差旅風(fēng)險(xiǎn)管理 組織指南 征求意見(jiàn)稿

3GB/TXXXXX—XXXX差旅風(fēng)險(xiǎn)管理組織指南本文件為組織和差旅者提供了關(guān)于如何管理差旅風(fēng)險(xiǎn)的指南。本文件以體系化的方法來(lái)開(kāi)發(fā)、執(zhí)行、評(píng)估和審查以下內(nèi)容：政策、程序開(kāi)發(fā)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、機(jī)會(huì)和優(yōu)勢(shì)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和風(fēng)險(xiǎn)降低戰(zhàn)略。本文件為管理差旅風(fēng)險(xiǎn)提供了一種通用方法，而非僅針對(duì)某特定行業(yè)或領(lǐng)域。本文件不適用于與旅游及休閑有關(guān)的差旅，但代表其所屬的組織出差的差旅者除外。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。ISO31000：2018，風(fēng)險(xiǎn)管理-指南3術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1能力competence能夠運(yùn)用知識(shí)和技能達(dá)到預(yù)期的結(jié)果。注1:這是構(gòu)成ISO管理體系標(biāo)準(zhǔn)協(xié)調(diào)結(jié)構(gòu)的通用術(shù)語(yǔ)和核心定義之一。[來(lái)源:IS022300:20213.1.42]3.2危機(jī)crisis威脅組織的異常或特殊事件或情況(3.9)，需要戰(zhàn)略性、適應(yīng)性和及時(shí)的響應(yīng)，以保持組織的生存能力和完整性。注1:事件可包括高度不確定性。注2:事件可能超出組織的響應(yīng)能力或能力。注3:鑒于危機(jī)的性質(zhì)，有可能沒(méi)有充分或適當(dāng)?shù)挠?jì)劃來(lái)處理該事件，因此需要靈活和動(dòng)4GB/TXXXXX—XXXX態(tài)的方法。3.3危機(jī)管理團(tuán)隊(duì)crisismanagementteam負(fù)責(zé)指導(dǎo)和實(shí)施組織危機(jī)管理能力的工作小組。3.4關(guān)照義務(wù)dutyofcare組織保護(hù)差旅者免受危險(xiǎn)(3.5)和威脅(3.17)的道德責(zé)任或法律要求(3.09)。3.5危害hazard潛在危險(xiǎn)的來(lái)源。[來(lái)源:IS031073:3.7.5，注1已被刪除]3.6事件incident可能是或可能導(dǎo)致中斷、損失、緊急情況或危機(jī)的不良事件(3.2)。注1：事件可能對(duì)差旅者(3.21)的健康、安全和安保產(chǎn)生負(fù)面影響。注2：事件可能對(duì)組織(3.9)產(chǎn)生負(fù)面影響，如聲譽(yù)損害、財(cái)務(wù)損失。注3：事件可能對(duì)組織彈性產(chǎn)生負(fù)面影響。3.7事件管理團(tuán)隊(duì)incidentmanagementteam在職能上負(fù)責(zé)規(guī)劃事件發(fā)生的可能性和管理的組織(3.6)。注1：事件管理團(tuán)隊(duì)的職責(zé)可包括與外部組織(39)、利益相關(guān)者(3.15)和家屬的聯(lián)絡(luò)。3.8下班的時(shí)間off-dutytime出差者(3.21)不從事工作活動(dòng)但仍在一般監(jiān)督下的時(shí)間。注1:這可能包括一個(gè)周末，取決于差旅的持續(xù)時(shí)間。5GB/TXXXXX—XXXX3.9組織organization有自己的職能、責(zé)任、權(quán)力和關(guān)系以實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)的人或一群人。注1：組織的概念包括但不限于：個(gè)體經(jīng)營(yíng)者、公司、法人公司、企業(yè)、權(quán)威機(jī)構(gòu)、合伙企業(yè)、協(xié)會(huì)、慈善機(jī)構(gòu)或機(jī)構(gòu)，或其部分或組合，無(wú)論是否注冊(cè)，公共或私人。[來(lái)源：IS031022：2020,3.4，修改-注1對(duì)條目進(jìn)行了修改。]3.10事假時(shí)間personalleavetime在工作活動(dòng)或項(xiàng)目的預(yù)定時(shí)間之前、之后或之內(nèi)發(fā)生的一段時(shí)間，不屬于組織的監(jiān)督責(zé)任(3.9)。3.11提供者provider組織(3.9)按照約定的規(guī)范、條款和條件向組織提供服務(wù)或產(chǎn)品，或兩者兼而有之。3.12風(fēng)險(xiǎn)risk不確定性對(duì)目標(biāo)的影響。注1：影響是對(duì)預(yù)期的偏離，它可以是積極的、消極的或兩者兼而有之，并可以處理、創(chuàng)造或?qū)е聶C(jī)會(huì)和威脅(3.1Z)。注2：目標(biāo)可以有不同的方面和類(lèi)別，并可應(yīng)用于不同的層次。注3：風(fēng)險(xiǎn)通常用風(fēng)險(xiǎn)源、潛在事件、其后果及其可能性來(lái)表示。[來(lái)源：IS031000：2018,3.1]3.13風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估riskassessment風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)的全過(guò)程[來(lái)源：IS031073：3.6.1]3.146GB/TXXXXX—XXXX風(fēng)險(xiǎn)處理risktreatment風(fēng)險(xiǎn)修改流程(3.12)。注1：風(fēng)險(xiǎn)處理可包括：——通過(guò)決定不開(kāi)始或不繼續(xù)導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的活動(dòng)來(lái)避免風(fēng)險(xiǎn)；——為了追求機(jī)會(huì)而承擔(dān)或增加風(fēng)險(xiǎn)；——消除風(fēng)險(xiǎn)源；——改變可能性；——改變后果；——與另一方或多方(包括合同和風(fēng)險(xiǎn)融資)分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)；通過(guò)知情決策保留風(fēng)險(xiǎn)。注2：處理負(fù)面后果的風(fēng)險(xiǎn)處理有時(shí)被稱(chēng)為“風(fēng)險(xiǎn)緩解”、“風(fēng)險(xiǎn)消除”、“風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防”和“風(fēng)險(xiǎn)降低”。注3：風(fēng)險(xiǎn)處理可產(chǎn)生新的風(fēng)險(xiǎn)或修改現(xiàn)有的風(fēng)險(xiǎn)。【來(lái)源：IS031073：3.10.1]3.15利益相關(guān)者Stakeholder能夠影響、被影響或感知自己受決策或活動(dòng)影響的人或組織(3.9)。注1：術(shù)語(yǔ)“相關(guān)方”可用作“干系人”的替代詞。[來(lái)源：IS031000：2018,3.3)3.16學(xué)生student作為培訓(xùn)計(jì)劃的一部分，在就業(yè)組織(39)的控制下，或在學(xué)?；蚱渌逃龣C(jī)構(gòu)注冊(cè)的個(gè)人，實(shí)習(xí)，學(xué)徒或以其他方式注1：由于學(xué)生可能未達(dá)到法定責(zé)任年齡，他們可能無(wú)法自己做出法律決定。3.17威脅threat潛在的危險(xiǎn)、傷害或其他不良后果的來(lái)源。7GB/TXXXXX—XXXX[來(lái)源：IS031073：3.7.7，修改-刪除了條目的注釋1和2。]3.18差旅travel代表組織(3.9)，在組織的注意義務(wù)(3.4)范圍內(nèi)的人員活動(dòng)。注1：運(yùn)動(dòng)可以是國(guó)內(nèi)的，也可以是國(guó)際的。3.19差旅風(fēng)險(xiǎn)travelrisk差旅對(duì)目標(biāo)的不確定性影響(3.18)。3.20差旅風(fēng)險(xiǎn)管理travelriskmanagementTRM在差旅風(fēng)險(xiǎn)(3.19)方面指導(dǎo)和控制組織(3.9)的協(xié)調(diào)活動(dòng)。3.21差旅者traveller進(jìn)行出差的人(3.18)。3.22工作人員worker在組織的直接或間接控制下從事工作或與工作有關(guān)的活動(dòng)的人[3.9]。注1：人員在各種安排下執(zhí)行工作或與工作相關(guān)的活動(dòng)，有報(bào)酬或無(wú)報(bào)酬，如定期或臨時(shí)、間歇或季節(jié)性、隨意或兼職。注2：工作人員包括最高管理者、管理者和非管理者。注3：“在組織控制下進(jìn)行的工作或與工作相關(guān)的活動(dòng)，可以由組織雇傭的工人、外部供方(3.11)(承包商、子供方)的工人、個(gè)人、代理工人，以及組織根據(jù)組織的情況共同控制其工作或與工作相關(guān)活動(dòng)的其他人員進(jìn)行。”[來(lái)源：ISO45001：2018,3.3，修改-在定義中增加了“直接或間接”，并在條目的注3中增加了“子供應(yīng)商”。]8GB/TXXXXX—XXXX4組織及其背景的理解4.1運(yùn)營(yíng)背景4.1.1概述組織應(yīng)對(duì)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)概況、已經(jīng)運(yùn)行或計(jì)劃運(yùn)行的動(dòng)態(tài)差旅風(fēng)險(xiǎn)管理（TRM）有清晰的理解，包括能夠?qū)ζ洳盥蔑L(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃目標(biāo)、包括其外部和內(nèi)部的運(yùn)營(yíng)環(huán)境，產(chǎn)生當(dāng)下的影響或者產(chǎn)生間接的、潛移默化的影響因素。外部環(huán)境包括但不限于：a)國(guó)際、國(guó)家、區(qū)域或地方性的政治、社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化、宗教/道德、法律或監(jiān)管因b)政治暴力(包括恐怖主義、叛亂、有政治動(dòng)機(jī)的動(dòng)亂和戰(zhàn)爭(zhēng))；c)社會(huì)動(dòng)蕩(包括宗派、公共和種族暴力)；d)暴力和輕微犯罪；e)交通運(yùn)輸?shù)馁|(zhì)量、可用性和可靠性；f)通信的質(zhì)量、可用性和可靠性；g)勞資關(guān)系狀況；h)公立和私立的安全和應(yīng)急服務(wù)的有效性；i)差旅者組織其他各方(例如：客戶)的責(zé)任；j)自然或地質(zhì)因素；k)對(duì)自然災(zāi)害的易感性；l)潛在的健康危害，包括傳染病的流行和大流行；m)當(dāng)?shù)氐男l(wèi)生基礎(chǔ)設(shè)施和醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量；n)信息/網(wǎng)絡(luò)安全；o)酒店/住宿的質(zhì)量；p)地面/道路條件。組織的內(nèi)部環(huán)境可以包括，但不限于：——愿景、使命、價(jià)值觀和文化；——管轄、結(jié)構(gòu)、角色、職責(zé)和責(zé)任；——戰(zhàn)略、目標(biāo)和政策；——計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)、指南、規(guī)章和指示；——風(fēng)險(xiǎn)管理策略和風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)則；9GB/TXXXXX—XXXX——差旅活動(dòng)的范圍和類(lèi)型；——能力，包括差旅者的能力和概況；——管理組織的差旅風(fēng)險(xiǎn)所需的資源、技術(shù)和工具；——數(shù)據(jù)、信息系統(tǒng)和信息流。4.1.2具體的行業(yè)/部門(mén)一個(gè)組織所處的行業(yè)/部門(mén)是影響差旅者面臨的風(fēng)險(xiǎn)的另一個(gè)因素。組織應(yīng)知悉其所屬行業(yè)/部門(mén)、國(guó)籍國(guó)及其運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目的屬地國(guó)有關(guān)的法例、規(guī)則規(guī)定、業(yè)務(wù)守則等。組織還應(yīng)考慮到其關(guān)照的義務(wù)、商業(yè)韌性政策和安排、以及可持續(xù)性目標(biāo)，這些都可以對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)產(chǎn)生積極影響。組織需要主動(dòng)地監(jiān)控和審查已識(shí)別的、正在發(fā)展的和新興的風(fēng)險(xiǎn)。組織應(yīng)考慮這些風(fēng)險(xiǎn)對(duì)組織差旅風(fēng)險(xiǎn)管理的影響，并記錄所有變化并據(jù)此采取行動(dòng)。4.1.3風(fēng)險(xiǎn)概況一個(gè)組織應(yīng)該清楚地了解它的風(fēng)險(xiǎn)概況和它所運(yùn)行或計(jì)劃運(yùn)行的動(dòng)態(tài)TRM景觀。為此，組織應(yīng)審查與以下方面相關(guān)的TRM目標(biāo)：——組織背景；——組織的運(yùn)營(yíng)部門(mén)，——具體的業(yè)務(wù)或任務(wù)，或兩者兼而有之；——目的地；——個(gè)人差旅者簡(jiǎn)介和目標(biāo)。風(fēng)險(xiǎn)概況可以包含相互依存的不同風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)定期審查差旅風(fēng)險(xiǎn)概況，在內(nèi)部和外部操作環(huán)境發(fā)生重大變化后，應(yīng)通過(guò)內(nèi)部和外部溝通告知結(jié)果。4.2利益相關(guān)者組織應(yīng)確定與差旅風(fēng)險(xiǎn)管理相關(guān)的內(nèi)部及外部利益相關(guān)者見(jiàn)表1。根據(jù)組織的規(guī)模及其組織差旅需求，TRM功能可以與其他功能相結(jié)合，某些功能也可以由專(zhuān)業(yè)的第三方提供商提供支持。表1內(nèi)部及外部利益相關(guān)者舉例內(nèi)部利益相關(guān)者(包括職能相關(guān)者)外部利益相關(guān)者——健康與安全/環(huán)境、健康與安全/職業(yè)健康與安全——公司安全/信息安全——數(shù)據(jù)隱私——市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)和溝通——董事會(huì)——采購(gòu)和尋找資源——合規(guī)——保險(xiǎn)供應(yīng)商——差旅管理公司——差旅風(fēng)險(xiǎn)管理公司——相關(guān)的政府機(jī)構(gòu)GB/TXXXXX—XXXX——業(yè)務(wù)連續(xù)性——危機(jī)管理——事件管理——企業(yè)社會(huì)責(zé)任/可持續(xù)性——全球差旅/商務(wù)差旅——人力資源內(nèi)部流動(dòng)/培訓(xùn)——區(qū)域管理——風(fēng)險(xiǎn)管理——運(yùn)營(yíng)——員工/學(xué)生——保險(xiǎn)——財(cái)務(wù)——審計(jì)——法務(wù)——工會(huì)/員工委員會(huì)——差旅和人員流動(dòng)——醫(yī)療——安保——監(jiān)管機(jī)構(gòu)和應(yīng)急服務(wù)——供應(yīng)商和子供應(yīng)商——客戶——差旅者的指定緊急聯(lián)絡(luò)人——差旅者的家屬——當(dāng)?shù)睾献骰锇榛蛏鐓^(qū)4.3差旅人員需要注意差旅者與目的地有關(guān)的個(gè)人資料，因?yàn)榉N族、能力、國(guó)籍、文化身份、性別、性取向、宗教、年齡、職業(yè)、職位、殘疾或病史等因素都可能影響與差旅有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)可能超出安全和安保范圍，還可能引發(fā)醫(yī)療和其他需要。一個(gè)組織可能有幾種不同類(lèi)型的差旅者或差旅群體，分別對(duì)應(yīng)不同的關(guān)照和義務(wù)的要求。TRM職能部門(mén)應(yīng)與組織的人力資源部門(mén)或法律部門(mén)緊密聯(lián)系，以充分了解不同類(lèi)型的差旅者。其中包括：——直接工作者——組織及其供應(yīng)鏈中的其他工作者；——該組織的實(shí)習(xí)生和客人；——與主要差旅者一起出差的家庭(以及其他依靠該差旅者支持的人員，例如財(cái)政支持)；——大學(xué)/學(xué)校的學(xué)生。還應(yīng)考慮差旅的方式，例如：——區(qū)分短期和長(zhǎng)期差旅者(包括外籍人士)；——在本國(guó)居住的，邊遠(yuǎn)地區(qū)工作者；——輪崗工作者。4.4業(yè)務(wù)目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)偏好和標(biāo)準(zhǔn)一個(gè)組織應(yīng)在其業(yè)務(wù)目標(biāo)和機(jī)會(huì)與采取必要的步驟進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理之間進(jìn)行平衡。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案應(yīng)與可預(yù)見(jiàn)的、或預(yù)期的風(fēng)險(xiǎn)水平相符合。組織應(yīng)考慮其準(zhǔn)備接受的風(fēng)險(xiǎn)水平，從而在利用所有機(jī)會(huì)來(lái)滿足其業(yè)務(wù)目標(biāo)的同時(shí)，能夠采取適當(dāng)?shù)拇胧﹣?lái)有效地和高效地管理風(fēng)險(xiǎn)。有些情況下，風(fēng)險(xiǎn)水平是不可接受的，不應(yīng)進(jìn)行差旅。組織的差旅風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)則應(yīng)記錄在差旅風(fēng)險(xiǎn)管理政策中。GB/TXXXXX—XXXX4.5差旅風(fēng)險(xiǎn)管理和實(shí)施一個(gè)組織的差旅風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)和規(guī)模將決定其如何管理差旅風(fēng)險(xiǎn)并予實(shí)施。偶爾前往低風(fēng)險(xiǎn)地點(diǎn)的組織與經(jīng)常在高風(fēng)險(xiǎn)地點(diǎn)工作的組織的風(fēng)險(xiǎn)概況是非常不同的。風(fēng)險(xiǎn)概況還將使組織獲悉在何種程度上可以利用自身資源來(lái)管理風(fēng)險(xiǎn)，或?qū)⑿枰揽康谌焦?yīng)商的支持來(lái)協(xié)助或?qū)嵤┍匾穆毮堋＿@將是在制定和實(shí)施差旅風(fēng)險(xiǎn)管理政策和方案時(shí)需要解決的一個(gè)重要因素。應(yīng)適當(dāng)考慮進(jìn)行成本效益分析，以協(xié)助決策過(guò)程。關(guān)于成本效益分析的進(jìn)一步指南，詳見(jiàn)IEC31010。5管理差旅風(fēng)險(xiǎn)5.1領(lǐng)導(dǎo)作用和承諾最高管理層應(yīng)承擔(dān)并展現(xiàn)其對(duì)組織差旅風(fēng)險(xiǎn)的責(zé)任，并通過(guò)以下方式證明其對(duì)有效管理的承諾和支持：——對(duì)差旅風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程的有效性負(fù)責(zé)；——確保差旅風(fēng)險(xiǎn)管理政策和差旅風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)的制定，并與組織的戰(zhàn)略方向相一致；——確保將差旅風(fēng)險(xiǎn)管理納入組織的業(yè)務(wù)流程；——確保提供差旅風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃所需的資源；——有效溝通差旅風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性、以及遵守差旅風(fēng)險(xiǎn)管理流程及其法律責(zé)任的重要——確保差旅風(fēng)險(xiǎn)管理/計(jì)劃達(dá)到預(yù)期效果；——指導(dǎo)和支持他人對(duì)差旅風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃的有效性作出貢獻(xiàn)；——支持其他相關(guān)管理人員在其職責(zé)范圍內(nèi)展示其領(lǐng)導(dǎo)能力；——按計(jì)劃的時(shí)間間隔對(duì)差旅風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃進(jìn)行管理評(píng)審；——持續(xù)改進(jìn)。組織應(yīng)提供指示和充足的資源，以開(kāi)發(fā)和實(shí)施差旅風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。5.2政策差旅風(fēng)險(xiǎn)管理(TRM)政策應(yīng)作為一個(gè)高級(jí)文件，指明組織的差旅風(fēng)險(xiǎn)管理戰(zhàn)略，這是其更廣泛的風(fēng)險(xiǎn)管理戰(zhàn)略的組成部分。該政策應(yīng)與組織的意圖和方向完全一致，且最高管理層作出同樣的正式表達(dá)。最高管理層應(yīng)建立一個(gè)TRM政策：GB/TXXXXX—XXXX——該政策規(guī)定了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的總體原則、意圖和方向——該政策適合組織的需要和資源條件；——該政策成為本組織管理政策的組成部分；——該政策與組織的風(fēng)險(xiǎn)管理、業(yè)務(wù)連續(xù)性、差旅采購(gòu)和可持續(xù)發(fā)展政策保持一致；——該政策涉及有關(guān)法律、標(biāo)準(zhǔn)、政策及業(yè)務(wù)守則；——該政策為風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過(guò)程制定原則；——該政策考慮(或建立)組織的風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)則；——該政策定義所有相關(guān)利益相關(guān)者的角色、職責(zé)和責(zé)任，包括他們的能力；——該政策陳述組織在與任何差旅有關(guān)的非工作時(shí)間及私人休假時(shí)間(兩者有時(shí)均被稱(chēng)為“休閑時(shí)間”)方面的政策；和——考慮多名差旅者和隨行人員政策，如相關(guān)。TRM政策應(yīng)：——得到最高管理層的批準(zhǔn)；——可被所有適合的利益相關(guān)者使用——通過(guò)信息、教育和培訓(xùn)，在組織內(nèi)進(jìn)行定義和有效溝通；——與更廣泛的風(fēng)險(xiǎn)管理框架相結(jié)合，以確保組織內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)管理方法一致；——定期審查政策的相關(guān)性和政策應(yīng)用的連續(xù)性。為了賦予組織靈活度，以及響應(yīng)組織切實(shí)存在的需求，TRM政策應(yīng)包括特例過(guò)程。設(shè)計(jì)特例過(guò)程是為了確保政策要求的任何例外情況能夠得以進(jìn)行：——根據(jù)該組織的風(fēng)險(xiǎn)偏好、優(yōu)先次序和其他有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)加以考慮；——被提交至相關(guān)的利益相關(guān)者并獲得批準(zhǔn)；——在必要時(shí)進(jìn)行補(bǔ)償性控制措施；——記錄和報(bào)告。例如，由于某些原因，差旅者可能需要在TRM政策之外預(yù)訂差旅。在這些情況下，他們能夠提交政策例外請(qǐng)求至關(guān)重要。政策特例請(qǐng)求的提交、批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)以及任何相關(guān)的控制措施或建議必須得到確認(rèn)和記錄非常重要。如果組織使用差旅管理公司進(jìn)行差旅預(yù)訂，則必須將政策、政策例外流程和變化以清晰和及時(shí)的方式傳達(dá)給差旅管理公司。GB/TXXXXX—XXXX5.3角色、責(zé)任和義務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的最終責(zé)任由最高管理層承擔(dān)，即使責(zé)任已經(jīng)被委派給其他人。最高管理層的“刑事責(zé)任”概念在某些司法管轄區(qū)可能存在。如果有授權(quán)，則應(yīng)以書(shū)面形式記錄授權(quán)。差旅風(fēng)險(xiǎn)管理職能應(yīng)由具有必要能力的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)管理?yè)?dān)任。該職能可以是一個(gè)專(zhuān)門(mén)的角色，也可以是附加的責(zé)任。TRM政策應(yīng)列出各種內(nèi)部和外部利益相關(guān)者的責(zé)任，這些利益相關(guān)者在日常運(yùn)營(yíng)和非日常情況(如事件期間)的實(shí)施中都需發(fā)揮一定的作用。條款4.2提供了內(nèi)部利益相關(guān)者的職能的列表，這些職能可能發(fā)揮作用。還應(yīng)規(guī)定差旅者需遵循組織的TRM政策和程序進(jìn)行合作和行動(dòng)的責(zé)任。該責(zé)任有時(shí)被稱(chēng)為“忠誠(chéng)義務(wù)”。政策中概述的職責(zé)可以在TRM計(jì)劃中更詳細(xì)地展開(kāi)。TRM政策的首要目標(biāo)應(yīng)是確保差旅者能夠在盡可能安全和有保障的環(huán)境中以最佳方式履行職責(zé)，并制定應(yīng)對(duì)緊急情況的程序。TRM政策應(yīng)制定計(jì)劃并界定目標(biāo)。5.5計(jì)劃/建立計(jì)劃在制定TRM計(jì)劃時(shí)，組織應(yīng)：a)確保有來(lái)自最高管理層的充分支持和恰當(dāng)?shù)馁Y源。b)確保開(kāi)發(fā)過(guò)程能如4.2所述，包括內(nèi)部利益相關(guān)者的參與、和來(lái)自內(nèi)外部利益相關(guān)者的輸入，還包括適當(dāng)時(shí)來(lái)自外部利益相關(guān)者的輸入。c)確保TRM職能部門(mén)與相關(guān)領(lǐng)域的員工建立長(zhǎng)期的專(zhuān)業(yè)了解，以促進(jìn)未來(lái)的持續(xù)對(duì)話。d)概述關(guān)鍵過(guò)程及其相互作用。e)確定TRM職能部門(mén)是獨(dú)立的還是現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)的一部分。f)建立與實(shí)施計(jì)劃有關(guān)的所有職責(zé)和角色。g)確保計(jì)劃（包括以項(xiàng)目為導(dǎo)向的運(yùn)營(yíng)/作業(yè)）的健康、安全和安保風(fēng)險(xiǎn)，得以盡早識(shí)別并為其編列預(yù)算。例如，在報(bào)價(jià)階段，招投標(biāo)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)與TRM職能部門(mén)進(jìn)行主動(dòng)對(duì)話，以確定運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)并編制預(yù)算。h)建立確定差旅風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別所需的措施。這些措施應(yīng)包括但不限于：1)確定組織與差旅風(fēng)險(xiǎn)目的地相關(guān)的總體風(fēng)險(xiǎn)概況。應(yīng)包括國(guó)際和國(guó)內(nèi)差旅(如國(guó)籍國(guó)存在被認(rèn)為對(duì)差旅者有風(fēng)險(xiǎn)的地區(qū))。2)列出可能影響組織(包括差旅者)的風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)別，例如：GB/TXXXXX—XXXXi)人員風(fēng)險(xiǎn)—受傷和疾病(包括與工作相關(guān)的)、毆打、拘留、綁架、盜竊、搶劫、死亡；ii)法律風(fēng)險(xiǎn)-刑事訴訟或民事法律后果，或兩者皆有；iii)業(yè)務(wù)連續(xù)性風(fēng)險(xiǎn)—未能克服事件和或未能恢復(fù)正常的運(yùn)營(yíng)、系統(tǒng)和基礎(chǔ)設(shè)施問(wèn)題；iv)聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)—不良的事件響應(yīng)或者因TRM失敗導(dǎo)致的重大的聲譽(yù)損害；v)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)—派遣失敗、差旅擾亂、稅收、簽證/工作許可狀態(tài)、民事索賠、保險(xiǎn)費(fèi)用、轉(zhuǎn)運(yùn)費(fèi)用、醫(yī)療送返；vi)數(shù)據(jù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和信息資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)—數(shù)據(jù)泄露、違反保密性、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)或資產(chǎn)損失、間諜活動(dòng)；vii)對(duì)生產(chǎn)效率/行程有效性的風(fēng)險(xiǎn)—行程失敗、延誤、公司活動(dòng)失敗。3)在風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別、建議的行程和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)是否合適等方面存在意見(jiàn)分歧時(shí)，確定決策標(biāo)準(zhǔn)。關(guān)于TRM計(jì)劃的前期規(guī)劃和開(kāi)發(fā)的更詳細(xì)的指南，見(jiàn)附錄A。5.6實(shí)施組織應(yīng)創(chuàng)建一個(gè)實(shí)施計(jì)劃。該計(jì)劃應(yīng)得到最高管理層的批準(zhǔn)，并應(yīng)將TRM職能整合到組織的運(yùn)營(yíng)中。通常包括：a)目的地和時(shí)間框架1)根據(jù)最新的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)目的地進(jìn)行審查和分類(lèi)。目的地或許需要在城市/省/地區(qū)級(jí)別上考慮，因?yàn)榧词故窃谕粐?guó)家，不同地方的情況可能有很大差異。通常情況下，信息將包括內(nèi)亂、犯罪問(wèn)題、恐怖主義風(fēng)險(xiǎn)、極端天氣風(fēng)險(xiǎn)等細(xì)節(jié)?？梢越柚蜕虡I(yè)資源來(lái)實(shí)施該過(guò)程。2)確定可能對(duì)差旅者的健康、安全和安保產(chǎn)生影響并影響本組織目標(biāo)的事件的日期和時(shí)間框架。3)確保差旅者了解組織或相關(guān)供應(yīng)商對(duì)保險(xiǎn)、送返、使用公司資源、應(yīng)避免的特定地點(diǎn)等施加的任何限制或極限。b)與差旅者本人相關(guān)的事項(xiàng)1)差旅者的具體風(fēng)險(xiǎn)概況。需要特別注意沒(méi)有法定監(jiān)護(hù)人同行的未成年人差旅者。相關(guān)指南詳見(jiàn)附錄B。2)說(shuō)明如何管理/覆蓋在非工作時(shí)間或私人休假時(shí)間(兩者有時(shí)被稱(chēng)為“休閑時(shí)間”)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，如果有相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)的話，組織的差旅風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程需對(duì)此管理/覆蓋。3)對(duì)差旅者進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑u(píng)估和提供相關(guān)培訓(xùn)c)過(guò)程1)建立可行和有效的方案，包括建立一個(gè)適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)，用以準(zhǔn)備和記錄需妥善記錄的文檔，并為已完成的工作和已作出的決定提供證據(jù)。2)為參與方案執(zhí)行的所有人員以及差旅者提高安全意識(shí)、提供培訓(xùn)或其他資源。GB/TXXXXX—XXXX3)差旅人員的出差前授權(quán)、差旅和住宿預(yù)訂程序。如果可以的話，使用集中系統(tǒng)預(yù)訂差旅可以提高管理差旅以及管理出差計(jì)劃潛在變化的效率。4)與內(nèi)部和外部利益相關(guān)者進(jìn)行正常和緊急溝通的線路、方法和程序。5)預(yù)算歸屬和預(yù)算管理。6)確保相關(guān)信息(情報(bào))的收集和分析。該工作可以通過(guò)內(nèi)部資源、第三方供應(yīng)商或?qū)ｉT(mén)從事這方面工作的政府部門(mén)指導(dǎo)來(lái)完成。7)識(shí)別和分配內(nèi)部員工和安全顧問(wèn)/供應(yīng)商之間的職責(zé)。8)考慮全球性擾亂事件對(duì)差旅的影響。附錄C提供了此方面的指南。d)事件管理1)確保組織具備事件和危機(jī)管理團(tuán)隊(duì)或能力，由擁有必要的溝通技能、技術(shù)工具、指示和授權(quán)的合格員工組成，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候、以妥善的方式采取行動(dòng)。2)提前確保在差旅者需要時(shí)，組織有能力提供妥善援助，以解決或許可能發(fā)生的安全和健康問(wèn)題。這些問(wèn)題包括差旅期間的安全協(xié)助、有關(guān)事件的通知、緊急的安全、安保和醫(yī)療援助、轉(zhuǎn)運(yùn)、和差旅后的援助和支持。3)進(jìn)行應(yīng)急管理和溝通。溝通應(yīng)包括運(yùn)營(yíng)的要求、事件發(fā)生后對(duì)員工的責(zé)任承擔(dān)、以及管理與當(dāng)?shù)卣块T(mén)的交流活動(dòng)和公共關(guān)系。4)在適當(dāng)情況下，須及時(shí)向員工事先指定的緊急聯(lián)絡(luò)人或親屬提供信息。6差旅風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估6.1概述風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)在內(nèi)的整個(gè)過(guò)程。該過(guò)程是以對(duì)該組織背景的了解(見(jiàn)第4條)和在考慮之中的某個(gè)特定的旅程安排為基礎(chǔ)。所有的差旅均應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的要素、方法和技術(shù)各不相同。整體環(huán)境、組織政策中確定的原則、以及計(jì)劃中的差旅的特定特征都影響著風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的復(fù)雜程度。應(yīng)確定評(píng)估的范圍，具體說(shuō)明所需評(píng)估的差旅日期、地點(diǎn)和差旅方式，以及所作的任何假設(shè)。這有助于確保差旅不超出相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的范圍。差旅數(shù)量較少的組織可以通過(guò)臨時(shí)方法針對(duì)每次差旅活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。大量出差的組織可以使用相關(guān)技術(shù)對(duì)低風(fēng)險(xiǎn)地點(diǎn)進(jìn)行自動(dòng)化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)地點(diǎn)啟動(dòng)單獨(dú)的詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。此過(guò)程也可以用來(lái)生成差旅前的建議，將之提供給差旅者(見(jiàn)7.4.3)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估主要用于：——了解差旅者和組織所面臨的風(fēng)險(xiǎn)的重要性；——確定事件發(fā)生的可能性，以及如果發(fā)生，其正面或負(fù)面后果的范圍；——對(duì)需要采取行動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行優(yōu)先排序；——通知差旅者是否可以按計(jì)劃進(jìn)行差旅；——使組織能夠就是否批準(zhǔn)計(jì)劃的差旅作出明智的決定；——遵循該組織預(yù)先商定的風(fēng)險(xiǎn)標(biāo)準(zhǔn)，以及在差旅前和差旅期間妥善和充分的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方式；——改變差旅的性質(zhì)及/或改變指定的差旅者。差旅風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)包括安保威脅和安全和健康危害。威脅是一種特殊的風(fēng)險(xiǎn)源。例如，如果存在特定的威脅，前往原本是低風(fēng)險(xiǎn)國(guó)家的差旅則被視為高風(fēng)險(xiǎn)差旅，并需要據(jù)此制定相應(yīng)的措施。GB/TXXXXX—XXXX注：當(dāng)一名有動(dòng)機(jī)的犯罪分子在合適的時(shí)間和地點(diǎn)遇到合適的目標(biāo)，而對(duì)該犯罪分子又沒(méi)有適當(dāng)?shù)膶?duì)策時(shí)，犯罪風(fēng)險(xiǎn)和安全風(fēng)險(xiǎn)會(huì)更大。差旅期間的安全威脅包括：——犯罪(從機(jī)會(huì)主義的輕微犯罪到有組織的綁架勒索)；——恐怖主義；——網(wǎng)絡(luò)犯罪；——激進(jìn)主義(例如政治、宗教、意識(shí)形態(tài))；——國(guó)家壓迫/鎮(zhèn)壓；——社會(huì)工程行為；——根據(jù)差旅者的個(gè)人情況或組織情況作出的攻擊性或負(fù)面行為(見(jiàn)4.3)。潛在的危害包括：——與傳染病及其暴發(fā)、當(dāng)?shù)匦l(wèi)生條件或食源性疾病有關(guān)的健康危害；——交通事故(地面、海上或航空差旅)；——由環(huán)境引起的事件(不利的天氣條件、障礙物、設(shè)備故障，如突然發(fā)生的自動(dòng)扶梯或電梯技術(shù)事件)；——工業(yè)災(zāi)害(例如爆炸、倒塌、火災(zāi))；——非故意/過(guò)失行為。安保威脅和安全與健康危害都有可能對(duì)差旅者的身心健康和本組織的業(yè)務(wù)目標(biāo)產(chǎn)生影同樣重要的是，要注意差旅者本身可能成為一種危害，因?yàn)楫?dāng)差旅者來(lái)自或前往可能有地方病或流行病的地方時(shí)，可能成為將疾病傳播給其他工作人員的媒介。差旅風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的開(kāi)展，建議與差旅者及相關(guān)的內(nèi)部利益相關(guān)者通過(guò)包容和協(xié)作的方式完成。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)增高的差旅，包括高風(fēng)險(xiǎn)目的地差旅、高關(guān)注度的訪問(wèn)或涉及高風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)的差旅，組織可以使用外部專(zhuān)業(yè)供應(yīng)商。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果應(yīng)予以記錄，從而據(jù)此發(fā)布有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案的決定。如果組織使用技術(shù)手段來(lái)授權(quán)低風(fēng)險(xiǎn)差旅，或許可以通過(guò)讓差旅者認(rèn)可其收到和閱讀了他們的差旅前建議來(lái)實(shí)現(xiàn)。關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的更多信息詳見(jiàn)ISO31000：2018,6.4和IEC31010。6.2風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的目的是發(fā)現(xiàn)、識(shí)別和描述能夠影響組織實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)的能力的風(fēng)險(xiǎn)。相關(guān)的、適當(dāng)?shù)暮妥钚碌男畔?duì)于識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)至關(guān)重要。有各種信息來(lái)源可用于識(shí)別與差旅有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。其中包括開(kāi)源信息和有產(chǎn)權(quán)的信息。國(guó)際來(lái)源和當(dāng)?shù)貋?lái)源的信息，例如公開(kāi)性的政府統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以提供與犯罪統(tǒng)計(jì)、地緣政治和正在評(píng)估的地點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)級(jí)有關(guān)的客觀數(shù)據(jù)。也可以向此前或許有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的差旅者的組織進(jìn)行咨詢。外交部和大使館可以成為有用的信息和建議來(lái)源。此外，地方政府機(jī)構(gòu)可以提供更多的、與具體地點(diǎn)有關(guān)的健康、安全和安保事項(xiàng)的關(guān)鍵信息，包括與特定差旅有關(guān)的立法。組織可以決定聘請(qǐng)外部差旅安全專(zhuān)家為組織承擔(dān)部分風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別工作。風(fēng)險(xiǎn)可以與差旅者的安全、安保和健康目標(biāo)相關(guān)聯(lián)，也可以與組織的其他目標(biāo)相關(guān)聯(lián)。如果這些目標(biāo)之間存在潛在的沖突，組織應(yīng)優(yōu)先考慮保護(hù)差旅者。例如5.5h)2)中的清單列出的風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)別，可能是有用的。但是，這些風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)別不應(yīng)限制住組織的思維，因?yàn)榛蛟S需要考慮到與差旅背景有關(guān)的其他的特定因素。IEC31010中描述的工具可用于幫助識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)。GB/TXXXXX—XXXX組織應(yīng)考慮可能導(dǎo)致差旅者和運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的新興風(fēng)險(xiǎn)或發(fā)展中的風(fēng)險(xiǎn)。這些風(fēng)險(xiǎn)具有高度的不確定性，具有一個(gè)或多個(gè)具體特征(例如，不穩(wěn)定的、復(fù)雜的、模糊的、混亂的、相互關(guān)聯(lián)的、相互依賴(lài)的、中/長(zhǎng)期的、不可控的、廣泛的)。新興風(fēng)險(xiǎn)或發(fā)展中的風(fēng)險(xiǎn)的例子包括網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)；惡劣天氣的頻率或強(qiáng)度增加；傳染病流行或大流行。6.3風(fēng)險(xiǎn)分析風(fēng)險(xiǎn)分析的目的是了解所識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)(見(jiàn)6.2)及其特征。分析技術(shù)可以是定性的、定量的或兩者的結(jié)合，這取決于環(huán)境和需要作出的決定。風(fēng)險(xiǎn)分析涉及對(duì)不確定性、風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源、原因和驅(qū)動(dòng)因素、后果、可能性、事件、場(chǎng)景、控制措施及其有效性的考慮。風(fēng)險(xiǎn)分析的情報(bào)來(lái)源包括歷史信息、專(zhuān)家建議和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)分析應(yīng)考慮以下因素：——事件及其后果的可能性；——后果的性質(zhì)和規(guī)模；——復(fù)雜性和關(guān)聯(lián)性；——與時(shí)間有關(guān)的因素和波動(dòng)性；——現(xiàn)有控制措施的有效性；——敏感度和置信度范圍。如果識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)水平顯著，特別是對(duì)生命構(gòu)成威脅時(shí)，該政策應(yīng)包括一個(gè)升級(jí)過(guò)程。6.4風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了支持決策。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估包括將風(fēng)險(xiǎn)分析的結(jié)果(見(jiàn)6.3)與已建立的組織風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)則進(jìn)行比較，以確定采取額外行動(dòng)的價(jià)值。決策可能包括評(píng)估是否應(yīng)該繼續(xù)差旅、或取消差旅，或者以其他接觸或交流的方式取代差旅。也可能包括修改目標(biāo)。假設(shè)差旅將會(huì)發(fā)生，則需要進(jìn)一步評(píng)估以下內(nèi)容：——現(xiàn)有的通用控制措施是否適用于特定情形和已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)；——新的控制措施是否能更好地應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，例如：——更改行程，以限制風(fēng)險(xiǎn)暴露；——調(diào)整差旅人數(shù)/類(lèi)型，以限制風(fēng)險(xiǎn)暴露；——調(diào)整交通方式(例如飛行而非陸路)；——減少差旅天數(shù)。——應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)、費(fèi)用和利益來(lái)選擇進(jìn)行何種差旅安排；——應(yīng)重新考慮剩余風(fēng)險(xiǎn)是否可接受或是否決定繼續(xù)差旅。應(yīng)參考以下因素做出決策：——差旅的背景和目的；——更廣泛的背景，以及對(duì)外部和內(nèi)部利益相關(guān)者的實(shí)際的和可感知到的后果；——涉及的成本和利益；——差旅者的背景；——所涉風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)和程度。對(duì)于常見(jiàn)的情況，或許可以根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和組織的政策和規(guī)則做出決策，或者使用簡(jiǎn)單的風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)則表達(dá)。在面臨新情況或高度不確定性的情況下(這些情況往往導(dǎo)致高風(fēng)險(xiǎn)的后果)，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估通常需要結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)分析的詳細(xì)信息，以及涉及更多的協(xié)商和咨詢的過(guò)程。為了做出一個(gè)好的決定，可能需要尋求進(jìn)一步的信息和進(jìn)一步的分析。GB/TXXXXX—XXXX7差旅風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)7.1概述在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的基礎(chǔ)上，組織應(yīng)確保其控制措施能夠在差旅前、差旅中、事件中、事件后以及差旅完成后處理風(fēng)險(xiǎn)?？刂拼胧?yīng)根據(jù)目的地和差旅者的個(gè)人情況、他們的活動(dòng)和他們所攜帶的信息資料而定?；蛟S需要一種或幾種處理方案將風(fēng)險(xiǎn)調(diào)整到可接受的水平。同樣的處理方案也可能影響多種差旅相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。因此，在選擇處理方案時(shí)，應(yīng)考慮到影響具體擬議差旅的風(fēng)險(xiǎn)范圍，而不是孤立地考慮每一種風(fēng)險(xiǎn)。與差旅風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的一系列處理方案在此條款中列出。最高管理層有責(zé)任確保與差旅相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)管理安排到位。多個(gè)個(gè)人，包括管理層、簽約供應(yīng)商和差旅者本人，都有責(zé)任管理這些風(fēng)險(xiǎn)。這包括確保實(shí)施將風(fēng)險(xiǎn)調(diào)整到可接受水平的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的責(zé)任。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)處理方案做出選擇和決定，需要權(quán)衡可能出現(xiàn)的總體優(yōu)勢(shì)(有形和無(wú)形的)和劣勢(shì)(不成比例的費(fèi)用和其他不利影響)，以及需要判斷這些優(yōu)劣勢(shì)如對(duì)擬議差旅的目標(biāo)和組織的總目標(biāo)的影響。然而，當(dāng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)處理方案的選擇關(guān)乎差旅者的風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，這就不僅僅是一個(gè)經(jīng)濟(jì)問(wèn)題了。一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)可以有多個(gè)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案，一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案可以適用于多個(gè)風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)需要被不斷監(jiān)測(cè)和審查，以確保：——風(fēng)險(xiǎn)的情況或風(fēng)險(xiǎn)性質(zhì)的任何變化都需要被考慮是否需要據(jù)此進(jìn)一步修改風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案；——風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)戰(zhàn)略仍需符合商定的應(yīng)對(duì)目標(biāo)；——組織有足夠的能力繼續(xù)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)處理并實(shí)現(xiàn)目標(biāo)；——風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)不會(huì)對(duì)其他控制措施產(chǎn)生不利影響或改變其他風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)。7.2風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避7.2.1差旅前授權(quán)應(yīng)建立差旅前授權(quán)和預(yù)訂程序，以確保所有計(jì)劃的差旅都得以記錄，記錄向TRM職能部門(mén)開(kāi)放，TRM職能部門(mén)根據(jù)商定的政策、計(jì)劃和風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)則進(jìn)行評(píng)估和批準(zhǔn)。該程序也可以用來(lái)降低風(fēng)險(xiǎn)。該程序應(yīng)通過(guò)識(shí)別相關(guān)的醫(yī)療(如接種疫苗)或簽證要求，來(lái)協(xié)助計(jì)劃相關(guān)差旅。該程序還應(yīng)該為T(mén)RM職能部門(mén)提供在事件發(fā)生時(shí)快速反應(yīng)所需的數(shù)據(jù)。該程序是一種用于批準(zhǔn)組織所面臨的總體風(fēng)險(xiǎn)的方式，而不僅僅是批準(zhǔn)差旅者的目標(biāo)。這可以通過(guò)確保由高級(jí)行政管理人員或通常的職能管理人員批準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)。具有批準(zhǔn)權(quán)限的人員級(jí)別資歷應(yīng)與差旅相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)正相關(guān)。應(yīng)制定一個(gè)強(qiáng)制性的預(yù)訂流程，明確列出可適用于各種形式的差旅、交通和住宿的預(yù)訂渠道。注：根據(jù)差旅的性質(zhì)和數(shù)量，組織可以選擇使用技術(shù)平臺(tái)進(jìn)行預(yù)訂。技術(shù)平臺(tái)也可以用于分類(lèi)管理差旅，例如低風(fēng)險(xiǎn)差旅可觸發(fā)系統(tǒng)自動(dòng)授權(quán)，同時(shí)標(biāo)記其他差旅，并對(duì)之進(jìn)行更仔細(xì)的審查。7.2.2限制限制可用于應(yīng)對(duì)各種差旅風(fēng)險(xiǎn)。例如：——使用遠(yuǎn)程會(huì)議技術(shù)可避免高風(fēng)險(xiǎn)差旅；GB/TXXXXX—XXXX——特定的安全相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)可通過(guò)以下措施加以避免：——在特定的地點(diǎn)和情況下使用的交通工具類(lèi)型；——每天允許人員移動(dòng)的時(shí)間；——在目的地某一特定地點(diǎn)的移動(dòng)；——限制差旅時(shí)所攜帶的信息資料、設(shè)備和資產(chǎn)，可降低與信息保護(hù)和隱私保護(hù)有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)；——可通過(guò)限制同一交通工具(如飛機(jī)、船只、汽車(chē))一起運(yùn)送旅客的人數(shù)來(lái)避免關(guān)鍵人員的損失或延誤，及其對(duì)業(yè)務(wù)連續(xù)性的潛在影響；——限制旅客在高風(fēng)險(xiǎn)地點(diǎn)逗留的時(shí)間，以及考慮旅客的個(gè)人背景，可將低旅客在高風(fēng)險(xiǎn)地點(diǎn)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)；——可考慮有關(guān)地點(diǎn)的公眾假期及環(huán)境因素，以降低行程有效性風(fēng)險(xiǎn)及安全和安保風(fēng)險(xiǎn)。限制也適用于住宿的類(lèi)型。見(jiàn)附錄E。注：避免一種風(fēng)險(xiǎn)可能涉及引入新的風(fēng)險(xiǎn)，也可能限制機(jī)會(huì)。7.3風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)7.3.1概述在差旅風(fēng)險(xiǎn)管理的背景下，可以通過(guò)在合同條款中規(guī)定風(fēng)險(xiǎn)分配和連帶責(zé)任的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)。使用第三方合同的，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明是否可以通過(guò)合同轉(zhuǎn)讓、賠償或者商業(yè)保險(xiǎn)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分配。風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)應(yīng)被視為差旅風(fēng)險(xiǎn)管理的補(bǔ)充，而不是替代。7.3.2保險(xiǎn)考慮到不同的國(guó)家的要求和國(guó)際要求，組織應(yīng)確保擁有與其風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估相適應(yīng)的充分和適當(dāng)?shù)谋ｋU(xiǎn)覆蓋。應(yīng)提供包括責(zé)任險(xiǎn)在內(nèi)的保險(xiǎn)來(lái)覆蓋一系列可能的問(wèn)題，例如：——航班取消/延誤，行李丟失；——受傷、急診、死亡；——恐怖主義、網(wǎng)絡(luò)犯罪、盜竊和刑事?lián)p害；——轉(zhuǎn)運(yùn)，送返。組織應(yīng)了解保單范圍內(nèi)的任何特殊除外責(zé)任。組織還應(yīng)驗(yàn)證所有服務(wù)供應(yīng)商是否有充分和適當(dāng)?shù)谋ｋU(xiǎn)。如果任何第三方供應(yīng)商沒(méi)有合理的保險(xiǎn)覆蓋，組織的保險(xiǎn)供應(yīng)商應(yīng)該知情。7.3.3特殊保險(xiǎn)特殊風(fēng)險(xiǎn)保險(xiǎn)可用于為沖突風(fēng)險(xiǎn)、綁架和贖金以及關(guān)鍵人員的損失提供保險(xiǎn)。綁架和贖金保險(xiǎn)是組織派遣差旅者前往已知的、具有綁架和贖金威脅地點(diǎn)差旅的一個(gè)重要考慮因素。這種保險(xiǎn)通常還會(huì)提供專(zhuān)家顧問(wèn)的服務(wù)，以幫助制定計(jì)劃和管理事故。使用這種保險(xiǎn)通常是高度敏感和機(jī)密的事情，組織中只有極少數(shù)人知道保險(xiǎn)范圍。TRM職能部門(mén)和危機(jī)管理團(tuán)隊(duì)的適當(dāng)成員應(yīng)參與此類(lèi)保險(xiǎn)服務(wù)的采購(gòu)過(guò)程，以便能夠設(shè)計(jì)升級(jí)程序并將其納入事件管理計(jì)劃。在有些國(guó)家，特定的“關(guān)鍵人員保險(xiǎn)”是合法的，可以為組織損失關(guān)鍵人員或商業(yè)上重要的人員提供保險(xiǎn)。注：在一些國(guó)家，立法禁止綁架和贖金保險(xiǎn)。在這種情況下，本款將不適用。GB/TXXXXX—XXXX7.4降低風(fēng)險(xiǎn)7.4.1選擇應(yīng)對(duì)方案最為常見(jiàn)是通過(guò)識(shí)別和選擇風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案，以處理風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源。例如，風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源可能包括：a)差旅目的地或差旅目的地的情況/風(fēng)險(xiǎn)；b)住宿；c)差旅路線；d)行程；e)差旅時(shí)間；f)差旅者和組織的背景；g)相關(guān)的地緣政治環(huán)境；h)有關(guān)的政府/監(jiān)管建議；i)網(wǎng)絡(luò)威脅；j)顯著的文化和宗教差異；k)獲得關(guān)鍵基礎(chǔ)設(shè)施和資源；l)關(guān)聯(lián)風(fēng)險(xiǎn)因素，如極端天氣、自然災(zāi)害、沖突、傳染病流行/大流行、通信可靠性7.4.2能力組織應(yīng)具備的能力：a)為差旅者和負(fù)責(zé)差旅管理或應(yīng)對(duì)影響組織的差旅安全、健康和安?？?jī)效以及合規(guī)要求事件的人員設(shè)置最低能力要求。b)定期審查差旅者和參與差旅風(fēng)險(xiǎn)管理人員的能力。應(yīng)確定評(píng)估的要素。這可以包括審查文件，例如事件記錄、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、良好做法和來(lái)自其他組織(如援助服務(wù)供應(yīng)商、保險(xiǎn)供應(yīng)商、政府和其他機(jī)構(gòu))的建議。c)在能力評(píng)估中考慮適當(dāng)?shù)慕逃?、培?xùn)和經(jīng)驗(yàn)。d)確定與差旅安全、安保和健康相關(guān)的培訓(xùn)需求。關(guān)于培訓(xùn)的進(jìn)一步指南見(jiàn)附錄F。e)采取支持行動(dòng)以獲得必要的能力(如果合適的話)，并評(píng)估所采取行動(dòng)的有效性(例如培訓(xùn)、教導(dǎo)、重新派遣差旅人員、雇用或與有能力的供應(yīng)商簽訂合同)。f)在選擇供應(yīng)商和子供應(yīng)商時(shí)，確保驗(yàn)證其能力和經(jīng)驗(yàn)：1）適宜的認(rèn)可、認(rèn)證和執(zhí)照；2）既往相關(guān)經(jīng)驗(yàn)及其專(zhuān)業(yè)和道德聲譽(yù)的證據(jù)(如果適當(dāng)，還應(yīng)包括審查過(guò)程)；3）服務(wù)所能覆蓋的地理范圍使其能夠在潛在的差旅者欲前往的地點(diǎn)提供支持。組織應(yīng)妥善保留記錄作為能力的證據(jù)。7.4.3信息、建議和更新組織應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：——在差旅前和差旅期間，主動(dòng)向差旅者提供相關(guān)信息和建議，其中重點(diǎn)評(píng)估出差地的醫(yī)療、安全等風(fēng)險(xiǎn)?！鞔_服務(wù)和步驟，以保障及時(shí)向差旅者提供影響差旅安全的信息。——實(shí)施步驟以確保差旅者收到并確認(rèn)所提供的信息和建議。GB/TXXXXX—XXXX7.4.4通訊協(xié)議/平臺(tái)通信協(xié)議在應(yīng)對(duì)任何事件中都是至關(guān)重要的，關(guān)鍵的利益相關(guān)者應(yīng)該在他們職責(zé)范圍內(nèi)得到良好的培訓(xùn)和實(shí)踐，他們應(yīng)該有知識(shí)和能力使用指定的平臺(tái)來(lái)觸發(fā)事件管理響應(yīng)。其中，通信協(xié)議中應(yīng)該包括其被脅迫時(shí)使用的程序(例如，使用可識(shí)別的代碼或表達(dá)來(lái)表明個(gè)人遇到了麻煩)。在計(jì)劃中，組織應(yīng)考慮可用于大眾傳播的方法。如利用專(zhuān)業(yè)工具或服務(wù)提供商、內(nèi)部網(wǎng)和社會(huì)媒體平臺(tái)來(lái)快速傳播信息。組織應(yīng)考慮到，某些特定的技術(shù)設(shè)備的使用應(yīng)考慮到當(dāng)?shù)胤上拗啤?.4.5住宿的選擇組織應(yīng)基于風(fēng)險(xiǎn)制定TRM政策和選擇住宿，包括酒店、服務(wù)式公寓、短期租賃或“共享經(jīng)濟(jì)”，但并非所有情況下都需要進(jìn)行單獨(dú)的現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估。對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)地點(diǎn)的住宿，可以使用基于證據(jù)問(wèn)卷進(jìn)行評(píng)估，以確認(rèn)住宿提供者的健康、安全和安保標(biāo)準(zhǔn)。TRM功能應(yīng)參與設(shè)計(jì)問(wèn)卷和分析結(jié)果。如果認(rèn)為個(gè)人評(píng)估或現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估是合適的，組織應(yīng)使用有能力的內(nèi)部或外部評(píng)估人員。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)地點(diǎn)的住宿，應(yīng)評(píng)估額外的特定安全和安保能力，以及任何可預(yù)見(jiàn)的事件(見(jiàn)一些組織在其差旅方案中提到“首選”或“批準(zhǔn)”的住宿，一般考慮的事房型、價(jià)格、取消政策、可用服務(wù)范圍等方面，并不一定涉及本文件所述的健康、安全和安保風(fēng)險(xiǎn)。因此，組織應(yīng)明確如果使用這些術(shù)語(yǔ)，應(yīng)包括健康、安全和安保方面的考慮。對(duì)于第三方保證方案，對(duì)酒店的健康、安全和安保安排標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的、基于證據(jù)的評(píng)估，這些可稱(chēng)為“認(rèn)證”和“認(rèn)可”。當(dāng)一個(gè)組織選擇使用這樣的保證方案時(shí)，應(yīng)該進(jìn)行盡職調(diào)查，以確保其范圍、設(shè)計(jì)和操作。需要考慮的事項(xiàng)包括：——方案的范圍；——方案如何收集評(píng)估所依據(jù)的證據(jù)，例如基于問(wèn)卷調(diào)查或現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證；——是基于對(duì)單個(gè)酒店的評(píng)估，還是基于適用于連鎖酒店的公司政策的評(píng)估；——詳細(xì)評(píng)估的頻次；——方案如何考慮變化或新出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)；——方案本身是否以某種方式單獨(dú)驗(yàn)證。GB/TXXXXX—XXXX7.4.6信息安全和隱私保護(hù)組織應(yīng)仔細(xì)考慮與其業(yè)務(wù)、任務(wù)和差旅者相關(guān)的數(shù)據(jù)保護(hù)、信息安全和隱私要求，并實(shí)施適當(dāng)?shù)拇胧﹣?lái)管理這些風(fēng)險(xiǎn)。組織應(yīng)確保其已考慮同意，并獲得有關(guān)信息安全和隱私保護(hù)的主管建議。這可以在組織內(nèi)部獲得，也可以在外部專(zhuān)家的幫助下獲得，或者兩者兼而有之。各組織應(yīng)確保信息得到適當(dāng)保護(hù)和保障，以避免影響差旅者健康、安全、安保、隱私或組織目標(biāo)的后果。組織應(yīng)確定相關(guān)的數(shù)據(jù)隱私立法。健康保險(xiǎn)可移植性和責(zé)任法案(HIPPA)和歐洲的通用數(shù)據(jù)保護(hù)條例(GDPR)，并相應(yīng)地計(jì)劃和推進(jìn)。信息來(lái)源包括：——由組織或第三方生成、收集、存儲(chǔ)或處理的信息，如差旅者、行程和位置數(shù)據(jù)；——差旅者在出差期間和返程期間攜帶或使用的信息。信息安全和隱私保護(hù)的關(guān)鍵考慮因素應(yīng)包括：a）知識(shí)產(chǎn)權(quán)；b）醫(yī)療數(shù)據(jù)和個(gè)人資料數(shù)據(jù)，尤其是高度敏感的個(gè)人數(shù)據(jù)，可能需要額外的控制，這些數(shù)據(jù)可能受到不同司法管轄區(qū)的監(jiān)管；c）生命證明文件需以高級(jí)別的安全儲(chǔ)存，并制定緊急訪問(wèn)協(xié)議；d）組織與第三方之間的數(shù)據(jù)傳輸；e）用于存儲(chǔ)信息的信息系統(tǒng)或媒體的安全性；f）確保組織或第三方通過(guò)平臺(tái)、工具和應(yīng)用程序生成、收集、存儲(chǔ)或處理的所有數(shù)據(jù)的安全性；g）確保所有差旅者的隱私問(wèn)題得到解決；h）確保所有系統(tǒng)和流程定期審查和審計(jì)；i）確保在差旅期間使用安全的通信方法，以避免使用不安全的網(wǎng)絡(luò)，特別是在傳遞敏感信息時(shí)；j）出于工作目的使用個(gè)人設(shè)備的潛在影響；k）在海外差旅期間遠(yuǎn)程訪問(wèn)與工作相關(guān)的信息或數(shù)據(jù)；l）在目的地使用信息技術(shù)(IT)以及可能適用的任何限制；m）確保差旅者了解可能泄露信息的情況，例如在進(jìn)入某些國(guó)家時(shí)被要求解鎖移動(dòng)設(shè)備或輸入筆記本電腦密碼(包括社交媒體帳戶)，這也可能發(fā)生在受到當(dāng)局突然檢查(例如黎明突擊檢查)的商務(wù)差旅者身上；GB/TXXXXX—XXXXn）確保差旅者意識(shí)到社會(huì)工程、妥協(xié)情況、誘餌等有關(guān)信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全和隱私保護(hù)的更多信息，請(qǐng)參閱ISO/IEC27000系列標(biāo)準(zhǔn)。7.4.7運(yùn)輸組織應(yīng)評(píng)估差旅者使用的所有合適的交通方式，包括航空、海運(yùn)、火車(chē)、公共汽車(chē)、出租車(chē)和共享經(jīng)濟(jì)交通。組織應(yīng)制定使用航空公司的政策。除了航線、定價(jià)、服務(wù)質(zhì)量、及時(shí)性等，該政策還可以考慮安全記錄、衛(wèi)生措施、財(cái)務(wù)狀況、信用等因素，可以參考外部開(kāi)源網(wǎng)站，如國(guó)際航空運(yùn)輸協(xié)會(huì)(IATA)或國(guó)家航空運(yùn)輸監(jiān)管機(jī)構(gòu)。對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)地點(diǎn)，組織應(yīng)概述需要使用預(yù)先安排的交通工具或官方和授權(quán)的公共出租車(chē)。在高風(fēng)險(xiǎn)地點(diǎn)，應(yīng)仔細(xì)規(guī)劃地面運(yùn)輸，并應(yīng)使用適當(dāng)?shù)姆?wù)提供商，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)確定是否需要安全運(yùn)輸。組織應(yīng)將使用拼車(chē)公司的服務(wù)作為一般和特定的地方政策進(jìn)行評(píng)估。這應(yīng)該考慮到差旅者面臨的潛在安全風(fēng)險(xiǎn)，特別是在高犯罪率地區(qū)和拼車(chē)服務(wù)的使用受到爭(zhēng)議或有效監(jiān)管的地方。7.4.8路費(fèi)管理在某些情況下，組織應(yīng)在差旅前制定加強(qiáng)的差旅管理安排，如到高風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)出差。風(fēng)險(xiǎn)目的地或差旅者在特定地點(diǎn)的形象。具體措施包括詳細(xì)的出差路線評(píng)估、迎接服務(wù)、額外的安全援助、安全住宿選擇等，以反映差旅者的情況和地面風(fēng)險(xiǎn)水平。分析組織應(yīng)該制定計(jì)劃來(lái)管理任何意想不到的行程變化，應(yīng)該完成分析，以確定旅程管理中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。行程管理可以通過(guò)內(nèi)部資源或第三方提供商來(lái)實(shí)現(xiàn)。7.4.9醫(yī)療健康風(fēng)險(xiǎn)概述組織應(yīng)對(duì)所有差旅者進(jìn)行適當(dāng)?shù)臋z查，以確保制定與差旅者自身醫(yī)療(身體上和精神上)適合的差旅計(jì)劃，并能夠應(yīng)對(duì)差旅者可能帶來(lái)的額外壓力，這種檢查應(yīng)考慮到先前存在或多重共存的健康狀況。差旅后檢查也是必要的，特別是差旅者正在或曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)緊張的情況或事件。在不熟悉的地方出差、工作以及在有限的時(shí)間內(nèi)完成多項(xiàng)任務(wù)的壓力會(huì)讓人感到壓力。組織應(yīng)采取措施減輕壓力(例如，商務(wù)會(huì)議以確保有時(shí)間適應(yīng)新的日常工作或時(shí)區(qū))，并為差旅者提供適當(dāng)?shù)慕ㄗh，使他們意識(shí)到自己的身心極限。GB/TXXXXX—XXXX組織應(yīng)評(píng)估目的地國(guó)家支持突發(fā)事件和已有疾病差旅者的能力。當(dāng)差旅者來(lái)自或前往可能因地方病或流行病而對(duì)其他工作人員構(gòu)成風(fēng)險(xiǎn)的地方時(shí)，應(yīng)在差旅前后考慮適當(dāng)?shù)闹委煼桨福胧┦纠砂ú盥们昂蟮臋z測(cè)和隔離。對(duì)差旅者和同事的預(yù)防性治療：健康證明、檢測(cè)結(jié)果和疫苗接種卡可根據(jù)差旅者的需要以紙質(zhì)或數(shù)字格式保密提供。各組織應(yīng)考慮利用職業(yè)健康和安全專(zhuān)業(yè)知識(shí)來(lái)評(píng)估規(guī)劃要求，并支持醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和治療。差旅者休養(yǎng)組織應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：——考慮頻繁的商務(wù)差旅對(duì)商務(wù)差旅者健康的影響。我們應(yīng)該考慮咨詢或雇傭職業(yè)健康從業(yè)人員來(lái)評(píng)估與差旅有關(guān)的壓力、傷害、疾病和休養(yǎng)的需要，這種評(píng)估還應(yīng)該包括檢查長(zhǎng)途飛行或公路、鐵路差旅的影響?！鞔_差旅者在差旅后有權(quán)獲得哪些休息和休養(yǎng)。休息和休養(yǎng)的時(shí)間應(yīng)根據(jù)差旅的具體情況而定，并應(yīng)考慮：——飛行時(shí)間長(zhǎng)短，包括中途停留和轉(zhuǎn)機(jī)；——時(shí)間差異；——航空差旅的等級(jí)(包括休息/睡眠能力)；——差旅期間承擔(dān)的活動(dòng)強(qiáng)度；——目的地(如高風(fēng)險(xiǎn)或非高風(fēng)險(xiǎn))；——任何身體或心理健康狀況——差旅中可能發(fā)生的事件醫(yī)療組織應(yīng)確保差旅者獲得專(zhuān)業(yè)醫(yī)療建議，以確定是否建議在其差旅中使用藥物或接種疫苗，或者在中途停留或目的地是否認(rèn)為任何藥物是非法的。差旅者應(yīng)確保他們?cè)谟?jì)劃的差旅期間有足夠的藥物，并在差旅中斷時(shí)預(yù)留數(shù)量，這既包括他們經(jīng)常服用的藥物，也包括他們需要服用的藥物，以應(yīng)對(duì)不規(guī)律和不可預(yù)測(cè)的健康狀況。藥物許可安排在不同國(guó)家之間可能有很大差異，無(wú)論是在非處方藥物還是處方藥物方面。同一種藥物的商品名稱(chēng)在不同國(guó)家也可能不同，需考慮到以下方面：GB/TXXXXX—XXXX——差旅者攜帶適當(dāng)?shù)尼t(yī)療證明和有關(guān)其隨身攜帶的任何藥物的主要成分和劑量的信——差旅者攜帶醫(yī)療證明(或其他可接受的證據(jù))，以證明其持有和使用的合理性，例如攜帶的藥物在前往的地方未經(jīng)批準(zhǔn)；——如果打算在出差地區(qū)采購(gòu)藥物，提前獲得在要訪問(wèn)的國(guó)家可以獲得藥物(以及以什么名義)的保證。組織應(yīng)協(xié)助提供與差旅相關(guān)的疫苗接種和藥物，并根據(jù)專(zhuān)家建議提供任何差旅前檢測(cè)要組織應(yīng)確保差旅者認(rèn)為敏感的任何醫(yī)療信息得到尊重，并被嚴(yán)格保密，見(jiàn)7.4.6。目的地的偏遠(yuǎn)和對(duì)差旅者進(jìn)行醫(yī)療疏散的能力可能會(huì)加劇許多風(fēng)險(xiǎn)因素。為減輕這些風(fēng)險(xiǎn)，在適當(dāng)情況下為差旅者提供醫(yī)療包是一種良好做法。有特殊需要的差旅者對(duì)于一些差旅者來(lái)說(shuō)，如果他們?cè)趪?guó)外遇到健康問(wèn)題，準(zhǔn)備一份具體的醫(yī)療應(yīng)對(duì)計(jì)劃是合適的。組織應(yīng)考慮對(duì)有特殊需要的差旅者是否有必要提出特殊要求。例如，它應(yīng)確保航空公司和酒店能夠提供所需的幫助，特別注意輪椅、服務(wù)性動(dòng)物等。7.4.10醫(yī)療和安全支持服務(wù)在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估后，組織應(yīng)考慮其在持續(xù)醫(yī)療和安全支助服務(wù)方面的需求和能力，第三方服務(wù)提供者和分提供者可在需要時(shí)協(xié)助提供差旅前、差旅期間和差旅后的醫(yī)療和安全咨詢和支助，這種支助可包括評(píng)估、提供和傳播信息、咨詢和最新情況，并酌情包括實(shí)際和后勤支助。許多醫(yī)療急救提供者都有工具/應(yīng)用程序，可以找到和定位差旅目的地、醫(yī)生、醫(yī)院和其他醫(yī)療提供者。這些工具可以幫助差旅者自我保護(hù)。該組織應(yīng)作出安排，確保任何必要的醫(yī)療和安全援助能夠得到保障和資助。安全援助可包括：——現(xiàn)場(chǎng)簡(jiǎn)報(bào)；——保安司機(jī)(有或沒(méi)有武裝或非武裝保安人員的支援)；——公開(kāi)或隱蔽的貼身保護(hù)；——與公安機(jī)關(guān)的聯(lián)絡(luò)。GB/TXXXXX—XXXX組織應(yīng)確保與當(dāng)?shù)睾徒M織本身的此類(lèi)提供者進(jìn)行適當(dāng)?shù)膮f(xié)調(diào)。應(yīng)仔細(xì)選擇這些提供者和子提供者，以確保他們的能力和經(jīng)驗(yàn)。7.4.2款列出的f)項(xiàng)對(duì)需要考慮的事項(xiàng)提供了指導(dǎo)。主題專(zhuān)家和TRM職能部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格審查正在傳播的建議和第三方服務(wù)提供商提供的服務(wù)，以確認(rèn)其充分和客觀。組織應(yīng)該意識(shí)到它對(duì)第三方服務(wù)提供者所做的決定負(fù)責(zé)。關(guān)于安全服務(wù)提供商合同的進(jìn)一步信息可在lS018788：2015和參考文獻(xiàn)[9]和[10]中找到。7.4.11事件管理規(guī)劃事件管理措施應(yīng)以風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估為基礎(chǔ)，并應(yīng)與地點(diǎn)相稱(chēng)。組織應(yīng)提供清晰的事件和未遂事件報(bào)告程序和模板。組織應(yīng)處理全球和本地事件響應(yīng)計(jì)劃并實(shí)施適當(dāng)?shù)拇胧@些措施應(yīng)解決：——準(zhǔn)備；——治療；——反應(yīng)；——復(fù)蘇；——適應(yīng)性；——事件的評(píng)論。組織應(yīng)該有一份書(shū)面的事件響應(yīng)計(jì)劃，描述包括事件管理團(tuán)隊(duì)在內(nèi)的關(guān)鍵人員的權(quán)力和職責(zé)，該團(tuán)隊(duì)的組成和資源應(yīng)用于管理需要國(guó)際或本地協(xié)調(diào)的情況，或兩者都需要。該計(jì)劃應(yīng)適當(dāng)溝通。事件管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該是多學(xué)科的，由最高管理層領(lǐng)導(dǎo)，并由指定的事件管理協(xié)調(diào)員和通信專(zhuān)業(yè)人員(或其指定人員)提供支持。理想情況下，事件管理團(tuán)隊(duì)的成員應(yīng)包括從4.2中列出的具有處理相關(guān)領(lǐng)域經(jīng)驗(yàn)的內(nèi)部利益相關(guān)者列表中選擇的人員。組織應(yīng)評(píng)估其應(yīng)對(duì)重大事件的能力，并啟動(dòng)其事件響應(yīng)和疏散/遣返計(jì)劃。評(píng)估應(yīng)包括：——培訓(xùn)；——定期演習(xí)，以協(xié)調(diào)及時(shí)的方式模擬事件和演練反應(yīng)場(chǎng)景；——獲取信息；GB/TXXXXX—XXXX——融資和地方資源；——適當(dāng)?shù)默F(xiàn)場(chǎng)醫(yī)療和安全援助(另見(jiàn)7.4.10)，其中應(yīng)包括但不限于：——組織的專(zhuān)用資源(當(dāng)?shù)鼗蚩刹渴鸬?；——醫(yī)療、安全和應(yīng)急服務(wù)；——外部供應(yīng)商；——合適的政府機(jī)構(gòu)。組織應(yīng)將通信協(xié)議定義為事件管理計(jì)劃的一部分。此類(lèi)協(xié)議應(yīng)涵蓋利益相關(guān)者之間的通信以及技術(shù)措施。從需要干預(yù)或援助的事件以及未遂事件的調(diào)查中得出的報(bào)告應(yīng)作為預(yù)防或減少未來(lái)發(fā)生的嚴(yán)重程度的信息來(lái)源。注：關(guān)于業(yè)務(wù)連續(xù)性的更多信息可查ISO22301。7.4.12事故和緊急聯(lián)絡(luò)點(diǎn)組織應(yīng)制定程序，使差旅者在遇到任何安全、安保或健康問(wèn)題時(shí)能夠緊急聯(lián)系。通常情況下，這將涉及一個(gè)指定的緊急聯(lián)絡(luò)點(diǎn)，隨時(shí)可以從他們所在的地方獲得，并應(yīng)包括具體的升級(jí)協(xié)議。這些程序可確保將差旅者轉(zhuǎn)介給最有能力提供即時(shí)支持的人員。這將根據(jù)事件或緊急情況的性質(zhì)和嚴(yán)重性而有所不同，但可以包括：——醫(yī)療救助提供者；——當(dāng)?shù)鼐欤弧鳈C(jī)；——安全提供者。與任何簽約的外部供應(yīng)商建立流程是非常重要的，以確認(rèn)當(dāng)任何差旅者聯(lián)系他們尋求緊急援助時(shí)，該組織將得到通知。各組織應(yīng)考慮酌情利用當(dāng)?shù)貞?yīng)急服務(wù)作為聯(lián)絡(luò)點(diǎn)。聯(lián)絡(luò)點(diǎn)可由內(nèi)部或外部提供者提供。如果聯(lián)系點(diǎn)是組織外部的，重要的是要有與內(nèi)部利益相關(guān)者聯(lián)絡(luò)的程序。應(yīng)向差旅者提供實(shí)施這些程序的充分和適當(dāng)?shù)恼f(shuō)明，這應(yīng)包括一個(gè)方便和可訪問(wèn)的手段，以參考他們的緊急聯(lián)系協(xié)議，如塑料卡。所選擇的通信系統(tǒng)應(yīng)便于差旅者使用，并應(yīng)在有關(guān)地點(diǎn)可操作使用。如果無(wú)法與緊急聯(lián)絡(luò)點(diǎn)取得聯(lián)系，應(yīng)根據(jù)具體情況事先制定備用程序。GB/TXXXXX—XXXX在緊急情況下，通信系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)或個(gè)人設(shè)備可能受到影響，因此，考慮其他通信方式(電話、短信、通知)是很重要的。7.4.13差旅者跟蹤差旅者跟蹤安排，或基于手動(dòng)報(bào)告的跟蹤，在TRM中非常重要。了解人員的位置對(duì)于提醒他們可能存在的威脅和危險(xiǎn)，并在事件發(fā)生期間和之后保護(hù)他們是至關(guān)重要的。這些安排的性質(zhì)在不同的組織之間會(huì)因差旅工作量而有所不同。大公司的高業(yè)務(wù)量可以使用基于ai的系統(tǒng)，而小公司的低業(yè)務(wù)量手動(dòng)系統(tǒng)就足夠。有三種方法可以跟蹤差旅者基于行程的：a)基于行程：通過(guò)系統(tǒng)可以整理與各種交通和住宿有關(guān)的預(yù)訂信息。它們只是差旅者應(yīng)該在哪里的一個(gè)指示，但可以通過(guò)差旅者在約定的地點(diǎn)和頻率辦理登機(jī)手續(xù)來(lái)補(bǔ)充。通過(guò)系統(tǒng)可以幫助實(shí)施差旅前授權(quán)程序，并在當(dāng)?shù)貍鹘y(tǒng)通信系統(tǒng)無(wú)法使用的災(zāi)難恢復(fù)情況下提供協(xié)助。b）基于費(fèi)用：通過(guò)系統(tǒng)可以監(jiān)測(cè)開(kāi)支、行程?？梢宰鳛椴盥谜呷ミ^(guò)的地方的一個(gè)指標(biāo)。c）基于技術(shù)：這使用技術(shù)來(lái)跟蹤、監(jiān)控和記錄移動(dòng)和精確位置。它們提供關(guān)于差旅者實(shí)際位置的最準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。然而，它們受可用性、用戶容量、電源和連接要求的限制，在某些地點(diǎn)發(fā)生事故期間或之后，這些要求可能會(huì)受到影響。需要注意的是，所有這些技術(shù)只跟蹤裝載電子設(shè)備的電子設(shè)備，而不跟蹤攜帶電子設(shè)備的人。組織應(yīng)評(píng)估主動(dòng)跟蹤差旅者的必要性。在實(shí)施技術(shù)解決方案之前，應(yīng)仔細(xì)考慮隱私和信息安全問(wèn)題、成本、同意、數(shù)據(jù)保護(hù)和任何其他相關(guān)立法。只有在高風(fēng)險(xiǎn)地點(diǎn)，或在特殊情況下，對(duì)非常高風(fēng)險(xiǎn)的檔案人員，才能以這種方式跟蹤差旅者，這可能被認(rèn)為是更可以接受的。在差旅者無(wú)法在事件發(fā)生后報(bào)告的情況下(例如，因?yàn)樗麄冊(cè)馐芰藝?yán)重傷害)，組織應(yīng)該有一個(gè)適當(dāng)?shù)牧鞒虂?lái)跟進(jìn)和干預(yù)。7.4.14綁架和贖金計(jì)劃適當(dāng)時(shí)，組織應(yīng)確保將綁架和贖金納入事件管理計(jì)劃。這應(yīng)預(yù)先確定該組織在獲得資金方面的地位，并在發(fā)生此類(lèi)事件時(shí)，在合法的國(guó)家，提供專(zhuān)業(yè)保險(xiǎn)。提供綁架和贖金保險(xiǎn)不僅是一種保險(xiǎn)政策，而且可以作為一種對(duì)策。這是因?yàn)樗ǔＬ峁?zhuān)業(yè)和經(jīng)驗(yàn)豐富的危機(jī)管理團(tuán)隊(duì)，以協(xié)助規(guī)劃，核實(shí)和處理已確認(rèn)的事件。GB/TXXXXX—XXXX綁架和贖金保險(xiǎn)有時(shí)還為T(mén)RM職能部門(mén)和其他關(guān)鍵利益相關(guān)者提供專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。了解綁架和贖金保險(xiǎn)可以作為一種激勵(lì)。組織必須確保對(duì)差旅者有關(guān)保險(xiǎn)單和保險(xiǎn)范圍的知識(shí)有強(qiáng)有力的控制。在發(fā)生綁架、綁架或拘留的情況下，組織應(yīng)評(píng)估和考慮是否需要適當(dāng)?shù)氖侄蝸?lái)確認(rèn)差旅者的身份，這可以包括“生命證明”文件或其他個(gè)人或身體標(biāo)識(shí)符，以幫助核實(shí)事件，以及與緊急聯(lián)系人的聯(lián)絡(luò)，這可能需要相關(guān)專(zhuān)家的支持，例如專(zhuān)業(yè)保險(xiǎn)提供商提供的支持。7.4.15疏散規(guī)劃組織應(yīng)酌情與相關(guān)第三方提供者一起，就可能需要重新安置、就地安置或從受影響地區(qū)撤離人員進(jìn)行規(guī)劃，這可能是由于多種原因造成的，例如醫(yī)療或安全事件、受傷、政治不穩(wěn)定或自然或環(huán)境事件，這些考慮應(yīng)作為差旅前風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的一部分，并納入任何國(guó)家一級(jí)的撤離計(jì)劃。他們應(yīng)考慮差旅者的概況和國(guó)籍，包括其護(hù)照信息，這些信息可能會(huì)影響到不太可能可行的國(guó)際安全港。此類(lèi)搬遷或撤離可以是國(guó)內(nèi)安全或適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)，也可以是另一個(gè)國(guó)家。撤離計(jì)劃應(yīng)考慮目的地國(guó)家的任何相關(guān)協(xié)議。由于一些高風(fēng)險(xiǎn)和中等風(fēng)險(xiǎn)的醫(yī)療地點(diǎn)或設(shè)施可能不足，因此需要制定與健康相關(guān)事件的后送計(jì)劃，因此需要通過(guò)將差旅者運(yùn)送到國(guó)外來(lái)滿足任何住院要求。醫(yī)療遣返可由第三方提供者提供(例如：醫(yī)務(wù)人員)。作為一攬子醫(yī)療會(huì)員資格或保險(xiǎn)單的一部分)、這種遣返可以是最近的有適當(dāng)醫(yī)療服務(wù)的國(guó)家，而不是回原籍國(guó)。安全相關(guān)事件的疏散規(guī)劃對(duì)組織來(lái)說(shuō)可能更具挑戰(zhàn)性，因?yàn)榭赡軣o(wú)法提供正常的流動(dòng)運(yùn)輸，例如，外部飛機(jī)或船只無(wú)法進(jìn)入機(jī)場(chǎng)或海港，這可能導(dǎo)致需要安全的地面運(yùn)輸?shù)洁徑某鞘谢驀?guó)家，在某些情況下，無(wú)法移動(dòng)，有些地點(diǎn)需要提供一段時(shí)間的不移動(dòng)(有時(shí)稱(chēng)為“暫停”)。8溝通與咨詢8.1項(xiàng)目/戰(zhàn)略交流組織應(yīng)確保TRM政策和程序的制定和實(shí)施，如4.2所述，涉及相關(guān)的內(nèi)部和外部利益相關(guān)者。商定的TRM政策和程序應(yīng)在整個(gè)組織內(nèi)有效溝通，以便潛在的差旅者及其管理者理解這些政策和程序，并且差旅者意識(shí)到差旅風(fēng)險(xiǎn)以及組織如何控制和管理這些風(fēng)險(xiǎn)。負(fù)責(zé)TRM職能和TRM過(guò)程(如分配)的個(gè)人/團(tuán)隊(duì)之間應(yīng)進(jìn)行溝通。在微型或小型組織中，這些可以是同一個(gè)個(gè)人/組。GB/TXXXXX—XXXX足夠的信息用于規(guī)劃和實(shí)施，并在相關(guān)情況下改變、確?；蚪K止TRM過(guò)程(e.8)。應(yīng)提供并進(jìn)行溝通。需要考慮的問(wèn)題包括以下幾點(diǎn)。a)TRM政策和方案應(yīng)傳達(dá)給差旅者，并得到差旅者的認(rèn)可；b）差旅者和其他相關(guān)利益攸關(guān)方應(yīng)參與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過(guò)程以及確定和選擇風(fēng)險(xiǎn)處理方法；c)差旅者需要注意：1)差旅風(fēng)險(xiǎn)對(duì)其工作效率、安全、安保和健康的實(shí)際或潛在影響；2)差旅者在差旅期間可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)以及如何識(shí)別這些風(fēng)險(xiǎn)；3)它們?nèi)绾斡兄谟行Ч芾聿盥冒踩?、健康和安保。d）差旅者需要了解：1)遵循TRM政策和程序的好處；2)不這樣做對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理和不符合法律和其他要求的影響；3)要求他們通過(guò)遵守現(xiàn)有的政策和程序來(lái)履行雇主的注意義務(wù)，以保護(hù)他們和他們的組織免受可預(yù)見(jiàn)的傷害(這有時(shí)被稱(chēng)為“忠誠(chéng)義務(wù)”)。e)應(yīng)考慮多渠道溝通，大眾電子郵件或社交媒體也可以是合適的，認(rèn)識(shí)到溝通工具發(fā)展迅速，溝通技術(shù)應(yīng)對(duì)此作出反應(yīng)；f）從“一切照舊”的角度來(lái)看，電子郵件、團(tuán)隊(duì)會(huì)議和布告欄等形式可以用來(lái)傳遞信息和更新；g)應(yīng)提供便利個(gè)人通信的手段(可以是雙向的)。如果組織使用第三方提供商，則應(yīng)考慮與他們通信的內(nèi)容和時(shí)間。8.2操作和技術(shù)通信根據(jù)組織的規(guī)模和復(fù)雜程度，以及差旅者的情況(例如，在沒(méi)有智能手機(jī)覆蓋的偏遠(yuǎn)農(nóng)村地區(qū))，應(yīng)建立詳細(xì)和健全的運(yùn)營(yíng)溝通框架，以提供TRM政策和程序。需要考慮的問(wèn)題包括以下內(nèi)容。a）對(duì)于特定的差旅，建議如果需要定制的簡(jiǎn)報(bào)/培訓(xùn)/建議，應(yīng)生成并保存一個(gè)可審計(jì)的記錄；b)應(yīng)向差旅者提供說(shuō)明在緊急情況下可啟動(dòng)的過(guò)程和程序的備忘錄；GB/TXXXXX—XXXXc)在TRM中，及時(shí)更新通常是非常重要的。如果旅客身處受自然災(zāi)害影響的地區(qū))。在這種情況下，一旦細(xì)節(jié)得到確認(rèn)，所有利益相關(guān)者都應(yīng)該被告知與差旅安全、安保和健康有關(guān)的問(wèn)題；d)在緊急情況下，至關(guān)重要的是，通信必須立即到達(dá)適當(dāng)?shù)睦尕P(guān)方，在某些地方，短信或短信可能比基于互聯(lián)網(wǎng)的通信更可靠，有一些平臺(tái)可以發(fā)送大量短信或短信(概念上類(lèi)似于大量電子郵件)，盡管這些平臺(tái)需要定期審查，因?yàn)檫@些平臺(tái)也可以撤銷(xiāo)；e)在偏遠(yuǎn)的農(nóng)村地區(qū)，解決辦法可以從無(wú)線電到衛(wèi)星電話(但請(qǐng)注意，在某些國(guó)家，未經(jīng)授權(quán)使用衛(wèi)星電話是非法的)；f)如何根據(jù)需要激活TRM團(tuán)隊(duì)，并在內(nèi)部升級(jí)到公司層面(事件管理團(tuán)隊(duì)、危機(jī)管理團(tuán)隊(duì)或類(lèi)似團(tuán)隊(duì))；g)如果一個(gè)組織正在使用專(zhuān)業(yè)的TRM服務(wù)提供商的服務(wù)，如果需要，應(yīng)該有一個(gè)明確的升級(jí)協(xié)議來(lái)參與這些服務(wù)；h)如果組織與專(zhuān)業(yè)TRM服務(wù)提供商沒(méi)有安排(保留或類(lèi)似)，在某些情況下可能需要特別協(xié)助。預(yù)計(jì)到這一點(diǎn)，組織可以提前與TRM專(zhuān)家接觸，并提供聯(lián)系方式。9項(xiàng)目監(jiān)測(cè)和審查9.1概述組織應(yīng)評(píng)估其TRM計(jì)劃的有效性，包括所有相關(guān)的內(nèi)部利益相關(guān)者，以確定優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，以指導(dǎo)進(jìn)一步的發(fā)展和改進(jìn)。組織應(yīng)實(shí)施評(píng)估、監(jiān)測(cè)和審查流程，以了解其在執(zhí)行差旅安全、健康和安保政策和安排方面的效率和有效性。這應(yīng)該由具有必要能力的人員在TRM過(guò)程的所有階段進(jìn)行。如果服務(wù)提供者參與其中，組織應(yīng)考慮他們?nèi)绾螏椭M(jìn)行項(xiàng)目監(jiān)測(cè)和審查。監(jiān)測(cè)和評(píng)審的范圍、頻率和觸發(fā)因素(周期性的、基于事件的或其他情況變化)將取決于需求和背景。至少應(yīng)每年進(jìn)行一次全面審查，重點(diǎn)是改進(jìn)和吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。除了預(yù)定的年度審查之外，還有各種情況應(yīng)該觸發(fā)審查以允許新情況，這些情況可以包括但不限于以下方面的變化：a)需要出差的任務(wù)；b)組織將派遣員工的地點(diǎn)；c)組織已經(jīng)有重大業(yè)務(wù)的地點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)水平(例如，某個(gè)國(guó)家發(fā)生了重大的政治變革)；d)組織概況或出差員工的人口統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)(例如，具有某些國(guó)籍/公民身份/種族/宗教的新員工在某些地點(diǎn)可能需要特別考慮)；GB/TXXXXX—XXXXe)法律或監(jiān)管要求；f)TRM的全球最佳實(shí)踐，組織內(nèi)TRM人員的變更或組織內(nèi)TRM政策的變更；g)在組織或行業(yè)中發(fā)生重大事件或險(xiǎn)情后的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，或兩者兼而有之；h)產(chǎn)品或服務(wù)；i)與TRM的外包要素相關(guān)的政策或?qū)嵺`。隨著審查的完成和TRM計(jì)劃的更新，確保所有利益相關(guān)者都被告知是至關(guān)重要的，這可能包括服務(wù)提供商，子提供商，內(nèi)部員工，當(dāng)然還有差旅者。在相關(guān)的情況下，TRM文件應(yīng)更新適當(dāng)?shù)募?xì)節(jié)，包括日期、版本號(hào)、更新者和批準(zhǔn)者。9.2調(diào)查應(yīng)設(shè)計(jì)和使用調(diào)查來(lái)確定差距，提高方案有效性，并突出行為、合規(guī)和安全文化方面的變化。調(diào)查應(yīng)涵蓋TRM方案的其他重要方面，例如初始簡(jiǎn)報(bào)、培訓(xùn)、差旅期間的支持和差旅后的簡(jiǎn)報(bào)。為了確保最準(zhǔn)確的指標(biāo)，建議對(duì)所有相關(guān)員工進(jìn)行調(diào)查。自愿提交的調(diào)查往往只包括高度負(fù)面的評(píng)論(偶爾也有高度正面的評(píng)論)；然而，大多數(shù)差旅者將不會(huì)接受調(diào)查。實(shí)際的調(diào)查應(yīng)該是用戶友好的、非侵入性的，最好是基于it的，以便于數(shù)據(jù)匯編，并且是任何差旅完成的強(qiáng)制性部分(例如，在差旅報(bào)銷(xiāo)流程結(jié)束時(shí)附加一個(gè)簡(jiǎn)短的調(diào)查或類(lèi)似的)。匯報(bào)、觀察和訪談也可用于確定風(fēng)險(xiǎn)態(tài)度或文化是否發(fā)生了變化。9.3基準(zhǔn)測(cè)試組織應(yīng)定期與規(guī)模、行業(yè)和地理分布相似的組織進(jìn)行基準(zhǔn)測(cè)試，以共享知識(shí)并比較第三方服務(wù)提供商的績(jī)效。這可以通過(guò)正式的流程來(lái)完成，也可以通過(guò)參加研討會(huì)等不那么正式的方式來(lái)共享知識(shí)和最佳實(shí)踐?；鶞?zhǔn)測(cè)試也可以是內(nèi)部的，在這個(gè)過(guò)程中，組織將確定TRM的最佳實(shí)踐，并將其用于比較和持續(xù)改進(jìn)。9.4指標(biāo)TRM職能應(yīng)確定、整理和跟蹤方案關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，為利益攸關(guān)方提供可采取行動(dòng)的指標(biāo)，以評(píng)價(jià)和提高方案效率。關(guān)鍵指標(biāo)可包括：a)組織個(gè)人差旅者的數(shù)量和詳細(xì)信息；b)組織的足跡，包括外派人員和差旅者；c)按類(lèi)別差旅(例如：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)級(jí)、日期、地點(diǎn))；GB/TXXXXX—XXXXd)差旅前健康醫(yī)療評(píng)估的完成情況；e)以下情況的數(shù)量(和占總數(shù)的百分比)；1)未進(jìn)行規(guī)定的差旅前簡(jiǎn)報(bào)；2)差旅前咨詢促使對(duì)差旅計(jì)劃(和相關(guān)費(fèi)用，如果有的話)進(jìn)行修訂；3)由于風(fēng)險(xiǎn)高而不批準(zhǔn)差旅；4)提供了針對(duì)差旅的培訓(xùn)；5)差旅期間需要援助(以及相關(guān)費(fèi)用，如果有的話)，或者聯(lián)系了醫(yī)療或安全應(yīng)急服務(wù)提供者，或兩者兼而有之；6)未按要求進(jìn)行差旅后簡(jiǎn)報(bào)；7)成本的增加本來(lái)是可以避免的。f)第三方服務(wù)提供商的績(jī)效——物流、安全、醫(yī)療急救等；g)按類(lèi)型劃分的強(qiáng)制性程序合規(guī)/不合規(guī)情況。10程序記錄和報(bào)告10.1概述風(fēng)險(xiǎn)管理結(jié)果的記錄和報(bào)告有助于：——滿足法律法規(guī)要求；——決策；——改進(jìn)方案活動(dòng)；——改善跨職能互動(dòng)；——能夠?qū)RM系統(tǒng)/程序進(jìn)行審計(jì)。記錄應(yīng)按照組織的記錄管理規(guī)范進(jìn)行保存。10.2文檔文件應(yīng)包括：a)護(hù)照、簽證和重要文件的復(fù)印件；b)差旅者簡(jiǎn)介信息，包括疫苗接種記錄、緊急聯(lián)系人、近親和相關(guān)的既往醫(yī)療狀況；c)差旅者備忘錄或重要聯(lián)系方式，以防無(wú)法訪問(wèn)他們的標(biāo)準(zhǔn)聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫(kù)(如智能手機(jī))；d）升級(jí)程序：1)在公司/戰(zhàn)略層面；GB/TXXXXX—XXXX2）針對(duì)當(dāng)?shù)剞k事處(可能發(fā)生事故的地方)；3)給差旅者的備忘錄。e)事件管理計(jì)劃：1)公司/戰(zhàn)略層面；2)當(dāng)?shù)剞k事處(可能發(fā)生事故的地方)；3)給差旅者的備忘錄。f）撤離計(jì)劃：1)公司/戰(zhàn)略層面；2)當(dāng)?shù)剞k事處(可能發(fā)生事件的地方)；3)給差旅者的備忘錄。g)生活證明文件(如7.4.14)；h)確保定期(理想情況下每年)審核和更新文件的機(jī)制；i)緊急情況下訪問(wèn)文件的程序；j)機(jī)密數(shù)據(jù)和隱私問(wèn)題—公司/戰(zhàn)略層面的最新政策方向力；k)尋求支持的保險(xiǎn)聯(lián)系人；l)描述保險(xiǎn)地區(qū)的保險(xiǎn)摘要。10.3記錄和報(bào)告作為組織的注意和合規(guī)義務(wù)的一部分，所有相關(guān)數(shù)據(jù)都得到適當(dāng)?shù)挠涗浐蛨?bào)告是至關(guān)重要的。從良好實(shí)踐和業(yè)務(wù)連續(xù)性的角度來(lái)看，TRM通常會(huì)導(dǎo)致大量的過(guò)程/程序和數(shù)據(jù)/指標(biāo)，這些都應(yīng)該適當(dāng)?shù)卮鎯?chǔ)。數(shù)據(jù)的主要來(lái)源是TRM項(xiàng)目文件(見(jiàn)10.2)和度量標(biāo)準(zhǔn)(見(jiàn)9.4)。無(wú)論組織的規(guī)?；驈?fù)雜程度如何，記錄和報(bào)告數(shù)據(jù)的一些主要考慮因素應(yīng)該是：a)所有差旅，特別是高風(fēng)險(xiǎn)差旅的詳細(xì)信息庫(kù)；b)差旅者在必要時(shí)報(bào)告他們對(duì)差旅后的風(fēng)險(xiǎn)和威脅的親身經(jīng)歷；c)任何事件的詳細(xì)記錄，為吸取教訓(xùn)和組織應(yīng)對(duì)提供依據(jù)；d)所使用的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制的詳細(xì)記錄，包括：1)風(fēng)險(xiǎn)的名稱(chēng)(簡(jiǎn)稱(chēng))；2)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的描述，清楚、明確地解釋風(fēng)險(xiǎn)；GB/TXXXXX—XXXX3)所使用的數(shù)據(jù)和所做的假設(shè)(例如，關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)、其來(lái)源和其他潛在原因的附加信息，如行業(yè)、組織概況、差旅者概況、經(jīng)營(yíng)地點(diǎn)和經(jīng)營(yíng)類(lèi)型)；4)誰(shuí)參與了風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過(guò)程；5)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)論；6)商定的風(fēng)險(xiǎn)處理方案。e)知情同意的記錄(在充分了解可能的后果的情況下給予的許可……告知差旅者在其活動(dòng)過(guò)程中可能面臨的安全和安保風(fēng)險(xiǎn)，并使他們有能力接受或拒絕這些風(fēng)險(xiǎn)的過(guò)程。收集和記錄這些數(shù)據(jù)的方法有很多。一種推薦的方法是將每個(gè)任務(wù)/旅程歸類(lèi)為一次“差旅”(或類(lèi)似的)，并根據(jù)該“差旅”的細(xì)節(jié)記錄數(shù)據(jù)。根據(jù)差旅的數(shù)量，使用IT系統(tǒng)記錄數(shù)據(jù)可以提供一種有效的機(jī)制來(lái)生成報(bào)告：——識(shí)別TRM的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)；——分配資源；——根據(jù)趨勢(shì)分析調(diào)整程序；——為項(xiàng)目高層提供建議。報(bào)告的細(xì)節(jié)和復(fù)雜程度取決于組織差旅的性質(zhì)和數(shù)量。報(bào)告的范圍可以從內(nèi)部由小型臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)生成，也可以由有能力的外包提供商開(kāi)發(fā)的更詳細(xì)和復(fù)雜的機(jī)制。重要的是要有一個(gè)有效的雙向報(bào)告機(jī)制，與最高領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)通信。在發(fā)生緊急情況時(shí)，建立一個(gè)強(qiáng)有力的即時(shí)機(jī)制至關(guān)重要。從事故和未遂事件中分享和記錄經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)是任何風(fēng)險(xiǎn)管理框架的重要組成部分。記錄和報(bào)告這些數(shù)據(jù)的確切方法取決于組織的規(guī)模和復(fù)雜性。例如，可以從差旅后報(bào)告中提取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將其合并到TRM項(xiàng)目級(jí)別的數(shù)據(jù)庫(kù)中，并作為年度培訓(xùn)的一部分或作為T(mén)RM特定提醒的一部分共享(這些可以是臨時(shí)的或每月的，取決于組織)。GB/TXXXXX—XXXX附錄A（信息）制定和實(shí)施TRM計(jì)劃圖a.1描述了TRM計(jì)劃的四個(gè)階段。這些應(yīng)與任何符合ISO31000或其他風(fēng)險(xiǎn)管理框架的當(dāng)前風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)相結(jié)合。TRM程序也可以被沒(méi)有正式風(fēng)險(xiǎn)管理程序的組織單獨(dú)使用，以滿足注意義務(wù)要求。階段1通過(guò)將設(shè)定的范圍和目標(biāo)與現(xiàn)有的風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)聯(lián)系起來(lái)，幫助定義和整合TRM計(jì)劃到組織中。它側(cè)重于戰(zhàn)略方面，并制定組織的政策。這些應(yīng)與其他管理活動(dòng)(如危機(jī)管理)相結(jié)合并加以補(bǔ)充，并確保政策、過(guò)程和目標(biāo)被清楚地理解。階段2涵蓋了有效風(fēng)險(xiǎn)管理所需的關(guān)鍵活動(dòng)：識(shí)別、評(píng)估和確定差旅者和組織所需的處理措施。這些活動(dòng)應(yīng)符合階段1的范圍和目標(biāo)，并應(yīng)用于階段3。階段3提供了管理整個(gè)企業(yè)日常差旅活動(dòng)的流程。這一階段為差旅人員和組織提供管理風(fēng)險(xiǎn)所需的運(yùn)營(yíng)資源和支持。如果發(fā)生影響差旅人員或組織的嚴(yán)重事件，這一階段應(yīng)包括明確的升級(jí)程序，并應(yīng)與危機(jī)或事件管理流程集成。階段4為組織提供有關(guān)計(jì)劃有效性和任何服務(wù)提供者績(jī)效的信息和反饋，并可以提供來(lái)自差旅人員的對(duì)績(jī)效發(fā)展有用的額外信息，這些信息可以定期與其他適當(dāng)?shù)睦嫦嚓P(guān)者共享。圖a.1差旅風(fēng)險(xiǎn)管理方案概述GB/TXXXXX—XXXX對(duì)于有效的TRM計(jì)劃來(lái)說(shuō)，高層管理人員了解他們的職責(zé)，并承諾用適當(dāng)?shù)臅r(shí)間和資源來(lái)支持該計(jì)劃是至關(guān)重要的。最高管理者和其他相關(guān)決策者應(yīng)定期收到報(bào)告并審查項(xiàng)目的績(jī)效，定期反映組織的需求及其不斷變化的需求。最高管理者負(fù)責(zé)確保組織能夠獲得有效決策所必需的適當(dāng)技能和適當(dāng)?shù)目煽啃畔?。表A.1舉例說(shuō)明了TRM方案每個(gè)階段的活動(dòng)。各組織應(yīng)擴(kuò)展或調(diào)整這些活動(dòng)以適應(yīng)其具體需要。表a.1開(kāi)發(fā)和實(shí)施指南范圍，背景風(fēng)險(xiǎn)標(biāo)準(zhǔn)差旅風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程旅程運(yùn)營(yíng)管理記錄和報(bào)告——收集有關(guān)商務(wù)差旅的信息，如何管理以及它與組織績(jī)效的關(guān)系?！剿鞑盥萌巳?，了解工作職責(zé)要求?！M(jìn)行差距分析，以評(píng)估對(duì)健康和安全措施的需求，這些措施適合差旅者和企業(yè)的需求，并與組織目標(biāo)和風(fēng)險(xiǎn)偏好標(biāo)準(zhǔn)保持一致。——通過(guò)準(zhǔn)備業(yè)務(wù)計(jì)劃，確定實(shí)施TRM計(jì)劃的角色和責(zé)任，包括利益相關(guān)者的支持?！@得利益相關(guān)者和高層的支持，包括臨時(shí)預(yù)算?！?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)與組織的風(fēng)險(xiǎn)、差旅和治理政策相結(jié)合的合適的管理流程?！涗洓Q策和支持過(guò)程的文件化基本原理?！c相關(guān)利益相關(guān)者溝通和協(xié)商，確定并與那些應(yīng)該參與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估或擁有相關(guān)信息和專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人接觸?！M(jìn)行盡職調(diào)查，以確保內(nèi)部和外部供應(yīng)商的能力和可信度。——開(kāi)發(fā)和維護(hù)主動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別流程，識(shí)別所有運(yùn)營(yíng)和差旅人員特定的威脅和風(fēng)險(xiǎn)?！ㄆ诜治鲲L(fēng)險(xiǎn)以了解他們的風(fēng)險(xiǎn)性質(zhì)和特征，包括風(fēng)險(xiǎn)的不確定性、來(lái)源、原因和驅(qū)動(dòng)因素、后果、可能性、事件、情景、控制及其有效性。——確保差旅風(fēng)險(xiǎn)處理的控制措施與普遍存在的風(fēng)險(xiǎn)相稱(chēng)，并優(yōu)先考慮所有健康、安全、安保和照顧者的責(zé)任因素。——根據(jù)所分配的角色和職責(zé)確定勝任標(biāo)準(zhǔn)?！贫ㄒ环N機(jī)制，根據(jù)差旅者、地點(diǎn)和業(yè)務(wù)活動(dòng)的醫(yī)療和安全風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別進(jìn)行分類(lèi)。——識(shí)別和來(lái)源專(zhuān)業(yè)知識(shí)或?qū)＜抑笇?dǎo)，可能需要解決某些特殊的風(fēng)險(xiǎn)因素，如綁架和贖金，撤離?！獙?shí)施風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中確定的所有控制措施——通過(guò)有效的培訓(xùn)和教育為旅客做好差旅準(zhǔn)備?！诓盥们昂筒盥闷陂g，通過(guò)對(duì)話和技術(shù)手段向差旅者傳達(dá)風(fēng)險(xiǎn)因素?！⒔∪呐c已定義的組織和差旅者特定風(fēng)險(xiǎn)相一致的合規(guī)流程?！_保所有的差旅都是通過(guò)適當(dāng)?shù)那李A(yù)訂的，確保所有計(jì)劃的差旅都是可見(jiàn)的——建立手動(dòng)或技術(shù)旅客定位和溝通解決方案?！贫ê蜏贤ㄓ?jì)劃的變更，以及緊急和事件管理程序主動(dòng)監(jiān)控當(dāng)?shù)厍闆r，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候向旅客提供最新信息?！_保事件管理計(jì)劃與組織危機(jī)管理計(jì)劃保持一致——識(shí)別TRM改進(jìn)的問(wèn)題或機(jī)會(huì)，并考慮改變風(fēng)險(xiǎn)處理方法?！u(píng)估風(fēng)險(xiǎn)性，并審查現(xiàn)施?！谱魑募詽M足法律，司法管轄區(qū)和監(jiān)管要求。為領(lǐng)導(dǎo)和關(guān)鍵利益相關(guān)者提供關(guān)鍵指標(biāo)。——確保差旅風(fēng)險(xiǎn)記錄和管得到適當(dāng)?shù)挠涗浐痛鎯?chǔ)?！ㄆ趯彶榻M織的風(fēng)險(xiǎn)管策，適時(shí)更新TRMGB/TXXXXX—XXXXGB/TXXXXX—XXXX（信息）無(wú)法定監(jiān)護(hù)人差旅的未成年人B.1概述未成年學(xué)生或沒(méi)有父母陪同的兒童不能自行作出法律決定。本附錄定義了在處理18歲以下(或根據(jù)適用的國(guó)家法律定義為未成年人)且沒(méi)有父母或法定監(jiān)護(hù)人(兩者隨后被稱(chēng)為“監(jiān)護(hù)人”)陪同的人的TRM時(shí)應(yīng)考慮的因素。本附錄進(jìn)一步提到了組織在兩種可能情況下的注意義務(wù)：差旅(例如；學(xué)校差旅)或依賴(lài)差旅者(如外籍人士或商務(wù)差旅者)，它適用于國(guó)際和國(guó)內(nèi)差旅。該組織的TRM政策應(yīng)涵蓋B.2至B.5所述項(xiàng)目，分三個(gè)階段處理：差旅前、差旅中和差旅后。B.2角色和責(zé)任(監(jiān)護(hù)人、監(jiān)護(hù)人和組織)監(jiān)護(hù)人的主要