建設(shè)工程合同管理-合同資料文檔管理

合同資料種類與文檔管理內(nèi)容合同資料合同資料各種合同文本、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、總進(jìn)度計劃、圖紙、工程說明。合同分析資料合同總體分析、合同事件表、網(wǎng)絡(luò)圖、橫道圖等。工程實(shí)施中產(chǎn)生的各種資料。業(yè)主的各種工作指令、工程簽證、信件、會談紀(jì)要和其它協(xié)議，各種變更指令、申請、變更記錄，各種檢查驗(yàn)收報告、鑒定報告;工程實(shí)施中的各種記錄、施工日記等，官方的各種文件、批件，反映工程實(shí)施情況的各種報表、報告、圖片等。合同資料的作用1.在合同簽訂、合同分析、合同監(jiān)督、合同跟蹤、變更和索賠中需要資料，同時又產(chǎn)生大量資料。2.合同管理者要作出各種工程報表，向項(xiàng)目經(jīng)理提出意見和建議，向工程小組落實(shí)工程責(zé)任，作協(xié)調(diào)方案等。合同資料文檔管理任務(wù)1.合同資料的收集。

合同包括許多資料、文件;合同分析又產(chǎn)生許多分析文件；在合同實(shí)施中每天又產(chǎn)生許多資料，如記工單、領(lǐng)料單、圖紙、報告、指令、信件等。首先必須落實(shí)這些資料的收集工作，應(yīng)由相應(yīng)的職能人員每天收集這些原始資料交合同管理人員。合同資料文檔管理任務(wù)2.資料加工

原始資料必須經(jīng)過信息加工才能成為可供決策的信息，成為工程報表或報告文件。3.資料的儲存

所有合同管理中涉及到的資料不僅目前使用，而且必須保存直到合同結(jié)束。為了查找和使用方便必須建立資料的文檔系統(tǒng)。合同資料文檔管理任務(wù)4.資料的提供、調(diào)用和輸出

合同管理人員有責(zé)任向項(xiàng)目經(jīng)理、向業(yè)主作工程實(shí)施情況報告；向各職能人員和各工程小組、分包商提供資料;為工程的各種驗(yàn)收、為索賠和反索賠提供資料和證據(jù)。項(xiàng)目前期資料文檔管理項(xiàng)目前期資料

工程項(xiàng)目前期檔案是指工程開工以前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件材料。工程項(xiàng)目前期檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，是工程建設(shè)的憑證性和基礎(chǔ)性文件材料，是一個企業(yè)永久保存的法律性原始憑證。只有規(guī)范前期檔案管理，明確歸檔范圍，保證前期檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎(chǔ)。前期檔案歸檔范圍(一)綜合文件1.可行性研究:項(xiàng)目建設(shè)書及其報批文件;項(xiàng)目選址意見書及其報批文件;可行性研究報告及其評估、報批文件;項(xiàng)目評估、貸款評估及貸款承諾.論證文件;環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告、環(huán)境影響報告書批復(fù);設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書及報批文件。2、征地移民文件:征用土地申請、批準(zhǔn)文件,紅線圖、坐標(biāo)圖、行政工區(qū)域圖;移民拆遷、安置、補(bǔ)償批準(zhǔn)文件、協(xié)議書:建設(shè)前原始地形、地貌、狀況圖、照片。3、招投標(biāo)文件：招標(biāo)文件、招標(biāo)修改文件、投標(biāo)書、資質(zhì)資料、履約類保函、委托授權(quán)書及投標(biāo)澄清文件、開標(biāo)會議資料、評標(biāo)過程資料。合同書、合同變更資料。前期檔案歸檔范圍(二)設(shè)計文件1、基礎(chǔ)性文件：工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)、試驗(yàn)報告、重要土,巖樣及說明;地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測量定位、觀測記錄;水文、氣象、地震等其它設(shè)計基礎(chǔ)資料。2、設(shè)計文件:總體規(guī)劃設(shè)計、方案設(shè)計;預(yù)可行性研究及其報批文件,可行性研究及其報批文件;招標(biāo)設(shè)計文件;施工圖設(shè)計:工程設(shè)計計算書、關(guān)鍵技術(shù)試驗(yàn);技術(shù)秘密材料、專利文件;設(shè)計評價、鑒定審批。前期檔案歸檔要求1、工程項(xiàng)目前期文件材料必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際相符;2、工程項(xiàng)目前期文件材料應(yīng)為原件;3、工程項(xiàng)目前期文件材料必須字跡清楚,簽字蓋章規(guī)范;4、工程項(xiàng)目前期形成的錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。健全制度，明確崗位職責(zé)

前期檔案的歸檔經(jīng)歷了很長一段時間,它所步及的部門和人員很多，因此,要把工程項(xiàng)目前期文件材料的歸檔納入管理日程，建立健全規(guī)章制度，明確各個部門、各個崗位的職責(zé),廣泛宣傳檔案和檔案工作，增強(qiáng)參建人員的檔案意識,使工程項(xiàng)目前期文件材料在形成過程中就符合檔案管理的要求。提前介入，規(guī)范管理

工程項(xiàng)目前期文件材料采取提前介入的方法,對于規(guī)范檔案管理至關(guān)重要。如招投標(biāo)檔案等。從發(fā)售標(biāo)書開始,檔案管理人員就應(yīng)要求主管招、投標(biāo)的部門和人員嚴(yán)格按照檔案整理的要求,用筆用紙規(guī)范,簽字、日期完整;在評標(biāo)過程中，檔案管理人員和招標(biāo)人員一起核對投標(biāo)文件;合同談判結(jié)束后,及時將合同及整個招投標(biāo)過程文件材料歸檔。以此確保招、投標(biāo)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。重視其它載體材料的歸檔

工程項(xiàng)目前期管理經(jīng)過許多大的事件,如可行性研究報告審查會,貸款評估,項(xiàng)目評估,各種合同、協(xié)議簽字儀式等,除了要有文字材料外，還形成大量的聲像材料。對于設(shè)計基礎(chǔ)材料,除了各種報告，記錄外,還應(yīng)有重要土、巖樣及說明。只有將工程所涉及的各種載體材料全部歸檔,才能確保工程項(xiàng)目前期檔案材料完整、系統(tǒng)。施工準(zhǔn)備階段資料文檔管理施工準(zhǔn)備階段工作建設(shè)單位的準(zhǔn)備工作當(dāng)設(shè)計任務(wù)書和選定的建設(shè)地點(diǎn)經(jīng)上級批準(zhǔn)之后，就應(yīng)當(dāng)著手施工前的準(zhǔn)備工作。準(zhǔn)備就緒后，由施工單位提出“開工報告”，經(jīng)批準(zhǔn)后方可破土動工。施工準(zhǔn)備階段文件包括立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)的文件。歸檔文件中主要有：項(xiàng)目建議書及批復(fù)，可行性研究報告及批復(fù)，環(huán)境影響評價報告及批復(fù)，安全性預(yù)評價及批復(fù)，技術(shù)方案設(shè)計及批復(fù)，用地申請和批復(fù)，廠址場地地形圖，國有土地使用許可證，工程地質(zhì)水文勘察報告，全部各專業(yè)施工設(shè)計圖及政府相關(guān)部門審查意見，建設(shè)規(guī)劃許可證，建設(shè)工程施工許可證，各類商務(wù)合同及技術(shù)協(xié)議，各級上級主管部門和政府職能部門相關(guān)的文件和施工前期行政、技術(shù)準(zhǔn)備的各類報表等資料。文檔資料特征1.分散性和復(fù)雜性2.繼承性和時效性3.全面性和真實(shí)性4.隨機(jī)性5.多專業(yè)性和綜合性歸檔文件要求(一)歸檔文件的質(zhì)量要求(1)歸檔的工程文件一般應(yīng)為原件。(2)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。(3)工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。(4)工程檔案資料的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準(zhǔn)確。(5)工程文件應(yīng)采用打印的形式并使用檔案規(guī)定用筆手工簽字，在不能夠使用原件時，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。歸檔文件要求(二)歸檔文件的組卷要求工程準(zhǔn)備階段文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷。1）案卷不宜過厚，一般不超過40MM。2）案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件,不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。3）批復(fù)在前、請示在后；印本在前、定稿在后；主件在前、附件在后。施工階段資料文檔管理施工階段資料文檔管理工作內(nèi)容施工階段資料1.合同資料，如各種合同文本、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、總進(jìn)度計劃、圖紙、工程說明等。2.合同分析資料，如合同總體分析，合同事件表、網(wǎng)絡(luò)圖、橫道圖等。3.工程實(shí)施中產(chǎn)生的各種資料。如業(yè)主的各種工作指令、工程簽證、信件、會談紀(jì)要和其它協(xié)議，各種變更指令、申請、變更記錄，各種檢查驗(yàn)收報告、鑒定報告;工程實(shí)施中的各種記錄、施工日記等，官方的各種文件、批件，反映工程實(shí)施情況的各種報表、報告、圖片等。合同資料要求1.專業(yè)對口，實(shí)用。資料要滿足各種專業(yè)工作的要求。2.反映實(shí)際情況。(1)各種合同文件、工程文件、報表、報告要實(shí)事求是，反映客觀，不能弄虛作假。(2)各種計劃、指令、協(xié)調(diào)方案也要符合實(shí)際，切實(shí)可行。3.及時提供。如索賠證據(jù)提供過遲，失去索賠機(jī)會;合同要求業(yè)主代表、監(jiān)理工程師、承包商對函件應(yīng)在答復(fù)期內(nèi)答復(fù)，否則承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任;工程師必須及時認(rèn)可或拒絕承包商的建議文件、請示文件。合同資料文檔的建立(一)資料的編碼(1)有效范圍。說明資料的有效使用范圍，如屬于某項(xiàng)目或子項(xiàng)目。(2)資料種類。不同形態(tài)、性質(zhì)和類別的資料，如圖紙、合同文本、信件、備忘錄等。不同特征的資料，如技術(shù)性的、商務(wù)性的、行政的等。(3)內(nèi)容和對象。項(xiàng)目結(jié)構(gòu)分解的結(jié)果作為資料內(nèi)容和對象的說明。(4)日期/序號。對相同有效范圍、相同種類、相同對象的資料可通過日期或序號來表達(dá)和區(qū)別。合同資料文檔的建立(二)索引系統(tǒng)合同相關(guān)資料的索引一般可采用表格形式。表中的欄目應(yīng)能反映資料的各種特征信息。不同類別的資料可以采用不同的索引表。索引和文檔的關(guān)系資料的文檔組織委派專人負(fù)責(zé)資料工作。主要任務(wù)有:按規(guī)定的內(nèi)容和要求收集資料;對資料作分類、分級、標(biāo)識、登記、存檔;資料的檢查和提供;資料的輸出;資料的變更工作?？⒐るA段資料文檔管理竣工資料文檔管理的意義1.作為建筑物使用過程中發(fā)生質(zhì)量問題的原因分析和核查的依據(jù)。2.作為建筑物擴(kuò)建、改建、翻修的依據(jù)。3.作為周邊建筑物整體規(guī)劃建設(shè)時或者類似建筑物異地再建時的參考。4.城市建設(shè)事業(yè)整體評價、研究、統(tǒng)計的主要依據(jù)。5.城市建設(shè)檔案資料，是城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要文獻(xiàn)?？⒐るA段資料檔案八大類文檔資料組卷施工文件資料的組卷

施工原始文件，包括就工序施工質(zhì)量控制問題印發(fā)的整改指令性文件及相關(guān)整改報告等，均應(yīng)按照單位、分部、分項(xiàng)工程，結(jié)合施工工序，歸入相應(yīng)部分分別整理組卷。

單位、分部及分項(xiàng)工程質(zhì)量評定表按單位、分部、分項(xiàng)工程組卷。原材料質(zhì)量保證文件、配合比設(shè)計文件屬單位(分部、分項(xiàng))工程專用的，按單位(分部、分項(xiàng))工程分別集中整理組卷。

竣工圖按照專業(yè)及圖號分別整理組卷。文檔資料組卷監(jiān)理文檔資料的組卷

監(jiān)理管理文件材料以監(jiān)理合同段為單位，按照依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、安全管理文件、計劃進(jìn)度控制文件、費(fèi)用控制文件等分類整理組卷。

平行試驗(yàn)及獨(dú)立抽檢的文件材料按照單位工程分別整理組卷。

監(jiān)理日志按照形成時間整理組卷。

站記錄按照施工合同段整理組卷。文檔資料組卷竣工驗(yàn)收資料

竣工驗(yàn)收工作文件及竣工驗(yàn)收鑒定書質(zhì)量檢測報告、項(xiàng)目辦、設(shè)計、施工、監(jiān)理工作總結(jié)、項(xiàng)目質(zhì)量評定文件、各類專項(xiàng)驗(yàn)收文件(檔案專項(xiàng)驗(yàn)收、環(huán)保專項(xiàng)驗(yàn)收、水土設(shè)施驗(yàn)收)按照各專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收工作內(nèi)容分類組卷?？⒐の臋n案卷構(gòu)成(1)檔