（O管理）畢馬威-北方光電實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)方案

案北方光電科技股份有限公司采購(gòu)業(yè)務(wù)方案最后修改日期: 北方光電項(xiàng)目經(jīng) 畢馬威項(xiàng)目經(jīng)理修改記錄AuthorVersionChangeReference2002.9.28畢馬威顧問(wèn)1.0沒(méi)有以前版本2002.11.28畢馬威顧問(wèn)2.0根據(jù)CRP更新解決方案Position文檔控制II修改記錄ii審查人ii公司組織管理11采購(gòu)組織管理41.1業(yè)務(wù)部門設(shè)置41.2業(yè)務(wù)人員情況42采購(gòu)產(chǎn)品管理72.1采購(gòu)產(chǎn)品72.2采購(gòu)產(chǎn)品編碼72.3采購(gòu)產(chǎn)品分類72.4采購(gòu)產(chǎn)品計(jì)量單位82.5采購(gòu)產(chǎn)品庫(kù)存控制93供應(yīng)商管理114請(qǐng)購(gòu)管理144.1請(qǐng)購(gòu)流程145詢價(jià)及報(bào)價(jià)管理155.1詢價(jià)單155.2報(bào)價(jià)單166訂單管理176.1訂單生成176.2訂單內(nèi)容266.3訂單安全性287采購(gòu)接收與退貨297.1采購(gòu)接收控制297.2采購(gòu)?fù)素?08.1審批流程328.2審批人員358.3審批權(quán)限359采購(gòu)與財(cái)務(wù)接口37采購(gòu)和財(cái)務(wù)接口37公司組織管理Orace采購(gòu)模塊是Orac1e分銷系統(tǒng)的主要功能模塊之一，也是控制企業(yè)整個(gè)物流鏈條始端的功能模塊。它主要處理和控制企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)采購(gòu)流程、采購(gòu)物品和供應(yīng)商的有效管理。Orac1e采購(gòu)管理系統(tǒng)主要的功能概述如下：對(duì)請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)測(cè)和控制；記錄并利用詢價(jià)和報(bào)價(jià)信息；對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效的管理和評(píng)價(jià)等。Orac1e采購(gòu)模塊功能的主要特性有：業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)集成(資金保留、與應(yīng)付和總帳集成)；利用工作流方式規(guī)范業(yè)務(wù)；強(qiáng)大的審批與權(quán)限控制；多樣化的采購(gòu)模式；靈活的外幣處理；豐富的系統(tǒng)報(bào)表等等。下圖為本解決方案中，北方光電總部采購(gòu)模塊與其它模塊的關(guān)系：生產(chǎn)基地中采購(gòu)模塊與其他模塊之間的關(guān)系如下圖所示：Orace針對(duì)北方光電股份有限公司及其下屬子公司現(xiàn)行的采購(gòu)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，以及未來(lái)對(duì)采購(gòu)管理和控制的需求，采取多個(gè)經(jīng)營(yíng)單位、多個(gè)庫(kù)存組織的方式設(shè)置系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)。北方光電總部的貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部的銷售合同導(dǎo)入采購(gòu)模塊生成銷售請(qǐng)購(gòu)，銷售請(qǐng)購(gòu)單由采購(gòu)部門自動(dòng)引入，分配給采購(gòu)人員，由采購(gòu)人員制定采購(gòu)訂單，并根據(jù)采購(gòu)訂單審批流程進(jìn)行審批。通過(guò)審批的采購(gòu)訂單打印并下達(dá)供應(yīng)商。供應(yīng)商貨物送達(dá)后，按照采購(gòu)接收流程接收貨物。生產(chǎn)基地年初時(shí)簽訂長(zhǎng)期框架協(xié)議，由采購(gòu)部門為生產(chǎn)基地的生產(chǎn)物料制定一攬子采購(gòu)協(xié)議，提交采購(gòu)部門經(jīng)理審批。辦公用品、低值易耗品的采購(gòu)由財(cái)務(wù)模塊直接錄入發(fā)票處理，不在業(yè)務(wù)模塊中記錄信息。固定資產(chǎn)的請(qǐng)購(gòu)由各部門在系統(tǒng)外填制請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)部匯總后統(tǒng)一制作采購(gòu)單進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)過(guò)程不在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄和維護(hù)。采購(gòu)產(chǎn)品的分類和編碼與庫(kù)存模塊中的物品分類和編碼保持一致。供應(yīng)商信息的建立和維護(hù)，以及對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估，本方案采用了Orac1e系統(tǒng)提供的供應(yīng)商建立、維護(hù)方案，可以有效地保證采購(gòu)業(yè)務(wù)高效進(jìn)行。此外，可以通過(guò)供應(yīng)商服務(wù)、質(zhì)量績(jī)效等報(bào)表對(duì)供應(yīng)商表現(xiàn)進(jìn)行匯總分析；供應(yīng)商信息由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)維護(hù)，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)外提供財(cái)務(wù)方面的有關(guān)信息，應(yīng)付模塊與采購(gòu)模塊共享供應(yīng)商信息庫(kù)。針對(duì)每一種具體采購(gòu)單據(jù)(請(qǐng)購(gòu)單、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)訂單)設(shè)置訪問(wèn)層次和安全層次，確保只有相關(guān)人員能夠?yàn)g覽采購(gòu)單據(jù)。只有具有特定權(quán)限的人員才能夠修改、取消單據(jù)，保證單據(jù)的安全性。采購(gòu)的會(huì)計(jì)期與總帳相同，本位幣為人民幣。構(gòu)本文檔將從以下幾個(gè)方面，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的解決方案進(jìn)行具體闡述：1.采購(gòu)組織管理2.采購(gòu)產(chǎn)品管理3.供應(yīng)商管理4.請(qǐng)購(gòu)管理5.詢價(jià)及報(bào)價(jià)管理6.采購(gòu)訂單管理7.采購(gòu)接收與退貨8.采購(gòu)與財(cái)務(wù)接口9.采購(gòu)訂單的審批相關(guān)文檔本文檔的設(shè)計(jì)基于以下文檔的內(nèi)容：冊(cè)1.1業(yè)務(wù)部門設(shè)置務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部負(fù)責(zé)輕工、機(jī)械、照明的自營(yíng)和代理貿(mào)易業(yè)務(wù)。下設(shè)采購(gòu)小組、銷售小組分別負(fù)責(zé)自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的采購(gòu)與銷售。采購(gòu)部采購(gòu)員負(fù)責(zé)采購(gòu)光電部銷售的產(chǎn)品；專人維護(hù)北方光電總部與下屬奧德光電、遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)、中山精密的供應(yīng)商信息；制定下屬子公司的長(zhǎng)期框架協(xié)議。產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部負(fù)責(zé)原材料的采購(gòu)、儲(chǔ)運(yùn)、庫(kù)存計(jì)劃等。生產(chǎn)部的采購(gòu)經(jīng)辦將負(fù)責(zé)按照總部采購(gòu)部的框架性協(xié)議釋放一攬子協(xié)議的采購(gòu)訂單，或者自行制作不能夠與供應(yīng)商簽定一攬子協(xié)議的零星采購(gòu)申請(qǐng),創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單。物料入庫(kù)管理等由生產(chǎn)部的庫(kù)存管理員負(fù)責(zé)。BPR北方光電與生產(chǎn)基地的固定資產(chǎn)、辦公用品等采購(gòu)無(wú)需在系統(tǒng)進(jìn)行操作，直接在財(cái)務(wù)進(jìn)行處理即可。解決方案Oracle系統(tǒng)可以通過(guò)靈活的責(zé)任、菜單設(shè)置實(shí)現(xiàn)將采購(gòu)功能菜單(詢價(jià)和報(bào)價(jià)、采購(gòu)、接收、供應(yīng)商管理等)分配給采購(gòu)部、貿(mào)易一部與貿(mào)易二部采購(gòu)小組、生產(chǎn)基地的相應(yīng)人員；通過(guò)預(yù)置文件的設(shè)置，實(shí)現(xiàn)北方光電總部與生產(chǎn)基地各經(jīng)營(yíng)單位業(yè)務(wù)信息的獨(dú)立與完整。1.2業(yè)務(wù)人員情況務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、二部各有一名經(jīng)理，采購(gòu)小組業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)為本部門銷售小組采購(gòu)機(jī)械、照明等產(chǎn)品；其他類型的業(yè)務(wù)不實(shí)行購(gòu)銷分離，由各業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)執(zhí)行采購(gòu)與銷售的整個(gè)貿(mào)易過(guò)程。采購(gòu)部設(shè)有采購(gòu)經(jīng)理，下屬采購(gòu)人員負(fù)責(zé)為光電部簽訂采購(gòu)訂單、為生產(chǎn)基地簽訂長(zhǎng)期框架協(xié)議，專人管理供應(yīng)商檔案。產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部設(shè)經(jīng)理一名，下屬采購(gòu)經(jīng)辦負(fù)責(zé)發(fā)放一攬子采購(gòu)協(xié)議；或者制作零星物料的采購(gòu)申請(qǐng)，然后創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)訂單等。目前生產(chǎn)基地的采購(gòu)由業(yè)務(wù)員按照產(chǎn)品分類負(fù)責(zé)訂單的制定與跟蹤工作，每類產(chǎn)品由不同的采購(gòu)經(jīng)辦負(fù)責(zé)。遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)有4名采購(gòu)經(jīng)辦，分別負(fù)責(zé)金工結(jié)構(gòu)、光學(xué)、包裝材料、橡膠件等的購(gòu)、1名負(fù)責(zé)光學(xué)件(包括光學(xué)毛坯、光學(xué)成品等)的采購(gòu)。解決方案以上需求在系統(tǒng)中通過(guò)以下幾個(gè)方面的方案實(shí)現(xiàn)：職位采購(gòu)員采購(gòu)員與采購(gòu)物品的關(guān)系位Oracle系統(tǒng)可以靈活地設(shè)置公司員工職位，并與每一位員工進(jìn)行關(guān)聯(lián)。具體如下：1.設(shè)置職位關(guān)鍵彈性域：由于北方光電與北方工業(yè)的4家子公司共用一套系統(tǒng)，彈性域的設(shè)置在所有經(jīng)營(yíng)單位之間是共享的。因此北方光電的職位彈性域?qū)⒂靡欢?，在名稱中區(qū)分不同的經(jīng)營(yíng)單位。具體如下：北方光電：根據(jù)BPR設(shè)計(jì)的崗位職責(zé)，與采購(gòu)相關(guān)的職位如下：采購(gòu)部經(jīng)理采購(gòu)部業(yè)務(wù)員光電部經(jīng)理光電部業(yè)務(wù)員部經(jīng)理貿(mào)易一部銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易一部采購(gòu)業(yè)務(wù)員部經(jīng)理貿(mào)易二部銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易二部采購(gòu)業(yè)務(wù)員財(cái)務(wù)部經(jīng)理生產(chǎn)基地：以下是部分采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)職位列表：生產(chǎn)部經(jīng)理生產(chǎn)部采購(gòu)經(jīng)辦生產(chǎn)部計(jì)劃員生產(chǎn)部倉(cāng)庫(kù)管理經(jīng)辦2.采購(gòu)員設(shè)定在采購(gòu)員定義窗口中定義采購(gòu)員。3.采購(gòu)員與物品的關(guān)聯(lián)在物品定義中指定每一物品的缺省對(duì)應(yīng)采購(gòu)員，在請(qǐng)購(gòu)單中系統(tǒng)將自動(dòng)選取該物品對(duì)應(yīng)的采購(gòu)員，錄入人員可以改選其他的采購(gòu)員。2.1采購(gòu)產(chǎn)品務(wù)需求北方光電公司主要采購(gòu)光電、輕工、機(jī)械、照明等產(chǎn)品；生產(chǎn)基地采購(gòu)生產(chǎn)光電產(chǎn)品的原材料，包括光學(xué)件、金工件、橡膠件、包裝材料等。解決方案運(yùn)用庫(kù)存模塊在系統(tǒng)中定義采購(gòu)物品。具體參見(jiàn)庫(kù)存模塊業(yè)務(wù)解決方案。2.2采購(gòu)產(chǎn)品編碼務(wù)需求光電總部目前的采購(gòu)產(chǎn)品沒(méi)有進(jìn)行編碼，業(yè)務(wù)員大多使用海關(guān)編碼對(duì)物品進(jìn)行標(biāo)志有時(shí)也運(yùn)用供應(yīng)商產(chǎn)品編碼。遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)生產(chǎn)基地:成品編碼9位，原材料10位，光學(xué)膠片編碼3位。工藝技術(shù)部調(diào)研問(wèn)卷：有標(biāo)準(zhǔn)的物品編碼，按零件類別，產(chǎn)品型號(hào)，一般為3段，編碼希望不同的分類有定長(zhǎng)的編碼，并保證編碼的唯一性。目前存在的問(wèn)題：公司內(nèi)部不同部門各自的文件中不統(tǒng)一，存在同一件號(hào)，不同編碼。奧德光電生產(chǎn)基地：目前沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的物料編碼，希望盡快編制物料編碼，并且一定基于物料編碼唯一性。解決方案財(cái)務(wù)物品編碼采用與庫(kù)存相同的編碼規(guī)則，并在庫(kù)存模塊定義物品時(shí)明確采購(gòu)產(chǎn)品的編碼。2.3采購(gòu)產(chǎn)品分類務(wù)需求目前貿(mào)易一部、二部經(jīng)營(yíng)的輕工產(chǎn)品包括：燈具、鐘、日雜、家用電器。可能在每大類下再細(xì)分(燈具按2頭或3頭分、日雜按一件套/二件套分、鐘分為掛鐘和臺(tái)鐘、家用電器按微波爐、咖啡壺、電飯煲分)?；痉謨蓪?，家用電器再細(xì)分則按升分。機(jī)械產(chǎn)品包括鑄鐵產(chǎn)品、燈具、不銹鋼制品、汽配、設(shè)備零件、文體用品/醫(yī)療器械。再下一層分類十分繁多。采購(gòu)部為光電部采購(gòu)的成品包括：望遠(yuǎn)鏡、顯微鏡、天體望遠(yuǎn)鏡、搶瞄、光學(xué)材料(其中顯微鏡分為生物和體視)，其他產(chǎn)品的分類依據(jù)《海關(guān)編碼》；生產(chǎn)基地采購(gòu)的原材料包括：遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)生產(chǎn)基地:原材料分：包裝材料，橡膠件，光學(xué)件，結(jié)構(gòu)件結(jié)構(gòu)件分：金工，機(jī)加，塑料件，金飾件奧德光電生產(chǎn)基地：開發(fā)中心按照物品的不同用途有分類，物品分類可以按照大、中、小類，并體現(xiàn)在物品的編碼中。解決方案系統(tǒng)可以在庫(kù)存模塊和采購(gòu)模塊運(yùn)用不同的物品分類。鑒于北方光電與生產(chǎn)基地沒(méi)有區(qū)分職能采用不同的物品分類的要求，因此建議采用庫(kù)存模塊定義的物品分類具體參見(jiàn)庫(kù)存模塊的解決方案。2.4采購(gòu)產(chǎn)品計(jì)量單位務(wù)需求北方光電：輕工部：出于退稅的要求，計(jì)量單位要按照海關(guān)報(bào)關(guān)的要求定?；旧蠠舻挠?jì)量單位是盞、鐘按臺(tái)/只計(jì)量、日雜的計(jì)量單位是套/公斤；家用電器是按個(gè)計(jì)量光電部：基本上按具或個(gè)計(jì)量；光學(xué)材料有時(shí)采用“公斤、塊”，根據(jù)客戶的要求。機(jī)械部：從公斤、米、具、套、個(gè)等都有，且不確定，當(dāng)客戶要求不同時(shí)會(huì)用不同的計(jì)量單位。存在這樣的情況，即采購(gòu)訂單、銷售訂單、應(yīng)收帳款發(fā)票按個(gè)計(jì)量，但在出口報(bào)關(guān)、供應(yīng)商開具的增值稅發(fā)票上需要按照公斤等單位計(jì)量。生產(chǎn)基地：包括件、公斤、瓶、米、片、雙等。存在計(jì)量單位之間的轉(zhuǎn)換情況。解決方案在庫(kù)存模塊可以定義各物品的基本單位，并明確基本單位與其他輔助計(jì)量單位之間的換算關(guān)系。具體參見(jiàn)庫(kù)存業(yè)務(wù)方案設(shè)計(jì)。2.5采購(gòu)產(chǎn)品庫(kù)存控制務(wù)需求總部：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)品沒(méi)有物理庫(kù)存，不存在庫(kù)位控制的問(wèn)題。但是對(duì)貨物需要進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，要求采購(gòu)訂單、入庫(kù)通知單、銷售訂單編號(hào)一致，以實(shí)現(xiàn)成本測(cè)算。光電部貿(mào)易類物品有物理庫(kù)存，但未對(duì)存放庫(kù)位進(jìn)行管理控制。光電部同樣需要根據(jù)采購(gòu)訂單號(hào)跟蹤采購(gòu)物品。都未使用序列號(hào)控制。生產(chǎn)基地：遠(yuǎn)達(dá)光學(xué):目前有光學(xué)完工庫(kù)、光學(xué)毛坯庫(kù)、工具工裝庫(kù)、輔料工具庫(kù)、金工庫(kù)(橡膠件、結(jié)構(gòu)件、金工件)、光學(xué)棱鏡庫(kù)、易燃易爆庫(kù)、包裝材料庫(kù)、成品庫(kù)等。都沒(méi)有庫(kù)位、批號(hào)、序列號(hào)、版本控制。橡膠件有過(guò)期控制。奧德光電：目前有光學(xué)完工庫(kù)、光學(xué)毛坯庫(kù)、工具輔料庫(kù)、金工庫(kù)、包裝材料成品庫(kù)等5個(gè)倉(cāng)庫(kù)。沒(méi)有庫(kù)位、批號(hào)、序列號(hào)、版本控制。橡膠件有過(guò)期控制。解決方案總部：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的業(yè)務(wù)由于存在供應(yīng)商提前開票結(jié)算，確認(rèn)存貨的情況，因此將運(yùn)用北方開發(fā)的訂單流程，由銷售訂單導(dǎo)出生成請(qǐng)購(gòu)單，自動(dòng)創(chuàng)建為采購(gòu)訂單，供應(yīng)商開來(lái)發(fā)票要求付款時(shí)，在系統(tǒng)中接收入庫(kù)。物品出口發(fā)運(yùn)給客戶獲取相關(guān)單據(jù)后，在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn)的操作。光電部采購(gòu)的物品基本都先入北方光電自備庫(kù)，因此光電部銷售訂單將采用開發(fā)的流程，將采購(gòu)物品接收入庫(kù)后，再進(jìn)行挑庫(kù)發(fā)運(yùn)的操作(具體參見(jiàn)銷售訂單管理模塊)。采購(gòu)部采購(gòu)員、貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購(gòu)人員將請(qǐng)購(gòu)單中接收人附注中記錄的銷售訂單編碼作為前綴，加流水號(hào)，作為采購(gòu)訂單編碼，實(shí)現(xiàn)銷售訂單與采購(gòu)訂單之間的聯(lián)系。接收入庫(kù)單可以根據(jù)采購(gòu)訂單進(jìn)行查詢，在采購(gòu)定單查詢界面實(shí)現(xiàn)。將采購(gòu)訂單查詢菜單設(shè)定給銷售員，銷售員即可在系統(tǒng)中適時(shí)查詢采購(gòu)訂單所處的狀態(tài)。北方光電本部自營(yíng)出口,投標(biāo),進(jìn)料加工要進(jìn)行成本盈虧測(cè)算.這部分業(yè)務(wù)中所涉及的產(chǎn)品要進(jìn)行批號(hào)控制。批號(hào)編碼規(guī)則參見(jiàn)庫(kù)存解決方案。其他業(yè)務(wù)的產(chǎn)品考慮到以后會(huì)出口，也要進(jìn)行批號(hào)控制。編碼規(guī)則參見(jiàn)庫(kù)存解決方案。生產(chǎn)基地：設(shè)立多個(gè)子庫(kù)存，對(duì)物品進(jìn)行分類管理與控制。無(wú)需對(duì)物料進(jìn)行批號(hào)、系列號(hào)等控制。子庫(kù)存與庫(kù)位等的設(shè)置具體參見(jiàn)庫(kù)存模塊的方案設(shè)計(jì)。3供應(yīng)商管理務(wù)需求北方光電供應(yīng)商目前沒(méi)有統(tǒng)一的編碼規(guī)則?，F(xiàn)有的點(diǎn)石系統(tǒng)中，供應(yīng)商信息由業(yè)務(wù)員自己維護(hù)。業(yè)務(wù)員可以選擇供應(yīng)商信息不共享、部門內(nèi)共享和部門間共享。供應(yīng)商分類按照部門分為輕工類、機(jī)械類、光電類、照明類等。產(chǎn)基地遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部人員按照供應(yīng)商產(chǎn)品類別分別由專人統(tǒng)計(jì)更新，統(tǒng)一至遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)調(diào)度室進(jìn)行匯總。供應(yīng)商沒(méi)有編碼。供應(yīng)商按照產(chǎn)品分為：光學(xué)類、金工類、輔料類、包裝材料類。奧德光電的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部業(yè)務(wù)員按照類別收集，統(tǒng)一至遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)調(diào)度室進(jìn)行匯總管理。供應(yīng)商沒(méi)有編碼。供應(yīng)商分類與遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)的分類方法相同。遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)總調(diào)度室每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有明確的規(guī)定。遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)與奧德光電采購(gòu)員將收集的供應(yīng)商表現(xiàn)等信息匯集到總調(diào)度室進(jìn)行分析。選擇新供應(yīng)商時(shí)，從規(guī)模、價(jià)格、質(zhì)量、交貨期上對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考量。公司僅與通過(guò)考核的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。BPR以后總部與生產(chǎn)基地的供應(yīng)商信息統(tǒng)一由北方光電采購(gòu)部專人負(fù)責(zé)錄入與維護(hù)。解決方案供應(yīng)商信息內(nèi)容：Orac1e系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商名稱、編號(hào)、分類、地址、聯(lián)系人、付款條件、應(yīng)付款、預(yù)付款帳戶等信息。供應(yīng)商信息維護(hù)：供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性根據(jù)BPR設(shè)計(jì)的組織架構(gòu)與部門職責(zé)，并保證供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性，由北方光電采購(gòu)部專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息維護(hù)。供應(yīng)商信息安全性：系統(tǒng)的供應(yīng)商頭信息在各經(jīng)營(yíng)單位之間共享，地址層信息在各經(jīng)營(yíng)單位之間屏蔽，在經(jīng)營(yíng)單位內(nèi)部共享?？紤]系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完備性，建議由北方光電采購(gòu)部專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息在系統(tǒng)中的維護(hù)。供應(yīng)商編碼：，最長(zhǎng)30位。經(jīng)過(guò)討論，初步確定運(yùn)用手工編碼，編碼規(guī)則參見(jiàn)北方工業(yè)總部編碼規(guī)則。供應(yīng)商分類：系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商分類信息，在采購(gòu)快查碼中定義供應(yīng)商類別，錄入供應(yīng)商時(shí)就可以選擇所屬的相應(yīng)類別?？偛糠诸悾嘿Q(mào)易一部、貿(mào)易二部、采購(gòu)部生產(chǎn)基地分類：光學(xué)類、金工類、輔料類、包裝材料供應(yīng)商評(píng)估與合格供應(yīng)商管理：1.供應(yīng)商評(píng)估信息的收集定期查看供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，其中記錄了與供應(yīng)商發(fā)生每一筆交易的信息。利用報(bào)價(jià)查詢和報(bào)價(jià)分析來(lái)幫助評(píng)估供應(yīng)商。運(yùn)行系統(tǒng)提供的關(guān)于供應(yīng)商信息的報(bào)表，從不同角度收集評(píng)估信息：序號(hào)報(bào)表名稱報(bào)表內(nèi)容1按分類的采購(gòu)匯總報(bào)表按物品類別，供應(yīng)商，采購(gòu)員，訂單日期打印采購(gòu)訂單的匯總情況。2按供應(yīng)商的發(fā)票價(jià)格差異報(bào)表按物品類別，供應(yīng)商，期間打印采購(gòu)訂單和發(fā)票的價(jià)格差異，只有采購(gòu)訂單和發(fā)票匹配的才能統(tǒng)計(jì)。3采購(gòu)訂單及發(fā)放明細(xì)報(bào)表按采購(gòu)訂單查看采購(gòu)訂單的發(fā)放情況，注：只有計(jì)劃采購(gòu)訂單和一攬子采購(gòu)協(xié)議有訂單發(fā)放。4供應(yīng)商采購(gòu)匯總報(bào)表按供應(yīng)商打印采購(gòu)訂單匯總情況表。5供應(yīng)商服務(wù)性能分析報(bào)表按物品，物品類別，供應(yīng)商等打印供應(yīng)商到貨日期同采購(gòu)訂單需求日期的對(duì)比報(bào)表。6供應(yīng)商過(guò)期發(fā)貨報(bào)表按供應(yīng)商查看根據(jù)需求日期，過(guò)期未到的采購(gòu)訂單及物品明細(xì)情況。7供應(yīng)商質(zhì)量性能分析報(bào)表按供應(yīng)商打印供應(yīng)商物品的驗(yàn)收情況表。8供應(yīng)商暫掛報(bào)表按供應(yīng)商打印暫掛的采購(gòu)訂單情況表。9過(guò)量發(fā)貨報(bào)表按供應(yīng)商打印供應(yīng)商發(fā)貨數(shù)量超過(guò)訂單數(shù)量的過(guò)量發(fā)貨情況表。2.根據(jù)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行供應(yīng)商等級(jí)的分類，針對(duì)供應(yīng)商所屬等級(jí)在系統(tǒng)中錄入相應(yīng)的付款條件、接收方式等。做采購(gòu)訂單時(shí)，相應(yīng)的供應(yīng)商信息會(huì)帶入采購(gòu)訂單中，用來(lái)管理與供應(yīng)商的交易條款。3.系統(tǒng)可以維護(hù)合格供應(yīng)商清單，并限制物料僅可從合格供應(yīng)商處采購(gòu)。具體是在庫(kù)存定義物料時(shí)，要求“使用批準(zhǔn)供應(yīng)商”，在采購(gòu)模塊中定義合格供應(yīng)商清單，明確某物料的合格供應(yīng)商是哪些。業(yè)務(wù)員將無(wú)法提交不合格供應(yīng)商的采購(gòu)訂單。4請(qǐng)購(gòu)管理4.1請(qǐng)購(gòu)流程務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購(gòu)組、采購(gòu)部目前沒(méi)有請(qǐng)購(gòu)流程。產(chǎn)基地根據(jù)BPR成果，當(dāng)生產(chǎn)基地需要自行采購(gòu)一些還不能夠與供應(yīng)商簽訂一攬子協(xié)議的零星采購(gòu)，請(qǐng)購(gòu)流程如下：1.采購(gòu)經(jīng)辦進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)等活動(dòng)2.查詢以往歷史交易，選擇最優(yōu)報(bào)價(jià)，制作請(qǐng)購(gòu)單，提交審批3.由部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批，在超出審批范圍時(shí)，由公司總經(jīng)理進(jìn)行審批具體參見(jiàn)BPR交付成果“采購(gòu)申請(qǐng)(計(jì)劃)制定、審核及下達(dá)流程”BPR流程不在ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)。目前未采用采購(gòu)預(yù)算控制。解決方案北方光電：由于北方光電主營(yíng)貿(mào)易業(yè)務(wù)，物品的采購(gòu)需求基本來(lái)自于簽訂的銷售訂單，只要銷售訂單通過(guò)了審批，就可以采購(gòu)相關(guān)物品，因此不存在手工錄入請(qǐng)購(gòu)單的情況。在本方案中，將運(yùn)用直接發(fā)運(yùn)或者開發(fā)的工作流將銷售物品信息傳遞至采購(gòu)模塊，系統(tǒng)將自動(dòng)生成請(qǐng)購(gòu)單，傳遞至采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)。生產(chǎn)基地：運(yùn)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單功能，在系統(tǒng)中定義相應(yīng)的審批層次，采購(gòu)經(jīng)辦可以在系統(tǒng)中制作請(qǐng)購(gòu)單，按照審批路徑與審批權(quán)限提交審批。5詢價(jià)及報(bào)價(jià)管理5.1詢價(jià)單務(wù)需求北方光電與生產(chǎn)基地的詢價(jià)都通過(guò)電話、傳真等形式進(jìn)行。沒(méi)有固定的書面形式的詢價(jià)單。解決方案北方光電總部的詢價(jià)活動(dòng)包括內(nèi)部詢價(jià)(即銷售人員向采購(gòu)人員的詢價(jià))和對(duì)外詢價(jià) (即傳統(tǒng)意義上的對(duì)供應(yīng)商詢價(jià))。1.內(nèi)部詢價(jià)：系統(tǒng)沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部詢價(jià)功能?？紤]到運(yùn)用請(qǐng)購(gòu)單變通作為內(nèi)部詢價(jià)單，操作上比較復(fù)雜，而且仍然需要手工業(yè)務(wù)的配合，因此建議系統(tǒng)外進(jìn)行。具體的操作步驟：1.銷售人員在獲得客戶的意向后，將需求記錄至手工的內(nèi)部詢價(jià)單，傳遞給采購(gòu)人員。2.采購(gòu)人員進(jìn)行對(duì)外詢報(bào)價(jià)。3.采購(gòu)人員與銷售人員溝通詢價(jià)結(jié)果。4.采購(gòu)人員將溝通結(jié)果記錄在內(nèi)部詢價(jià)單上，購(gòu)銷雙方進(jìn)行簽字確認(rèn)。2.對(duì)外詢價(jià)：采用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的詢價(jià)單功能，記錄對(duì)外詢價(jià)情況。為了簡(jiǎn)化操作，可以從請(qǐng)購(gòu)單行自動(dòng)創(chuàng)建成詢價(jià)單。并可以打印詢價(jià)單，發(fā)給供應(yīng)商。產(chǎn)基地采用標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)外詢價(jià)單功能記錄采購(gòu)詢價(jià)信息，在系統(tǒng)中錄入詢價(jià)物品、數(shù)量、目標(biāo)價(jià)位、向哪些供應(yīng)商詢價(jià)等信息。5.2報(bào)價(jià)單務(wù)需求北方光電供應(yīng)商報(bào)價(jià)的方式主要有電話、傳真。供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)已經(jīng)考慮了采購(gòu)數(shù)量等因素，因此其報(bào)價(jià)中不包括任何折扣信息。報(bào)價(jià)無(wú)需審批即可生效。希望業(yè)務(wù)員可以查詢以往的報(bào)價(jià)歷史紀(jì)錄。產(chǎn)基地供應(yīng)商報(bào)價(jià)主要是針對(duì)價(jià)格合同，報(bào)價(jià)方式主要有電話、傳真。報(bào)價(jià)內(nèi)容包括物品編號(hào)、價(jià)格、圖紙、模具等。業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，存在價(jià)格更改的情況，一般是價(jià)格下調(diào)。報(bào)價(jià)需要經(jīng)過(guò)總經(jīng)理或生產(chǎn)部經(jīng)理審批方可生效。價(jià)格合同將保存在遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)總調(diào)度室。解決方案北方光電：系統(tǒng)中可以記錄報(bào)價(jià)信息，并可以由詢價(jià)單自動(dòng)生成報(bào)價(jià)單。生產(chǎn)基地：系統(tǒng)報(bào)價(jià)單可以記錄物品編碼、價(jià)格等信息，圖紙、模具等信息如果有電子文本，可以掛為附件。系統(tǒng)具備報(bào)價(jià)審批功能，可以在詢價(jià)單上注明是否需要報(bào)價(jià)審批，針對(duì)該詢價(jià)單的所有報(bào)價(jià)都將需要審批；或者制作報(bào)價(jià)單時(shí)要求報(bào)價(jià)審批。鑒于系統(tǒng)中沒(méi)有報(bào)價(jià)審批的工作流，所有具有該界面操作權(quán)限的員工都可以進(jìn)行報(bào)價(jià)審批的操作，控制意義不大，建議將通過(guò)審批生效的報(bào)價(jià)錄入系統(tǒng)，為以后的業(yè)務(wù)提供參考。6.1訂單生成務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)訂單根據(jù)銷售訂單生成，采購(gòu)部為光電部制定的采購(gòu)訂單由銷售訂單生成，為生產(chǎn)基地制定的長(zhǎng)期框架協(xié)議根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃生成。目前銷售合同基本與采購(gòu)合同一一對(duì)應(yīng)。產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單根據(jù)長(zhǎng)期框架協(xié)議的相關(guān)規(guī)定生成。采購(gòu)訂單無(wú)需與銷售訂單進(jìn)行對(duì)應(yīng)。解決方案北方光電：總部的采購(gòu)業(yè)務(wù)分為三種類型：1.貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部等的貿(mào)易類采購(gòu)業(yè)務(wù)。2.總部銷售生產(chǎn)基地物品業(yè)務(wù)。3.總部采購(gòu)部為生產(chǎn)基地簽訂的長(zhǎng)期框架協(xié)議業(yè)務(wù)。1.總部貿(mào)易類采購(gòu)業(yè)務(wù)類型:描述1處理出口業(yè)務(wù)的國(guó)內(nèi)采購(gòu)，在采購(gòu)模塊管理2處理自營(yíng)進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)，在采購(gòu)模塊管理3進(jìn)料加工不作價(jià)業(yè)務(wù)包括進(jìn)料加工的原料采購(gòu)和加工費(fèi)用的處理，在采購(gòu)模塊管理4進(jìn)料加工作價(jià)業(yè)務(wù)處理進(jìn)料加工的原料采購(gòu)與成品采購(gòu)業(yè)務(wù)，在采購(gòu)模塊管理5來(lái)料加工業(yè)務(wù)收取加工費(fèi)用的業(yè)務(wù)類型，在財(cái)務(wù)模塊管理描述6代理進(jìn)口業(yè)務(wù)收取代理費(fèi)的業(yè)務(wù)類型，在財(cái)務(wù)模塊與采購(gòu)模塊管理7處理內(nèi)貿(mào)采購(gòu)業(yè)務(wù)，在采購(gòu)模塊管理1.這里所指的代理進(jìn)口業(yè)務(wù)是指純代理的情況，區(qū)別于北方光電以往的代理業(yè)務(wù)的范疇，這里的代理業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)上反映的不是結(jié)轉(zhuǎn)收入和成本，而是代理費(fèi)的收入。2.這里所指出的業(yè)務(wù)類型以及業(yè)務(wù)類型的解決方案同樣適用于遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)的業(yè)務(wù)處理。自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的處理貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部出口業(yè)務(wù)中的采購(gòu)訂單，一般要求記庫(kù)存帳，再根據(jù)銷售訂單的規(guī)定將物品發(fā)運(yùn)至客戶處，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。操作流程如下所示：1.運(yùn)用開發(fā)的銷售訂單流程，在銷售模塊錄入銷售訂單，導(dǎo)入采購(gòu)模塊生成請(qǐng)購(gòu)單。2.采購(gòu)員創(chuàng)建采購(gòu)訂單。為了便于銷售人員對(duì)采購(gòu)訂單情況的查詢，在系統(tǒng)中將建立銷售訂單與采購(gòu)訂單之間的聯(lián)系。采購(gòu)員根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單“接收人附注”中記錄的銷售合同號(hào)，將其作為采購(gòu)訂單編碼。如果有多個(gè)采購(gòu)訂單為一張銷售訂單進(jìn)行采購(gòu)，則在銷售訂單編碼后加流水號(hào)作為采購(gòu)訂單編碼。3.在供應(yīng)商將物品發(fā)運(yùn)至客戶時(shí)，采購(gòu)員根據(jù)收到供應(yīng)商傳來(lái)的單據(jù)在系統(tǒng)中進(jìn)行物品接收入庫(kù)的操作，并在貨物發(fā)運(yùn)出口后在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)的動(dòng)作。具體的系統(tǒng)流程如下：自營(yíng)出口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中進(jìn)行盈虧測(cè)算的嚴(yán)格控制，即需要將自營(yíng)出口業(yè)務(wù)中預(yù)測(cè)的費(fèi)用以采購(gòu)訂單的形式錄入系統(tǒng)。建議由專人從系統(tǒng)里來(lái)錄入費(fèi)用采購(gòu)訂單，具體步驟如下：1.銷售業(yè)務(wù)員對(duì)銷售訂單進(jìn)行確認(rèn)后，由專人在系統(tǒng)中查詢?cè)撲N售訂單；2.將銷售訂單后的盈虧測(cè)算表附件打開；3.根據(jù)盈虧測(cè)算表的預(yù)測(cè)金額在系統(tǒng)中錄入相關(guān)的費(fèi)用采購(gòu)訂單。在報(bào)關(guān)時(shí)接收入在報(bào)關(guān)時(shí)接收入庫(kù)1)在系統(tǒng)設(shè)置時(shí)，預(yù)先根據(jù)不同部門，不同的費(fèi)用訂單類型在系統(tǒng)中分別做好費(fèi)用采購(gòu)訂單模版。2)需要通過(guò)復(fù)制費(fèi)用采購(gòu)訂單模版生成各種費(fèi)用訂單。3)費(fèi)用采購(gòu)訂單上顯示單價(jià)顯示1，數(shù)量輸入金額。銷售訂單對(duì)應(yīng)的采購(gòu)訂單編號(hào)規(guī)則如下所示：采購(gòu)訂單類型采購(gòu)訂單編號(hào)外運(yùn)費(fèi)采購(gòu)訂單銷售合同號(hào)-F傭金費(fèi)用采購(gòu)訂單銷售合同號(hào)-C雜項(xiàng)費(fèi)用采購(gòu)訂單銷售合同號(hào)-Z物料采購(gòu)訂單銷售合同號(hào)-11)不同的外運(yùn)公司需要做不同的外運(yùn)費(fèi)用采購(gòu)訂單，如果預(yù)測(cè)一個(gè)出口合同項(xiàng)下發(fā)生不同外運(yùn)公司的外運(yùn)費(fèi)，那么外運(yùn)費(fèi)采購(gòu)訂單以銷售合綴，后加-F1，F(xiàn)2等。2)物料采購(gòu)訂單如果存在多張，那么從-1開始向下續(xù)編。自營(yíng)進(jìn)口業(yè)務(wù)的處理自營(yíng)進(jìn)口業(yè)務(wù)中，進(jìn)口合同占據(jù)主導(dǎo)地位，同事自營(yíng)進(jìn)口的業(yè)務(wù)量不大，可以不對(duì)銷售合同與采購(gòu)合同建立掛接關(guān)系，即分別在系統(tǒng)中錄入采購(gòu)訂單與銷售訂單。制作進(jìn)口采購(gòu)訂單的流程與標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)內(nèi)采購(gòu)訂單相同，注意幣種需要選擇外幣。關(guān)稅及進(jìn)口業(yè)務(wù)中發(fā)生的費(fèi)用的處理：方案一：平均成本更新銷售發(fā)貨時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)成本獲得關(guān)稅繳款通知書時(shí)在庫(kù)存模塊調(diào)整商品成本，分錄如下：借：庫(kù)存商品貸：材料成本差異同時(shí)在應(yīng)付模塊錄入關(guān)稅發(fā)票，分錄如下：借：材料成本差異貸：應(yīng)付賬款再對(duì)關(guān)稅發(fā)票進(jìn)行付款借：應(yīng)付賬款貸：銀行存款優(yōu)點(diǎn)：1.應(yīng)付發(fā)票可以全額匹配采購(gòu)訂單，采購(gòu)訂單可以自動(dòng)關(guān)閉2.錄入采購(gòu)訂單時(shí)運(yùn)用公司匯率，減少錄入?yún)R率發(fā)生錯(cuò)誤的可能缺點(diǎn)：1.平均成本更新的時(shí)點(diǎn)與金額影響財(cái)務(wù)記帳的準(zhǔn)確性與及時(shí)性2.平均成本更新的責(zé)任人待定方案二：報(bào)關(guān)時(shí)作以含關(guān)稅、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)的價(jià)格制作采購(gòu)訂單報(bào)關(guān)時(shí)按照含運(yùn)費(fèi)價(jià)格制作采購(gòu)訂單接收入庫(kù)時(shí)：借：材料采購(gòu)12(含稅、費(fèi)價(jià)格)貸：應(yīng)計(jì)負(fù)債12借：庫(kù)存12貸：材料采購(gòu)12發(fā)票匹配時(shí)：借：應(yīng)計(jì)負(fù)債12貸：應(yīng)付帳款10(采購(gòu)價(jià)格)發(fā)票價(jià)格差異2優(yōu)點(diǎn)：庫(kù)存成本較為準(zhǔn)確及時(shí)反映缺點(diǎn)：1.運(yùn)用本方案的前提是在報(bào)關(guān)時(shí)，業(yè)務(wù)員已經(jīng)清楚地知道需要計(jì)入成本的運(yùn)保費(fèi)金額2.要求業(yè)務(wù)員在報(bào)關(guān)后，錄入采購(gòu)訂單的價(jià)格為手工計(jì)算的含關(guān)稅、運(yùn)保費(fèi)等的價(jià)格，數(shù)額的準(zhǔn)確性同樣影響財(cái)務(wù)記帳3.由于關(guān)稅按照?qǐng)?bào)關(guān)單匯率計(jì)算，需要在錄入采購(gòu)訂單時(shí)輸入用戶匯率4.采購(gòu)訂單無(wú)法全額匹配，只能手工關(guān)閉5.采購(gòu)訂單制定時(shí)間滯后，審批沒(méi)有實(shí)際意義經(jīng)過(guò)討論確定，運(yùn)用第一種解決方案，即業(yè)務(wù)員在拿到報(bào)關(guān)單后，在系統(tǒng)中進(jìn)行接收入庫(kù)，平均成本更新的操作。并且確保平均成本更新的數(shù)額與實(shí)際發(fā)生的運(yùn)費(fèi)、關(guān)稅金額相同，否則在日后運(yùn)費(fèi)發(fā)票到后，財(cái)務(wù)無(wú)法入帳。來(lái)料加工業(yè)務(wù)的處理由于來(lái)料加工業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)不擠占本公司的資金，不存在物料貨權(quán)轉(zhuǎn)移，只向客戶收取一定比例的加工費(fèi)用，向供應(yīng)商支付加工費(fèi)，建議此類業(yè)務(wù)通過(guò)財(cái)務(wù)模塊進(jìn)行處理。進(jìn)料加工不作價(jià)業(yè)務(wù)的處理進(jìn)料加工業(yè)務(wù)存在物權(quán)的轉(zhuǎn)移，北方光電將原材料采購(gòu)進(jìn)來(lái)后，委托加工廠商進(jìn)行加工，再將成品發(fā)運(yùn)至客戶。具體解決方案如下：合同協(xié)商成功后：在系統(tǒng)中做銷售訂單。同時(shí)將銷售合同號(hào)錄入銷售訂單題頭界面。接下來(lái)的操作同自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的處理。2．進(jìn)口原料：在系統(tǒng)中直接做采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單號(hào)以銷售合同號(hào)為前綴，進(jìn)口合同號(hào)在采購(gòu)訂單界面的說(shuō)明字段中錄入，然后進(jìn)行采購(gòu)接收入庫(kù)等操作。1)在系統(tǒng)中錄入加工費(fèi)用采購(gòu)訂單。容參見(jiàn)庫(kù)存解決方案。(該業(yè)務(wù)適用于三個(gè)生產(chǎn)基地的委外加工業(yè)務(wù))2)在收到成品的入庫(kù)單據(jù)時(shí)，在系統(tǒng)中進(jìn)行原料雜項(xiàng)出庫(kù)的處理。注：如果成品是分批接收的，那么按照比例將原料雜項(xiàng)出庫(kù)。出庫(kù)原料的數(shù)量=(收到成品數(shù)量/成品總數(shù)量)*原料總數(shù)量?雜項(xiàng)出庫(kù)：為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號(hào)-OUT”。出庫(kù)時(shí)不輸出庫(kù)物料的單位成本，采用系統(tǒng)缺省的移動(dòng)加權(quán)平均成本。?通過(guò)查詢獲得本次出庫(kù)原料的總成本。3)同時(shí)在系統(tǒng)中做成品雜項(xiàng)入庫(kù)的處理。成品入庫(kù)的數(shù)量=收到成品的數(shù)量?雜項(xiàng)入庫(kù)，接收成品。輸入成品的單位成本：按比例計(jì)入成品成本的加工費(fèi)用=(收到成品數(shù)量/成品總數(shù)量)*加工費(fèi)用總金額成品的單位成本=(出庫(kù)原料的總成本+按比例計(jì)入成品成本的加工費(fèi)用)/收到成品的數(shù)量?為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號(hào)-IN”。進(jìn)料加工作價(jià)業(yè)務(wù)的處理該業(yè)務(wù)類型實(shí)際上是出口業(yè)務(wù)與自營(yíng)進(jìn)口業(yè)務(wù)兩種業(yè)務(wù)的結(jié)合。該種業(yè)務(wù)是以出口為導(dǎo)向的，所以在系統(tǒng)中也以出口銷售合同號(hào)為基準(zhǔn)建立銷售與采購(gòu)的關(guān)聯(lián)。1.對(duì)外合同協(xié)商成功后，按照出口業(yè)務(wù)，制作銷售訂單，申請(qǐng)導(dǎo)出生成成品的采購(gòu)訂單。2.進(jìn)料時(shí)，業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中按照自營(yíng)進(jìn)口的流程錄入進(jìn)口原料采購(gòu)訂單，訂單編碼為銷售合同號(hào)加后綴，說(shuō)明字段為實(shí)際的進(jìn)口合同號(hào)，然后接收入庫(kù)。3.將進(jìn)口原料作價(jià)給加工廠商，在系統(tǒng)中錄入銷售訂單，在客戶PO字段記錄出口合同編號(hào)。4.加工廠商將成品發(fā)運(yùn)后，業(yè)務(wù)員根據(jù)相關(guān)單據(jù)進(jìn)行接收入庫(kù)、發(fā)運(yùn)確認(rèn)的操作，產(chǎn)生相應(yīng)的財(cái)務(wù)信息。該業(yè)務(wù)中的單據(jù)編號(hào)規(guī)則如下所示：訂單類型采購(gòu)訂單編號(hào)進(jìn)口原料的采購(gòu)訂單銷售合同號(hào)-M完工成品的采購(gòu)訂單銷售合同號(hào)-1外運(yùn)費(fèi)用采購(gòu)訂單銷售合同號(hào)-F傭金采購(gòu)訂單銷售合同號(hào)-C雜項(xiàng)費(fèi)用采購(gòu)訂單銷售合同號(hào)-Z代理業(yè)務(wù)的處理這里所指的代理業(yè)務(wù)僅涉及代理費(fèi)用的收取，不存在物權(quán)的轉(zhuǎn)移，不結(jié)轉(zhuǎn)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入和成本，因此建議相關(guān)的帳務(wù)通過(guò)財(cái)務(wù)模塊來(lái)完成，不由業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行信息傳遞。但是出于風(fēng)險(xiǎn)控制的考慮，建議代理進(jìn)口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中錄入計(jì)劃采購(gòu)訂單，并在訂單題頭彈性域中記錄委托方的名稱。對(duì)該種訂單將不進(jìn)行發(fā)放或接收，因此不會(huì)產(chǎn)生財(cái)務(wù)信息。注：如果不能獲得明晰的代理進(jìn)口業(yè)務(wù)的供應(yīng)商信息，那么可以根據(jù)委托方選代理出口業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容參見(jiàn)銷售業(yè)務(wù)解決方案。內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)的處理內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)發(fā)生較少，無(wú)需建立銷售訂單與采購(gòu)訂單之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，銷售訂單的簽訂與采購(gòu)訂單之間不存在任何關(guān)聯(lián)關(guān)系，因此建議按照標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)與銷售訂單流程進(jìn)行處理?？偛夸N售生產(chǎn)基地物品業(yè)務(wù)：方案一：總部光電部與精密光電部簽訂對(duì)外銷售合同之前，與采購(gòu)部相關(guān)人員協(xié)商確定是否從生產(chǎn)基地采購(gòu)。如果是從生產(chǎn)基地采購(gòu)，則在銷售模塊輸入銷售訂單，指明從生產(chǎn)基地的庫(kù)存組織發(fā)貨。采購(gòu)部人員按照訂單要求協(xié)調(diào)生產(chǎn)基地的生產(chǎn)，運(yùn)用發(fā)運(yùn)通知單通知生產(chǎn)基地發(fā)運(yùn)，由銷售人員(待定)在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn)。系統(tǒng)將自動(dòng)按照轉(zhuǎn)移價(jià)格生成總部與生產(chǎn)基地之間的應(yīng)收應(yīng)付發(fā)票。采購(gòu)人員無(wú)需在系統(tǒng)中建立采購(gòu)訂單。具體流程如下圖：產(chǎn)生的會(huì)計(jì)分錄如下：生產(chǎn)基地：借：主營(yíng)業(yè)務(wù)成本借：應(yīng)收帳款(公司間)貸：存貨貸：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入北方光電：借：應(yīng)收帳款借：主營(yíng)業(yè)務(wù)成本應(yīng)交增值稅－進(jìn)項(xiàng)稅貸：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入應(yīng)交增值稅－銷項(xiàng)稅貸：應(yīng)付帳款(公司間)方案二：由于生產(chǎn)基地生產(chǎn)的物品大多需要入北方光電的自備庫(kù)，并且開出發(fā)票要求北方光電付款。北方光電財(cái)務(wù)需要確認(rèn)庫(kù)存與應(yīng)付帳款，待業(yè)務(wù)員拿到提單，再確認(rèn)銷售收入，結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本?？鏞U銷售無(wú)法產(chǎn)生中轉(zhuǎn)庫(kù)存，因此建議以下步驟：1.光電部業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中按照自營(yíng)出口的流程由銷售訂單生成采購(gòu)定單，并下達(dá)至生產(chǎn)基地。2.生產(chǎn)基地的生產(chǎn)計(jì)劃經(jīng)辦在系統(tǒng)中錄入對(duì)北方光電的銷售訂單3.在發(fā)運(yùn)至光電自備庫(kù)時(shí)，在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn)4.光電業(yè)務(wù)員進(jìn)行接收入庫(kù)操作，財(cái)務(wù)確認(rèn)庫(kù)存5.待發(fā)運(yùn)至客戶時(shí)，在光電部業(yè)務(wù)員根據(jù)提單在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn)注：關(guān)于銷售業(yè)務(wù)的具體處理參見(jiàn)銷售業(yè)務(wù)解決方案?？偛繛樯a(chǎn)基地進(jìn)行的長(zhǎng)期框架性采購(gòu)由總部采購(gòu)部人員在系統(tǒng)中錄入一攬子協(xié)議類型的采購(gòu)訂單，在訂單中明確供應(yīng)商、采購(gòu)物品編碼、數(shù)量、單價(jià)、到期日等信息?？梢砸?guī)定該物品價(jià)格是否可以更改，如果更改，價(jià)格上限是多少，并可以進(jìn)行該一攬子協(xié)議采購(gòu)總額的控制。待生產(chǎn)基地需要該物品時(shí)在系統(tǒng)中對(duì)訂單進(jìn)行發(fā)放。生產(chǎn)基地：生產(chǎn)基地的采購(gòu)包括對(duì)總部建立的一攬子協(xié)議的發(fā)放、零星物料的采購(gòu)等。采用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行，即創(chuàng)建采購(gòu)訂單/采購(gòu)發(fā)放、接收、入庫(kù)。6.2訂單內(nèi)容務(wù)需求采購(gòu)合同編碼：1.總部目前的幾個(gè)部門存在不同的采購(gòu)訂單編碼規(guī)則，例如：輕工部：機(jī)械部：N――表示國(guó)內(nèi)采購(gòu)；M――表示出口；A――年份；B――月、日J(rèn)X――機(jī)械部；E――員工名稱照明部與光電部沒(méi)有明確的采購(gòu)訂單編碼規(guī)則，業(yè)務(wù)員根據(jù)自己的喜好進(jìn)行編制。目前的點(diǎn)石系統(tǒng)可以打印采購(gòu)訂單文本。2.生產(chǎn)基地沒(méi)有采購(gòu)訂單編碼。采購(gòu)訂單編碼規(guī)則有待統(tǒng)一。采購(gòu)訂單一般不存在外幣訂單。采購(gòu)價(jià)格是含稅價(jià)，并且可以部分或全部退稅。解決方案北方光電1.采購(gòu)訂單編號(hào)不同于銷售訂單的訂單編號(hào)，采購(gòu)訂單編號(hào)可以用于手工輸入，不僅將不同的采購(gòu)業(yè)務(wù)類型分開，而且可以直接輸入進(jìn)口合同號(hào)或相關(guān)聯(lián)的銷售合同號(hào)。采購(gòu)業(yè)務(wù)類型的編號(hào):1務(wù)的國(guó)內(nèi)采引入的出口合同編號(hào)＋序號(hào)(－1)3務(wù)4務(wù)進(jìn)料加工業(yè)務(wù)4加工業(yè)務(wù)的和成品采購(gòu)業(yè)務(wù)成品采購(gòu)：引入的出口合同編號(hào)-I(1,2…)5務(wù)6務(wù)2.為生產(chǎn)基地制定的長(zhǎng)期框架合同編碼：由于長(zhǎng)期框架協(xié)議無(wú)須跟任何銷售訂單關(guān)聯(lián)，建議一攬子采購(gòu)協(xié)議編碼為采購(gòu)員負(fù)責(zé)的產(chǎn)品代碼(2位)＋年月日(6位)＋兩位流水號(hào)。產(chǎn)基地1.采購(gòu)合同編號(hào)：在發(fā)放一攬子采購(gòu)協(xié)議時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)對(duì)發(fā)放進(jìn)行流水編號(hào)零星采購(gòu)物料的采購(gòu)申請(qǐng)編碼建議為采購(gòu)員代碼＋年＋月＋日＋兩位流水號(hào)。其中采購(gòu)員代碼按照采購(gòu)員負(fù)責(zé)采購(gòu)的物品類別確定。北方光電與生產(chǎn)基地：1.采購(gòu)訂單編號(hào)的錄入：可以由業(yè)務(wù)員手工輸入采購(gòu)合同編號(hào)。系統(tǒng)提供兩個(gè)字段輸入編號(hào)：1)采購(gòu)訂單號(hào)：主要業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的統(tǒng)計(jì)參考字段。2)說(shuō)明：說(shuō)明字段，可以錄入合同編號(hào)的參考信息。2.標(biāo)準(zhǔn)合同文本的打印建議方案如下：系統(tǒng)可以打印采購(gòu)訂單，但內(nèi)容僅限于供應(yīng)商、采購(gòu)物品編碼、單位、數(shù)量、單價(jià)、到貨日期、收貨地點(diǎn)等主要條款，而且格式較為較亂。6.3訂單安全性務(wù)需求北方光電單由業(yè)務(wù)人員建立，經(jīng)過(guò)相應(yīng)的審批后，最終與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。體的采購(gòu)合同審批流程參見(jiàn)BPR相關(guān)流程與操作手冊(cè)文檔。采購(gòu)訂單審批之前，只有制定采購(gòu)訂單的員工可以修改、取消。產(chǎn)基地采購(gòu)訂單由采購(gòu)經(jīng)辦根據(jù)年初簽訂的長(zhǎng)期框架協(xié)議訂立。由于各采購(gòu)經(jīng)辦分別負(fù)責(zé)不同類別產(chǎn)品的采購(gòu)，因此各采購(gòu)經(jīng)辦之間沒(méi)有業(yè)務(wù)重疊，也不必相互查詢采購(gòu)訂單的信息，不允許更改、取消其他業(yè)務(wù)員的采購(gòu)訂單。部門經(jīng)理和公司經(jīng)理可以更改、取消采購(gòu)訂單。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)訂單的價(jià)格不同于價(jià)格合同的價(jià)格時(shí)，需要部門經(jīng)理審批。解決方案系統(tǒng)通過(guò)安全層次與訪問(wèn)層次決定誰(shuí)對(duì)訂單可以進(jìn)行什么樣的操作?？紤]到安全層次運(yùn)用“層次結(jié)構(gòu)”時(shí)，可能在人員變動(dòng)時(shí)發(fā)生審批傳遞的問(wèn)題，建議通過(guò)將采購(gòu)訂單的菜單掛給相關(guān)的人員實(shí)現(xiàn)對(duì)安全性的控制。訪問(wèn)層次定為僅查看，保證所有人員可以查看訂單內(nèi)容，而無(wú)法對(duì)其他采購(gòu)員制作的采購(gòu)訂單進(jìn)行修改、取消、關(guān)閉等操作。7.1采購(gòu)接收控制務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)物品不存在物品的實(shí)際入庫(kù)，但財(cái)務(wù)上需要在貨物發(fā)運(yùn)后，根據(jù)提單等在系統(tǒng)中記錄庫(kù)存，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，確認(rèn)銷售收入。采購(gòu)部為光電部進(jìn)行的采購(gòu)需要進(jìn)自備庫(kù)，財(cái)務(wù)根據(jù)入庫(kù)通知單進(jìn)行記帳。貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)物品發(fā)運(yùn)前必須進(jìn)行商檢，可能自行按批抽檢或要求第三方檢驗(yàn)。采購(gòu)部為光電部進(jìn)行的采購(gòu)區(qū)別供應(yīng)商的合作情況，如果是長(zhǎng)期供應(yīng)商則不進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)可能在倉(cāng)庫(kù)或工廠進(jìn)行。采購(gòu)品沒(méi)有質(zhì)量代碼，不允許替代品接收。貿(mào)易部(照明部)中存在無(wú)訂單接收的情況，即在急需某種物品的情況下，可能先讓供應(yīng)商發(fā)貨，再補(bǔ)采購(gòu)訂單的情況。采購(gòu)接收數(shù)量誤差一般在合同有所規(guī)定，但一般不會(huì)出現(xiàn)誤差，主要考慮裝柜的情況。允許接收日期誤差，在合同商定的誤差內(nèi)都可以接受，超出誤差則協(xié)商處理。貿(mào)易一部、貿(mào)易二部一般不退貨，僅進(jìn)行讓步賠償。光電部也采取先協(xié)商的方法，如果一定要退貨，則一般進(jìn)行換貨。由客戶將物品發(fā)回至本公司倉(cāng)庫(kù)，或直接退回至供應(yīng)商，在下筆業(yè)務(wù)中進(jìn)行沖減。產(chǎn)基地采購(gòu)物品入庫(kù)前一般需要檢驗(yàn)，由質(zhì)保部對(duì)光學(xué)材料、金工結(jié)構(gòu)、包裝材料、橡膠等進(jìn)行抽檢，通過(guò)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的則合格品接收入庫(kù)，不合格品退回供應(yīng)商，并進(jìn)行相應(yīng)的記帳。檢驗(yàn)結(jié)果在入庫(kù)單上進(jìn)行記錄。對(duì)于未通過(guò)檢驗(yàn)的貨物成批退回至供應(yīng)商。采購(gòu)接收的數(shù)量差異沒(méi)有明確規(guī)定容限，到貨的數(shù)量多于訂單數(shù)量，可以接收入庫(kù)，但不增加應(yīng)付帳款；到貨數(shù)量少于訂單數(shù)量時(shí)，與供應(yīng)商協(xié)商處理。采購(gòu)接收時(shí)間上沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)定，提前或一定程度的拖延都是可以接受的。接收客戶退貨時(shí)需要先接收，檢驗(yàn)后方可入庫(kù)。檢驗(yàn)屬于合格品的入成品庫(kù)，否則入不合格品庫(kù)。解決方案北方光電考慮總部貿(mào)易類企業(yè)物料監(jiān)控的特殊性，建議采用“直接入庫(kù)”的接收路徑。在系統(tǒng)中進(jìn)行一步操作，即可完成接收與入庫(kù)。對(duì)于物品質(zhì)量的現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)則在系統(tǒng)外進(jìn)行。對(duì)于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為0，超出容限系統(tǒng)活動(dòng)為“警告”。不允許替代接收，不允許無(wú)訂單接收。接收單采用流水編號(hào)。產(chǎn)基地生產(chǎn)材料接收入庫(kù)前都需要進(jìn)行檢驗(yàn)，建議采用“標(biāo)準(zhǔn)接收”的接收路徑。即在系統(tǒng)中進(jìn)行兩步動(dòng)作：1)接收，在系統(tǒng)中生成接收單2)入庫(kù)，明確進(jìn)入的子庫(kù)存，增加庫(kù)存數(shù)量與資產(chǎn)如果需要記錄檢驗(yàn)情況，可以錄入檢驗(yàn)的不合格品數(shù)量，記錄質(zhì)量等級(jí)等。對(duì)于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為0，超出容限系統(tǒng)活動(dòng)為“警告”。接收單據(jù)無(wú)需與采購(gòu)訂單掛接，建議采用自動(dòng)流水編碼。7.2采購(gòu)?fù)素泟?wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)?fù)素浐苌侔l(fā)生。采購(gòu)部為光電部進(jìn)行的采購(gòu)?fù)素浛赡茉谌霂?kù)前或入庫(kù)后進(jìn)行。即使出現(xiàn)退貨，也不進(jìn)行財(cái)務(wù)處理，而是根據(jù)雙方協(xié)商進(jìn)行換貨等。產(chǎn)基地如果整批貨