富有組織性是通往成功的必要習慣

\o"PermanentLinkto富有組織性是通往成功的必要習慣-褪墨"\o"Viewallpostsin個人提升"彌縫按：本文來自楊胖的博客——楊胖的GTD實踐。楊胖曾在褪墨上發(fā)表過《PocketInformant不完全應用手冊》，現(xiàn)在他正在博客上發(fā)表《通向成功的習慣》書中的優(yōu)秀內(nèi)容，此文便是其中一篇。推薦大家到

楊胖的GTD實踐

上閱讀其他好文。本章提要：闡述為了更富有組織性所必須付出的代價分析繼續(xù)無組織性或組織性低的機會成本給你的時間賦予價值明確更加富有組織性的益處有組織性和無組織性往往不是絕對的。比如說，你可能認識某個人，他把自己的辦公室整理得一塵不染，就連一片小紙片也待在它應該待在的地方?？闪硪环矫妫@個人卻總是不能準時參加會議或及時地回電話。在一方面（整理他的辦公室），人們認為他是一個富有組織性的人，但在另一方面（時間和事務管理上）人們卻認為他是一個組織性低或根本沒有組織性的人。他到底是有組織性還是無組織性呢？毫無疑問，參加會議的人們和坐著等他的電話的人們都堅信他沒有，而僅僅在他的辦公室見到他的人卻持有完全相反的見解。盡管我很認真地思考過這個人的品質(zhì)，但得出的答案是兩種意見都正確。他既是一個富有組織性的人也是一個沒有組織性的人。他的辦公桌、椅子和辦公室的空間都是他關注的重點，因此他便下意識地使這些領域得到規(guī)劃；而會議、電話以及其他的交流對他而言顯然并不重要，因此他在那些方而表現(xiàn)得沒有組織性（并且沒有禮貌）。你可以把組織性看作是一個光譜似的譜系。在一端完全沒有規(guī)劃——這種人的辦公桌上堆放著大量的文件，她所有的東西都散落四方或堆在亂七八糟的家中的某個角落。她總是遲到，總是匆匆忙忙，并給人留下一種茫然失措的印象。這種人很有可能在他的職業(yè)上還沒有充分發(fā)揮潛力。他經(jīng)常用的借口莫過于：“嘿，這是我自己特有的組織形式，我知道每一樣東西放在什么地方”或“我不想成為一個有潔癖的人，那些人腦子都很古怪”或更高明點：“并不是我的錯，我的老板總是有一大堆事情要我做，我?guī)缀醪荒芨纤墓?jié)奏”。這樣的人是最無組織性的典范。在譜系的另一端是高度組織化的怪胎——這種人把他下一年的每一天的每一分鐘都安排好了，并且所有的東西都各就其位。他從不遲到，從未錯誤地搭配過襪子，從未匆忙草率地做一件事。他吝嗇地呵護著自己的時間和空間，比美國國家橄欖球打聯(lián)盟組織進攻的核心前衛(wèi)更會安排自己的時間。他是大眾眼里的成功者，并很可能在他生活的某個方面極富魅力。90%的人在這兩個極端之間。糟糕的是，大多數(shù)人都更接近無阻執(zhí)行的一端而不是有組織性的一端。為了改變你在這個譜系中的地位，你應該問自己如下的問題：我在這個譜系中的位置是什么？我希望自己處在這個譜系中的何種位置？我怎樣到達那里？在你的筆記卡上畫一條平行線。在左邊頂端寫下完全無組織性的人的特征，在另一端寫上極富組織性的人的特征。接下來在這條線上做一個標記，表明你認為自已目前在這個組織性譜系中所處的位置，以及在你的組織性特征中最差和最有優(yōu)勢的方面，然后在你希望到達的地方畫一個星星。把這張卡片保存好，隨時提醒自己。如果你按照本書給出的方法取得任何進步，在卡片上加一些標記以表明你所取得的成功?！鞍?，我也希望能整理自己的辦公室，但是那昂貴的書架和文件柜卻不是我能負擔的。所以在我的支付能力有所改善之前，我只能身處混亂之中?！睙o論你相信與否，那些仍然維持在無組織狀態(tài)的人們最普遍（也最讓人驚訝）的借口便是負擔不了與組織性有關的成本。這點根源于這樣一個假設，即自己之所以得不到規(guī)劃是因為其他某個人或某件事的錯。這種錯誤成為一種障礙，使人無組織性，并處于一種令人不知所措的狀態(tài)。最容易找到的替罪羔羊便是金錢。“我無法有組織性，因為我買不起所有的“裝備”。我沒有秘書，電腦和電子計劃器也不是我能承擔得起的，我的房子不夠大。”諸如此類，無窮無盡。我個人的組織系統(tǒng)由一個黃色的標準便箋和一支筆組成（總共2.99美元）。便箋的每一頁表示一天。我在侮頁中間垂直畫一條線，在紙的左邊寫上特定那天要撥打的電話對象及他們的號碼，在紙的右邊寫下需要做的事情。沿著左邊頁邊的空白，我寫下五天內(nèi)計劃做的每一件事情的時間。每當我完成一件事，便會在記錄的事件下面畫一條線。如果某個電話或行動需要推遲或延期，我僅僅是翻到對應的那一頁，記上推遲的時間。當天沒有完成的工作都會轉(zhuǎn)到我的便箋的下一頁（或下下頁）。我使用這個系統(tǒng)已經(jīng)近40年，并且建立了一個在40個不向的國家擁有雇員超過2000人的國際公司。令人感到慶幸的是，當初我開始建立這個便箋系統(tǒng)的時候花費的投資與它現(xiàn)在所取得的成就相比較而言，簡直就是微不足道。維持在無組織性的狀態(tài)所付出的機會成本是巨大的。每一條錯誤傳達的信息或每一件未完成的工作都要付出成本。有時這種成本會是你不斷下降的聲譽。大家會逐漸認為你是一個不會回電話的人（不細心）或開會總是遲到的人（不值得信賴）。這樣的標簽會毀掉你的貿(mào)易往來和人際關系。你辦公室的潔凈程度會向你的合作伙伴和客戶透露某些信息。一個堆滿潦草的筆記本和積累著文件的凌亂書桌表明你是個無規(guī)劃的人。如果客戶確信眼前的你甚至不能控制自己辦公桌上的這些東西，他怎么會相信值得與你建立業(yè)務往來？如果你不能證明自己在其他看上去微不足道的方面是值得信賴的，你的合作伙伴又怎么敢依靠你？這個答案很簡單：他們做不到。因為無組織性的人總得不停地應對其他突發(fā)的狀況，他幾乎沒有時間主動地去開拓更多的業(yè)務。他通常處于防衛(wèi)的狀態(tài)。與此同時，富有組織性的人卻能以適當?shù)姆绞絹砜刂扑臅r間，以確保他有時間建立新的協(xié)約，發(fā)展新的關系，并把他的視線擴展到整個前端的領域。掌握下面的規(guī)律，如果你掌握了，便能使你在各個方而更富有組織性，更有效率。如果成本成為你富有組織性的障礙，改變你的方式。一支鋼筆、一個正規(guī)便箋、一套計劃，這便是你開始培養(yǎng)自己組織性的所有支出。你的每一個無規(guī)劃的行動都要付出相關的成本。開會遲到或忘記給某人回電話，這會告訴別人一個信息——而這個信息從長期而言將會使你付出更多。富有組織性的人都很主動并能抓住機會，而無組織性的人都處于被動反應的狀態(tài)并永遠不可能跳出他們?yōu)樽约和诘目印r間就是金錢。毫無疑問，以前你一定聽過這句話。你自己也可能多次談到它，但絕對多數(shù)人幾乎從未賦予他們的時間一美元的價值。當然，鐘點工人會注意到他們的時間對他們的雇主意味著什么（如果你曾經(jīng)按小時付給律師酬金，你也會明白一些人對于他們珍貴的每一分鐘賦予了多少價值）。盡管如此，大多數(shù)人并不明白他們擁有的時間的真正價值。行動要主動優(yōu)勢保持行動行必須要有命令的壓力。我希望在我的公司，國際管理集團（IMG）中，高層的經(jīng)理每年都能認識5個陌生人。這個聽上去似乎一點也不難，但是我們的大部分經(jīng)理都宣稱在52周內(nèi)，他們沒有足夠的時間或機會來認識新朋友。這是在我的公司中一個令人感到遺憾但真實的事例。人們已經(jīng)發(fā)展了自己的小團體，而打破這個常規(guī)路線去擴展新的視野，對他們而言是很困難的。糟糕的是，當這些經(jīng)理所在的位置越高時，他擴展他的交際圈子的可能性就越小。最高層的官員認為審閱文件和依賴過去的聯(lián)系比建立一個新的網(wǎng)絡容易得多。由于自己也有這種傾向，我便制訂了5人聯(lián)系的強制規(guī)定，并要求我們的高層人員報告他們新認識到5個人并闡述這些交往將會對將來業(yè)務的發(fā)展有何貢獻。當我第一次制訂完這個規(guī)范后，下面的志愿議論紛紛，IMG的公司經(jīng)理們都采用一種抗拒的姿態(tài)。他們說并不存在一種與5個人相見并發(fā)展新的業(yè)務的途徑，他們已建立的聯(lián)系已經(jīng)提供了充分工作的空間，他們已經(jīng)窮于應付，這種強制的規(guī)范根本不合理。所以我便通過審視我過去20年內(nèi)所達成的業(yè)務清單來查證我的理論，我的發(fā)現(xiàn)使我大開眼界。20年前占我業(yè)務量90%的交際在我最近10年的業(yè)務量中僅僅占50%，而在我當前的業(yè)務量中還不到20%，我發(fā)現(xiàn)每年新增的業(yè)務量都是新的名字取代舊的名字。今天我的清單和我20年前的清單看上去已經(jīng)沒有絲毫的相似性，甚至和5年前的也不相同了。因為我有會見新面孔和發(fā)展新業(yè)務的主動性，我確信我5年后的很大一部分業(yè)務量將來自于我最近遇見的一些人。我有一個朋友，他為自己有能力以極小的開支環(huán)游世界而感到自豪。他經(jīng)常堅持不懈地為飛機票、旅店費討價還價，結(jié)果他當然總是支出合理的價格。糟糕的是在他的旅行中經(jīng)常需要再找兩個其他的搭車者，并且在某個城市中多住上一晚。他通常會飛往一個城市，租一輛車，然后開幾百米到他最終的目的地，因為他從飛機中節(jié)省下來的錢可以直接花在他選擇去的城市中。有時這種旅行的方式是合理的，但有時我也會問我的朋友他是否想過他在飛機場等待飛機起飛、駕駛租來的汽車、在旅店多住一晚等等所有為了從機票中省幾美元所付出的時間？節(jié)省金錢是一種美德，但為此放棄對你的日程的控制從長遠的日光而言可能是一次不劃算的交易。正如你尊重自己時間的價值一樣，你也必須尊重其他人的時間的價值。會議、晚餐約會或其他約定遲到不僅僅不禮貌，它同時也告訴與你見面的人你覺得他的時間毫無價值。因為我擁有自己的公司，所以可以以方便于我的時間來召開國際電話會議。我是老板，雇員們便會經(jīng)常改變他們的日程表以適應我的需要。盡管如此，有些雇員們也太過于委曲求全。最近我讓公司里一位高級經(jīng)理定一個方便的時間，我周末回家后將給他打電話。他的回答正如我預料，他認為我會喜歡他的答案：“馬克，你可以在任何時間給我打電話，什么時候你需要我，我都在你身邊?！北M管配合得天衣無縫，他的答案卻根本不是我希望聽到的答案。由于讓整個時間框架無限制地開放，我給他打電話時，他很可能在吃晚餐、與他的孩子玩耍、打個盹兒或在做其他任何事情，而這一切都將干擾我們之間的討論。我更希望他告訴我他在周六晚上6:00-8:00之間有時間，這樣我便可以把這個時間在我的日程表上標上，明白這我們談話的時間內(nèi)，他不會被干擾。他的時間是有價值的，如果他意識到這一點，并作出相應的反應，我的感覺可能會更好。另外，你也必須讓別人尊重你給他們的時間。最近，我每個周五造成7：00都會去醫(yī)院。當我確定這個約定后，接待員讓我早到15分鐘填寫一些必需的文件，我如其所言，在6：45準時出現(xiàn)，并在早上7：00以前填寫完所有的表格。當時鐘轉(zhuǎn)到7：45時，我仍然在候客廳等待，我問接待員是否出了什么問題。

“沒有問題，”她說，“你是下一位?！?/p>

“我應該是第一位?！蔽一貞溃暗谝蝗思s定的時間是什么時候？”

“7點鐘”

“那我要在這里等到什么時候？”

在略微有那么一絲尷尬后，接待員說：“醫(yī)生現(xiàn)在給你診治，麥科馬克先生?！蔽蚁嘈琶總€人都有類似的經(jīng)歷。我告訴你這個故事僅僅是因為它非常充分地說明了一些十足無禮的家伙如何對待別人的時間。我如約定按部就班，但我的遭遇反饋給我的信息是這位特別的醫(yī)生認為這些都微不足道。他失去了我的尊敬，因為他“告訴”我他認為我的時間一文不值。反而言之，如果一個人比約定的早來30分鐘，我同樣會很惱怒，這種惱怒類似于他晚來了30分鐘。盡管這個人早到時我相信他不介意等待，但我明白他的時間也是有價值的，即使我能按照我的日程行事，而且他早來了，我也不喜歡讓他浪費自己的時間。這似乎愚蠢，但我的確比他本人更關心他時間的價值。也許區(qū)別組織性高與組織性低的最核心的要素便是：組織性高的人明白他們的局限。在西方經(jīng)典電影《伊斯特伍德》中，惡棍說：“人應該明白自己的局限。”根據(jù)故事的情節(jié)，電影中的惡棍低估了伊斯特伍德這個英雄的力量，最終導致自己被槍擊身亡，而伊斯特伍德獲得了勝利。當然，這只是在電影中如此。在現(xiàn)實中，這個惡棍毫無疑問是正確的：如果一個人想使他的時間和資源得到最大的利用，他就必須明白自己的局限。我的妻子貝齊，經(jīng)常把去往商業(yè)區(qū)的時間定為上午10:00，而把回家見面的時間定在11:00。我清楚這種時間的安排絕對設定得太短。從我們家到商業(yè)區(qū)駕車需要20分鐘。這么來回一趟她花在路上的時間就是40分鐘，經(jīng)常還超過這個時間。停車幾乎要花去10分鐘，到商店（如果她走得夠快）又花去5分鐘，然后回到車里再花去20分鐘。到商業(yè)區(qū)一趟最少也要花去1小時15分鐘。如果再加上停車場很多人擁擠所浪費的時間，排隊結(jié)賬的時間，一兩分鐘隨意觀看的時間，這么一趟就得一個半小時甚至更長。但是貝齊堅信她一個小時后能夠到家。她的斷言是不現(xiàn)實的，甚至于不理性。但她偏偏固執(zhí)地這么認為，這就是因為她不明白自己的局限性。盡管如此，我如果要這么做，便完全會選擇一套不同的方案。如果我不得不去商業(yè)區(qū)買東西，我會首先打個電話以確定商店確實有這個物品。因為我了解去商業(yè)區(qū)的路程，所以我可以預計停車的時間和走進商場的時間。有時我告訴商場我將在那里花上30分鐘，如果商場能夠盡職，當我到達的時候，包裝完的商品已經(jīng)準備好了等著我來拿，繼而我可以在離家1個小時10分鐘后把車開上回家的路。就算是我精打細算的計劃，這一趟也遠遠超過了1個小時，我根本不可能去假設我會在1個小時內(nèi)回來，并安排另一次會面。交通可能堵塞得很厲害，或售貨員忽略了我的請求，當我到達時，還得再打電話去提貨。任意一個我控制外的變量都可以影響我的行程，所以，我總是站在保險的一邊，做好意外的準備，把我的下一個約定定在我去商業(yè)區(qū)行程的一個半小時或更久一點。如果一切順利，我在下一個會面前30分鐘到家，便有時間來撥一兩個電話，或回顧一下全面的日程安排。我沒有時間可浪費，因為我是在了解了自己的有限性后計劃我的日程的。另一方面，我可能在上午7:00一11:00之間安排了6個國際會議——對于多數(shù)人而言這是不可能的。但在冒出這樣一個似乎夸張的火花之前，我了解每一個會議會持續(xù)多長并堅持日程安排的高度緊密，這種策略并不意味著某個人在其中一個會議后不能接近我，并和我討論他的生活以及所有其他的問題，但是，只要是不干擾我嚴密的日程安排，我便會找一個時間、一個地點和他坐下來好好談談。只有在我規(guī)定了日程并保證一切運轉(zhuǎn)正常后，這6個會議才是富有成效的。只要這個計劃有任何一點偏離，所有的事情就都會失敗。無組織性的人會在相同的4個小時里安排6個會議，但是不能使會議的議程成形，也不能確定時間限制，所以他很可能不能開第3個、第4個、第5個或第6個會議。前兩個會議就吞噬了他的整個上午，所取得的成果還不如一次令人驚喜地邂逅所帶來的那一點成就。剩下的會議要么重新來安排，要么被遺忘。同樣的道理，一個沒有規(guī)劃的人也許正在他車里向外打電話時卻發(fā)現(xiàn)他的手機沒電了，或者他所在的區(qū)域信號太差，根本不能通話。而有計劃的人就會在從一個會議趕到另一個會議期間雇一位司機開車，這樣他就能打電話、記筆記、在旅程中看會兒書。同樣他會確保手機電充足，所駕駛的路線通信信號很好，不會干擾手機的通話。一個沒有組織性的人本來計劃參加兒子下午7:00的棒球比賽，可是辦公室里的一些“突發(fā)事件”使他一直熬到深夜，而組織性高的人會很看重兒子的這場比賽，不會因為任何人的要求而改變他的日程。當工作上出了一些問題時，他簡要地在他的日程中找一個合適的時間以便將來在那個預定的時間內(nèi)解決它。通過把這件事在他的清單上記下來，并相應地安排一個現(xiàn)實可行的時間來處理所出現(xiàn)的每個問題，使他不僅能夠參加他兒子的比賽，并且在沒有絲毫擔心與憂慮的狀態(tài)下去享受這場比賽。一個有組織性的人是：對時間很敏感，很現(xiàn)實地估計在給定的時間內(nèi)能完成多少任務。對空間很敏感，明白每一樣東西都有自己的空間，即使它的空間只是一個垃圾罐。了解自己需要付出多少時間，很謹慎，從不作出夸大的承諾。嚴格地堅持自己的規(guī)劃系統(tǒng)，不管這套系統(tǒng)是什么。對自己的目標自信而又全神貫注。能夠擱置那些與工作有關的問題，因為每一件事都已記錄下來，有一個合適的時間來對它們進行處理。一個有組織性的人不是：幻想享受到大部分普通人所不能擁有的待遇或獲得自己能力外的資源與權力。自己的日程和環(huán)境壓迫的毫無幽默感且非常抑郁，一小張飄落的紙屑也讓他無比慌亂。必須讓自己比現(xiàn)在更聰明，更有天賦。人類有哄騙自己的絕技。不管是談論自己的長相、健康或者天賦，大多數(shù)人在作自我評價時都傾向于夸大自己。我覺得在運動中這一點尤其突出。人們總相信自己是偉大的高爾夫選手、偉大的網(wǎng)球選手，可在教練的眼中，他們實際上在這些領域都處于一般水平（甚至更低）。同樣的原則適用于人的組織性。每個人都相信自己已經(jīng)組織得很好了，因為對立面就是組織性低或生產(chǎn)效率低一沒有人愿意承認這一點。保留一份記錄，你有多少次開會遲到，完成任務時有多少次超過最后期限，并記下你認為自己之所以落后于日程的理由。同時記下在最近這個月的行程中，你有多少事情做得不合時宜，把這兩張清單放在一邊。在幾周后再回過頭來看看它們，客觀地去衡量你對自己是否誠實。些許的距離能使你更清楚地看待自己在組織性上的弱點。沒有人故意推遲日程或遲到，但問題出在大多數(shù)人的經(jīng)驗都建立在自我臆測和不經(jīng)意的自我欺騙上。如果一個人按照他們預設的時間去完成工作，他們就會意識到他們的日程根本不可行。我最近在紐約約了一個貿(mào)易伙伴（一位男士）一起吃晚餐，結(jié)果他遲到了幾乎整整一個小時，毫無疑問，他一再道歉并解釋說一系列的事使他無法脫身，他不得不跑到城市的另一頭去處理。他解釋后，我問他他今天上午的日程究競是什么。當他列出所有他希望完成的事情后，我驚呆了。除了中午他安排在城市的另一頭參加一個會議外，在我們午餐前他還安排了其他幾個工作。照這樣的計劃他根本不可能準時與我見面。同事，如果這位男士對自己足夠誠實（同時也是對我），我們便可以再約個時間，他可以毫無負擔地完成他的工作，而我也會對他的規(guī)劃能力更加滿意。做下面的一些測試，并根據(jù)后而的評分系統(tǒng)來衡量自己。個性側(cè)試你知道明天上午10:37該干什么嗎？你能在1分鐘內(nèi)找到你的汽車鑰匙嗎？你身邊是否有隨時可取得規(guī)劃工具（便簽、日志、或一系列筆記）？你有一些需要撥打的電話，你知道明天第一個電話打給誰嗎？你把最重要的業(yè)務和私人電話號碼寫在同一個地方嗎？你一周至少三次和家人一起圍桌吃飯嗎？如果你今天下午被一輛汽車撞倒，不幸死亡，你的家人會知道他們需要了解的所有關鍵信息嗎？他們能找到所有必需的文件以挽回損失嗎？你有意志力嗎？你是否和醫(yī)生約定了時間來做下一次的身體檢查？你計算機中的垃圾箱在最近6個月內(nèi)是否整理過？你的壁櫥里是否有一半以上的物品從未移動過或歸回原位過？組織性測試12.是否有收賬的人拜訪過你的家或辦公室？

13.你是否忘記過家庭成員的生日或你的結(jié)婚紀念日？

14.在你的家里或辦公室是否隨意擺放著一些從未讀過的報紙和雜志？

15.最近兩周內(nèi)，你開會或赴約用餐遲到過嗎？

16.你家的存儲空間是否已經(jīng)滿了？

17.上個月里，你是否把文件放錯了地方以至于找不到它們？

18.一天內(nèi)你是否會被打擾兩次？上

19.上個月里，你是否因為沒有和你的配偶或某個家庭成員分享信息而發(fā)生爭執(zhí)或沖突？

20.上個月里，你是否不止一次沒有寫清單就去超市購物？得分在1-11題中，回答“是”就給自己加上5分，在12一20題中，回答“不是”給自己加上5分。如果你的得分：90分或更高：你是一個特別有組織性的人，完成任務幾乎沒有任何問題。你不僅僅在自己選擇的領域內(nèi)非常成功、而且與你的同地位、同年齡和同階層的大多數(shù)人相比，你更為健康，更為快樂。80到90分：你在一些地方很有組織性，大多數(shù)時間你都能堅持自己的計劃。如果做得更好一點，你可以讓自己的事業(yè)和個人生活都達到一個新的高度。70到80分：面對現(xiàn)實吧，你是一個沒有組織性的人。你可能很盡力，但是你卻往往無能為力，而且你經(jīng)常請求別人的原諒。下決心掌握好本文所提供的一些方法，改變你的生活。70分以下：你需要幫助，并且迫切地需要。生活對你而言只是持續(xù)不斷地掙扎，家庭、事業(yè)，所有的關系都緊張混亂。這種雜亂的局面可能就是一支筆或一個便簽這類簡單的事物可以改變的，但你必須對自己做出承諾以尋求改善?！案挥薪M織性的概念”引出各種各樣錯誤地概念，本節(jié)將幫助你來澄清這些誤解：“過分拘謹?shù)膫€性”偽證當我聽到一些人說“富有組