物業(yè)服務(wù)制度和檔案的建立與管理

物業(yè)服務(wù)制度和檔案的建立與管理目錄TOC\h\z\u第一節(jié)物業(yè)檔案資料的建立與管理制度 1第二節(jié)物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立與管理 16第三節(jié)物業(yè)檔案管理制度 21第四節(jié)物業(yè)檔案資料管理 22第五節(jié)物業(yè)檔案管理規(guī)定 25第六節(jié)制度的建立與管理 46第七節(jié)檔案的建立與管理 46第一節(jié)物業(yè)檔案資料的建立與管理制度檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分，科學(xué)、規(guī)范的檔案管理能有效的為各項管理工作提供指引和服務(wù)。根據(jù)金沙咀國際廣場物業(yè)特點，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方法和電腦數(shù)據(jù)庫管理新方法、新手段，對小區(qū)檔案資料實行“科學(xué)化、系統(tǒng)化、電腦化、有序化和集中化”的管理。所有物業(yè)員工都必須遵守《物業(yè)檔案資料的建立與管理》對物業(yè)檔案資料實行有效的管理。一、檔案資料的建立（一）檔案的建立與收集1、設(shè)立金沙咀國際廣場檔案資料管理室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對所有檔案進行嚴格管理。2、堅持來源廣、內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容，在物業(yè)管理的實際工作中從需要出發(fā)，擴大信息資料的來源渠道。3、辦理好物業(yè)整體接管移交時各類原始檔案資料的移交和收集。4、后期管理中，加強質(zhì)量記錄，做好后續(xù)資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到到一花一木的養(yǎng)護都有詳盡的檔案資料收集。（二）檔案資料的整理與分類整理的重點是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點進行集中管理和科學(xué)分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。1、檔案資料的整理1）、各項業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負責(zé)積累、整理和移交，在積累過程中要做好原始文件的登記工作；2）、各職能部門應(yīng)將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計劃和管理標準，列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，并作為考核的依據(jù)；3）、應(yīng)該充分利用原有資料作為整理的基礎(chǔ)；4）、檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；5）、檔案的整理必須便于保管和利用；6）、收集后的所有信息，統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。2、檔案資料的分類凡牽涉到具體工程項目的立項申請、批復(fù)、有關(guān)證照及合同、協(xié)議等均歸入所屬基礎(chǔ)資料檔案，但有關(guān)公司、分部的此類文件歸入文書檔案、合同檔案。1）、移交資料項目資料名稱小區(qū)規(guī)劃資料1、批準文件2、用地批準文件3、投資許可證、規(guī)劃許可證、開工許可證4、拆遷安置資料5、規(guī)劃平面圖6、業(yè)主/物業(yè)使用人姓名、產(chǎn)權(quán)、居住辦公位置、建筑面積清單工程技術(shù)資料1、竣工圖：總平面圖、建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備及附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙2、地質(zhì)勘查報告、工程建設(shè)投標文件,工程前期基礎(chǔ)性文件3、工程合同及竣工報告4、工程預(yù)決算5、圖紙會審記錄6、工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄）7、隱蔽工程驗收簽證8、沉降觀察記錄9、竣工驗收證明書10、鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書11、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書12、水、電、空調(diào)、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗合格證書13、砂漿、混凝土試塊試壓報告14、供水、空調(diào)的試壓報告15、園林綠化圖紙和清單16、設(shè)備清單、設(shè)備供貨合同，設(shè)備安裝調(diào)試記錄，使用注意事項、說明、質(zhì)保書和保修單17、工程監(jiān)理報告2）、日常物業(yè)管理檔案資料項目資料名稱物業(yè)管理小區(qū)基本資料業(yè)主/物業(yè)使用人資料用戶須知；用戶基本資料；物品出入登記卡裝修資料用戶裝修申請表；報建批文；裝修工程圖紙；裝修施工安全責(zé)任書；裝修施工人員出入證；施工單位營業(yè)執(zhí)照；裝修巡查記錄；裝修驗收記錄維修資料修繕計劃與方案；維修申報表；維修服務(wù)派工單；維修回訪記錄；公共設(shè)施維修記錄綠化養(yǎng)護資料綠化檢查記錄；綠化養(yǎng)護記錄；禮儀擺花協(xié)議清潔、保潔資料清潔服務(wù)整改通知單；保潔日檢記錄消防管理資料消防巡視記錄；消防設(shè)施檢查記錄；動火作業(yè)審批表；消防設(shè)施運行記錄；火災(zāi)隱患整改通知治安交通管理資料日常巡查記錄；交接班記錄；查崗記錄；閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶；緊急事件處理記錄；車輛管理記錄；護衛(wèi)巡邏簽到表；安全隱患整改通知；車輛進出管理記錄設(shè)備管理資料設(shè)備臺帳；設(shè)備維修保養(yǎng)計劃與申請報告；設(shè)備維修保養(yǎng)記錄；設(shè)備運行記錄；設(shè)備維修分包協(xié)議；設(shè)備檢查記錄員工管理資料員工個人資料；聘用表；員工培訓(xùn)計劃；員工培訓(xùn)記錄；員工業(yè)績考核及獎罰記錄；員工內(nèi)務(wù)管理服務(wù)質(zhì)量反饋資料服務(wù)質(zhì)量回訪記錄；用戶意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄；用戶投訴及處理記錄小區(qū)文化資料小區(qū)文化活動計劃及實施情況記錄；小區(qū)文化活動圖片及錄像記錄；傳媒報導(dǎo)資料；文化活動場所、設(shè)施臺帳及使用記錄行政文件資料政府部門相關(guān)文件、法規(guī)、法律物業(yè)中心有關(guān)文件、通知、函件物業(yè)中心規(guī)章制度、通知、通報等文件物業(yè)中心接待、參觀記錄物業(yè)中心榮譽檔案附表一：建筑整體移交驗收表建筑名稱物業(yè)管理單位竣工驗收日期開工日期建設(shè)單位移交驗收日期監(jiān)理單位占地面積設(shè)計單位建筑面積施工單位附表二：建筑物及公用設(shè)施工程名稱開工日期竣工驗收日期移交驗收日期占地面積建筑面積移交內(nèi)容建筑物公用設(shè)施、設(shè)備及公共場所建筑物清單份張有線電視竣工圖套張單體建筑竣工圖套張公用設(shè)備清單份張單體結(jié)構(gòu)竣工圖套張公用設(shè)施清單份張單體結(jié)構(gòu)給排水竣工圖套張電話系統(tǒng)竣工圖套張單體電氣竣工圖套張公共場地清單套張單體設(shè)備竣工圖套張綠化工程竣工圖套張單體暖通竣工圖套張室外工程竣工圖套張中心規(guī)劃圖套張鑰匙移交數(shù)套竣工總平面圖套張其他移交負責(zé)人：接收負責(zé)人：備注：

(三)檔案管理體系金沙咀國際廣場檔案資料管理分類金沙咀國際廣場檔案資料管理分類辦公區(qū)概貌綠化管理資料建筑本體資料用戶資料清潔保潔資料日常管理資料圖文介紹小區(qū)概況及基本情況附屬設(shè)施房屋資料接管驗收資料平面圖用戶資料綠化工程資料綠化人員資料植被分布資料綠化養(yǎng)護資料清潔保潔管理資料清潔保潔資料清潔保潔人員資料安全管理、設(shè)備管理、環(huán)境管理、文檔管理、日常工作計劃數(shù)據(jù)庫備份數(shù)據(jù)庫分析數(shù)據(jù)整理秩序管理資料秩序系統(tǒng)資料秩序人員資料秩序巡查資料文件維護系統(tǒng)維護管理二、檔案管理制度檔案管理制度是項目的特點為基礎(chǔ)，根據(jù)國家、高要市有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)，提煉形成物業(yè)管理制度，使各管理項目有章可循，有規(guī)可依，有據(jù)可查，保證各項工作的順利進行，確保工作目標的全面實現(xiàn)。檔案管理制度框架檔案管理制度框架檔案管理制度框架外部制度內(nèi)部制度用戶服務(wù)指南公眾制度政府法規(guī)文件員工守則人力資源管理制度財務(wù)管理制度小區(qū)項目工程圖紙行政管理制度各部門管理制度物品驗收及移交管理其他文件（一）檔案資料的歸檔管理1、文件（包括印制品和音像制品等）材料的歸檔范圍：凡是反映公司活動和基本歷史面貌，具有查考利用價值的文件材料均應(yīng)歸檔，不能有各部門保管，應(yīng)直接交存檔案室。l）、文件檔案的歸檔范圍，包括各部、室及公務(wù)活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料、圖像、錄像等內(nèi)容；2）、檔案的歸檔范圍：兼職客服管理員、技術(shù)員在工作中形成的圖紙、說明書等內(nèi)容；3）、專項檔案的歸檔范圍，包括各部、室在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案，如：會議檔案、聲像檔案、紀檢檔案、審計檔案等；4）、財務(wù)資料由財務(wù)部門歸檔管理。2、歸檔要求：1）、歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；2）、歸檔的文件必須簽字、審批手續(xù)完備，自己清楚，圖面整潔；3）、歸檔的文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經(jīng)適當?shù)恼恚?）、是傳真件的應(yīng)復(fù)印后以復(fù)印件歸檔；5）、歸檔的文件材料紙張及文件格式必須符合國家要求，必須字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書寫，如碳素墨水、藍黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、復(fù)寫紙等書寫材料；6）、每類建設(shè)工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對其文件材料（含有關(guān)圖紙等）完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收；7）、保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進行科學(xué)分類、立卷和編號；8）、檔案題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限；9）、文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)；10）、聲像檔案歸檔要求如下：（1）、歸檔的聲像材料必須是原件、原版，各部門或個人不得私留聲像檔案；（2）、歸檔的聲像材料必須聲像清晰、完整、準確；（3）、歸檔的聲像材料不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵、霉菌等有害物；（4）、歸檔的照片底片，必須詳細說明發(fā)生的時間、地點、時間內(nèi)容；（5）、歸檔的錄音帶、錄像帶必須注明每盤帶內(nèi)錄入的內(nèi)容；（6）、歸檔的磁盤必須在每個軟盤上標明軟件名稱、開發(fā)時間、版本或標明備份數(shù)據(jù)名稱及備份時間。3、歸檔時間：1）、文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔；2）、建設(shè)項目在竣工驗收后一個月內(nèi)歸檔；3）、各項管理工作形成的文件材料，在當年上半年內(nèi)，要將應(yīng)當歸檔的文件材料交各職能部門負責(zé)人審定后，由檔案部門歸檔。4、歸檔份數(shù)：1）、各類文件材料一般歸檔一式一份；5、不歸檔文件材料的范圍：1）、重份和無參考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；2）、上級機關(guān)任免、獎懲非物業(yè)中心工作人員的文件、供參閱的文件材料；3）、上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件；4）、未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿、一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件、定稿除外）、影印文件的多次校對稿（主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負責(zé)人簽字的最后定稿除外）；5）、從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；6）、參加非主管單位召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；7）、非本單位抄送的不需要辦理的文件材料；8）、6、經(jīng)理要經(jīng)常對物業(yè)中心的文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）檔案資料的保管1、所有檔案資料均由物業(yè)中心檔案室保管，同時建立電子檔案庫；實行原始檔案和電腦數(shù)據(jù)庫存檔雙軌制。2、存放檔案必須有專用柜、架，檔案管理員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案總目錄,并按內(nèi)容、部門、年度、保存期限及保密程度的分類順序進行組卷、逐一編號,登記造冊、編制目錄、分柜保存，以便于管理和查看。業(yè)主/物業(yè)使用人檔案資料的分類原則是組團按柜、每棟按位、每單元按盒、每戶按冊建擋。3、必須維護檔案的完整性（質(zhì)量上的完整和數(shù)量上的完整）、安全性（物質(zhì)的安全和法律的安全）。4、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認真檢查其修改、補充情況，底圖存放以平放為宜；5、存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盤和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時采取譯制、拷貝；6、定期每半年進行檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作，做到賬冊相符。對破損或載體變質(zhì)檔案，要及時進行修補和復(fù)制，經(jīng)常進行蟲害消殺；7、為保證檔案的安全和完善,檔案室應(yīng)隨時保持干燥、通風(fēng)、清潔,并加裝防盜門和防盜網(wǎng)。同時配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等,確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。8、聲像檔案的保管如下：1）、按不同類別和載體使用不同的裝具，分別排列保存；2）、照片檔案一般放在相冊中，錄音帶、錄像帶、磁盤宜放在專用聲像檔案柜或密封盒中，豎放遠離磁場。（三）檔案資料借閱和復(fù)制管理物業(yè)中心所有工作人員都必須嚴格遵守公司保密制度有關(guān)規(guī)定，保守公司檔案秘密。物業(yè)中心所有工作人員都有保護檔案權(quán)利和義務(wù)；經(jīng)批準授權(quán)后都有借閱檔案、復(fù)制檔案的權(quán)利。1、檔案資料的借閱1）、借閱檔案必須向領(lǐng)導(dǎo)審批；2）、對業(yè)主/物業(yè)使用人和管理服務(wù)中心利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存。這些檔案在電腦中按授權(quán)級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴格控制借閱；3）、嚴格檔案的出、入室規(guī)定：出室必須由具備資格的人員經(jīng)審批登記后方可借出；入室時，須由專人進行檢查，若有破損，立即修復(fù)，并按規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)及時收回在外文件，嚴防文件流失；4）、物業(yè)中心人員查閱檔案，都必須辦理登記手續(xù)。檔案管理員必須將借閱情況存檔，同時將其輸入電腦中保存；5）、在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點：（1）、按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，借閱時間不得超過10天，確實因工作需要不能按時歸還者，應(yīng)辦理延期手續(xù)；（2）、要愛護檔案，不得丟失；（3）、所借檔案不得隨意折疊和拆卸，不得對檔案隨意更改，涂寫。6）、借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案員和借閱者當面核對清楚；7）、檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責(zé)任；8）、借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄；9）、調(diào)離本部門的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)；10）、出差、請長假（半月以上）或辭職者應(yīng)把所借閱檔案及時歸還，每年春節(jié)前夕所有外借檔案一律歸還檔案室；11）、因工作需要（如檔案更改、報廢）檔案員通知歸還檔案時，應(yīng)在24小時內(nèi)歸還，如不及時歸還，所造成的后果由借閱人員負責(zé)。2、檔案復(fù)制管理1）、檔案復(fù)制必須向領(lǐng)導(dǎo)審批；2）、檔案復(fù)制由借閱人員持有關(guān)批準到指定復(fù)印員處復(fù)??；3）、未經(jīng)批準的，復(fù)印員一律不得幫其進行復(fù)印。（四）電腦化的管理為保證電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運行，保證檔案資料數(shù)據(jù)的安全、真實、可靠，采取如下措施進行管理：1、各主管部門，建立自身的網(wǎng)絡(luò)管理制度，負責(zé)對其所屬部門的檔案工作實行監(jiān)督、指導(dǎo)，實行分級管理。2、檔案管理員必須做到檔案信息錄入化、檔案智能檢索化、利用光盤實現(xiàn)檔案的全文存儲。3、對電腦系統(tǒng)進行定期維護，為不同的操作人員設(shè)置不同的授權(quán)代碼，防止檔案資料的流失；定期組織管理人員、使用人員及操作人員進行系統(tǒng)使用及安全信息的培訓(xùn)，制訂嚴格的系統(tǒng)管理規(guī)定，隨時監(jiān)督電腦使用人員的執(zhí)行情況。4、定期對系統(tǒng)使用人員進行培訓(xùn)最新的安全技術(shù)培訓(xùn)，實現(xiàn)安全管理，有效降低網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的運行風(fēng)險。5、對操作和使用人員進行控制，當有授權(quán)的員工離職或改變工作崗位時，要及時進行安全系統(tǒng)的更新維護。6、通過定期將相關(guān)系統(tǒng)備份磁盤、配備良好的服務(wù)器電源保護等措施確保系統(tǒng)的可靠性和檔案資料數(shù)據(jù)的完整。（五）檔案鑒定和銷毀1、檔案的鑒定1）、檔案鑒定工作由物業(yè)辦公室負責(zé)進行，鑒定由物業(yè)經(jīng)理、檔案資料管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負責(zé)；2）、鑒定工作人員的任務(wù)：（l）、負責(zé)制訂本單位檔案保管期限表；（2）、對到期檔案提出存、毀意見。3）、確定保管期限原則：（1）、對本單位有長遠利用價值并能反映單位職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存；（2）、凡是在一定時間內(nèi)有利用價值的檔案，采用長期或短期保存。4）、鑒定工作應(yīng)該定期進行；5）、檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達到標準規(guī)定鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，單位應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員和部門負責(zé)修改、補充。2、銷毀檔案的程序包括：l）、鑒定工作人員應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批，銷毀清單及報告由檔案室保存；2）、檔案銷毀時，由單位派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽章；3）、銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)挝辉斐蓳p失的，將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進行處理。（六）檔案管理人員的崗位責(zé)任制1、檔案管理人員工作守則1）、熱愛本職工作，忠于職守，嚴守紀律，保守公司的秘密，按照規(guī)定管理好公司的檔案；2）、堅持公司的組織原則，識大體，顧全局，兢兢業(yè)業(yè)作奉獻；3）、要有耐心熱情的態(tài)度、文明禮貌的作風(fēng)，全心全意的服務(wù)精神；4）、要努力學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)，勤奮工作，善于思索，勇于開拓，不斷開創(chuàng)檔案工作新領(lǐng)域；5）、要有民主、團結(jié)、互助、友愛、高效的精神風(fēng)范和工作作風(fēng)；6）、工作嚴謹、實事求是，堅持真理、忠于歷史，維護檔案的完整和安全。2、檔案管理人員的工作要求1）、資料歸存、借閱、復(fù)印、保密的規(guī)范完善；2）、貫切《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》（文件資料的收集管理，歸檔范圍，平平時歸卷、立卷）；3）、應(yīng)積極配合各部門工作的正常開展，保證每一卷中都有卷內(nèi)目錄；4）、對于公司檔案所有內(nèi)容均必須同時備份存檔；5）、檔案管理人員均應(yīng)與企業(yè)簽訂保密協(xié)議；3、保密守則1）、不該說的機密，絕對不說；2）、不該問的機密，絕對不問；3）、不該看的機密，絕對不看；4）、不該記錄的機密，絕對不記錄；5）、不在非保密本上記錄機密資料；6）、不在私人通信中涉及機密；7）、不在公共場所和家屬子女、親友面前談?wù)摍C密；8）、不在不利于保密的地方存放機密文件、資料；9）、不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項；10）、帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。第二節(jié)物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立與管理物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立與管理提要：資料收集資料的收集堅持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容，在實際工作中從需要和服務(wù)的角度物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立與管理一、管理規(guī)章制度科學(xué)管理、合理量化、健全制度是我們?nèi)〉贸晒Φ闹匾Ｕ?，為了達到高標準的管理目的，我公司已成功導(dǎo)入ISo9000質(zhì)量管理標準模式。在接管物業(yè)以后，將嚴格按照質(zhì)量管理體系的標準，實行專業(yè)化、規(guī)范化管理。制定出管理規(guī)章制度共計74條，其中公眾制度12條，內(nèi)部崗位制度20條，運作管理制度32條，員工培訓(xùn)考核制度10條。1.公眾制度《業(yè)戶手冊》?！稑I(yè)主公約》?！毒裎拿鞴s》?！稑怯钍褂镁S護管理規(guī)定》?！抖窝b修管理規(guī)定》?！抖窝b修管理協(xié)議》。《裝修人員管理規(guī)定》。《出入物品管理規(guī)定》?！栋踩芾硪?guī)定》?！断拦芾硪?guī)定》?！肚鍧嵭l(wèi)生管理規(guī)定》?！秷@林綠化管理規(guī)定》。2.崗位職責(zé)物業(yè)經(jīng)理崗位職責(zé)。經(jīng)理助理崗位職責(zé)。物業(yè)管理部經(jīng)理崗位職責(zé)。物業(yè)管理文員崗位職責(zé)。物業(yè)管理員崗位職責(zé)。物業(yè)商務(wù)管理員崗位職責(zé)。物業(yè)清潔員崗位職責(zé)。工程管理部經(jīng)理崗位職責(zé)。工程技術(shù)員崗位職責(zé)。強電技工崗位職責(zé)。弱電技工崗位職責(zé)。暖通工崗位職責(zé)。維修工崗位職責(zé)。工程文員、資料員、倉管員崗位職責(zé)。安全經(jīng)理崗位職責(zé)。安全管理員崗位職責(zé)。財務(wù)經(jīng)理崗位職責(zé)。財務(wù)會計崗位職責(zé)。財務(wù)出納崗位職責(zé)。財務(wù)收費員崗位職責(zé)。3.運作管理制度《員工手冊》?！豆芾砣藛T文明服務(wù)準則》?！秵T工辦公制度》?！陡鞑块T月工作計劃及總結(jié)制度》?！段飿I(yè)管理工作廉潔制度》?！秵T工培訓(xùn)制度》?！秲?nèi)部財務(wù)管理制度》?！稒n案資料管理制度》?！吨蛋喙芾碇贫取贰！豆闷飞暾垺①徺I、領(lǐng)用制度》?！秵T工宿舍管理評比制度》?！督哟对V處理及回訪制度》?！毒S修回訪制度》?！稒C電設(shè)備的編號方法》?！稒C電設(shè)備的統(tǒng)計制度》?！杜潆姺抗芾碇贫取贰！段飿I(yè)防火安全檢查制度》?！稇?yīng)急滅火搶救方案》?！段飿I(yè)管理運作流程》?！稑I(yè)戶投訴處理程序》。《業(yè)戶入住工作程序》。《業(yè)戶入住裝修管理工作程序》。《物業(yè)管理檔案建立工作程序》。《物業(yè)管理檔案監(jiān)督工作程序》?！段飿I(yè)資料控制工作程序》。《公共設(shè)施維修、養(yǎng)護工作程序》。《機電設(shè)備維修工作程序》?！栋踩芾砉ぷ鞒绦颉贰！断缿?yīng)急處理工作程序》?！秷@林綠化管理工作程序》。《清潔管理工作程序》?！缎^(qū)文化開展工作程序》。4.員工培訓(xùn)考核制度《新員工入職培訓(xùn)制度》?！对趰弳T工循環(huán)培訓(xùn)制度》。物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立與管理提要：資料收集資料的收集堅持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容，在實際工作中從需要和服務(wù)的角度《員工工作考核及獎罰制度》?！秵T工崗位責(zé)任月考核成績匯總表》?！督?jīng)理助理崗位月工作考核表》。《部門經(jīng)理崗位月工作考核表》。《部門員工崗位月工作考核表》?！稑I(yè)戶意見月上訪統(tǒng)計表》。《員工違章違紀處理意見申報表》。《物業(yè)管理工作情況一覽表》。二、物業(yè)檔案建立與管理1.資料收集資料的收集堅持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容，在實際工作中從需要和服務(wù)的角度出發(fā)，擴大信息的收集，從時間上來講是指從規(guī)劃設(shè)計到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料，從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的全部，大到房屋本體公共設(shè)施，小到花草苗木都應(yīng)有詳細的資料。2.資料分類整理分辨真?zhèn)巍７诸惻判?。組編檔號。裝訂精美。3.檔案資料管理采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。采用多種形式的文檔儲存方法,便于原始檔案的管理。建議盡可能的采用電腦儲存，便于查找調(diào)用，以便更好地保護原始檔案的資料免受翻動的磨損和損壞。建立健全的檔案外借管理規(guī)定，檔案管理必須專人負責(zé)，應(yīng)做到保管、保密，工作細致；如有破損，應(yīng)及時修補。檔案管理室必須達到防火、防潮、防變質(zhì)的"三防"標準。第三節(jié)物業(yè)檔案管理制度為了加強物業(yè)檔案科學(xué)化、規(guī)范化、標準化的管理，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動中的作用，更好地為物業(yè)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章特指定檔案管理制度。1.公司應(yīng)加強對所轄物業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。2.設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門，配備專職人員和必要的專用庫房、裝具設(shè)備等，對物業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理。3.按規(guī)定整理、保管本單位本部門形成的物業(yè)檔案及有關(guān)資料，并做好提供利用。4.凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機聯(lián)系，并做到完整、準確、系統(tǒng)。5.歸檔的文件材料應(yīng)以原件為主，復(fù)制的文件必須注明來源單位及時間，字跡工整，圖表圖像清晰。6.形成物業(yè)檔案的部門負責(zé)整理，經(jīng)檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。7.物業(yè)檔案管理人員，應(yīng)建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。8.物業(yè)檔案管理部門要進行物業(yè)檔案的整理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計。9.凡需銷毀的檔案，必須經(jīng)過物業(yè)檔案所有權(quán)人，物業(yè)檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經(jīng)相關(guān)部門批準，在指定地點銷毀。10.物業(yè)管理的保管要有專用庫房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時修復(fù)，確保物業(yè)檔案的完整與安全。11.任何部門或個人不得私自藏匿、隱瞞物業(yè)檔案，不得私自涂改、偽造、銷毀物業(yè)檔案。12.借閱檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準并填寫借還檔案清單，用完后及時歸還入檔。第四節(jié)物業(yè)檔案資料管理一、物業(yè)檔案資料的含義物業(yè)檔案資料指在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。二、物業(yè)檔案的建立物業(yè)檔案資料的建立主要有收集、整理、歸檔和利用四個環(huán)節(jié)。1．收集：是將分散在單位各內(nèi)部工作機構(gòu)的有保存價值的文件資料集中移交給單位檔案室或負責(zé)管理檔案的部門的工作。物業(yè)資料來源按不同的標準有不同的分類。2．整理：是指把處于相對零亂、分散的檔案，經(jīng)過分類組合、排列、編目，使檔案系列化、系統(tǒng)化的工作。(1)檔案整理的基本內(nèi)容：區(qū)分全宗；全宗內(nèi)的檔案分類、立卷、案卷排列、案卷目錄的編制。(2)檔案整理工作的要求：必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；必須便于保管和利用；必須在原有的基礎(chǔ)上進行整理、加工。3．歸檔：是按照檔案資料的內(nèi)在規(guī)律進行科學(xué)的分類與保存。一個有序的資料庫是一個完整的樹形圖，從大分類到小分類，再至細分、排序。歸檔要及時，分類要合理。歸檔要求做到十清，即物業(yè)來源清、物業(yè)數(shù)量清、物業(yè)質(zhì)量清、物業(yè)價值清、結(jié)構(gòu)類型清、設(shè)備設(shè)施清、綠化苗木清、租金費用清、使用情況清、維修更新情況清。4．利用：是充分發(fā)揮檔案資料的憑證和參考作用為物業(yè)管理服務(wù)，提供利用是檔案工作的中心任務(wù)，也是檔案工作的成果；同時通過提供利用，使檔案工作不斷完善和發(fā)展。三、物業(yè)檔案的管理物業(yè)檔案資料管理指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理活動中，對物業(yè)原始記錄進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料。(一)資料的歸檔管理1．在物業(yè)管理中可實行原始資料和計算機檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉(zhuǎn)化為計算機磁盤儲存形式以便于查找。同時還可運用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。2．對業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應(yīng)加以保存。這些檔案應(yīng)按授權(quán)級別檢索并嚴格控制借閱。3．檔案管理人員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說明書和檔案總目錄，并進行科學(xué)合理的分類存檔。4．檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，注意防盜，并確保儲存地點符臺防火、防蟲、防鼠、防潮等要求。(二)檔案的使用1．利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并采用先進檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。2．對借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級，在機關(guān)負責(zé)人批準后借閱，并應(yīng)辦理借閱手續(xù)。(三)檔案的銷毀根據(jù)檔案的保存期限和性質(zhì)，對確實沒有保存價值和保存期已滿的檔案，嚴格按制度規(guī)定進行銷毀。第五節(jié)物業(yè)檔案管理規(guī)定為加強物業(yè)的檔案管理，保證檔案收集、整理、存放、保護和利用各環(huán)節(jié)規(guī)范、有序，根據(jù)國家檔案管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合物業(yè)實際情況，特制訂本規(guī)定。一．檔案工作管理機構(gòu)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、分級查詢的原則。物業(yè)行政人事部作為檔案工作主管部門，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)各部門檔案工作，制訂檔案管理規(guī)章制度和工作標準，并負責(zé)對各部門檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。各部門應(yīng)設(shè)置專（兼）職檔案管理人員，負責(zé)本部門的檔案管理工作。物業(yè)檔案主管部門：行政人事部物業(yè)檔案監(jiān)管人員：行政主任/總經(jīng)辦秘書物業(yè)檔案管理人員：行政人事部行政助理各部門檔案管理人員：各部門文員、行政人事助理、結(jié)算員二．檔案工作管理職責(zé)檔案工作是管理的基礎(chǔ)性工作，各部門要高度重視，確保檔案工作所必需的條件，全體員工都有維護檔案完整和安全的義務(wù)。（一）物業(yè)檔案監(jiān)管人員職責(zé)1．貫徹執(zhí)行國家物業(yè)管理相關(guān)的檔案法規(guī)，制定物業(yè)檔案工作管理制度和工作標準并貫徹執(zhí)行。2．負責(zé)對物業(yè)各部門的檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，一年組織2次對各部門及物業(yè)檔案檢查。3．定期接收各部門上交的電子檔案及目錄等，并進行整理、分類、保管、統(tǒng)計等工作。4.組織各部門專（兼）職檔案管理人員進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。5．執(zhí)行保密制度，確保檔案的安全。（二）物業(yè)檔案管理人員職責(zé)：1.嚴格執(zhí)行檔案管理有關(guān)規(guī)定，．定期接收各部門上交的檔案、目錄等，并進行整理、分類、保管、統(tǒng)計等工作。2.做好各類檔案的接收、整理、建帳、建卡、保管、統(tǒng)計等工作。檢查、3.驗收歸檔文件材料是否完整、準確、系統(tǒng)，是否符合相關(guān)檔案工作規(guī)范。4.編制各類檔案的檢索工具和參考資料，積極開展咨詢服務(wù)和提供利用工作，做好檔案的查閱、借閱和催還工作。5.做好檔案庫房的管理6.嚴格執(zhí)行保密制度，對密級檔案內(nèi)容不傳密、不泄密、不失密，確保檔案的安全。7.有權(quán)督促有關(guān)部門和人員按歸檔要求及時移交文件材料；有權(quán)拒絕接收不符合要求的文件材料；有權(quán)拒絕不符合查、借閱規(guī)定的人員查、借閱檔案；有權(quán)拒絕無關(guān)人員進入檔案庫房。8.物業(yè)檔案管理人員變動時，須辦好檔案的清點、移交手續(xù)后，方可辦理離崗手續(xù)。（三）各部門檔案管理人員職責(zé)1．嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，切實做好部門文件材料的收集、積累、整理、保管、保護、統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作，檢查、驗收歸檔文件材料是否完整、準確、系統(tǒng)，是否符合相關(guān)檔案工作規(guī)范。2．認真履行所屬部門檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查職責(zé)，定期向行政人事部上交部門檔案（含電子檔案）、目錄等。3．編制各類檔案的檢索工具，做好檔案的查閱、借閱和催還工作。4．做好本部門檔案柜的管理。5．嚴格執(zhí)行保密制度，對密級檔案內(nèi)容不傳密、不泄密、不失密，確保檔案的安全。6．分年度對舊檔進行歸類存放，每年舊檔成宗一次。7.各部門檔案管理人員變動時，須辦好檔案的清點、移交手續(xù)后，方可辦理離崗手續(xù)。三．檔案工作管理權(quán)限（一）有權(quán)督促有關(guān)部門和人員按歸檔要求及時移交文件材料。（二）有權(quán)拒絕接收不符合要求的文件材料。（三）有權(quán)拒絕不符合查、借閱規(guī)定的人員查、借閱檔案。（四）拒絕無關(guān)人員進入檔案庫房（開檔案柜）。（五）有對本部門檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查。四．檔案的種類本規(guī)定所指檔案是指物業(yè)在各項職能活動中形成的具有保存和利用價值的各種形式的原始記錄。具體包括按記載反映的內(nèi)容，分為文書、會計、物業(yè)檔案等；按載體形式，可分為紙質(zhì)、音像、機讀（電子）及其它實物檔案等，主要載體有紙、膠片、磁帶、u盤、硬盤、錄音帶、錄像帶、光盤等。（一）文書檔案主要包括行政、人事、業(yè)務(wù)管理檔案等。（二）會計檔案主要包括憑證、賬薄、報表等會計核算檔案。（三）物業(yè)檔案資料指在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。如：物業(yè)權(quán)屬資料、技術(shù)資料、驗收文件、業(yè)主\使用人的權(quán)屬檔案資料、個人資料、物業(yè)運行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務(wù)記錄、物業(yè)行政管理制度以及相關(guān)合同資料等。五.文件材料的收集和積累（一）凡是企業(yè)在各項職能活動中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)收集保存。（二）各種文件材料的收集和積累，根據(jù)工作性質(zhì)，由各相關(guān)部門和相關(guān)人員負責(zé)。（三）檔案管理人員要保持實時收集具有保存價值文件材料的意識，如發(fā)現(xiàn)該存而未存的文件材料，應(yīng)及時向有關(guān)人員索取。（四）在收集內(nèi)部形成的文件材料及具保存價值的外來文件資料時，如有電子版，可根據(jù)實際需要，確定是否收集。（五）文件材料的收集要完整、準確、及時，有附件的應(yīng)同時收集附件。（六）物業(yè)檔案的收集（按物業(yè)管理參與者分類）1．在物業(yè)接管移交時應(yīng)與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位積極合作，力爭全面、準確地收集到工程設(shè)計產(chǎn)權(quán)及工程技術(shù)資料的原始資料。2．在業(yè)主入伙時，進行二次裝修階段收集業(yè)主、用戶資料。3．在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運行檔案、投訴與回防記錄等以及其他相關(guān)資料，并將檔案的收集形成制度化。4．通過政府主管部門獲取的相關(guān)信息。（七）物業(yè)檔案的收集（按物業(yè)資料來源按時間順序分類）1．設(shè)計規(guī)劃階段信息：土地購買合同、土地使用證等權(quán)屬證書、規(guī)劃許可證、建筑許可證、預(yù)售許可證等各類項目批準證書、建筑圖、施工圖、施工組織設(shè)計等圖紙文件。2．竣工及驗收階段信息：竣工圖、竣工工程項目一覽表、設(shè)備技術(shù)清單(設(shè)備名稱規(guī)格、數(shù)量、場地、性能、單價、隨機工具備件等性能、單價、隨機工具備件等)、設(shè)施技術(shù)手冊、使用說明及質(zhì)保證明、設(shè)備安裝調(diào)試記錄(各種設(shè)備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄、暖氣，衛(wèi)生、空調(diào)、電訊、電氣、通風(fēng)、供水、供氣、消煙滅火、防暴報警、電視監(jiān)控等系統(tǒng))、土建施工記錄(地基處理記錄、結(jié)構(gòu)安裝校正記錄，預(yù)應(yīng)力構(gòu)件施工記錄等)、建(構(gòu))筑物監(jiān)測記錄(建筑物的沉降、變形、防震，鋼結(jié)構(gòu)焊縫探傷檢查記錄)、隱蔽工程的驗收記錄、工傷事故發(fā)生及處理記錄（如有）、項目圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知、技術(shù)核定單、重要技術(shù)決定和文件、驗收總結(jié)報告等記錄文件。3．委托管理階段信息：委托管理招標文件、物業(yè)管理投標文件(物業(yè)管理單位的資質(zhì)證明、管理計劃和預(yù)算等)、物業(yè)委托管理合同(協(xié)議書)等。

4.招商階段信息：招標物業(yè)的平面圖紙、招租許可證及委托書、租金及管理費測算、租賃合同、廣告策劃資料等。5．用戶入戶信息：用戶入住通知書、入戶須知、管理公約(公共契約)、用戶資料(包括業(yè)主、租戶)、業(yè)主委員會章程、用戶手冊、用戶進戶驗收表、用戶進戶交費單等。6．日常管理信息：業(yè)主、租戶變動和更換情況、各部門工作操作規(guī)范，管理制度、各部門工作記錄、維修記錄（大、中、小修）、維修承包合同和預(yù)決算、保安、清潔、綠化等項目的承包合同等、用戶來往信件、投訴和處理資料、年度工作計劃及總結(jié)、人事檔案、保險資料、法律法規(guī)和政府有關(guān)文件、財務(wù)報表、工資報表、管理表和租金收繳憑證等資料。六.文件材料的歸檔本規(guī)定所指歸檔是指辦理完畢且具有保存價值的文件材料經(jīng)系統(tǒng)整理交各部門檔案人員建立專門檔案柜保存的過程。（一）歸檔范圍物業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍。詳見《物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表》。（二）歸檔時間1．管理類及業(yè)務(wù)類文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后由業(yè)務(wù)部門檔案管理員及時歸檔。2．會計文件材料由財務(wù)部在會計年度終了后整理歸檔。3．合同類文件應(yīng)在合同審批簽訂后及時歸檔。4．外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后收集歸檔。5．物業(yè)員工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。6．錄像帶、錄音帶、照片（含底片）、膠片等實物形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。7．變更、修改、補充的文件材料應(yīng)隨時歸檔。8．物業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和員工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料應(yīng)隨時歸檔。9．物業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料應(yīng)隨時歸檔。10．其他臨時活動中形成的文件材料應(yīng)隨時歸檔。（三）歸檔要求1．歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準確、系統(tǒng)。2．歸檔的文件材料編制內(nèi)容、格式等應(yīng)規(guī)范化，字跡清楚。3．歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。4．歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。5．非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。6．外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。7．歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁高的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。8．兩個以上部門合作完成的項目，主辦部門保存全套文件材料，協(xié)辦部門保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的復(fù)印文件。9．任何部門或個人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。如不按要求歸檔的，追究有關(guān)當事人或部門的責(zé)任。七.檔案的整理（一）檔案的整理分為兩步進行：1.檔案歸檔以前，文件材料形成后，應(yīng)由文件材料形成部門或相關(guān)人員進行初步整理。2．檔案歸檔以后，由各部門檔案管理人員進行最終整理。（二）檔案整理的基本內(nèi)容：區(qū)分全宗；全宗內(nèi)的檔案分類、立卷、案卷排列、案卷目錄的編制。（三）檔案整理工作的要求：必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；必須便于保管和利用；必須在原有的基礎(chǔ)上進行整理、加工。（四）檔案的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū)分不同價值、便于保管和利用的原則。（五）檔案的整理應(yīng)根據(jù)機構(gòu)（問題）進行分類、劃分保管期限。劃分保管期限方法詳見《物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表》。八．檔案的移交和接收（一）移交、接收要求1.行政人事部每年一月負責(zé)接收物業(yè)各部門上年度所有檔案目錄（電子版）最新版本、相關(guān)重要檔案（含目錄），每個月月初負責(zé)接收物業(yè)各部門上月電子檔案（含目錄）等。2．各部門檔案管理員負責(zé)接收本部門形成的各類檔案（包括電子檔案）。（二）移交、接收檢驗1．各部門在進行檔案移交、接收之前，檔案接收方應(yīng)認真對擬移交檔案按歸檔要求進行檢驗，檢驗合格后方可接收。2．移交的檔案必須有書面檔案總目錄和分目錄，移交時連同檔案數(shù)據(jù)庫一并移交。3．對檢驗不合格的檔案，應(yīng)退回移交部門重新整理，合格后方可接收。（三）移交、接收手續(xù)移交檔案應(yīng)編制移交清冊，交接雙方應(yīng)認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊一式二份，由交接雙方各留一份以備查考。九．檔案的利用（一）物業(yè)員工因工作需要，需從本部門查閱或借閱檔案時，查閱或借閱本人職能范圍內(nèi)的一般性檔案，在檔案管理員處辦理查閱或借閱登記即可。（二）物業(yè)員工查閱或借閱本人職能范圍外的一般性檔案，須經(jīng)查閱或借閱人所在部門負責(zé)人批準。（三）物業(yè)員工查閱或借閱本部門重要或涉密檔案，除須查閱或借閱人所在部門負責(zé)人批準外，還須經(jīng)物業(yè)總辦領(lǐng)導(dǎo)批準。（四）物業(yè)員工查閱或借閱其他部門檔案資料，須經(jīng)本部門負責(zé)人及檔案所在部門負責(zé)人批準。（五）非物業(yè)人員因工作需要查閱、借檔案，須經(jīng)總辦領(lǐng)導(dǎo)批準。（六）檔案查閱或借閱人查閱或借閱檔案時，須如實填寫相關(guān)管理表格。（七）檔案借出前須復(fù)印留存，以備再次提供查閱。（八）檔案借閱人對借出的檔案必須妥善保管，必須對檔案的安全、保密和完整負責(zé)，不得隨意亂放和毀損、涂改檔案的內(nèi)容，更不得隨意轉(zhuǎn)借他人，未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準不得擅自復(fù)制。（九）檔案借閱人在辦理完有關(guān)事項后應(yīng)及時歸還或在指定的期限內(nèi)歸還所借檔案。在無特殊原因下逾期不歸還并經(jīng)催還仍不歸還者將被嚴肅處理。（十）各部門檔案管理員對所借檔案應(yīng)定期跟蹤，并做好登記。借出后歸還的檔案，檔案管理員須逐件逐頁檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，以便調(diào)查處理。（十一）檔案在利用或公布時，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。十.檔案的鑒定和銷毀（一）各部門應(yīng)定期對所保管的檔案進行鑒定，對確無保存價值或保管期滿的檔案，可報行政人事部及總辦領(lǐng)導(dǎo)審核后確定銷毀。（二）檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進行。在檔案管理部門負責(zé)人的主持下，組成檔案鑒定、銷毀小組，負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作。（三）經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，經(jīng)物業(yè)總經(jīng)理批準，并經(jīng)行政人事部確認后，方可銷毀。經(jīng)過鑒定仍需保存的，應(yīng)重新劃分保管期限。（四）銷毀檔案時，必須由2人以上在指定地點監(jiān)銷。檔案銷毀必須編制《檔案銷毀清冊》，銷毀人和監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽名。（五）檔案銷毀清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。十一.檔案的統(tǒng)計（一）為了準確了解檔案保存情況，各部門檔案管理員要認真做好檔案統(tǒng)計工作。（二）檔案統(tǒng)計包括：基本情況年報、各類檔案情況統(tǒng)計、檔案目錄統(tǒng)計表、歷年檔案利用情況、檔案柜和設(shè)備情況等。（三）各部門檔案管理員應(yīng)在每年1月份把本部門的檔案統(tǒng)計報表上報行政人事部。十二.檔案庫房(檔案柜)的管理（一）存放檔案必須使用專用檔案柜，檔案柜標識應(yīng)醒目、美觀，便于查找。（二）檔案排列應(yīng)按照年度、類別和案卷（檔案盒）的次序，從近到遠、從左到右、從上到下排列。（三）檔案庫房（如有）應(yīng)保持清潔、衛(wèi)生、整齊，嚴禁存放與檔案無關(guān)的物品。（四）檔案庫房（如有）應(yīng)配備安全保護措施，切實做好防火、防盜、防潮、防熱、防磁、防塵、防光、防蟲、防鼠、防污的“十防”科學(xué)保護工作，盡力延長檔案壽命，維護檔案的完整與安全。（五）平時加強安全檢查，檔案庫房（如有）內(nèi)嚴禁吸煙、點火，嚴禁堆放易燃物品，提高警惕，對危及檔案安全的因素應(yīng)及時采取得力措施予以排除。（六）檔案庫房（如有）與辦公室分開，安裝鐵門、鐵窗，門隨開隨鎖，燈隨開隨關(guān)，非檔案工作人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。（七）檔案庫房（如有）應(yīng)配備空調(diào)、溫度計、干濕度計等設(shè)施，保持室溫14-24℃、相對濕度45-60%的恒溫恒濕環(huán)境，并堅持做好溫度和濕度記錄。（八）檔案庫房（如有）應(yīng)安裝窗簾，窗戶盡可能密封，門下端與地面盡可能避免縫隙或安裝橡皮墊，以達到防塵、防光、防蟲、防鼠、防污的目的。（九）檔案管理人員每年或每半年應(yīng)對保存檔案進行一次全面檢查，對破損、褪變檔案，應(yīng)及時進行搶救、修復(fù)，發(fā)現(xiàn)短缺檔案應(yīng)認真追查，及時報告。（十）每年定期對消防器材進行一次全面檢查，如發(fā)現(xiàn)消防器材不能使用或藥液過期等問題，應(yīng)及時處理。十三.檔案保密制度（一）全體員工要增強保密觀念，嚴格遵守國家有關(guān)保密法規(guī)和檔案管理有關(guān)規(guī)定。（二）檔案管理人員工作中不傳密、不泄密、不探聽秘密。（三）檔案管理人員在收到重要文件材料后應(yīng)立即收存整理，不得隨意擺放。（四）涉密檔案，必須妥善保管。絕密文件應(yīng)存放在密碼文件柜中，原則上不得復(fù)制，不得抄錄。（五）涉密檔案，若需查閱或借閱，應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)。原則上不借出檔案室，如確有必要借出，借閱人必須對檔案的保密和安全負責(zé)。（六）機密檔案和絕密檔案，嚴禁在網(wǎng)絡(luò)上提供查閱。十四.本規(guī)定由物業(yè)行政人事部負責(zé)解釋。十五.本規(guī)定自下發(fā)之日起施行。附件：1.檔案查閱登記表2.檔案借閱登記表3.《檔案銷毀清冊》附件1檔案查閱登記表查閱日期查閱內(nèi)容文號份數(shù)查閱人查閱部門聯(lián)系方式查閱用途提供人批準人備注

附件2檔案借閱登記表借閱日期借閱內(nèi)容文號份數(shù)借閱人借閱部門聯(lián)系方式借閱用途預(yù)還日期提供人批準人回收人回收日期備注

附件3檔案銷毀清冊序號案卷或文件題名年度目錄號卷(盒)號或文號卷(盒)內(nèi)文件頁(件)數(shù)原期限銷毀原因銷毀日期銷毀人監(jiān)銷人備注

附件4《物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表》（參考）歸檔文件材料目錄保管期限一、黨群管理工作形成的文件材料

（一）黨務(wù)綜合性工作或黨組織其它有關(guān)會議文件材料長期（二）黨組織建設(shè)、黨員管理、紀檢監(jiān)察工作文件材料長期（三）思想政治工作、精神文明建設(shè)文件材料長期（四）職工代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作文件材料長期（五）參加有關(guān)協(xié)會和群眾團體活動文件材料短期（六）其它應(yīng)歸檔的黨群工作文件材料

二、行政管理工作形成的文件材料

（一）企業(yè)籌備期可行性研究、申請、批準文件材料，企業(yè)章程、證照永久（二）企業(yè)物業(yè)管理資質(zhì)等級認證文件永久（三）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)（包括董事會、股東會、監(jiān)事會和經(jīng)理層）和內(nèi)部機構(gòu)構(gòu)成、變更文件材料永久（四）董事會、股東會、監(jiān)事會產(chǎn)生的文件材料永久（五）企業(yè)發(fā)生分立、合并、破產(chǎn)、歇業(yè)等變更事宜的文件永久（六）各項企業(yè)內(nèi)部管理制度、規(guī)定長期（七）綜合性行政事務(wù),文秘、機要、保密工作文件材料短期（八）會務(wù)工作文件材料

重要的

一般的

長期短期（九）法律事務(wù)、公證工作文件材料*長期（十）審計工作文件材料長期（十一）人力資源管理文件材料*

1、崗位職責(zé)長期2、員工錄用、招聘文件材料長期3、勞動合同管理長期4、勞動工資和社會保險文件材料長期5、員工教育、培訓(xùn)工作文件材料短期6、員工的考核工作文件材料長期7、職務(wù)任免，職稱評聘文件材料長期8、工服、工裝管理文件材料短期9、其它應(yīng)歸檔的人力資源管理文件

（十二）行政后勤工作文件材料（食堂、車輛管理等）短期（十三）其它應(yīng)歸檔的行政管理性文件材料

三、經(jīng)營管理工作形成的文件材料

（一）企業(yè)改革，經(jīng)營戰(zhàn)略決策文件材料永久（二）計劃與統(tǒng)計工作文件材料，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、各項發(fā)展計劃文件材料，責(zé)任制管理文件材料長期（三）統(tǒng)計報表：

年度、季度、月份永久短期（四）企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析永久（五）資產(chǎn)管理文件材料：房地產(chǎn)管理，資本運作，對外投資，股權(quán)管理，多種經(jīng)營管理，產(chǎn)權(quán)變動、清產(chǎn)核資文件材料永久（六）屬企業(yè)所有的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及其管理文件材料永久（七）企業(yè)信用管理，形象宣傳，達標創(chuàng)優(yōu)文件材料長期（八）合同管理文件材料：物業(yè)管理委托、物業(yè)租賃及其它商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補充材料，有關(guān)的資信調(diào)查，工作協(xié)議文件材料：重要一般長期短期（九）財務(wù)管理文件材料：資金管理，成本價格管理，會計管理文件材料長期（十）物資管理文件材料：物資采購、保存和供應(yīng)文件材料短期（十一）營銷管理文件材料：營銷組織管理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、市場調(diào)查與分析文件材料，客戶信息管理，多種經(jīng)營管理文件材料

長期（十二）服務(wù)質(zhì)量管理文件材料長期（十三）其它應(yīng)歸檔的經(jīng)營管理文件資料

四、物業(yè)管理工作材料

（一）各物業(yè)項目招投標文件材料長期（二）各物業(yè)項目驗收有關(guān)文件材料短期（三）各物業(yè)項目房屋及設(shè)備設(shè)施管理有關(guān)文件材料短期（四）各物業(yè)項目公共秩序維護管理有關(guān)文件材料短期（五）各物業(yè)項目環(huán)境衛(wèi)生管理有關(guān)文件材料短期（六）各物業(yè)項目綠化管理有關(guān)文件材料短期（七）各物業(yè)項目小區(qū)文化管理有關(guān)文件材料短期（八）其它應(yīng)歸檔的物業(yè)項目管理工作形成的文件材料

五、基本建設(shè)工作形成的文件材料（企業(yè)有該項工作時設(shè)立）

（一）可行性研究、立項、勘探、測繪、招投標、征遷工作以及建設(shè)單位項目管理工作文件材料永久（二）基建項目的設(shè)計文件材料永久（三）基建項目的施工文件材料永久（四）基建項目的監(jiān)理文件材料永久（五）基建項目的竣工和驗收文件材料永久（六）基建項目的使用、維修、改建、擴建文件材料永久（七）其它應(yīng)歸檔的基本建設(shè)工作形成的文件材料

六、設(shè)備儀器管理形成的文件材料

（一）購置設(shè)備、儀器的立項審批，購置合同長期（二）設(shè)備、儀器的開箱驗收或接收文件材料長期（三）設(shè)備、儀器的安裝調(diào)試文件材料長期（四）設(shè)備、儀器的使用、維護和改造、報廢文件材料長期（五）其它應(yīng)歸檔的設(shè)備儀器管理形成的文件材料

七、會計檔案

（一）會計憑證（原始、記賬、匯總）15年（二）會計賬簿

1、總賬（包括日記賬）15年2、明細賬15年3、現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年4、其它日記賬15年5、固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年6、輔助賬簿15年（三）財務(wù)報告類

1、月、季度財務(wù)報告（包括文字分析）3年2、年度財務(wù)報告（決算）（包括文字分析）永久（四）其它類

1、會計移交清冊15年2、會計檔案保管清冊永久3、會計檔案銷毀清冊永久4、銀行余額調(diào)節(jié)表5年5、銀行對賬單5年（五）其它應(yīng)歸檔的會計文件材料

八、職工個人檔案

九、特殊載體檔案

（一）聲像類

（二）實物類

十、物業(yè)項目形成的文件材料

（一）基礎(chǔ)管理文件材料

1、大廈規(guī)劃詳圖、竣工總平面圖、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備的竣工圖、綠化平面圖、附屬配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等文件材料永久2、竣工驗收合格報告、準許交付使用證等文件材料永久3、物業(yè)質(zhì)量保證文件和使用說明文件等材料永久4、供水、供電、供氣、供熱、有線電視等專業(yè)服務(wù)協(xié)議，消防設(shè)施合格證，電梯準用證、年檢資料等材料長期5、接管驗收手續(xù)等文件材料永久6、各種機電設(shè)備出廠合格證，使用說明書，安裝、調(diào)試報告，保修卡、保修協(xié)議等文件材料永久7、業(yè)主購房合同文本永久8、維修基金交納明細永久9、維修基金管理、使用、續(xù)籌等文件材料永久10、前期物業(yè)管理服務(wù)合同、物業(yè)管理服務(wù)合同及其它協(xié)議等文件材料短期11、房屋使用手冊等文件材料永久12、裝飾裝修管理規(guī)定及巡查、制止違規(guī)行為、向行政主管部門報告記錄短期13、業(yè)主告知物業(yè)管理企業(yè)函（裝飾裝修）短期14、物業(yè)管理企業(yè)告知房屋所有人、使用人和裝飾裝修企業(yè)函等文件材料短期15、與業(yè)主會往來文件材料長期16、申報達標、市優(yōu)、國家示范項目的爭創(chuàng)規(guī)劃、實施方案等文件材料短期17、各項管理制度、規(guī)定，各崗位工作標準，各級各類人員的崗位職責(zé)及考核辦法等文件材料短期18、業(yè)主公約短期19、業(yè)主檔案長期20、房屋及其配套設(shè)施權(quán)屬材料長期21、投訴記錄及處理、回訪等文件材料短期22、業(yè)主滿意度調(diào)查及分析、整改措施等文件材料短期23、特約服務(wù)等文件材料短期24、項目管理的年度計劃、總結(jié)短期25、與物業(yè)往來的各種請示、報告、批文等短期26、與轄區(qū)物業(yè)行政主管部門、各專業(yè)服務(wù)部門往來文件材料短期27、項目管理會議記錄、與業(yè)主委員會之間溝通協(xié)調(diào)有關(guān)事項會議記錄、參加小區(qū)聯(lián)席會議記錄等文件材料長期28、員工管理文件材料

（1）員工花名冊短期（2）員工工資管理、考勤記錄、績效考核、獎懲記錄短期（3）員工培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)計劃、教案、簽到單、考核試卷等）短期29、鑰匙管理文件材料長期30、各種提示、通知資料留存（或照片等）短期31、其它應(yīng)歸檔的綜合性文件材料

（二）房屋管理與維修養(yǎng)護

1、公共區(qū)域巡查記錄短期2、報修記錄短期3、維修派工單短期4、領(lǐng)料單短期5、客戶回訪記錄短期6、其它應(yīng)歸檔的維修文件材料

（三）共用設(shè)施設(shè)備管理

1、各種設(shè)施設(shè)備操作規(guī)程長期2、各種設(shè)施設(shè)備管理規(guī)定長期3、各種設(shè)施設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄長期4、各種設(shè)施設(shè)備日常運行狀態(tài)檢查記錄長期5、二次供水衛(wèi)生檢驗報告等文件材料短期6、停電、停水、電梯停運等應(yīng)急處理預(yù)案長期7、各類事故處理方案及處理記錄長期8、其它應(yīng)當歸檔的文件資料

（四）公共秩序維護、消防、車輛管理

1、門衛(wèi)、監(jiān)控室、物業(yè)區(qū)域巡邏值班記錄短期2、使用裝具發(fā)放、使用情況登記等文件材料短期3、維護公共秩序中遇到各類事件應(yīng)急處理預(yù)案、消防應(yīng)急預(yù)案等材料短期4、物業(yè)項目內(nèi)危及人身安全的提示標示及防范措施等材料（照片等）短期5、機動車管理規(guī)定、出入證發(fā)放登記表、收費標準公示及車位分配方案等材料短期6、機動車出入登記手續(xù)等材料短期7、非機動車管理等材料短期8、其它應(yīng)當歸檔的文件材料

（五）環(huán)境衛(wèi)生管理

1、環(huán)衛(wèi)設(shè)備、工具等明細，衛(wèi)生區(qū)域責(zé)任劃分，衛(wèi)生消毒滅殺制度及其落實情況記錄等材料短期2、日常衛(wèi)生檢查記錄等材料短期（六）綠化管理

1、綠化使用機具明細，綠化日常巡查、養(yǎng)護、病蟲害防治等材料短期2、綠化工作日常檢查記錄等材料短期3、綠化施工等材料短期4、其它應(yīng)歸檔的文件材料

（七）小區(qū)文化活動文件材料

1、小區(qū)文化活動計劃及實施情況短期2、小區(qū)精神文明建設(shè)文件材料短期3、獲獎的榮譽證書、獎牌、獎杯短期4、其它應(yīng)歸檔的小區(qū)文化活動材料

（八）項目管理效益

1、物業(yè)管理服務(wù)費收繳情況及收支情況公示等文件材料短期2、開展多種經(jīng)營服務(wù)項目及收入情況短期十一、其它應(yīng)歸檔的文件材料

注：永久：50年以上，長期：15－50年，短期：15年以下*可單獨設(shè)類第六節(jié)制度的建立與管理為營造一個健康、舒適、安全、文明的小區(qū)生活環(huán)境，我司將在本服務(wù)項目中導(dǎo)入已成熟運行的現(xiàn)有的各項管理機制。相關(guān)的管理機制及管理制度詳見本投標書“十、服第七節(jié)檔案的建立與管理物業(yè)管理檔案是物業(yè)管理服務(wù)歷史的原始記錄，是物業(yè)服務(wù)的重要依據(jù)，建立物業(yè)管理服務(wù)檔案，同時也是物業(yè)管理服務(wù)單位實現(xiàn)物業(yè)規(guī)范化和現(xiàn)代化管理的手段，是提高綜合管理能力的基礎(chǔ)。因此，我司在長期的物業(yè)管理服務(wù)中，一貫注重公司運營檔案ISO9001（SLX-QEOM-01（SX-QEOP-42301（SLX-QEOP424）的基礎(chǔ)上，專（SLX-WI-423-01，從而為我司在專業(yè)物業(yè)服務(wù)過程中提供了科學(xué)、規(guī)范的檔案建立與管理奠定了堅實的基礎(chǔ)。針對人和春天花園小區(qū)的物業(yè)管理服務(wù)項目，我司擬采用系統(tǒng)化、規(guī)范化、計算機信息化的管理手段，對小區(qū)的物業(yè)管理服務(wù)檔案進行全面的收集和管理。一、物業(yè)管理檔案本章所述的物業(yè)管理檔案是指我司在物業(yè)管理服務(wù)活動中收集和產(chǎn)生的、為物業(yè)管理服務(wù)工作提供依據(jù)和參考的各種應(yīng)予以保存的文字、圖形、實物等文件材料，物業(yè)管理檔案的內(nèi)容主要包括建筑物檔案、客戶檔案、管理工作檔案。（一）建筑物檔案：包括建筑物原始檔案材料、維護、改造施工記錄材料，如竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖、各類管線圖、裝修管理檔案、維修養(yǎng)護檔案等。（二）客戶檔案：包括客戶登記材料、業(yè)主產(chǎn)權(quán)材料等。（三）管理運作檔案：包括物業(yè)管理法律法規(guī)材料、管理服務(wù)及租賃合同材料、服務(wù)記錄材料、治安情況記錄材料、會訪記錄材料等。如各類巡視記錄、運行檔案、滿意度調(diào)查記錄、投訴與回訪記錄、大廈文化活動、宣傳記錄、財務(wù)會計資料等。二、檔案資料的建立及分類（一）檔案資料的建立采取系統(tǒng)化、規(guī)范化、計算機信息化的管理手段收集和存儲有關(guān)資料；將收集的資料進行細分，分類標準嚴格按照建設(shè)部頒發(fā)《關(guān)于修訂全國物業(yè)管理示范商住小區(qū)、大廈、工業(yè)區(qū)標準及評分細則》（建住房物[2000]008號）的有關(guān)內(nèi)容執(zhí)行，做到條理清晰，分類合理，便于查閱；按照資料載體的類型采用適當?shù)陌踩４娣绞剑凰匈Y料檔案實行“雙檔”管理（文本檔案、計算機信息檔案）。檔案資料的分類A、接管移交資料名稱資料內(nèi)容產(chǎn)權(quán)資料規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文；建筑許可證、投資許可證、開工許可證。技術(shù)資料紅線圖、總平面圖；地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告；工程合同、工程預(yù)決算；工程設(shè)計變更、通知及技術(shù)核算單；竣工圖：單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖；消防、燃氣、智能化系統(tǒng)等工程及地下管網(wǎng)竣工圖；建筑物、消防、燃氣、智能化系統(tǒng)竣工驗收證明書；鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書；新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證明書；供水、供電、電梯、消防、智能化等設(shè)備的檢驗合格證明書及技術(shù)資料；砂漿、混凝土試塊、試壓報告；綠化工程竣工圖；其他技術(shù)資料。B、管理檔案資料名稱資料內(nèi)容物業(yè)資料人和春天花園小區(qū)物業(yè)管理服務(wù)基本資料事務(wù)管理資料業(yè)主資料業(yè)主檔案、驗收交接表等事務(wù)資料值班表、項目服務(wù)部值班記錄表維修資料維修通知單等設(shè)備管理資料公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄、各項機電設(shè)備保養(yǎng)、維修運行記錄、設(shè)備檢查記錄。客戶反饋資料服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表、物業(yè)使用人意見調(diào)查表、統(tǒng)計記錄表、物業(yè)使用人投訴及處理記錄表。員工管理資料員工個人資料、聘用表、員工業(yè)績考核及獎罰記錄表、員工培訓(xùn)計劃及實施記錄和員工培訓(xùn)考核記錄表。行政文件巡查記錄、項目服務(wù)部規(guī)章制度、通知、通報等文件、政府部門有關(guān)文件、公司及上級主管部門文件等。管理處綜合案 管 理管理處綜合案 管 理管理處建立的資料文檔采購方提供的 資 料作廢文件張貼文件復(fù)印文件借閱文件檔案資料管理運作“人和春天花園小區(qū)”物管項目服務(wù)部的所有文件必須經(jīng)過項目主管或指定負責(zé)人按照公司運行的ISO9001質(zhì)量管理體系之《文件控制程序》（SLX-QEOP-42301（SLX-QEOP-424）（SLX-WI-423-01）等的有關(guān)要求辦理接受、發(fā)放、歸檔等手續(xù)，包括重要資料（如業(yè)委會提供的資料）和項目服務(wù)部日常管理文件（如項目服務(wù)部通知、通報等。檔案資料建立及管理運作流程示意圖如下：（二）檔案資料管理要求項目服務(wù)部設(shè)檔案管理員；檔案資料由項目服務(wù)部統(tǒng)一管理；明確收集、整理、分類、編號、登記、錄入計算機、入柜、借用、檢查、銷毀等各項管理流程；采用多種形式的文檔存儲方式，并采取相應(yīng)的存儲、保管方法；對原始文件、合同等重要資料必須嚴格管理，借閱、復(fù)印等必須經(jīng)項目經(jīng)理審批；項目主管負責(zé)審批檔案保存數(shù)量、保存期限，以及是否有效和作廢；注重檔案管理信息開發(fā)，根據(jù)工作需要和檔案庫存情況編制各種專題資料；項目服務(wù)部綜合檔案管理實行每季對檔案資料管理情況進行檢查的制度；要求全體員工樹立檔案管理意識、保密意識，并嚴格執(zhí)行公司制定的《檔案管理制度》（SLX-WI-423-01）。（三）檔案管理制度第一章總則第一條為加強本公司檔案管理工作，特制定本制度。第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結(jié)案后及時交專（兼）職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第二章文件材料的收集管理第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書人員，負責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。第五條凡本公司印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集管理。第六條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸檔。會議文件由會議主辦部門收集歸檔。1、公司工作人員在外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動核報旅費時，必須將會議的主要文件資料向綜合部辦理歸檔手續(xù)，綜合部負責(zé)人簽字認可后財務(wù)部才給予核報差旅、會務(wù)費。2、本公司召開的會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向綜合部辦理歸檔手續(xù)。第七條各部門專（兼）職文書的職責(zé)。1、了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。2、對本部門承辦的文件材料及時收集歸檔。每年的2月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向綜合部辦好交接簽收手續(xù)。3、承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。第八條各部門都要建立健全平時歸檔制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。第九條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸檔使用的“案卷類目”。標注應(yīng)簡明扼要，并編上條款號。第十條公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸檔。第十一條專（兼）職文書人員應(yīng)及時將已歸檔的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。第三章歸檔范圍第十二條重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。第十三條上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的通知、決定、決議、指示、條例、規(guī)定、計劃、規(guī)劃等文件材料。第十四條本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。第十五條本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)、工作計劃、規(guī)劃、策劃、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第十六條信訪工作材料。第十七條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第十八條通過參展、商務(wù)談判及其它管道獲取的樣品、畫冊、影像等行業(yè)信息。第十九條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件材料。本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。第二十條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。第四章檔案分類第二十一條檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。第二十二條總公司檔案大致分為以下幾類：證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；制度類：管理制度匯編；合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。計劃總結(jié)類：分年度計劃及總結(jié)等；會議紀要類：辦公例會紀要等。第二十三條案卷類目編號1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《案卷類目編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。2、《案卷類目編號表》的條款號必須簡明確切（如：證照條款號SLX–zz001–001–001）。其中SLX表示“”拼音的第一個字母，zz表示“證照”拼音的第一字母，001–001–001表示“證照的大類、中類、小類”，均以十進阿拉伯數(shù)字