企業(yè)檔案管理培訓(xùn)

主講人:xxx時(shí)間：20xx年xx月企業(yè)檔案管理工作PPT模板LFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMPPTLFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMLFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COM免費(fèi)PPT模板下載LFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMPPT模板LFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMPPTLFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMPPT模板下載LFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMPPT模板免費(fèi)下載LFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMPPT教程LFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMPPT素材LFPPT網(wǎng)-WWW.LFPPT.COMPPT課件01認(rèn)知企業(yè)檔案管理02企業(yè)檔案管理的必要性03公司檔案管理制度簡(jiǎn)介目錄CONTENTS1PART01認(rèn)知企業(yè)檔案管理檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史紀(jì)錄。

——《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件。

——《企業(yè)檔案工作規(guī)范》檔案&企業(yè)檔案

電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。——《電子文件管理暫行辦法》電子檔案是具有保存價(jià)值的歸檔電子文件和相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。

——《企業(yè)檔案工作規(guī)范》電子文件&電子檔案

企業(yè)檔案構(gòu)成類型企業(yè)檔案構(gòu)成類實(shí)體檔案電子檔案紙質(zhì)檔案照片檔案聲像檔案實(shí)物檔案文件文本數(shù)據(jù)（庫(kù)）文件圖像文件圖形文件視頻文件音頻文件網(wǎng)頁(yè)文件企業(yè)檔案業(yè)務(wù)流程及方式電子文件實(shí)體文件流程軟件銷毀、升版、升級(jí)在線、離線磁盤、磁帶、光盤電子、手工在線、現(xiàn)場(chǎng)、郵寄軟件、實(shí)體銷毀、移交、升級(jí)借出、復(fù)印、查閱辦公室、庫(kù)房手工在線、傳真、郵寄形成處置利用保管歸檔辦理2PART02企業(yè)檔案管理的必要性良好的檔案管理有助于企業(yè)增加技術(shù)和知識(shí)儲(chǔ)備，促進(jìn)企業(yè)保護(hù)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障有助于企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中增強(qiáng)抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力，并在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益有助于企業(yè)構(gòu)筑企業(yè)信用體系，提高企業(yè)誠(chéng)信度，樹立企業(yè)形象有助于企業(yè)加強(qiáng)自身文化建設(shè)，利用豐富生動(dòng)的檔案素材，展示企業(yè)創(chuàng)業(yè)發(fā)展的歷程，培養(yǎng)員工的認(rèn)同感和歸屬感，創(chuàng)新企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念，提升企業(yè)的文化品位良好的檔案管理的作用

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)企業(yè)發(fā)展和國(guó)家、社會(huì)具有查考和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。是記錄和反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌的第一手材料，反映了企業(yè)成長(zhǎng)與發(fā)展的歷程，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源，也是企業(yè)文化的積淀。檔案管理的意義知識(shí)化檔案管理對(duì)企業(yè)的價(jià)值貢獻(xiàn)點(diǎn)企業(yè)價(jià)值最大化決策更科學(xué)化決策更科學(xué)化防風(fēng)險(xiǎn)常態(tài)化創(chuàng)新能力活化最佳實(shí)踐or解決方案信息分析or資源開發(fā)電子檔案實(shí)踐檔案實(shí)體文件電子文件數(shù)字化業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動(dòng)業(yè)務(wù)文件資料信息化外部信息系統(tǒng)外部活動(dòng)相關(guān)文件資料掃描掃描歸檔歸檔企業(yè)忽視檔案工作可能引發(fā)的主要風(fēng)險(xiǎn)

1企業(yè)核心成果流失企業(yè)權(quán)益失去保障企業(yè)歷史失去記憶知識(shí)資產(chǎn)無法積累3PART03公司檔案管理制度簡(jiǎn)介公司檔案管理制度（簡(jiǎn)介）

第一章總則第二章歸檔范圍及保管期限第三章歸檔時(shí)間及質(zhì)量要求第四章檔案的整理第五章檔案室的管理第六章檔案利用制度第七章檔案保密制度第八章檔案人員的崗位職責(zé)一、公司檔案管理類目體系

公司檔案類目體系采用兩級(jí)類目的形式將公司檔案分成了6個(gè)一級(jí)類目，各一級(jí)類目下設(shè)了總計(jì)29個(gè)二級(jí)類目，該類目體系體現(xiàn)在《歸檔文件類目、歸檔范圍及保管期限表》中，檔案的歸檔、分類整理工作以此表為依據(jù)開展。一、公司檔案管理類目體系行政人事類（XZ）經(jīng)營(yíng)管理類（JY）產(chǎn)品科研類（CP）工程項(xiàng)目類（GC）圖書資料類（TS）實(shí)物檔案類（SW）規(guī)章制度（01）公務(wù)文件（02）……質(zhì)量管理（07）其它文件（08）空調(diào)項(xiàng)目（01）消防項(xiàng)目（02）水處理項(xiàng)目（03）除塵項(xiàng)目（04）二級(jí)類目法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)（01）行政人事（02）……樣本資料（05）其它二氧化氯發(fā)生器（01）風(fēng)電潤(rùn)滑系統(tǒng)（02）礦井救生（03） ……榮譽(yù)類（01）紀(jì)念品（02）印信類（03）歸檔范圍歸檔件文類目一級(jí)類目二、檔案的移交歸檔

歸檔程序01日常積累02分類整理03填寫《文件移交清單》04檔案交接05確認(rèn)簽字完成二、檔案的移交歸檔日常積累在日常工作中應(yīng)根據(jù)公司檔案歸檔范圍，將能反映公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及崗位工作真實(shí)情況的、對(duì)將來工作具有查考利用價(jià)值或指導(dǎo)意義的文件資料按照能體現(xiàn)事務(wù)發(fā)展規(guī)律的順序集中留存下來。分類整理所有歸檔文件以反映一個(gè)完整問題、事件、項(xiàng)目為一件（卷）進(jìn)行整理，并根據(jù)文件的內(nèi)容參照《檔文件材料范圍、保管期限表及分類編號(hào)方案》進(jìn)行一級(jí)類目和二級(jí)類目（年度/產(chǎn)品型號(hào)/項(xiàng)目）的歸類。二、檔案的移交歸檔填寫《文件移交清單》填寫《文件移交清單》的目的是便于檔案交接雙方確認(rèn)交接文件的內(nèi)容、數(shù)量以明確檔案管理責(zé)任，因此移交人應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容詳細(xì)填寫文件移交清單（建設(shè)單位：項(xiàng)目名稱）電子文件移交清單移交部門：

序號(hào)責(zé)任者文件內(nèi)容日期文件格式密級(jí)備注（建設(shè)單位：項(xiàng)目名稱）紙質(zhì)文件移交清單移交部門：

序號(hào)文號(hào)責(zé)任者文件內(nèi)容日期頁(yè)數(shù)份數(shù)密級(jí)備注二、檔案的移交歸檔檔案的交接與簽收移交人將需移交的檔案文件（紙質(zhì)、電子版）連同相應(yīng)的移交清單交檔案管理員核對(duì)確認(rèn)無誤后再交交接雙方部門負(fù)責(zé)人簽字即完成檔案移交工作。二、檔案的移交歸檔

歸檔時(shí)間產(chǎn)品科研類：在產(chǎn)品鑒定驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)歸檔，后期銷售推廣階段的文件參照行政人事類文件進(jìn)行進(jìn)行收集歸檔；工程項(xiàng)目類：在項(xiàng)目驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)歸檔，項(xiàng)目時(shí)間較長(zhǎng)的可以分項(xiàng)目階段進(jìn)行歸檔，項(xiàng)目交付使用后的售后服務(wù)資料參照行政人事類文件進(jìn)行進(jìn)行收集歸檔；行政人事類、經(jīng)營(yíng)管理類：在文件材料辦結(jié)后的次年3月底以前移交到檔案室歸檔；實(shí)物及聲像檔案：貴重禮品和獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等應(yīng)及時(shí)向檔案室登記造冊(cè)，實(shí)物可由部門暫時(shí)保管；另外錄音、錄像、照片等隨相關(guān)文件材料一同移交檔案室,統(tǒng)一編號(hào)。二、檔案的移交歸檔

歸檔范圍（續(xù)3）以《歸檔文件類目、歸檔范圍及保管期限表》為依據(jù)，因?qū)嶋H工作內(nèi)容復(fù)雜多變，各部門需移交的文件范圍不限于此表，各部門應(yīng)本著負(fù)責(zé)任的態(tài)度，將所有有必要長(zhǎng)期、永久留存的對(duì)公司有利用價(jià)值的文件材料主動(dòng)移交到檔案室。工程項(xiàng)目類檔案的詳細(xì)歸檔范圍參見《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB／T50328-2001）中的“建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表”。二、檔案的移交歸檔

歸檔質(zhì)量要求歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率應(yīng)達(dá)到100％。歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4，圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。紙質(zhì)文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，和耐久性強(qiáng)的紙張、光盤等載體。電子文件歸檔時(shí)，要使用耐久的載體，可根據(jù)實(shí)際情況采用光盤、硬盤等載體，禁止用軟盤等易壞載體，歸檔前要進(jìn)行病毒的檢測(cè)，并且要保證電子文件可讀。歸檔前由檔案部門驗(yàn)收，文件材料在歸檔前遺失，文件形成部門或經(jīng)辦人應(yīng)盡力彌補(bǔ)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、檔案的利用

檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外傳。外單位人員未經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用公司絕密、機(jī)密的技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、新工藝等技術(shù)檔案，未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁利用。利用檔案，必須履行審批、登記、簽收手續(xù)。申請(qǐng)者姓名所屬部門借閱時(shí)間檔名稱用途利用方式部門負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)歸還時(shí)間檔案利用申請(qǐng)單三、檔案的利用

借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得私自轉(zhuǎn)借或復(fù)印，不得拍照、拆卸、損污，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告移交部門及檔案室及時(shí)處理。絕密文件、珍貴的實(shí)物檔案等一律不準(zhǔn)外借，否則追究相關(guān)人責(zé)任。凡重大項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等技術(shù)機(jī)密，涉及不宜公開的公司機(jī)密等檔案，應(yīng)做秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，需要查閱者須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自復(fù)制，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄