醫(yī)院人力資源檔案管理中精細(xì)化管理的運(yùn)用

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，醫(yī)院也在不斷適應(yīng)發(fā)展實(shí)施的新變革，面對(duì)形式變化，醫(yī)院認(rèn)識(shí)檔案管理方面也迎來全新挑戰(zhàn)，這邊要求醫(yī)院在人力資源檔案管理過程中對(duì)精細(xì)化管理加大關(guān)注力度，跳出以往人力資源檔案管理的誤區(qū)，促進(jìn)管理有效性?；诖耍疚膶⒅饕槍?duì)醫(yī)院人力資源檔案管理當(dāng)中如何有效運(yùn)用精細(xì)化管理展開相關(guān)探討分析。關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人力資源檔案;精細(xì)化管理現(xiàn)代醫(yī)院管理體制是中國特色醫(yī)療體系的重要內(nèi)容，其具有科學(xué)的管理、高效的運(yùn)行和完善治理體系，現(xiàn)代醫(yī)院管理體制是醫(yī)院管理體制和治理能力現(xiàn)代化前提，也是醫(yī)院管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、高效發(fā)展的根本保證。醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案，包括工作經(jīng)歷、工作狀態(tài)、社會(huì)關(guān)系、政治思想、考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲信息、進(jìn)修經(jīng)驗(yàn)等，是醫(yī)院人才選拔和團(tuán)隊(duì)建設(shè)的重要參考，也是職稱晉升和評(píng)優(yōu)的重要參考。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，精細(xì)化管理是一種完善、精確、細(xì)致的管理方式，將精細(xì)化管理模式運(yùn)用到人事檔案管理中，有助于提高檔案管理的效率和質(zhì)量。一、精細(xì)化管理的含義精細(xì)化管理與常規(guī)管理相比，在各方面都更為細(xì)致，其主要目標(biāo)在于減少經(jīng)營費(fèi)用，提高資源使用效率，對(duì)醫(yī)院的經(jīng)營和服務(wù)的精細(xì)化管理，可以使資源得到更合理的使用，從而增加醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益，就人事檔案管理而言，通過對(duì)工作流程的優(yōu)化，可以讓員工在不同的崗位上各司其職，最大限度地發(fā)揮人力資源的作用。加強(qiáng)對(duì)人才檔案的管理，必須堅(jiān)持高質(zhì)量的管理，對(duì)人事檔案的管理，要做到細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，人事檔案管理，不僅關(guān)乎員工個(gè)體，也關(guān)乎醫(yī)院發(fā)展，要做到精細(xì)化管理，必須遵循程序、系統(tǒng)化。在選人用人上，最后要做得更細(xì)致，必須篩選出符合要求的人，把各個(gè)部門工作責(zé)任和內(nèi)容細(xì)化，細(xì)化到人。如此才能確保精細(xì)的管理服務(wù)，充分發(fā)揮人力資源檔案的作用，有效地記錄醫(yī)護(hù)人員晉升、調(diào)任，以及根據(jù)員工實(shí)際情況，給予相應(yīng)薪酬和獎(jiǎng)金，而對(duì)其進(jìn)行合理的開發(fā)和使用，才能真正做到全面管理，減少醫(yī)療費(fèi)用，為醫(yī)院的科學(xué)研究和發(fā)展作出貢獻(xiàn)。二、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的必要性首先，人事檔案是與醫(yī)務(wù)人員相關(guān)，其職能也就有其特殊性，如果人員資料中存在不實(shí)或者錯(cuò)誤的信息，必然會(huì)影響到醫(yī)院的人員配置，從而導(dǎo)致人力資源管理失誤。而運(yùn)用精細(xì)的方法進(jìn)行人事檔案的管理，使與之相關(guān)各方面工作更加細(xì)致、標(biāo)準(zhǔn)化，更能使其更好地發(fā)揮其作用，從而為醫(yī)院管理和選拔人才起到一定的作用。其次，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革，我國醫(yī)院目前人事檔案管理工作越來越困難，尤其是人員信息日益增多，使檔案管理工作更加繁重，而通過精細(xì)化管理，可以使各個(gè)環(huán)節(jié)都規(guī)范有序地進(jìn)行。三、醫(yī)院認(rèn)識(shí)檔案管理工作的作用（一）提高人事檔案使用效率隨著精細(xì)化管理模式的引入，人事檔案使用率得到改善，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理模式和觀念創(chuàng)新，對(duì)檔案管理人員在使用檔案時(shí)應(yīng)采用特殊服務(wù)形式，不再受紙質(zhì)檔案檢索等功能的限制。從思想觀念、實(shí)踐方法等多個(gè)層面上進(jìn)行改革，使檔案工作的質(zhì)量得到進(jìn)一步的提升，在信息化今天，要順應(yīng)時(shí)代潮流，以精細(xì)化管理方式，健全人事檔案工作機(jī)制，提高員工檔案利用效能。將信息技術(shù)和電子技術(shù)引入到電子文檔中，可以極大地提高人力資源利用的效率，節(jié)省人力成本，從而大大提高人力資源利用率，減少人力資源浪費(fèi)。（二）優(yōu)化資源分配醫(yī)院人事檔案的整合，使醫(yī)院人力資源得到了有效配置，并得到合理運(yùn)用，以往人事檔案管理方式，制約了檔案執(zhí)行，以檔案紀(jì)錄為主要工作內(nèi)容，很難反映工作人員工作業(yè)績和最新數(shù)據(jù)，更新速度較慢，對(duì)工作人員近期狀況了解不夠，缺乏現(xiàn)實(shí)性。而以精細(xì)化管理為核心醫(yī)院人事檔案管理，則是對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理模式顛覆，具有更高目的性，可以實(shí)現(xiàn)資源的有效配置和合理使用，同時(shí)全面、及時(shí)性地進(jìn)行人事檔案信息的更新，以滿足醫(yī)院發(fā)展需要。尤其是一些醫(yī)院出現(xiàn)了嚴(yán)重人員外流現(xiàn)象，各大醫(yī)院人員交流日益頻繁，人事管理要主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)保密工作，在保障個(gè)人信息安全的前提下，增加人員信息利用率。隨著醫(yī)療制度不斷健全，醫(yī)院合理地利用人事檔案，可以不斷地提升醫(yī)院管理水平和服務(wù)效率，從而推動(dòng)醫(yī)院現(xiàn)代化，提升醫(yī)院管理水平，加強(qiáng)醫(yī)院溝通和交流，拓展醫(yī)院檔案管理，改善醫(yī)院運(yùn)作，為今后健康、穩(wěn)健發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。四、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的內(nèi)容（一）完整收集醫(yī)院人事檔案來源廣、維度多，若想全面記錄個(gè)人信息，便必須做到及時(shí)、全面、完整的收集，這是確保人事檔案規(guī)范化的根本。醫(yī)院人事檔案的收集工作，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：第一，以人事檔案管理部門為主體，結(jié)合臨床、科研、教學(xué)等部門，在明確檔案資料收集范圍的前提下，將臨床、研究項(xiàng)目和其他方面作為重點(diǎn)，以了解和掌握人事檔案和資料的形成；二要采取多種科學(xué)的方式進(jìn)行收集，包括內(nèi)外收集、垂直收集和橫向收集、常規(guī)收集輔助收集。（二）準(zhǔn)確鑒別對(duì)各類資料正確識(shí)別是保證其完整性和真實(shí)性的重要手段，詳盡的檔案內(nèi)容可以真實(shí)地反映出個(gè)人真實(shí)狀況，為管理部門了解和選拔人才提供重要參考。所以，在人事檔案的甄別中，一定要堅(jiān)持取材有依據(jù)、去偽存真、合理舍材等，還要兼顧到對(duì)特定問題的具體分析。在全面搜集人事檔案資料后，嚴(yán)格落實(shí)精細(xì)化管理程序，多看多查，多辨；通過多項(xiàng)篩選，以保證人事檔案真實(shí)、準(zhǔn)確地反映出員工的具體情況。（三）有序整理對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行有序的整理，以保證檔案資料規(guī)范化、系統(tǒng)化。一般來說，有序的人事檔案應(yīng)包括下列要求：分類準(zhǔn)備，排列有序，目錄簡單明了，裝訂整潔。在整理工作中，最重要的一步是分類、整理，并嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)。（四）安全保管人事檔案在有序整理后下一個(gè)階段便是保管，當(dāng)前醫(yī)院保管人事檔案的依據(jù)是《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《干部檔案工作條例》，以及醫(yī)院的人事檔案管理制度。人事部的工作主要有兩個(gè)：一是完善檔案的工作環(huán)境，保障檔案的安全，在檔案的日常管理中，要做到“三防”，確保檔案的安全。二是，強(qiáng)化管理，對(duì)人事檔案資料的安全性進(jìn)行全面監(jiān)控。（五）個(gè)性化的利用與服務(wù)人事檔案的使用是檔案收集、評(píng)估、分類、儲(chǔ)存的終極目的，為了方便、個(gè)性化地使用人事檔案，更好地為組織和人事部門服務(wù)，需要對(duì)人事檔案進(jìn)行個(gè)性化的使用和服務(wù)。所以，要根據(jù)目前情況、人員收集范圍、管理方式不同，對(duì)醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員來說，應(yīng)該注重臨床技能的運(yùn)用，而對(duì)于管理人員，應(yīng)該注重德、能、勤、績、廉五個(gè)方面。同時(shí)，要主動(dòng)為各職能部門提供必要的人員檔案，把檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)放在服從與服務(wù)上，并結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r和要求，要及時(shí)調(diào)整檔案服務(wù)的方法，使其更好地發(fā)揮其服務(wù)功能。五、醫(yī)院人力資源檔案管理中的缺陷（一）工作中缺乏精細(xì)化目標(biāo)與創(chuàng)新精神隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展與進(jìn)步，醫(yī)院人力資源檔案信息管理也在朝著信息化和技術(shù)化發(fā)展。目前，傳統(tǒng)檔案管理已不能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展需要，一些人事檔案工作人員的創(chuàng)造性和創(chuàng)造性思維還不夠強(qiáng)，在工作中仍是依靠人工操作，在此背景下，計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)利用率低，工作效率不斷降低，造成檔案管理沒有突破，無法達(dá)到精細(xì)化管理的目的。由于長時(shí)間使用，檔案材料易損壞，造成檔案錄入時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，而傳統(tǒng)檔案則有裝訂不齊、書寫不規(guī)范等問題，增加了工作的難度，難以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。（二）檔案管理人員專業(yè)能力低當(dāng)前，醫(yī)院的檔案管理工作不能脫離行政管理，不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理工作，由于缺少人事檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，以及對(duì)現(xiàn)代科技的運(yùn)用知識(shí)的匱乏，使人才檔案的管理工作難以進(jìn)行。由于缺乏對(duì)人事檔案的管理，以及專業(yè)訓(xùn)練與輔導(dǎo)，致使檔案工作缺乏系統(tǒng)性的規(guī)范，在人才培養(yǎng)上比較單一。有些人在檔案管理、圖書管理等方面有專門的人才，但在信息技術(shù)方面的研究還不夠深入，不能把信息化技術(shù)運(yùn)用到人才檔案管理中去。人才培養(yǎng)落后，不能促進(jìn)人事檔案管理隊(duì)伍的發(fā)展，醫(yī)院對(duì)人事檔案管理人員的考評(píng)不到位，造成工作中經(jīng)常出現(xiàn)松散的情況。（三）人力資源檔案管理建設(shè)不完善目前，一些醫(yī)院對(duì)人事檔案管理還不夠重視，上級(jí)和有關(guān)負(fù)責(zé)人都認(rèn)為，人事檔案是一種微不足道的小事，不會(huì)影響到醫(yī)院發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)不愿將資金投入到人事檔案管理上，更愿將資金用在醫(yī)療、護(hù)理等方面。目前，一些醫(yī)院還沒有建立起與之相適應(yīng)的檔案存放場所，而將其置于一個(gè)狹窄空間內(nèi)，造成檔案管理混亂。（四）無規(guī)范的管理制度人事檔案管理要有相關(guān)制度，而精細(xì)化管理則可以改善檔案管理細(xì)節(jié)，由于一些醫(yī)院沒有建立明確檔案管理體系，或者存在著不完善管理體制，致使人力資源檔案歸檔和分類工作中出現(xiàn)一些漏洞，同時(shí)由于系統(tǒng)原因，在人員整理資料上出現(xiàn)疏漏，后期對(duì)檔案需要進(jìn)行二次處理，加大了人力資源檔案工作的難度，也降低了人力資源檔案管理的效率。目前，我國人力資源檔案管理工作還沒有得到良好發(fā)展，而人力資源檔案由于自身不健全，在管理上也并未建立起相應(yīng)的依據(jù)。由于缺少與之相適應(yīng)人事檔案管理體系，導(dǎo)致行政人員職業(yè)素質(zhì)低下。由于人力資源檔案的更新不夠及時(shí)，使一些檔案資料變得比較陳舊，沒有任何參考價(jià)值，因而喪失其使用價(jià)值。六、以精細(xì)化管理模式提升醫(yī)院人事檔案管理水平的實(shí)施路徑（一）完善制度體系隨著精細(xì)化管理模式的深入，人事檔案管理工作的開展，需要在系統(tǒng)的建設(shè)上進(jìn)一步完善，在人事檔案管理工作中不斷完善，充實(shí)檔案的內(nèi)容，根據(jù)工作實(shí)際，充分利用系統(tǒng)的支撐功能，不斷提升工作水平，并根據(jù)實(shí)際情況、發(fā)展目標(biāo)和方向，建立和完善人事檔案管理體系。首先，要明確人事檔案工作范疇。一般人事檔案管理應(yīng)根據(jù)員工的信息、勞動(dòng)合同等方面進(jìn)行有針對(duì)性的管理，而在檔案的歸檔過程中，要把紙質(zhì)檔案和電子檔案都納入檔案的管理，確保檔案的正規(guī)性、合理性，針對(duì)人事檔案的實(shí)際情況，要做好檔案的維護(hù)、保管，提高歸檔處理水平，以公開形式進(jìn)行檔案的管理工作，保證人事檔案能夠得到有效利用；加強(qiáng)人事檔案的使用，加強(qiáng)人事檔案的工作效率，使人事檔案的管理更加規(guī)范。人事檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案資料的有效維護(hù)，逐步完善各項(xiàng)規(guī)章制度及內(nèi)容，并對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)備的管理，防止無關(guān)人員任意利用人事檔案的系統(tǒng)設(shè)施；做好紙質(zhì)文件的保護(hù)，防止紙質(zhì)文件被盜，強(qiáng)化防火措施，確保紙質(zhì)文件的安全。建立和完善檔案銷毀制度，完善銷毀檔案的安保措施，對(duì)必須銷毀的檔案，必須上報(bào)上級(jí)，經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)后，方可銷毀。健全檔案管理體系，明確責(zé)任，確保檔案資料的安全和使用；為醫(yī)院的平穩(wěn)運(yùn)營和有效運(yùn)作提供了可靠的保證和基礎(chǔ)，增強(qiáng)了醫(yī)院的發(fā)展競爭力。（二）創(chuàng)新人事檔案管理模式醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)主動(dòng)創(chuàng)新，向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變，全面把握當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的現(xiàn)實(shí)狀況，拋棄傳統(tǒng)人事檔案管理方式，改進(jìn)人事檔案使用和檔案管理的效能，改革人事檔案的管理方式，以創(chuàng)新、精細(xì)化管理理念，建立健全的服務(wù)觀念，加強(qiáng)檔案工作的積極性。人事檔案管理人員在查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)以提高工作效能為目的，借助數(shù)字化、信息化技術(shù)，逐步建立完善、合理的人事檔案管理制度，強(qiáng)化人事檔案資料的來源，提高人事檔案信息合理性，改革人事檔案管理模式。比如，在紙質(zhì)文件整理與保管中，存在著一些問題，這就對(duì)人事檔案管理提出新的要求。合理安排人事檔案管理，推動(dòng)人事檔案管理體制改革，引進(jìn)智能管理、自動(dòng)化管理理念、設(shè)備設(shè)施，提升檔案服務(wù)品質(zhì)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，切實(shí)提高檔案資料的利用率；充分發(fā)揮人事檔案管理的內(nèi)在價(jià)值，為今后的發(fā)展提供一定的借鑒。注重動(dòng)態(tài)管理，并將管理思想與新的文件內(nèi)容結(jié)合起來，定期補(bǔ)充和整理新的文件，做好檔案的及時(shí)存檔；在精細(xì)化管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)醫(yī)院的具體情況，及時(shí)收集和完善檔案材料，確保檔案的科學(xué)性和完整性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和糾正問題。（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)隨著我國醫(yī)療體制的不斷完善，醫(yī)院檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，檔案規(guī)模不斷加大，數(shù)量與種類繁多，各種檔案的分類與分布也越來越多，檔案管理也愈加困難，很有可能出現(xiàn)信息孤島的問題。根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理狀況和精細(xì)化管理模式，打破傳統(tǒng)思維方式，將精細(xì)化管理模式與理念相融合，創(chuàng)新現(xiàn)代精細(xì)化管理模式，加強(qiáng)人事檔案工作的效能，提升檔案的精細(xì)化管理，加強(qiáng)資料庫的建設(shè)，逐步完善資料庫的內(nèi)容，對(duì)個(gè)人資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理。在構(gòu)建信息資料庫時(shí)，要區(qū)分人員檔案等級(jí)、格式，建立相應(yīng)分區(qū)，并根據(jù)人員檔案類別，有針對(duì)性地進(jìn)行合理存放與保存，強(qiáng)化檔案安全控制。通過建立信息數(shù)據(jù)庫的模糊檢索，可以方便地查找、利用人員檔案，從而提高醫(yī)院的人力資源利用效率，充分利用人力資源，為醫(yī)院運(yùn)營和管理提供便利。（四）加強(qiáng)人才建設(shè)加強(qiáng)對(duì)人才的扶持與保障，建立健全的人才培養(yǎng)體系，以滿足醫(yī)院檔案管理工作的需要；在推行人事檔案工作時(shí)，應(yīng)將精細(xì)化管理思想與專業(yè)人才相結(jié)合，以提升人事檔案工作的整體素質(zhì)。通過培訓(xùn)與再教育，充分發(fā)揮人事檔案管理人員的工作熱情，強(qiáng)化培訓(xùn)，并結(jié)合業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)、行業(yè)內(nèi)專家講座，提升自身素質(zhì)。要借鑒國外先進(jìn)的醫(yī)療技術(shù)，了解先進(jìn)的人事檔案管理理念和方法，并到其它醫(yī)院去考察、進(jìn)修，主動(dòng)探索新的法規(guī)、政策，充分理解和掌握有關(guān)的法律、法規(guī)、政策，合理使用檔案，強(qiáng)化檔案規(guī)范化建設(shè)。加強(qiáng)員工創(chuàng)新意識(shí)，提升員工職業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)人事檔案管理工作效能，并定期對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，積極探索和創(chuàng)新人才檔案工作模式。配備專業(yè)的人事檔案管理人員，引導(dǎo)其積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、知識(shí)技能的再教育，運(yùn)用品管圈、PDCA法則，提升醫(yī)院人事檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理工作模式的創(chuàng)新發(fā)展目標(biāo)。人事檔案工作者應(yīng)主動(dòng)提高自身，增強(qiáng)自身責(zé)任感，發(fā)展自身，掌握先進(jìn)軟件技術(shù)