有效的時(shí)間管理

關(guān)于有效的時(shí)間管理

課程目標(biāo)了解時(shí)間管理能力的8個(gè)負(fù)面表現(xiàn)認(rèn)識(shí)時(shí)間管理的2個(gè)誤區(qū)并正確認(rèn)識(shí)時(shí)間管理掌握6個(gè)有效的時(shí)間管理方法第2頁,共38頁，2024年2月25日，星期天茫盲忙管理人員的工作狀態(tài)第3頁,共38頁，2024年2月25日，星期天時(shí)間管理能力的8個(gè)負(fù)面表現(xiàn)1、目標(biāo)不清2、患得患失3、拖延4、逃避5、完美主義6、精力無法集中7、有求必應(yīng)8、事必躬親第4頁,共38頁，2024年2月25日，星期天1、目標(biāo)不清

如果個(gè)體不知道自己要做什么，時(shí)間管理就完全沒有意義，不能朝向一個(gè)目標(biāo)發(fā)揮自己的潛能和精力也許是時(shí)間管理中最大的錯(cuò)誤

時(shí)間管理能力的8個(gè)負(fù)面表現(xiàn)第5頁,共38頁，2024年2月25日，星期天2、患得患失

患得患失往往導(dǎo)致個(gè)體在時(shí)間管理上猶豫不決。猶豫不決往往意味著無法一鼓作氣完成一項(xiàng)任務(wù)，忽東忽西地轉(zhuǎn)換制約了個(gè)體潛能的釋放，并增加了個(gè)體的惶惑和緊張，無所適從。患得患失的后果不只局限于個(gè)體范圍，這種“場(chǎng)”會(huì)影響組織和團(tuán)體的效率。時(shí)間管理能力的8個(gè)負(fù)面表現(xiàn)第6頁,共38頁，2024年2月25日，星期天3、拖延拖延的三個(gè)特征：（1）拖延是一種自愿的行為，既不是脅迫的不得已行為，也不是因?yàn)橥话l(fā)事件而導(dǎo)致的客觀延誤；（2）拖延是將已經(jīng)計(jì)劃好的行動(dòng)推后，具有回避性，拖延者不愿開始或完成已經(jīng)打算做的事情；（3）拖延是一種非理性的行為，盡管沒有適當(dāng)?shù)睦碛汕視?huì)造成不利的后果，個(gè)體還是會(huì)選擇拖延。

拖延是一種常見的心理現(xiàn)象，人們或多或少地存在拖延行為，這種拖延行為導(dǎo)致諸多不良后果。最大的危害就是：不急的事情一經(jīng)拖延之后往往變成緊急的事情。時(shí)間管理能力的8個(gè)負(fù)面表現(xiàn)第7頁,共38頁，2024年2月25日，星期天4、逃避

有些人總是以表面的忙碌掩

蓋自己的拖延，這時(shí)我們往

往將其稱為逃避。時(shí)間管理能力的8個(gè)負(fù)面表現(xiàn)

拖延和逃避是浪費(fèi)時(shí)間的重要因素，很多人在有緊迫時(shí)間的限制時(shí)，總能找出完成工作的辦法；而當(dāng)時(shí)間充裕時(shí)，卻很容易變得拖沓和效率低下。對(duì)此，要給自己規(guī)定最后時(shí)限，并實(shí)行自我約束。持之以恒地堅(jiān)持能克服拖延和逃避等弊病。對(duì)員工也可以推行該制度，在組織內(nèi)部推行“限時(shí)辦事制”，規(guī)定相關(guān)人員在限定時(shí)間內(nèi)報(bào)告處理結(jié)果。第8頁,共38頁，2024年2月25日，星期天5、完美主義

習(xí)慣性拖延、逃避有時(shí)也和完美主義有關(guān)。在生活、工作中尋求完美并沒有錯(cuò)，但理想到過分的程度就是個(gè)問題。時(shí)間管理能力的8個(gè)負(fù)面表現(xiàn)第9頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6、精力無法集中

精力無法集中的個(gè)體往往同時(shí)想做很多事情，對(duì)即將發(fā)生的事情殫精竭慮，面對(duì)千頭萬緒不知從何開始，對(duì)當(dāng)前工作的投入淺嘗輒止，時(shí)刻準(zhǔn)備放棄。時(shí)間管理能力的8個(gè)負(fù)面表現(xiàn)第10頁,共38頁，2024年2月25日，星期天7、有求必應(yīng)

有求必應(yīng)的表現(xiàn)為：面對(duì)請(qǐng)托基本不予拒絕，花費(fèi)太多時(shí)間。

你認(rèn)為做為一名管理人員：受人尊敬重要，還是受人歡迎重要？時(shí)間管理能力的8個(gè)負(fù)面表現(xiàn)第11頁,共38頁，2024年2月25日，星期天8、事必躬親為何事必躬親？因?yàn)榕虏繉偃〈环判牟繉?、不信任部屬要求?biāo)準(zhǔn)過高時(shí)間管理能力的8個(gè)負(fù)面表現(xiàn)第12頁,共38頁，2024年2月25日，星期天時(shí)間管理的2個(gè)誤區(qū)和正確認(rèn)識(shí)誤區(qū)一：在最短的時(shí)間內(nèi)能不能夠做最多的事情誤區(qū)二：時(shí)間管理的對(duì)象是“時(shí)間”正確認(rèn)識(shí)：在同樣的時(shí)間內(nèi)做該做的事情正確認(rèn)識(shí)：時(shí)間管理的對(duì)象是“個(gè)人”第13頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法1、明確目標(biāo)（SMART原則）2、排列事件的優(yōu)先級(jí)（事件的四象限）3、改掉壞習(xí)慣（走出舒適區(qū)）4、避免打擾5、學(xué)會(huì)說“不”6、適當(dāng)授權(quán)第14頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法1、明確目標(biāo)（SMART原則）

明確目標(biāo)不單單是有目標(biāo)，而且是要讓目標(biāo)達(dá)到SMART標(biāo)準(zhǔn)，這里SMART標(biāo)準(zhǔn)是指：S——Specific[spi'sifik]——具體的M——Measurable['me??r?b?l]——可衡量的A——Attainable[?'tein?bl]——可達(dá)到的R——Relevant['reliv?nt]——相關(guān)的T——Time-based[taim-beist]——有期限的第15頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法1、明確目標(biāo)（SMART原則）具體的（Specific）

這是指目標(biāo)必須是清晰的，可產(chǎn)生行為導(dǎo)向的。比如，目標(biāo)“我要成為一個(gè)優(yōu)秀的員工’”不是一個(gè)具體的目標(biāo)，但目標(biāo)“我要獲得今年的最佳員工獎(jiǎng)”就算得上是一個(gè)具體的目標(biāo)了。可衡量的（Measurable）

是指目標(biāo)必須用指標(biāo)量化表達(dá)。比如上面這個(gè)“我要獲得今年的最佳員工獎(jiǎng)”目標(biāo)，它就對(duì)應(yīng)著許多量化的指標(biāo)——出勤、業(yè)務(wù)量等?？蛇_(dá)到的（Attainable）

這里的可達(dá)到有兩層意思：一是目標(biāo)應(yīng)該有能力范圍內(nèi)；二是目標(biāo)應(yīng)該有一定難度。一般人在這點(diǎn)上往往只注意前者，其實(shí)后者也相當(dāng)重要。如果目標(biāo)經(jīng)常達(dá)不到，的確會(huì)讓人沮喪，但同時(shí)也應(yīng)注意：太容易達(dá)到的目標(biāo)會(huì)讓人失去激情。第16頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法1、明確目標(biāo)（SMART原則）相關(guān)的（Relevant）

這里的“相關(guān)的”是指與現(xiàn)實(shí)生活相關(guān)，而不是簡(jiǎn)單的“白日夢(mèng)”。有期限的（Time-based）

是指目標(biāo)必須確定完成的日期。在這一點(diǎn)上，不但要確定最終目標(biāo)的完成時(shí)間，還要設(shè)立多個(gè)小時(shí)間段上的“時(shí)間里程碑”，以便進(jìn)行工作進(jìn)度的監(jiān)控。第17頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法2、排列事件的優(yōu)先級(jí)（事件的四象限）緊迫性重要度第三象限緊迫而不重要第四象限不重要也不緊迫第二象限重要而不緊迫第一象限重要且緊迫第18頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法2、排列事件的優(yōu)先級(jí)（事件的四象限）象限描述相關(guān)事件分析第一象限重要且緊迫處理危機(jī)、完成有期限壓力的工作等。一定要優(yōu)先去做的事情。第二象限重要而不緊迫防患于未然的改善、建立人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)、發(fā)展新機(jī)會(huì)、長(zhǎng)期工作規(guī)劃、有效的休閑。第二象限的擴(kuò)大會(huì)使第一象限的事件減少。而且處理時(shí)由于時(shí)間比較充足，效果都會(huì)比較好。很多人更關(guān)注于第一象限的事件，這將會(huì)使人長(zhǎng)期處于高壓力的工作狀態(tài)下，經(jīng)常忙于收拾殘局和處理危機(jī)，這很容易使人精疲力竭，長(zhǎng)此以往，既不利于個(gè)人也不利于工作。第三象限緊迫而不重要不速之客、某些電話、會(huì)議、信件。這一象限具有很大的欺騙性，很多事件因?yàn)樗o急而往往被人們誤認(rèn)為是重要的，從而被它占據(jù)了不少時(shí)間。第四象限不重要也不緊迫閱讀令人上癮的無聊小說、收看毫無價(jià)值的電視節(jié)目等。這一象限的事件占用的是休閑時(shí)間。第19頁,共38頁，2024年2月25日，星期天瓶子的啟示第20頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法

舒適區(qū)與習(xí)慣：我們每一個(gè)人都會(huì)有自己的“舒適區(qū)”，在這個(gè)區(qū)域里你會(huì)感到很舒服，離開了這個(gè)區(qū)域你就不舒服。比如在家里，或者和熟悉的朋友交流。與此相反，也有讓我們感覺不舒服和有壓力的事情，比如上臺(tái)演講，或者去搭訕陌生人。一直重復(fù)停留在舒適區(qū)的行為，就會(huì)將這一行為演變?yōu)榱?xí)慣。習(xí)慣以后，根本不需要經(jīng)過大腦的思考就去做這件事情。我們每一個(gè)人在生活中都會(huì)被各種各樣的習(xí)慣所牽引，會(huì)受制于各種各樣的習(xí)慣，習(xí)慣會(huì)變成潛意識(shí)，附著在你的身上。3、改掉壞習(xí)慣（走出舒適區(qū)）第21頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法

一個(gè)人成長(zhǎng)的過程，就是舒適區(qū)不斷擴(kuò)大的過程。如果有什么事情讓你感覺不舒服，讓你感覺緊張，不要回避它，突破了，你就又長(zhǎng)大一圈；退縮了，你就還呆在以前的小圈子里，越縮越小。不要做你想做的事情，要做你應(yīng)該做的事情。3、改掉壞習(xí)慣（走出舒適區(qū)）第22頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法3、改掉壞習(xí)慣（走出舒適區(qū)）其他影響效率的壞習(xí)慣：資料、文件隨手?jǐn)[放粗心大意

語言冗繁多變拖延第23頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法

人們一般每8分鐘會(huì)收到1次打擾，每小時(shí)大約7次，或者說每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時(shí)，也就是約50%的工作時(shí)間（按每日工作8小時(shí)計(jì)），其中80%（約3小時(shí)）的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)人被打擾后重拾起原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時(shí)。根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7%。

4、避免打擾第24頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法！減少上級(jí)打擾的方法：讓上級(jí)清楚地知道你的工作目標(biāo)、計(jì)劃和進(jìn)度

主動(dòng)約見上級(jí)

4、避免打擾？來自上級(jí)的打擾

來自上級(jí)的打擾是最難控制的，既不能拒絕也不能回避，還必須和顏悅色地把寶貴時(shí)間讓給他。第25頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法4、避免打擾？來自下屬的打擾你的下屬是否經(jīng)常向你提出問題而打斷你的工作？是否隨時(shí)來找你匯報(bào)工作？是否經(jīng)常向你請(qǐng)示某件事情你對(duì)他/她的回復(fù)？！減少下屬打擾的方法：安排固定的培訓(xùn)，以便下屬可以集中時(shí)間向你提出問題制定例會(huì)制度，并嚴(yán)格執(zhí)行對(duì)于下屬的請(qǐng)示，需及時(shí)給予回復(fù)，或確定回復(fù)時(shí)間某些事項(xiàng)發(fā)生變動(dòng)時(shí)，及時(shí)告知下屬變動(dòng)內(nèi)容鼓勵(lì)下屬以郵件等可延時(shí)打擾的方式與你進(jìn)行溝通第26頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法4、避免打擾！減少同事打擾的方法：

Ⅴ

在你需要打擾同事時(shí)，預(yù)先與他/她聯(lián)系你的要求、時(shí)間等，只有如

此，你才有可能獲得相同的回報(bào)。

Ⅴ對(duì)同事的要求保持熱心、同情以及隨時(shí)愿意加以協(xié)助的態(tài)度，但要

讓你的同事們知道，這么做往往會(huì)影響到你的工作效率。？來自同事的打擾

你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經(jīng)常來詢問你的意見，使你覺得自己很重要？你不善于結(jié)束他人的來訪？你就是喜歡不斷地和他人交談？第27頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法5、學(xué)會(huì)說“不”

習(xí)慣于中庸之道的中國(guó)人，在拒絕別人時(shí)很容易發(fā)生一些心理障礙，這是傳統(tǒng)觀念根深蒂固的影響，同時(shí)，也與當(dāng)今社會(huì)中的某些從眾心理有關(guān)。不敢和不善于拒絕別人的人，在實(shí)際的工作和生活中，往往就得戴著“面具”生活，活得很累，而又丟失了自我，但又因?yàn)殡y于擺脫這種“無力拒絕癥”而自責(zé)、自卑。第28頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法5、學(xué)會(huì)說“不”？來自上級(jí)的請(qǐng)求：額外的工作！如何拒絕上級(jí)：將自己的工作計(jì)劃按輕重緩急編排一個(gè)次序表，當(dāng)上級(jí)提出額外的工作要求時(shí)，即展示該次序表，由上級(jí)決定最新的工作在該優(yōu)先次序表中的恰當(dāng)位置。第29頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法！如何拒絕下屬：不要“問答題”，只要“選擇題”。5、學(xué)會(huì)說“不”？來自下屬的請(qǐng)求：不重要或不必要的請(qǐng)示第30頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法5、學(xué)會(huì)說“不”？來自同事的請(qǐng)求：工作范圍外的協(xié)助！如何拒絕同事的請(qǐng)求：表同情、找理由運(yùn)用肢體語言第31頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法6、適當(dāng)授權(quán)授權(quán)：是上級(jí)委派給下屬一定的權(quán)力，使下屬在一定的監(jiān)督之下，有相當(dāng)?shù)淖灾鳈?quán)和行動(dòng)權(quán)，被授權(quán)者對(duì)授權(quán)者負(fù)有報(bào)告及完成任務(wù)的責(zé)任。第32頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法授權(quán)給誰？

領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)注意授權(quán)對(duì)象的承接力。如果你想要授權(quán)有效和體現(xiàn)出成果，必須要經(jīng)過精挑細(xì)選，被選中的員工應(yīng)具備以下素質(zhì)：6、適當(dāng)授權(quán)有職業(yè)道德善于靈活機(jī)智地完成任務(wù)有自我開創(chuàng)能力及協(xié)調(diào)與合作精神善于思考的頭腦懂得一定的傳幫帶技術(shù)第33頁,共38頁，2024年2月25日，星期天6個(gè)有效的時(shí)間管理方法授什么權(quán)？領(lǐng)導(dǎo)者由下屬授權(quán)，必須明確哪些權(quán)力可以下授，哪些權(quán)力不能下授。領(lǐng)導(dǎo)者的權(quán)力保留多少，要根據(jù)不