新編秘書實(shí)務(wù) 第5版課件 第7章　文書處理與檔案管理

引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分析實(shí)踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)第七章文書處理與檔案管理

第一節(jié)文書處理第二節(jié)歸檔文件的準(zhǔn)備第三節(jié)文件的整理與歸檔第四節(jié)檔案管理第五節(jié)電子檔案管理主要內(nèi)容第七章文書處理與檔案管理

電子教案模版配色（1）（一）學(xué)習(xí)目標(biāo)1.知識目標(biāo)了解文書處理的行文關(guān)系及行文方式2.能力目標(biāo)掌握文書處理的收文及發(fā)文程序掌握檔案分類的方法熟練編制檔案目錄學(xué)習(xí)提示3.素養(yǎng)目標(biāo)敬業(yè)奉獻(xiàn)，認(rèn)真細(xì)致遵紀(jì)守法，依法辦理業(yè)務(wù)熟練，操作規(guī)范開拓創(chuàng)新，勇挑重?fù)?dān)（二）學(xué)習(xí)重點(diǎn)文書處理的程序檔案的分類與編目（三）學(xué)習(xí)難點(diǎn)檔案的分類與編目學(xué)習(xí)提示第七章文書處理與檔案管理

第一節(jié)文書處理一、文書處理的原則1.實(shí)事求是的原則

要求文書處理活動(dòng)中做實(shí)事求實(shí)效，深入實(shí)際，調(diào)查研究，反映真實(shí)情況，解決實(shí)際問題，判斷合乎實(shí)際，措施切實(shí)可行。2.準(zhǔn)確規(guī)范的原則要求做到公文內(nèi)容、文字和形式準(zhǔn)確周密，符合規(guī)范；運(yùn)轉(zhuǎn)處理組織科學(xué)，設(shè)計(jì)合理，權(quán)責(zé)清楚，手續(xù)齊全，方法縝密。3.精簡高效的原則精簡是使公文處理活動(dòng)能夠更加準(zhǔn)確、便捷、高效的保證。高效要求辦文及時(shí)，規(guī)定公文辦理時(shí)限4.安全保密的原則安全保密的原則要求確保公文在政治上和實(shí)體上的安全。第七章文書處理與檔案管理

二、行文規(guī)則

（一）理順行文關(guān)系1.行文關(guān)系的類型（1）領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，存在于同一組織系統(tǒng)上、下級機(jī)關(guān)單位之間。（2）業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，存在于同一組織系統(tǒng)上下級業(yè)務(wù)對口部門之間，有的也是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。（3）平行關(guān)系，存在于同一組織系統(tǒng)同級機(jī)關(guān)單位、部門之間。（4）不相隸屬關(guān)系，存在于非同一組織系統(tǒng)的任何機(jī)關(guān)單位、部門之間。（1）與（2）行文機(jī)關(guān)之間具有隸屬關(guān)系，（3）與（4）的行文機(jī)關(guān)之間不具有隸屬關(guān)系，行文關(guān)系為平行文關(guān)系。第七章文書處理與檔案管理

第七章文書處理與檔案管理

對口行文聯(lián)合行文橫向行文越級行文公開行文直達(dá)行文多級行文逐級行文授權(quán)行文轉(zhuǎn)發(fā)行文行文方式

（二）選對行文方式三、文書處理程序第七章文書處理與檔案管理

三、文書處理程序（一）公文擬制公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序1.起草第七章文書處理與檔案管理

2.審核審核主要有三關(guān)：行文關(guān)、政策關(guān)和文字關(guān)第七章文書處理與檔案管理

3.簽發(fā)簽發(fā)即由機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)人或被授予專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對審核后的文稿進(jìn)行終審，簽署核準(zhǔn)意見、姓名和完整日期的環(huán)節(jié)。第七章文書處理與檔案管理

微型案例聰明的“亡羊補(bǔ)牢”之術(shù)小何剛開始做文書處理工作時(shí)，對文書處理的手續(xù)掌握不嚴(yán)，文件的傳、借全無記載。因此，工作不到三個(gè)月的時(shí)間，就有兩次調(diào)不出文件來，影響了工作。事實(shí)使她認(rèn)識到，文書處理工作是一項(xiàng)重要和細(xì)致的工作，要求從業(yè)人員具備一定的業(yè)務(wù)水平和辦事能力；同時(shí)，要建立并嚴(yán)格執(zhí)行文書處理制度，以保證工作質(zhì)量。于是，她采取了一系列的措施：首先，固定文書處理人員。由她們負(fù)責(zé)文件的工作，并專門設(shè)一個(gè)監(jiān)管人員負(fù)責(zé)把關(guān)。

其次，建立了責(zé)任制。簡化手續(xù)，只用收文簿和借閱卡片2種。具體做法是：來文在收文簿上登記，傳閱文件交給該處室管理人，并在此簿上讓收文人簽字，并注明“已辦”。借閱文件都要卡片。另外，建立時(shí)間制度。規(guī)定時(shí)間傳、借文件，文件收回后，一般是即時(shí)歸檔，文件歸檔后，在收文簿上寫“存”。

在各方面的協(xié)作努力下，小何出色的完成了文書處理工作任務(wù)。（二）公文辦理公文辦理包括發(fā)文辦理、收文辦理和整理歸檔。１．發(fā)文辦理（1）復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。（2）登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。（3）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。（4）核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。2.收文辦理收文辦理即機(jī)關(guān)單位對來自外部或內(nèi)部的公文進(jìn)行接收、辦理的活動(dòng)，是使收文通過辦理產(chǎn)生實(shí)際盜用的重要過程。包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦和答復(fù)等。2.收文辦理（1）簽收。簽收即機(jī)關(guān)單位的文書接收者按照規(guī)定手續(xù)，收取外單位發(fā)來的公文的環(huán)節(jié)。在實(shí)際工作中，文件的發(fā)送者在發(fā)送文件時(shí)，往往是將送文登記表（或簿）交文件的接收者填寫。填寫后的送文登記表由文件的發(fā)送者保管。送文登記表的一般格式如表7-1所示。（2）登記。也稱為收文登記，公文的接收者對收文逐份編收文號并加蓋收文章，然后對收文的主要信息和辦理情況進(jìn)行詳細(xì)記載。收文登記表的一般格式如表7-2所示。2.收文辦理（3）初審。文書工作機(jī)構(gòu)對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位并說明理由。（4）承辦。即通過對公文的閱讀傳達(dá)、貫徹執(zhí)行與辦理（回復(fù)），具體辦理和解決其內(nèi)容所針對的事務(wù)和問題的環(huán)節(jié)。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。（5）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對象閱知或者批示。批示性文件傳閱登記表的一般格式如表7-3所示。如果僅僅是閱知性的文件傳閱單，則不需要“批示”那一列。（6）催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。催辦登記表的一般格式如表7-4所示。（7）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。（三）公文管理公文管理，即收發(fā)文管理，即通過具有管理性質(zhì)的若干環(huán)節(jié)對收發(fā)文流程運(yùn)行進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)和監(jiān)督控制的活動(dòng)。1.公文的保密管理（1）涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報(bào)或者符合國家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。（2）公文確定密級前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保密措施。（3）涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時(shí)間、形式和渠道，由發(fā)文機(jī)關(guān)確定。（4）復(fù)制、匯編機(jī)密級、秘密級公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（5）涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷毀。2.公文的歸檔（1）需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔（2）不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個(gè)人不得私自銷毀、留存涉密公文。（3）機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；機(jī)關(guān)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。（4）工作人員離崗離職時(shí)，所在機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。3.公文的統(tǒng)一管理黨政機(jī)關(guān)公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。設(shè)立黨委（黨組）的縣級以上單位應(yīng)當(dāng)建立機(jī)要保密室和機(jī)要閱文室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。4.公文的印發(fā)傳達(dá)范圍公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。5.公文的撤銷和廢止公文的撤銷和廢止由發(fā)文機(jī)關(guān)、上級機(jī)關(guān)或者權(quán)力機(jī)關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。歸檔文件就是指納入歸檔范圍，也已確定作為檔案保存的文件（或文件材料）。第二節(jié)歸檔文件的準(zhǔn)備第七章文書處理與檔案管理

一、歸檔文件的鑒定1．文件材料的歸檔范圍《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》第三條規(guī)定了機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍。（1）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；（2）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；（3）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；（4）其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。第七章文書處理與檔案管理

2．文件材料的不歸檔范圍（1）上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（2）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（3）同級機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（4）下級機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級抄報(bào)的文件材料。第七章文書處理與檔案管理

文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。1．永久保管的文書檔案永久保管的文書檔案主要包括：（1）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；（2）本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；（3）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；（4）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；(5)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；(6)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(7)上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；(8)同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。第七章文書處理與檔案管理

2．定期保管的文書檔案《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》第八條規(guī)定：定期保管的文書檔案主要包括：（1）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（2）本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（3）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（5）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（6）上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（7）上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（8）同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（9）下級機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。第七章文書處理與檔案管理

二、歸檔文件的整理（一）歸檔文件的整理原則1．遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)2．保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系3．區(qū)別不同價(jià)值并便于保管和利用（二）歸檔文件整理的質(zhì)量要求1．應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全、完整2．必須注意保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系3．歸檔文件整理必須符合規(guī)范，便于保管和檢索利用第七章文書處理與檔案管理

三、歸檔文件的分類與組卷1.年度分類法年度分類法就是根據(jù)形成和處理文件的年度對檔案進(jìn)行分類。年度的處理主要有以下幾種情況：（1）跨年度的文件處理。通常收文以收到年度為準(zhǔn)；發(fā)文以文件簽發(fā)的年度為準(zhǔn)；內(nèi)部文件以定稿時(shí)間為準(zhǔn)。（2）某些文件的形成時(shí)間與文件內(nèi)容涉及的年度不一致，則以文件內(nèi)容針對的年度為準(zhǔn)。（3）專業(yè)年度的文件處理。如，教育部門在教學(xué)活動(dòng)中是按學(xué)年計(jì)算。另外，有一些文件由于某種原因沒有標(biāo)注或找不到日期，對此需要根據(jù)文件內(nèi)容或各種標(biāo)記等方法，考證和判定文件的準(zhǔn)確或近似日期，并將其合理歸類。第七章文書處理與檔案管理

2.組織機(jī)構(gòu)分類法組織機(jī)構(gòu)分類法就是檔案按文件形成或承辦的部門來分類，一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)置一個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。分類時(shí)需注意的事項(xiàng)有：以哪個(gè)機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)的類中；幾個(gè)機(jī)構(gòu)聯(lián)合辦理的文件一般應(yīng)歸入主辦機(jī)構(gòu)；業(yè)務(wù)部門起草而以機(jī)關(guān)或辦公廳(室)名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù)，則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu)類中，否則歸人辦公廳(室)類。第七章文書處理與檔案管理

3.問題分類法問題分類法就是按照文件內(nèi)容所說明的問題對檔案文件劃分類別。其適用范圍包括以下幾種情況：（1）立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定，變動(dòng)較大且又較為復(fù)雜，不宜按組織機(jī)構(gòu)分類，而適用于按問題分類；（2）各個(gè)機(jī)構(gòu)的文件由于某種原因被打亂而混雜在一起，難以按組織機(jī)構(gòu)分類．從而只能按照問題分類；（3）單位在用了組織機(jī)構(gòu)作為第一或第二層的分類法后，由于類內(nèi)檔案數(shù)量較多．確實(shí)有必要細(xì)分，這時(shí)就可以結(jié)合采用問題分類法。第七章文書處理與檔案管理

（二）常用的復(fù)式檔案分類法1．年度一組織機(jī)構(gòu)分類法。即以年度為第一級類目，機(jī)構(gòu)為第二級類目。第七章文書處理與檔案管理

某企業(yè)按年度—組織機(jī)構(gòu)分類2022年辦公室人事部報(bào)關(guān)部生產(chǎn)部

…2023年辦公室人事部報(bào)關(guān)部生產(chǎn)部

…微型案例

2．年度—問題分類法。即以年度為一級類目，問題為二級類目。

第七章文書處理與檔案管理

某農(nóng)林水利局全宗分類2022年會議類組織人事類生產(chǎn)類品質(zhì)類

…2023年會議類組織人事類生產(chǎn)類品質(zhì)類

…微型案例3．組織機(jī)構(gòu)—年度分類法

這種方法適用于立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)多年一直不變，或在比較穩(wěn)定的基礎(chǔ)上有所調(diào)整的全宗。4．問題一年度分類法這種方法是適用于歷史檔案和撤銷機(jī)關(guān)檔案。對現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案，不宜采用這種分類方法。第七章文書處理與檔案管理

第七章文書處理與檔案管理

（三）歸檔文件組合1．“六個(gè)特征”立卷法（1）作者特征。按作者特征組卷，即將同一單位與領(lǐng)導(dǎo)制發(fā)的文件組合成一個(gè)案卷。（2）問題特征。按問題特征組卷，即將內(nèi)容為反映同一事件、問題、人物、工作活動(dòng)、案件等文件組合成一個(gè)案卷。（3）名稱特征。按名稱特征組卷，即將相同名稱的文件組合成一個(gè)案卷。（4）時(shí)間特征。即將針對時(shí)間相同的文件組合成一個(gè)案卷。（5）通訊者特征。按通訊者特征立卷，即將本單位與某一單位之間就一定問題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的問復(fù)函件組合成一個(gè)案卷。（6）地區(qū)特征。即將針對或涉及相同地區(qū)的組合成一個(gè)案卷。第七章文書處理與檔案管理

2．其他立卷方法（1）“一事一卷“立卷法。這種方法也叫“立小卷法”，主要針對150-200頁的檔案，即：凡是一個(gè)問題、一次會議、一項(xiàng)工作、一起案件、一種活動(dòng)形成的文件材料，不管頁數(shù)多少，只要保管價(jià)值相同，都可以單獨(dú)組成一卷。（2）“四分四注意”的立卷法。即：分年度，注意文件內(nèi)容針對的時(shí)間；分級別，注意上下級文件之間的聯(lián)系；分問題，注意問題的聯(lián)系，結(jié)合運(yùn)用文件的作者、名稱、時(shí)間、地區(qū)和通訊者特征；分保管價(jià)值，注意保持問題的完整性。（3）文件類型立卷法。即：根據(jù)內(nèi)容、形式等特點(diǎn)將文件劃分為會議文件、綜合性文件、規(guī)章類文件、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表及名冊、信訪文件、非訴訟案件材料、簡報(bào)和期刊等，再針對不同類型的文件，采取不同的方法立卷。第七章文書處理與檔案管理

第三節(jié)文件的整理與歸檔歸檔文件的整理就是對完成實(shí)體歸類或虛擬歸類（邏輯歸類）的歸檔文件進(jìn)行進(jìn)一步系統(tǒng)化整序、編目組織，使之成為便于保存和利用的最基本的檔案保管單位（件、組件、案卷等）的過程。第七章文書處理與檔案管理

一、以“卷”為單位整理歸檔文件“卷”是立卷的簡稱。立卷又稱組卷，是將若干具有共同點(diǎn)和密切聯(lián)系的單份文件組合成具有有機(jī)聯(lián)系的文件集合體——案卷，案卷是文書檔案保管與檢索的基本單位。（一）調(diào)整定卷調(diào)整定卷是指立卷部門（人員）在檔案部門（人員）的指導(dǎo)與幫助下，將平時(shí)已歸卷的文件，作全面的檢查、調(diào)整與必要的修補(bǔ)，最后正式組卷的工作。其具體工作內(nèi)容為：檢查歸卷文件是否齊全完整；檢查案卷質(zhì)量；檢查卷內(nèi)文件數(shù)量，在保持文件之間的聯(lián)系，以及保管期限大體一致的前提下酌情適當(dāng)分卷或并卷。一、以卷為單位整理歸檔文件（二）卷內(nèi)文件的排列1．一般文件的排列卷內(nèi)文件一般按文件的重要程度或形成時(shí)間順序排列。按重要程度排列的一般做法是：（1）重要的排前，次要排后；（2）上級單位來文排前，下級單位來文排后；（3）綜合性的排前，專題性的排后；（4）方針、政策性的排前，業(yè)務(wù)、事務(wù)性的排后。2．緊密相關(guān)的文件材料的排列（1）批復(fù)在前，請示在后；（2）正件在前，附件在后；（3）印件在前，定稿在后；（4）重要法規(guī)性文件的歷次稿件依次排列在定稿之后；（5）非訴訟案件卷的結(jié)論、決定、判決性文件材料在前，依據(jù)材料等在后；（6）轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；（7）其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。（三）編頁號編頁號也即卷內(nèi)文件的編號，它是指卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列后逐頁（件）制定流水號，其作用是固定排列順序，便于文件的保護(hù)、統(tǒng)計(jì)和檢索。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)給每一份文件編一個(gè)統(tǒng)一順序的件號，在其首頁上方加蓋檔號章，并逐件編件號；圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。（四）填寫卷內(nèi)文件目錄（1）順序號。以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫的序號，亦即件號。（2）文號。文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。（3）責(zé)任者。對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體和個(gè)人，亦即文件的署名者。（4）題名。即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。（5）日期。即文件的形成時(shí)間。如：“2022.09.10”。（6）頁號。即卷內(nèi)文件所在之頁的編號。填寫每份文件的起始頁號，最后一份文件填寫起始與終止頁號。（7）備注。留待對卷內(nèi)文件變化時(shí)作說明之用。（五）填寫卷內(nèi)備考表（1）本卷情況說明。填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。。（2）立卷人。由責(zé)任立卷者簽名。（3）檢查人。由案卷質(zhì)量審核者簽名。（4）立卷時(shí)間。立卷完成的日期。（六）填寫案卷封面（六）填寫案卷封面1．全宗名稱。全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。2．類目名稱。類目名稱指全宗內(nèi)分類方案的第一級類目名稱。在一個(gè)全宗內(nèi)應(yīng)按統(tǒng)一的方案分類，并應(yīng)保持分類體系的穩(wěn)定性。3．案卷題名。案卷題名即案卷標(biāo)題，一般由立卷人自擬。案卷題名應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括本卷文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種。文字應(yīng)力求簡練、明確。4．時(shí)間。指卷內(nèi)文件所屬的起止年月。5．保管期限。立卷時(shí)劃定的案卷保管期限，一般由立卷人填寫。6．件、頁數(shù)。裝訂的案卷要填寫總頁數(shù)，不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數(shù)。7．歸檔號。填寫文書處理號，由立卷人填寫。8．檔號。為了固定案卷的排序，在案卷封面上要標(biāo)記案卷的檔號。檔號一般由機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一編制。案卷的封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號：檔案館指定給立檔單位的編號。目錄號：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號。案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號。（七）裝訂案卷裝訂前歸檔文件材料要去掉金屬物。對存在問題的文件要做好補(bǔ)齊頁面、修復(fù)、折疊等工作。使用硬、軟卷皮整卷裝訂的，均應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂；使用硬卷皮按件裝訂的，可采用不銹鋼針、塑料釘或三孔一線的細(xì)線裝訂；不裝訂的案卷，卷中的文件應(yīng)逐件用細(xì)線裝訂。裝訂后的案卷要達(dá)到：下齊、右齊、左齊；裝訂時(shí)必須做到不掉頁、不倒頁、不壓住字跡、不損壞文件；裝訂線松緊適宜。（八）編制案卷目錄案卷目錄，又稱移交目錄，即案卷的名冊。1．歸檔號。文書處理部門或檔案室移交檔案時(shí)所編的案卷順序號。2．案卷號。案卷號是案卷的排列順序的編號。3．案卷標(biāo)題或案卷題名。案卷標(biāo)題應(yīng)與案卷封面上的標(biāo)題完全一致4．年度。案卷內(nèi)檔案文件的起止年度或起止日期。5．頁數(shù)。填寫卷內(nèi)文件的實(shí)際頁數(shù)。6．保管期限。填寫該卷標(biāo)明的保管期限。7．備注。用于說明卷內(nèi)文件的某些特殊情況，如卷內(nèi)文件紙張、字跡的老化情況和卷內(nèi)文件的銷毀、移出情況等。以件為單位整理歸檔文件，即是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。與傳統(tǒng)的立卷存檔方法相比較，以件為單位整理歸檔文件簡化了立卷流程，便于操作；兼顧計(jì)算機(jī)和手工兩種管理方式，既有導(dǎo)向性，又體現(xiàn)過渡性；有力促進(jìn)機(jī)關(guān)文檔一體化管理。目前已經(jīng)在我國機(jī)關(guān)單位中廣泛采用。二、以件為單位整理歸檔文件（一）整理原則（1）歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。（2）歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（3）歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。（4）歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。二、以件為單位整理歸檔文件（二）一般要求1.組件（件的組織）（1）件的構(gòu)成歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。（2）件內(nèi)文件排序正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。2.分類

（1）按年度分類。將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說明。（2）按機(jī)構(gòu)（問題）分類。將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）分類。機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時(shí)采用。采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進(jìn)行分類。（3）按保管期限分類。將文件按劃定的保管期限分類。3.排列（1）歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。（2）同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。（3）會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。4.編號檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。（1）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照DA/T13-1994編制。（2）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。（3）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。（4）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。（5）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。5.編目（1）序號。填寫歸檔文件順序號。（2）檔號。檔號按照“4.編號”的方法進(jìn)行編制。（3）文號。文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標(biāo)識。（4）責(zé)任者。制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。（5）題名。文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號“[]”。（6）日期。文件的形成時(shí)間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如20220619。（7）密級。文件密級按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級的，不用標(biāo)識。（8）頁數(shù)。每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。（9）備注。注釋文件需說明的情況。（三）紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架1.修整（1）歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。（2）歸檔文件已破損的，應(yīng)按照規(guī)定予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。（3）歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。（4）對于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。（三）紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架2.裝訂（1）歸檔文件一般以件為單位裝訂。（2）應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。（3）用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。（4）永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。（5）定期保管的歸檔文件，裝訂方式參照永久保管的歸檔文件的裝訂要求執(zhí)行。對于定期保管的且不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。（三）紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架3.編頁（1）紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。（2）頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。（3）文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。4.裝盒將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。（三）紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架5.排架（1）歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。（2）歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限分類的，庫房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。（3）歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時(shí)，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。（四）歸檔電子文件的整理要求歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T18894等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)。1.歸檔電子文件整理的一般要求歸檔電子文件的組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，參照紙質(zhì)歸檔文件的“（二）一般要求”執(zhí)行。2.歸檔電子文件數(shù)據(jù)處理與存儲歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第四節(jié)檔案管理檔案管理是在機(jī)關(guān)或單位的文書部門將立卷歸檔完畢的文件移交給檔案部門，檔案部門對于處理完畢并具有保存價(jià)值的文件實(shí)體及信息進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、開發(fā)和提供利用等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)。第七章文書處理與檔案管理

一、收集與鑒定工作（一）收集工作1．監(jiān)督文件的形成過程2．督促歸檔制度的落實(shí)3．開展零散文件的收集工作4．指導(dǎo)文書部門的立卷歸檔工作第七章文書處理與檔案管理

（二）鑒定工作鑒定工作的步驟（1）文件立卷歸檔時(shí)，剔除不歸檔文件，正確劃定歸檔文件的保管期限。（2）檔案室增收檔案時(shí)檢查其是否屬于歸檔范圍及保管期限劃分得是否正確，檔案室復(fù)查期滿的檔案是否留存。（3）檔案館對檔案的開放、定級、期滿復(fù)查進(jìn)行鑒定。（4）檔案的銷毀。檔案室對保管期滿、經(jīng)鑒定確無價(jià)值的檔案應(yīng)當(dāng)編制銷毀清冊，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后銷毀。第七章文書處理與檔案管理

二、整理與保管工作（一）整理工作整理工作就是將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。檔案整理工作的原則第一，充分尊重和利用原有的整理成果第二，保持文件間的歷史聯(lián)系第三，便于保管和利用第七章文書處理與檔案管理

（二）保管工作檔案保管工作指對庫房中檔案進(jìn)行的日常維護(hù)和保護(hù)性管理工作1．建立和維護(hù)檔案的存放秩序。檔案室（館）根據(jù)檔案的來源、載體等特點(diǎn)，建立一套檔案入庫存放的管理辦法，使檔案無論是在存放位置上還是在傳閱利用中都能夠處于一種有序的狀態(tài)。2．保持和維護(hù)檔案實(shí)體良好的理化狀態(tài)。檔案實(shí)體是以物質(zhì)的形態(tài)存在的，而檔案實(shí)體周圍的環(huán)境，如溫濕度、光線、有害氣體、灰塵、生物及微生物等，都會對檔案的載體、字跡材料等造成不良的影響，不利于檔案的長期保管。第七章文書處理與檔案管理

三、檢索與利用工作（一）檢索工作檔案的檢索就是對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作。常用的檢索工具有：案卷目錄；分類目錄；主題目錄；文號索引；人名索引；全宗指南。

（二）利用工作檔案部門提供的服務(wù)包括：檔案閱讀服務(wù)；檔案外借服務(wù)；制發(fā)復(fù)印件；制發(fā)檔案證明；參考咨詢服務(wù)。第七章文書處理與檔案管理

第七章文書處理與檔案管理

第七章文書處理與檔案管理

四、編研與統(tǒng)計(jì)工作1．編研工作。檔案館（室）的編研工作，是以館（室）藏檔案為主要對象，滿足社會利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫檔案參考資料、參加編史修志，撰寫專門著述的總稱。它是一項(xiàng)主動(dòng)提供檔案信息，滿足單位、社會的廣泛需要的工作。2．統(tǒng)計(jì)工作。統(tǒng)計(jì)，是指通過記錄和量化的數(shù)據(jù)研究、分析檔案及其管理規(guī)律和發(fā)展趨勢，為管理工作提供真實(shí)可靠的原始數(shù)據(jù)，增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化。第五節(jié)電子檔案管理一、電子檔案概述（一）電子檔案的含義電子檔案主要是利用計(jì)算機(jī)來對檔案信息進(jìn)行記錄，并將其制作成為能夠供人們閱讀、傳輸和處理的電子文件。第七章文書處理與檔案管理

（三）電子檔案的弊端1.存在安全隱患2.監(jiān)管制度不夠全面與規(guī)范3.電子檔案管理人員水平不夠4.電子檔案建設(shè)工作量大（二）電子檔案的優(yōu)勢1.操作簡便、自動(dòng)分類組合、便于管理2.節(jié)省資源

3.存儲類型變得豐富多彩4.檢索便捷，大大提高了信息資源的利用率

5.有利于檔案的保密第七章文書處理與檔案管理

（二）區(qū)別1.對檔案資料歸檔的時(shí)限要求有區(qū)別2.對檔案的歸檔方式有所區(qū)別3.對檔案資料的保護(hù)措施有區(qū)別4.對檔案資料的保存與查閱方式的區(qū)別（一）聯(lián)系1.兩種檔案管理的基礎(chǔ)是一致的2.電子檔案信息資源是傳統(tǒng)檔案信息資源的延伸第七章文書處理與檔案管理

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系與區(qū)別三、電子檔案