幼兒園檔案管理制度

竹圓頭幼兒園檔案管理制度檔案管理人員必須遵循上級(jí)規(guī)定的保密制度接收以及移出檔案和收發(fā)傳閱文件要嚴(yán)格辦理交接手續(xù)查閱有關(guān)檔案應(yīng)在檔案室內(nèi)，外借檔案需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦好相關(guān)的手續(xù)檔案是要有保護(hù)措施，做到防火，防水，防鼠，防潮，防蟲，防塵，定期檢查保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)該及時(shí)處理。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，嚴(yán)謹(jǐn)帶入易燃物品，并應(yīng)配有消防裝備。非本工作室人員，未經(jīng)園長或者相關(guān)人員統(tǒng)一不得進(jìn)入。應(yīng)保持案卷齊全每年核對(duì)一次，做到帳，卷相符合。定期或者不定期得對(duì)檔案進(jìn)行檢查。建立健全檔案檢索工具，準(zhǔn)確做好檔案的分類，編制以及規(guī)定報(bào)關(guān)的期限和密級(jí)等項(xiàng)工作，使得檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，以及系統(tǒng)化。檔案工作人員的變動(dòng)，必須先做好各種檔案的清點(diǎn)移交工作，并且辦理好相關(guān)的交接手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)該執(zhí)行好歸檔、保密、借閱、統(tǒng)計(jì)、保管、銷毀制度。檔案管理制度一、總則1、為了使檔案更好地促進(jìn)園所的發(fā)展，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，確保檔案信息完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合我園自身發(fā)展實(shí)際，特制定本辦法。2、本辦法所稱檔案是指園所在教育教研、企業(yè)管理和其他各項(xiàng)事業(yè)活動(dòng)中直接形成的對(duì)企業(yè)本身和社會(huì)當(dāng)前及長遠(yuǎn)所有具有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。3、園所檔案是企業(yè)職工集體智慧的結(jié)晶，是重要的信息資源和歷史憑證，檔案工作應(yīng)堅(jiān)持檔案資源統(tǒng)一歸檔、集中保管、分級(jí)查閱的基本管理原則。確保各類檔案做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。園所全體職工都賦有保護(hù)檔案的權(quán)力和義務(wù)。4、檔案源于園所，用于園所。它是園所運(yùn)作的重要基礎(chǔ)工作之一，是衡量園所質(zhì)量、發(fā)展水平的重要標(biāo)志，是維護(hù)園所自身形象的一項(xiàng)重要事業(yè)。園所應(yīng)把檔案工作納入自身總體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與管理。園所各部門必須把檔案工作納入議事日程，重視本部門文件材料的形成、積累、歸檔，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，作為考核內(nèi)容，在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。二、責(zé)任1、本辦法適用于本園所所有部門和全體員工。2、有下列行為之一，一經(jīng)查實(shí)，視其情節(jié)輕重，給予記過、停職反省，直至除名處理；造成經(jīng)濟(jì)損失的，據(jù)實(shí)賠償并處罰款；觸犯法律的移交司法機(jī)關(guān)處理：2.1損毀、丟失或擅自銷毀機(jī)構(gòu)檔案2.2擅自向外界提供、摘抄機(jī)構(gòu)檔案2.3涂改、偽造檔案2.4未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的部門或檔案管理者2.5未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者三、檔案工作機(jī)制、人員和任務(wù)1、北京市XX幼兒園檔案工作受各級(jí)檔案領(lǐng)導(dǎo)部門的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。2、園所設(shè)綜合檔案室，由專人專職從事檔案工作。各部門各有一名兼職檔案工作人員負(fù)責(zé)分管本部門的檔案，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，形成檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。3、園所綜合檔案室既是企業(yè)檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用企業(yè)檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，具有對(duì)企業(yè)檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，實(shí)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查的責(zé)任。4、園所檔案部門的基本任務(wù)4.1貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法令和法規(guī)，統(tǒng)籌規(guī)劃整個(gè)機(jī)構(gòu)檔案工作。4.2建立健全機(jī)構(gòu)各類檔案管理制度和實(shí)施規(guī)范，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況。4.3負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)構(gòu)各類檔案及相關(guān)資料的接收（搜集）、整理、鑒定、分類、統(tǒng)計(jì)、保管和利用。4.4積極開展檔案的開發(fā)與利用工作。5、編制各類檔案檢索工具，匯編檔案參考資料，積極開發(fā)檔案信息資源。6、參加檔案信息工作的整體化建設(shè)，開展多方面協(xié)作，全面進(jìn)行檔案信息交流。7、采取多種形式開展檔案的宣傳教育活動(dòng)，增強(qiáng)職工的檔案管理意識(shí)。8、積極開展檔案理論和實(shí)踐的研究，提高理論水平，總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。四、檔案的管理工作1、檔案的立卷我園所實(shí)行文件材料部門形成的立卷制度。機(jī)構(gòu)各部門的兼職檔案工作人員應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)規(guī)律，將辦理完畢的文件材料按類別、問題、時(shí)間初步整理，以便立卷及時(shí)向機(jī)構(gòu)綜合檔案室移交。2、歸檔流程園所所屬部門將待移交檔案初步整理后，由歸檔人員填寫移交清單，經(jīng)檔案室管理人員確認(rèn)后接收。3、歸檔要求3.1歸檔文件要求3.1.1凡需歸檔的文件材料必須遵循文件的自然形成規(guī)律、保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系、便于保管利用的原則進(jìn)行系統(tǒng)整理組卷，編寫頁號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表、擬寫案卷題名、注明密級(jí)和保管期限，編制“移交目錄”一式兩份后向檔案室移交歸檔。3.1.2歸檔的文件材料必須保持其成套性和完整性。3.1.3歸檔的文件材料必須文實(shí)相符，準(zhǔn)確地反映機(jī)構(gòu)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)面貌和歷史過程。3.1.4歸檔的文件材料必須層次分明，保持其有機(jī)聯(lián)系，符合其形成規(guī)律。3.1.5對(duì)完整系統(tǒng)的歸檔文件材料，必須按序整理。3.1.6歸檔的文件材料必須簽署完備、印章齊全。3.1.7歸檔的文件材料要求載體優(yōu)良、格式統(tǒng)一、書寫清晰、字跡整潔、圖線清晰、裝訂整齊美觀。不得使用圓珠筆、鉛筆書寫檔案材料。3.1.8另外，光盤軟盤類（包括數(shù)碼影像等），歸檔部門應(yīng)編寫歸檔材料簡要說明。3.2歸檔時(shí)間和文件數(shù)量3.2.1歸檔份數(shù)：園所印發(fā)的正式文件一式兩份，并附上底稿；其他各類檔案原件一式一份，重要的一式兩份。3.2.2各類檔案歸檔時(shí)間依據(jù)機(jī)構(gòu)各類檔案中要求的歸檔時(shí)間執(zhí)行。3.2.3歸檔范圍對(duì)于園所各門類檔案，具體歸檔范圍參考《檔案目錄》。3.4檔案整理3.4.1檔案的分類本園所檔案按照內(nèi)容分為八類：文書檔案、教學(xué)教研檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、電子檔案、科技檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案。3.4.2檔案整理要求檔案負(fù)責(zé)部門要嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)章制度的要求，對(duì)各類檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、排架，編制案卷目錄和其他檔案檢索工具，做到分類科學(xué)、整理系統(tǒng)、保管安全、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確、利用方便、管理先進(jìn)。3.5檔案的銷毀對(duì)于保管期限以滿的待銷，凡需要銷毀的檔案，經(jīng)鑒定后，登記造冊(cè)，并報(bào)機(jī)構(gòu)檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。檔案銷毀必須有領(lǐng)導(dǎo)審批，任何組織和個(gè)人不得擅自銷毀檔案。3.6檔案的利用，檔案部門所保存的檔案，主要供本園所利用，如其他單位或個(gè)人需查閱或利用時(shí)，必須遵守我園檔案管理規(guī)章制度。本機(jī)構(gòu)工作人員因工作需要，可直接查找、借閱園歸檔的檔案。非本園人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)持經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。凡摘抄、復(fù)制的檔案，須經(jīng)檔案部門核準(zhǔn)后，由負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)簽字方能生效。3.6.1借閱管理：因工作需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)機(jī)構(gòu)重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)機(jī)構(gòu)檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)同意后，方可帶出，用畢立刻歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。3.6.2檔案利用：提供利用是檔案工作的核心內(nèi)容，檔案管理人員必須主動(dòng)、積極了解機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的需要，廣泛開展檔案利用工作，在提供服務(wù)中要嚴(yán)格把握檔案利用審批手續(xù)，以維護(hù)機(jī)構(gòu)利益。3.7檔案的統(tǒng)計(jì)工作園所綜合檔案室應(yīng)做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，確保專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)。掌握檔案的收集、整理、利用、銷毀和室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按照?qǐng)@所利用的要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表，并進(jìn)行定期的綜合或?qū)ｍ?xiàng)統(tǒng)計(jì)分析。五、檔案管理注意事項(xiàng)1、檔案室應(yīng)設(shè)在安全、防盜、防潮、防火、防光、防塵、防蟲的建筑內(nèi)。2、外單位人員原則上不允許直接借用或查看本機(jī)構(gòu)的任何檔案材料。如確需借用或查閱的，須經(jīng)檔案室同意后經(jīng)我園主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、檔案管理應(yīng)及時(shí)適應(yīng)機(jī)構(gòu)電子化辦公、