酒店會議接待方案范文

酒店會議接待方案范文酒店會議接待方案范文1一、銷售部接待程序:銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應著手做以下工作:1、及時與會務方負責人進行聯(lián)系(1)清楚了解會議性質(屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等)及內容(包括:時間、人數(shù)、所必需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特別要求等);(2)假設屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節(jié)后，應及時向部門主管領導匯報狀況，由部門主管領導召開協(xié)調會議，統(tǒng)籌整個會議的接待工作。2、落實會議場地和房間數(shù)量在會議洽談協(xié)商的過程中，應和會務方具體負責人具體討論有關的會議細節(jié)，做好記錄，尤其應盡快落實是否有合適客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后，應向餐飲部、房務部發(fā)出預留場地及房間的通知書。3、商談價格當確認場地及客房的安排沒有問題后，應依據(jù)實際狀況給客戶提供清楚的價格。如該活動涉及多項內容，應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。價格政策是相對固定的，如超出自己的權限，應及時向主管領導請示。4、簽訂會議協(xié)議，收取會議押金當會務方已確認所有會議細節(jié)后，雙方應依據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應的會議押金;5、下發(fā)會議接待通知單簽訂好會議協(xié)議后，依據(jù)雙方協(xié)商的具體內容和有關細節(jié)，填寫會議接待通知單，經核對無誤，下發(fā)至各部門,并儲存該次會議的檔案;6、會議接待發(fā)出會議接待通知單后，必需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯(lián)系，協(xié)調會場的布置，跟蹤會議進程;7、會議結賬會議結束，假設客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協(xié)助;8、會議送別恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受;同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情;9、會議結束會議結束，視必需要召開總結會，分析會議接待的得失，并將客戶看法反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發(fā)表。二、房務部接待程序:房務部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后，應做到:1、會議接待的前期工作(1)熟悉、了解會議接待通知單的內容;(2)了解結算方式，收費項目、聯(lián)系人和費用簽單人;(3)落實是否必需要安排會議用房及用房數(shù)量和時間，了解房間是否必需要開通長途、撤酒水、加床;(4)落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等;(5)落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達;(6)負責會議嘉賓報到時房卡的分發(fā)等。2、會議排房按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的狀況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安排同類客房中處于最正確狀態(tài)的房間。3、會議空房確認會議定房，落實好具體房間后，將預定內容輸入電腦并確定房號。4、會議嘉賓入住(1)在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準備工作;(2)會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發(fā)一覽表;關于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài);(3)當會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續(xù)，并由行李員及時運送客人的行李。假設遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯(lián)系。5、會議嘉賓離店(1)禮賓官接待信息，應及時協(xié)助客人收送行李;(2)前臺收銀處快速結賬;(3)協(xié)助客人安排好車輛。6、關注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料。三、餐飲部接待程序餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會議接待通知單后，應做到：1、會議接待前期工作(1)做好記錄，依據(jù)會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數(shù)、形式、接待標準及有關特別要求并將接待信息逐級傳遞;(2)依據(jù)會議接待通知單及會務方的要求，至少提前半天布置會場;(3)由宴會主管按賓館服務標準和客戶要求檢察會前準備狀況(會議通道是否暢通、會議設施的擺放與清潔、電源音響設備的功能狀態(tài)、會場的布置質量、服務人員的精神面貌等)，發(fā)現(xiàn)問題馬上整改，力求沒有疏漏;(4)提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯(lián)系人，確定會議茶歇、用餐餐標及特別要求，并為會議客人預留用餐場所。2、會議接待中(1)安排優(yōu)秀禮儀人員，在會議召開前40分鐘到場，引領參會嘉賓;(2)跟進會議服務及協(xié)助客人處理會間特別事項;(3)協(xié)助銷售部會議聯(lián)系人及財務部收銀員及時理清會議帳務，準備與會務方負責人結賬。3、會議結束(1)宴會服務人員跟進會議結帳工作;(2)幫助會議客人整理會議遺留物品。4、會議用餐及送別(1)引領會議客人用餐，并提供優(yōu)質服務;(2)做好餐飲帳務的結賬工作。5、送別(1)恭送會議客人，為賓客留下美好感受;(2)客人離店后，假設遺留下貴重物品，應盡快聯(lián)系交換客人。6、整理會議客戶資料，總結會議接待得失。四、其他相關部門請參照銷售部所下發(fā)會議接待通知單，做好相應接待工作。公司會議接待方案公司會議接待方案我社在承辦會議方面積存了豐富的實際工作和實際操作經驗，以自己票務方面獨有的優(yōu)勢，使您的會議工作輕松便捷、有條不紊;使您可以更專心自己的工作，不必為會議的瑣事而分心勞神，而且還會將會議舉辦得更加圓滿和出色，取得意想不到的收獲!會議策劃簡介：1、提供多家大酒店由您選擇，價格優(yōu)惠。2、會場(或分會場)的選擇和預定，會場的制定和布置(會場內外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺、桌簽、簽到臺等)以及各種設備的擺放。3、材料和證件的印制、會議手冊和參會人員通訊錄的制定制作、請柬、胸卡、餐券的印制。4、禮品策劃、制定、樣品提供和制作。5、設備：會議設備、辦公設備、視頻設備及多媒體、音頻設備、燈光設備。6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務。7、媒體支持、協(xié)助聯(lián)系媒體、邀請記者。8、提供會議所必需各類信息。9、協(xié)助招徠參會人員、協(xié)助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。10、禮賓接待、會議事務及其他秘書服務、現(xiàn)場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及vcd的制作等11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標準的菜單，依據(jù)要求進行調整，協(xié)助選擇和推舉不同的用餐地點。12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的.租用。13、公司專門為會議制定和安排了多條旅游路線，并依據(jù)參會人員的喜好，協(xié)助安排各種休閑活動。14、報到同時有專人登記和辦理返程票預定。會議接待程序：1、我們倡導商務會議的全新概念，積極為合作客戶提供最高效、優(yōu)質、周到的服務，可以依據(jù)客戶必需求，靈活安排會議規(guī)模、費用，提供活動整體策劃方案，以便為客戶提供不同規(guī)模、檔次的商務會議服務設施。2、我們還提供會議舉辦地的交通、氣候、商務環(huán)境等一系列資詢信息供客戶選擇，為客戶提供商務會議期間全部的會務用品及會議現(xiàn)場布置，為客戶提供相應的媒體支持。3、會議期間，會依據(jù)客戶的必需求，在會議舉辦地進行媒體宣揚，靈活操作，使商務會議期間的娛樂休閑活動具有鮮亮特色。4、我們將依據(jù)會議的具體狀況，確定是否將會議劃分為幾