工程檔案資料填寫辦法

工程檔案資料整理填寫辦法

省交通廳編制《公路工程竣工文件資料立卷歸檔整理細則》

內(nèi)容摘要

《公路工程竣工文件資料立卷歸檔整理細則》內(nèi)容摘錄：

第四章公路工程竣工文件材料的整理（監(jiān)理文件）

第十一條：（四）款

公路工程監(jiān)理工作過程中形成的監(jiān)理文件資料包含監(jiān)理通知、開（停、復）

工令、備忘錄、有關(guān)會議紀要、施工質(zhì)量檢測記錄、合同管理文件、計劃進度

管理文件、工程質(zhì)量操縱文件、工程技術(shù)管理文件、工程計量支付文件與總監(jiān)

及參建單位的來往函等，由監(jiān)理單位按總監(jiān)辦、駐地辦，根據(jù)資料的分類進行

整理組卷。

第五章公路工程檔案組卷質(zhì)量要求

第十二條

案卷的構(gòu)成：案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件及備考表。

（一）案卷封面的項目構(gòu)成

1、案卷題名：包含公路工程建設(shè)項目的名稱、起訖樁號、單位工程（含

分部、分項）名稱及文件名稱；

2、編制單位：指案卷形成單位，誰組卷，誰是編制單位；

3、編制日期：指案卷形成日期；

4、保管期限：填寫本辦法附表劃定的保管期限；

5、密級：根據(jù)保密規(guī)定劃分；

6、檔號：填寫交通部規(guī)定統(tǒng)一標注三級類目（5.1）、建設(shè)項目縮寫、

標段號、檔案分類號與案卷分類號；

卷盒脊背需填寫檔號、案卷題名、文件類目。

（二）卷內(nèi)文件目錄的項目構(gòu)成

1、順序號：卷內(nèi)文件排列的順序號，用阿拉伯數(shù)字從01依次標注；

2、文件編號：填寫文件材料的原始編號；

3、責任者：填寫文件材料的形成單位或者要緊責任者，以落款蓋章或

者主要責任者簽字為準；

4、文件題名：填寫文件標題的全稱；

5、日期：指文件材料的形成日期；

6、頁次：填寫每份文件首頁上標注的頁號，最后一份文件填寫起止頁

號。

（三）卷內(nèi)備考表的填寫

卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料的尾頁之后，其內(nèi)容應(yīng)標明卷內(nèi)材料的

件數(shù)、頁數(shù)與需要說明的問題。立卷人應(yīng)填寫立卷人的名字，審核人應(yīng)填寫該項

目負責人的名字，還應(yīng)填寫立卷或者檢查日期。

（四）案卷目錄的項目構(gòu)成

1、序號：填寫案卷排列的自然序號，用阿拉伯數(shù)字從01依次標注；

2、檔號：填寫案卷封面檔號內(nèi)容；

3、案卷標題：填寫案卷封面案卷題名的全部內(nèi)容；

4、編制單位：指案卷形成單位，誰組卷，誰是編制單位；

5、日期：指文件材料的形成起止日期；

6、件數(shù)：填寫案卷內(nèi)文件的總份數(shù)；

7、張（頁）數(shù)：填寫案卷內(nèi)文件的總頁數(shù)；

8、備注：填寫需要說明情況的內(nèi)容。

（五）案卷的排列順序及編號方法

由編制單位用鉛筆在封面與檔案盒的脊背填寫案卷小流水號，最后由建設(shè)

單位按照附件1中規(guī)定的文件類目的順序依次進行編制案卷流水號。

（六）對歸檔文件資料的具體要求

1、歸檔文件材料務(wù)必書寫工整，字跡線條清晰，紙張便于長期保管，格式統(tǒng)一；

2、嚴禁使用圓珠筆，鉛筆等不宜長期儲存的書寫工具書寫；

3、凡由易腿色書寫材料形成的文件材料應(yīng)復印儲存；

4、案卷封面使用150克牛皮紙，封面尺寸297*210；

5、卷盒的制作使用牛皮紙，卷盒的外表尺寸為305*220；

6、卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄使用70克白紙。

（七）對歸檔文字資料的裝訂方法

1、公路工程歸檔文件材料使用三孔一線方法裝訂，裝訂前取掉金屬物；

2、用白色檔案裝訂線裝訂，距左邊15,中孔居中，三孔之間各為80-90mm,裝

訂時靠裝訂邊與下邊對齊；

3、對批語、簽注意見訂在文件裝訂線上的，應(yīng)粘貼補寬；

4、表格頭要求在上或者在左側(cè)裝訂；

5、原件如有破碎或者小頁紙的，要粘貼在4之上；

6、檔案案卷整理完畢后，一卷裝一盒，盒脊背的檔號、案卷題名與所裝案卷的

題名、檔號一致.

7、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄、脊背表格式見附表。

附表1:公路工程竣工文件材料歸檔范圍及保管期限表

管

制

保

檔號序號歸檔文件編編制套保管

位

限

期

單

數(shù)單位

六監(jiān)理文件

（分標段整理）

（一）監(jiān)理通知、開（停）工

令

（二）備忘錄、會議紀要

（三）監(jiān)理概述

1監(jiān)理合同協(xié)議、駐地、

項目監(jiān)理任命書

2駐地監(jiān)理機構(gòu)及監(jiān)理

監(jiān)理長期建設(shè)

人員配備與調(diào)整情況2

單位單位

3駐地監(jiān)理人員業(yè)績、學

GL5.1.

歷、職稱與持證情況管養(yǎng)

項目

4監(jiān)理工地試驗室資質(zhì)單位

/6—案

等級證書、人員及設(shè)備

卷流水

情況

號

5監(jiān)理范圍、監(jiān)理人員分

X

6對合同條款與技術(shù)規(guī)

范執(zhí)行情況

7監(jiān)理工作規(guī)章制度

工程合同管理文件

（四）

1工地會議制度與會議

記錄

管

編制保管保

位

檔號序號歸檔文件編制單位單

套數(shù)期限

2工程費用

中對索賠

的有關(guān)文

件報告、批

復

3施工合同

的執(zhí)行與

變動情況，

工程師指

令、有關(guān)文

件

4承包人的

指定分包

情況

GL5.1.5承包人對

項目合同執(zhí)行監(jiān)理單位2長期建設(shè)

/6—案情況單位

卷流水6有關(guān)傷亡

口管養(yǎng)

事故的調(diào)單位

查處理情

況

計劃與進

（五）

度操縱文

件

1對承包人

提交的進

度計劃與

施工組織

設(shè)計的審

查情況

編制保管保管

檔號序號歸檔文件編制單位

套數(shù)期限單位

對

包

承

2人

劃

度

進

計

執(zhí)

情

的

行

況

3對進度計

劃的監(jiān)督

執(zhí)行情況

4對報表制

度執(zhí)行情

況

（六）工程質(zhì)量

操縱文件

單

施

位

1工

術(shù)

的

技

與

管

人

理

員

配

心

實

驗

檢

加^

、

質(zhì)

保^

、

保

證

質(zhì)

量

的

G5L措

L監(jiān)理單位2長期建設(shè)

項

目

對

辦

地

駐單位

案2

施

公

{路

一

水

/6卷

監(jiān)

流

規(guī)

理

工管養(yǎng)

號

關(guān)

小

初>

單位

質(zhì)

量

規(guī)

范

的

執(zhí)

操

縱

兄

任

^'

員

監(jiān)

理

3人

料

對

原

材

質(zhì)

與

工

程

查

的

量

檢

科

支

與

員

監(jiān)

理

4人

操

對

序

程

表

報

縱

與

執(zhí)

的

制

度

況

任

也

編制保管保管

檔號序號歸檔文件編制單位

套數(shù)期限單位

5對檢測中

發(fā)現(xiàn)質(zhì)量

問題的處

理情況

6對工程質(zhì)

量事故的

處理情況

（七）工程技術(shù)

管理文件

單

對

施

1工

技

位

重

大

的

方

術(shù)

案

則

審

建

2對變更設(shè)

計編制與

審批情況

有

關(guān)

計

設(shè)

3

變更

件

文

執(zhí)

的

行

情

G5L況

L監(jiān)理單位2長期建設(shè)

項

目單位

案工程投資

一

水

/6卷

流（八）操縱、計量

管養(yǎng)

號與支付

對計

量支單位

1

付程

序

與

合同

條

款

執(zhí)

的

行

情

況

對價

格

調(diào)

2

有

整

關(guān)

的

批

中

復

報

文

件

3工程投資

操縱的執(zhí)

行情況

（九）監(jiān)理文件、

監(jiān)理日記

編制保管保管

檔號序號歸檔文件編制單位

套數(shù)期限單位

1監(jiān)理通知、

指令

2監(jiān)理月報

3監(jiān)理日記

監(jiān)理與總

（十）監(jiān)及業(yè)主

的來往函

G5L

L監(jiān)理單位2長期建設(shè)

項

目單位

案

一

水

/6卷

流管養(yǎng)

號

單位

附表2:

竣工文件資料封面、卷內(nèi)目錄、卷盒脊背格式

文件資料封面：

檔號：GL5.1.MHX-6________________________

檔案館（室）：____________________________________________

縮微號：____________________________________________

案卷題名：省道S242廟洪線改建工程原材料監(jiān)理試驗報告_________________

編制單位：_________________平頂山市公路管理局___________________________

編制日期：______________________2004年9月______________________________

保管期限：______________________長期_______________________________

密級:

卷內(nèi)文件目錄

檔號:GL5.1.MHX-6.2

文件貢任日頁備

序號文件材料題名

編號者期次

市凱達省道S242廟洪線改建工程長

1C-001-12003.8.7001

監(jiān)理處K102+580-K103+466基層期

市凱達省道S242廟洪線改建工程長

2C-001-22003.8.16002

監(jiān)理處K101+649.419-K102+100基層期

市凱達省道S242廟洪線改建工程長

3C-002-12003.7.18003

監(jiān)理處K104+160--K105+046基層期

市凱達省道S242廟洪線改建工程長

4C-002-22003.7.30004

監(jiān)理處K103+466-K104+160基層期

市凱達省道S242廟洪線改建工程長

5C-003-12003.6.8005

監(jiān)理處K106+300-K106+600基層期

市凱達省道S242廟洪線改建工程