個(gè)人檔案管理制度范本（二篇）

第頁共頁個(gè)人檔案管理制度范本第一章總則第一條為了規(guī)范個(gè)人檔案的管理和使用，加強(qiáng)個(gè)人檔案的保密，保證個(gè)人檔案的真實(shí)有效性，特制定本制度。第二條本制度適用于全公司所有員工的人事檔案管理工作。第三條檔案室是公司專門負(fù)責(zé)人事檔案管理的機(jī)構(gòu)，由專職人員負(fù)責(zé)管理。第四條員工個(gè)人檔案是反映員工基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績評價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等內(nèi)容的一套完整的文件。第五條公司對每位員工建立相應(yīng)的個(gè)人檔案并妥善保管，個(gè)人檔案包括：聘用申請表、入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、工作經(jīng)歷證明、職稱證書、崗位聘任通知書、獎(jiǎng)懲證明、離職手續(xù)、相關(guān)證件復(fù)印件等。第六條公司要對個(gè)人檔案進(jìn)行分級保密，分為絕密、機(jī)密、秘密和內(nèi)部文件4個(gè)級別，具體內(nèi)容根據(jù)實(shí)際情況而定。第七條個(gè)人檔案由其所在部門負(fù)責(zé)建立和保管，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對所屬員工的個(gè)人檔案進(jìn)行定期檢查和整理。第八條公司建立的個(gè)人檔案必須真實(shí)、全面、準(zhǔn)確，不得夸大或隱瞞事實(shí)。第九條個(gè)人檔案的查閱和使用必須符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，必須經(jīng)過相關(guān)部門的批準(zhǔn)和簽字同意。第十條個(gè)人檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密，不得隨意外借或轉(zhuǎn)交他人，不得用于任何違法違紀(jì)行為。第十一條個(gè)人檔案的保管期限為員工離職后5年，到期后檔案由公司決定是否歸檔或銷毀。第十二條個(gè)人檔案的遺失或損毀需及時(shí)向檔案室報(bào)告，尋找原檔，并填寫遺失或損毀情況的報(bào)告。第十三條個(gè)人檔案管理工作由公司人事部門負(fù)責(zé)，公司人事部門需進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。第二章個(gè)人檔案的建立和保管第十四條公司新員工入職時(shí)，所在部門負(fù)責(zé)將員工個(gè)人信息填寫在聘用申請表上，包括基本情況、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等，并附上相關(guān)證明材料。第十五條所在部門將填寫完畢的聘用申請表及相關(guān)證明材料交由公司人事部門，由人事部門將其整理登記并建立個(gè)人檔案。第十六條個(gè)人檔案的保存方式可以采用電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式，同時(shí)備份保存在檔案室內(nèi)。第十七條個(gè)人檔案應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行整理，分類標(biāo)準(zhǔn)由公司人事部門制定并下發(fā)通知。第十八條個(gè)人檔案必須按照部門及人事部門的要求歸檔，歸檔后需辦理相應(yīng)手續(xù)，將檔案位置、借閱記錄等信息登記在檔案管理系統(tǒng)中。第十九條個(gè)人檔案在借用期間應(yīng)保持檔案完整、無缺頁、無涂改，借閱期限為3個(gè)工作日，逾期需重新申請借閱。第二十條個(gè)人檔案離職前不得外借，離職員工需將個(gè)人檔案交回管理機(jī)構(gòu)。第二十一條紙質(zhì)檔案須統(tǒng)一存放于檔案柜中，柜門應(yīng)上鎖并保持鑰匙具有保密性。第二十二條檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)有專門人員負(fù)責(zé)檔案的借閱和歸還工作，借閱檔案時(shí)，需經(jīng)過批準(zhǔn)，并填寫借閱登記表，歸還時(shí)需經(jīng)過核對。第三章個(gè)人檔案的查閱和使用第二十三條對于個(gè)人檔案的查閱需有正當(dāng)理由，并經(jīng)過檔案室和相關(guān)部門的同意，查閱期限一般不超過3個(gè)工作日。第二十四條個(gè)人檔案的查閱應(yīng)在檔案室指導(dǎo)下進(jìn)行，不得外帶檔案材料。第二十五條個(gè)人檔案的內(nèi)容不得通過復(fù)印、照相等方式外借或制作副本。第二十六條個(gè)人檔案的查閱和使用必須對所得資料保密，不得泄露個(gè)人隱私。第二十七條個(gè)人檔案的使用應(yīng)僅限于工作需要，不得違反相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定。第二十八條個(gè)人檔案遺失或損毀的，以檔案室原有的文件為準(zhǔn)，需填寫遺失或損毀情況的報(bào)告，并報(bào)公司人事部門備案。第四章個(gè)人檔案的保密第二十九條公司對個(gè)人檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，并確保個(gè)人檔案的使用人員具備相應(yīng)的保密意識(shí)和保密能力。第三十條個(gè)人檔案室及其管理人員在個(gè)人檔案工作中必須保證檔案的保密，不得私自查閱和泄露個(gè)人檔案信息。第三十一條個(gè)人檔案的電子版?zhèn)浞荼仨毐４嬖诎踩煽康脑O(shè)備中，且備份文件應(yīng)加密存儲(chǔ)。第三十二條個(gè)人檔案的傳輸和交接過程中，應(yīng)采取保密措施，防止檔案信息被竊取或泄漏。第三十三條個(gè)人檔案室應(yīng)定期對檔案備份、存儲(chǔ)和傳輸過程進(jìn)行安全審計(jì)，確保個(gè)人檔案的保密性。第三十四條對于個(gè)人檔案的不當(dāng)使用和泄露行為，公司將追究相應(yīng)人員的責(zé)任并依法處理。第五章個(gè)人檔案的保管期限和處理方式第三十五條個(gè)人檔案的保管期限為員工離職后5年。第三十六條個(gè)人檔案保管期滿后，由檔案室根據(jù)實(shí)際情況決定是否歸檔或銷毀。第三十七條個(gè)人檔案歸檔時(shí)，需填寫歸檔手續(xù)，將歸檔日期、位置等信息登記在檔案管理系統(tǒng)中。第三十八條個(gè)人檔案銷毀時(shí)，需按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀，并填寫銷毀手續(xù)，將銷毀日期和方式等信息登記在檔案管理系統(tǒng)中。第六章附則第三十九條對于尚未出臺(tái)的事項(xiàng)，請按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四十條本制度自頒布之日起施行。第四十一條本制度解釋權(quán)歸公司所有。以上是個(gè)人檔案管理制度的范本，如需具體情況可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和完善。個(gè)人檔案管理制度范本（二）第一章緒論一、背景和意義個(gè)人檔案是組織和管理個(gè)人工作生活情況的重要文件，它涵蓋了個(gè)人的基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、獎(jiǎng)懲情況等內(nèi)容。個(gè)人檔案的管理工作對于組織的人力資源管理和個(gè)人的職業(yè)發(fā)展都具有重要意義。因此，建立科學(xué)合理的個(gè)人檔案管理制度，對于促進(jìn)組織和個(gè)人的共同發(fā)展具有積極意義。二、編制目的為了規(guī)范個(gè)人檔案管理工作，確保個(gè)人檔案的準(zhǔn)確完整，便于組織對人力資源的統(tǒng)一管理和合理配置，促進(jìn)人才培養(yǎng)和選拔，保護(hù)個(gè)人的合法權(quán)益，制定本個(gè)人檔案管理制度。第二章基本原則一、合法原則個(gè)人檔案信息的采集、保存、查閱和使用必須符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，尊重個(gè)人隱私權(quán)和個(gè)人意愿，保護(hù)個(gè)人信息安全。二、全面、準(zhǔn)確原則個(gè)人檔案信息的采集必須全面、準(zhǔn)確，不得故意隱瞞或歪曲事實(shí)，確保個(gè)人檔案信息的真實(shí)性和完整性。三、保密原則個(gè)人檔案信息應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意泄露、外傳或用于其他用途，避免給個(gè)人的聲譽(yù)和利益帶來損害。四、便捷原則個(gè)人檔案的管理工作應(yīng)便于個(gè)人查閱和使用，提供相應(yīng)的服務(wù)和支持，方便個(gè)人的職業(yè)發(fā)展和個(gè)人事務(wù)的辦理。第三章檔案采集和登記一、檔案采集范圍和內(nèi)容1.個(gè)人基本信息，包括姓名、性別、出生日期、籍貫、身份證號(hào)碼等。2.個(gè)人工作經(jīng)歷，包括就職單位、職位、任職時(shí)間等。3.個(gè)人學(xué)歷學(xué)位，包括畢業(yè)學(xué)校、專業(yè)、學(xué)歷學(xué)位等。4.個(gè)人獎(jiǎng)懲情況，包括獲獎(jiǎng)情況、處罰情況等。5.其他與個(gè)人工作生活情況相關(guān)的信息。二、檔案采集方式1.個(gè)人主動(dòng)填寫采集表格，提供真實(shí)有效的檔案信息。2.組織進(jìn)行調(diào)查和核實(shí)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。三、檔案登記采集到的個(gè)人檔案信息應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，確保信息的及時(shí)記錄和保存。四、檔案歸檔和保管個(gè)人檔案應(yīng)按照一定的分類和歸檔規(guī)則進(jìn)行整理和保管，確保檔案的安全性和完整性。第四章檔案查閱和使用一、檔案查閱的條件和程序1.個(gè)人本人或經(jīng)個(gè)人授權(quán)的單位可以查閱個(gè)人檔案。2.個(gè)人查閱個(gè)人檔案須提出書面申請，經(jīng)單位同意后方可查閱。二、檔案查閱的方式和費(fèi)用1.個(gè)人可以通過書面、電子、電話等方式查閱個(gè)人檔案。2.個(gè)人申請查閱個(gè)人檔案需支付一定的費(fèi)用，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由單位制定。三、檔案使用的范圍和用途個(gè)人檔案的使用范圍主要包括人事管理、人才選拔、職業(yè)發(fā)展和個(gè)人事務(wù)辦理等方面。四、檔案使用的限制和保密責(zé)任個(gè)人檔案的使用必須遵守相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，不得用于其他用途，個(gè)人及單位需承擔(dān)相應(yīng)的保密責(zé)任。第五章檔案管理評估和維護(hù)一、檔案管理評估定期對檔案管理工作進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)一步完善檔案管理制度和工作流程。二、檔案信息維護(hù)個(gè)人檔案信息有變動(dòng)的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。三、檔案安全保護(hù)個(gè)人檔案應(yīng)采取有效措施加以保護(hù)，防止丟失、損壞和泄露等情況的發(fā)生。四、檔案銷毀個(gè)人檔案根據(jù)一定的時(shí)限和規(guī)定進(jìn)行定期銷毀，銷毀過程需