企業(yè)集團集中采購存在問題及對策

企業(yè)集團集中采購存在問題及對策

本文分析了集中采購的優(yōu)勢和特點，列舉了企業(yè)集團集中采購面對的問題，提出了加強策略研究、高度重視集中采購合法合規(guī)、保證正確的發(fā)展方向、促進專業(yè)化發(fā)展等建議。

一、引言《招標投標法》《招標投標法實施條例》頒布施行以來，招標投標活動不斷規(guī)范化，依法依規(guī)進行招標投標活動的氛圍已經(jīng)在全社會逐漸形成，招標投標的效率和效果得到提升，為保護國家和公眾利益、保護參與各方的權(quán)益、提高經(jīng)濟效益發(fā)揮了重要作用?！墩少彿ā贰锻ㄐ殴こ探ㄔO(shè)項目招標投標管理辦法》等法律法規(guī)對集中采購進行了明確規(guī)定，使集中采購工作有法可依，為集中采購工作的開展創(chuàng)造了條件。相對于傳統(tǒng)采購模式，集中采購在企業(yè)集團大批量物資采購方面具備優(yōu)勢，然而由于集中采購探索實踐時間不長，遇到的矛盾和問題比傳統(tǒng)采購模式復(fù)雜得多；而企業(yè)集團集中采購的策略將深刻影響供需市場，因此對集中采購面對的問題和對策進行深入研究具有重要的現(xiàn)實意義。二、集中采購的優(yōu)勢集中采購是將一定時期、一定范圍內(nèi)的不同需求主體同類型的工程、服務(wù)、物資需求進行整合歸并后，實施集約化統(tǒng)一采購，以節(jié)約整體資源投入和降低采購成本。集中采購的實現(xiàn)方式主要有統(tǒng)談統(tǒng)簽、統(tǒng)談分簽等。統(tǒng)談分簽是采購方匯總?cè)旮餍枨髥挝坏牟少徯枨?，進行統(tǒng)一招標采購，與中標供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議，后續(xù)各下屬單位依據(jù)框架協(xié)議，按實際需求計劃執(zhí)行具體設(shè)備采購；而統(tǒng)談統(tǒng)簽是統(tǒng)一招標后直接與供應(yīng)商簽訂采購合同，各下屬單位按照合同執(zhí)行設(shè)備采購。對于企業(yè)集團而言，采用統(tǒng)談分簽方式相對更多，本文重點對統(tǒng)談分簽方式進行研究分析。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷發(fā)展，集約化經(jīng)營成為許多企業(yè)積極倡導(dǎo)的發(fā)展戰(zhàn)略，也是企業(yè)現(xiàn)代化的標志之一。對于具有許多下屬單位的企業(yè)集團，集中采購具有許多優(yōu)勢：1.從采購方的角度（1）企業(yè)集團眾多分支機構(gòu)采購的設(shè)備具有很高的相似性，采購方式、流程等都基本相同。在傳統(tǒng)采購模式下，各分支機構(gòu)分別實施所屬范圍的采購活動，完成本單位設(shè)備采購全部工作流程。在現(xiàn)代企業(yè)制度不斷發(fā)展的當代，如果仍然采用各分支機構(gòu)各自為戰(zhàn)的方式，必然延續(xù)相同的設(shè)備在各分支機構(gòu)分頭重復(fù)采購，不僅浪費大量的資源，而且降低了規(guī)模效應(yīng)，不利于降低采購成本和采購價格，相比而言，集中采購的優(yōu)勢非常明顯。（2）對于像通信運營商這類網(wǎng)絡(luò)集團企業(yè)而言，全網(wǎng)統(tǒng)一業(yè)務(wù)品牌的要求也使集中采購價值更加凸顯。集中采購與技術(shù)標準化相輔相成，要實行集中采購，必須以技術(shù)標準化為基礎(chǔ)，而集中采購又促進了技術(shù)標準化，有利于統(tǒng)一技術(shù)要求，促進設(shè)備互聯(lián)互通，便于全網(wǎng)統(tǒng)一進行業(yè)務(wù)推廣。2.從供應(yīng)商的角度企業(yè)集團的集中采購將原來分散在全國各地的需求集中采購，供應(yīng)商通過一次性參與企業(yè)集團采購，就能實現(xiàn)在全國范圍供貨的目標，因而獲得了許多便利。（1）節(jié)約了大量的投標成本，避免了分別參與全國范圍各分支機構(gòu)的采購活動。（2）企業(yè)集團對全國需求的規(guī)范化管理，降低了供應(yīng)商的制造成本和生產(chǎn)管理成本。（3）通過參與集中采購，供應(yīng)商也更容易打破區(qū)域壁壘，通過企業(yè)集團統(tǒng)一的規(guī)范化招標活動，更容易把產(chǎn)品推廣到各需求區(qū)域。三、集中采購的特點集中采購標的是許多需求單位的大批量同類設(shè)備，與傳統(tǒng)采購模式有很大不同，涉及的工作內(nèi)容更復(fù)雜，需要解決的矛盾和問題更多，集中采購具有如下特性：1.需求標準化企業(yè)集團物資采購涉及數(shù)量眾多分支機構(gòu)的采購需求，受當?shù)亟?jīng)濟文化、風俗習慣、社會環(huán)境等因素的影響，在全國范圍各分支機構(gòu)的需求存在很多差異，因此，即使采購?fù)惖脑O(shè)備，采購需求也復(fù)雜多樣，比如配置要求、功能要求、使用要求、環(huán)境要求等都會存在差異。集中采購需要將各類復(fù)雜的需求進行標準化，建立標準化的需求模型，統(tǒng)一技術(shù)要求，提高集中采購規(guī)模效應(yīng)。2.采購數(shù)量多由于進行集中采購，企業(yè)集團各分支機構(gòu)一定時間內(nèi)的采購需求達到相當大的規(guī)模，動輒達到幾億采購金額。3.時間跨度大一般滿足一年內(nèi)甚至更長時間的采購需求。4.影響范圍廣集中采購面對來自全國范圍內(nèi)所有供應(yīng)商，對企業(yè)集團全國范圍內(nèi)各分支機構(gòu)建設(shè)和使用產(chǎn)生影響。5.操作復(fù)雜度高需求收集、策略研究、市場狀況、供應(yīng)商情況、采購評估等需要更細致研究等。集中采購的上述特點，對企業(yè)集團的集中采購提出了更高的要求，需要從制度、流程、操作、管理、監(jiān)督等全方位加強管理。四、集中采購存在問題分析在集中采購操作中，經(jīng)常遇到許多在傳統(tǒng)采購模式下難以遇到的問題。1.需求管理難度大各采購需求單位的需求存在多樣性，存在許多個性化因素。一方面需要進行需求梳理，減少需求品種，提高需求標準化，以便獲得更大的規(guī)模效應(yīng)；另一方面，各需求單位希望在集中采購時充分考慮本地化需求，這樣需求管理工作就比傳統(tǒng)采購模式復(fù)雜，怎樣處理好共性和個性的矛盾是集中采購活動開展伊始就面臨的問題；集中采購需求的準確性和及時性也是需求管理的難點問題，這是因為集中采購需求單位多，涉及的采購范圍廣，需求預(yù)測難度大，需求準確性較低，需求制定的及時性較差。2.集中采購的設(shè)備受地域等因素影響大由于采購需求單位分散在全國，設(shè)備產(chǎn)地與各需求單位距離存在差異，采購價格需考慮不同距離的運輸成本，特別是對于運輸成本占總價比例高的設(shè)備，否則就不利于供需雙方降低成本，不利于節(jié)約社會資源。3.采購執(zhí)行期內(nèi)市場價格具有變動性由于集中采購時間跨度大，在一年甚至更長的采購執(zhí)行期內(nèi)，原材料及各類生產(chǎn)資料成本極易受市場變化影響，采購價格具有變動性特征，這就需要充分研究執(zhí)行期內(nèi)價格變化因素，提前制定采購執(zhí)行價格調(diào)整對策。4.集中采購效率是經(jīng)常遇到的突出問題一方面，各分支機構(gòu)在需求提出后，希望能夠及時完成采購流程，另一方面，由于集中采購需研究和解決許多問題，如需求匯總和統(tǒng)一、履行更嚴格的審批程序等，集中采購?fù)纫话悴少忢椖啃枰嗟臅r間。5.對集中采購的認識存在片面性有些觀點習慣于僅從采購方的角度關(guān)注集中采購的價值，這樣有失片面，只有從供需兩個方面以至全產(chǎn)業(yè)鏈更廣泛的角度分析和研究集中采購問題，才能更好地促進集中采購工作的科學(xué)性，更好地促進供應(yīng)鏈良性發(fā)展。五、對策研究筆者經(jīng)過多年研究和實踐，對集中采購存在的問題提出如下應(yīng)對策略：1.針對不同物資供應(yīng)情況，差異化制定集中采購策略制定集中采購策略，可以從潛在供應(yīng)商數(shù)量和采購物資的重要性兩維關(guān)系圖進行研究（見圖1）：采購第一象限物資，比如通信網(wǎng)匯聚交換機等設(shè)備，設(shè)備重要性較高，但供應(yīng)商數(shù)量也較多，需要保持合理競爭，重視潛在供應(yīng)商研發(fā)和可持續(xù)發(fā)展。采購第二象限物資，比較典型的如通信網(wǎng)核心路由交換設(shè)備，潛在供應(yīng)商數(shù)量少，而設(shè)備重要性高，應(yīng)建立戰(zhàn)略合作型供需關(guān)系，保證供應(yīng)商較高銷售利潤，吸引更多供應(yīng)商投入該生產(chǎn)領(lǐng)域；對于這類物資，如果盲目提高競爭性，結(jié)果不僅對供應(yīng)商新產(chǎn)品研發(fā)造成負面影響，影響網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量和新技術(shù)新業(yè)務(wù)引入，而且造成供應(yīng)商布局不合理，降低運營企業(yè)采購物資可選范圍。采購第三象限物資，包括通信鐵件等物資，利潤較低、供應(yīng)商少，應(yīng)適當降低競爭性，培育供應(yīng)商市場。采購第四象限物資，包括許多配套類物資如交接箱、電纜等，重要性相對較低，但供應(yīng)商數(shù)量比較多，要保持一定的競爭性，但也要注意保護供應(yīng)商市場，促進產(chǎn)業(yè)鏈健康發(fā)展。2.提高需求管理科學(xué)化（1）建立模型簡化采購品種。首先要對來自各需求單位的采購需求進行梳理和歸并，簡化需求種類。能夠采用同一模型的都梳理合并為統(tǒng)一性需求，降低供需雙方的管理成本。我公司經(jīng)過認真分析研究，制定了企業(yè)定制化配線類設(shè)備技術(shù)規(guī)范，在全網(wǎng)進行推廣應(yīng)用，從短期來看，這樣做增加了許多工作量，也導(dǎo)致制造商對生產(chǎn)設(shè)備進行較大調(diào)整；但從長期來看，由于模型統(tǒng)一，設(shè)備具備互通互換性，有利于后續(xù)采購和擴容，長期價值非常明顯。（2）正確處理共性和個性的關(guān)系。對全部需求進行統(tǒng)一能提高規(guī)模效益，但也要重視個性化需求，對于具備推廣應(yīng)用價值的需求要鼓勵和支持，保持創(chuàng)新活力，在個性化需求獲得良好應(yīng)用的情況下，上升為統(tǒng)一性的需求模型。3.針對采購物資屬性制定采購方案有些物資區(qū)域性供貨屬性較強，比如體積大價值低的物資，運輸成本對總價占比很高，必須考慮運輸成本的差異性。采購這類物資一般按地理位置劃分標包，比如將全國范圍需求劃分為幾個標包，產(chǎn)地在某標包范圍內(nèi)的廠商，由于其運輸費用相對較低，本標包投標報價具有更大的優(yōu)勢，這樣能降低整體供需成本。如果不采用分包的方式，進行價格評估時是對總報價進行評估，而中標后可能是全國范圍供貨，計入運輸費用后，遠距離的供貨地點實際采購費用將大大提高。4.對于市場價格變動大的物資，建立價格聯(lián)動機制由于集中采購需求時間跨度長，如果不考慮市場變化因素，只按照固定的采購價格執(zhí)行就會對供需雙方都帶來風險：如果供貨期原材料上漲，供應(yīng)商制造成本增加，按固定價銷售供應(yīng)商將面臨虧損；如果原材料價格下降，按固定價購買，采購方將支付高于市場價的采購費用。因此，制定采購價格與執(zhí)行價格聯(lián)動機制非常必要。具體措施是，在招標采購中，針對不同的產(chǎn)品約定采購價格隨市場價格變動的計算方法。如電纜執(zhí)行價和銅市場價聯(lián)動，蓄電池執(zhí)行價和鉛市場價聯(lián)動，終端設(shè)備執(zhí)行價和芯片市場價聯(lián)動等。在合同執(zhí)行期內(nèi)，對各類材料市場價格持續(xù)跟蹤，按照合同約定定期進行價格調(diào)整。以電纜類物資為例，價格主要取決于銅材市場價格，因此可以分析銅材價格占物資總價的比例確定價格調(diào)整方法，實際采購價格可按如下方法確定：Ct=C0×[1+α×（Pt-P0）/P0）]其中，α是銅價占總價的比例，Ct是實際采購價格，C0是投標時報價，Pt是約定的實際采購時參照日期銅價，P0是投標時銅價。5.集中采購效率的提高需要從供應(yīng)鏈全流程研究優(yōu)化途徑集中采購不同于傳統(tǒng)采購模式，因此需要有針對性地建立管理制度和流程，傳統(tǒng)采購模式下的管理辦法存在不適應(yīng)性；要加強各需求單位的需求計劃管理，加強工作協(xié)同，統(tǒng)一工作步調(diào)。任何一個分支機構(gòu)不按時制定需求或者需求預(yù)測不合理，都會影響整體工作效率；提前做好集中采購各項準備工作，為提高效率創(chuàng)造條件；制定完備的工作計劃，可有效避免失誤或操作反復(fù)，提高項目成功率。6.適度進行價格競爭價格競爭是市場經(jīng)濟的必然結(jié)果，適度價格競爭對于供需雙方都是必要的，有利于督促供應(yīng)商進行管理挖潛，降低產(chǎn)品價格，也有利于采購方獲得高性價比的產(chǎn)品。但是盲目追求低價采購，使價格競爭過于激烈，則有可能造成制造商為中標不惜代價，甚至惡意降低產(chǎn)品質(zhì)量，造成建設(shè)質(zhì)量劣化。因此，提倡理性進行價格競爭，建立合作共贏的供需關(guān)系。在集中采購項目中，一般規(guī)定多家投標廠商中標，但有些采購方往往對于不同中標廠商價格的差異性不易接受，認為供應(yīng)相同的物資，價格方面不應(yīng)該有明顯的差異，或者說價格太高就不應(yīng)該中標，甚至有的集中采購招標文件規(guī)定，如果中標，要求實際供貨價格下浮到平均價格，這種做法是違反招標投標相關(guān)規(guī)定的。理性的觀點是，由于廠商的原材料渠道、生產(chǎn)制造管理水平等不同，價格差異是客觀存在的，不能認為價格高一些就不能中標；可以在招標文件中規(guī)定按照排名順序分配采購份額，排名靠前的給予更多的份額，這樣就能激勵性價比高的廠商。價格適度競爭還有利于供應(yīng)商保持合理的利潤，對于產(chǎn)品研發(fā)投入有益；價格過度競爭，將削弱供應(yīng)商研發(fā)投入，長遠看不利于供應(yīng)鏈可持續(xù)發(fā)展。因此如何做到競爭適度，是一項值得從長遠發(fā)展的角度認真研究的問題。六、相關(guān)建議以上從集中采購遇到的一般性問題角度分析了有關(guān)對策。要做好集中采購，還有許多方面需要深入研究，因此加強集中采購策略研究是一項長期性、系統(tǒng)性的工作，需要不斷優(yōu)化。對此筆者提出以下建議：1.高度重視集中采購工作合法合規(guī)的要求合法合規(guī)是集中采購活動的基礎(chǔ)和前提，要深入貫徹國家各項法律法規(guī)，保證集中采購符合國家宏觀經(jīng)濟政策和總體技術(shù)發(fā)展要求，貫徹高質(zhì)量發(fā)展、綠色節(jié)能、降本增效、優(yōu)化布局等發(fā)展政策，企業(yè)集團要在貫徹落實國家大政方針方面