酒店后勤采購管理手冊樣本

XXX大酒店采購管理手冊

為使酒店采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理手冊:

一、采購管理部門酒店設(shè)立專職采購部,從屬酒店財(cái)務(wù)部管理,接受財(cái)務(wù)總監(jiān)、成本控制、集團(tuán)稽查部及其他部門監(jiān)督,全面負(fù)責(zé)酒店采購工作.

二、采購部工作基本規(guī)定1.所有采購項(xiàng)目均需董事會(huì)簽批授權(quán)及酒店財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)批準(zhǔn)2.所有采購物品均需比較至少三家價(jià)格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單3.所有采購物品品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定4.采購部工作人員須對自己采購物品價(jià)格和品質(zhì)負(fù)責(zé)5.采購部須每半個(gè)月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用各類物品重要品種價(jià)格信息并整頓成價(jià)格信息庫,以書面形式報(bào)告給酒店財(cái)務(wù)部及董事會(huì)6.所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動(dòng)時(shí)須所有列入移送.上述資料及采購人員自購物品價(jià)格信息采購部每天須錄入至采購部價(jià)格信息庫.7.采購時(shí)間規(guī)定:普通物品采購時(shí)間為3天;急用物品當(dāng)天必要采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一種月下單采購8.采購部禁止采購任何未下申購單物品,否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷9.禁止使用部門自行采購物品或擅自與供應(yīng)商洽談采購事宜10.采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商貨款及時(shí)簽批支付事宜.對到期應(yīng)付帳款,酒店應(yīng)及時(shí)支付,以建立酒店良好形象,維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù),同步也為日后采購工作提供便利.采購審批程序1.申購單審批程序：使用部門經(jīng)理(倉庫主管)購部詢價(jià)董事會(huì)資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)查財(cái)務(wù)總監(jiān)稽查部董事批準(zhǔn)行政辦采申購單返回采購部2.單位價(jià)值1000元如下或批量價(jià)值在元如下由采購部鈔票自購物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價(jià)成果和選定供應(yīng)商,經(jīng)董事會(huì)最后批準(zhǔn)后方可采購.酒店財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部將對價(jià)格及品質(zhì)進(jìn)行不定期抽查.2.單位價(jià)值1000元以上或批量價(jià)值在元以上物品采購審批程序：采購部尋找至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì)采購部與供貨商共同草擬合同或采購合同批董事會(huì)審批蓋章或簽字評估小組擬定供貨商財(cái)務(wù)審批行政辦審執(zhí)行合同或合同(評估小組由采購部、使用部門、財(cái)務(wù)部、主管副總、集團(tuán)稽查構(gòu)成)3.賒購(月結(jié))物品采購審批程序蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其他物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法：采購部每月每類物品均應(yīng)邀請至少三家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，采購部、使用部門、主管副總、財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部構(gòu)成供貨商評估小組,通力合伙，進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量比較和討論，選定供應(yīng)商。采購部及上述有關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查，根椐市場調(diào)查價(jià)格，與供應(yīng)商擬定固定一種月供應(yīng)價(jià)，在此確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價(jià)格提供酒店所需物料.

帶格式：項(xiàng)目符號和編號格式

四、采購監(jiān)督采購成本控制由財(cái)務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部共同完畢,平時(shí)各部門應(yīng)及時(shí)到市場上理解價(jià)格行情,以增進(jìn)酒店采購成本控制與監(jiān)督.

五、供應(yīng)商管理2.1、財(cái)務(wù)部應(yīng)定期(每月或每季度)牽頭,組織財(cái)務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部對供應(yīng)商進(jìn)行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),裁減部分不合格供貨商.3.2、選用供應(yīng)商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一種主供應(yīng)商、2個(gè)輔助供應(yīng)商、N個(gè)考察供應(yīng)商。此類商品只有一種重要供應(yīng)商，大概70%物資從她手中購買。2個(gè)輔助供應(yīng)商提供大概20%物資，一旦主供應(yīng)商浮現(xiàn)問題能有其她供應(yīng)商及時(shí)頂替。數(shù)量不限考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商后備力量，也使酒店在采購極其特殊物資時(shí)無購買死角。3、采購部要做好同供貨商聯(lián)系和接待等工作,維護(hù)酒店形象.采購部工作流程

一、各類物品采購工作流程1、倉庫補(bǔ)倉物品采購工作流程：倉庫補(bǔ)倉物品采購工作流程：補(bǔ)倉物品采購工作流程倉庫每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理采購線，在存量接近或低于采購線時(shí)，即需要補(bǔ)充貨倉里存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補(bǔ)倉“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必要注明如下資料：（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（3）庫存數(shù)量；（4）近來一次訂貨單價(jià)；（5）近來一次訂貨數(shù)量；（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。經(jīng)何董事簽批批準(zhǔn)后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理在采購申請單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時(shí)間。采購部經(jīng)理初審批準(zhǔn)后，按倉庫“采購申請單”內(nèi)容規(guī)定，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購部及時(shí)組織實(shí)行，普通物品規(guī)定之3天內(nèi)完畢。如有特殊狀況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2、部門新增物品采購工作流程：部門新增物品采購工作流程：工作流程若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫關(guān)于專門申請報(bào)告，經(jīng)董事會(huì)審批后,連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審批準(zhǔn)后，按“采購申請單”內(nèi)容規(guī)定，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購部及時(shí)組織實(shí)行.3、部門更新替代舊有設(shè)備和物品采購工作流程：部門更新替代舊有設(shè)備和物品采購工作流程：工作流程如部門欲更新替代舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報(bào)損報(bào)告”給財(cái)務(wù)部及董事會(huì)審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報(bào)損

報(bào)告”和采購申請單一并送交采購部，采購部須在采購申請單內(nèi)必要注明如下資料：（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）近來一次訂貨單價(jià)；（3）近來一次訂貨數(shù)量；（4）提供本次訂貨數(shù)量建議。采購部在至少三家供應(yīng)商中比較價(jià)格品質(zhì),并按酒店采購審批程序辦理關(guān)于審批手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，組織采購。4、鮮活食品凍品采購工作流程：鮮活食品凍品采購工作流程：食品凍品采購工作流程蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料采購申請，由各酒吧、各部門總廚或主管，依照當(dāng)天經(jīng)營狀況，預(yù)測明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當(dāng)天下午以電話落單或第二日直接到市場選購。5、燃料采購工作流程：燃料采購工作流程：工作流程采購部依照營業(yè)狀況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購籌劃，填寫采購申請單,按酒店采購審批程序辦理，并組織實(shí)施。6、維修零配件和工程物料采購工作流程：維修零配件和工程物料采購工作流程：工作流程工程倉尋常補(bǔ)倉由工程部填寫“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明如下資料：（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（3）庫存數(shù)量；（4）近來一次訂貨單價(jià)；（5）近來一次訂貨數(shù)量；（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。大型改造工程或大型維修活動(dòng),工程部須做工程預(yù)算,并依照預(yù)算表項(xiàng)目填寫采購申請單(工程預(yù)算表附在采購申請單下面)，且采購申請單內(nèi)必要注明如下資料:

（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）庫存數(shù)量；（3）近來一次訂貨單價(jià)；（4）近來一次訂貨數(shù)量；（5）提供本次訂貨數(shù)量建議。以上采購申請單經(jīng)何董事簽批批準(zhǔn)后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審批準(zhǔn)后，按“采購申請單”內(nèi)容規(guī)定，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購部及時(shí)組織實(shí)行.采購工作流程中須規(guī)范事項(xiàng)：采購工作流程中須規(guī)范事項(xiàng)：1、所有采購申請必要填寫一式四聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會(huì)計(jì)，資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)核后送董事。2、采購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部存檔并組織采購。第三聯(lián)財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)存檔核算。第四聯(lián)部門存檔。3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應(yīng)作出如下復(fù)查以防錯(cuò)漏。（1）簽置核對：檢查采購申請單與否部門經(jīng)理簽置，核對其與否正確。（2）數(shù)量核對，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請單上數(shù)量否對的。4、邀請供應(yīng)商報(bào)價(jià)。三、貨比三家工作流程：貨比三家工作流程：每類物品報(bào)價(jià)單需要至少三家作出比較，目是防止關(guān)于人員從中徇私舞弊，保證采購物品價(jià)格合理性。酒店采用三方報(bào)價(jià)辦法進(jìn)行采購工作，即在訂貨前，必要征詢3個(gè)或3個(gè)以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，然后擬定選用那家供應(yīng)商物品，詳細(xì)做法是：1、采購部按照采購申請單規(guī)定組織進(jìn)貨，填制空白報(bào)價(jià)單，涉及：①填寫空白報(bào)價(jià)單中所需要物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量原則及交貨時(shí)間，送交供應(yīng)商（至少選取3個(gè)供應(yīng)商），規(guī)定供應(yīng)商填寫價(jià)格并簽名退回。②對于交通不便或外地供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價(jià)。用電話詢價(jià)時(shí)，應(yīng)把詢價(jià)成果填在報(bào)價(jià)單上并記下報(bào)價(jià)人姓名，職務(wù)等。③提出采購部選取意見和理由，連同報(bào)價(jià)單一起送交評估小組審批。2、評估小組依照采購部提供關(guān)于報(bào)價(jià)資料，參照采購部意見，對幾種供應(yīng)商報(bào)來貨品價(jià)格以及質(zhì)量，信譽(yù)等進(jìn)行評估后，確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價(jià)格低供應(yīng)商，報(bào)董事會(huì)審核.四、采購活動(dòng)后續(xù)須跟進(jìn)工作1、采購訂單跟催當(dāng)訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個(gè)過程直至收貨入庫。2、采購訂單取消（1）酒店取消訂單：如因某種因素，酒店需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商也許提出取消補(bǔ)償，故采購部必要預(yù)先提出有也許浮現(xiàn)問題及可行解決辦法，以便報(bào)董事會(huì)作出決定。（2）供應(yīng)商取消訂單：如因某種因素，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并及時(shí)告知需求部門。為保障酒店利益，供應(yīng)商必要補(bǔ)償酒店人力、時(shí)間及其她經(jīng)濟(jì)損失。3.違背合同：合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，如有違背，便應(yīng)依合同上所載解決。4.檔案儲(chǔ)存：所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價(jià)格信息每天須錄入至采購部價(jià)格信息