電教設(shè)備采購項(xiàng)目檔案管理方案

第一節(jié)檔案管理程序 1一、立卷歸檔 1二、借閱管理 1三、收集整理 2四、鑒定銷毀 3五、相關(guān)表格 3第二節(jié)檔案管理制度 6一、查閱利用制度 6二、檔案保密制度 7三、檔案保管制度 8第一節(jié)檔案管理程序一、立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。二、借閱管理1.本項(xiàng)目人員借閱檔案：由本人提出書面申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記簿——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。2.其他人員查閱檔案：查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請(qǐng)借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記簿——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。三、收集整理1.立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時(shí)做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整。2.兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點(diǎn)，按規(guī)定的案卷類目歸卷。3.次年初，兼職檔案員（資料員）對(duì)收集、積累的文件材料進(jìn)行整理（初步立卷）。4.三月上旬檔案室對(duì)各部門初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。5.兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷。6.兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案。7.檔案室對(duì)案卷進(jìn)行分類、整理。8.編制檔號(hào)。9.編制案卷目錄等各種檢索工具。10.入庫。11.做好檔案的統(tǒng)計(jì)。12.開展檔案的利用。13.進(jìn)行文件匯編，對(duì)檔案信息進(jìn)行二次、三次加工。四、鑒定銷毀檔案銷毀提出申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊(cè)登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊(cè)——檔案室歸檔。五、相關(guān)表格（一）文件管理記錄目錄文件管理記錄目錄序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門接收部門接收人備注12345678（二）檔案移交清單表檔案移交清單表記錄編號(hào)：日期：移交性質(zhì)□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期合計(jì)移交說明移交人：接收意見接收人：移交人（部門）經(jīng)辦人：移交日期：年月日接收人（部門）經(jīng)辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日注：本表一式兩份，移交人、收件人各執(zhí)一份。（三）檔案借閱審批單檔案借閱審批單記錄編號(hào)：日期：年月日借閱部門借閱人檔案負(fù)責(zé)人使用目的序號(hào)借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期經(jīng)辦人1234備注第二節(jié)檔案管理制度一、查閱利用制度1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。對(duì)突出的利用效果，要簡要填寫《檔案利用效果登記》。2.凡借閱項(xiàng)目檔案，需經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，員工不得為外單位借閱或轉(zhuǎn)借檔案資料，若造成泄密和檔案流失者將按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。3.外單位人員借閱項(xiàng)目檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由業(yè)務(wù)部門借出查閱，并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。4.查閱利用檔案，必須在閱覽室內(nèi)，不得帶出室外，不得轉(zhuǎn)借他人傳閱，隨意摘錄和復(fù)制。5.摘錄和復(fù)制檔案資料須經(jīng)檔案管理人員同意，摘抄時(shí)必須保持檔案內(nèi)容的準(zhǔn)備性，不準(zhǔn)隨意篡改。6.借閱人員要嚴(yán)守保密制度，對(duì)所有檔案必須進(jìn)行妥善保管，嚴(yán)禁涂改、勾畫、拆卷，增刪和抽頁，對(duì)經(jīng)裝訂、折疊的圖紙資料，使用后需折疊復(fù)原歸還，不得丟失、損壞或轉(zhuǎn)借他人。7.項(xiàng)目檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對(duì)，正確無誤時(shí)，方能簽字蓋章。8.項(xiàng)目檔案管理人員一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等損壞現(xiàn)象，要及時(shí)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。二、檔案保密制度1.檔案管理人員必須堅(jiān)決貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)守保密紀(jì)律，確保檔案安全。2.凡是到檔案室查閱檔案者，必須嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則不準(zhǔn)帶出檔案室，確需要帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。3.查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料，嚴(yán)禁非檔案人員在檔案庫房滯留和翻閱檔案。4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時(shí)交還檔案管理部門。5.在對(duì)外工作中，需要提供檔案的，必須經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意，按檔案管理規(guī)定辦理手續(xù)。6.凡借（查）閱涉密檔案者，必須遵守保密制度，未經(jīng)許可，任何單位和個(gè)人不得私自抄錄，復(fù)制檔案材料和拍攝內(nèi)容，更不準(zhǔn)將檔案中的保密內(nèi)容泄露，違者必究。7.檔案人員要經(jīng)常檢查室內(nèi)保密設(shè)施，關(guān)好、鎖好門、窗、柜架等，做好檔案安全保密工作。三、檔案保管制度1.檔案保管是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)保管和保護(hù)，防止檔案損毀，延長檔案壽命，維護(hù)檔案安全。2.按專業(yè)類項(xiàng)進(jìn)行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，以利于檔案的保護(hù)管理。3.堅(jiān)持以防為主、防治結(jié)合方針，切實(shí)做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。4.加強(qiáng)庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，逐步購置先進(jìn)設(shè)備，改善庫房管理?xiàng)l件；引用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，實(shí)行科學(xué)管理。5.庫房要保持溫度在攝氏14-24℃，相對(duì)濕度在45-60％之內(nèi)，保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠無有害氣體污染。6.庫房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，天