學(xué)生公寓消防電維修檔案管理

第一節(jié)檔案工作流程 1一、立卷歸檔 1二、借閱 1三、收集、交接、整理、統(tǒng)計(jì)工作 2四、鑒定銷毀 3第二節(jié)檔案管理人員職責(zé) 3第三節(jié)檔案管理制度 4一、檔案工作人員設(shè)置 4二、檔案歸檔 5三、檔案保管 5四、檔案保密 6五、檔案借閱 7第四節(jié)檔案保密制度 7第一節(jié)檔案工作流程一、立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫(kù)——分類上架。二、借閱1.本單位人員借閱檔案由本人提出書面申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。2.外單位人員查閱檔案查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請(qǐng)借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。三、收集、交接、整理、統(tǒng)計(jì)工作1.立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時(shí)做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整。2.兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點(diǎn)，按規(guī)定的案卷類目歸卷。3.次年初，兼職檔案員（資料員）對(duì)收集、積累的文件材料進(jìn)行整理（初步立卷）。4.三月上旬檔案室對(duì)各部門初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。5.兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷。6.兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案。7.檔案室對(duì)案卷進(jìn)行分類、整理。8.編制檔號(hào)。9.編制案卷目錄等各種檢索工具。10.入庫(kù)。11.做好檔案的統(tǒng)計(jì)、保安。12.開(kāi)展檔案的利用。13.進(jìn)行文件匯編，對(duì)檔案信息進(jìn)行二次、三次加工四、鑒定銷毀檔案銷毀提出申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊(cè)登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊(cè)——檔案室歸檔。第二節(jié)檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》以及黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策及法規(guī)，認(rèn)真履行自己的職責(zé)。2.熱愛(ài)檔案事業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，不斷提高專業(yè)化水平。3.熟悉業(yè)務(wù)，了解本單位歷史和現(xiàn)狀，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，認(rèn)真編制檢索工具，做好提供利用工作。4.做好檔案庫(kù)房管理工作，定期對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，妥善處理，搞好衛(wèi)生，保持檔案的清潔，整齊。5.忠于職守，認(rèn)真履行檔案業(yè)務(wù)中的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)，做好單位內(nèi)各立卷部門檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)應(yīng)該歸檔的文件材料及時(shí)驗(yàn)收、歸檔。6.熱情接待查檔人員，迅速準(zhǔn)確的提供檔案，為查檔者提供服務(wù)。7.做好檔案利用效果的信息反饋工作及有關(guān)情況的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。8.認(rèn)真做好檔案管理日常工作，嚴(yán)格各項(xiàng)管理制度，切實(shí)做好檔案保密，防止泄密事件發(fā)生，確保檔案資料的完整、安全。第三節(jié)檔案管理制度為了規(guī)范醫(yī)院的檔案管理，提高檔案質(zhì)量，保證檔案完整安全，拓展檔案的開(kāi)發(fā)利用。結(jié)合本院實(shí)際情況，特規(guī)定如下。一、檔案工作人員設(shè)置（一）檔案室歸院辦管理，設(shè)專職檔案員2-3名，負(fù)責(zé)指導(dǎo)各科檔案員工作，以及醫(yī)院全部檔案的整理歸檔、保管及向檔案局移交等工作。（二）各職能科室設(shè)立兼職檔案員1名，負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和歸檔工作。二、檔案歸檔（一）凡反映醫(yī)院各項(xiàng)工作活動(dòng)，具有查找利用價(jià)值的文件資料，均應(yīng)按要求歸檔。（二）立卷歸檔時(shí)，要遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，區(qū)別不同的保管期限，做到分類清楚，組卷合理。卷內(nèi)文件的排列要有秩序，使案卷能夠正確地反映醫(yī)院活動(dòng)的全貌，便于保管和利用。（三）歸檔案卷題名、卷內(nèi)文件目錄及立卷人、立卷時(shí)間均應(yīng)填寫清楚，案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切，保管期限準(zhǔn)確，裝訂要齊整、牢固。（四）科技、科研檔案要填寫案卷全引目錄和備考表。（五）各科室檔案員于每年4月底前根據(jù)《XX區(qū)XX醫(yī)院保管期限表》的內(nèi)容，將本科室上一年度的檔案進(jìn)行整理立卷并移交檔案室，實(shí)物檔案要隨時(shí)歸檔，特殊情況按要求時(shí)間歸檔。（六）根據(jù)醫(yī)院院志續(xù)編工作的要求，各科室檔案員于每年的4月底前將本科室上年度的科志上報(bào)到綜合檔案室。

三、檔案保管（一）檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案材料，要按門類和載體進(jìn)行科學(xué)的分類、排列、編號(hào)，柜架要排列有序。（二）調(diào)閱搬運(yùn)檔案資料要輕拿輕放，嚴(yán)防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料，盡量減少檔案的機(jī)械磨損。（三）建立和完善全宗卷，并做好檔案的收進(jìn)、移出、利用等日常登記統(tǒng)計(jì)工作。（四）定期檢查檔案保管情況，對(duì)破損或字跡褪色的檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。經(jīng)常檢查庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度，及時(shí)采取各種措施把溫濕度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)。（五）檔案庫(kù)房要保持清潔，庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得存放與檔案管理工作無(wú)關(guān)的物品。（六）按照標(biāo)準(zhǔn)配有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防高溫等設(shè)施。（七）檔案保管不善，造成毀壞和丟失，要追究有關(guān)人員責(zé)任并予以相應(yīng)處罰。

四、檔案保密（一）檔案保管員必須有嚴(yán)格的保密觀念，認(rèn)真執(zhí)行《保密法》和《保密守則》，不得泄漏檔案機(jī)密。（二）及時(shí)按照上級(jí)有關(guān)規(guī)定調(diào)整劃分檔案密級(jí)。利用未開(kāi)放的檔案，必須履行借閱利用的批準(zhǔn)手續(xù)，要正確處理利用和保密的關(guān)系。（三）嚴(yán)格遵守檔案的銷毀審批制度，銷毀檔案時(shí)要有專人負(fù)責(zé)，并在指定地點(diǎn)銷毀。（四）檔案庫(kù)房門窗要堅(jiān)固，保管設(shè)備要符合保密要求。

五、檔案借閱（一）借閱者查閱檔案，要在閱覽室進(jìn)行，一般不外借。需要借出或查閱涉秘檔案，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)。（二）借出的檔案要限期歸還。外單位借閱檔案，需持單位介紹信，并經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）借閱者要愛(ài)護(hù)檔案，不準(zhǔn)在檔案資料上加注、勾劃、涂改、折疊，不得抽拆文件。（四）借閱者未經(jīng)檔案保管員允許，對(duì)查閱的檔案資料不得擅自摘錄、拍照、復(fù)制等。凡經(jīng)允許摘錄、復(fù)制的，必須經(jīng)檔案保管員審查核對(duì)。（五）歸還檔案時(shí)，檔案保管員要認(rèn)真檢查檔案是否完好，及時(shí)做好歸還登記，并形成檔案利用效果。第四節(jié)檔案保密制度1.為明確各類文檔傳達(dá)范圍，使用權(quán)限，保守醫(yī)院秘密，維護(hù)醫(yī)院利益等。特制訂本制度。2.全體員工都有保守醫(yī)院秘密的義務(wù)。在對(duì)外交往和合作中，須特別注意不泄露醫(yī)院秘密，更不準(zhǔn)出賣醫(yī)院秘密。3.醫(yī)院秘密是指在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍人員知悉的事項(xiàng)。4.保密守則：不該問(wèn)的秘密不問(wèn)；不該看的秘密不看；不該記錄的秘密不記錄；不該復(fù)制的秘密不復(fù)制。5.醫(yī)院秘密分普通、重要、機(jī)密三級(jí)。6.普通級(jí)：規(guī)章制度、管理辦法、工資資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、設(shè)備資料等涉及醫(yī)院常規(guī)管理運(yùn)行的資信。7.重要級(jí)：項(xiàng)目資料、人事資料、申報(bào)材料、發(fā)票憑證、拍攝素材