2023年江蘇開放大學辦公室事務管理第四次作業(yè)

專業(yè)學問共享專業(yè)學問共享江蘇開放大學形成性考核作業(yè)學姓號名課程代碼110072課程名稱辦公室事務管〔專〕評閱教師第共四 次任務四 次任務江蘇開放大學任務內容：題號題號一二三總分分數(shù)得分 評卷人得分 評卷人

一、情境分析題〔每題15分，共30分〕一、情境分析題〔每題15分，共30分〕1、背景說明：公司經(jīng)在星期一早上告知文員小劉，星期四上午9：001l：00銷售員會議，要求小劉通知有關人員。小劉剛到公司久，太清楚公司有多少銷售員，她幾乎把通知的事忘。始終到星期三下午經(jīng)問她會議通知沒有， 她才匆忙在公司的布告欄寫如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務必出席。星期四上午8：30左右，有2個銷售員到會議室，但會議室沒有人招呼，以為會議開，坐一會就走。 9：00左右有6個銷售員來，么資也沒帶，其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在10：00見面。到10點，只剩下4位銷售員，也談出么東西，會議草草完畢，經(jīng)很愉快。公司一共有124怎樣的？答：〔1〕應當搞清銷售員的人數(shù)和姓名,預備這份名單打印好書面通知在三天內,當面發(fā)放通知或通知(中需要對方確認時間,地點,內容等)到名單上的每個人通知能寫在布告欄 ,可能被人留意通知上應寫清會議的時間(開頭到完畢時間),地點應具體寫清會議內容,應做好哪些預備〔7〕應提前到會議室做好預備,做好簽到工作〔7〕應提前到會議室做好預備,做好簽到工作2、背景說明：某公司聘任文員鄒某上班處郵件時，正好趕上接聽，他一手操持，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，并順手拿過筆在“收件人處簽字。打完他趕忙把全部的信封剪開， 忙亂中一封信被剪掉回信地址的一角，他并未在意。這時，他抽出全部的信紙，放在一邊，而把全部的信封放在另一邊，并開頭閱讀郵件。當閱讀到寫有“親愛的紅：……的一封信時，他意識到拆錯信，匆忙將信裝進一個信封，并用膠水粘起來。在處其他信件時，其中有一封急件，覺得應當由信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認為鄒某處郵件是否正確，為么？請講出由并說明正確的做法?！?應當直接把信堆到桌上，并填寫“郵件收領單，特別要寫清楚機要郵件、經(jīng)辦人等工程；如有污損還應當當面指出，以分清責任；應任憑翻開全部的信，而應依據(jù)確定的標準進分類，允許拆封的信件應按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和拆封的信件要轉交給相應的個人和部門；對于誤拆的信件，應看信的內容，應馬上重封口，信封上要寫上“誤拆，并簽上姓名，當面交給對方并賠禮；交給上司的信件能混合，要按重要程從上至下堆疊；得分評卷人得分評卷人二、操作題〔2040〕1、你是宏遠公司的秘書鐘苗，下面是政經(jīng)張明需要你完成的幾項工作任務。便條鐘苗：公司預備對聘的幾位秘書進展培訓，你主要負責講解如何完成上司臨時交辦事項。以下幾點是你重點要說明的：〔1〕此項工作的意義?！?〕此項工作的特點。〔3〕上司臨時交辦事項的范圍。請在今日下班前寫出書面材料交給我。感謝！行政經(jīng)理張明XXXX年XXXX問題：假設你是鐘苗，你將如何撰寫這份建議？〔〕此項工作的意義：①可減輕上司工作負擔，提高上司工作效。②可解除上司后顧之憂，保證上司集中抓大事、重要的事。此項工作的特點：①廣泛性；②臨時性；③具體性；④緊迫性。上司臨時交辦事項的范圍：①文書工作事項。如上司讓秘書查閱文件、遞送文件等。②會務工作事項。如上司讓秘書通知開會、收集議題等。③信訪工作事項。如上司讓秘書代寫回信、代為接談、代上司探望友人等。④信息工作事項。如上司讓秘書搜集某一信息、核實某一信息等。的實狀況等。系，為開展工作奠定好根底。⑧協(xié)調工作事項。如上司讓秘書代為召開協(xié)調會議，協(xié)商解決某個問題等。⑨接待工作事項。如上司讓秘書去接站、安排客人食宿等。⑩其他交辦事項。便條王麗：便條王麗：最近，公司址搬遷過程中財務部與研發(fā)部因使用辦公用房發(fā)生了沖突，總經(jīng)理辦公室要求我們召開會議協(xié)調解決。請你就會議地點和布局以及會議議程提出相應建議，供會議籌備人員參考。請于明天下班前將建議交給我。感謝！行政經(jīng)理蘇宏XXXXXXXX日問題：假設你是王麗，你將如何撰寫這份建議？答：關于會議地點和布局的選擇：。會議議程的安排，依據(jù)本次會議主題是協(xié)調平級部門之間的沖突來確定：由會議主持人說明此次會議的主題和議事規(guī)章。建議先由雙方說明自己的問題和需求，使各方解對方的困難。會議組織者向與會人員說明公司辦公用房安排的依據(jù)。會議組織者向各方提出要求：①防止本位主義、樹內部客戶觀； ②急躁傾聽對方意見；③換位思考；④準時進信息溝通。再由雙方進互諒互讓地磋商。形成會議備忘錄，提示遵照執(zhí)。得分評卷人三、實踐題〔3030得分評卷人室各類人員的職責和具體工作內容〔重點文秘類工作人員〕辦的事如何處的〔舉〕、工作感想，并將調研結果寫成調查報告。答:壇市城東建筑安裝設備辦公室工作狀況調查一、調查目的為學好“辦公室事務管課程的學習，也為完本錢次課程學習的任務，我對 XX市天翔裝飾公司的辦公室進一次調查，現(xiàn)將調查狀況總結如下：二、調查狀況1、辦公室組成該公司辦公室是總經(jīng)室直接領導下的綜合管機構， 承上啟下溝通內外協(xié)調左右，是推動著公司各項工作朝著既定目標前進的中心目前辦公室共有四人其中經(jīng)一名，選購一名，文秘一名，司機一名。具體崗位職責如下：2、辦公室人員職責經(jīng)﹙1﹚、負責辦公室的政領導工作，帶著全體員工完成職責范圍內的各項工作任務﹙2﹚、負責處企業(yè)日常政事務，協(xié)調各部門的工作，幫助總經(jīng)解決有關問題﹙ 3﹚、解和把握企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管信息，檢查各部門對會議決議和總經(jīng)指示的執(zhí)狀況﹙4﹚、負責企業(yè)對外聯(lián)絡工作，與上級部門、政機關、業(yè)協(xié)會、聞媒體、合作單位等保持好關系﹙5﹚、負責公司用車的安排調和有關職工費用報銷的審批工作﹙6﹚、完成總經(jīng)交辦的其它工作。選購依據(jù)公司領導的要求負責選購公司及員工所需要的生活用品及辦公室用品物品質要嚴格把關，價格要合，選購物品的價格要明細化，要做到一物一價。文秘﹙1﹚﹙2﹚有關文件的起草、對外發(fā)文的核稿及有關會議的記錄工作﹙3﹚、負責企業(yè)的檔案建設，幫助處有關政事務，﹙4﹚﹙5﹚它工作。司機﹙1﹚、疼惜車輛，保正車輛處于好狀態(tài)。﹙2﹚、出車準時，隨叫隨到，負責車上物品安全。3、辦公室人員工作內容與所處的事務上情下達，這就打算辦公室工作繁雜的特點。所以辦公室工作人員每天的工作格外繁忙。天翔公司的職員〔文秘〕早上八點半一到辦公室后久，開頭收送電子郵件，同時幫助各部門發(fā)文核稿，同時按領導要求起草文件，修改、打印、下發(fā)，并分發(fā)紅頭文件。公司發(fā)文很大，據(jù)說有時一天有多個文件要發(fā)，是認真去逐一核對原稿，以確保發(fā)文質。同時，文件歸檔工作也是每天工作中必做的。要認真做好公司有關文件的收發(fā)、登記、分遞和督辦工作，公司全部的文件、審批表、協(xié)議書整歸檔入冊，做好資歸檔工作。公司領導時有最指示下來，要能準時傳達貫徹公司有關會議、文件和領導批示。天虹安裝設備的文秘面對繁雜瑣碎的大事務性工作(文書處、檔案管、文件批轉、迎來送往等)，已經(jīng)提煉出工作閱歷，就是強化工作意識，加快工作節(jié)奏，提高工作效，靜辦各項事務，求周全、準確、適，避開疏和過失，根本就能做到事，材的寫作要求盡可能的詳盡、 準確，這樣在文件起草供給調研資才能保證向領導反映準確信息，為準時決策供給牢靠依據(jù)。所以做好文書工作必需努鉆研業(yè)務，在觀看中學習，樂觀向領導、其他部門和同事學習，虛心與同事交寫作體會，吸取有閱歷。經(jīng)常認真分析上級機關的材，進換位思考。尋常堅持讀書看報，收看聞，做到勤思、常練、多改，努提高寫作水平。三、感受：通過調查我感覺到要想做好文秘工作必需要做好以下幾點1、