公文格式規(guī)范及常見錯誤剖析

公文格式規(guī)范及常見錯誤剖析2一、機關的公文格式

二、幾種常用公文格式特點

三、常見錯誤剖析〔重點介紹〕公文格式標準及常見錯誤剖析3一、機關的公文格式公文〔包括電報〕，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和標準格式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。組成公文的要素分為:(一)眉首置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首;(二)主體置于紅色反線至主題詞之間的各要素統(tǒng)稱主體;(三)版記置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。具體如下：4〔一〕眉首1.公文份數(shù)序號。2.秘密等級和保密期限。3.緊急程度。4.公文機關標識。5.發(fā)文字號。6.簽發(fā)人。51.公文份數(shù)序號62.秘密等級和保密期限公文如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★〞隔開。73.緊急程度公文如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行;如需同時標識秘密等級、保密期限與緊急程度時，秘密等級和保密期限之間用“★〞隔開標識在版心右上角第1行，緊急程度標識在版心右上角第2行。

以上所介紹的公文份數(shù)序號、秘密等級、緊急程度的標識方法不適用信函式的公文。

84.公文機關標識公文機關標識就是人們通常所說的“紅頭〞。一般由發(fā)文機關全稱或標準化簡稱后加上“文件〞，如“惠州市開展和改革局文件〞。對于“文件〞形式的發(fā)文機關標識，有三種情況要注意：第一，上行文與下行文、平行文的標識位置不同。但凡上報的公文，為了方便上級機關領導批示，規(guī)定發(fā)文機關標識距上頁邊距離為117mm;而用于平行文或下行文的公文，其發(fā)文機關標識距上頁邊距離為62mm。如右圖:117cm

94.公文機關標識

第二，聯(lián)合行文時，主辦機關排列在前，“文件〞兩字居于發(fā)文機關名稱右側上下居中。第三，不管聯(lián)合行文的機關多少，第一頁必須留出發(fā)文字號、標題、主送機關以及最少一行正文的位置。

105.發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。機關代字一般由兩個層次組成：第一個層次是發(fā)文機關代字;第二個層次是發(fā)文機關主辦文件的部門的代字，如“市府辦〞是由“市政府〞和“辦公室〞兩局部的代字聯(lián)合組成。發(fā)文字號盡量以簡化為好。年份要用全稱，不能簡化，如“〔2021〕〞不能寫成“〔10〕〞。年份應用六角符號“〔〕〞，不能用中括號“［］〞、小括號“〔〕〞等。序號是發(fā)文的流水號，一般都是按文件的形式統(tǒng)一編號。如果是聯(lián)合行文，只標主辦機關的發(fā)文字號。發(fā)文字號的位置一般置于發(fā)文標識下空兩行的地方，根據不同公文的特點，有居左“請示〞、居中“通知〞、居右“函〞、“批復〞、“報告〞、“議案〞、“復函〞三種特點。116.簽發(fā)人

上報的公文需標識簽發(fā)人，平行排列于發(fā)文字號右側。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行上。

12〔二〕主體1.標題2.主送機關3.正文4.附件說明5.成文日期6.印章7.附注圖示如下:131.標題2.主送機關3.正文4.附件說明5.成文日期6.印章7.附注14

1.標題公文的標題應概括地說明公文的內容并標明公文種類。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號;公文標題要做到排列對稱美觀，并且在回行時不能把完整的詞拆開等。

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2.主送機關16

主送機關一般標在標題下空1行的左側頂格處，回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。這種情況我們很少遇到，但也應該掌握，預防萬一。

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3.正文正文位于主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。一般每面排22行，每行排28個字。正文提出要符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定;文字表述準確;人名、地名、數(shù)字、引文準確;結構層次序數(shù)標準;使用法定計量單位;簡稱標準;正確使用阿拉伯數(shù)字等。

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4.附件說明公文的附件是正文內容的組成局部，與公文下方一樣具有同等效力。公文如有附件，應當注明附件順序〔阿拉伯數(shù)字〕和名稱。具體方法是在正文下空1行左空2字標識“附件〞，后標全角冒號和名稱，附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件〞字樣，有序號時標識序號，如“附件1〞、“附件2〞、“附件3〞等，附件的序號和名稱前后標識應一致。

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5.成文日期成文日期是公文生效的時間，要用漢字書寫，即俗稱為“大寫〞，不能用阿拉伯數(shù)字與漢字混用，同時年、月、日要齊全。公文成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準;電報以發(fā)出日期為準。

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6.印章公文除?會議紀要?和以電報形式發(fā)出的以外，都應加蓋印章;聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。單一發(fā)文時，只需要在標識成文日期〔右空4字〕上加蓋印章，不署發(fā)文機關名稱;聯(lián)合下行文、平行文時，假設需加蓋兩個機關印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期，但兩印章間互不相交或相切，相距21不超過3mm;假設需加蓋3個以上印章時，要將各發(fā)文機關名稱〔可用簡稱〕按加蓋印章順序排列相應位置，并使印章加蓋或套印在其上，主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章，均都居中排布，印章之間互不相交或相切，在最后一排印章下右空2字標識成文時間。22

7.附注23〔三〕版記1.主題詞2.抄送機關3.印發(fā)機關和印發(fā)日期241.主題詞主題詞是用于提示公文內容，便于公文檢索查詢的標準化詞。公文應當標注主題詞，上行文按照上級機關的要求標注主題詞，公文主題詞通常由公文制發(fā)機關的最高行政主管機關負責人制定和發(fā)布。主題詞分為主表和附表兩大局部，主表按公文的性質、職能分為13類，附表按行政區(qū)域分為兩類。詞表分為三個層次：第一層25是對主題區(qū)域的分類，第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類;第三層是類屬詞。第一層和第二層統(tǒng)稱為主題詞。詞表中主題詞共有1049個。標注主題詞要注意如下幾個問題：一是一份文件的標引，除類別詞外最多不超過5個主題詞，但不得少于兩個;二是標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞，在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文件形式的詞〔即文種〕;26三是如一份文件有兩個以上的主要內容，就先集中對一個主題內容進行標引，再對第二個主題內容進行標引;四是根據需要，可將不同類的主題詞進行組配標引;五是當詞表中找不出準確反映主題內容的類屬詞時，可以在類別詞中選擇適當?shù)脑~標引，同時將能夠準確反映文件內容的詞標在類屬詞的后面，并在該詞的后面加“△〞以便區(qū)別。

272.抄送機關283.印發(fā)機關和印發(fā)日期。印發(fā)機關和印發(fā)日期位于抄送機關之下〔無抄送機關在主題詞之下〕占1行位置。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空l字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。

29主要介紹如下五種：〔一〕請示?！捕惩ㄖ??！踩澈！菜摹撑鷱??！参濉硶h紀要。二、幾種常用公文格式特點30〔一〕請示311、發(fā)文機關標識下移。前面已談到，上報件的發(fā)文機關標識距上頁邊距離為117mm，比平行文的要多出55mm的空白頭，這就是請示件的一個特點。

如右圖:323.主送機關唯一性。請示件一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當抄送形式，抄送單位不得有下級機關。另外，除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得主送上級機關負責人。

2.簽發(fā)人不可少。請示件應當標注簽發(fā)人姓名。如果是聯(lián)合行文，要標注所有會簽人姓名。

334.印章單一性。為簡化手續(xù)，提高效率，但凡請示性的公文，不管是單獨行文還是聯(lián)合行文，都只需加蓋主辦機關的一個印章。34〔二〕通知35一般告知性的事項或者是小范圍內的發(fā)文，并且緊急程度不高。對“函〞的格，下面再作介紹?！半妶蟥暡粚儆谖姆N，只是一種發(fā)文載體，它適用于任何文種，利用電報發(fā)文，方便、快捷，但由于其缺少發(fā)文機關的印章，一般只適用國家機關內部使用，不適用于向社會公開發(fā)文。36〔三〕函函或復函都應該使用“信函式〞格式，函是主動行文，復函是針對不相隸屬機關來文的答復性行文或者是以辦公室〔廳〕名義代替上級機關“批復〞下級機關的“請示〞。通常用“復函〞形式。其格式具有如下幾個特點：

1.發(fā)文機關標識用全稱。信函式公文的發(fā)文機關標識必須用全稱，后面也不加“文件〞二字。37

2.首頁不顯示頁碼。由于信函式公文的各頁距下頁邊20mm處有一條紅色文武線，位置剛好在頁碼上，為了防止文武線與頁碼重疊情況出現(xiàn)，所以規(guī)定信函格式公文的首頁不顯示頁碼。如右圖:38〔四〕批復批復是上級機關對下級機關的請示事項進行答復，是一種下行文。其格式具有如下幾個特點：1.使用“信函式〞的公文格式。因為批復的主送機關范圍較窄，主要是答復幾個機關或者是某一機關的請示事項，所以一般不使用“紅頭文件〞。

2.只有具有行政隸屬關系的上級機關對下級機關行文才可以使用“批復〞文種。如果批復下級機關的“請示〞，由本級機關的辦公廳〔室〕代行文，由于屬平級關系，應用“函〞代“批復〞。39〔五〕會議紀要市政府辦公室辦理的會議紀要，有“市政府常務會議紀要〞、“市長辦公會議紀要〞、“市政府工作會議紀要〞三種。三種格式的區(qū)別：一是發(fā)文字號的表示方式不同。“市政府常務會議紀要〞的發(fā)文字號標識用阿拉伯數(shù)字外加小括號表示，“市政府工作會議紀要〞的發(fā)文字號由序號加上年份表示，與文件的比較相似，只有少了機關的代字?！笆虚L辦公會議紀要〞的發(fā)文字號用第xx期來表示;40

二是“市政府工作會議紀要〞必須有標題，“市政府常務會議紀要〞(如圖)沒有標題;三是參會人員名單表述及格式不同，“市政府常務會議紀要〞、“市長辦公會議紀要〞的參會人員名單在正文之后空1行，空兩格標注“參加會議人員：〞，后面接著是各參會人員名單。41三、常見錯誤剖析〔重點介紹〕(一)眉首常見錯誤。(二)標題常見錯誤。(三)行文錯誤。(四)附件錯誤。(五)主題詞錯誤。42〔一〕眉首常見錯誤。1.缺漏秘密等級。2.緊急程度標識不標準。按照規(guī)定，公文的緊急程度，除了函件標識在平行發(fā)文字號的左側外，其余文件都是標識在版心右上角第1行。如市政府工作會議紀要〔2021〕號文，“急件〞兩字標識在公文頂格的左上角，此標識方法不標準，正確的標識應在右上角。43〔二〕標題常見錯誤。主要有：文種重復、缺少文種、錯用文種、介詞連用、錯用標點符號、用詞不當、回行不當?shù)?種常見的錯誤。

441.文種重復。行政機關公文種類主要有13種：命令或令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。在文種使用中，除轉發(fā)、批轉某機關的公文必須使用“通知〞作載體外，如果公文標題中同時使用兩個文種那么屬于文種重復。重復使用文種的情況多的是把“意見〞和“函〞同時使用或把“意見〞和“函〞同時使用。

45例一：?印發(fā)廣東省xxxxxx工作實施意見的通知?〔粵府辦〔2005〕xx號〕中，用“通知〞來印發(fā)“意見〞，造成文種重復。標題正確寫法應該是?關于廣東省xxxxxx工作實施意見?，同時文中的按語局部也要刪除。例二：?關于對xxxxxx的決定〔代擬稿〕修改意見的函?〔惠府函〔2005〕186號〕中，“意見〞與“函〞同時使用，也屬于文種重復的情況，正確的寫法應該是?關于xxxxxx的決定〔代擬稿〕的修改意見?。

46474849506.用詞不當。轉發(fā)上級政府辦公室〔廳〕以及本級政府有關部門文件的，標題應寫為“轉發(fā)xxxxxx的通知〞；根據本級政府領導批示用辦公室名義下發(fā)文件的，標題應寫為“印發(fā)xxxxxx的通知〞。

517.回行不當。公文標題需回行時，要做好詞意完整，不能把完整的詞拆開。例如：關于惠州市2021年國民經濟和社會開展方案執(zhí)行情況與2021年方案草案編制情況的匯報標題中的專業(yè)述語“國民經濟和社會開展〞是一個完整的詞，卻被分成兩行排列，這不符合公文標題的回行要求，為了防止把它完整的詞拆開，又使標題排列更加對稱美觀，應當把“開展方案執(zhí)行情況〞8個字移至上一行。正確寫法如下：關于惠州市2021年國民經濟和社會開展方案執(zhí)行情況與2021年方案草案編制情況的匯報52〔三〕主抄送機關常見錯誤53〔四〕正文常見錯誤。1.行文規(guī)那么錯誤。2.錯別字。3.錯詞。4.語法、文字表述錯誤。541、行文規(guī)那么錯誤。55〔2〕不符合受權行文的有關規(guī)定。任務機關就職權范圍以外的事項發(fā)文要表達受權。但凡根據政府領導批示由政府辦公室下發(fā)的文件，一般要加上“經惠州市人民政府同意〞或“根據xx政府領導意見〞，如惠府辦〔2003〕58號中“現(xiàn)將市開展改革局?關于xxxxx實施方法?〞轉發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。〞，違背了表達受權行文的原那么，正確的寫法應該是“惠州市開展和改革局?關于xxxxx實施方法?業(yè)經市政府同意，現(xiàn)轉發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。〞

562.錯別字。錯別字多為疏忽大意造成，如不能及時發(fā)現(xiàn)和糾正，往往導致印發(fā)的文件重印。錯別字主要有以下幾方面情況：

〔1〕字形相同或相近的錯別字。如“借鑒〞寫為“錯簽〞;“紀委〞寫為“經委〞;“魚、蝦〞寫為“漁、蝦〞等。

〔2〕音相同或相近的錯別字。如“偏僻〞寫為“偏辟〞;“簽訂〞寫為“簽定〞;“舉一反三〞寫為“舉一返三〞;“通信〞寫為“通訊〞;“報道〞寫為“報導〞等。

〔3〕音同形近而義不同的錯別字。如“錄像帶〞寫為“錄象帶〞;“部委辦〞寫為“部位辦〞;“鑒定〞寫為“監(jiān)定〞等。573.錯詞。容易用錯的詞主要有：〔1〕截止—截至“截止〞和“截至〞均為動詞，二者在用法上有區(qū)別。“截止〞是不及物動詞，后面不能帶賓語。如果“截止〞出現(xiàn)在時間之前，需加一個介詞作補語或名詞性詞語用冒號，如“截止到7月10日上午，已有80人報到〞、“截止到7月9日，報名參加大會采訪報道的媒體共90家〞;“截至〞用于時間之前，不能用于時間之后，如“截至7月9日，已有7個省區(qū)報到〞。58

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〔3〕其它—其他根據國家語委有關規(guī)定，在法律法規(guī)和公文中統(tǒng)一用“其他〞，不用“其它〞一詞?！?〕公布—發(fā)布根據立法等有關規(guī)定，法律、行政法規(guī)用“公布〞，決定、命令用“發(fā)布〞，均不使用“公布〞一詞。

例：省政府令第101號文?廣東省人民政府關于假設干臨時行政許可事項的決定?“……自公布之日起施行。〞，把“公布〞改為“發(fā)布〞。60

〔5〕按照—遵照“按照〞和“遵照〞主要區(qū)別：一是在感情色彩和使用范圍上不一樣?！鞍凑炸暿侵行栽~，使用范圍較廣，通用于各種文體;“遵照〞有遵奉依照之意，帶有尊重色彩，后面的名詞多為上級、長輩的指示、教導等。二是詞性不同?！鞍凑炸暿墙樵~，“遵照〞是動詞。如“按照xx同志的指示精神……〞，“按照〞應改為“遵照〞。61

624.語法、文字表述錯誤?！?〕句子成分殘缺。

“加大鄉(xiāng)鎮(zhèn)渡口渡船更新改造工作。〞“加大〞是謂語，后面都是定語，整個句子少賓語，所以應在“工作之后加上〞“力度〞兩字作賓語，應改為“加大鄉(xiāng)鎮(zhèn)渡口渡船更新改造工作力度。〞

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5.數(shù)值范圍表示錯。如：“惠州征集的男兵為2021年年滿18至20歲……〞，“18至20歲〞表示錯誤，正確的寫法應該是“18歲至20歲〞。如“惠州市開展和改革局經費預算，按……2—2.3%核定〞;……〞，“2—2.3%〞表示錯誤，正確寫法應該是“2%—2.3%〞。656.數(shù)字表示錯誤?！?〕沒有按規(guī)定使用阿拉伯數(shù)字

公文中的數(shù)字，除成文日期、局部結構層次充數(shù)和詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩詞句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字表述。如“〔肝吸蟲病〕流行區(qū)人群平均感染率達16.42%，其中約三分之二的感染者出現(xiàn)不同程度的肝膽系統(tǒng)、……病癥，……〞，“三分之二〞表示錯誤，正確的寫法應該主“2/3〞。

66〔2〕小數(shù)點之間的數(shù)字位置拉開。

由于用電電腦錄入漢字時是在全角狀態(tài)下進行，如果遇到小數(shù)字，電腦便默認為標點符號，后面自動空了一格，使一個數(shù)字變成兩個數(shù)字，這種情況在文稿中經常出現(xiàn)。如：“2021年財政核撥市開展和改革局專項經費150萬元，其中專家評審和論證費35.8萬元……〞，“35.8萬元〞表示錯誤，正確的寫法應該是“35.8萬元〞。

67〔3〕數(shù)字回行。

根據公文中的特點，公文中的數(shù)字不能出現(xiàn)回行的情況。如:把“1111.99億元〞寫成“1，

111，99億元〞，數(shù)字回行是錯誤的。

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7.年代表述錯誤。698.引文錯誤。709.結構層次表示錯誤。公文結構層次序數(shù)是：第一層為“一、〞，第二層為“〔一〕〞，第三層為“1.〞，第二層為“〔1〕〞。比較常見的錯誤是沒有嚴格按照層次表示方法表示，有的第一層用了第二層或第三、四層的表示方法，有的是從第一層表示就直到第三或第四層表示。71正確的表示:結構層次表示錯誤，例如:用句號表達句子的完整7210.沒有正確使用計量單位。7311.標點符號錯誤?！?〕表示概數(shù)不要用頓號隔開。

表示概數(shù)不應用頓號隔開。如“目前惠州潼湖僑場歸難僑居住的仍然是上世紀六、七十年代安置時，……〞，“六、七十年代〞表示錯誤，正確的寫法應該是“六七十年代〞。74

〔2〕沒有正確使用引號。

引號一般用來標明行文中直接引用的話，引號還用來標明需要著重論述的對象或具有特殊含義的詞語?！啊猿肿龅健粸橛H朋好友開綠燈走后門……〞、“……他們還辦起了少年軍校，尤其是‘風度中學’的少年軍校，……〞這里的開綠燈、走后門并非本意，具有特殊含義，不能加上引號。75

〔3〕錯用分號。分號用于復句內部并列分句之間的停頓，各分句內部一般不得出現(xiàn)句號。如：“以新一輪機構改革為契機，進一步優(yōu)化結構設置，創(chuàng)新公共效勞體制。推進公共效勞信息化;大力開展社會中介組，加強行業(yè)指導;推進行政事業(yè)性收費改革，減少收費工程。實行審批管理“零收費〞制度;……〞這段話的三個分句中，第一、第二個分句內部都有句號，不符合分號的用法，應改為逗號，而是三個分句之間語言完整，均可獨立成句或成段，所以應將三個分號改為句號。76〔4〕缺漏標點符號。

公文中第一層次標題不加標點符號，第二層次以下的標題均加標點符號。例如：一、根本原那么〔一〕先行先試，奮力爭先。搶抓機遇，……?！捕沉⒆惝斍?，著眼長遠。即以……，……?！踩痴w推進，重點突破。根據……，……。77〔5〕逗號表示句子內部的一般性停頓，頓號表示句子內部并列詞語之間的停頓。如“涌現(xiàn)出一批創(chuàng)新能力強，管理水平高，企業(yè)信譽好，社會奉獻大的優(yōu)秀民營企業(yè)……〞，“涌現(xiàn)〞是謂語，“企業(yè)〞是賓語，“創(chuàng)新能力強〞、“管理水平高〞、“企業(yè)信譽好〞、“社會奉獻大〞四者都是賓語，屬并列關系，之間應用頓號，不應用逗號。

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7912.其他問題。80使用非標準化簡稱時，一般先用全稱并加括號注明“以下簡稱xxx〞;首次出現(xiàn)時就需簡稱的，應在直接簡稱后加括號說明其全稱。按規(guī)定使用非標準化簡稱并不能使行文簡潔的，不應在公文中使用。

文中屢次引用同一文件，有文號的，下文可直接引用文號;