行政公文基本知識(shí)

行政公文基礎(chǔ)公文的定義：1、定義：公文，是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱，是國(guó)家機(jī)關(guān)及其它社會(huì)組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理的過(guò)程中形成的具有法定效用的與規(guī)范格式的文件材料。2、行政公文：最早，行政公文是國(guó)家行政機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的管理行政事務(wù)的工具，是具有法定或特定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。現(xiàn)在，由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的繁榮，很多企業(yè)和社會(huì)團(tuán)體也都普遍使用行政公文，這里的行政公文是指社會(huì)組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理的過(guò)程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料。3、公文屬于應(yīng)用文，具有極強(qiáng)的規(guī)范性，要求符合一定的體式和程序。公文的體式是指：公文的文體、結(jié)構(gòu)要素及在格式上的安排。二、排版及裝訂的基本要求1.公文用紙的尺寸和規(guī)格：政府公文一般用16開(kāi)型：長(zhǎng)260mm、寬184mm；企業(yè)及社會(huì)團(tuán)體一般與國(guó)際慣例相同用A4：長(zhǎng)297mm、寬210mm。2.公文的書寫形式公文中的文字符號(hào)一律采用從上至下、自左向右橫寫橫排（少數(shù)民族文字除外），正文文字的每行長(zhǎng)度與圖文區(qū)寬度相等。3.字體字號(hào)的選用。一般按發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、大標(biāo)題、小標(biāo)題、標(biāo)識(shí)字符、正文作注釋說(shuō)明等順序依次從大到小地選用。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：推薦使用高X寬22mmX15mm黑變體字或初號(hào)宋體字。聯(lián)合行文推薦使用小初號(hào)體字。公文大標(biāo)題：推薦使用二號(hào)宋體字。小標(biāo)題：推薦使用三號(hào)宋體字。秘密等級(jí)、緩急時(shí)限和各標(biāo)記字符或其它重點(diǎn)句推薦使用三號(hào)黑體字；主題詞：推薦使用三號(hào)宋體字。公文的正文、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、無(wú)正文說(shuō)明、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、成文日期、印發(fā)說(shuō)明、注釋或特殊要求說(shuō)明等，采用三號(hào)或四號(hào)仿宋體字。公文的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)：符合1990年3月修訂發(fā)布的《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法》規(guī)定。4.多層次結(jié)構(gòu)的標(biāo)識(shí)方法：第一級(jí)用：一、二、三……第二級(jí)用：（一）、（二）、（三）……第三級(jí)用：1、2、3、……第四級(jí)用：（1）、（2）、（3）……2）.公文的裝訂要求公文一律左側(cè)裝訂。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。三、我公司目前普遍用到的基本公文1、通知：通知，是向特定受文對(duì)象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對(duì)象知道或執(zhí)行的公文。主要目的是把需要傳達(dá)和告知的事項(xiàng)讓有關(guān)單位和宣布給他們什么處分，分析錯(cuò)誤的性質(zhì)，指明應(yīng)該吸取的教訓(xùn)。

傳達(dá)事項(xiàng)型：用于將領(lǐng)導(dǎo)掌握的精神或情況傳達(dá)給下屬，以便在開(kāi)展工作、處理問(wèn)題時(shí)能做到心中有數(shù)。一般包括標(biāo)題、正文、落款。標(biāo)題同上。正文包括開(kāi)頭、主體和結(jié)尾。開(kāi)頭，寫通報(bào)的緣由，即“為什么”；主體，寫相關(guān)事項(xiàng)，即介紹要表彰或批評(píng)的具體事實(shí)、人物，并進(jìn)行分析、得出結(jié)論，通常會(huì)分段，逐漸深入。結(jié)尾，寫明有關(guān)的態(tài)度和決定，比如給被表彰者的稱號(hào)、獎(jiǎng)勵(lì)，被批評(píng)者應(yīng)吸取的教訓(xùn)，提出希望要求等。落款包括制發(fā)單位和日期，在正文右下角寫明制發(fā)單位的名稱，如標(biāo)題中已經(jīng)寫明，也可省略。制發(fā)單位下方寫制發(fā)此通知的日期。4、報(bào)告：是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作情況、反應(yīng)情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)詢問(wèn)的陳述性公文。一般包括標(biāo)題、正文、結(jié)束語(yǔ)、落款。標(biāo)題同上。正文包括開(kāi)頭和主體：開(kāi)頭，寫明報(bào)告的原因、緣由，如形勢(shì)發(fā)展的要求、工作的需要、上級(jí)的指定等。主體，寫明報(bào)告的具體內(nèi)容，一般是情況、成績(jī)、做法和經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、問(wèn)題，今后措施、意見(jiàn)、建議等；雖然是向上級(jí)反映情況為主，但也應(yīng)有概括說(shuō)明、具體事例及深入分析，以供上級(jí)參考決策。結(jié)束語(yǔ)：一般為“特此報(bào)告”、“妥否，請(qǐng)指正”、“以上意見(jiàn)如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)部門（單位）執(zhí)行”之類的文字。落款：制發(fā)單位和日期，有時(shí)日期也可寫于標(biāo)題下方。5、函：不相隸屬的部門之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等用的交往性公文。函比較正式，不可輕率發(fā)出；函具有單一性和實(shí)用性事項(xiàng)內(nèi)容必須單一，一函一事，直陳其事，不需要在原則、意義之類上多做闡述。由于函的收發(fā)文雙方互不隸屬，所以具有平等性和溝通性，措辭語(yǔ)氣需要注意用語(yǔ)平和禮貌，避免阿諛?lè)畛小Ｒ话惆?biāo)題、主送單位、正文、結(jié)束語(yǔ)、落款。標(biāo)題同上。主送單位：頂格寫收文單位的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。正文分為開(kāi)頭、主體、結(jié)尾：開(kāi)頭，寫明發(fā)函緣由，然后套用如“現(xiàn)將有關(guān)情況說(shuō)明如下”“現(xiàn)就有關(guān)問(wèn)題復(fù)函如下”等語(yǔ)句轉(zhuǎn)入主體主體，說(shuō)明致函事項(xiàng)，為函的主要內(nèi)容。如內(nèi)容較多，可分條列明。結(jié)尾，一般用禮貌性的語(yǔ)言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ蛘?qǐng)求，如請(qǐng)對(duì)方支持和配合、請(qǐng)對(duì)方提供情況等。結(jié)束語(yǔ)：通常另起一行，以“特此函商”“特此函詢”“請(qǐng)即函復(fù)”“特此函復(fù)”“致以敬禮”等結(jié)束。落款：包括署名和發(fā)文時(shí)間，并一定要加蓋公章。6、會(huì)議紀(jì)要：是記載會(huì)議情況和精神用以公布或傳達(dá)的紀(jì)實(shí)性文件。具有紀(jì)實(shí)性、概括性、指導(dǎo)性的特點(diǎn)。一般由標(biāo)題、成文日期、正文、落款等組成。標(biāo)題：制發(fā)單位+會(huì)議名稱+文種，如《唐山今實(shí)達(dá)某工程項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議紀(jì)要》會(huì)議名稱+文種，如《某工程項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議紀(jì)要》主副標(biāo)題，如《打好第一仗——某工程項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議紀(jì)要》成文日期：一般加括號(hào)寫于標(biāo)題下方正中位置，一會(huì)議通過(guò)日期或領(lǐng)導(dǎo)簽字日期為準(zhǔn)。也可以放在正文之后。正文包括前言、主體、結(jié)尾：前言，主要記述會(huì)議的基本情況，如時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議名稱、主持人、主要出席人、主要議程、討論的主要問(wèn)題等。主體，包括會(huì)議的主要精神、議定的事項(xiàng)、達(dá)成的共識(shí)、對(duì)與會(huì)單位布置的工作和提出的要求、各種主要觀點(diǎn)及討論情況等，由于內(nèi)容較復(fù)雜，多數(shù)情況下會(huì)分條分項(xiàng)撰寫，不分條也多用“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議提出”“會(huì)議指出”等來(lái)分層次闡述。結(jié)尾，比較簡(jiǎn)短，通常用來(lái)強(qiáng)調(diào)意義、提出希望和號(hào)召等。如不影響全文結(jié)構(gòu)的完整，也可以不專門寫結(jié)尾部分。落款：有的不署名，有的在標(biāo)題或標(biāo)題下方注明制發(fā)單位和日期，也有的在正文后簽署。7、證明信：是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位證明某人或某事的真實(shí)情況時(shí)所使用的一種專用書信，對(duì)所證明的人和事負(fù)有一定的法律和政治責(zé)任，不得作偽證。個(gè)人出具的證明材料如未經(jīng)單位、組織確認(rèn)其效力并加蓋公章，一般不具有證明信的作用，職能作為參考。證明信是收文單位辦理有關(guān)事務(wù)的依據(jù)，一般需要?dú)w檔備查。證明信用于證明某人身份、經(jīng)歷或事情的真相，開(kāi)具人須有一定的資格，如公民的戶籍、戶口，須由當(dāng)?shù)刎?fù)責(zé)戶籍登記管理的公安機(jī)關(guān)證明；商業(yè)經(jīng)營(yíng)的合法性，須由工商行政管理部門證明；學(xué)歷須由證書頒發(fā)單位證明等，其余單位證明無(wú)效。證明信需注意：內(nèi)容要真實(shí)可靠、語(yǔ)句準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明扼要、不得涂改、不得用鉛筆、紅筆等書寫，一般需要在結(jié)尾處注明有效時(shí)間。以個(gè)人名義出具的證明信，要寫明證明人的相關(guān)情況。證明信一般有標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)束語(yǔ)、落款等構(gòu)成。標(biāo)題：一般即為“證明信”或“證明”，在第一行正中，字與字之間留有一定間隔。也可以寫成事由+文種格式，如“關(guān)于某同志某情況的證明”，也位于第一行正