有效的時間管理

關于有效的時間管理

課程目標了解時間管理能力的8個負面表現(xiàn)認識時間管理的2個誤區(qū)并正確認識時間管理掌握6個有效的時間管理方法第2頁,共38頁，2024年2月25日，星期天茫盲忙管理人員的工作狀態(tài)第3頁,共38頁，2024年2月25日，星期天時間管理能力的8個負面表現(xiàn)1、目標不清2、患得患失3、拖延4、逃避5、完美主義6、精力無法集中7、有求必應8、事必躬親第4頁,共38頁，2024年2月25日，星期天1、目標不清

如果個體不知道自己要做什么，時間管理就完全沒有意義，不能朝向一個目標發(fā)揮自己的潛能和精力也許是時間管理中最大的錯誤

時間管理能力的8個負面表現(xiàn)第5頁,共38頁，2024年2月25日，星期天2、患得患失

患得患失往往導致個體在時間管理上猶豫不決。猶豫不決往往意味著無法一鼓作氣完成一項任務，忽東忽西地轉換制約了個體潛能的釋放，并增加了個體的惶惑和緊張，無所適從。患得患失的后果不只局限于個體范圍，這種“場”會影響組織和團體的效率。時間管理能力的8個負面表現(xiàn)第6頁,共38頁，2024年2月25日，星期天3、拖延拖延的三個特征：（1）拖延是一種自愿的行為，既不是脅迫的不得已行為，也不是因為突發(fā)事件而導致的客觀延誤；（2）拖延是將已經(jīng)計劃好的行動推后，具有回避性，拖延者不愿開始或完成已經(jīng)打算做的事情；（3）拖延是一種非理性的行為，盡管沒有適當?shù)睦碛汕視斐刹焕暮蠊?，個體還是會選擇拖延。

拖延是一種常見的心理現(xiàn)象，人們或多或少地存在拖延行為，這種拖延行為導致諸多不良后果。最大的危害就是：不急的事情一經(jīng)拖延之后往往變成緊急的事情。時間管理能力的8個負面表現(xiàn)第7頁,共38頁，2024年2月25日，星期天4、逃避

有些人總是以表面的忙碌掩

蓋自己的拖延，這時我們往

往將其稱為逃避。時間管理能力的8個負面表現(xiàn)

拖延和逃避是浪費時間的重要因素，很多人在有緊迫時間的限制時，總能找出完成工作的辦法；而當時間充裕時，卻很容易變得拖沓和效率低下。對此，要給自己規(guī)定最后時限，并實行自我約束。持之以恒地堅持能克服拖延和逃避等弊病。對員工也可以推行該制度，在組織內部推行“限時辦事制”，規(guī)定相關人員在限定時間內報告處理結果。第8頁,共38頁，2024年2月25日，星期天5、完美主義

習慣性拖延、逃避有時也和完美主義有關。在生活、工作中尋求完美并沒有錯，但理想到過分的程度就是個問題。時間管理能力的8個負面表現(xiàn)第9頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6、精力無法集中

精力無法集中的個體往往同時想做很多事情，對即將發(fā)生的事情殫精竭慮，面對千頭萬緒不知從何開始，對當前工作的投入淺嘗輒止，時刻準備放棄。時間管理能力的8個負面表現(xiàn)第10頁,共38頁，2024年2月25日，星期天7、有求必應

有求必應的表現(xiàn)為：面對請托基本不予拒絕，花費太多時間。

你認為做為一名管理人員：受人尊敬重要，還是受人歡迎重要？時間管理能力的8個負面表現(xiàn)第11頁,共38頁，2024年2月25日，星期天8、事必躬親為何事必躬親？因為怕部屬取代不放心部屬、不信任部屬要求標準過高時間管理能力的8個負面表現(xiàn)第12頁,共38頁，2024年2月25日，星期天時間管理的2個誤區(qū)和正確認識誤區(qū)一：在最短的時間內能不能夠做最多的事情誤區(qū)二：時間管理的對象是“時間”正確認識：在同樣的時間內做該做的事情正確認識：時間管理的對象是“個人”第13頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法1、明確目標（SMART原則）2、排列事件的優(yōu)先級（事件的四象限）3、改掉壞習慣（走出舒適區(qū)）4、避免打擾5、學會說“不”6、適當授權第14頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法1、明確目標（SMART原則）

明確目標不單單是有目標，而且是要讓目標達到SMART標準，這里SMART標準是指：S——Specific[spi'sifik]——具體的M——Measurable['me??r?b?l]——可衡量的A——Attainable[?'tein?bl]——可達到的R——Relevant['reliv?nt]——相關的T——Time-based[taim-beist]——有期限的第15頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法1、明確目標（SMART原則）具體的（Specific）

這是指目標必須是清晰的，可產生行為導向的。比如，目標“我要成為一個優(yōu)秀的員工’”不是一個具體的目標，但目標“我要獲得今年的最佳員工獎”就算得上是一個具體的目標了?？珊饬康模∕easurable）

是指目標必須用指標量化表達。比如上面這個“我要獲得今年的最佳員工獎”目標，它就對應著許多量化的指標——出勤、業(yè)務量等?？蛇_到的（Attainable）

這里的可達到有兩層意思：一是目標應該有能力范圍內；二是目標應該有一定難度。一般人在這點上往往只注意前者，其實后者也相當重要。如果目標經(jīng)常達不到，的確會讓人沮喪，但同時也應注意：太容易達到的目標會讓人失去激情。第16頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法1、明確目標（SMART原則）相關的（Relevant）

這里的“相關的”是指與現(xiàn)實生活相關，而不是簡單的“白日夢”。有期限的（Time-based）

是指目標必須確定完成的日期。在這一點上，不但要確定最終目標的完成時間，還要設立多個小時間段上的“時間里程碑”，以便進行工作進度的監(jiān)控。第17頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法2、排列事件的優(yōu)先級（事件的四象限）緊迫性重要度第三象限緊迫而不重要第四象限不重要也不緊迫第二象限重要而不緊迫第一象限重要且緊迫第18頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法2、排列事件的優(yōu)先級（事件的四象限）象限描述相關事件分析第一象限重要且緊迫處理危機、完成有期限壓力的工作等。一定要優(yōu)先去做的事情。第二象限重要而不緊迫防患于未然的改善、建立人際關系網(wǎng)絡、發(fā)展新機會、長期工作規(guī)劃、有效的休閑。第二象限的擴大會使第一象限的事件減少。而且處理時由于時間比較充足，效果都會比較好。很多人更關注于第一象限的事件，這將會使人長期處于高壓力的工作狀態(tài)下，經(jīng)常忙于收拾殘局和處理危機，這很容易使人精疲力竭，長此以往，既不利于個人也不利于工作。第三象限緊迫而不重要不速之客、某些電話、會議、信件。這一象限具有很大的欺騙性，很多事件因為它緊急而往往被人們誤認為是重要的，從而被它占據(jù)了不少時間。第四象限不重要也不緊迫閱讀令人上癮的無聊小說、收看毫無價值的電視節(jié)目等。這一象限的事件占用的是休閑時間。第19頁,共38頁，2024年2月25日，星期天瓶子的啟示第20頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法

舒適區(qū)與習慣：我們每一個人都會有自己的“舒適區(qū)”，在這個區(qū)域里你會感到很舒服，離開了這個區(qū)域你就不舒服。比如在家里，或者和熟悉的朋友交流。與此相反，也有讓我們感覺不舒服和有壓力的事情，比如上臺演講，或者去搭訕陌生人。一直重復停留在舒適區(qū)的行為，就會將這一行為演變?yōu)榱晳T。習慣以后，根本不需要經(jīng)過大腦的思考就去做這件事情。我們每一個人在生活中都會被各種各樣的習慣所牽引，會受制于各種各樣的習慣，習慣會變成潛意識，附著在你的身上。3、改掉壞習慣（走出舒適區(qū)）第21頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法

一個人成長的過程，就是舒適區(qū)不斷擴大的過程。如果有什么事情讓你感覺不舒服，讓你感覺緊張，不要回避它，突破了，你就又長大一圈；退縮了，你就還呆在以前的小圈子里，越縮越小。不要做你想做的事情，要做你應該做的事情。3、改掉壞習慣（走出舒適區(qū)）第22頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法3、改掉壞習慣（走出舒適區(qū)）其他影響效率的壞習慣：資料、文件隨手擺放粗心大意

語言冗繁多變拖延第23頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法

人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時大約7次，或者說每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是約50%的工作時間（按每日工作8小時計），其中80%（約3小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾起原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時。根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。

4、避免打擾第24頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法！減少上級打擾的方法：讓上級清楚地知道你的工作目標、計劃和進度

主動約見上級

4、避免打擾？來自上級的打擾

來自上級的打擾是最難控制的，既不能拒絕也不能回避，還必須和顏悅色地把寶貴時間讓給他。第25頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法4、避免打擾？來自下屬的打擾你的下屬是否經(jīng)常向你提出問題而打斷你的工作？是否隨時來找你匯報工作？是否經(jīng)常向你請示某件事情你對他/她的回復？！減少下屬打擾的方法：安排固定的培訓，以便下屬可以集中時間向你提出問題制定例會制度，并嚴格執(zhí)行對于下屬的請示，需及時給予回復，或確定回復時間某些事項發(fā)生變動時，及時告知下屬變動內容鼓勵下屬以郵件等可延時打擾的方式與你進行溝通第26頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法4、避免打擾！減少同事打擾的方法：

Ⅴ

在你需要打擾同事時，預先與他/她聯(lián)系你的要求、時間等，只有如

此，你才有可能獲得相同的回報。

Ⅴ對同事的要求保持熱心、同情以及隨時愿意加以協(xié)助的態(tài)度，但要

讓你的同事們知道，這么做往往會影響到你的工作效率。？來自同事的打擾

你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經(jīng)常來詢問你的意見，使你覺得自己很重要？你不善于結束他人的來訪？你就是喜歡不斷地和他人交談？第27頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法5、學會說“不”

習慣于中庸之道的中國人，在拒絕別人時很容易發(fā)生一些心理障礙，這是傳統(tǒng)觀念根深蒂固的影響，同時，也與當今社會中的某些從眾心理有關。不敢和不善于拒絕別人的人，在實際的工作和生活中，往往就得戴著“面具”生活，活得很累，而又丟失了自我，但又因為難于擺脫這種“無力拒絕癥”而自責、自卑。第28頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法5、學會說“不”？來自上級的請求：額外的工作！如何拒絕上級：將自己的工作計劃按輕重緩急編排一個次序表，當上級提出額外的工作要求時，即展示該次序表，由上級決定最新的工作在該優(yōu)先次序表中的恰當位置。第29頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法！如何拒絕下屬：不要“問答題”，只要“選擇題”。5、學會說“不”？來自下屬的請求：不重要或不必要的請示第30頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法5、學會說“不”？來自同事的請求：工作范圍外的協(xié)助！如何拒絕同事的請求：表同情、找理由運用肢體語言第31頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法6、適當授權授權：是上級委派給下屬一定的權力，使下屬在一定的監(jiān)督之下，有相當?shù)淖灾鳈嗪托袆訖?，被授權者對授權者負有報告及完成任務的責任。?2頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法授權給誰？

領導者應注意授權對象的承接力。如果你想要授權有效和體現(xiàn)出成果，必須要經(jīng)過精挑細選，被選中的員工應具備以下素質：6、適當授權有職業(yè)道德善于靈活機智地完成任務有自我開創(chuàng)能力及協(xié)調與合作精神善于思考的頭腦懂得一定的傳幫帶技術第33頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個有效的時間管理方法授什么權？領導者由下屬授權，必須明確哪些權力可以下授，哪些權力不能下授。領導者的權力保留多少，要根據(jù)不