大中型制造企業(yè)存貨管理存在的問題及 改進措施探討

存貨是保障企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的重要物資。在大中型制造企業(yè)中，由于其生產(chǎn)經(jīng)營具有多品種、多步驟的特點，因此，其存貨流轉(zhuǎn)程序更多、呈現(xiàn)的狀態(tài)更加復雜。制造企業(yè)的存貨主要包括原材料、備品備件、低值易耗品、半成品、產(chǎn)成品等。企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身機構(gòu)設(shè)置、人員配備情況，建立有效的存貨管理制度，以提升公司管理水平，降低資金占用成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。一、大中型制造企業(yè)存貨管理現(xiàn)狀（一）存貨出入庫管理制度不完善目前，大多數(shù)企業(yè)雖然建立了存貨管理制度，但存在制度不健全、不適合企業(yè)經(jīng)營需要，執(zhí)行流于形式等問題。生產(chǎn)制造業(yè)的存貨管理從內(nèi)容上來說，包括原料、物料的管理及產(chǎn)成品的管理；從流轉(zhuǎn)狀態(tài)上，包括入庫管理及出庫管理。一套完善的存貨管理制度，應(yīng)涵蓋所有的外購物資及自產(chǎn)產(chǎn)品，包括嚴格的入庫、出庫流程，及退、換貨等特定事項的審批程序。但是，在具體實施過程中，部分企業(yè)各職能部門不能建立有效的合作機制，物資采購部門不熟悉生產(chǎn)狀態(tài)，采購物資的品種、數(shù)量與生產(chǎn)部門生產(chǎn)需求脫節(jié)，僅憑經(jīng)驗采購，造成部分材料冗余，形成積壓，而部分材料采購不及時，影響企業(yè)正常生產(chǎn)。采購的物資入庫前缺乏嚴格的驗收質(zhì)檢環(huán)節(jié)，導致不合格品入庫，影響了生產(chǎn)進度及質(zhì)量；產(chǎn)品出庫時缺少審批手續(xù)，事后又不能及時補簽，操作不嚴謹易引發(fā)存貨管理漏洞，形成私自降價出售、產(chǎn)品不按合同約定品類、規(guī)格出庫等現(xiàn)象，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營帶來不利影響。（二）存在不同存放地點重大錯報風險當前，企業(yè)的經(jīng)營逐漸呈現(xiàn)地域多元化的特點。為了降低運輸成本，保證向客戶及時交付貨物，企業(yè)往往在全國設(shè)立多家銷售網(wǎng)點，并集中向銷售網(wǎng)點運送貨物，不同存放地點之間也可以相互配送貨物。但是由于銷售網(wǎng)點人員緊缺等原因，存放于非生產(chǎn)區(qū)域的存貨在管理上存在較多疏漏。例如，未設(shè)置專門的倉儲保管人員，倉儲管理的職責由銷售人員兼任，不符合不相容職務(wù)相互分離的原則。而且銷售人員不具備專業(yè)的倉儲管理知識，造成存貨庫存數(shù)據(jù)不能及時、精準的統(tǒng)計并傳輸給財務(wù)核算部門。同時，也存在其他企業(yè)將存貨寄存在本企業(yè)的情形，致使不能對存貨進行有效管理，很可能造成重報、漏報，導致賬實不符。（三）存貨盤點流于形式雖然大多數(shù)企業(yè)在存貨管理制度中對存貨盤點的時間及要求做出了規(guī)定，但實際狀況并不樂觀，存貨盤點常流于形式，不能真正做到應(yīng)盤盡盤。不同特性的存貨，如煤堆、倉筒里的谷物、黃金或貴重寶石、化工產(chǎn)品等，未根據(jù)實物狀態(tài)采用不同的盤點方法。盤點方法選用不準確，盤點人員的職責不明確，都會造成盤點數(shù)據(jù)失真。（四）存貨管理方法落后在制造企業(yè)中，部分企業(yè)的財務(wù)部門重核算、輕管理，不能夠采用科學的分析方法，對存貨的最佳采購量、最佳存儲量進行專業(yè)的計算，無法通過存貨指標的變動分析存貨異常數(shù)據(jù)給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和制定管理方針帶來的影響。（五）單據(jù)內(nèi)部流轉(zhuǎn)不及時企業(yè)單據(jù)傳遞存在時間差異主要表現(xiàn)在實物資產(chǎn)保管部門與財務(wù)核算部門之間的信息不對稱。倉庫保管部門可以根據(jù)出、入庫單據(jù)隨時掌握庫存存貨的增減變動及結(jié)存情況，生產(chǎn)車間統(tǒng)計人員負責統(tǒng)計未形成終端產(chǎn)品的在制品情況，而財務(wù)部門的職責是準確反映企業(yè)資產(chǎn)狀況。實物資產(chǎn)管理部門不能夠及時向財務(wù)部門傳遞存貨變動信息，必然會造成賬實不符，無法精準反映企業(yè)的資產(chǎn)狀況，不能為企業(yè)高層管理人員制定企業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供參考依據(jù)。（六）存貨管理團隊水平有待提高存貨管理是一門專業(yè)學科，但在部分制造企業(yè)，相關(guān)領(lǐng)導更關(guān)注生產(chǎn)、銷售情況，忽視了存貨管理人員的隊伍建設(shè)。在實踐中，經(jīng)常聘用一些沒有倉庫管理經(jīng)驗，沒有倉儲專業(yè)知識的人員擔任倉庫保管人員。企業(yè)管理層的忽視，造成倉庫管理人員缺乏責任心，專業(yè)知識不足，貨物堆放隨意，管理無秩序，個別批次的貨物存在長期壓庫、過期、變質(zhì)、毀損等問題。二、加強存貨管理的對策建議（一）不相容職務(wù)相互分離，建立完善的內(nèi)部控制制度企業(yè)應(yīng)優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，建立集采購、生產(chǎn)、銷售、質(zhì)檢、倉儲、財務(wù)于一體的管理體系，建立崗位責任制，明確職責，相互制衡。第一，采購部門應(yīng)以市場需求為導向，加強與生產(chǎn)部門的溝通，及時、充分了解生產(chǎn)部門的需求，制定合理的采購計劃，保證生產(chǎn)經(jīng)營所需，并杜絕過度采購造成的浪費。第二，倉庫保管人員在物資采購及產(chǎn)成品入庫時，應(yīng)審核質(zhì)檢部門出具的“質(zhì)檢合格單”中標明的貨物名稱、規(guī)格、供應(yīng)商或生產(chǎn)車間是否與本批次入庫產(chǎn)品一致。同時，應(yīng)注意是否有驗收員的簽字確認等信息。倉庫保管人員根據(jù)審核無誤的“質(zhì)檢合格單”填寫“材料入庫單”或“產(chǎn)成品入庫單”。入庫單是記錄入庫貨品的單據(jù)，應(yīng)詳細填寫供應(yīng)商名稱、貨品名稱、規(guī)格、型號，單位計劃數(shù)量、實際數(shù)量等內(nèi)容，并在相應(yīng)位置填寫制單人及倉管員姓名。第三，生產(chǎn)車間應(yīng)制定詳細的生產(chǎn)計劃，按消耗定額及當期下達的生產(chǎn)任務(wù)計算材料耗用品類及數(shù)量，填寫“領(lǐng)料單”，“領(lǐng)料單”應(yīng)注明領(lǐng)用部門、品名、規(guī)格、型號、申領(lǐng)數(shù)量及實領(lǐng)數(shù)量，避免車間存料過多或重復領(lǐng)料。產(chǎn)成品出庫時，倉庫保管人員應(yīng)審核“銷售通知單”上的銷售人員簽名及主管領(lǐng)導的審批情況，嚴格按經(jīng)過審批的品種、規(guī)格、數(shù)量出庫，并在出庫單中簽字確認。由于特殊情形主管銷售審批人員不能及時簽批的，應(yīng)要求銷售人員在“銷售通知單”注明“電話請示”或“微信請示”字樣，并注明請示時間，督促經(jīng)辦人員及時補簽“銷售通知單”。存貨是企業(yè)的重要生產(chǎn)物資，應(yīng)嚴格控制未經(jīng)授權(quán)人員的接觸，保證財產(chǎn)物資的安全、完整。（二）運用ERP系統(tǒng)，加強存貨信息化管理存貨管理是一項精細化的工作，要能夠保證存貨的入庫、出庫、結(jié)存數(shù)據(jù)與實物變動同步，這對于備品備件、原材料及產(chǎn)成品品種、規(guī)格繁多的大中型制造企業(yè)而言，完全依靠人工管理是無法做到的。所以，應(yīng)通過電子信息化方式加以管理，根據(jù)企業(yè)倉儲單位的分布情況，將所有商品通過ERP系統(tǒng)進行出、入庫數(shù)據(jù)管理，完善電子審批制度，有效降低紙質(zhì)單據(jù)的弊端，增加數(shù)據(jù)更新的及時性，減少錯報，增強企業(yè)對存貨的掌控能力。（三）定期盤點，建立有序的盤存制度明確各盤點崗位職責，加強參與盤點部門及人員的考核，建立獎懲制度。盤點前，應(yīng)做好準備工作，制定盤點計劃，成立專門的盤點小組，明確人員分工，確定盤點方法與程序，對盤點人員進行事前的專業(yè)化培訓，保證盤點數(shù)據(jù)的準確性。盤點過程中，應(yīng)對所有貨物逐一清點，對已清點的貨物做出標記，避免重復盤點。盤點人員要及時將盤點數(shù)據(jù)準確無誤的記入盤點報告表，并在盤點表上簽名確認。同時，將盤點數(shù)據(jù)傳遞給財務(wù)部門，財務(wù)部門據(jù)此填寫“賬存實存對比表”，并按規(guī)定進行賬面調(diào)整。對盤點過程中發(fā)現(xiàn)的變質(zhì)、毀損、短缺情況，應(yīng)及時向有關(guān)部門及人員進行請示，查明原因，并采取必要措施予以解決：對存貨盤點中發(fā)現(xiàn)的長期積壓但仍有使用價值的物品，應(yīng)采取降價等方式，及時處置資產(chǎn)，加快資金回籠；對管理不善造成的損失，追究相關(guān)人員的責任。（四）利用財管專業(yè)知識，對存貨進行科學管理存貨的成本是由取得成本、存儲成本、缺貨成本構(gòu)成的。其中，取得成本分為購置成本和訂貨成本；存儲成本按是否與訂貨次數(shù)相關(guān)，分為固定存儲成本和變動存儲成本。財務(wù)人員應(yīng)具備存貨成本分析的專業(yè)素質(zhì)，能夠根據(jù)企業(yè)年存貨需求量和單次訂貨變動成本、單位變動存儲成本計算經(jīng)濟訂貨批量，保證既不影響生產(chǎn)，又能有效的節(jié)約資金，防止浪費。在存貨日常管理中，可以使用歸口分級控制法，對存貨進行歸口管理和分級管理，將存貨資金的管理指標分解到供產(chǎn)銷各職能部門，由各職能部門分別承擔相應(yīng)的責任，各司其職，以調(diào)動各職能部門的積極性；使財務(wù)部門面向生產(chǎn)，深入實際調(diào)查研究，把存貨的集中管理同生產(chǎn)經(jīng)營管理結(jié)合起來，提高資金管理水平。（五）促進業(yè)財融合，加強單證傳遞的時效性為加強業(yè)財融合，財務(wù)人員一定要介入業(yè)務(wù)、了解業(yè)務(wù)，才能更合理、精準的反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況；同時，生產(chǎn)、銷售、倉儲保管人員也應(yīng)該在思想上認識到所在部門的職責，及其在企業(yè)中的重要性，認識到生產(chǎn)、采購、倉儲的變動及結(jié)存數(shù)據(jù)是企業(yè)的關(guān)鍵資料，只有及時、準確的傳遞數(shù)據(jù)信息，才能為企業(yè)經(jīng)營方針的制定提供有效的參考依據(jù)。強化部門之間的有效溝通是保證信息傳輸?shù)闹匾绞?，有效的溝通機制可以使企業(yè)建立更為精細化的管理制度，開源節(jié)流，使經(jīng)營風險充分降低，從根本上實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標。（六）提升管理層的重視程度，加強基層管理人員的相關(guān)培訓企業(yè)高層管理人員應(yīng)該從思想上認識到倉儲管理的重要性，加強倉儲管理隊伍建設(shè)。增加人員投入，聘用有經(jīng)驗的人員管理主要產(chǎn)品倉。對新聘用人員，可以采用老帶新方式，使其盡快熟悉工作流程；增加資金投入，加強對倉儲員工的崗前、崗中專業(yè)知識培訓和職業(yè)道德培訓；建立獎懲制度，激發(fā)倉