shí)可關(guān)心品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。2、采訪(fǎng)預(yù)備（采訪(fǎng)前一周）落實(shí)品推采訪(fǎng)陪同人和記者的聯(lián)系方式，顯現(xiàn)意外情形時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系；配合品推關(guān)心總經(jīng)理整理采訪(fǎng)問(wèn)題的答案，呈送總經(jīng)理批閱并適時(shí)修改；關(guān)于常見(jiàn)問(wèn)題的回承諾該有所備份并及時(shí)更新；了解記者需求并進(jìn)行預(yù)備：關(guān)于需要攝像或拍照的采訪(fǎng)對(duì)光線(xiàn)和電源會(huì)有要求，在預(yù)定采訪(fǎng)場(chǎng)地時(shí)應(yīng)該注意；有些記者會(huì)要求得到公司、部門(mén)簡(jiǎn)介或總經(jīng)理的簡(jiǎn)歷和照片，可事先為記者提供；對(duì)公司簡(jiǎn)介、部門(mén)介紹、總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片應(yīng)分別預(yù)備電子版和打印版；3、采訪(fǎng)預(yù)備（采訪(fǎng)前一天）關(guān)心總經(jīng)理預(yù)備好采訪(fǎng)提綱和問(wèn)題答案；關(guān)于需要攝像或拍照的采訪(fǎng)注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；假如是采訪(fǎng)要向行政后勤部通訊處事先借好會(huì)議設(shè)備；假如采訪(fǎng)在公司外進(jìn)行要事先定車(chē)；假如采訪(fǎng)在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并依照采訪(fǎng)需要注意采光電源；4、采訪(fǎng)當(dāng)天采訪(fǎng)前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪(fǎng)時(shí)刻；假如是采訪(fǎng)需要檢查會(huì)議設(shè)備；到采訪(fǎng)時(shí)刻后接入記者打來(lái)的或關(guān)心總經(jīng)理?yè)芡ㄓ浾?；假如采訪(fǎng)在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理動(dòng)身；假如采訪(fǎng)在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪(fǎng)場(chǎng)地；假如采訪(fǎng)在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書(shū)先行接待，了解場(chǎng)地是否合適，對(duì)方是否需要其它背景資料；安排停當(dāng)后請(qǐng)總經(jīng)理出面同意采訪(fǎng)；送記者離開(kāi)，并了解播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)刻；5、采訪(fǎng)終止與記者溝通，及時(shí)了解播出或見(jiàn)報(bào)的確切時(shí)刻；通知總經(jīng)理收看，或收集采訪(fǎng)報(bào)紙呈送總經(jīng)理；必要時(shí)可通知公司全體或部門(mén)職員收看。注意事項(xiàng)：對(duì)記者的界面要專(zhuān)門(mén)友好。五、大型活動(dòng)陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)：部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理預(yù)定車(chē)輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見(jiàn)了解活動(dòng)議程N(yùn)活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天同意活動(dòng)邀請(qǐng)終止整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理?yè)躐{帶好活動(dòng)議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)始預(yù)定車(chē)輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見(jiàn)了解活動(dòng)議程N(yùn)活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天同意活動(dòng)邀請(qǐng)終止整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理?yè)躐{帶好活動(dòng)議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)始陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)流程說(shuō)明：同意活動(dòng)邀請(qǐng)得到活動(dòng)議程，判定重要程度，征詢(xún)總經(jīng)理意見(jiàn)；關(guān)于總經(jīng)理同意參加的活動(dòng)事先安排日程；活動(dòng)前一天的預(yù)備工作做好預(yù)備工作，如預(yù)定車(chē)輛等；提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動(dòng)的那幾項(xiàng)；活動(dòng)當(dāng)天著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)刻要佩帶胸卡；帶好活動(dòng)議程、名片等資料；活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線(xiàn)內(nèi)，在必要時(shí)為總經(jīng)理?yè)躐{；活動(dòng)后整理業(yè)務(wù)資料和名片。（二）參與支持的大型活動(dòng)：部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見(jiàn)總經(jīng)理批閱Y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期同意活動(dòng)邀請(qǐng)依照總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作終止依照錄音整理講話(huà)稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助總經(jīng)理預(yù)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動(dòng)議程開(kāi)始征求總經(jīng)理意見(jiàn)總經(jīng)理批閱Y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期同意活動(dòng)邀請(qǐng)依照總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作終止依照錄音整理講話(huà)稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助總經(jīng)理預(yù)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動(dòng)議程開(kāi)始參與支持的大型活動(dòng)流程說(shuō)明：同意活動(dòng)邀請(qǐng)得到活動(dòng)議程，判定重要程度，征詢(xún)總經(jīng)理的意見(jiàn)；假如總經(jīng)理同意參加活動(dòng)，安排好日程；活動(dòng)前三星期參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)；假如講話(huà)稿、PPT是由秘書(shū)預(yù)備的，要給自己留出修改時(shí)刻；關(guān)心總經(jīng)理預(yù)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理批閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者；參加彩排；對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示的PPT一定要反復(fù)演練；活動(dòng)當(dāng)天參加外部活動(dòng)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)刻要佩帶胸卡；帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤(pán)、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤(rùn)喉片等；活動(dòng)中配合演示PPT，做好錄音；活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在總經(jīng)理的視線(xiàn)之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時(shí)也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求；在突發(fā)緊急情形下不要慌亂，第一要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情形下主動(dòng)分擔(dān)會(huì)務(wù)人員的工作；活動(dòng)后整理業(yè)務(wù)資料和名片；依照錄音整理講話(huà)稿；總經(jīng)理在活動(dòng)中往往會(huì)遇到專(zhuān)門(mén)多人，引發(fā)專(zhuān)門(mén)多工作治理上的方法，需要秘書(shū)參會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)。六、突發(fā)來(lái)訪(fǎng)接待部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見(jiàn)NNNNYNNN總經(jīng)理方便接待終止依照總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來(lái)訪(fǎng)者見(jiàn)面為對(duì)方安排會(huì)議室，告訴對(duì)方需要等待的時(shí)刻總經(jīng)理方便時(shí)告知來(lái)訪(fǎng)情形記下對(duì)方聯(lián)系方式，留下對(duì)方資料征求對(duì)方意見(jiàn)，關(guān)心安排其他負(fù)責(zé)人見(jiàn)面主動(dòng)另約見(jiàn)面時(shí)刻終止Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人處理留下來(lái)訪(fǎng)者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來(lái)訪(fǎng)者相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式NY與部門(mén)業(yè)務(wù)有關(guān)？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)有關(guān)？NY對(duì)來(lái)訪(fǎng)者熟悉？問(wèn)清對(duì)方來(lái)訪(fǎng)目的開(kāi)始征求總經(jīng)理意見(jiàn)NNNNYNNN總經(jīng)理方便接待終止依照總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來(lái)訪(fǎng)者見(jiàn)面為對(duì)方安排會(huì)議室，告訴對(duì)方需要等待的時(shí)刻總經(jīng)理方便時(shí)告知來(lái)訪(fǎng)情形記下對(duì)方聯(lián)系方式，留下對(duì)方資料征求對(duì)方意見(jiàn)，關(guān)心安排其他負(fù)責(zé)人見(jiàn)面主動(dòng)另約見(jiàn)面時(shí)刻終止Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人處理留下來(lái)訪(fǎng)者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來(lái)訪(fǎng)者相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式NY與部門(mén)業(yè)務(wù)有關(guān)？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)有關(guān)？NY對(duì)來(lái)訪(fǎng)者熟悉？問(wèn)清對(duì)方來(lái)訪(fǎng)目的開(kāi)始接待突發(fā)來(lái)訪(fǎng)流程說(shuō)明：?jiǎn)柷鍖?duì)方來(lái)訪(fǎng)目的；關(guān)于總經(jīng)理熟悉且專(zhuān)門(mén)重要的客人，假如總經(jīng)理當(dāng)時(shí)有時(shí)刻接待，應(yīng)該盡量安排，能夠把來(lái)訪(fǎng)者帶到會(huì)議室，為對(duì)方預(yù)備飲料和報(bào)紙，并告訴對(duì)方大致要等多久，同時(shí)禮貌地暗示對(duì)方總經(jīng)理的下一個(gè)約會(huì)何時(shí)開(kāi)始，請(qǐng)對(duì)方注意時(shí)刻；關(guān)于總經(jīng)理熟悉且專(zhuān)門(mén)重要的客人，假如總經(jīng)理當(dāng)時(shí)不愿接待或不在辦公室，由秘書(shū)對(duì)情形做出說(shuō)明，讓來(lái)訪(fǎng)者覺(jué)得他隨時(shí)都會(huì)受到歡迎，同時(shí)征詢(xún)來(lái)訪(fǎng)者意見(jiàn)，主動(dòng)和來(lái)訪(fǎng)者另約一個(gè)見(jiàn)面時(shí)刻，或關(guān)心他安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見(jiàn)面；留下來(lái)訪(fǎng)者的聯(lián)系方式和資料，待總經(jīng)理方便時(shí)轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，假如需要可進(jìn)行后續(xù)安排；關(guān)于與公司和部門(mén)毫不相關(guān)的來(lái)訪(fǎng)者，有禮貌地回絕；但假如自己不能確定，一定要征詢(xún)相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見(jiàn)；關(guān)于與其它部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的來(lái)訪(fǎng)，能夠告訴對(duì)方相關(guān)部門(mén)的聯(lián)系方式，留下對(duì)方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)處理；關(guān)于確實(shí)應(yīng)由總經(jīng)理分管的來(lái)訪(fǎng)記下對(duì)方的聯(lián)系方式，告訴對(duì)方總經(jīng)理不能趕忙接待他，并做出說(shuō)明。假如對(duì)方情愿，能夠舉薦對(duì)方與部門(mén)其他負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同時(shí)告訴對(duì)方能夠先把方法以寫(xiě)信或寄email的方式告訴總經(jīng)理；在總經(jīng)理方便時(shí)告知來(lái)訪(fǎng)情形，依照總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排。注意事項(xiàng)：有些來(lái)訪(fǎng)者聽(tīng)不進(jìn)秘書(shū)所做的任何說(shuō)明，死纏著非見(jiàn)總經(jīng)理不可，對(duì)這種人一定要毫不妥協(xié)—但要注意禮貌—反復(fù)進(jìn)行說(shuō)明并提出建議。同時(shí)一定要向?qū)Ψ奖ＷC能夠?qū)懶呕虬l(fā)email給總經(jīng)理，而且總經(jīng)理一定會(huì)看。第三部分溝通和諧一、內(nèi)部溝通秘書(shū)要與所服務(wù)的總經(jīng)理建立經(jīng)常性的溝通，了解總經(jīng)理近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及治理方面的思想。準(zhǔn)確明白得總經(jīng)理的授意、做好上情下達(dá)的工作。秘書(shū)應(yīng)以主動(dòng)謙虛的態(tài)度與總經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)的部門(mén)人員充分溝通，盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情形，并將信息及時(shí)整理反饋給總經(jīng)理，有效地協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作作為秘書(shū)，在日常的工作中，注意與其它部門(mén)和同事的協(xié)作，要把對(duì)方看作是自己的資源，通過(guò)一點(diǎn)一滴的交往，和諧與各部門(mén)之間的關(guān)系，對(duì)任何部門(mén)、任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)的客戶(hù)意識(shí)，尊敬對(duì)方、尊重對(duì)方，注意及時(shí)向那些給予你支持的部門(mén)和人員表達(dá)謝意。二、外部溝通外部溝通會(huì)大量使用、電子設(shè)備、書(shū)信等媒介，因此要專(zhuān)門(mén)注重在這些方面的商務(wù)禮儀。（見(jiàn)禮儀、書(shū)信規(guī)范）（一）業(yè)務(wù)合作：作為總經(jīng)理與外界溝通的窗口，秘書(shū)應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠(chǎng)商建立起真誠(chéng)信任的關(guān)系，但在處理事務(wù)時(shí)注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。尊重合作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確明白得對(duì)方的意圖、關(guān)心進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)。在代總經(jīng)理進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)的推進(jìn)工作時(shí)，要與合作廠(chǎng)商達(dá)成明白得，為總經(jīng)理的決策制造良好的合作環(huán)境，輔助總經(jīng)理推進(jìn)。（二）禮尚往來(lái)：答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠(chǎng)商的公司紀(jì)念日等）秘書(shū)應(yīng)在征求總經(jīng)理意見(jiàn)之后，以禮品或賀信及時(shí)致意，愛(ài)護(hù)與合作廠(chǎng)商的友好關(guān)系。在業(yè)務(wù)合作中，適時(shí)提醒總經(jīng)理并為其安排與廠(chǎng)商的定期溝通活動(dòng)或輕松的就餐，與廠(chǎng)商建立經(jīng)常性的溝通。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。三、秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備的禮儀秘書(shū)作為總經(jīng)理的輔助人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外，更多的精力是為總經(jīng)理服務(wù)。一個(gè)好的秘書(shū)既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，秘書(shū)在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，同時(shí)還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹(shù)立良好的公眾形象。作好助手和參謀的工作參與決策調(diào)研，提供有份量的信息。秘書(shū)要做好決策參謀，就要積極參與決策的調(diào)查研究。第一是廣泛收集信息，多提供真實(shí)情形。其次是超前搞好調(diào)研，多提供決策預(yù)案。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多提供有份量的文稿。其中要把握三點(diǎn)：要有觀(guān)看力，跟蹤了解總經(jīng)理的思維軌跡，敏于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。才能及時(shí)推測(cè)總經(jīng)理在想什么，預(yù)備什么。要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度摸索問(wèn)題，才有一定的高度、廣度和深度。主動(dòng)與總經(jīng)理交流思想，通過(guò)聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫(xiě)中更好地表達(dá)總經(jīng)理的思想。參與實(shí)踐，協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作。積極介入有關(guān)工作，及時(shí)把握相關(guān)情形，適時(shí)提出建議。經(jīng)常了解全局情形，取得按時(shí)保質(zhì)完成各類(lèi)任務(wù)的主動(dòng)權(quán)。參與要有度，參謀要有方參與決策調(diào)研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。參與督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”參與工作實(shí)踐，要當(dāng)好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關(guān)、和諧的工作。輔助總經(jīng)理塑造良好的形象。秘書(shū)和秘書(shū)部門(mén)是為總經(jīng)理服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外形象的好壞在專(zhuān)門(mén)大程度上反映了秘書(shū)和秘書(shū)部門(mén)的服務(wù)水準(zhǔn)。秘書(shū)可從以下幾方面來(lái)輔助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的形象。語(yǔ)言形象總經(jīng)理在正式場(chǎng)合發(fā)表講話(huà)，秘書(shū)要事先預(yù)備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時(shí)做好語(yǔ)言標(biāo)識(shí)。公務(wù)活動(dòng)之前，提供廣泛適用的背景資料（包括活動(dòng)內(nèi)容、所要解決的差不多問(wèn)題及與此相關(guān)的人文等知識(shí)）供總經(jīng)理參考預(yù)備。2．協(xié)助總經(jīng)理樹(shù)立行為合作形象。要在事務(wù)安排中，專(zhuān)門(mén)是公司內(nèi)部活動(dòng)中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸一般職員，了解情形，融于職員之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。協(xié)助總經(jīng)理樹(shù)立行為鼓舞形象。要尊重別人，關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商，多征求大伙兒意見(jiàn)，在堅(jiān)持原則的前提下，盡量滿(mǎn)足下屬及部門(mén)的需求，增強(qiáng)合力。協(xié)助總經(jīng)理樹(shù)立行為感化形象。領(lǐng)導(dǎo)者要通過(guò)自身的行動(dòng)阻礙他人，秘書(shū)是總經(jīng)理對(duì)外界面的口，必須協(xié)助總經(jīng)理做好以下幾項(xiàng)工作：要待人熱情，例如在總經(jīng)理開(kāi)展某項(xiàng)活動(dòng)之前，詳細(xì)了解該項(xiàng)活動(dòng)所涉及的人員情形，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)把握對(duì)方的信息，為開(kāi)展熱情友好的交際活動(dòng)制造條件。對(duì)外交往要真誠(chéng)情切，秘書(shū)要專(zhuān)門(mén)好地領(lǐng)會(huì)和把握總經(jīng)理的處事原則，并在對(duì)外交往中專(zhuān)門(mén)好地運(yùn)用，必要時(shí)提醒總經(jīng)理領(lǐng)先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓舞他人。秘書(shū)禮儀素養(yǎng)的培養(yǎng)秘書(shū)要充分發(fā)揮禮儀的作用，達(dá)到工作自如的成效，除了把握好差不多的禮儀原則外，還應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)對(duì)自身素養(yǎng)的培養(yǎng)。培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng)禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會(huì)令人自然展現(xiàn)文雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛尊敬的態(tài)度。公平客觀(guān)。要公平地評(píng)判他人，不要以自己的好惡來(lái)評(píng)說(shuō)他人，也不用自己的好惡要求他人。在處事中，不能感情用事，要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的高低論曲直，提批判、建議要出于“公心”，關(guān)心他人要出于“誠(chéng)心”。忠誠(chéng)守信。要忠誠(chéng)老實(shí)，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計(jì)辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f(shuō)明情由以得到他人的諒解。擺正站位。秘書(shū)一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責(zé)，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門(mén)的工作。培養(yǎng)謙虛而尊敬落落大方的態(tài)度謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。只是高估量自己，只是低估量別人，善于發(fā)覺(jué)自己的缺點(diǎn)并改正，善于發(fā)覺(jué)別人的優(yōu)點(diǎn)觀(guān)賞和學(xué)習(xí)。尊敬確實(shí)是尊重對(duì)方的人格，誠(chéng)懇待人，和氣熱情，不驕橫。謙虛而尊敬的態(tài)度往往是一個(gè)人的神態(tài)、語(yǔ)言、動(dòng)作和行